BAB II: SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH POLISI PAMONG
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Satuan Polisi Pamong Praja antara lain adalah sebagai berikut :
1. Program pelayanan administrasi perkantoran 2. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur 3. Program peningkatan disiplin aparatur
4. Program peningkatan kapasitas sumberdaya aparatur 5. Program peningkatan kenyamana dan keamanan lingkungan 6. Program pemeliharaan kantrantibmas
7. Program pemberdayaan masyarakat untuk menjaga ketertiban dan kemanan
8. Program peningkatan pembrantasan penyakit masyarakat (PEKAT)
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA SATUAN POLISI PAMONG PRAJA (SATPOL PP) KOTA PEMATANGIANTAR
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2008:3), “Sistem merupakan suatu organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaaan perusahaan”.
Pengertian Kas
Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai.
Namun dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang lebih luas yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat dicairkan setiap saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat diterima menjadi alat pembayaran dan dapat disimpan di bank.
Menurut SAK ETAP 2009, “kas terdiri atas saldo kas di perusahaan (cash on hand) dan saldo rekening giro.Kas di perusahaan terdiri atas uang kertas dan uang logam.”
Menurut Suharli (2006 : 173), “Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat
dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”
Keberadaan kas dalam entitas sangat penting karena tanpa kas, aktivitas operasi perusahaan tidak dapat berjalan.Entitas tidak dapat membayar gaji, memenuhi utang yang jatuh tempo dan kewajiban lainnya.Entitas harus menjaga jumlah kas agar sesuai dengan kebutuhannya. Jika jumlah kas kurang, maka kegiatan operasional akan terganggu. Terlalu banyak kas, menyebabkan entitas tidak dapat memanfaatkan kas tersebut untuk mendapatkan imbal hasil yang tinggi.
Kas termasuk instrumen keuangan dalam klasifikasi aset keuangan.Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan entitas. Kas terdiri atas uang kartal yang tersimpan dalam sebuah entitas, uang tersimpan dalam rekening bank dan setara kas. Kas secara umum digunakan sebagai alat pembayaran untuk aktivitas operasi persahaan tanpa suatu pembatasan.Ada kalanya kas dimilliki untuk tujuan tertentu sehingga tidak bebas digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan.
Kas tersusun dari simpanan komersial dan rekening di bank atau di tempat lain serta pos-pos yang ada dalam perusahaan dipergunakan sebagai media tukar, atau yang dapat diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang tercantum didalamnya. Kas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan operasional perusahaan karena itu diperlukan suatu penggolongan yang lebih cermat dan lebih teliti.
Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli dagangan tersebut ke pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit timbullah piutang usaha; piutang usaha ini lalu ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan seterusnya dimana siklus akan berulang kembali.
Banyak sekali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung memengaruhi penerimaan dan pembayaran kas.Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian iternal yang efektif atas kas mutlak diperlukan.
Dari pengertian kas di atas, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
a. Yang termasuk golongan kas terdiri atas :
1. Uang Tunai (uang kertas dan uang logam) Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran.
2. Dana yang Tersedia di Bank Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran.
3. Cek Cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran dan cek tersebut setiap saat dapat dicairkan di bank.
4. Cek Perusahaan Cek perusahaan adalah surat perintah pada bagian keuangan untuk mengeluarkan uang bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan itu sendiri untuk membayar kepada pihak lain.
5. Cek Dalam Perjalanan Cek dalam perjalanan adalah cek yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pihak lain tetapi belum di uangkan di bank.
6. Simpanan Uang di Bank-bank Luar Negeri Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan penarikannya. Saldo simpanan ini dalam neraca dilaporkan dalam mata uang rupiah sebesar nilai kursnya.
