BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank
Pembayaran yang tidak memungkinkan dilakukan secara tunai akan
dilakukan melalui rekening bank. Sistem pengeluaran kas melalui
rekening bank yang dibahas dalam sub bab ini melalui rekening bank
IDR (Indonesia Rupiah).
a. Fungsi yang Terkait
1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
pemakai dana kas adalah para staf yang tidak memungkinkan
melakukan pembayaran secara tunai. Pengeluaran kas melalui
rekening bank yang bersifat rutin adalah pembayaran gaji
para staf, sedangkan yang tidak bersifat rutin, misalnya:
pembelian kendaraan, pembelian komputer, pembelian alat
komunikasi, dll.
2) Direktur Nasional
Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal
yang berkaitan dengan keuangan, Direktur Nasional
bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk
program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran,
pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan
memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran
kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional
memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar
Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang
dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget
proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki
kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar
Rp2.500.000,00–Rp100.000.000,00.
3) National Finance Officer
National Finance Officer bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan
yayasan.
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
National Finance Officer bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui
ATM terdekat.National Finance Officermemiliki wewenang
untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap
permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam
pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di
dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan
di luar perhitungan budget proposal, National Finance
Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00.
4) National Accounting Officer
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
National Accounting Officer bertugas memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan semua transaksi
keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada
program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang
dihasilkan dalam program akuntansi.
b. Dokumen yang Digunakan
1) Slip Transfer Request
Slip transfer request adalah dokumen yang digunakan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas untuk
mengajukan permintaan pengeluaran kepada pemegang dana
kas. Slip transfer request akan disimpan oleh fungsi yang
memerlukan pengeluaran kas sebagai bukti
pertanggungjawaban pengeluaran kas.
2) Bukti Transfer Bank
bank atau bukti penerimaan pembayaran melalui teller bank.
Bukti transfer bank terdiri dari dua rangkap. Bukti transfer
bank lembar pertama diarsipkan oleh pihak bank dan bukti
transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh pihak
bank akan diarsipkan oleh fungsi akuntansi menurut tanggal
terjadinya transaksi.
3) Bukti Transaksi
Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang
dapat berwujud bukti transaksi internal maupun bukti
transaksi eskternal. Bukti transaksi tersebut dilampirkan
bersama bukti transfer bank lembar kedua yang telah
divalidasi oleh pihak bank sebagai pertanggungjawaban
National Finance Officer yang telah melakukan transfer ke suatu rekening bank atau pembayaran melalui teller bank.
Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang
ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi.
Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila
tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi
internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota
pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas ini dapat dilihat pada program keuangan
Front End.
2) Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam
jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank,
posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran
kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang
berisi rincian rekening yang berada di dalam buku besar.
Dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank, buku
pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh
National Accounting Officer. 3) Laporan Rekonsiliasi Kas
Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan
setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan
fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas
Melalui Rekening Bank
1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
a) Staf yang memerlukan pengeluaran kas membuat
permintaan pengeluaran dengan mengisi slip transfer
request sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta tujuan pembayaran tersebut.
- Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih
dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer request
tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.
- Apabila nominal permintaan yang diajukan
kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip transfer
request tersebut diteruskan kepada National Finance Officer.
b) Setelah slip transfer request dibubuhi stempel lunas
oleh National Accounting Officer, staf
mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran
kas.
2) Direktur Nasional
a) Direktur Nasional menerima slip transfer request dari
staf yang memerlukan pengeluaran kas lebih dari
pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya
slip transfer request diteruskan kepada National
Finance Officer. 3) National Finance Officer
a) National Finance Officer menerima slip transfer
request dari staf yang memerlukan pengeluaran kas kurang dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer
memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap
permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf.
b) Untuk permintaan pengeluaran kas lebih dari
Rp2.500.000,00, National Finance Officer menerima
slip transfer request setelah mendapatkan persetujuan
dari Direktur Nasional.
c) National Finance Officer melakukan pembayaran
melalui teller bank atau melalui ATM terdekat. Setelah
melakukan pembayaran, National Finance Officer akan
menerima bukti transfer bank lembar kedua yang telah
divalidasi oleh pihak bank dan selanjutnya National
Finance Officer mengumpulkan bukti transaksi yang dapat mendukung transaksi.
d) National Finance Officer mengumpulkan slip transfer
transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal
kemudian diserahkan kepada National Accounting
Officer.
4) National Accounting Officer
a) Setelah menerima bukti transfer bank lembar kedua
yang telah divalidasi oleh pihak bank dengan dilampiri
bukti transaksi internal maupun bukti transaksi
eksternal dari National Finance Officer yang
melakukan pembayaran melalui teller bank atau melalui
ATM terdekat, National Accounting Officer segera
memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas
dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi
nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan.
b) Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran
kas, National Accounting Officer memasukkan
transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera
pada slip transfer request, bukti transfer bank lembar
kedua yang telah divalidasi oleh pihak bank, dan bukti
transaksi terlampir ke dalam jurnal pengeluaran kas
pada program akuntansi Front End sesuai dengan kode
c) National Accounting Officer menyerahkan slip transfer
request kepada staf yang memerlukan pengeluaran kas setelah dibubuhi stempel lunas.
d) National Accounting Officer mengarsipkan bukti
transfer bank lembar kedua yang telah divalidasi oleh
pihak bank dan bukti transaksi dengan
menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut
dan dijilid setiap bulan.
e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank
Bagan alir sistem pengeluaran kas melalui rekening bank yang
dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS
Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Ya Tidak MULAI Membuat permintaan pengeluaran Permintaan dalam jumlah besar 1 Transfer Request 2 Transfer Request 5 Transfer Request T Dikembalikan oleh
Accounting Officer setelah dibubuhi stempel lunas
4
Direktur Nasional National Finance Officer
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank
Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan 1 Transfer Request 3 Transfer Request 2 Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan Transfer Request T Melakukan pembayaran via teller bank/ATM Menerima bukti transfer bank
Untuk pihak bank
Transfer Request Dok. Pendukung 2 Bukti Transfer 1 Transfer Request
Untuk pihak bank
National Finance Officer
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank 3 Transfer Request T Melakukan pembayaran via teller bank/ATM Menerima bukti transfer bank 4 Dok. Pendukung 2 Bukti Transfer 1 Transfer Request
National Accounting Officer
Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank
Konfirmasi ke supplier bila diperlukan 4 Dok. Pendukung Bukti Transfer 2 Transfer Request Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana 5 Dok. Pendukung Bukti Transfer 2 Transfer Request N SELESAI Front End Jurnal Pengeluaran Kas