BAB IV SEKTOR INTERNAL
GRAND DESIGN KADERISASI 1. Mukaddimah
D. Sistem Kontrol 1. Definisi dan Tujuan
2. Ruang Lingkup Tarbiyah
Amanah Akademik Ekonomi Permasalahan lain
3. Pelaksana
Pelaksanaan sistem kontrol kader berada dalam tanggung jawab departemen MSDA LDP/LDW/LDPS. 4. Instrumen
4.1 Usrah Pengurus
4.1.1 Definisi dan Tujuan
Usrah secara bahasa berarti baju perisai yang melindungi, istri atau keluarga, jamaah yang diikat oleh kepentingan yang sama, kelompok. Maka definisi usrah adalah sarana pembinaan yang menghimpun semua makna di atas. Dia berfungsi sebagai pelindung karena di sana terdapat komunitas yang saling mengingatkan, berfungsi sebagai keluarga karena di sanalah ditanamkan dan dipraktekkannya nilai-nilai ukhuwah Islamiyah, dengan dilandasi tujuan dan kepentingan yang sama, yaitu membina diri, dalam format dinamika kelompok dengan jumlah anggota maksimal 12 orang. Fungsi pembinaan dari usrah diutamakan sebagai pemicu untuk melakukan tarbiyah dzatiyah bagi para pesertanya.
Selain memiliki fungsi pembinaan, usrah memiliki fungsi penjagaan, penguatan, dan koordinasi. Inilah fungsi-fungsi utama usrah terkait sistem kontrol. Kedudukan usrah adalah sebagai ujung tombak sistem kontrol kader yang menjamin keberjalan keseluruhan sistem kaderisasi dan manajemen SDM. 4.1.2 Pelaksana dan Peserta
Pelaksana usrah (naqib) adalah kader inti LDP/LDW/LDPS dan peserta usrah adalah seluruh pengurus LDP/LDW/LDPS.
4.1.3 Muatan
Usroh ini akan dijalankan setiap 2 pekan sekali. Waktu kerberjalanan usroh ini tergantung dari kesepakatan dari naqib dengan anggota usrohnya. Muatan yang diharapkan dari usroh ini antara lain : Tausiyah, memberikan nasehat-nasehat yang terkait kebutuhan dari para anggota usroh saat usroh
berjalan
Taujih, memberikan arahan, terkait arahan dakwah yang akan diberikan dan konsep dakwah di gamais secara detail
Motivasi, usroh ini diharapkan bisa memotivasi para anggota nya dalam beraktifitas sehari-hari dan dalam berdakwah
Tahfidz , saat usroh berlangsung alangkah baiknya naqib juga membimbing anggotanya dalam menghafal qur’an
Jaulah ‘ilmiy, kunjungan ke ustadz, tokoh, atau pihak terkait, dimana di pertemuan tersebut diharapkan bisa menjadi media diskusi intensif bagi para anggota dengan orang yang ditemui. Ini merupakan metode yang bisa memberikan ilmu secara komprehensif dan aplikatif langsung dari para pelaku.
Rihlah, dengan kata lain, jalan-jalan ke suatu tempat dengan tujuan refreshing
Muta’baah. Proses evaluasi terhadap pribadi dari masing-masing anggota usroh. Proses evaluasi ini berisikan:
o Kesehatan tarbiyah o Evaluasi amalan harian o Performansi akademik
o Performansi amanah dan aktifitas dakwah
o Permasalahan pribadi yang ada, seperti masalah ekonomi, pergaulan, dan dsb 4.2 Database Kader
a. Database kader disimpan oleh departemen MSDA LDP dan LDW/LDPS yang bersangkutan. b. Database kader di-update setiap 1 bulan sekali.
c. Informasi yang tersimpan dalam database kader adalah Data pribadi standar
Track record kaderisasi Kesehatan tarbiyah Performansi akademik
Performansi amanah dakwah Catatan permasalahan
d. Informasi yang tersimpan dalam database bersifat rahasia dan menjadi tanggung jawab departemen MSDA LDP/LDW/LDPS
4.3 Tim Manajemen SDM Kepanitiaan 4.3.1 Definisi
Tim Manajemen SDM Kepanitiaan merupakan suatu tim yang bertugas untuk meninjau kondisi kader di suatu kepanitiaaan baik dari segi kinerja, keaktifan, serta kondisi kader secara personal sehingga dapat terpantau dan dapat dilakukan treatment tertentu sesuai kebutuhan akan peningkatan kualitas keislaman dan efektifitas kader GAMAIS secara syumul
4.3.2 Tujuan
a. Menjaga keseimbangan kader.
