Dari beberapa literatur yang diperoleh11, ada beberapa prinsip dasar dalam membentuk sebuah organisasi, diantaranya :
1) Kesatuan Visi kelembagaan; hal ini terkait dengan kejelasan arah dan tujuan organisasi dan tentunya menjadi pembeda antara organisasi yang bertujuan profit, non profit dan pelayan publik.
2) Pembagian kerja (job description); pembagian kerja ini harus terlihat jelas dari masing-masing unit agar tidak terjadi tumpang tindih yang membuat efektivitas kerja menjadi terganggu.
3) Pendelegasian kewenangan; menjelaskan dengan detil apa yang menjadi tugas fungsi dan kewenangan yang dimiliki
4) Rentang kendali (span of control); terkait dengan misal berapa jumlah personil yang efektif dan mampu dikontrol dalam sebuah bidang, sub bidang atau unit dan
11 http://mebiso.com/13-prinsip-dasar-mendirikan-organisasi-perusahaan/
diakses 5 Februari 2017,
https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/diakse tanggal 25 Februari 2017.
5) Koordinasi; fungsinya untuk mengintegrasikan setiap tindakan supaya lebih terarah dan tertuju dengan benar pada tujuan awal perusahaan Anda.
Berdasarkan tujuannya, organisasi dapat dibagi menjadi tiga, yaitu organisasi publik (pemerintah), organisasi profit (perusahaan) dan non profit (lembaga swadaya masyarakat, yayasan, serikat dan lain-lain). Masing-masing memiliki karakteristik berbeda, sebagai contoh organisasi publik, karena tujuannya adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat, permasalahan yang muncul dalam organisasi publik kecenderungannya lebih kompleks sehingga bentuk organisasinya cenderung lebih besar dengan kultur organisasi bersifat birokratis, formal dan berjenjang berbeda dengan organisasi misal perusahaan yang lebih fleksibel.
Menurut para ahli, “Efisiensi diartikan sebagai kemampuan suatu unit usaha untuk mencapai tujuan yang diinginkan, efisiensi selalu dikaitkan dengan tujuan organisasi yang harus dicapai oleh perusahaan”. (Dearden dalam Maulana, 1997), Supriyono dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi Manajemen II”
mendefinisikan efisiensi sebagai berikut: “Efisiensi adalah jika suatu unit dapat bekerja dengan baik, sehingga dapat mencapai hasil atau tujuan yang diharapkan”. (1997:35) atau secara sederhana adalah perbandingan input dengan output, jika nilai keluaran (output) lebih besar dibanding masukan (input) dapat dikatakan kinerjanya efisien.
Sedang efektif menurut para ahli, Sumaryadi (2005:105) dalam bukunya Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah berpendapat bahwa efektivitas adalah apabila organisasi dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Emerson dalam Handayaningrat (1996) menyatakan bahwa efektivitas adalah pengukuran dalam artian tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan.
Berdasarkan pendapat diatas, secara prinisip efektif berbeda dengan efisien, efektif lebih pada keberhasilan pencapaian tujuan yang telah direncanakan sedangkan efisien adalah perbandingan antara input dan output sebagaimana dijelaskan diatas.
Efisiensi dan efektivitas dalam terminologi organisasi publik menurut Manoarfa adalah perbandingan terbaik antara input dan output pelayanan, sebagaimana disampaikan:
Secara ideal, pelayanan akan efisien apabila birokrasi pelayanan dapat menyediakan input pelayanan, seperti biaya dan waktu pelayanan yang meringankan masyarakat pengguna jasa. Demikian pula pada sisi output pelayanan, birokrasi secara ideal harus dapat memberikan produk pelayanan yang berkualitas, terutama dari aspek biaya dan waktu pelayanan. Sementara Efektivitas pelayanan yang diberikan oleh lembaga pemerintahan sendiri adalah dimana ukuran berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi tersebut dalam memberikan pelayanan kepada publik.
Apa yang menyebabkan pelayanan publik menjadi tidak efisien12, apabila kembali merujuk manoarfa salah satunya adalah budaya korupsi yang menyebabkan input maupun outpun pelayanan menjadi berbiaya besar, tidak memiliki kepastian dan lama. Sedangkan pelayanan publik menjadi tidak efektif salah satunya adalah sebagaimana dinyatakan oleh Steer (1985:9) dalam Manoarfa yaitu Kebijakan dan praktek manajemen, kriteria kebijakan dan paraktek menejemen terdiri dari penetapan tujuan strategis, pencarian dan pemanfaatan sumber daya secara efisien, menciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan serta adaptasi dan inovasi organisasi.
