BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
C. Prosedur Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran pada intinya menggambarkan interaksi antara manajemen puncak selaku pemberi otorisasi, departemen anggaran selaku bagian yang melaksanakan review dan verifikasi atas usulan anggaran, dan para manajer divisi/manajer pusat-pusat pertanggungjawaban selaku penyusun usulan anggaran dibidang tugasnya masing-masing. Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, anggaran merupakan rencana kegiatan yang akan menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan dalam tahun anggaran untuk mencapai sasaran.
Anggaran memerlukan proses penyusunan untuk penetapan peran tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian program.
Secara rinci proses penyusunan anggaran adalah sebagai berikut : 1. Organisasi Penyusunan Anggaran, terdiri atas :
Departemen Anggaran
Departemen anggaran merupakan departemen yang bertugas untuk mengadministrasikan anggaran serta membantu para manajer pusat-pusat
pertanggungjawaban dalam proses penyusunanan anggaran. Departemen anggaran mempunyai tugas sebagai berikut :
1) Menerbitkan prosedur dan formulir penyusunan anggaran.
2) Mengkoordinasikan dan menerbitkan asumsi-asumsi yang dipakai sebagai
dasar penyusunan rancana anggaran perusahaan.
3) Membantu setiap manajer pusat pertanggungjawaban dalam menyusun
rancangan anggaran pusat pertanggungjawaban.
4) Mengolah rancangan anggaran pusat pertanggungjawaban menjadi
rancangan anggaran induk.
5) Menganalisis realisasi anggaran, menafsirkan hasil-hasilnya dan
membuat laporan ringkas mengenai hasil analisisnya tersebut kepada Direksi.
6) Mengadministrasikan proses perubahan dan penyesuaian anggaran
perusahaan.
Komite Anggaran
Komite anggaran merupakan organisasi ad hoc atau lembaga fungsional yang dipimpin oleh manajer puncak dan terdiri dari para anggota Direksi lainnya, yang mempunyai fungsi sebagai berikut :
1) Menerbitkan pedoman/kebijakan penyusunan anggaran.
2) Mereview proposal anggaran yang telah dibahas dengan departemen
anggaran.
4) Menyetujui dan mengesahkan anggaran masing-masing pusat pertanggungjawaban.
Revisi Anggaran
Salah satu pertimbangan utama dalam administrasi anggaran adalah prosedur untuk merevisi anggaran setelah anggaran tersebut disahkan. Perlu diketahui bahwa bila suatu anggaran bisa dirubah dengan sekehendak hati oleh penyusun anggaran maka tidak ada masalah dalam penilaian dan pengesahan anggaran. Dilain pihak jika asumsi-asumsi anggaran yang digunakan ternyata tidak benar maka laporan anggaran menjadi tidak ada artinya, sehingga diperlukan revisi anggaran. Menurut Supriono Ada dua tipe prosedur untuk merevisi anggaran sebagai berikut:
Prosedur yang memungkinkan dilakukan perubahan anggaran secara
sistematis (misalnya setiap kuartal).
Prosedur yang memungkinkan dilakukannya revisi dalam
keadaan-keadaan khusus.
Perumusan Asumsi Dasar dan Kebijakan Perusahaan
Penerbitan pedoman atau kebijakan penyusunan anggaran beserta asumsi dasar, merupakan langkah awal penyusunan anggaran. Pedoman dan asumsi dasar sekaligus berlaku sebagai perintah bagi seluruh manajer pusat pertanggungjawaban untuk menyusun proposal anggaran dengan berdasarkan pada pedoman tersebut. Pedoman penyusunan anggaran menyebutkan tujuan perusahaan, strategi induk yang dipakai dan target-target perusahaan yang akan dicapai.
