III. KERANGKA PEMIKIRAN
3. Prosedur Penilaian Kinerja
Penilaian dilakukan dengan cara atasan mengisi sebuah formulir penilaian karya karyawan yang telah disiapkan oleh Divisi HR&GA. Formulir penilaian karya ini akan dibagikan oleh Divisi HR&GA kepada seluruh Divisi/Plant dan segera setelah penilaian selesai, tiap Divisi/Plant
harus mengembalikannya kembali ke Divisi HR&GA. Hasil penilaian periode yang sudah berlalu tidak dapat mempengaruhi penilaian periode berikutnya.
Selanjutnya setelah seorang atasan membicarakan penilaiannya mengenai bawahannya dengan atasannya yang lebih tinggi maka atasan harus membicarakan penilaiannya tersebut dengan bawahan yang dinilai. Sebagai bukti bahwa diskusi mengenai penilaian karya tersebut sudah dilaksanakan, maka karyawan yang dinilai wajib ikut menandatangani formulir penilaian karya pada halaman pertama.
Dalam proses penilaian terjadi kemungkinan bahwa karyawan kurang setuju dengan hasil penilaian atasannya. Apabila hal ini terjadi, masalah didiskusikan ke Department Head atau Divisi/Plant Manager untuk dapat bersama-sama dipecahkan. Perusahaan berupaya agar masalah ini tidak berlanjut menjadi masalah keluhan karyawan (Grievances), karena saat penilaian ini adalah waktu yang tepat untuk memecahkan bersama segala masalah mengenai kinerja karyawan dan pengembangannya di masa mendatang.
Perusahaan berwenang untuk menentukan atau mengoreksi kembali penilaian akhir yang telah disetujui Plant/Divisi Manager, dan bila hal ini terjadi akan diinformasikan kepada Plant/Divisi Manager yang bersangkutan.
Wewenang perusahaan ini dilimpahkan kepada :
Untuk Plantsite : Plant Coordinator dan/atau Direksi. Untuk Head Office : Direksi
Karyawan yang dinilai adalah karyawan yang sudah melampaui masa percobaan atau tiga bulan kerja. Daftar isian yang disediakan berbeda untuk setiap eselon. Formulir penilaian karya ini terdiri dari empat bentuk formulir, yaitu :
a. Formulir A : Untuk karyawan yang memegang jabatan pada tingkat Eselon VI dan Pembantu Pelaksana (Golongan C).
b. Formulir B : Untuk karyawan yang memegang jabatan pada tingkat Eselon V.
c. Formulir C : Untuk karyawan yang memegang jabatan pada tingkat Eselon IV.
d. Formulir D : Untuk karyawan yang memegang jabatan pada tingkat Eselon III, II dan I.
e. Untuk Eselon I penilaian karya langsung dilakukan oleh direksi. Tabel 8. Prosedur penilaian kinerja menurut persepsi karyawan
No. Pernyataan Rataan
Skor Keterangan
Intepretasi Pelaksanaan
1 Mengetahui tentang prosedur
penilaian kinerja
3,60 Setuju Baik
2 Kemampuan sistem penilaian
kinerja dalam menilai seluruh jabatan karyawan
3,16 Kurang
Setuju
Kurang Baik 3 Penilaian kinerja melibatkan
komunikasi dua arah antara atasan kepada bawahan
3,54 Setuju Baik
4 Penggunaan catatan oleh atasan mengenai pengalaman masa lalu, pendidikan riwayat kerja serta data lain yang terkait dalam melakukan penilaian kinerja 3,30 Kurang Setuju Kurang Baik Total 3,40 Kurang Setuju Kurang Baik
Tabel 8 menjelaskan bahwa sebagian besar karyawan mengetahui prosedur penilaian kinerja. Hal ini dikarenakan sosialisasi yang baik dari pihak manajemen dan juga karena prosedur penilaian kinerja tetap sama setiap tahunnya. Namun sebagian besar karyawan menilai bahwa sistem penilaian kinerja yang dilaksanakan oleh perusahaan kurang mampu dalam menilai seluruh jabatan karyawan. Hal ini dikarenakan beberapa karyawan menganggap bahwa penilaian kinerja distandarkan atau disamaratakan antara jabatan yang satu dengan yang lainnya.
