HASIL DAN PEMBAHASAN
B. Kegiatan Informal 1 Coffe Morning
4.4.8 Saran Untuk Peningkatan Pelaksanaan Media Relations
Ada beberapa saran yang menjadi tugas rumah oleh humas untuk memperbaiki dan meningkatkan lagi penerapan fungsi media relations di lingkungan Pemerintah Kota Sibolga. Seperti yang disampaikan oleh informan ZI perlu diadakan pelatihan untuk peningkatan kualitas SDM staf humas seperti untuk mengelola website, menggunakan kamera untuk foto atau video dalam peliputan, menggunakan komputer untuk mengedit foto ataupun video, dll.
“Saran saya untuk diadakan pelatihan untuk peningkatan kualitas SDM staf disini. Memang sudah kita rencanakan untuk kegiatan tersebut, misalnya untuk pengelola website, atau menggunakan computer untuk mengedit foto-foto, menggunakan kamera untuk foto maupun video”. (Informan ZI)
Menurut informan waratawan, mereka sepakat berharap kecepatan akses informasi yang disediakan oleh humas lebih ditingkatkan lagi. Mereka membutuhkan informasi yang cepat karena mereka selaku wartawan harus menyiarkan berita yanguptodate sehingga mereka berharap sekali humas mampu memberikan informasi kepada mereka secepat mungkin. Selain itu, informan HS mengatakan humas perlu lebih intens dalam pelaksanaanmedia relationssehingga masyarakat lebih memahami apa yang sudah dan akan dilaksanakan Pemerintah Kota Sibolga. HS juga menyarankan humas lebih selektif dalam memilih media yang menulis berita, dengan melihat produksi beritanya dan frekuensi pemberitaannya.
“Saran kami perlu lebih intens dalam melaksanakan media relations itu sehingga masyarakat akan lebih banyak memahami apa saja yang sudah dilakukan dan mau dilakukan Pemerintah Kota Sibolga ini kedepannya. Pelu
92
sungguh melihat produksi pemberitaannya, frekuensi pemberitaannya jangan sampai hanya setahun sekali. Humas diharapkan lebih meningkatkan informasi lebih cepat diupdate sehingga teman-teman wartawan dan masyarakat lebih mudah mendapatkan informasi. Dengan demikian situasi di masyarakat dan tatanan Pemerintahan berjalan dengan baik”. (Informan HS)
Selain itu informan RB berharap hubungan antara pemerintah dengan media massa harus bersinergi. RB juga berharap Kabag dan Kasubbag Dokumentasi dan Pemberitaan bisa stand by 24 jam sehingga apabila wartawan membutuhkan informasi dini hari humas dapat menyediakan informasi tersebut. Terlihat juga informan RB sangat berharap untuk dihidupkannya kembali media center yang pernah ada dulu.
“Antara Pemerintah dengan media massa harus bersinergi. Tujuan pemerintah dengan media massa yaitu untuk kepentingan banyak meskipun satu sisi media massa dilihat sebagai perusahaan bisnis yang mencari profit. Selama ini memang sudah baik namun kita tetap berharap lebih baik lagi kedepannya. Kita berharap Kabag dan Kasubbag harus stand by 24 jam seperti kami tidak dibatasi jam kerja sehingga apabila kita membutuhkan informasi dini hari Humas siap sedia memberikan informasi tersebut. Kemudian kalau untuk Sibolga ini saya rasa media center itu perlu untuk dihidupkan kembali”. (Informan RB)
Informan JS mengatakan humas sebagai gudang informasi harus banyak mengetahui informasi. JS berharap hubungan antara humas dengan media harus dipelihara dengan baik jangan ada pengkotak-kotakan media karena keberadaan media lokal yang memiliki oplah yang banyak dan dibutuhkan oleh pemerintah untuk pencitraan hanya media lokal saja yang diperhatikan. Pemerintah seharusnya lebih berani untuk mempublikasikan seputar pemerintah ke masyarakat yang lebih luas diluar kota Sibolga sehingga Kota Sibolga ini dapat dikenal oleh masyarakat luas yang berada diluar kota Sibolga.
