Pola pengembangan karir karyawan dibagi dalam dua jenis yaitu pola horizontal dengan melakukan mutasi pada level yang sama untuk penyegaran dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan, dan pola vertikal dengan melakukan mutasi ke tingkat yang lebih tinggi dalam rangka promosi karena prestasi.
2. Infrastruktur Sistem Informasi SDM (Human Resource Information System)
Untuk menunjang otomasi manajemen SDM, PT. Jamsostek (Persero) memanfaatkan teknologi informasi untuk melakukan pengukuran kompetensi karyawan dan membangun Sistem Informasi SDM yang terintegrasi. Sistem informasi tersebut terdiri dari beberapa modul antara lain model dan kamus kompetensi, sistem pengembangan kompetensi, sistem manajemen kinerja karyawan berbasis kompetensi, dan sistem manajemen karir.
2.8
ASPEK PENGEMBANGAN PROSES BISNIS DAN SISTEM TEKNOLOGI
INFORMASI
2.8.1 Proses Bisnis
Aktifitas PT. Jamsostek (Persero) saat ini adalah untuk mengoperasikan program-program jaminan sosial tenaga kerja (BPJS Ketenagakerjaan) seperti Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), dan Jaminan Kematian (JKm). Peserta PT. Jamsostek (Persero) terdiri dari perusahaan sebagai pemberi kerja dan karyawannya sebagai tenaga kerja dengan membayar iuran. Proses bisnis PT. Jamsostek (Persero) dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:
√ Proses bisnis inti yang menggambarkan aktifitas inti pada kerangka rantai nilai seperti pendaftaran peserta, pembayaran iuran, pengelolaan dana, dan klaim manfaat.
√ Proses bisnis pendukung yang menggambarkan aktifitas pendukung pada rantai nilai seperti administrasi umum, sumber daya manusia, sistem teknologi informasi, dan sebagainya.
1. Proses Pendaftaran Peserta
Proses pendaftaran peserta PT. Jamsostek (Persero) umumnya dilakukan secara kolektif oleh pemberi kerja yang mendaftarkan dirinya dan pekerjanya pada kantor-kantor PT. Jamsostek (Persero) terdekat. Pemberi kerja yang ikut andil membayar iuran bagi pekerjanya sebesar persentase tertentu dari gaji pekerjanya memberikan permasalahan tersendiri. Iuran Jamsostek dipandang sebagai beban biaya sehingga terdapat kecenderungan dari beberapa pemberi kerja untuk mengurangi jumlah iuran Jamsostek yang harus dibayar dengan cara:
i. Tidak mengikuti program PT. Jamsostek (Persero)
ii. Pemberi kerja mendaftarkan jumlah pekerjanya lebih sedikit dari jumlah yang sebenarnya. iii. Pemberi kerja menginformasikan gaji pekerjanya lebih kecil dari gaji pekerja yang sebenarnya.
Permasalahan di atas sulit dideteksi karena tidak tersedianya sistem yang mendukung upaya pengawasan dan penegakan hukum yang dilaksanakan oleh Dinas Ketenagakerjaan terhadap pemberi kerja.
Setiap peserta yang sudah terdaftar akan menerima kartu dengan nomor kepesertaan yang disebut Jamsostek ID. Namun demikian Jamsostek ID ini masih bersifat show card (identitas nomor Kartu Peserta Jamsostek), sehingga timbul beberapa permasalahan yaitu:
i. Peserta JAMSOSTEK yang berhenti bekerja dan kemudian bekerja lagi akan memiliki JAMSOSTEK ID baru.
ii. Peserta JAMSOSTEK yang bekerja pada beberapa perusahaan dapat memiliki beberapa JAMSOSTEK ID.
Mendapatkan pelayanan di cabang/channel Jamsostek
Memberikan nomor virtual account
Memberikan nomor virtual account
Memberikan informasi pembayaran perusahaan
Menjalin kerjasama dan membayar fasilitas Mendapatkan pelayanan di klinik
kerjasama Jamsostek Mendaftarkan perusahaan dan tenaga kerja ke Jamsostek Melakukan pembayaran iuran Mengisi profile Menginput ke sistem informasi JAMSOSTEK
GAMBAR 2.9: PROSES PENDAFTARAN PESERTA DAN PEMBAYARAN IURAN PT. JAMSOSTEK (PERSERO)
2. Proses Pembayaran Iuran
Proses pembayaran iuran dimulai ketika setiap bulan pemberi kerja menyetorkan iuran Jamsostek pekerjanya secara kolektif yang berasal dari pemotongan gaji pekerja dan subsidi iuran yang menjadi kewajibannya. Iuran disetorkan ke rekening PT. Jamsostek (Persero) melalui bank atau pos giro dan sering tidak diketahui identitas pengirimnya sehingga menyulitkan proses rekonsiliasi untuk mengetahui penyetoran premi tersebut untuk peserta siapa saja dan untuk pembayaran program apa saja.