2. Proposal Anggaran
Berdasarkan pedoman/kebijakan dan asumsi dasar penyusunan anggaran manajer pusat pertanggungjawaban dengan dibantu staf masing-masing menyusun proposal anggaran. Penyusunan proposal anggaran dimulai dengan perhitungan fasilitas, sumber daya manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang dimiliki pada saat itu. Anggaran disusun pertama kali berdasarkan tingkat kegiatan yang terjadi saat itu kemudian dimodifikasi sesuai dengan pedoman dan asumsi dasar penyusunan anggaran. Perubahan tingkat kegiatan perusahaan dapat diklasifikasi menjadi dua kelompok, yaitu :
Perubahan karena pengaruh eksternal, meliputi :
1) Perubahan tingkat perkembangan ekonomi yang berpengaruh terhadap
volume penjualan.
2) Perkiraan perubahan harga bahan baku dan jasa yang dibutuhkan
perusahaan.
3) Perubahan tingkat upah tenaga kerja.
4) Perubahan pada biaya kebijakan seperti biaya pemasaran, biaya
penelitian dan pengembangan dan biaya administrasi.
5) Perubahan harga jual, sebagaimana strategi kebijakan harga yang akan
dilaksanakan perusahaan karena harga jual pesaing. Perubahan karena pengaruh internal, meliputi :
1) Perubahan biaya produksi sebagai akibat pemakaian peralatan baru
atau sistem layanan baru.
3) Perubahan pangsa pasar dan bauran produk. 3. Proses Negosiasi
Manajer pusat pertanggungjawaban melakukan pembahasan bersama departemen anggaran untuk melakukan review atas proposal anggaran, meliputi kesesuaian dengan pedoman dan asumsi dasar serta upaya peningkatan kinerja dibanding tahun berjalan. Tahap negosiasi merupakan inti dari proses penyusunan anggaran. Pada tahap ini seringkali terjadi upaya manajer pusat pertanggungjawaban untuk menyajikan anggaran pendapatan yang lebih rendah dari seharusnya dan anggaran biaya yang lebih tinggi dari sewajarnya sehingga tingkat laba yang akan dicapai dibawah kemampuan yang ada, dengan tujuan agar didalam melaksanakan target-target anggaran dapat lebih mudah dicapai.
4. Evaluasi dan Persetujuan Anggaran
Proposal anggaran yang telah dibahas dengan departemen anggaran bersama dengan manajer pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan, diajukan kepada manajer puncak setelah terlebih dahulu disusun kedalam bentuk anggaran induk perusahaan oleh departemen anggaran. Manajer puncak melakukan evaluasi menyeluruh terutama yang menyangkut konsistensi perhitungan anggaran masing-masing pusat pertanggungjawaban, misalnya konsistensi volume penjualan dengan volume produksi, serta keterpaduan antara tujuan perusahaan dengan masing-masing target anggaran. Anggaran yang telah direview oleh manajer puncak kemudian disahkan jadi pedoman kerja perusahaan.
5. Aspek Perilaku Manusia
Penyusunan anggaran harus diperhatikan implikasi atau keterlibatan aspek perilaku manusia. Kesuksesan anggaran hanya dapat dicapai jika semua pelaksana secara simpatik mau membantu, bekerja sama dan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan anggaran. Agar dapat memotivasi para pelaksana. Didalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan :
1. Partisipasi dalam proses penyusunan anggaran. Pendekatan dari atas kebawah (top down approach)
Pimpinan puncak dalam menetapkan target-target anggaran tanpa melalui negosiasi dengan masing-masing pelaksanaan anggaran. Para manajer dibawahnya hanya diberikan kewenangan untuk menjabarkan sampai level yang paling bawah. Pendekatan dari atas kebawah ini memiliki kelebihan yaitu pekerjaan menyusun anggaran menjadi lebih singkat, disamping itu keterpaduan masing-masing anggaran diviis atau unit usaha dengan tujuan perusahaan dapat lebih terjaga. Disamping memiliki kelebihan juga memiliki kelemahan yaitu tidak mendorong rasa memiliki anggaran dari masing-masing pelaksana anggaran, sehingga tidak memotivasi untuk mencapai target anggaran yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.
