Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).
Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, dan menunjukkan sikap tertentu seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut komunikasi nonverbal. Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).
Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
1. komunikator Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah proses komunikasi.Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan.Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, namun juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung.
2. Pesan adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin pesan terbagi menjadi dua, yakni pesan verbal dan non-verbal. Pesan verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya menggunakan kata-kata, dan dapat dipahami
isinya oleh penerima berdasarkan apa yang didengarnya.Sedangkan, pesan non-verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya tidak menggunakan kata-kata secara langsung, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan gerak-gerik, tingkah laku, mimik wajah, atau ekspresi muka pengirim pesan.Pada pesan non-verbal mengandalkan indera penglihatan sebagai penangkap stimuli yang timbul.
3. Penerima adalah pihak yang memperoleh pesan atau stimulus yang dikirmkan oleh sumber. Stimulus yang diterima tersebut dapat terdiri dari beraneka ragam bentuk, seperti kata-kata, tulisan, gerak-gerik, mimik muka, ekspresi wajah, sentuhan, aroma, serta perbuatan atau tingkah laku lawan bicara.Selanjutnya, peran penerima adalah mencerna dan menanggapi stimulus tersebut dengan mendengar, melihat, membau, atau merasakan.Secara garis besar, penerima dapat terbagi menjadi penerima aktif dan penerima pasif.Penerima pasif adalah orang yang hanya menerima stimulus yang datang kepadanya, tanpa memberikan tanggapan serta umpan balik (feedback).Sedangkan, penerima aktif adalah orang yang tidak saja menerima stimulus yang datang kepadanya, tetapi juga memberikan tanggapan atau feedback secara aktif (berkelanjutan) kepada pengirim.
4. Feedback Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi. Untuk memahami proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang berkaitan dengan siapa pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran komunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek).
Dalam proses komunikasi tersebut, kewajiban seorang komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh komunikan sesuai dengan kehendak pengirim. Model proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/stakeholder nya melalui desain dan implementasi komunikasi. Dalam hal ini, pengirim atau sumber pesan bisa individu atau berupa organisasi sebagaimana dapat dilihat dalam gambar proses komunikasi di bawah ini:
Berdasarkan pada bagan atau gambar proses komunikasi tersebut, suatu pesan, sebelum dikirim, terlebih dahulu disandikan (encoding) ke dalam simbol- simbol yang dapat menggunakan pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim. Apapun simbol yang dipergunakan, tujuan utama dari pengirim adalah menyediakan pesan dengan suatu cara yang dapat memaksimalkan kemungkinan dimana penerima dapat menginterpretasikan maksud yang diinginkan pengirim dalam suatu cara yang tepat.
Pesan dari komunikator akan dikirimkan kepada penerima melaui suatu saluran atau media tertentu. Pesan yang di terima oleh penerima melalui simbol- simbol, selanjutnya akan ditransformasikan kembali (decoding) menjadi bahasa yang dimengerti sesuai dengan pikiran penerima sehingga menjadi pesan yang diharapkan (perceived message).
Hasil akhir yang diharapkan dari proses komunikasi yakni supaya tindakan atau pun perubahan sikap penerima sesuai dengan keinginan pengirim. Akan tetapi makna suatu pesan dipengaruhi bagaimana penerima merasakan pesan itu sesuai konteksnya. Oleh sebab itu, tindakan atau perubahan sikap selalu didasarkan atas pesan yang dirasakan.
Adanya umpan balik menunjukkan bahwa proses komunikasi terjadi dua arah, artinya individu atau kelompok dapat berfungsi sebagai pengirim sekaligus penerima dan masing-masing saling berinteraksi. Interaksi ini memungkinkan pengirim dapat memantau seberapa baik pesan-pesan yang dikirimkan dapat diterima atau apakah pesan yang disampaikan telah ditafsirkan secara benar sesuai yang diinginkan.