b. Melakukan kerja kaderisasi, peninjauan kondisi kader di kepanitiaan, dan kontrol terhadap pembinaan keislaman terhadap kader dalam suatu kepanitiaan.
c. Mengontrol kualitas keislaman dan efektifitas panitia dalam suatu kepanitiaan
f. Posisi, Peran, dan Fungsi Mentoring dalam Dakwah GAMAIS
Posisi mentoring berada berada dalam tanggjung jawab BKM yang berkoordinasi dengan MSDA dan BRTK dalam Sektor Internal menempati posisi bidang rekrutmen dan tarbawi kader GAMAIS
Peran mentoring sebagai salah satu elemen pendukung kaderisasi dan pengokohan ukhuwah di sektor internal; ujung tombak rekrutmen dan pembinaan kader dalam dakwah
Fungsi mentoring adalah mendukung upaya-upaya pencapaian tujuan kaderisasi dan pengokohan ukhuwah dari sisi ma’nawiyah; memberikan follow up rekruting dari program-program syiar; dan memberikan pembinaan kepada kader-kader GAMAIS
g. Grand Design Mentoring
Akan dibahas oleh Badan Koordinasi Mentoring.
h. Pandangan GAMAIS terhadap Urgensi Mentoring
Mentoring merupakan salah satu elemen penting yang tidak bisa dipisahkan dari proses rekrutmen & kaderisasi. GAMAIS sebagai salah satu organisasi formal yang berada di ITB ketika menjalankan kegiatan-kegiatannya pasti membutuhkan SDM yang akan menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut. Oleh karena itu, GAMAIS membutuhkan kader-kader yang menjadi motor penggerak jalannya organisasi. Peran mentoring sebagai ujung tombak rekrutmen & tarbawi (pembinaan) berimplikasi terhadap pentingnya mentoring di dalam tubuh GAMAIS. Selain itu, mentoring dalam pandangan Gamais juga mempunyai peran sebagai elemen yang bertanggung jawab melakukan pembinaan terhadap seluruh mahasiswa muslim S1 ITB sebagai salah satu wujud peranan mentoring dalam da’wah GAMAIS menuju ITB islami.
i. Fungsi Sekretariat bagi GAMAIS
Fungsi sekretariat bagi Gamais adalah menyediakan kebutuhan materiil dan/atau moriil segala kegiatan keorganisasian Gamais. Kebutuhan materiil dapat berupa pusat data, informasi, atau sarana dan prasarana suatu kepanitiaan. Kebutuhan moriil dari sebuah sekretariat berkaitan dengan perannya sebagai ‘rumah’: memenuhi rasa nyaman pemiliknya, menghilangkan rasa lelah setelah berbagai aktivitas ,dan berbagai kebutuhan psikologis lainnya.
j. Makna “Keluarga” bagi GAMAIS
‘Sesungguhnya setiap mukmin adalah bersaudara....’ (QS. Al-Hujurat : 10). Dengan melihat firman Allah SWT ini, tanpa di
bawah naungan sebuah organisasi apapun, ikatan antara sesama mukmin adalah keluarga. Pemahaman inilah yang mendasari makna keluarga bagi Gamais, yaitu suatu ikatan yang berlandaskan atas keimanan kepada Allah SWT dan Rasulullah SAW. Sebagai organisasi dakwah Islam, Gamais memiliki fungsi membina ikatan kekeluargaan ini serta meningkatkan kualitasnya sehingga keluarga yang terbentuk akan menjadi generasi Rabbani.
Syi’ar berbasis rekrutmen, itulah yang akan menjadi gambaran follow-up kegiatan syi’ar yang dilaksanakan oleh SPK (Syi’ar Pelayanan Kampus) dan akan di follo-up oleh MSDA untuk direkomendasikan kepada program pembinaan.
