A. PENGADILAN TUN
5. REGISTER, LAPORAN, DAN PENGARSIPAN
a. Register Perkara
1) Register Induk Perkara TUN harus ditandatangani pada halaman pertama dan halaman terakhir, serta dibubuhi paraf pada tiap-tiap halaman dengan menyebutkan jumlah halamannya oleh Ketua Pengadilan TUN yang bersangutan.
2) Pencatatan perkara dalam buku register harus dilakukan dengan tertib dan cermat.
3) Buku register yang berkaitan dengan buku jurnal, terdiri dari :
a) Register Induk Perkara.
b) Register Perkara Gugatan/Perlawanan terhadap penetapan dismissal.
c) Register Permohonan Banding. d) Register Permohonan Kasasi.
e) Register Permohonan Peninjauan Kembali. f) Register Eksekusi.
4) Buku register yang tidak berkaitan dengan buku jurnal, terdiri dari :
a) Register Pengawasan terhadap Pelaksanaan Putusan Pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap.
b) Register Pengawasan terhadap Dipatuhinya Perintah Hakim dalam Penetapan Penundaan Pelaksanaan Surat Keputusan Objek Sengketa; c) Register Bantu.
5) Register Induk harus memuat seluruh data perkara dalam tingkat pertama, banding, kasasi, peninjauan kembali dan eksekusi.
6) Buku register setiap tahun harus diganti, tidak boleh digabung dengan tahun sebelumnya.
7) Register perkara Gugatan dan Perlawanan terhadap penetapan dismissal ditutup setiap bulan, nomor urut setiap bulan dimulai dari nomor 1, sedangkan nomor perkara berlanjut untuk satu tahun. Cara Penutupan :
a) Penutupan register setiap akhir bulan, ditandatangani oleh petugas register, dengan perincian sebagai berikut :
Sisa bulan lalu : …………. Perkara Masuk bulan ini : …………. Perkara Putus bulan ini : …………. Perkara Sisa bulan ini : …………. Perkara
b) Penutupan register setiap akhir tahun, ditanda-tangani oleh Panitera dan diketahui oleh Ketua Pengadilan TUN, dengan perincian sebagai berikut :
Sisa tahun lalu : …………. Perkara Masuk tahun ini : …………. Perkara Putus tahun ini : …………. Perkara
Sisa tahun ini : …………. Perkara
8) Register banding, kasasi, peninjauan kembali dan eksekusi ditutup oleh Panitera serta diketahui Ketua Pengadilan TUN setiap akhir tahun dengan rekapitulasi sebagai berikut :
Sisa tahun lalu : …………. Perkara Masuk tahun ini : …………. Perkara Putus tahun ini : …………. Perkara Sisa akhir :
a. Sudah dikirim : …………. Perkara b. Belum dikirim : …………. Perkara
b. Laporan
1) Pengadilan TUN berkewajiban membuat laporan tentang keadaan perkara, keuangan perkara dan kegiatan Hakim, dengan jenis laporan :
a) Laporan keadaan perkara.
b) Laporan perkara yang dimohonkan banding. c) Laporan perkara yang dimohonkan kasasi. d) Laporan perkara yang dimohonkan peninjauan
kembali.
e) Laporan perkara yang dimohonkan eksekusi serta pelaksanaannya.
f) Laporan tentang kegiatan hakim.
g) Laporan tentang kegiatan Panitera/Panitera Pengganti.
h) Laporan keuangan perkara. i) Laporan jenis perkara.
2) Asli laporan dikirim kepada Ketua Pengadilan Tinggi TUN yang bersangkutan, dengan tembusan dikirimkan kepada Mahkamah Agung RI.
3) Laporan keadaan perkara, keuangan perkara, dan jenis perkara dibuat pada setiap akhir bulan dan sudah harus diterima oleh Pengadilan Tinggi TUN atau Mahkamah Agung pada tanggal 15 bulan berikutnya.
4) Laporan keadaan perkara yang dimohonkan banding, kasasi, peninjauan kembali dan eksekusi
dibuat setiap 4 (empat) bulan, yaitu pada akhir bulan April, Agustus dan Desember.
5) Laporan tentang kegiatan Hakim dibuat setiap 6 (enam) bulan, yaitu pada akhir bulan Juni dan Desember.
6) Isi Laporan keadaan perkara :
a) Laporan tentang keadaan perkara sejak diterima sampai diputus dan diminutasi.
b) Laporan keadaan perkara yang dimohonkan banding mulai tanggal putusan, tanggal permohonan banding, sampai tanggal pengiriman berkas perkara ke Pengadilan Tinggi TUN, dan juga mengenai perkara yang dimohonkan banding tetapi tidak memenuhi syarat tenggang waktu banding.
Perkara-perkara banding yang telah dikirim ke Pengadilan Tinggi TUN tetapi belum diterima kembali oleh Pengadilan TUN harus tetap dilaporkan.
c) Laporan perkara yang dimohonkan kasasi, berisi tentang keadaan perkara yang dimohonkan kasasi, mulai tanggal penerimaan berkas dari Pengadilan Tinggi TUN sampai dengan tanggal pengiriman berkas perkara ke Mahkamah Agung.
