Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi
KONSEP MANAJEMEN PROYEK DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
1) Ruang lingkup (scope)
Apa yang ingin dicapai dalam proyek? produk atau layanan apa yang pelanggan harapkan dari proyek tersebut?
2) Waktu (time)
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? Bagaimana jadwal kegiatan proyek akan dilaksanakan.
Menurut A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)”, proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :
• Plan schedule management (manajemen perencanaan jadwal)
• Define activities (pendefinisian kegiatan)
• Sequence activities (urutan kegiatan)
• Estimate activity resources (estimasi sumber daya kegiatan)
• Estimate activity durations (estimasi durasi atau jangka waktu kegiatan)
• Develop schedule (pengembangan jadwal)
• Control schedule (pengendalian jadwal) 3) Biaya (cost)
Beberapa proses dalam penanganan biaya dalam manajemen proyek diantaranya seperti :
• Cost estimating, estimasi biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
• Cost budgeting, penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
• Cost control (pengendalian biaya), faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.
Ketiga batasan tersebut memiliki sifat saling berkaitan artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka harus diikuti dengan meningkatkan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan biaya maka biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal.
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 49
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
Pengertian Manajemen Proyek
Menurut Schwable (2014), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skills, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.
Sementara itu menurut Soeharto (1995), manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Lebih lanjut Nicholas (2001), menyebutkan bahwa terdapat 3 elemen penting dalam manajemen proyek yaitu:
a. Manajer proyek
Elemen paling penting dalam manajemen proyek adalah manajer proyek.
Manajer proyek adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengintegrasikan usaha kerja dari anggota untuk mencapai tujuan proyek. Manajer proyek mengkoordinasikan usaha antar area fungsional dan mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian dari biaya, jadwal, dan pembagian tugas dalam suatu proyek.
b. Tim proyek
Tim proyek merupakan kumpulan orang yang biasanya berasal dari area fungsional yang berbeda yang akan saling bekerja sama dengan tujuan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek.
c. Sistem manajemen
Sistem manajemen proyek dibuat berdasarkan struktur organisasi, proses informasi, dan pelatihan serta prosedur yang mengintegrasikan elemen dari organisasi proyek secara vertikal dan horizontal. Elemen vertikal meliputi pemecahan tugas dalam proyek sedangkan elemen horizontal meliputi unit fungsional dan departemen yang terlibat dalam proyek.
b. Fungsi dan Tujuan Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan manajemen proyek:
1) Pelingkupan (scooping), yang menjelaskan mengenai batas-batas dari sebuah proyek.
2) Perencanaan (planning), menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
3) Perkiraan (estimating), setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian sebuah proyek harus diperkirakan.
4) Penjadwalan (scheduling), seorang manajer proyek harus bertanggung jawab atas penjadwalan seluruh kegiatan suatu proyek.
5) Pengorganisasian (organizing), seorang manajer proyek memastikan bahwa seluruh anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung jawab masing-masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
6) Pengarahan (directing), mengarahkan seluruh kegiatan-kegiatan tim dalam proyek.
7) Pengontrolan (controlling), fungsi pengontrolan atau pengendalian ini mungkin saja merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya ataukah tidak.
8) Penutupan (closing), manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan atau kegagalan pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani.
Proyek ialah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada atau upgrade atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan. Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala.
Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan risiko.
Adapun ruang lingkup proyek adalah:
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 51
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
a. Menentukan waktu dimulai proyek.
b. Membuat perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
c. Penjabaran dari ruang lingkup proyek.
Pengecekan proyek dan mengendalikan atas perubahan yang mungkin terjadi ketika proyek tersebut dimulai.
Gambar 2.1. Project Boundaries
Secara umum pada proses manajemen ada tiga bagian yang selalu ada tidak terkecuali manajemen proyek, yaitu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek :
1) Perencanaan 2) Penjadwalan
3) Pengendalian Proyek
c. Proses Dasar Manajemen Proyek
Pada manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan.
Masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari proyek dimulai sampai dengan proyek berakhir. Proses Manajemen Proyek ini memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses organisasi dengan kebutuhan spesifik proyek. Proses yang terjadi dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima tahapan utama atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups).