“Humas sebenarnya sebagai gudang informasi, mereka harus banyak mengetahui informasi. Seperti yang tadi saya katakan, jangan hanya keinginannya yang mau dibantu tetapi perhatikan juga media-media itu. Kalau memang ingin tetap berjalan baik ya harus dipelihara lah itu dan jangan sampai ada pengkotak-kotakan media karena memang keberadaan koran-koran lokal dan kebetulan memiliki oplah memang sangat dibutuhkan oleh pemerintah untuk “pencitraan”. Tidak hanya seperti saja semestinya diperhatikan karena memang mereka seharusnya lebih mempublikasikan ke tingkat atas bagaimana agar tingkat atas itu mau memperhatikan kota ini. Kalau sebatas di sini-sini saja, jangan seolah seperti takut untuk keluar. Itu lah yang harus mereka perhatikan, komunikasi yang baik memang harus tetap dijaga kalau memang masih mau berpatner dengan media “yang memiliki pembaca sampai keseluruh lapisan
masyarakat”. wartawan-wartawan yang ada dilingkupnya juga diperhatikanlah, kerena seperti yang kita katakan tadi memang media-media ini banyak yang tidak memperhatikan wartawannya. Ya kalau boleh agar berjalan baik juga perhatikanlah wartawannya”. (Informan HS)
Informan J berharap kelembagaan Humas berdiri sendiri tidak dibawah kesekertariatan sehingga humas mempunyai kekuasaan dan kewenangan untuk mengelola anggaran sendiri sama seperti kesatuan perangkat kerja lainnya.
“Saran saya ya itu tadi kalau boleh Humas ini berdiri sendiri kelembagaannya jadi Humas mempunyai kekuasaan atau kewenangan untuk mengelola anggaran secara mandiri sama seperti kesatuan perangkat kerja daerah yang lain, sehingga tidak ada kawan-kawan yang merasa seperti di anak tirikan. Semua kawan-kawan bisa dirangkul dan diajak kerjasama. Kalau ada dana pembinaan kawan-kawan juga bisa diajak tour minimal setahun sekalilah. Tetapi kalau mereka masih berada dibawah Sekertariatan daerah Saya rasa pers tour itu sangat berat untuk dilaksanakan”. (Informan J)
Berhubungan dengan pendapat dari RB, informan IP mengatakan humas perlu menambahkan jumlah unit komputer yang ada di dalammedia centerkarena dengan jumlah unit komputer yang ada kemarin dianggap masih kurang karena wartawan perlu bergantian saat ingin menggunakannya. Selain itu, ada harapan dari informan IP selaku wartawan untuk melibatkan wartawan dalam pembuatan ataupun mengisi majalah yang diterbitkan oleh humas Pemerintah Kota Sibolga.
“Saran saya, apa yang sudah dilaksanakan saat ini baik dengan media cetak maupun media elektronik dapat ditingkatkan. Misalnya media center yang memiliki komputer 5 unit perlu ditambah, karena biasanya wartawan yang mau menggunakan komputer tersebut harus antri. Humas juga ada menerbitkan majalah kalau bisa wartawan juga dilibatkan dalam mengisi pembuatan majalah itu, kadang wartawan memiliki ide untuk di masukkan dalam majalah. Kalau selama ini kerjasama yang terjalin dengan media baik itu media cetak, maupun media elektronik berjalan dengan baik. Kalau misalnya ada kerikil-kerikil kecil itu biasa. Kadang-kadang kita tidak bisa menyalahkan mereka karena jurnalistik itu selalu cepat saji, wartawan harus bisa sabar dalam mencari data dan Humas juga sebagai penyedia data diharapkan bisa cepat namun memang tidak bisa semudah itu juga namanya mereka juga terkadang tidak memiliki semua data”. (Informan IP)
Informan SA selaku informan humas memiliki harapan kepada para wartawan. Menurut SA, wartawan atau insan pers diharapkan dapat dibekali dengan ilmu-ilmu yang brilian seperti suatu inovasi-inovasi ke arah pembaharuan transformasi informasi. Berikut penjelasan lengkap SA :
94
“Harapan kita sedapat mungkin sebagai wartawan atau insan pers dapat dibekali dengan ilmu yang briliun seperti suatu pencerahan-pencerahan pelaksanaan inovatif, pembaharuan-pembaharuan ke arah transformasi informasi, bagaimana menyuarakan perkembangan pembangunan di Kota Sibolga melalui medianya masing-masing agar masyarakat diluar dapat bergairah membacanya untuk mengetahui perkembangan di Kota Sibolga ini”. (Informan SA)
Tabel 4.2 Penemuan dalam Penelitian
No Temuan Informan Humas
SA ZI AM HL 1. Pemahaman Mengenai Fungsi Media Relations di Lembaga Pemerintah SA mengatakan Fungsi
media relations yaitu sebagai sebuah kebutuhan yang sangat penting bagi seorang yang berada pada level top manager atau pimpinan pada sebuah perusahaan ataupun organisasi/lembaga. SA mengatakan informasi adalah hal yang sangat dibutuhkan bagi seorang pimpinan terhadap perkembangan informasi tentang hal-hal baru yang berkembang setiap hari
Menurut ZI Sangat penting ya untuk membantu tugas sebagai humas dalam hal penyebaran informasi.