Pendekatan dari bawah keatas (bottom up approach)
Para pelaksana anggaran yang menyusun usulan anggaran dan manajemen diatasnya yang melakukan pemeriksaan dengan program formal dan pedoman manajemen puncak. Pendekatan daari bawah keatas ini memiliki
kelebihan yaitu menumbuhkan komitmen bagi para pelaksana anggaran untuk mencapai target-target anggaran karena rasa keadilannya diperhatikan, disamping itu juga target-target yang ditetapkan akan lebih realistis karena disusun oleh masing-masing pelaksana yang memahami kondisi pekerjaannya. Disamping memiliki kelebihan juga memiliki kelemahan yaitu dengan adanya partisipasi yang luas sering menimbulkan konflik dan memakan waktu yang cukup panjang dalam proses penyusunan anggaran.
Pendekatan campuran (top down and bottom up approach)
Pendekatan yang efektif dalam penyusunan anggaran adalah pendekatan campuran, yang merupakan partisipasi aktif semua level manajemen dan karyawan sesuai dengan peran masing-masing didalam proses penyusunan anggaran. Manajemen puncak berkewajiban menerbitkan pedoman atau kebijakan penyusunan anggaran yang konsisten dengan program formal dan mampu menyakinkan bawahannya bahwa pencapaian tujuan perusahaan pada tahun anggaran bersangkutan akan memberi manfaat baik bagi organisasi maupun bagi seluruh anggota organisasi.
2. Tingkat kesulitan target anggaran
Target suatu anggaran sebaiknya target yang menantang tetapi dapat dicapai. Anggaran yang terlalu ideal atau sangat sulit dicapai cenderung menimbulkan rasa frustasi bagi para pelaksananya, sehingga dalam pelaksanaannya akan mendorong tindakan-tindakan jangka pendek yang akan
menimbulkan kerugian perusahaan didalam jangka panjang. Sebaliknya target anggaran yang terlalu rendah juga kurang memberikan motivasi bagi para pelaksana anggaran, serta akan memperlambat pencapaian tujuan perusahaan. Anggaran yang baik adalah anggaran dengan tingkat kesulitan yang menantang namun masih mungkin untuk dicapai, sehingga mampu memotivasi para pelaksana anggaran untuk berprestasi. Target anggaran yang tepat akan mendorong kompetisi internal yang sehat dan kepastian target laba perusahaan, sehingga anggaran yang disusun dapat dijadikan pedoman kerja bagi seluruh anggota organisasi.
3. Keterlibatan manajer senior
Manajer senior harus terlibat secara aktif dalam memotivasi pelaksana anggaran dan dalam mereview serta persetujuan anggaran. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya praktek-praktek manipulasi atau penggembungan anggaran, juga dalam upaya meningkatkan pemahaman bagi para bawahannya terhadap tujuan perusahaan, sekaligus juga Manajer Senior yang bersangkutan dapat meningkatkan penyerapan informasi lapangan dari masing-masing pelaksana anggaran. Interaksi yang positif antara Manajer Senior dengan para bawahannya dalam proses penyusunan anggaran tersebut akan meningkatkan motivasi didalam pencapaian target anggaran dan meningkatkan akurasi data anggaran.
4. Departemen anggaran yang efektif
Departemen anggaran juga harus memiliki reputasi yang memperhatikan keseluruhan tujuan organisasi, tidak memihak, dan berlaku jujur atau adil. Hal tersebut disyaratkan karena peran departemen anggaran mengharuskan untuk menganalisis anggaran secara rinci guna memastikan bahwa anggaran tersebut sudah disiapkan dengan baik. Oleh karenanya, dalam melaksanakan peran tersebut seringkali departemen anggaran berbeda pandangan dengan masing-masing manajer divisi yang cenderung lebih berorientasi pada kepentingan divisinya masing-masing.