7. Hal-hal Lain yang Dapat Disamakan Dengan Uang Terdiri dari surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank, dimana bank bersedia membayar seperti nominal yang tertera dalam surat tersebut.
b. Yang tidak termasuk golongan kas terdiri atas :
1. Cek mundur
2. Pembayaran-pembayaran yang dimuka 3. Surat berharga jangka pendek
4. Perangko dan materai 5. Deposito berjangka
6. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dan sifatnya terkait seperti dana pensiun, pelunasan obligasi dan pembayaran deviden 7. Wesel tagih
Berdasarkan pengertian kas yang telah diuraikan diatas, maka pada Satuan Polisi Pamong Praja (SATPOL PP) kas bersifat penting
melakukan transaksi terutama dalam pengeluaran dan pemasukan yang berhubungan dank kas. Dan pada SATPOL PP terdapat golongan kas seperti uang tunai, dana yang tersedia di bank, cek yang diterima dari pihak lain, cek perusahaan, dan cek dalam perjalanan. Dan pada SATPOL PP juga memiliki golongan yang tidak termasuk dalam kas seperti pembayaran-pembayaran yang di muka, perangko dan materai, serta kas yang di sisihkan untuk tujuan tertentu.
Pengertian Pengendalian Internal
Untuk menjaga kas agar tetap aman, maka perusahaan perlu membuat sistem pengendalian intern.Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.Pengendalian intern tersebut menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Pengertian pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.
Menurut COSO (2013 : 3), ”pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini”
1. Efektifitas dan efisiensi operasi 2. Keandalan pelaporan keuangan
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Terdapat lima komponen pengendalian internal, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 2. Penilaian Resiko (Risk Assessment)
3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 5. Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.Defenisi sistem pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Menurut Mulyadi (2009 : 183), unsur pokok pengendalian internal adalah sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi personel organisasi tentang pengendalian. Dan lingkungan pengendalian juga merupakan unsur yang merupakan landasan untuk semua unsur pengendalilan intern, yang membentuk disiplin dan struktur.
2. Penaksiran Resiko Penaksiran resiko biasanya digunakan dalam pelaksanaan pelaporan keuangan, yaitu penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan
untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaatnya.
3. Informasi dan Komunikasi Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi.
4. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kegiatan dan prosedur ini dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas.
5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Manajemen bertanggung jawab dalam pembentukan dan pembinaan sistem pengendalian intern.Untuk ini manajer perlu mengendalikannya secara terus menerus agar sistem pengendalian intern berjalan dengan semestinya.
Pengendalian Internal pada SATPOL PP sudah terlaksana dengan baik karena pada SATPOL PP telah memiliki metode yang baik dalam memantau proses keuangan yang seperti memilki dua bendahara yaitu bendahara bagian pemasukan dan bendahara bagian pengeluaran yang dibedakan sehingga lebih memudahkan untuk memantau setiap kegiatan yang telah berlangsung di bagian keuangan.
Pengendalian Internal Kas
Kas merupakan aset likuid yang mudah digunakan, banyak yang menginginkan sehingga mudah dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.Untuk itu entitas perlu merancang pengendalian
internal yang baik agar kas perusahaan aman dan terlindungi.Perlindungan terhadap kas dapat berupa fisik maupun perlindungan untuk menjaga agar kas tidak digunakan untuk kepentingan yang tidak seharusnya.
Menurut Slamet (2013:5) kas merupakan aset yang menjadi permulaan siklus operasi perusahaan.Oleh karena itu, kas merupakan titik awal untuk sistem pengendalian akuntansi.
Kas memiliki tiga karakteristik yang menarik, yaitu (i) dapat ditukar sewaktu-waktu menjadi aset nonkas karena sifatnya sebagai alat pertukaran/pembayaran, (ii) mudah digelapkan karena bentuknya kecil dan mudah dipindahkan karena bobotnya ringan dan (iii) tidak ada identitas pemiliknya.
Beberapa bentuk pengendalian terhadap kas misalnya sebagai berikut:
1. Terdapat pemisahan tugas antara pihak yang melakukan otorisasi dengan pembayaran, pihak yang melakukan pengelolaan kas dan pencatatan, pihak pengguna dan pihak pembayar. Tingkat pemisahan tugas disesuaikandengan kebutuhan entitas. Pada entitas yang besar pemisahan tugas dilakukan dalam unit terpisah, namaun dalam entitas kecil pemisahan tugas tidak dapat dilakukan secara ideal. Utamanya, harus ada kroscek dan control dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan wewenang dapat dihindari.
