CLARA ANDINA PRASANTI F3309030

(1)

commit to user

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

CLARA ANDINA PRASANTI

F3309030

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

(3)

(4)

commit to user ABSTRACT

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

Clara Andina Prasanti F3309030

The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure.

The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation.

The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

(5)

commit to user

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran dari sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia dan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem akuntansi pengeluaran kas.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi langsung ke obyek penelitian yaitu kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia yang bertempat di Yogyakarta. Data yang digunakan merupakan data primer yang diperoleh langsung dari obyek penelitian, termasuk gambaran umum tentang yayasan serta dokumen akuntansi dan catatan yang digunakan oleh obyek penelitian.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada beberapa kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia. Kelemahan ini antara lain adalah belum ada pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan belum ada pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem akuntansi pengeluaran kas pada Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia sudah cukup baik dan masih memiliki beberapa kelemahan. Berdasarkan hasil penelitian, penelitian ini merekomendasikan bahwa diperlukan pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi pemegang dana kas dalam sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dan diperlukan pemisahan fungsi pemegang dana kas dengan fungsi yang melakukan pembayaran dalam sistem pengeluaran kas melalui rekening bank.

(6)

commit to user

vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Make It Happen!

“Apply yourself. Get all the education you can, but then, by God,

do something. Don’t just stand there, make it happen.”

“So what do we do? Anything.

Something. So long as we just don’t sit there.

If we screw it up, start over. Try something else.

If we wait until we’ve satisfied all the uncertainties, it may be too late.”

-Lee Lacocca

Penulis persembahkan kepada:

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa

yang telah melimpahkan segala berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI

PENGELUARAN KAS PADA YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE

INDONESIA” guna mencapai derajat Ahli Madya Akuntansi Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis mendapatkan bimbingan,

bantuan, dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini

penulis menyampaikan penghargaan yang tulus dan ucapan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Ravik Karsidi, M.S. selaku Rektor Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sebelas Maret.

3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak. selaku Ketua Program Studi

Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas

Maret.

4. Ibu Dra. Falikhatun, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing akademik.

5. Bapak Sri Suranta, S.E., M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing lapangan

sekaligus dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan,

(8)

commit to user

viii

6. Bapak Indrayanto Prasetiyawan selaku National Finance Officer JRS Indonesia

yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan kegiatan penelitian

dan Mas Demetrius Vembri Turanto selaku Accounting Officer JRS Indonesia

yang telah memberikan bimbingan bagi penulis terkait dengan pelaksanaan

penelitian dan proses penulisan tugas akhir.

7. Rekan-rekan JRS Indonesia di kantor nasional Yogyakarta: Romo Yadi; Romo

Maswan; Pak Indra; Mas Vembri; Mbak Mia; Pak Indro; Mbak Dini; Pak Lino;

Lars; Bang Doni; Mas Gombloh; Mas Herman; Mas Ucil; dan Mas Adi, terima

kasih atas keramahan, keakraban, dan kerja sama yang begitu menyenangkan

selama penulis melakukan kegiatan penelitian.

8. Papa-Mama, Didik Sudjarwadi dan Paulina T.C. Wulandari, sebagai inspirasi

sekaligus semangat hidup yang selalu mendidik, membimbing, mengarahkan,

dan memberikan dukungan kepada penulis dalam menjalani kehidupan ini.

Ucapan terima kasih tidak akan pernah cukup untuk menggambarkan wujud

penghargaan penulis.

9. Kedua adik laki-laki terbaik, Christophorus Nadianto Prayogi dan Cornelius

Ludi Prasojo, terima kasih atas segala bentuk dukungan dan perhatian yang

telah diberikan kepada penulis.

10. Keluarga besar penulis, eyang kakung, dan kedua eyang putri, pakdhe, budhe,

oom, tante, kakak-kakak, dan adik-adik sepupu, terima kasih atas dukungan

(9)

commit to user

ix

11. Sahabat terbaik, Ery Mutiara Nurkamalina, terima kasih atas persahabatan

selama enam tahun semenjak berseragam putih abu-abu hingga bersama-sama

menjadi mahasiswi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

12. Teman-teman Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan tahun 2009. Terutama untuk

Cita Prasetyani Putri dan Ayu Eska Nugraheni, terima kasih telah menjadi

teman belajar dan teman bermain selama dua tahun terakhir masa perkuliahan.