12 Arti kata efisien menurut para ahli “Efisiensi diartikan sebagai kemampuan suatu unit usaha untuk mencapai tujuan yang diinginkan, efisiensi selalu dikaitkan dengan tujuan organisasi yang harus dicapai oleh perusahaan”. (Agus Maulana, 1997:46)
Menurut Susiloadi (2006) pelayanan publik di Indosnesia hingga saat ini masih belum dapat memenuhi harapan masyarakat. Pelayanan publik seringkali tidak efektif, efisien, berbelit, kurang profesional, prosedurnya tidak jelas, tidak ada kepastian waktu dan biaya, belum optimal memanfaatkan teknologi dan informasi, sektoral, pangkalan datanya lemah, rentan KKN, partisipasi masyarakat kurang, sikap aparat yang kurang menyenangkan, tidak adanya reward and punishment, diwarnai budaya paternalisme (patron) dan diskresi pemberian pelayanan yang lemah. Berkesesuaian dangan pernyataan tersebut, Mohammad (2003)13 mengemukakan beberapa permasalahan menyangkut penyelenggaraan pelayanan publik antara lain :
a. Kurang responsif; respon terhadap berbagai keluhan, aspirasi maupun harapan seringkali lambat dan terkadang diabaikan sama sekali
b. Kurang informatif; informasi kebijakan lambat dan bahkan tidak
c. Kurang koordinasi diantara sesama unit pelayanan d. Terlalu birokratis sehingga terkesan berbelit-belit e. Tidak efisien; terlalu banyak persyaratan yang
sebenarnya tidak begitu relevan, dll.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa permasalahan efisiensi dan efektivitas lebih pada tataran proses. Inefektivitas pelayanan publik misal bukan disebabkan oleh besarnya jumlah aparatur atau yang lebih dikenal dengan “birokrasi gemuk” tetapi lebih kepada bagaimana mengelola sumber daya manusia yang ada secara efektif dan efisien mengingat kompleksitas pelayanan dan jumlah masyarakat yang harus dilayani.
Efisien dalam terminologi yang lain dapat diartikan
13 Mohammad (2003) dalam Rosyani, Sari. (2009) Pengaruh struktur organisasi terhadap kualitas pelayanan Biro Kepegawaian Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia. Tesis. FISIP Universitas Indonesia.
sebagai melaksanakan kegiatan-kegiatan berdasarkan skala prioritas.
Berdasarkan beberapa hasil penelitian (Prastyaningsih;2009, Adityawarman;2011, Egeten;2015) secara umum dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi berpengaruh terhadap kualitas layanan publik.
Struktur organisasi bisa berdampak positif ataupun negatif terhadap kualitas pelayanan. Hasil positif diperoleh oleh organisasi yang memiliki kinerja bagus dan begitupun sebaliknya. Parasetyaningsih menyatakan bahwa struktur organisasi berpengaruh positif terhadap pelayanan, Egeten menyatakan menyatakan bahwa struktur organisasi memberikan pengaruh negatif terhadap kualitas pelayanan publik yang disebabkan oleh:
kurangnya kompetensi dan ketidakjelasan standar prosedur sementara Adityawarman menyatakan struktur organisasi tidak berpengaruh terhadap kualitas pelayan PNS namun variabel lain seperti kompentensi pegawai, sarana prasana dan anggaran memiliki pengaruh signifikan. Mengapa tidak berpengaruh, menurut Adityawarman struktur organisasi atau birokrasi disusun tidak untuk mendukung peningkatan mutu pelayanan atau kinerja PNS itu sendiri.
Berdasarkan uraian diatas, struktur atau bentuk organisasi merupakan salah satu faktor yang memiliki pengaruh terhadap kualitas layanan. Struktur organisasi yang baik dan representatif yang mampu menggambarkan visi dan misi dari sebuah organisasi pelayanan publik akan membantu meningkatkan efektivitas pelayanan publik itu sendiri. Ini sejalan dengan hal pertama yang disampaikan Sterr terkait empat faktor yang mempengaruhi keberhasilan akhir organisasi yaitu karakteristik organisasi, karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan tehnologi organisasi. Struktur adalah cara unik suatu organisasi menyusun orang-orangnya untuk menciptakan sebuah organisasi. Dengan demikian
pengertian struktur meliputi faktor-faktor seperti luasnya desentralisasi pengendalian, jumlah spesialisasi pekerjaan, cakupan perumusan interaksi antar pribadi dan seterusnya. Sedangkan tehnologi adalah mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
D. Penentuan permasalahan prioritas dengan model