Selama ini penilaian kinerja telah melibatkan komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan. Hal ini disebabkan karena bagian yang paling penting dalam penilaian kinerja ini adalah untuk memberi kesempatan berkomunikasi secara terbuka, jujur, dan tatap muka antara atasan dan bawahan mengenai prestasi karyawan tersebut. Namun sebagian besar karyawan menilai bahwa atasan kurang menggunakan catatan mengenai pengalaman masa lalu, pendidikan riwayat kerja, serta data lain yang terkait dalam melakukan penilaian kinerja. Beberapa karyawan mengganggap catatan hanya berupa absensi seperti cuti sakit, mangkir, dan exit. Tidak digunakannya buku catatan penilaian dapat menimbulkan salah penafsiran didalam melakukan penilaian. Secara umum sebagian besar karyawan menilai bahwa prosedur penilaian kinerja yang diterapkan perusahaan masih kurang baik. Hal ini cenderung mengarah pada ketidakpuasan karyawan terhadap prosedur penilaian kinerja yang ada selama ini.
4. Metode Penilaian Kinerja
Penilaian suatu kinerja terhadap para karyawan mempunyai kriteria tertentu yang dijadikan sebagai suatu patokan dalam proses penilaiannya. Kriteria tersebut mewakili setiap kemampuan yang dimiliki oleh masing-masing karyawan. Kriteria tersebut dapat menggambarkan prestasi maupun potensi kerja para karyawan yang dinilai. Kriteria yang dinilai dalam penilaian kinerja di PT ITP, Tbk terdiri dari 18 faktor, yaitu :
a. Disiplin (Untuk Formulir A, B dan C)
Sikap mental yang harus dimiliki oleh seseorang untuk mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan dengan tertib. b. Tanggung Jawab (Untuk Formulir A, B, C dan D)
Tugas dan kewajiban yang diberikan dapat diandalkan dan dipercayakan padanya dengan penuh dedikasi.
c. Kualitas Pekerjaan (Untuk Formulir A, B dan C)
Menghasilkan pekerjan yang memenuhi atau mengatasi standar mutu. d. Kuantitas Pekerjaan (Untuk Formulir A, B dan C)
e. Hubungan dan Kerjasama (Untuk Formulir A, B, C dan D)
Dapat bekerja baik dengan anggota kelompok. Hubungan kerjanya dengan sesama pekerja dan atasannya baik.
f. Kepemimpinan (Untuk Formulir B, C dan D)
Pertimbangan sejauh mana dia dapat memberikan inspirasi kepada yang lain dan mengembangkan minat, antusias (daya tarik), kerja tim atau kelompok dan kerjasama yang menyenangkan, bermanfaat dan efektif. g. Pertimbangan (Untuk Formulir B, C dan D)
Kemampuan untuk mengetahui dan melihat serta mencegah masalah yang timbul atau dapat timbul dan dapat mengambil tindakan yang tepat, pada waktu yang tepat dan efektif sehingga pekerjaan dan masalah dapat diselesaikan dengan baik.
h. Pengembangan Tim (Untuk Formulir B, C dan D)
Pertimbangan kemampuan didalam melatih, menilai, memberikan pengarahan kepada rekan sesama karyawan, dengan niat baik, sehingga kelompok kerja dapat menyesuaikan diri dan menciptakan suatu suasana kelompok kerja dan lingkungan kerja yang baik dan bermanfaat atau efektif.
i. Sikap terhadap Pekerjaan (Untuk Formulir A, B dan C)
Adanya kebanggaan kerja, berhasrat mengembangkan kemampuan kerja dan sikapnya terbuka menerima petunjuk.
j. Pengetahuan Pekerjaan (Untuk Formulir A, B, C dan D)
Mengetahui prinsip dan metode yang perlu untuk pekerjaannya. k. Penguasaan Pekerjaan (Untuk Formulir A, B dan C)
Kecakapan menyesuaikan diri terhadap perubahan situasi dan kondisi dan kesanggupan mempelajari tugas baru.