13. Terakhir, my favorite person in the world, Yacob Aditama, thank you for stay

with me any other way. Que quowle.

Penulis menyadari adanya kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini dan

memohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini. Penulis

berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca yang sedang

mencari referensi penulisan tugas akhir terkait sistem akuntansi pengeluaran kas.

Surakarta, Desember 2012

(10)

commit to user

x DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

ABSTRACT ... iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR... vii

DAFTAR ISI... x

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM YAYASAN... 1

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS) ... 1

2. Sejarah Yayasan JRS Indonesia ... 2

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan JRS Indonesia ... 4

4. Visi dan Misi Yayasan JRS Indonesia ... 5

5. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia ... 6

6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab ... 7

7. Program Kegiatan dan Pelayanan ... 80

(11)

commit to user

xi

C. PERUMUSAN MASALAH ... 84

D. TUJUAN PENELITIAN ... 84

E. MANFAAT PENELITIAN ... 85

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ... 86

1. Sistem dan Prosedur... 86

2. Kas ... 87

3. Sistem Akuntansi ... 87

4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 89

B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 104

1. Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ... 104

2. Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank... 117

3. Sistem Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ... 130

4. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 137

BAB III TEMUAN A. KELEBIHAN ... 142

B. KELEMAHAN ... 144

BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN ... 145

B. REKOMENDASI ... 146

DAFTAR PUSTAKA ... 152

(12)

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Yayasan JRS Indonesia tahun 2012 ... 6

Gambar 2.1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir... 101

Gambar 2.2. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai ... 113

Gambar 2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Melalui Rekening Bank ... 126

Gambar 2.4. Bagan Alir Pengeluaran Kas untuk Pengisian Main Cash ... 135

(13)

commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pernyataan Tugas Akhir

Lampiran 2 Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang Kerja

Lampiran 3 Bukti Transaksi Internal: Nota Belanja

Lampiran 4 Bukti Transaksi Internal: Nota Pembayaran

Lampiran 5 Bukti Transaksi Internal: Nota Transportasi

Lampiran 6 Slip Cash Advance

Lampiran 7 Slip Cash Disbursement

(14)

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA

YAYASAN JESUIT REFUGEE SERVICE INDONESIA

The purpose of this research is to find out an overview of the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation and to find out the strength and the weakness from the accounting system of cash expenditure.

The method of collecting data to complete this research is done by observation to the research object, i.e. Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation which the country office located at Yogyakarta. The used data is primary data that obtained from the research object, including general overview on foundation as well as accounting document and journal that used by the foundation.

The result of this research shows that there are still some weakness found in the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation. These weakness are include there is no separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also there is no separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

The conclusion of this research is the accounting system of cash expenditure in Jesuit Refugee Service Indonesia Foundation has a quite complete system because it still has some weakness. Based on the result of this research, the researcher recommends that it is necessary to make a separation between the accounting function and the cashier function in the accounting system of cash expenditure via cash and also make a separation between the cashier function and the payer function in the accounting system of cash expenditure via bank account.

(15)

commit to user

1 BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM INSTANSI

1. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service (JRS)

Jesuit Refugee Service (JRS) adalah salah satu organisasi internasional

(Non Governmental Organization) atau lebih dikenal dengan Lembaga

Swadaya Masyarakat (LSM) dengan misi menemani, melayani, dan

mempertahankan hak asasi pengungsi dan orang yang berpindah paksa.

JRS memberikan pelayanan di tingkat nasional maupun internasional

dengan dukungan dari kantor internasional di Roma.

Jesuit Refugee Service (JRS) didirikan pada tanggal 14 November

1980 sebagai karya Serikat Yesus, yaitu salah satu ordo pastor-pastor

Katolik. JRS secara resmi terdaftar sebagai yayasan di negara Vatikan

pada tanggal 19 Maret 2000.

Jesuit Refugee Service (JRS) melayani di 51 negara dengan

memberikan bantuan bagi para pengungsi di kamp-kamp maupun di

kota-kota, para pengungsi dalam negeri, para pencari suaka, dan

pengungsi yang ditahan di dalam rumah detensi imigrasi. Karya

(16)

kesehatan, kegiatan usaha, dan pelayanan sosial. Pada akhir tahun 2010,

lebih dari 500.000 jiwa dilayani oleh JRS.