Langkah-langkah follow up kegiatan-kegiatan syi’ar sebagai berikut, 1. Input data peserta syi’ar oleh Sektor Syi’ar dan Pelayanan Kampus.
2. Follow-up awal, yaitu dengan SMS tausiyah kepada peserta kegiatan syi’ar atas nama kegitan syi’ar yang bersangkutan, misalnya tim donor darah.
3. Data peserta syi’ar diolah oleh Biro Survey GAMAIS (Membandingkan data peserta pada berbagai kegiatan syi’ar). 4. Menyerahkan data peserta kegiatan syi’ar yang telah diolah kepada MSDA.
5. Membuat grade pembinaan untuk peserta syi’ar.
6. Merekomendasikan pembinaan dengan sentuhan langsung kepada peserta yang performansinya bagus pada kegiatan-kegiatan syi’ar yang dilaksanakan.
l. Antara Pusat dan Wilayah
Aspek LDP LDW (LDF/S & LDPS)
Rekrutmen Sesuai GDK
Pembinaan Segmentasi Objek Seluruh mahasiswa muslim ITB LDFS : mahasiswa TPB dan pengurus LDFS LDPS : mahasiswa tingkat 2 ke atas dan pengurus LDPS
Pelaksanaan a. Mengontrol pelaksanaan pembinaan di LDW b. Mem-backup pembinaan
LDW
c. Melaksanakan pembinaan terpusat
Pelaksana pembinaan, di bawah koordinasi LDP
DKT Melaksanakan DKT Merekomendasikan dan memobilisasi kader untuk mengikuti DKT
Matrikulasi a. Melaksanakan matrikulasi untuk kader di LDP b. Mengontrol pelaksanaan
matrikulasi di LDW
a. Melaksanakan matrikulasi untuk kader di LDW
b. Melaporkan keberjalanan dan hasil matrikulasi ke LDP
Pelantikan Melantik kader Merekomendasikan kader siap lantik Evaluasi dan Seleksi Sesuai GDK
Tadhrib Amal Memetakan dan
mendistribusikan kader ke LDP/LDFS/LDPS setiap awal kepengurusan
a. Melakukan staffing ke departemen b. Memberdayakan dan mengembangkan
kader di LDFS/LDPS
Sistem Kontrol Usroh Kader di LDP Kader di LDW
Database kader Pusat data a. Mengumpulkan data kader di LDW b. Melaporkan data ke LDP
c. Menjaga Data Tim Manajemen
SDM Kepanitian
Kepanitiaan LDP Kepanitiaan LDFS/LDPS
m. Levelisasi LDFS dan LDPS dalam Kaderisasi Kuesioner Levelisasi LDFS dan LDPS
Ya Tidak
Kepahaman Faham makna dakwah Faham tahapan dakwah Faham makna kaderisasi Faham amal-amal kaderisasi Faham konsep kaderisasi di GAMAIS Faham SOP terkait kaderisasi
Faham konsep manajemen SDM organisasi
Ya Tidak
Perencanaan
Kaderisasi Terdapat muwashofat kaderSesuai standar Gamais? Terdapat alur kaderisasi
Sesuai standar Gamais? Terdapat penjenjangan kader
Sesuai standar Gamais?