AM mengatakan media relations itu sangat penting karena humas berperan sebagai corong pemerintah dalam hal penyedia informasi
HL menganggap kegiatan
media relations penting karena seorang humas memiliki kewajiban untuk menampilkan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Sibolga di media baik itu website resmi Pemerintah Kota Sibolga untuk diketahui oleh masyarakat luas.
96
maupun setiap masa. Informasi tersebut dapat dijadikan referensi untuk efektivitas sehari-hari
misalnya dalam
penanganan hal-hal yang berhubungan dengan publik media maupun Unit Pelayanan Sistem yang ada di perangkat struktur kerja. 2. Kegiatan Media Relations di Pemerintahan Kota Sibolga. •Kegiatan Formal •SA mengatakan
konferensi pers sudah menjadi tupoksi bagi Humas Pemerintah Kota Sibolga di setiap kegiatan
•Kegiatan temu pers telah dimasukkan kedalam APBD untuk dilaksanakan sebanyak dua kali dalam setahun. Berdasarkan
•AM mengatakan aktivitas
media relations yang dilaksanakan oleh Humas seperti melayani insan pers sebagai mitra, juga
•HL mengatakan
konferensi pers ada dilakukan humas, biasanya kegiatannya bersifat mendadak untuk
yang urgent ataupun permasalahan-
permasalahan yang menyangkut eksistensi Pemerintah Kota Sibolga. Humas Pemerintah Kota
Sibolga selalu
mengadakan konferensi pers untuk mengklarifikasi suatu isu yang beredar di masyarakat dengan mengundang wartawan untuk menjelaskan atau melakukan pembenaran
terhadap titik
permasalahan yang ada sehingga wartawan hanya mendapat satu informasi melalui humas bukan melalui misalnya SKPD
keterangan dari ZI yang merupakan Kepala Subbagian Dokumentasi dan Pemberitaan, kegiatan temu pers ini tidak memiliki jadwal tetap namun telah tercantum dalam APBD untuk dilaksanakan 2 x dalam satu tahun. Dalam temu pers ini, wartawan diundang untuk hadir di tempat yang telah ditentukan humas untuk diadakannya kegiatan temu pers tersebut. Pemerintah Kota Sibolga akan membahas masalah pembangunan yang telah dilaksanakan dan yang
memiliki kegiatan rutin untuk berdiskusi dengan insan pers melalui jumpa pers.
mengklarifikasi suatu isu atau menyampaikan program pemerintah
98
yang bermasalah untuk mengurangi kesalahan informasi dan humas dapat mengontrol pemberitaan yang beredar di media.
akan dilaksanakan
kedepannya oleh
Pemerintah Kota Sibolga maupun hal-hal lain yang
penting untuk
disampaikan oleh humas kepada media/pers. Dalam pembahasan tersebut, di adakan sesi tanya jawab yang di pimpin oleh seorang moderator dimana wartawan diberikan kesempatan untuk
bertanya kepada
pemerintah mengenai masalah yang sedang dibahas dan pemerintah akan mejawabnya.
•Kegiatan pengiriman rilis dilakukan untuk email
•Proses sebelum rilis tersebut dikirimkan oleh
•Rilis yang telah dibuat oleh staf humas akan
•Penyebaran rilis kepada wartawan setiap ada
wartawan yang terdata oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga. SA juga menambahkan jika ada wartawan yang tidak sempat hadir disuatu kegiatan atau peliputan mereka akan mengirimkan rilis seputar kegiatan tersebut melalui email- email wartawan.
•Menurut SA, kegiatan pers tour ini memang tidak mengajak seluruh media tetapi hanya beberapa media saja. Namun hal tersebut tidak bisa dikatakan memilih- milih media yang ikut,
Humas Pemerintah Kota Sibolga kepada wartawan yaitu setelah staf Humas melakukan peliputan, staf Humas membuat rilis hasil dari peliputan tersebut. Setelah rilis tersebut dibuat, rilis itu akan diserahkan kepada informan ZI selaku Kasubbag Pemberitaan dan Dokumentasi untuk diperiksa apakah rilis tersebut layak untuk dikirimkan ke wartawan atau tidak.