2. Sejarah Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia) Sebelum diresmikan pada tahun 1999, JRS Indonesia pernah

beroperasi di Pulau Galang yang terletak 560km di sebelah tenggara

Batam untuk melayani pengungsi–pengungsi dari Vietnam. Ketika itu

beberapa Jesuit Indonesia ditugaskan untuk menemani, melayani, dan

membela hak–hak para pengungsi Vietnam yang datang ke Pulau

Galang, para Jesuit Indonesia tersebut diantaranya adalah: P. I.

Warnabinarja, SJ, P. V. Sugondo, SJ, dan P. A. Padmaseputra, SJ.

Setelah PBB menutup kamp pengungsian di Pulau Galang pada tahun

1997, maka berakhir pula tugas JRS Indonesia.

Pada Maret tahun 1999, JRS Indonesia diresmikan oleh Provinsial

Serikat Yesus Indonesia atas permintaan kantor JRS Asia Pasifik di

Bangkok dan JRS Internasional di Roma. Provinsial Serikat Yesus

Indonesia menunjuk P. Hendra Sutedja, SJ sebagai direktur nasional JRS

Indonesia dan P. Karim Albrecht, SJ sebagai direktur JRS Timor Timur.

Kantor nasional JRS Indonesia pada waktu itu berada di Jalan Teratai

VIII Blok H–7, Jakarta. Pada awal peresmiannya, JRS Indonesia identik

dengan Timor Barat karena hampir seluruh karya JRS dipusatkan untuk

menangani pengungsi Timor Leste di Timor Barat (Betun, Atambua, dan

(17)

JRS Indonesia mulai berkarya di Ambon pada bulan Maret tahun 2000

dengan melayani pengungsi konflik internal antara komunitas Muslim

dan Kristen. JRS Indonesia bekerja sama dengan LSM setempat,

terutama LSM Muslim dengan memberikan pelayanan seperti pemberian

obat, pendidikan, dan sebagainya. Pada akhir Juni tahun 2001 JRS

Indonesia memberikan pelayanan di Aceh Timur dengan memberikan

bantuan darurat bagi korban konflik, seperti pelayanan kesehatan,

pendidikan, dan distribusi makanan dengan membentuk tim yang

berbasis di Medan yang turut menangani pengungsi Aceh di wilayah

Sumatera Utara.

JRS Indonesia resmi tercatat sebagai yayasan di Indonesia pada

tanggal 25 Juli 2001. Pelayanan JRS selanjutnya yaitu memberikan

bantuan bagi para pengungsi tsunami Aceh di Banda Aceh, Langsa,

Lamno, Calang, Meulaboh, dan Tapaktuan mulai akhir Desember tahun

2004 hingga pertengahan Juni tahun 2011. Selanjutnya, pada tahun 2005

hingga tahun 2007 JRS Indonesia memberikan pelayanan korban

bencana gempa dan letusan Gunung Merapi di Yogyakarta dan Jawa

Tengah.

Pada awal tahun 2009 hingga sekarang, JRS Indonesia memberikan

pelayanan bagi para pengungsi lintas batas dan pencari suaka yang

berasal dari Myanmar dan negara–negara di kawasan Timur Tengah

(18)

di Medan, Bogor, Yogyakarta, dan Surabaya. JRS Indonesia juga turut

memberikan bantuan bagi para pengungsi Gunung Merapi di Yogyakarta

maupun beberapa kabupaten di Jawa Tengah pada akhir tahun 2010,

kemudian memberikan pelayanan bagi para pengungsi konflik di tempat

pengungsian di Ambon, Maluku pada awal tahun 2012.

3. Keadaan Fisik dan Operasional Yayasan Jesuit Refugee Service

Indonesia (JRS Indonesia)

Kantor nasional Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS

Indonesia) beralamat di Gang Cabe DP III/No.9 dan 13, Puren,

Pringwulung, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta 55283, nomor

telepon/faks: (0274) 517405, e-mail: [email protected], dan website:

www.jrs.or.id. Kantor nasional JRS Indonesia terdiri dari dua unit.

Kantor nasional yang kedua berada di gang yang sama dengan nomor 13.