2. Penggunaan lemari besi (brankas) untuk menyimpan kas atau di ruang tertutup dengan akses terbatas.
3. Penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan rekening yang berbeda
4. Pengeluaran uang dilakukan melalui bank dan menggunakan cek sehingga terdapat pengendalian pencatatan oleh pihak lain.
5. Penerimaan kas melalui bank, untuk keamanan dan pengendalian pencatatan
6. Penggunaan sistem imprest kas kecil untuk memenuhi kebutuhan kas dalam jumlah kecil
7. Rekonsiliasi antara pencatatan perusahaan dengan rekening.
Pada SATPOL PP telah berlangsung proses pengedalian internal kas yang cukup baik seperti pemisahan tugas yang berbeda pada bendahara, pengunaan lemari besi untuk menyimpan kas, pengunaan rekening yang berbeda dalam pengeluaran dan pemasukan, dan setiap pengeluaran dan pemasukan telah dilakukan melalui bank agar mudah proses pencatatannya.
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Internal Kas 1. Tujuan Pengendalian Internal Kas
Tujuan pengendalian internal kas menurut Mulyadi (2001:163) adalah:
a) Menjaga kekayaan organisasi
b) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c) Mendorong efisiensi
d) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 2. Fungsi Pengendalian Internal Kas
Baridwan (2005:13) mengatakan bahwa fungsi pengendalian internal (internal control) yaitu sebagai berikut:
a) Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi b) Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi c) Memajukan efisiensi dan operasi
d) Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu.
Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsi pengendalian internal (internalcontrol) sangat luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti tidak ada lagi peluang bagi orang-orang tertentu pada suatu organisasi untuk melakukan kecurangan atau penyelewengan serta kesalahan-kesalahan.Dengan adanya pengendalian internal (internal control), pelaksanaan kegiatan penyelewengan dan kecurangan-kecurangan serta kesalahan-kesalahan yang merugikan, namun demikian, semuanya tergantung pada kemampuan dan kesanggupan dari pelaksanaannya.
Pada bagian ini juga SATPOL PP telah melakukan tugas dan fungsi pengendalian internal kas karena setiap proses pengeluaran dan pemasukan di bagian keuangan telah dilakukan pemeriksaan yang baik untuk menjamin prosesnya lancer dan bersih serta tidak adanya kecurangan yang dilakukan oleh pihak tertentu.
C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas
Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian internal adalah:
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab FungsionalSecara Tegas.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatandan Biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi.Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lainpihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya yang tinggi.
Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi SetiapUnit Organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jka tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
Pada SATPOL PP untuk unsur-unsur pengendalian internal kas telah terlaksana dengan baik terbukti dengan ada nya pemisahan tugas bendahara dalam melakukan transaksi pengeluaran dan pemasukan.Pada system wewenang dan pencatatannya pun sudah bagus karena memiliki formulir untuk pengeluaran dan pemasukannya contohnya SPM.SATPOL juga telah melakukan praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang terwujud melalui pembagian tugas bendahara.
D. Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas
Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetor ke bank.Prosedur semacam ini disebut pengendalian preventif.Prosedur yang dirancang untukmendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif. Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif (mencegah) karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau penyalahgunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar mereka akan tertangkap.
Menurut Hall (2011 : 180), Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang
informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik.Selain itu, pihak manajemen bertanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang andal secara tepat waktu.Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini.
Berdasarkan hal tersebut maka Satuan Polisi Pamong Praja (SATPOL PP) memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan komponen yang paling penting di dalam melaksanakan aktivitas usahanya.Disamping itu, kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan.
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari Satuan Polisi Pamong Praja (SATPOL PP) melakukan pengendalian antara kas masuk dan kas keluar. Adapun pengendalian internal yang dilakukan Satuan Polisi Pamong Praja (SATPOL PP) terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara:
1. Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan APBN dan APBD harus diterima oleh pemegang kas.
2. Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
3. Pada waktu tertentu harus membuat rekonsiliasi bank untuk membandingkan saldo yang ada di bank.
4. Hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari.
E. Prosedur Penerimaan Kas
Fungsi penerimaan kas dikerjakan oleh pemegang kas dan pencatat pembukuan. Pemegang kas sebagai penerima uang dan penyetor uang juga sebagai pencatat penerimaan uang yang bekerja sama dengan pencatat pembukuan. Tugas rangkap yang dikerjakan oleh pemegang kas ini memang dapat menimbulkan peluang bagi pemegang kas untuk melakukan penyelewengan.
Unsur pengendalian internal atas penerimaan kas yang sehat meurut Mulyadi ( 2001: 60 ) untuk organisasi, system otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah :
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan,
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi, 3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk
cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro),
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi,
5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur,
6. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera,
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan.
8. Kas dalam perjalanan (baik yang berada di tangan kasa maupun di tangan penagih perusahaan) diasuransikan (case–
in–safe dan case–in–transit insurance).
Tetapi dalam hal ini, terdapat prosedur-prosedur kas yang sangat
1. Pemegang kas langsung mencatat SPM ke buku kas umum dan mengirimkan SPM ke pencatat pembukuan untuk dicatat di buku pembantu.
2. Pemegang kas juga menyerahkan bukti SPM kepada atasan langsung sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
3. Formulir-formulir dan catatan-catatan sehubungan dengan penerimaan kas yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetepkan, juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
4. Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti yang otentik, maka pencatatannya dalam pembukuan dilakukan segera oleh pemegang kas.
5. Adanya batasan jumlah as yang dipegang oleh pemegang kas dapat mencegah penyalahgunaan kas selama belum disetor ke tiap-tiap bagian.
6. Laporan pertanggung jawaban tiap-tiap bagian diterima oleh pemegang kas dan ditandatangani oleh atasan langsung pemegang kas.
7. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan pecatatan kas.
Berikut adalah prosedur penerimaan kas pada Satuan Polisi Pamong praja (SATPOL PP) Pematangsiantar yaitu :
1. Bendahara Penerima mengeluarkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
2. Membuat Surat Perintah Membayar (SPM)
3. Surat Perintah Membayar (SPM) dilayangkan ke tiap perusahaan atau instansi yang menggunaka alat racun api dari Satpol PP
4. Pihak perusahaan atau instansi melakukan pembayaran kepada bendahara penerima
5. Bendahara Penerima membuat surat bukti tanda penerimaan yang disetorkan ke Kas Umum Daerah kota Pematangsiantar melalui Bank.
6. Jika sudah dilakukan penyetoran melalui bank maka penerimaan sudah diterima
7. Pihak Bendahara membuat pembukuan atas setiap penerimaan yang diterima tiap bulannya untuk diserahkan ke DISPENDA.
Pendapatan adalah semua penerimaan dalam bentuk peningkatan aktiva atau penurunan hutang dari berbagai sumber dalam periode tahun anggaran yang bersangkutan. Ada beberapa sumber penerimaan kas pada Satuan Polisi Pamong Praja Pematangsiantar, yaitu :
1. APBD
2. Retribusi Tabung Racun Api
F. Pengendalian Internal Atas Pengeluaran Kas
”Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan”
(Mulyadi, 2001:543).
Dokumen – dokumen yang yang digunakan dalam pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti kas Keluar 2. Cek
3. Permintaan Cek ( check request )
Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi.Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien.Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem :fluctuating-fundbalance system dan imperst system.
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut :
1. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud pihak pembayaran.
2. Dilibatkannya pihak luar (dalam hal ini bank) dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Direkam rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat
tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan digunakannyacancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran.
Pengendalian internal terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh Satuan Polisi Pamong Praja (SATPOL PP) Pematangsiantar adalah sebagai berikut:
1. Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas diketahui dan disetujui.
2. Seluruh transaksi dibuatkan perincian secara menyeluruh
2. Seluruh transaksi dibuatkan perincian secara menyeluruh