BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua
sistem, yaitu sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui dana kas
kecil dan sistem pengeluaran kas dengan cek.
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran
kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara yaitu
imprest system dan sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system).
Pengeluaran kas dengan cek dinilai lebih aman dibanding dengan
pengeluaran kas secara tunai. Menurut Mulyadi (2001:509) pengeluaran
a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat
diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang tertulis
dalam formulir cek.
b. Dilibatkannya pihak bank dalam pencatatan transaksi pengeluaran
kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap
pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam
juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran
bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya.
c. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada
check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberi manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat
digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak
yang menerima pembayaran
Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan
bagian-bagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan
alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan
untuk menangani pengeluaran kas. Berikut diuraikan mengenai hal-hal
yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas:
a. Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001:534-535) fungsi yang terkait dalam
1) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,
memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada
pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas
kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi
bertanggung jawab atas:
a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut
biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam
jurnal pengeluaran kas atau register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil (dalam
fluctuating-fund-balance system).
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar
yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini
juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi
kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang
3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpangan dana
kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi
dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian
kembali dana kas kecil.
4) Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai
5) Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas
kecil secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya
dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil
yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran
kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:513-514) adalah:
1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Fungsi ini jika memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi
akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus
mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan.
2) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,
Pembayaran kepada kreditur biasanya dilakukan dengan
pemindahbukuan.
3) Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang
menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi
pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register
cek, serta pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar
yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4) Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan
kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya
dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening Kas
dalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas
yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara
periodik.
b. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:530-531) dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi pengeluaran tunai dengan kas kecil adalah:
1) Bukti Kas Keluar
dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini
diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada
saat pengisian kembali dana kas kecil.
2) Cek
3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil
untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi
pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai
bukti telah dikeluarkannya kas kecil.
4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas
kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada
pemegang dana kas kecil.
5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk
meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar
guna pengisian kembali dana kas kecil.
Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi (2001:510-512)
1) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
kepada bagian kasa sebesar yang tercantum pada dokumen
tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat
pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi
pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya
utang.
2) Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada
cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk
pembayaran: check issuer membuat cek atas nama dengan
cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan
menerima pembayaran dan mencoret kata-kata “atau
pembawa” atau check issuer membuat cek atas unjuk dengan
cara mengisi kata “tunai” pada ruang “Atas penyerahan cek
ini bayarlah kepada ________” dan membiarkan tanpa
mencoret kata-kata “atau pembawa”.
3) Permintaan Cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:532-533) catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil
yaitu:
1) Jurnal Pengeluaran Kas
Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil,
digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam
pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas
kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas
keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2) Register Cek
Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan
yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali
dana kas kecil.
3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil
diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi
sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat
pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam
sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund-balance
Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi
(2001:513) adalah:
1) Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system,
untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal
pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan
jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai
sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah
faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2) Register Cek
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system,
untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal:
register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas
keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul,
sedangkan register cek digunakan untuk mencatat cek-cek
perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur
perusahaan atau pihak lain.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2001:535-543) sistem dana kas kecil dibagi
1) Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest
system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Pembentukan
dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil.
2) Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran
Dana Kas Kecil
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban
pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system sedikit
berbeda dengan prosedur permintaan dan
pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan
fluctuating-fund-balance system. Dalam imprest system, pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan
akuntansi. Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system,
saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan
berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian
dana kas kecil.
3) Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest
system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-balance system. Pengisian kembali dana kas
yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil.
Sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system, pengisian
kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang
tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas.
Adapun prosedur dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan cek menurut Mulyadi (2001:515-516) adalah:
1) Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak
memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini:
a) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
b) Prosedur Pembayaran Kas
c) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
2) Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan
permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut
ini:
a) Prosedur Permintaan Cek
Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran
kas dengan mengisi permintaan cek.
b) Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Berdasarkan dokumen pendukung yang
akuntansi (bagian utang), dalam prosedur pembuatan
bukti kas keluar, bagian utang membuat bukti kas
keluar.
c) Prosedur Pembayaran Kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek,
meminta tanda yangan atas cek kepada pejabat yang
berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada
kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas
keluar.
d) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat
pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek.
e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya
masing-masing yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir
Dokumen.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen.
Dokumen dan tembusannya.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.
Berbagi dokumen.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam suatu paket.
Catatan.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
Penghubung pada halaman yang sama.
Penghubung pada halaman berbeda.
2 1
Kegiatan manual.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, menerima dan memeriksa jenis kegiatan klerikal yang lain.
On-line computer process.
Simbol ini digunakan untuk pengolahan data dengan computer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
Keterangan, komentar.
Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Arsip sementara.
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip.
Arsip permanen.
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
Keputusan.
Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.
Garis alir (flowline).
Simbol ini menggambarkan arah pemrosesan data.
Mulai/berakhir (terminal).
Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Keluar ke sistem lain.
Ya
B. Analisis Data dan Pembahasan
Dalam menjalankan kegiatannya, Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia
(JRS Indonesia) membentuk beberapa sistem akuntansi, salah satunya adalah
sistem akuntansi pengeluaran kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas ini
dibentuk untuk menangani semua transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran
kas. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang akan dibahas di dalam bab ini
adalah sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, sistem pengeluaran kas
melalui rekening bank, dan sistem pengeluaran kas untuk pengisian main cash.