JRS Indonesia juga memiliki beberapa kantor di wilayah layanan di

beberapa daerah, yaitu:

a. JRS Medan-Immigration Detention Center Project Office

Beralamat di Jalan Pinus I No.15, Kelurahan Pulo Brayan Bengkel

Baru, Medan 20239, Sumatera Utara, nomor telepon: (061)

6631867.

b. JRS Bogor-Asylum Seeker Project Office

Beralamat di Jalan Raya Wangun, Kompleks Kehutanan Wana

(19)

c. JRS Pasuruan-Immigration Detention Center Project Office

Beralamat di Perumahan Pondok Sejati Indah Blok IX/5 kota

Pasuruan, Jawa Timur, nomor telepon: (0343) 426683.

d. JRS Ambon-Internally Displaced Persons Molucca Project Office

Beralamat di BTN Paso Indah, Blok 7 No.15 RT.046 RW.009,

Desa Paso, Kecamatan Teluk Ambon, Ambon 97116, nomor

telepon: (0911) 362715.

4. Visi dan Misi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Visi: Demi penegakan keadilan (dan perdamaian) bagi pengungsi

dalam semangat dialog dengan budaya dan agama lain, JRS Indonesia

melaksanakan aneka pelayanan kepada masyarakat pengungsi agar para

pengungsi mendapatkan martabatnya kembali sebagai anggota

masyarakat yang normal dan damai sejahtera.

JRS Indonesia sadar bahwa keadilan dan perdamaian tidak mungkin

tercapai tanpa adanya kerja sama dengan pihak manapun termasuk

dengan pihak-pihak yang beragama, berbudaya, berbangsa lain.

Misi: Menemani, melayani dan membela hak-hak pengungsi lintas

batas dan pengungsi internal.

JRS Indonesia menyediakan diri dengan terlibat di tengah-tengah

masyarakat maupun individu, dan meningkatkan kerja sama dan jaringan

(20)

5. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service Indonesia (JRS Indonesia)

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Yayasan Jesuit Refugee Service NPO &

Sumber: National Human Resources Officer

(21)

6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

a. Tanggung Jawab Pembina, Pengawas, dan Pengurus Yayasan

Tanggung jawab pembina, pengawas, dan pengurus Yayasan

JRS Indonesia dijabarkan sesuai dengan tanggung jawab umum

jabatan di atas yang tercantum dalam UU RI No.28 Th.2004

tentang Perubahan atas UU No.16 Th.2001 tentang Yayasan.

b. Uraian Kerja Direktur Nasional

Bertanggung jawab kepada Regional Director atas tugas–tugas

berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program

a) Mengkoordinasi tim assesment untuk membuka

program.

b) Mengkoordinasi tim project design untuk pembuatan

proposal dan perencanaan kerja.

c) Mengkoordinasi tugas–tugas untuk implementasi

program para project director, National Officer, staf

dan support staff yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

d) Melaporkan program kepada donor.

e) Bersama dengan National Finance Officer memetakan

(22)

f) Menjawab pertanyaan–pertanyaan dari lapangan

mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya

(guideline) yang terkait dengan program.

g) Menetapkan pedoman (guideline) program–program

yang dikerjakan JRS sebagai alat untuk mengevaluasi

program.

h) Menindaklanjuti hasil pemantauan akuntabilitas

pelaksanaan program–program JRS apakah sudah

berdasarkan standar bantuan kemanusiaan yang berlaku

yang dibuat oleh National Program Officer.

i) Membuat keputusan atas rekomendasi yang diberikan

oleh National Program Officer dalam melakukan

pemantauan program berskala besar atau yang

menentukan nama baik JRS karena melibatkan banyak

pihak atau lembaga lain (di luar JRS).

j) Menghadiri pertemuan dan mengadakan koordinasi

program dengan pemerintah, UN, INGO, dan NGO di

tingkat internasional dan nasional yang tidak bisa

diwakilkan untuk mendukung kelancaran program.

k) Menghentikan atau memutuskan keberlangsungan

program di tingkat nasional.