Ya Tidak
Rekrutmen Memiliki mekanisme perekrutan massal Memiliki mekanisme perekrutan fardhiyah
Program syiar di-follow up dengan program pembinaan
Ya Tidak
Pembinaan Proses pembinaan berjalan sesuai alur kaderisasi
Perangkat-perangkat pembinaan? Ada Tidak
Usroh kader/pengurus Seminar/training Rihlah Mabit Daurah Ta’lim Camping/mukhayam Rihlah
Infrastruktur pendukung? Ada Tidak
Ma'had Tahsin Tahfidz
Ya Tidak
Menjalankan mekanisme evaluasi dan seleksi kader sesuai jenjang dengan baik Terfasilitasinya semua jenjang/tingkat pada proses kaderisasi
Memiliki pendataan kader yang baik
Ya Tidak
Tadhrib Amal Semua kader diberi tadhrib amal yang jelas dan sesuai dengan jenjang kaderisasinya
Semua pengurus mengikuti proses kaderisasi Ada proses staffing ke setiap departemen
Ada masa magang/pembekalan/orientasi/edukasi tiap departemen Jumlah amanah sesuai dengan jumlah pengurus
Ada program pengembangan/edukasi pengurus Memiliki pendataan pengurus yang baik
Ya Tidak
Sistem Kontrol
Memiliki sistem kontrol dan pendataan amanah yang baik
Ya Tidak
Penyiapan Subjek Kaderisasi
Memiliki kader yang cukup secara kuantitas untuk meneruskan kerja kaderisasi Memiliki kader yang cukup secara kualitas untuk meneruskan kerja kaderisasi Memiliki program kaderisasi khusus untuk penerus pelaksana kerja kaderisasi
Berdasarkan parameter di atas, maka dapat dilakukan pengklasifikasian LDF/S/PS. Penilaian terhadap klasifikasi ini dapat dibagi ke dalam 3 (tiga) kategori, yaitu
Jumlah poin 28 – 42 tergolong LDF/S/PS Mandiri Jumlah poin 14 – 27 tergolong LDF/S/PS Madya Jumlah poin 0 – 13 tergolong LDF/S/PS Mula
Diisi dengan angka: Analisis
Kader madya Kader muda Kader mula
Jumlah hanif/massa muslim? (estimasi) Jumlah massa muslim/massa prodi Rekomendasi Strategis Berdasarkan Levelisasi LDFS dan LDPS
Aspek Levelisasi LDFS-LDPS
Mula Madya Mandiri
Fokus Kegiatan SDM
Pembentukan dan penguatan kader inti yang mampu diposisikan pada level strategis
1. Menambah jumlah kader dan menjaga kontinuitas jumlah tersebut 2. Mempersiapkan sistem
pengelolaan SDM yang baku (alur kaderisasi, mekanisme penilaian kinerja individu dan organisasi)
3. Mempersiapkan mekanisme pewarisan sistem yang baik 4. Mempersiapkan
kader-kader yang akan
mengimplementasikan dan memperbaiki sistem di masa yang akan datang
1. Implementasi dan perbaikan sistem
2. Pengelolaan SDM secara profesional
3. Inovasi dan kreasi dalam pengelolaan SDM
4. Pewarisan sistem yang lebih baik
Kebutuhan 1. Membuat alur kaderisasi 2. Membuat mekanisme
rekrutmen yang efektif dan efisien
3. Pengelolaan dan
pengembangan SDM yang berorientasi pada pembentukan dan penguatan kader inti LDFS-LDPS
1. Implementasi, perbaikan dan stabilisasi alur kaderisasi
2. Pembentukan sistem evaluasi kinerja individu dan organisasi 3. Pembentukan budaya organisasi 4. Pengelolaan dan pengembangan SDM yang berorientasi pada peningkatan kemampuan dasar organisasi dan keterampilan interpersonal
1. Pengakaran sistem untuk seluruh organisasi 2. Pengakaran budaya organisasi 3. Pengelolaan dan pengembangan SDM yang berorientasi pada peningkatan profesionalisme kerja baik secara individual maupun secara tim 4. Ekspansi dan diferensiasi
untuk pengembangan organisasi
Blue Print Syi’ar Pelayanan Kampus (SPK) GAMAIS ITB
1. Definisi
Syiar dalam bahasa sederhananya artinya mengajak, menyeru, atau mempengaruhi pada sesuatu.
Dari pengertian tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa Syiar Islam Kampus bermakna mengajak, menyeru civitas akademika pada Jalan Islam.
Pelayanan Kampus (Khidamy) merupakan salah satu sasaran dalam dakwah ini adalah bagaimana
agar dakwah ini bisa diterima oleh semua kalangan dan Islam menjadi rahmatan lil’alamin. Sebelum mencapai tahapan tersebut Islam haruslah mampu menjadi khidmatul ummah, yakni pelayan umat. Pelayan disini dimaksudkan memberikan bantuan serta memberikan pelayanan-pelayan yang dibutuhkan objek dakwah agar mereka bisa menjalani aktivitas mereka dengan baik.