BAB IV: HASIL PENELITIAN
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan agar dapat berjalan dengan lancar dan teratur, dan dapat mencerminkan hubungan kerja sama diantara orang-orang yang ada dalam perusahaan yang diaplikasikan pada pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab tentunya diperlukan suatu struktur organisasi yang jelas.
Berdasarkan Keputusan Direksi Nomor PR.01/1/14/PI-01 tanggal 07 Nopember 2001, struktur organisasi perusahaan, menunjukkan bahwa terdapat pemisahan lingkup tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab sesuai pembidangan pada masing-masing Direktorat. Struktur organisasi yang demikian biasa dikenal dengan struktur organisasi garis, dimana terlihat dengan jelas adanya kesatuan
perintah atau komando berupa garis wewenang yang turun dari atas kepada bawahan langsung dan tanggung jawab dari bawahan kepada atasan
Gambar 1.
Struktur Organisasi Kantor Pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan :
Kepala SPI Pengawas Wilayah I Pengawas Wilayah III Kepala Tata Usaha Corporate Secretary Kabag Humas & HI Kabag Hukum & Perikatan SMB Aneka Usaha SMB Jaminan Mutu Direktur Utama SMB Pelayanan Jasa SMB Pemasaran Direktur Utama Pengawas Wilayah II Direktur Teknik SMB Prasarana Teknik SMB Sarana Teknik SMB Master Plan &Link Direktur Keuangan SMB Adm Pernc &Peng Ang SMB Perb &Portfolio Investasi SMB Akuntansi SMB Kemitraan &Bina link Direktur Personalia &A.Humas SMB Pernc &Pngmb SDM SMB Hub Indust,kes Peg&Adm SMB Adm Umum Kabag Renbang Kasubag Perencanaa n Kasubag Penelt & pengmbang Kasubag Anals Kely Investasi Kasubag Pengemb TI Kabag Sistem&TI Kasubag Manaj Data & Infrmasi Kasubag Peng.Prana t Ahli Kom
Struktur organisasi perusahaan I terdiri dari tiga tingkatan yaitu :
a. Top Management, terdiri dari Direktur Utama yang dibantu Direktur Usaha, Direktur Tehnik, Direktur Keuangan dan Direktur Personalia & Administrasi Umum. Dewan Direksi sebagai penentu kebijakan yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi.
b. Middle Management, pimpinan menengah yang membantu tugas
Direksi yang terdiri dari para Senior Manager Bidang (SMB) yang memimpin sesuai bidang masing-masing pada Direktorat. Dalam tingkat ini termasuk didalamnya Kepala Satuan Pengawasan Intern, Kepala Bagian Perencanaan, Informasi dan Pengembangan serta Kepala Bagian Hubungan Masyarakat. Manager pada tingkat ini sebagai pemikir, perencana dan pengendali bidang masing-masing. c. Lower Management, yang merupakan unit pelaksana yang ditetapkan
sebagai Strategic Business Unit (SBU).Susunan dan Keanggotaan
Dewan Komisaris berdasarkan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan BUMN Nomor KEP-80/M-MBU/2202 tanggal 15
April 2002 , susunan keanggotaan Dewan Komisaris
perusahaan sebagai berikut :
1) Komisaris Utama : Zulkarnain Oeyoeb, SH, MM, MH
2) Komisaris Suyitno Affandi, SE, M.Si
3) Komisaris : Drs. Mulabasa Hutabarat, MA
C. Susunan dan Keanggotaan Direksi berdasarkan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan BUMN Nomor 018/M-P.BUMN/1998, dan keanggotaan Direksi perusahaan sebagai berikut :
1) Direktur Utama : Prayitno
2) Direktur Usaha : Eko Wardaya, SH
3) Direktur Keuangan : Drs. I wayan Bajera 4) Direktur Tehnik : Ir. Djohar Hajat
5) Direktur Pers & Adm. Umum : Drs. MF. Purba, Ak ,MM
B. Fungsi dan Tujuan Anggaran 1. Fungsi Anggaran
Anggaran yang disusun oleh perusahaan berfungsi sebagai :
1. Fungsi Perencanaan
Sebagai alat perencanaan tertulis bagi para manajer pusat pertanggungjawaban yang dinyatakan dalam satuan unit dan uang.
2. Fungsi Pelaksanaan
Sebagai pedoman bagi para manajer pusat pertanggungjawaban didalam melaksanakan dan mengkoordinasikan pekerjaan/tugas bidang masing-masing sehingga dapat selaras dengan pencapaian tujuan (laba).