Dalam kaitan ini sering digunakan konsep kegaduhan (noise) untuk menunjukkan bahwa ada semacam hambatan dalam proses komunikasi yang bisa saja terjadi pada pengirim, saluran, penerima atau umpan balik. Dengan kata lain, semua unsur-unsur atau elemen proses komunikasi berpotensi menghambat terjadinya komunikasi yang efektif.
Hambatan tersebut diuraikan dalam hambatan-hambatan dalam komunikasi. Itulah penjelasan proses komunikasi beserta bagan terjadinya proses komunikasi. Cermati pula bentuk dan jenis-jenis komunikasi. Semoga dapat dipahami hal-hal yang berhubungan dengan interaksi masing-masing unsur dalam komunikasi. Umumnya proses komunikasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu proses komunikasi primer dan proses komunikasi sekunder.
1. Proses Komunikasi Primer
Merupakan proses penyampaian pikiran/perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang atau simbol sebagai media. Adapun lambang atau simbol tersebut dapat berupa bahasa, isyarat, warna, gerak-gerik, ekspresi wajah, dan lain-lain yang dapat secara langsung mampu menterjemahkan pikiran/perasaan seseorang kepada orang lain. Dalam proses komunikasi primer umumnya bahasa digunakan sebagai media utama, karena melalui bahasa, baik bahasa lisan maupun bahasa tulisan dianggap paling mampu untuk menterjemahkan pikiran dan perasaan seseorang kepada orang lain. Namun demikian tidak semua orang mampu mengungkapkan pikiran dan perasaannya dengan menggunakan bahasa. Apalagi jika seseorang itu berada di Iingkungan yang sangat dipengaruhi oleh budaya tertentu. Dengan demikian tidak semua pikiran dan perasaannya akan disampaikan dalam bentuk kata-kata, tetapi mungkin Iebih sesuai dan tepat dikemukakan dalam bentuk isyarat, gerak gerik atau bahasa tubuh Iainnya. Dalam kasus tertentu, sering terjadi terdapat ketidakkonsistenan bahkan kontradiksi antara simbOl verbal dalam bentuk kata- kata dengan simbol non verbal dalam bentuk isyarat, ekspresi wajah, bahasa tubuh yang disampaikan oleh seseorang. Sebagai contoh, dalam budaya Jawa yang masih kuat, pantang untuk mengungkapkan penolakan atau ketidaksetujuan secara Iangsung, karena dikawatirkan akan menyinggung perasaan orang yang diajak berkomunikasi. OIeh karena itu disamping perlu memperhatikan simbolsimbol verbal dalam proses komunikasi tidak kalah pentingnya untuk memperhatikan simbol-simbol non verbal dan paralinguistik yang bisa jadi lebih penting dan bermakna dalam suatu proses komunikasi. Dalam suatu proses komunikasi seorang komunikator juga disyaratkan untuk memilih kata-kata secara benar dan hati-hati, karena kadangkala kata-kata mempunyai dua pengertian, yaitu - Pengertian denotatif, yaitu pengertian yang baku seperti yang ada tercantum di kamus. - Pengertian konotatif, yaitu mengandung pengertian yang emosional atau
penilaian tertentu. Umpan balik (feedback) merupakan unsur penting dan tidak terpisahkan dalam proses komunikasi primer. Hal itu dikarenakan berlangsungnya suatu proses komunikasi akan ditentukan oleh bagaimana umpan balik dari komunikan atas pesan yang disampaikan komunikator (sumber). Jika umpan baliknya positif maka akan menyenangkan komunikator dan akan memungkinkannya melanjutkan komunikasi, sebaliknya jika umpan baliknya negatif maka komunikator harus merubah atau memperbaiki komunikasinya, atau bahkan dapat memaksa komunikatornya untuk menghentikan komunikasinya. Dalam komunikasi primer, maka umpan baliknya adalah seketika/langsung (direct feedbeck atau inmediate feedback), terutama dalam komunikasi interpersonal.