Kesulitan lain yang dihadapi pada proses pembayaran iuran saat ini adalah jika penyetoran iuran oleh pemberi kerja tidak disertai rincian alokasi iurannya, pertama, sulit mengetahui pembayaran iuran untuk peserta siapa saja dan program apa saja. Kedua, walaupun jumlah peserta tidak berubah dari bulan sebelumnya, tetapi jika terjadi perubahan gaji peserta, maka diperlukan upaya yang cukup besar untuk mencocokkan data yang dikirimkan pemberi kerja dengan jumlah iuran yang dibayarkan.
3. Proses Pengelolaan Dana
Dana yang diperoleh dari iuran peserta dikembangkan dengan cara menempatkan dana tersebut kepada instrumen-instrumen investasi yang diperkirakan dapat memberikan hasil investasi yang optimal dengan risiko yang terukur sehingga dapat memberikan manfaat kepada peserta secara berkelanjutan terutama dari sisi kecukupan dana. Proses bisnis pengelolaaan dana dengan risiko yang terukur ini dicerminkan melalui ketaatan pada aturan investasi yang ditetapkan pemerintah melalui PP No. 22 tahun 2004 tentang Pengelolaan dan Investasi Dana Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja.
4. Proses Klaim Manfaat
Peserta yang sudah memenuhi syarat memperoleh manfaat dapat mengajukan klaim untuk memperoleh haknya melalui cabang PT. Jamsostek (Persero). Permasalahan yang terjadi saat ini adalah proses pelayanan klaim membutuhkan waktu yang relatif lama terutama untuk manfaat program Jaminan Hari Tua (JHT). Hal ini terjadi karena penyetoran iuran oleh pemberi kerja seringkali tidak disertai dengan identitas pengirim dan rincian alokasi iuran sehingga diperlukan upaya yang besar untuk mencocokkan data peserta dan besarnya manfaat yang harus dibayarkan oleh PT. Jamsostek (Persero).
2.8.2 Sistem Teknologi Informasi
Dukungan sistem teknologi informasi (TI) mutlak diperlukan agar dihasilkan proses bisnis yang efisien dan kecepatan layanan yang memuaskan bagi peserta.
1. Arsitektur Sistem Teknologi Informasi
Sistem TI PT.Jamsostek (Persero) dikembangkan dengan menggunakan arsitektur sistem terpusat (centralized system). Pada tahun 2012 terkoneksi kepada 8 kantor wilayah, 121 kantor cabang, 8 kantor unit pelayanan, dan partner channel. Arsitektur terpusat ini didukung oleh pusat data (data centre) sebagai pusat penyimpanan dan pemrosesan data untuk mendukung operasi sehari-hari seperti layanan kepada peserta (pendaftaran, pembayaran iuran, klaim manfaat, dan layanan informasi), pengelolaan dana, dan informasi yang dibutuhkan oleh seluruh tingkatan manajer untuk pengambilan keputusan (Data Warehouse, Decision Support System, dan Business Intelligent). Data center ini juga berfungsi sebagai pusat pengendali jaringan otomasi internal PT. Jamsostek (Persero) maupun jaringan interkoneksi dengan pihak ketiga seperti internet dan koneksi host-to-host dengan mitra kerja seperti perbankan.
Arsitektur sistem terpusat membutuhkan tingkat kehandalan (reliability) dan ketersediaan (availability) data center yang tinggi karena jika terjadi permasalahan pada data center misalnya terjadi kerusakan akibat bencana alam (gempa bumi, kebanjiran) atau kebakaran dapat menimbulkan dampak yang sangat serius bagi kelangsungan operasi perusahaan. Untuk mengantisipasi hal ini, PT. Jamsostek (Persero) memiliki pusat pemulihan bencana (disaster recovery center/DRC) yang berfungsi mengambil alih peran data center jika terjadi gangguan.
2. Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki PT. Jamsostek (Persero) terdiri dari perangkat keras seperti server dan workstation, sistem operasi, database, dan jaringan komunikasi serta keamanan data. Beberapa server yang ditempatkan pada data center dan DRC membentuk server farm dan masing-masing server beroperasi sesuai fungsinya seperti untuk server database, server aplikasi, server switching, mail server, dan sebagainya. Sedangkan workstation yang digunakan oleh karyawan PT. Jamsostek (Persero) baik di kantor pusat maupun di kantor cabang untuk mengakses aplikasi dan database umumnya menggunakan komputer personal atau notebook.
Server-server di atas digerakkan dengan sistem operasi berbasis UNIX untuk server-server utama seperti server database dan aplikasi, serta sistem operasi berbasis WINDOWS untuk server-server pendukung seperti mail server dan sejenisnya. Untuk menangani database kepesertaan yang jumlahnya cukup besar, perangkat lunak Oracle 10G dipercaya sebagai perangkat lunak database yang dipasang pada server di data center maupun DRC.
Jaringan fiber optic (FO) dengan bandwidth (lebar pita) antara 1 Mbps hingga 4 Mbps digunakan untuk menghubungkan data center, DRC, kantor pusat, dan gedung Menara BPJS Ketenagakerjaan dengan jaringan VPN (Virtual Private Network). Sedangkan jaringan terrestrial dengan bandwidth 128 Kbps hingga 256 Kbps digunakan untuk menghubungkan cabang-cabang PT. Jamsostek (Persero) dengan jaringan VPN.