Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi
KONSEP MANAJEMEN PROYEK DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
6) Tahap Pascaimplementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem.
Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau
personel pembuat sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah suatu aktivitas yang harus ditangani oleh personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi yang semakin ketat, perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat.
Berikut ini adalah contoh Business Process Mapping and Standard Operational Procedure
Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect, mereduksi biaya, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran performansi.
Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh sebuah meja adalah ouput yang bernilai tambah karena dapat dia pakai untuk berbagai kepentingan mulai dari meletakkan barang, menulis, untuk rapat, dll. Meja sebagai output yang bernilai tambah dihasilkan melalui suatu proses pembuatan meja, yang dimulai dari pohon sebagai input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan, diukur sesuai dengan design, dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberiwarna, dan
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 63
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
dirangkai sehingga menjadi satu meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut disebut dengan proses.
Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu bersambung kepada rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga membentuk bisnis proses. Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi dalam satu organisasi;
Gambar 2.2. Interaksi proses yang membentuk proses bisnis
Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998).
Gambar 2.3. Hierarki Proses
Keterangan:
- Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi - nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.
- Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
- proses, bila major process terlalu kompleks.
- Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work
- process yang harus dilakukan.
- Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu task.
Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang kita sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat didetailkan menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi kerja seperti yang dijelaskan dalam gambar berikut ini:
Gambar 2.4. Sistematika peta proses bisnis
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 65
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
Perlu diingat dokumen SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara bagaimana suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai tambah terhadap outputnya. Maka suatu dokumen SOP berisikan norma dan kriteria yang menjelaskan bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian aktifitas tersebut yang melibatkan lintas fungsi dalam organisasi. Oleh karena itu sebelum menuliskan SOP, ada baiknya kita menggambarkan peta lintas fungsi (cross functional map). Cross functional map merupakan peta yang menggambarkan hubungan antar fungsi dengan urutan aktivitas dalam menyelesaikan proses tertentu.
Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu kelompok proses perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan (relationship map). Relationship Map merupakan peta yang menggambarkan hubungan masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah organisasi, baik itu antar fungsi, departemen, atau divisi. Informasi yang didapat dari Relationship Map antara lain:
- Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan layanan).
- Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan lintas fungsi)
- Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang digunakan untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan.
Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.5. Peta proses yang lengkap
Keterangan:
- Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan proses.
- Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan pelaku.
- Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku dengan aktifitas.
Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau business process mapping dimana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran kinerja.
Penggunaan peta proses lainnya antara lain:
- Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi
- Untuk mengidentifikasikan peluang pengembangan
- Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 67
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
Gambar 2.6. Kerangka pengembangan proses Keterangan:
- Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah, - dan menjadikannya output.
- Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
- proses, bila major processterlalu kompleks.
- Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work
- process yang harus dilakukan.
- Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah pemahaman dan pengembangan proses yang akan dipetakan. Berikut dia tas merupakan kerangka pengembangan proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya.
g. Proposal Proyek Sistem Informasi
Proposal proyek adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja proyek yang disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau sekelompok perencana untuk diajukan kepada pihak pemegang proyek dalam mendapatkan persetujuan maupun bantuan dalam perencanaannya atau pengerjaannya.
Adapun ciri-ciri proposal proyek sebagai berikut :
• Proposal proyek dibuat untuk meringkas kegiatan proyek yang akan dilakukan.
• Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan proyek
• Berisikan tujuan-tujuan proyek, latar belakang kegiatan proyek.
• Berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah dijilid yang nantinya diserahkan kepada yang penyelenggara kegiatan proyek.
• Ada pihak yang mengajukan.
• Ada pihak yang menyetujui.
• Terdapat gambaran kegiatan proyek secara umum.
• Disusun sebelum rencana kerja.
• Bersifat bisnis.
• Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas.
Manfaat pembuatan proposal proyek sebagai berikut:
• Menjadi rencana yang mengarahkan pengembang dalam melaksanakan kegiatan proyek.
• Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan proyek.
• Untuk meyakinkan user atau sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek.
• Sebagai gambaran awal sebuah kegiatan proyek.
• Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak proyek berwenang.
• Sebagai alat pengontrol jalannya kegiatan proyek.
• Sebagai alat evaluasi kegiatan proyek.
• Sebagai salah satu alat untuk memperluas jaringan kerja dan komunikasi.
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 69
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal proyek yang baik sebagai berikut:
• Sistematis, artinya proposal proyek yang disusun harus berurutan secara sistematis menurut pola tertentu, dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks agar efektif dan efisien
• Terencana, artinya proposal proyek tersebut dibuat secara sengaja dan telah dipikirkan langkah-langkah pelaksanaanya, serta mengacu pada tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan proyek.
• Mengikuti konsep ilmiah, artinya pengerjaan proposal proyek mulai dari awal hingga akhir harus sesuai dengan cara-cara atau metode ilmiah yang sudah ditentukan.
• Jelas dan dapat dimengerti, artinya roposal proyek yang dibuat harus jelas dan menggambarkan kegiatan proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga pihak penerima dapat mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan proyek yang akan dilaksanakan tersebut.
Berikut ini adalah format proposal proyek sistem informasi.
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang pengembangan proyek sistem informasi, termasuk peluang yang bisa ditangkap
B. Maksud dan Tujuan
Jelaskan secara rinci maksud dan tujuan pengembangan proyek sistem informasi.