Menurut Wilbur Schraman dalam Effendy (1990 : 13) suatu proses komunikasi akan berhasil jika pesan yang disampaikan oleh komunikator cocok dan sesuai dengan kerangka acuan (frame of reference), yaitu paduan pengalaman dan pengertian yang pernah diperoleh komunikan. Dengan demikian frame of reference dan fold of experience merupakan faktor penting dalam suatu proses komunikasi.
a. Tanpa ada kesamaan pengalaman dan kerangka referensi antara komunikator dengan komunikan, maka tidak akan dapat dicapai “kesamaan makna” diantara pihak-pihak yang berkomunikasi. Sebaliknya semakin besar kesamaan bidang pengalaman dan kerangka referensi antara komunikator dan komunikan, maka akan semakin besar “kesamaan makna” diantara kedua belah pihak. Contohnya:
b. Seorang profesor yang berbicara dengan seorang desa yang berpendidikan rendah, dengan menggunakan istilah-istilah ilmiah dan bahasa yang tidak dimengerti oleh orang desa tersebut, tidak akan efektif, karena tidak ada kesamaan bidang pengalaman dan kerangka acuan diantara keduanya. Dengan demikian esensi dan suatu proses komunikasi adalah terjadinya kesamaan makna antara pesan yang disampaikan komunikator dAn yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain, komunikasi adalah proses membuat sebuah pesan setala (tuned) bagi komunikator dan komunikan (Effendi, 1990 ; 13).
c. Secara sederhana proses komunikasi primer berlangsung sebagai berikut: Dimulai dari sumber atau komunikator yang ingin menyampaikan ide/pikiran/perasaannya kepada penenima/ komunikan Untuk itu ia perlu meng- encorde ide/pikiran tersebut ke dalam bentuk lambang-lambang atau simbol- simbol yang dapat dimengerti oleh komunikan. Dengan demikian encoding merupakan kegiatan personal seseorang untuk memilih dan merancang perilaku verbal dan non verbal yang sesuai dengan aturan tata bahasa dan sintaksis guna menciptakan suatu pesan (Roster & Samover).
Kemudian stimulus atau simbol tersebut disampaikan kepada penerima/komunikan. Stimulus yang diterima dalam bentuk tanda-tanda yang bisa dimengerti oleh komunikan (disebut decoding), yaitu proses penguraian sandi- sandi sehingga dapat dimengerti oleh komunikan. Proses penerimaan pesan (message reception) mi merupakan proses yang aktif yang mengandung 3 elemen di dalamnya , yaitu:
1. Seleksi Informasi 2. Interpretasi Informasi 3. Retensi
Tahap message reception ini merupakan aspek fundamental dari perilaku komunikasi, bersifat subyektif dan dipengaruhi oleh sejumlah faktor seperti karakteristik personal, bidang pengalaman, persepsi, kerangka referensi dan lain- lain. Menurut Ruber (1992 ; 137) faktor-faktor yang mempengaruhi message reception meliputi faktor-faktor yang ada pada:
Sumber, meliputi daya tarik, kredibilitas, proximity, similarity danLain- lain. Penerima, meliputi kebutuhan, sikap, tujuan, pengalaman, kebiasaan, kemampuan dan lain-lain. Media dan lingkungan, meliputi repetisi, kompetisi, konsistensi, setting dan konteks. Setelah pesan/stimulus diterima oleh penerima (receiver) tidak secara langsung memberikan umpan balik, karena ada proses persepsi di dalam diri penerima.
Persepsi sendiri mempunyai pengertian proses dimana seseorang menyadari berbagai stimulus yang sampai melalui indera yang ada. Menurut Beebe, Beebe, Redmont (1996 ; 70) ada tiga tahap dalam persepsi, tahap menyeleksi stimulus/informasi, tahap mengorganisasikan stimulus dalam kategori-kategori, tahap menginterpretasikan stimulus
Setelah penerima umpan menginterpretasikan stimulus/informasi, maka ia akan memberikan umpan balik (feedback) dan respon atas informasi yang diterima dari sumber Untuk menyampaikan umpan balik, penerima perlu mengubah ide/pikiran/perasaannya dalam bentuk tanda-tanda yang dapat diterima oleh sumber (meng-encode). Proses ini terus berulang.