•Humas pernah
melaksanakan kegiatan
pers tour namun tidak
dikirimkan ke email-email wartawan lalu rilis tersebut akan di tampilkan di website resmi Pemerintah Kota Sibolga. Para wartawan yang tidak mendapatkan email juga dapat menggunakan rilis yang ada di website Pemko Sibolga untuk dijadikan referensi dalam pembuatan berita untuk diterbitkan di media mereka.
•Press tour itu misalnya ada kalanya Walikota memiliki kegiatan baik di Ibu Kota Provinsi Medan, baik di Jakarta atau
kegiatan itu wajib dikirimkan rilis itu kepada mereka melalui email.
•Menurut HL kegiatanpers tour sering dilakukan Humas Pemko Sibolga apalagi kalau ada kegiatan seperti penerimaan penghargaan itu wajib diikutkan wartawan.
100
tetapi media yang di ajak di sesuaikan dengan ciri pemberitaan media tersebut dan kegiatan yang akan diliput.
sering karena kegiatan
pers tourini dilaksanakan apabila ada kegiatan pemerintahan di luar kota.
Biasanya humas
membawa wartawan ke luar kota untuk ikut meliput kegiatan bersama Walikota ataupun kegiatan pemerintahan di luar kota. Memang hanya beberapa media yang diikut sertakan dalam kegiatan
pers tour yang
dilaksanakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga sesuai dengan kegiatan yang diliput.
dimana pun itu,
adakalanya humas
membawa wartawan dari daerah Sibolga ke kegiatan itu dan di fasilitasi oleh humas.
•SA mengaku selaku Kabag Humas Pemerintah Kota Sibolga pernah mengadakan media visit
ke salah satu media. Menurut SA, selama SA menjabat setahun ini SA pernah berkunjung ke kantor salah satu media cetak yaitu media Tapanuli di Kota Siantar dan Pos Metro grup. Kegiatannya bersifat insidentil kebetulan ada tugas ke kota tempat percetakan media tersebut lalu SA beserta Walikota dan rombongan lainnya berkunjung ke kantor
•Menurut ZI, selama ZI di Humasy dan Protokoler, belum pernah dan belum ada di programkan untuk melakukan kunjungan ke kantor media (media visit). Namun kalau pihak media sering datang ke tempat kita.
•Menurut AM, selama beberapa tahun belum pernah humas berkunjung
ke media dalam
pengertian pergi ke kantor-kantor media karena yang terpenting adalah komunikasi humas ke media terjalin baik. Jadi selama humas
bertemu dengan
wartawan, baik dalam suasana-suasana formal maupun dalam suasana informal ada jalinan komunikasi yang baik dengan wartawan. Apalagi di Sibolga, media asli Sibolga hanya beberapa, yang lainnya media
•Menurut HL, selama HL di Humasy dan Protokoler belum pernah humas berkunjung ke kantor media biasanya wartawan yang datang ke kantor humas.
102
media tersebut. terbitan Jakarta, Medan,
jadi sedikit sulit kalau humas harus berkunjung ke sana. Yang penting kita dengan orang media berkomunikasi dengan baik. •Kegiatan Informal •SA menyatakan humas pernah mengadakan kegiatan coffe morning.
Humas Pemerintah Kota Sibolga mengundang wartawan baik wartawan media cetak maupun
wartawan media
elektronik untuk hadir dalam kegiatan coffe
morning bersama
Walikota untuk menjaga
•Menurut ZI, kegiatancoffe morning ada dilaksanakan Humas Pemko Sibolga. Dalam kegiatan tersebut Kabag Humas bersama wartawan dalam suasana santai sharing-sharing masalah pemerintahan ataupun isu-isu yang lagi hangat.
•Menurut AM, kegiatan
coffe morning ada dilaksanakan Humas Pemko Sibolga namun kegiatan terebut tidak memiliki jadwal khusus. Biasanya kegiatannya bersifat santai sehingga dapat membina hubungan baik dengan insan media.
•Menurut HL, dalam kegiatan coffe morning
tersebut humas
mengundang wartawan untuk hadir ke tempat yang ditentukan lalu disana akan membahas program-program
pemerintah namun suasananya lebih santai.
kedekatan antara Pemerintah Kota Sibolga selaku Walikota kepada
wartawan untuk
mensinkronisasi antara tugas wartawan dengan menyuarakan program- program Pemerintah.