3. Fungsi Pengawasan
Sebagai alat atau media bagi para manajer pusat pertanggungjawaban untuk melakukan evaluasi dan penilaian terhadap pelaksanaan pekerjaan/tugas.
2. Tujuan Anggaran
Anggaran yang disusun oleh perusahaan bertujuan untuk :
1. Memperjelas perencanaan strategi yang dikaitkan dengan rancana
jangka panjang perusahaan.
2. Membantu mengkoordinasikan dan menghubungkan setiap tindakan
sumber daya manusia dalam organisasi.
3. Penegasan siapa manajer yang bertanggungjawab untuk
mengalokasikan atau mengeluarkan sejumlah dana untuk tujuan perusahaan.
4. Untuk mengevaluasi kinerja aktual yang dihasilkan.
C. Prosedur Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran di perusahaan meliputi hal-hal sebagai berikut :
Organisasi
Organisasi penyusunan anggaran perusahaan disebut Komisi Anggaran (Budget Committee) yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. PP.211/10/PI-99 tanggal 1 September 1999. Komisi Anggaran ini bersifat organisasi lintas fungsi yang beranggotakan masing-masing penanggungjawab anggaran di Kantor Pusat (Senior Manajer Bidang). Pada awalnya komisi anggaran ini diketuai oleh Senior Menejer Bidang Akuntansi Manajemen dengan wakil ketua Senior Manajer Bidang Pemasaran. Seiring dengan ditetapkannya Surat Keputusan Direksi No. PR.01/1/14/P.I-01 tanggal 07 Nopember 2001, tentang Organisasi dan Tata kerja Kantor Pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, maka jabatan ketua komisi anggaran dialihkan kepada Senior Menejer Bidang Administrasi Perencanaan dan Pengendalian Anggaran. Komisi anggaran mempunyai tugas sebagai berikut :
a) Menyiapkan konsep usulan Rencana Kerja dan Anggaran
Perusahaan (RKAP) sesuai ketentuan yang berlaku.
b) Melakukan review terhadap usulan cabang-cabang pelabuhan dan
unit-unit usaha, terutama yang menyangkut arahan-arahan Direksi.
c) Melakukan pembahasan bersama cabang pelabuhan dan unit-unit
usaha, serta menampung aspirasi masing-masing cabang pelabuhan dan unit usaha.
d) Melaporkan kepada Direksi konsep usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan sebagai hasil pembahasan bersama dengan cabang pelabuhan dan unit-unit usaha.
e) Mendampingi Direksi dalam rapat-rapat pembahasan usulan
Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan dengan Dewan Komisaris dan hasil rapat Pra RUPS.
f) Menyiapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
setelah diadakan penyesuaian sesuai dengan Dewan Komisaris dan hasil rapat Pra RUPS.
g) Menyusun penjabaran Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
yang telah disahkan RUPS ke dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan per triwulanan untuk masing-masing cabang pelabuhan dan unit usaha.
h) Melakukan pengendalian anggaran dan membuat laporan evaluasi
pelaksanan anggaran setiap bulannya sesuai dengan bidang tugas masing-masing untuk disampaikan kepada Direksi.
i) Menyusun laporan realisasi pelaksanaan anggaran secara periodik, baik triwulanan maupun tahunan (Laporan manajemen Perusahaan), untuk disampaikan Direksi kepada Pemegang Saham dan Dewan Komisaris.
j) Menyelenggarakan administrasi dokumen-dokumen terkait
Penerbitan Arahan Direksi
Penerbitan arahan direksi untuk penyusunan Rencana kerja dan Anggaran perusahaan merupakan awal proses penyusunan anggaran perusahaan. Arahan Direksi tersebut disiapkan oleh Komisi Anggaran dengan berpedoman pada hal-hal berikut :
a Rencana jangka panjang perusahaan serta strategi dan program kerja yang terkait.
b Ketentuan pemegang saham yang mengatur tentang bentuk, isi dan
jadwal penyampaian usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.
c Butir-butir kebijakan Direksi, yang meliputi :
- Asumsi dasar penyusunan anggaran, yang meliputi tingkat
pertumbuhan ekonomi, laju inflasi, tingkat suku bunga dan nilai tukar kurs valas asing (US Dollars).
- Skala prioritas untuk jenis-jenis investasi di cabang pelabuhan, unit usaha dan Kantor Pusat.
- Asumsi tingkat pertumbuhan arus barang dan kunjungan kapal.
- Sumber dana investasi.