l. Inisiatif (Untuk Formulir A, B dan C)
Bersedia maju, memulai dan melakukan pekerjaannya atas prakarsa sendiri.
m.Organisasi dan Kontrol (Untuk Formulir D)
Mencakup pengawasan atau pelaksanaan tugas, pengarahan, dan pemberian umpan balik terhadap bawahan untuk meningkatkan kemampuan bawahan dalam bidang profesinya maupun pendewasaan kepribadian sehubungan dengan pekerjaannya, dan mempersiapkan bawahannya untuk dapat menduduki jabatan yang tanggung jawabnya lebih besar.
n. Kemampuan Menganalisa Persoalan (Untuk Formulir D)
“Ketajaman” pikiran untuk mengetahui adanya suatu persoalan atau
persoalan potensial serta menemukan penyebabnya dan alternatif pemecahannya.
o. Disiplin (Untuk Formulir D)
Penggunaan waktu kerja secara efektif sehingga dicapai produktivitas kerja yang tinggi.
p. Hasil Kerja (Untuk Formulir D)
Hasil kerja unit yang dicapai dalam arti kualitas maupun kuantitas. q. Kemampuan Pengembangan TQC (Untuk Formulir C dan D)
Kemauan dan kemampuannya cukup memadai untuk melaksanakan dan mengembangkan sistem Total Quality Control pada lingkungan atau unit kerja yang berada dalam tanggung jawabnya. Menunjukkan sikap
supportif yang memadai dan perhatian yang memadai terhadap program
Total Quality Control perusahaan. Cukup banyak perbaikan mutu dihasilkan melalui PQI (Practical Quality Improvement) atau QCC atau QIT dalam lingkungan atau unit kerja yang berada dalam tanggung jawabnya.
r. Partisipasi dalam QCC (Untuk A dan B)
Adalah tingkat kesadaran karyawan dalam keterlibatannya langsung untuk peningkatan mutu kerja melalaui TQC.
Standar penilaian kinerja di PT ITP, Tbk didasarkan pada metode
rating scale. Dalam metode ini penilai memberikan nilai dengan skala tertentu dari rendah hingga tinggi. Dalam pelaksanaannya, penilai melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan dengan cara memberikan
skor yang sesuai dan menggambarkan tingkat kinerja dari seorang karyawan untuk masing-masing faktornya. Kriteria atau unsur yang digunakan dalam penilaian kinerja bersifat umum. Hal ini dikarenakan perusahaan menginginkan agar formulir penilaian dapat diaplikasikan untuk berbagai jenis pekerjaan.
Standar penilaian yang digunakan di PT ITP, Tbk adalah sebagai berikut :
a. Istimewa (Excellent) – Nilai : 900-1000
Karyawan yang dinilai dalam kategori ini adalah karyawan yang
berprestasi di atas “Job Requirement” dalam semua tugas dan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya. Kategori ini diberikan kepada karyawan yang nyata-nyata kontribusinya selama periode penilaian ini secara jelas dan terus-menerus melampaui harapan-harapan atasannya secara memuaskan. Kualitas dan ketepatan waktu dalam mencapai hasil tidak pernah diragukan walaupun dalam situasi sulit dan menantang. Karyawan yang dinilai pada kategori ini harus cukup potensial untuk dapat maju di masa depan melampaui kedudukan dan tanggung jawabnya saat ini.
b. Baik (Good) – Nilai : 700-899
Karyawan yang dinilai pada kategori ini adalah karyawan yang prestasi
kerjanya sering melampaui “Job Requirement” dalam tugas dan
tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Karyawan ini melaksanakan perintah-perintah kerja atasannya dengan kualitas yang cukup tinggi dan mencapai waktu yang ditetapkan, serta berpikir secara detail.