C. Ruang Lingkup Pekerjaan
Uraikan secara rinci ruang lingkup pekerjaan yang nantinya akan ditangani, misalnya:
1. Pengembangan 2. Pengumpulan data
Deskripsikan sampai sejauh mana tahapan pengumpulan data, misalnya entry data sampai availability data terpenuhi
3. Pemeliharaan 4. Pelatihan BAB II
NAMA SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN A. Latar Belakang
Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang sistem informasi, bukan proyek pengembangan sistem informasi seperti di Bab 1 yang akan dikembangkan.
B. Perspektif Produk
Deskripsikan gambaran umum dari produk sistem informasi yang akan dikembangkan. Sebaiknya dilengkapi dengan gambar arsitektur global. Jika proyek ini merupakan peningkatan sistem yang ada, gambarkan juga keterhubungannya.
C. Deskripsi Subsistem
Uraikan deskripsi subsistem yang akan dikembangkan Lebih disukai jika dilengkapi dengan gambar subsistem. Contoh:
• Modul penggajian
Beri penjelasan yang deskriptif
• Modul reporting (pelaporan)
• Modul backup dan recovery
D. Manfaat Bagi Perusahaan/Organisasi/Instansi*
Tegaskan lagi benefit yang didapat oleh perusahaan ketika mengimplementasikan sistem informasi ini.
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 71
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
* pilih salah satu (sesuaikan) BAB III
METODOLOGI KERJA A. Survei dan Analisis Sistem
Jelaskan tahapan survei dan analisis kebutuhan sistem 1. Survei Kebutuhan Sistem
Uraikan metode dan tahapan-tahapannya (observasi, wawancara, dll) 2. Analisis Kebutuhan Sistem
Uraikan tahapan-tahapan analisis Misal:
a. Analisis fungsionalitas produk b. Analisis kebutuhan perangkat keras c. Analisis tingkat kebutuhan operator B. Perancangan Sistem
Deskripsikan tahapan-tahapan perancangan sistem yang akan dilakukan Misal:
1. Perancangan data 2. Perancangan proses 3. Perancangan jaringan
Jika perlu, buat desain topologi jaringan dengan mengacu gambar lokasi proyek yang dijelaskan dalam RFP.
4. Perancangan interace (antar muka) C. Implementasi Sistem
Uraikan tahapan implementasi produk
Mencakup bahasa pemrograman, DBMS, pengujian dan/atau teknologi-teknologi pendukung lainnya
D. Pelatihan
Deskripsikan secara rinci mekanisme, sasaran (misal para operator), dan bentuk pelatihan yang akan diberikan nantinya.
E. Pemeliharaan
Deskripsikan mekanisme pemeliharaan sistem, termasuk layanan apa saja yang disediakan terkait pemeliharaan sistem, misalnya ada tim khusus untuk troubleshooting, dan sebagainya.
F. Rencana Anggaran Biaya
Buat rencana anggaran biaya yang riil dan responsible. Ingat, tahapan ini juga sangat memengaruhi diterima tidaknya proposal. Jadi, buat rincian perhitungan yang tepat.
Bisa dituliskan langsung di sini atau dibuat lampiran khusus (misal dalam format spreadsheet).
Contoh RAB (tidak harus sama persis, sesuaikan dengan proyek yang ditangani).
1. Tenaga Ahli
Tabel 2.1. RAB tenaga ahli
No Posisi Jumlah Satuan Waktu Satuan Harga
2. Perangkat Keras (Hardware)
Tabel 2.2. RAB kebutuhan perangkat keras No Item Spesifikasi Jumlah Satuan Harga
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 73
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
3. Perangkat Lunak (Software)
Tabel 2.3. RAB kebutuhan perangkat lunak No Item Spesifikasi Jumlah Satuan Harga
Tabel 2.4. RAB kebutuhan overhead
No Item Jumlah Satuan Harga
Satuan
Total Harga 1. Transportasi
AnalisisKebutuhan 1 orang
...
2. Akomodasi
Analisis Kebutuhan 1 orang
3. Overhead kantor
Alat Tulis Kantor (ATK) 1 Paket
Tabel 2.5. RAB maintenance
No Item Jumlah Satuan Waktu Satuan Harga
6. Rekapitulasi
Tabel 2.6. Rekapitulasi anggaran
No Jenis Jumlah
1 Tenaga Ahli
2 Perangkat Keras (hardware) 3 Perangkat Lunak (software) 4 Overhead
Deskripsikan dengan menggunakan WBS (Work Breakdown Structure), baik dalam bentuk inverted tree maupun list format
H. Jadwal Pelaksanaan
Gambarkan dalam bentuk matriks Contoh:
Tabel 2.7. Contoh matriks jadwal pelaksanaan proyek
No Kegiatan
Bulan/Minggu
Agustus September
2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Proposal 2 Analisis dan Design 3 Implementasi
4 Debungging & Testing 5 Dokumentasi
6 Demo dan Pelatihan BAB IV
PENUTUP
Berisi harapan agar bisa diterimanya dokumen proposal ini, dan ditegaskan dengan komitmen untuk mewujudkan keinginan pemilik proyek. Ringkas dan profesional.
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem Informasi 75
Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
4.Forum Diskusi
Terdapat beberapa model bisnis umum yang dapat diterapkan oleh perusahaaan dalam menyelesaikan sebuah proyek, diantaranya Porter’s Value Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction Model,dan BCG Matrix.
Menurut Anda model apakah yang paling baik digunakan dalam mengelola sebuah proyek sistem informasi?
C. Penutup