- Target-target yang ingin dicapai, terutama target laba minimal
perusahaan.
- Peraturan-peraturan pemerintah pusat maupun Pemerintah
Daerah yang berpengaruh pada pengusahaan jasa kepelabuhanan.
Penyusunan Anggaran
Penyusunan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan di perusahaan dilaksanakan secara bertingkat, sebagai berikut :
a Penyusunan anggaran di tingkat cabang atau unit usaha.
Berdasarkan Arahan direksi yang didistribusikan oleh Komisi Anggaran Kantor Pusat, maka masing-masing cabang pelabuhan dan unit-unit usaha menyusun dan menyampaikan usulan anggaran kepada Komisi Anggaran di Kantor Pusat. Proses penyusunan usulan anggaran cabang pelabuhan atau unit usaha dilakukan oleh Komisi Anggaran cabang pelabuhan atau unit usaha, yang keanggotaannya disesuaikan dengan Struktur Organisasi masing- masing cabang pelabuhan atau unit usaha yang bersangkutan.
b Penyusunan anggaran di tingkat Kantor Pusat.
Komisi Anggaran Kantor Pusat melakukan evaluasi atas setiap usulan anggaran cabang pelabuhan dan unit usaha, untuk memastikan apakah arahan-arahan Direksi telah dijabarkan dengan benar pada usulan anggaran cabang pelabuhan atau unit usaha. Hasil evaluasi tersebut disiapkan sebagai bahan untuk pembahasan bersama cabang pelabuhan atau unit usaha bersangkutan. Hasil pembahasan ini kemudian digunakan untuk penyusunan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan konsolidasi untuk kemudian disampaikan kepada Direksi. Direksi kemudian melakukan pembahasan dengan Komisi Anggaran, untuk penyempurnaan akhir sebelum disampaikan
kepada Dewan Komisaris dan pemegang saham untuk disahkan dalam RUPS. Biasanya dilakukan rapat-rapat pembahasan yang bersifat teknis sebelum RUPS pengesahan usulan anggaran tersebut dilaksanakan, baik di tingkat Dewan Komisaris maupun ditingkat Pra RUPS.
Proses Pembahasan Anggaran
Proses pembahasan anggaran dalam hal ini dimaksudkan adalah tahapan pembahasan di luar organisasi perusahaan yaitu proses pembahasan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di Tingkat Dewan Komisaris dan di tingkat pemegang saham. Sedangkan proses pembahasan di tingkat cabang pelabuhan dan unit usaha, maupun proses pembahasan anggaran di tingkat kantor pusat, telah dilakukan pada tahap penyusunan anggaran baik ditingkat cabang pelabuhan dan unit usaha maupun di tingkat kantor pusat.
a Proses Pembahasan Anggaran di Tingkat Dewan Komisaris.
Berdasarkan usulan anggaran yang diterima dari Direksi,
maka Dewan Komisaris melakukan rapat pembahasan usulan anggaran dengan Direksi dan Komisi Anggaran Kantor Pusat. Komisi anggaran kantor pusat melakukan perbaikan usulan anggaran berdasar hasil rapat pembahasan anggaran antara Dewan Komisaris dan Direksi.
Usulan Anggaran setelah pembahasan dengan Dewan Komisaris tersebut disampaikan kembali kepada Dewan Komisaris dan pemegang saham. Sesuai hasil rapat pembahasan usulan anggaran tersebut Dewan Komisaris menyampaikan laporan hasil pembahasan usulan anggaran kepada pemegang saham.
b Proses Pembahasan usulan Anggaran di Tingkat Pra-Rapat Umum
Pemegang Saham (Pra RUPS).
Sesuai usulan anggaran yang telah dibahas dengan Dewan Komisaris dan laporan hasil pembahasan usulan anggaran dari Dewan Komisaris, maka diadakan Rapat Pra RUPS rapat pembahasan usulan anggaran di tingkat Pra RUPS ini dimaksudkan untuk melakukan persiapan teknis Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), sehingga pelaksanaan RUPS diharapkan berjalan lancar. Pada rapat pembahasan usulan anggaran di tingkat Pra RUPS ini, juga disiapkan konsep keputusan RUPS beserta Risalah RUPS. Persetujuan/Pengesahan Anggaran pada Rapat Umum Pemegang
Saham (RUPS).