3. Akses Informasi Bagi Wartawan
•SA menjelaskan Humas Pemerintah Kota Sibolga selalu terbuka mengenai rilis maupun kegitan- kegiatan yang diliput oleh staf Humas Pemko itu sendiri. Rilis-rilis yang staf humas buat lalu dikirimkan ke email-email wartawan yang sudah dititipkan ke Humas
•ZI mengatakan Humas Pemerintah Kota Sibolga juga menyediakan informasi standar dalam rilis yang mereka buat yang dimuat di website resmi Pemerintah Kota Sibolga
www.sibolgakota.go.id. Selain rilis, Humas Pemerintah Kota Sibolga
•AM akses informasi yang disediakan oleh Humas Pemerintah Kota Sibolga sangat terbuka untuk
wartawan. Humas
Pemerintah Kota Sibolga akan membuka akses informasi seluas-luasnya jika Humas Pemerintah Kota Sibolga memiliki datanya. AM selaku staf
•Menurut HL, Humas Pemerintah Kota Sibolga membuka akses informasi seluas-luasnya. Untuk informasi-informasi umum seputar pemerintah selama staf humas mengetahuinya silahkan tanyakan kepada staf humas, namun jika informasi yang ditanyakan
104
Pemko Sibolga untuk di terbitkan di media masing-
masing. Humas
Pemerintah Kota Sibolga pertama sekali melihat informasi apa yang diminta wartawan. Humas dalam hal ini Kasubbag
Dokumentasi dan
Pemberitaan akan
menyerahkan form untuk diisi mengenai informasi yang diminta oleh wartawan. Setelah form tersebut diproses, apabila wartawan meminta informasi kerahasiaan maka form tersebut akan diserahkan ke PPID. Apabila informasi yang
juga bersedia memberikan foto jika wartawan memintanya. Wartawan dapat meminta foto tersebut langsung kepada ZI ataupun melalui Kabag Humas.
humas menjelaskan memang tidak semua detail dari suatu acara ataupun kegiatan diketahui oleh humas. AM berharap wartawan ataupun insan pers dapat mengerti kondisi tersebut dan jika humas tidak memiliki informasi tersebut humas akan menghubungkan
wartawan langsung ke dinas-dinas bersangkutan.
bersifat rahasia bisa langsung menghubungi Kasubbag Dokumentasi dan Pemberitaan atau langsung ke Kabag Humas.
diminta tidak menyangkut kerahasiaan dari pada pelaksanaan pemerintah akan ditindak lanjuti oleh Kasubbag Dokumentasi dan Pemberitaan.
4. Fasilitas Peliputan
•SA mengatakan fasilitas yang disediakan oleh humas seperti media center dilengkapi dengan berbagai fasilitas khusus untuk mempermudah
wartawan dalam
pembuatan berita maupun pengiriman berita ke kantor redaksi mereka masing-masing. Fasilitas yang disediakan seperti 3 unit komputer dan
•ZI mengatakan humas menyediakan 6 unit komputer di dalam media center. Namun ruangan media center saat ini tidak lagi berfungsi karena situasi yang tidak memungkinkan dan dijadikan ruangan Kabag Humas. Tapi, kalau wartawan datang mau menulis berita atau ngeprint kita sediakan
•Menurut AM, fasilitas- fasilitas khusus yang disediakan untuk wartawana tidak ada karena fasilitas humas juga terbatas, namun
wartawan dapat
menggunakan komputer dan internet yang ada di kantor humas. Wartawan yang mau menulis berita kepada redakturnya lewat e-mail bisa di kantor
•Menurut HL, humas menyediakan 4 unit komputer di dalam media center. Ruangan media centertidak ada lagi sudah beralih fungsi dan komputer yang empat tadi, jadi staff yang menggunakannya.
106
internet. SA
menambahkan media center masih berfungsi di ruangan di sana, kemarin ini memang ruangan
media center sudah kita sediakan namun tidak ada yang datang ya karena ruangan Kabag juga tidak ada, saya fungsikan saja ruangan ini menjadi ruangan Kabag.
fasilitas printer ada dua dan computer ada enam unit.
humas. Kalau fasilitas- fasilitas di lapangan misalnya kamera itu tidak ada.
5. Tanggapan