BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai
Pembayaran tunai dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai
dilakukan dengan menggunakan main cash. Main cash yaitu uang kas
baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor nasional. Main
cash terdiri atas: main cash IDR (Indonesia Rupiah), main cash USD (US Dollar), dan main cash EUR (Euro) yang disesuaikan dengan
kepentingan fungsi pemakai dana kas. Sistem pengeluaran kas dengan
uang tunai yang dibahas dalam sub bab ini menggunakan main cash IDR
(Indonesia Rupiah).
a. Fungsi yang Terkait
1) Pemakai Dana Kas
Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,
pemakai dana kas adalah para staf yang memerlukan
pemakaian internet, selain itu juga untuk pengeluaran yang
tidak bersifat rutin, misalnya: pembelian alat tulis kantor,
biaya transportasi, biaya pelaksanaan kegiatan yayasan, dll.
2) Direktur Nasional
Direktur Nasional bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Regional atas setiap program kegiatan. Dalam hal
yang berkaitan dengan keuangan, Direktur Nasional
bertanggung jawab atas pengambilan keputusan untuk
program baru, pengambilan keputusan di luar anggaran,
pembelian aset yang dibutuhkan, dan pembukaan rekening
bank atas namanya dan National Finance Officer.
Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,
Direktur Nasional memiliki wewenang untuk memeriksa dan
memberikan persetujuan terhadap permintaan pengeluaran
kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini Direktur Nasional
memiliki kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar
Rp2.500.000,00–Rp275.000.000,00 untuk pengadaan barang
dan jasa yang sudah diperhitungkan di dalam budget
proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan di luar perhitungan budget proposal, Direktur Nasional memiliki
kewenangan mengeluarkan kas yayasan sebesar
3) National Finance Officer
National Finance Officer bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Nasional atas pengelolaan keuangan
yayasan.
Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,
National Finance Officer memiliki wewenang untuk memeriksa dan memberikan otorisasi terhadap permintaan
pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Dalam hal ini
National Finance Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00 untuk
pengadaan barang dan jasa yang sudah diperhitungkan di
dalam budget proposal. Sedangkan untuk situasi darurat dan
di luar perhitungan budget proposal, National Finance
Officer memiliki kewenangan atas pengeluaran kas yayasan kurang dari Rp2.500.000,00.
4) National Accounting Officer
National Accounting Officer bertanggung jawab langsung kepada National Finance Officer atas main cash, yaitu uang
kas baik rupiah maupun valuta asing yang berada di kantor
nasional dan bertanggung jawab atas pembukuan semua
transaksi keuangan yang dilakukan di kantor nasional.
keuangan kantor nasional ke dalam jurnal-jurnal pada
program akuntansi dan membuat laporan keuangan yang
dihasilkan dalam program akuntansi.
b. Dokumen yang Digunakan
1) Slip Cash Advance
Slip cash advance adalah dokumen yang digunakan oleh pemakai dana kas untuk mengajukan permintaan pengeluaran
kepada pemegang dana kas. Slip cash advance terdiri dari
dua rangkap. Slip cash advance lembar pertama diarsipkan
oleh fungsi akuntansi menurut nama pemakai dana kas dan
lembar kedua disimpan oleh pemakai dana kas sebagai bukti
pertanggungjawaban pengeluaran kas untuk pembayaran
tunai olehnya.
2) Slip Cash Disbursement
Slip cash disbursement adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai dana kas untuk mempertanggungjawabkan
pemakaian dana kas. Slip cash disbursement diserahkan
kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas.
3) Bukti Transaksi
Bukti transaksi merupakan dokumen pendukung yang
form cash disbursement sebagai pertanggungjawaban pemakai dana kas.
Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang
ditetapkan oleh yayasan untuk mendukung sebuah transaksi.
Slip bukti transaksi internal hanya dapat digunakan apabila
tidak terdapat bukti transaksi dari luar. Slip bukti transaksi
internal ini terdiri dari nota transportasi, nota belanja, nota
pembayaran, dan nota penerimaan. Bukti eksternal berupa
nota, kwitansi, atau invoice dari pihak luar.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai, catatan
akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas
ini dapat dilihat pada program keuangan Front End.
2) Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku besar berisi kumpulan rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas informasi yang dicatat dalam
jurnal. Dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai,
posting ke buku besar ini dilakukan secara otomatis oleh program keuangan sesaat setelah mengisi jurnal pengeluaran
kas. Buku pembantu merupakan cabang buku besar yang
pembantu ini berupa daftar yang disajikan secara manual oleh
National Accounting Officer. 3) Laporan Rekonsiliasi Kas
Laporan rekonsiliasi kas adalah laporan yang dihasilkan
setelah National Accounting Officer melakukan perhitungan
fisik saldo kas secara periodik dengan National Finance
Officer.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas
dengan Uang Tunai
1) Pemakai Dana Kas
a) Staf yang memerlukan pembayaran tunai membuat
permintaan pengeluaran dengan mengisi slip cash
advance sesuai dengan nominal yang dibutuhkan beserta tujuan pembayaran tunai tersebut.
- Apabila nominal permintaan yang diajukan lebih
dari Rp2.500.000,00 maka slip cash advance
tersebut diteruskan kepada Direktur Nasional.
- Apabila nominal permintaan yang diajukan
kurang dari Rp2.500.000,00 maka slip cash
advance tersebut diteruskan kepada National Finance Officer.
kedua dari National Accounting Officer, staf segera
melakukan pembayaran tunai dan mengumpulkan bukti
transaksi yang dapat mendukung transaksi.
c) Staf membuat pengeluaran kas dengan mengisi slip
cash disbursement yang dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti transaksi eksternal
kemudian diserahkan kepada National Accounting
Officer.
d) Setelah slip cash advance lembar kedua dibubuhi
stempel lunas oleh National Accounting Officer, staf
mengarsipkannya sesuai dengan tanggal pengeluaran
kas.
2) Direktur Nasional
a) Direktur Nasional menerima slip cash advance dari staf
yang memerlukan pembayaran tunai lebih dari
Rp2.500.000,00. Direktur Nasional memeriksa dan
memberikan persetujuan terhadap permintaan
pengeluaran kas yang diajukan oleh staf. Selanjutnya
slip cash advance diteruskan kepada National
Accounting Officer. 3) National Finance Officer
dari Rp2.500.000,00. National Finance Officer
memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap
permintaan pengeluaran kas yang diajukan oleh staf.
Selanjutnya slip cash advance diteruskan kepada
National Accounting Officer. 4) National Accounting Officer
a) National Accounting Officer menyerahkan uang tunai
beserta dengan slip cash advance lembar kedua kepada
staf yang memerlukan pembayaran tunai setelah
mendapatkan persetujuan dari Direktur Nasional atau
National Finance Officer.
b) Setelah menerima slip cash disbursement yang
dilampiri dengan bukti transaksi internal maupun bukti
transaksi eksternal dari staf yang melakukan
pembayaran tunai, National Accounting Officer segera
memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas
dan apabila diperlukan dapat melakukan konfirmasi
nominal pembiayaan ke supplier yang bersangkutan.
c) Setelah melakukan pemeriksaan transaksi pengeluaran
kas, National Accounting Officer memasukkan
transaksi keuangan dengan dasar nominal yang tertera
pengeluaran kas pada program akuntansi Front End
sesuai dengan kode yang berlaku.
d) National Accounting Officer mengarsipkan slip cash
advance lembar pertama menurut nama pemakai dana kas dan menyerahkan lembar kedua kepada pemakai
dana kas setelah dibubuhi stempel lunas.
e) National Accounting Officer mengarsipkan slip cash
disbursement dan bukti transaksi dengan
menempelkannya pada kertas sesuai dengan nomor urut
dan dijilid setiap bulan.
e. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai
Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan uang tunai yang
dilaksanakan pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS
Pemakai Dana Kas Tidak Ya MULAI Membuat permintaan pengeluaran Permintaan dalam jumlah besar 2 Cash 1 Advance 2 1 2 Cash 1 Advance
Direktur Nasional National Finance Officer
Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai
2 Cash 1 Advance 1 Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan 2 Cash 1 Advance 3 2 Memeriksa dan memberi persetujuan terhadap permintaan 2 Cash 1 Advance 3 2 Cash 1 Advance
National Accounting Officer
Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai
A
Bersama dengan penyerahan uang tunai
3 2 Cash 1 Advance Menyerahkan uang kepada peminta 2 Cash 1 Advance 4 Konfirmasi ke supplier bila diperlukan 5 Dok. Pendukung Cash Advance 1 Cash Disbursement Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana 6 N SELESAI Dok. Pendukung 2 Cash Advance 1 Cash Disbursement Jurnal Pengeluaran Kas Front End
Pemakai Dana Kas
Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai 6
Cash 2 Advance
T
Dikembalikan oleh
Accounting Officer setelah dibubuhi stempel lunas
Cash 2 Advance 4 5 T Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung Membuat pengeluaran kas Dok. Pendukung Cash Disbursement