Berdasarkan hasil rapat pembahasan usulan anggaran di tingkat Pra RUPS, diadakan Rapat Umum Pemegang Saham untuk menetapkan persetujuan atas Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. Rapat Umum Pemegang Saham tersebut biasanya dipimpin oleh Menteri Keuangan atau yang mewakili (Dirjend. Pembinaan BUMN) berdasar Surat Kuasa dengan Hak Substitusi dari Menteri Keuangan sesuai pasal
5 Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1998 dengan dihadiri Dewan Komisaris dan Direksi. Keputusan RUPS untuk pengesahan RKAP ini meliputi hal-hal sebagai berikut ;
a Pengesahan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
b Persetujuan penghapusan aktiva tetap yang tidak mempunyai nilai
ekonomis.
c Persetujuan penghapusan piutang ragu-ragu
d Izin prinsip pendirian/penutupan anak perusahaan
e Persetujuan pengalihan dana dari bagian laba untuk pengusaha
kecil dan menengah beserta koperasi
f Persetujuan tentang penetapan besaran penghasilan Dewan
Komisaris dan Direksi.
g Masalah-masalah yang perlu mendapat perhatian Direksi untuk
ditindak lanjuti.
Beberapa aspek prilaku yang menonjol dalam proses penyusunan usulan anggaran dan sangat berpengaruh terhadap kualitas anggaran yang disusun, antara lain :
1) Kurangnya pemahaman proses bisnis perusahaan
Pemahaman yang kurang terhadap bisnis jasa kepelabuhanan sering kali menyebabkan kesalahan di dalam mempersiapkan sumber daya perusahaan untuk memberikan pelayanan, baik dalam bentuk fasilitas dan peralatan bongkar muat, sumber daya manusia, maupun
sistem dan prosedur pelayanan, sehingga merugikan perusahaan maupun pengguna jasa. Kerugian tersebut dapat berupa kelambatan pelayanan akibat kekeliruan penanganan atau kekeliruan penangan atau keliru mengalokasikan sumber daya, kekurangan kapasitas layanan, sehingga menimbulkan biaya tetap yang tinggi dan pada akhirnya akan membebani pengguna jasa.
2) Kemampuan membuat peramalan (forecasting).
Lemahnya penguasaan data operasional dan rendahnya kemampuan membuat peramalan menyebabkan data kuantitatif yang disajikan dalam usulan anggaran tidak dapat diyakini kebenarannya dan menjadi tidak konsisten.
3) Egoisme Sektoral
Proses penyusunan anggaran seringkali diwarnai benturan kepentingan antar masing-masing penanggung jawab anggaran, karena menganggap anggaran adalah alokasi sumber daya perusahaan, sehingga masing-masing bidang dalam perusahaan berusaha semaksimal mungkin menguasai sumber daya perusahaan melebihi kebutuhan yang seharusnya.
4) Budget Slack
Proses penyusunan dan pembahasan anggaran seringkali tidak berdasarkan pedoman yang secara ilmiah dapat diyakini kebenarannya, sehingga pola pembahasan usulan anggaran selalu diarahkan untuk menaikkan target-target dari yang diusulkan. Hal
ini mendorong masing-masing penyaji usulan, baik di tingkat cabang pelabuhan dan unit usaha maupun di Kantor Pusat, seringkali menyajikan target-target jauh di bawah dan atau jauh di atas potensi sewajarnya.
D. Jenis-Jenis Motivasi
Motivasi Positif adalah merupakan proses untuk mempengaruhi seseorang agar mau melakukan apa yang baik.
Motivasi Negative adalah merupakan proses untuk mempengaruhi seseorang agar mau melakukan yang kita inginkan, tetapi teknik dasar yang digunakan adalah lewat kwkuatan ataupun berbagai ancaman.
E. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Motivasi Kerja Manajer
Upah
Upah suatu penerimaan yang merupakan imbalan dari pemberi kerja kepada penerima kerja untuk saat yang telah dan akan dilakukan. Upah berfungsi sebagai suatu jaminan kelangsungan hidup yang layak bagikaryawan.
Bonus
Bonus diberikan setiap akhir tahun jika perusahaan mengalami laba maka bonus akan diberikan kepada seluruh karyawan sesuai dengan tingkatan jabatan dan golongannya.
Insentif
Insentif hamper sama dengan bonus diberikan kepada seluruh karyawan yang memiliki prestasi dalam pekerjaannya misalnya mencapai target penjualan.
Jenjang karir
Dalam suatu perusahaan harus ada jenjang karir yang jelas sehingga dapat memotivasi para pelaksana agar lebih serius dan bersemangat lagi dalam mencapai target perusahaan.
F. ANALISA HASIL PENELITIAN