Perkara-perkara kasasi yang telah dikirim ke Mahkamah Agung tetapi belum diterima kembali oleh Pengadilan TUN harus tetap dilaporkan.
d) Laporan perkara yang dimohonkan peninjauan kembali, berisi tentang keadaan perkara yang dimohonkan peninjauan kembali, mulai tanggal penerimaan berkas dari Mahkamah Agung atau Pengadilan Tinggi TUN sampai dengan tanggal pengiriman berkas perkara ke Mahkamah Agung dan juga mengenai perkara yang dimohonkan peninjauan kembali namun tidak
memenuhi syarat tenggang waktu peninjauan kembali.
Perkara-perkara peninjauan kembali yang telah dikirim ke Mahkamah Agung tetapi belum diterima kembali oleh Pengadilan TUN harus tetap dilaporkan.
e) Laporan keadaan perkara yang dimohonkan eksekusi berisi tentang keadaan perkara yang dimohonkan eksekusi, mulai tanggal permohonan eksekusi sampai dengan selesainya eksekusi.
f) Laporan kegiatan Hakim, berisi tentang jumlah perkara yang diterima, diputus, dan sisa perkara serta jumlah perkara yang sudah maupun yang belum diminutasi.
g) Laporan kegiatan Panitera/Panitera Pengganti berisi tentang jumlah perkara yang diterima, diputus dan yang sudah maupun belum diminutasi.
h) Laporan tentang keadaan keuangan perkara, data-datanya harus sesuai dengan buku induk keuangan perkara.
7) Dalam setiap laporan terhadap perkara yang belum dikirim harus pula disebutkan alasannya dalam kolom keterangan. Perkara sebagaimana tersebut pada angka 6 huruf b) sampai dengan e) di atas, tetap dilaporkan dalam setiap laporan sampai perkara diputus/selesai.
8) Laporan-laporan dalam point 6.a) hingga 6.g) adalah laporan yang bersifat evaluasi, sehingga laporan-laporan tersebut dapat dipantau tentang kegiatan para pejabat peradilan secara keseluruhan, baik Hakim maupun pejabat kepaniteraan yang berhubungan dengan penyelenggaraan jalannya peradilan.
9) Laporan dalam point 6.f adalah laporan yang semata-mata bersifat data tentang :
b) Jumlah putusan.
c) Sisa perkara yang belum diputus pada setiap akhir bulan.
c. Arsip Perkara
1) Setelah putusan dikirim ke para pihak, maka petugas meja ketiga/loket ketiga menyimpan berkas perkara untuk keperluan arsip.
2) Secara umum berkas perkara dapat dibedakan atas 2 (dua) jenis, yaitu :
a) Berkas yang masih berjalan (aktif) yakni berkas perkara yang telah diputus dan diminutasi, tetapi masih dalam kasasi, peninjauan kembali dan masih memerlukan penyelesaian akhir.
b) Arsip berkas perkara (non aktif) yakni berkas perkara yang telah selesai dalam arti mempunyai kekuatan hukum tetap.
3) Berkas perkara yang masih berjalan (aktif) dikelola pada kepaniteraan perkara/petugas meja ketiga, sementara arsip berkas perkara yang sudah tidak aktif dipindahkan pengelolaannya pada kepaniteraan hukum.
4) Pembenahan dan penataan berkas perkara dan arsip berkas perkara dilakukan dalam 3 (tiga) tahap yakni:
a) Tahap Pertama
1) Pendataan semua berkas perkara dengan memisahkan berkas perkara yang masih berjalan dan arsip berkas perkara;
2) Berkas yang masih berjalan disusun secara vertikal/horizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruang;
3) Penataan arsip berkas perkara dimasukkan dalam sampul/box dengan diberikan catatan: a) Nomor urut box.
b) Tahun perkara. c) Jenis perkara. d) Nomor urut perkara.
b) Tahap Kedua
Pembenahan dan penataan arsip berkas perkara tahap kedua dilakukan oleh kepaniteraan hukum, dengan cara :
1) Membuat daftar isi yang ditempel dalam box.
2) Arsip yang telah disusun menurut jenis perkara, dipisahkan menurut klasifikasi perkaranya dan disimpan dalam box tersendiri.
3) Menyimpan box arsip berkas perkara dalam rak (lemari).
4) Membuat daftar isi rak (D.I.R.) dan daftar isi lemari (D.I.L.).
c) Tahap Ketiga
Pembenahan dan penataan arsip berkas perkara tahap ketiga dilakukan oleh kepaniteraan hukum dengan cara :
1) Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk dihapus;
2) Menyimpan arsip berkas perkara yang telah dimasukkan dalam box/sampul untuk disimpan dalam rak/lemari;
3) Pembenahan dan penataan arsip berkas perkara agar dilaporkan oleh Ketua Pengadilan TUN kepada Ketua Pengadilan Tinggi TUN dan Ketua Mahkamah Agung RI, baik secara berkala maupun insidentil. 5) Pengadilan juga dapat menyimpan berkas perkara
dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, CD, flasdisk, atau media lainnya.