c. Cukup (Fair) – Nilai : 500-699
Karyawan yang dinilai pada kategori ini adalah karyawan yang prestasi
kerjanya memenuhi “Job Requirement” dalam tugas dan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya. Karyawan ini memuaskan harapan atasannya dalam pekerjaannya dan melaksanakan perintah-perintah atau
tugas secara “Capable”. Kesalahan dibuat sedikit sekali dan jarang terulang serta hanya membutuhkan pengawasan dan “follow up” yang
minimal. Berkembang secara pasti dan responsive terhadap atasannya apabila diingatkan pada tugas yang membutuhkan perbaikan.
d. Kurang (Poor) – Nilai : 200-499
Karyawan yang dinilai pada kategori ini adalah karyawan yang prestasi kerjanya pada hampir semua tugas dan tanggung jawabnya kurang memadai (inadequate) dan secara konsisten tidak dapat diterima. Karyawan ini membutuhkan pengarahan atau penjelasan atas pekerjaannya secara berulang-ulang dan hampir tidak mempunyai usaha untuk memperbaiki pekerjaannya. Karyawan dalam kategori ini harus dicounsel dan apabila perbaikan nyata tidak terbukti dalam waktu enam bulan, karyawan tersebut harus dipertimbangkan apakah masih dapat dipekerjakan pada jabatan yang sama atau harus diturunkan jabatannya. Tabel 9. Metode penilaian kinerja menurut persepsi karyawan
No. Pernyataan Rataan
Skor Keterangan
Intepretasi Pelaksanaan
1 Mengetahui tentang standar
penilaian kinerja
3,65 Setuju Baik
2 Mengetahui tentang faktor-faktor yang dinilai dalam penilaian kinerja
3,73 Setuju Baik
3 Kerahasiaan penilaian kinerja 3,63 Setuju Baik
4 Mengetahui tentang makna dari faktor-faktor yang dinilai dalam penilaian kinerja
3,53 Setuju Baik
Total 3,63 Setuju Baik
Tabel 9 menjelaskan bahwa sebagian besar karyawan mengetahui dengan baik metode penilaian kinerja yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Artinya karyawan mengetahui standar penilaian kinerja, faktor penilaian, makna faktor penilaian, dan sebagian besar karyawan menilai bahwa perusahaan menjamin kerahasiaan dari penilaian kinerja (hanya diketahui oleh pihak-pihak yang yang berkepentingan saja dan karyawan sendiri). Hal tersebut dikarenakan kriteria atau unsur yang digunakan dalam penilaian kinerja bersifat umum dan penilaian kinerja dilakukan dari tahun ke tahun dengan metode yang sama sehingga mudah dipahami oleh setiap karyawan.
5. Efektivitas Penilaian Kinerja
Kriteria efektivitas penilaian kinerja yang dilaksanakan PT ITP, Tbk didasarkan pada teori yang ada, yaitu :
a. Keabsahan
Penilaian kinerja yang baik harus menilai pekerjaan yang penting dan harus terlepas dari penilaian terhadap pekerjaan yang tidak berkaitan dengan peningkatan prestasi kerja. Penilaian kinerja yang dilakukan oleh PT ITP, Tbk telah didasarkan pada kriteria yang telah ditetapkan berdasarkan uraian pekerjaan masing-masing karyawan pada setiap unit kerja. Hal ini mengisyaratkan bahwa faktor-faktor yang dinilai pada lembaran penilaian sudah mencakup elemen-elemen kerja kritis yang sesuai dengan uraian pekerjaan. Dengan demikian sebagian besar karyawan menilai bahwa faktor-faktor yang digunakan dalam penilaian kinerja sudah sesuai dengan unit tempat karyawan bekerja dan mayoritas karyawan juga menilai bahwa faktor-faktor pekerjaan yang dinilai berkaitan langsung dengan deskripsi pekerjaan.