1) Initiation
Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja), Agreement, Statement of Work (SOW), Purchase Order atau bentuk kesepakatan lainnya. Proses dari tahap ini menghasilkan dua dokumen penting, yaitu
2) Project charter, berisi kebutuhan proyek, seperti:
• Project Manager
• Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek (background)
• Target yang ingin dicapai (goal)
• Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan (product description)
• Kriteria sukses suatu proyek (project success criteria)
• Kendala-kendala yang akan dihadapi (risk)
• Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun dari customer (responsibility)
• Anggaran dan durasi (project budget and duration).
3) Stakeholder
Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeholder antara lain: identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi stakeholder akan memengaruhi strategi penanganan mereka.
Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang masuk ke dalam batasan proyek (project boundaries) seperti Business Case Assessment, persetujuan stakeholder dan pembiayaan proyek. Batasan proyek ini didefinisikan sebagai suatu titik waktu dimana proyek atau fase proyek dikatakan sudah selesai dengan lengkap. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk manangani ekspektasi stakeholder dan memberikan gambaran kepada mereka mengenai scope dan objetif suatu proyek.
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 53
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
4) Planning
Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau Project Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah:
• Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan.
• Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber daya, estimasi durasi, dan finalisasi jadwal proyek.
• Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
• Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang disepakati (quality control).
• Perencanaan sumber daya manusia.
• Perencanaan komunikasi antara stakeholder.
• Perencanaan manajemen risiko.
5) Execution
Tugas pengelola proyek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama mengawal tim agar tidak melewati jadwal maupun over budget. Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan pelaksanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu dan risiko, sebelum perubahan diterapkan dalam bentuk baseline (patokan) baru.
Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang Manajer Proyek cukup mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan lancar. Beberapa tugas Manajer Proyek dalam tahap ini antara lain:
• Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan
• Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim
• Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa
• Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder
• Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder 6) Monitoring and Control
Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas seorang Manajer Proyek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala. Beberapa poin penting proses monitoring dan controlling:
• Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.
• Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen proyek
• Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap perubahan, jadi hanya perubahan yang disetujui yang dapat diimplementasikan.
Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:
• Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsep penting dalam melaporkan progress pekerjaan disebut dengan Earned Value Management (EVM).
• Prosentasi penyelesaian pekerjaan perlu selalu dilaporkan dan dibandingkan dengan target pencapaian.
• Nilai Earned Value (EV) tersebut kemudian dibandingkan dengan Actual Cost (AC) untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan proyek, biaya aktualnya melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai progres yang dilaporkan. Apabila terdapat selisih (over budget) atau hasil yang negatif dari perhitungan EV-AC, maka diperlukan langkah-langkah perbaikan (corrective actions). Sehingga selisih tidak semakin besar dan bahkan dapat dikembalikan ke posisi yang lebih baik.
• Dari sisi penjadwalan. EV dapat dibandingkan dengan Planned Value (PV).
Apabila hasil perhitungan EV-PV bernilai negatif, maka dapat dikatakan
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 55
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
progress pekerjaan telah mengalami keterlambatan. Dan sebaliknya, apabila hasilnya positif maka progress pekerjaan lebih cepat dari jadwal.
• Deliverable yang diserahkan oleh tim proyek memerlukan verifikasi bersama dengan klien. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien atau pengguna maka pekerjaan akan kembali masuk dalam proses eksekusi.
7) Closing
Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:
• Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.
• Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).
• Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
• Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
• Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan bermanfaat selama proyek dijalankan.
• Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/ vendor), outsourcing dan sebagainya.
d. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1) Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
2) Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
3) Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam.
4) Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1 sampai 2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
e. Proses Perencanaan Sistem Informasi
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1) Merencanakan proyek-proyek sistem Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
- Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
- Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
- Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
- Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).
- Prioritas proyek-proyek sistem.
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 57
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
- Membuat laporan perencanaan sistem.
- Meminta persetujuan manajemen.
2) Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Persiapan ini meliputi :
- Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).
- Mengumumkan proyek pengembangan sistem.
3) Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
- Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.
- Melakukan studi kelayakan.
- Menilai kelayakan proyek system.
- Membuat usulan proyek system.
- Meminta persetujuan manajemen.
f. Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi (Metode Generik)
Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada, seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain sebagainya, metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam langkah metodologi di atas.
Secara umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan dalam 3 kelompok besar.
1) Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai
dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network).
2) Implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-produk retail Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan BAAN.
3) Perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak luar seperti konsultan dan software house.
Terdapat enam langkah pengembangan dalam manajemen proyek sistem informasi, yaitu: