BAB II DESKRIPSI TEORI DAN ASUMSI DASAR PENELITIAN
2.2.3 Prosedur Pengawasan
Handoko (2003:367) mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan, pendekatannya terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan :
1. Merumuskan hasil yang diinginkan, manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang dinyatakan secara umum atau kurang jelas seperti pengurangan biaya overhead atau meningkatkan pelayanan langganan. Perlu dirumuskan lebih jelas seperti pengurangan biaya overhead dengan 12% atau menyelesaikan setiap keluhan konsumen dalam waktu paling lama tiga hari disamping itu, hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.
2. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil. Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Langkah keempat dalam perancangan suatu siklus pengawasan adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan perbandingan penunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya ke atas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, langkah terakhir adalah perbandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan kemudiam pengambil tindakan.
Menurut Farlan dalam (Handayaningrat, 1990:156-158) menjelaskan ada beberapa prosedur Pengawasan adalah, sebagai berikut:
1. Observasi atau Pengamatan, suatu hal yang perlu dipertimbangkan bahwa Pimpinan/Atasan secara periodik perlu mengadakan observasi terhadap bawahannya, yaitu tentang cara berkerja, sistem bekerjanya dan hasil-hasil pekerjaanya.
2. Pemberian Contoh adalah penting bagi pemimpin, karena Pimpinan sering menjumpai suatu pemberian contoh yang akan dapat membantu hasil dari pada pengawasan.
3. Pencatatan dan Pelaporan (Recording and Reporting), yaitu mempunyai nilai pengawasan, sekalipun dalam penggunaanya diperlukan waktu dan tenaga yang banyak karena ini merupakan suatu pembuktian dari suatu pekerjaan Organisasi tertentu.
4. Pembatasan wewenang, dalam hal bawahan mempunyai wewenang yang melebihi dari pada wewenang yang telah ditentukan, maka perlu adanya suatu pembatasan agar supaya tidak terjadi penyimpangan. Misalnya seorang Bendaharawan hanya diperbolehkan menyimpan uang dalam kas paling banyak Rp.2.000.000,- . Bila ia menyimpan lebih dari itu berarti suatu penyimpangan, sebab membahayakan keselamatan uang Negara.
5. Menentukan Peraturan, Perintah dan Prosedur. Dalam menentukan Peraturan dan Prosedur pengawasan, Pimpinan mempunyai peranan yang penting dalam pengawasan tugas rutin dan dapat mengembangkan kebiasaan-kebiasaan yang baik dari pada pelaksanaan yang dilakukan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi.
6. Menentukan Anggaran (budget), adalah rencana yang merupakan alat dari pada Pimpinan untuk dilaksanakan. Anggaran ini merupakan suatu petunjuk untuk mengembangkan dan memajukan organisasi, dan juga merupakan suatu alat penilaian suksesnya suatu rencana.
7. Sensor adalah tindakan preventif yaitu untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Sebaiknya dalam pengawasan ini mereka masih timbul pertanyaan, yaitu apakah suatu yang telah dilakukan itu sudah sesuai dengan pedoman atau kebijaksanaan yang telah ditentukan.
8. Tindakan Displin yaitu mempunyai nilai sanksi. Pengawasan melalui tindakan disiplin akan mempunyai pengaruh sampai dimanakah tindakan yang bersifat korektif dan represif itu dijalankan.
2.2.4 Manfaat Hasil Pengawasan
Menurut Siagan (2008:261), manfaat terpenting dari pengawasan ialah:
a) Tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berada.
b) Dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya oprasionalisasi rencana dengan efisien dan efektif.
c) Pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan oprasional.
d) Langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang memuaskan.
e) Tindakan prefentif apa yang segera dapat dilakukan agar deviasi dari standar tidak terus berlanjut.
Peneliti menarik kesimpulan dari manfaat pengawasan yang sudah disebutkan, yaitu sebagai berikut:
a) Informasi dibutuhkan suatu organasisasi terkait keberlangsungan program yang akan dilaksanakan dan organisasi membutuhkan informasi terbaru mengenai situasi yang sedang terjadi. Untuk itu diperlukan pengawasan agar dapat mengetahui informasi yang menunjang suatu program di dalam organisasi.
b) Dengan melakukan pengawasan suatu organisasi dapat mengetahui serta mengkaji faktor-faktor apa saja yang menjadi pendukung bagi suatu program yang akan dilaksanakan selanjutnya. Sehingga program organisasi tersebut dapat berjalan sesuai rencana dan menghasilkan apa yang di harapkan.
c) Pengawasan menuntut suatu organisasi untuk mengkaji ulang setiap permasalahan yang menjadi hambatan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan. Karena itu, dilakukan pengawasan akan menambah ilmu-ilmu baru bagi organisasi tersebut.
d) Setelah mengetahui permasalahan serta mengkaji ulang kesalahan yang terjadi maka dengan dilakukannya pengawasan, organisasi mendapat gambaran atau memberikan solusi yang tepat, dari setiap permasalahan yang ada sehingga, dapat mengurangi kesalahan yang terjadi dan mendapatkan kinerja yang memuaskan.
e) Kesimpulannya pengawasan akan memberikan tindakan apa yang tepat dalam menyelasaikan masalah, agar penyimpangan yang terjadi tidak terus berlanjut.
2.2.5 Tahap–tahap dalam proses pengawasan
Menurut Handoko (1984:363) proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah), seperti ini:
1. penetapan standar pelaksanaan, tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil – hasil tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, penetapan standar adalah sia–sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan,ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu a) pengamatan (observasi), b) laporan- laporan baik lisan dan tertulis, c) metode –metode otomatis dan d) inspeksi ( pengujian).
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan, tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan, bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil dalam berbagai bentuk.
2.2.6 Ciri–ciri pengawasan yang efektif
menurut Siagian (2004:130) pengawasan akan berlangsung dengan efektif apabila memiliki berbagai ciri yang dibahas berikut ini :
1. pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan, yang dimaksud adalah bahwa teknik pengawasan harus sesuai antara lain dengan penemuan informasi tentang siapa yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran tersebut.
2. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana.
3. Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik – titik strategi tertentu.
4. Objektivitas dalam melakukan pengawasan, dalam pembahasan tentang perencanaan telah ditekankan bahwa salah satu komponen yang harus jelas terlihat dalam rencana adalah
standar prestasi kerja yang diharapkan dipenuhi oleh para pelaksana kegatan operasional.