b. Kehandalan
Untuk setiap karyawan, penilaian yang dibuat oleh penilai yang bekerja secara independen satu sama lainnya harus saling bersesuaian. Penilaian kinerja akan berarti bila dua atau lebih jumlah penilai setuju atas kinerja seorang karyawan. Penilaian kinerja karyawan PT ITP, Tbk dinilai berdasarkan kesepakatan tiga orang penilai, penilai pertama adalah atasan langsung (team leader/foreman) karyawan, penilai kedua (section head) merupakan atasan dari penilai pertama, dan penilai ketiga (department head) adalah atasan dari penilai kedua. Sebagian besar karyawan menilai bahwa hasil penilaian kinerja yang dilakukan selama ini kurang handal dalam menilai kinerja karyawan. Hal ini disebabkan adanya anggapan bahwa Department Head tidak begitu mengenal karyawan, dalam arti ketika proses penilaian sampai ke tingkat Department Head, penilaian kurang dikonsultasikan dengan penilai pertama. Padahal penilai pertama sangat berperan karena mengetahui langsung pelaksanaan kerja dari bawahannya. Hal ini
menyebabkan penilaian yang dilakukan kurang dapat mencerminkan kinerja karyawan yang sebenarnya.
c. Bebas dari bias
Penilaian kinerja dikatakan efektif jika penilaian kinerja adil bagi semua karyawan dengan mengesampingkan ras, jenis kelamin dan status. Dengan kata lain penilaian dilakukan secara obyektif. Hal ini dikarenakan penilaiannya sendiri benar-benar melihat pada keseluruhan kinerja yang dilakukan oleh masing-masing karyawan selama periode penilaian kinerja yang telah ditetapkan. Sebagian besar karyawan menilai bahwa penilaian kinerja yang dilakukan perusahaan kurang obyektif. Hal ini dikarenakan adanya anggapan penilaiannya hanya terpaku pada para penilai saja. Dalam arti, atasan selaku penilai didalam menilai lebih banyak didasarkan pada rasa suka atau tidak suka penilai terhadap yang dinilai dan berdasarkan kedekatan hubungan atasan dengan yang dinilai. Selain itu sebagian besar karyawan menilai bahwa sistem penilaian kinerja kurang mampu dalam membedakan karyawan yang produktif dan rajin dengan yang tidak. Hal ini dikarenakan tidak adanya formulir pencapaian kinerja atau catatan kinerja bulanan bagi karyawan sehingga karyawan berpersepsi bahwa atasan lebih banyak melakukan penafsiran sendiri didalam menilai bawahannya. Setiap karyawan menginginkan penilaian yang adil yaitu mampu membedakan antara kinerja karyawan yang produktif dan rajin dengan yang tidak, dengan harapan diberikan reward yang berbeda nyata untuk karyawan yang memiliki kinerja lebih baik.
d. Kepraktisan
Kepraktisan menyatakan bahwa instrument penilaian mudah dipahami dan digunakan oleh penilai dan bawahan serta tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu. Metode penilaian dalam menilai seorang karyawan yang digunakan oleh PT ITP, Tbk adalah metode skala penilaian. Metode ini dipilih karena mudah untuk dilakukan dan tidak membutuhkan biaya serta waktu yang banyak. Dari segi kepraktisan, sistem penilaian kinerja yang dilaksanakan sudah baik. Ini terbukti dari
sebagian besar karyawan menilai bahwa sistem penilaian kinerja yang dilakukan oleh perusahaan sudah praktis.
Tabel 10. Efektivitas penilaian kinerja menurut persepsi karyawan
No. Pernyataan Rataan
Skor Keterangan
Intepretasi Pelaksanaan
1. Kesesuaian faktor-faktor yang dinilai dalam penilaian kinerja dengan unit tempat bekerja
3,48 Setuju Baik
2. Faktor-faktor pekerjaan yang dinilai dalam penilaian kinerja berkaitan
langsung dengan deskripsi
pekerjaan
3,63 Setuju Baik
3. Kemampuan sistem penilaian
kinerja dalam membedakan
karyawan yang produktif dan rajin dengan yang tidak produktif dan tidak rajin
3,20 Kurang
Setuju Kurang Baik
4. Keobyektifan penilaian
3,18 Kurang
Setuju
Kurang Baik 5. Kehandalan hasil penilaian
3,19 Kurang
Setuju
Kurang Baik
6. Keparaktisan sistem penilaian 3,53 Setuju Baik
Total
3,37 Kurang
Setuju
Kurang Baik