2. Proses Komunikasi Sekunder
Merupakan proses penyampaian informasi dari seseorang atau suatu lembaga kepada orang lain atau sejumlah besar orang dengan menggunakan alat atau sarana sebagal media kedua (sekunder) setelah mengunakan lambang/simbol sebagai media pertama (primer). Adapun media yang dipakai dapat dikelompokkan menjadi dua :Media Masse : televisi, radio, film, surat kabar, majalah, buku dan lainlain. Media Nir Massa : telepon, surat, telegram dan lain- lain.
Dalam komunikasi sekunder, maka digunakan media (massa atau nirmassa) untuk menyebarkan pesan dan sumber/komunikator kepada komunikan. Dengan adanya media ini, maka umpan balik dari penerima umumnya bersifat tertunda, yaitu tidak diketahui/diterima oleh komunikator pada saat komunikasi berlangsung.
Selain itu karena dalam komunikasi sekunder antara komunikator dengan komunikan tidak bertemu dalam situasi tatap muka, maka komunikator harus lebih mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan proses komunikasi tersebut. Antara lain, mengetahui dengan jelas siapa yang menjadi komunikannya, karakteristik komunikan, ciri media yang dipakai, waktu yang sesuai untuk menyampaikan pesan, cara penyampaian pesan, tujuan yang akan dicapal dan lain-lain.
Contohnya Untuk menyampaikan informasi kepada para petani di pedesaan perlu mengetahui terlebih dahulu media apa yang dimiliki petani, kapan biasanya media itu dioperasikan, tingkat pengetahuan dan ciri-ciri petani, bentuk penyajian pesan yang disesuaikan dengan tujuan yang ada. Perlu diketahui, berbeda dengan komunikasi Iangsung (tatap muka) yang efektif dalam merubah sikap dan tingkah laku komunikannya, maka dalam komunikasi sekunder (bermedia) efektif untuk menyampaikan informasi kepada komunikan dalam jumlah besar, sekaligus efisien dalam waktu.
Contoh: Untuk menyampaikan pesan untuk sejumlah besar orang, dengan menyampaikan pesan melalui radio/televisi dapat sampai secara serempak dengan sekali penyiaran. Oleh C.E. Shannon, proses komunikasi sekunder (bermedia) digambarkan secara sederhana sebagai berikut :
Dari apa yang dikemukakan oleh Shannon di atas secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut: Sumber informasi menyampaikan pesan melalui transmeter yang mengubah pesan tersebut menjadi transmeter signal melalui saluran kepada alat penenma (receiver) yang menerima received signaL Oleh receiver received signal diubah menjadi pesan yang diterima oleh tujuan (komunikan). Dengan demikian perlu diingat, bahwa proses komunikasi yang dikemukakan oleh Shounon, receiver disini bukan komunikan (orang yang menjadi tujuan komunikasi), melainkan alat penerima received signal dan mengubahnya menjadi pesan yang bisa diterima oleh komunikan. Contohnya: Proses komunikasi melalui telepon, maka suara dari penelepon diubah dalam bentuk signal oleh transmiter; yang kemudian dengan saluran tertentu dikirimkan kepada alat penerima (pesawat penerima) yang mengubah signal menjadi suara (pesan)yang bisa didengar oleh penerima pesan (komunikan). Pada saat signal disampaikan melalui saluran tertentu terdapat sumber-sumber gangguan. Untuk memperjelas bagaimana proses komunikasi bermedia berlangsung maka Kotler dalam Effendy (1990 ; 18) yang diilhami sebagai paradigma Lesswell