(23)

m) Membentuk tim assessment untuk pembukaan program

baru.

n) Memberi persetujuan kepada Project Director atau

National Officer untuk menandatangani suatu kerja

sama (MoU) dengan pihak luar JRS.

o) Memberi masukan kepada Project Director, National

Information–Advocacy Officer dan National Program

Officer dalam mengambil keputusan mengenai

keberlangsungan program JRS yang tidak bekerja sama

dengan pihak atau lembaga di luar JRS.

p) Memberi masukan kepada Project Director, National

Information–Advocacy Officer dan National Program

Officer dalam mengambil keputusan mengenai

keberlangsungan program JRS yang bekerja sama

dengan pihak atau lembaga di luar JRS.

q) Memberi masukan–masukan dan pertimbangan kepada

National Information–Advocacy Officer mengenai

kampanye, publikasi informasi dan data–data yang

bertujuan untuk membela hak–hak pengungsi.

r) Memberi masukan–masukan kepada National Program

Officer dalam mengambil keputusan untuk pemindahan

(24)

anggaran yang belum dipakai dan dengan alasan–alasan

yang kuat.

s) Mengelola program yang dijalankan di Kantor

Nasional.

t) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS

dan mengatur penggunaannya untuk pelayanan

pengungsi.

2) Berkaitan dengan Personil

a) Memutuskan komposisi personel JRS sesuai dengan

kebutuhan pelaksanaan program di lapangan.

b) Membantu National Human Resources Officer menjadi

anggota tim perekrutan.

c) Mengangkat personel menjadi staf JRS dan atau yang

menduduki posisi struktural (para coordinator, project

director, dan national officer).

d) Menandatangani surat kesepakatan kerja semua staf

JRS dan support staff yang langsung berada di bawah

koordinasinya.

e) Memutuskan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian.

f) Memutuskan penempatan, pemindahan dan

(25)

HRD, staf Informasi–Advokasi, staf Finance serta

support staff yang langsung di bawah koordinasinya.

g) Menetapkan gaji personel JRS.

h) Membuat uraian kerja para project director, national

officer, staf dan support staff yang langsung berada di

bawah koordinasinya.

i) Membuat penilaian kinerja atas para project director,

national officer, staf dan support staff yang langsung

berada di bawah koordinasinya.

j) Memutuskan peserta pelatihan untuk tingkat nasional

maupun internasional.

k) Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru.

l) Memutuskan wakil yang ditugaskan JRS dalam

pertemuan–pertemuan internasional dan nasional.

m) Mengambil kebijakan khusus untuk hal–hal yang belum

diatur secara jelas dalam aturan kepegawaian JRS.

n) Memberikan ijin cuti bagi para director, para national

officer, dan para officer yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

o) Menerbitkan surat peringatan ke–3 (PHK) bagi

personel yang melanggar peraturan sesuai dengan

(26)

p) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

usaha untuk mengembangkan kemampuan diri,

misalnya mempelajari dokumen–dokumen yang berisi

tentang perlindungan pengungsi, undang–undang

tentang pendidikan, standar kemanusiaan, guiding

principle tentang kepengungsian, dsb.

3) Berkaitan dengan Keuangan

a) Mengambil keputusan untuk program baru di luar

proposal (di dalam proyek yang sedang berjalan) sesuai

dengan ketentuan yang berlaku di JRS.

b) Mengambil keputusan untuk pengeluaran di luar

anggaran (di dalam proyek yang sedang berjalan)

berdasarkan ketentuan yang berlaku di JRS.

c) Memutuskan pembelian aset yang sangat dibutuhkan

untuk program.

d) Membuka rekening bank untuk seluruh program atas

namanya dan National Finance Officer.

4) Hubungan Donor, Proyek, dan Partnership

a) Bersama Regional Director mencari dana untuk

mendukung program–program di Indonesia, dalam

(27)

b) Memberi masukan–masukan dan pertimbangan–

pertimbangan kepada Regional Director untuk

pembukaan dan penutupan program baru.

c) Bila mendapat delegasi dari Regional Director,

membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain

yang bersifat internasional, misalnya donor.

d) Membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain,

misalnya rekanan pelaksana (pembuat film, penerbit,

kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb.

c. Uraian Kerja National Finance Officer

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas

berikut ini:

1) Berkaitan dengan Program, Keuangan, dan Aset

a) Membantu Country Director dalam pengelolaan

keuangan dan penggalangan dana.

b) Bekerja sama dengan National Program Officer

membuat penghitungan proposal, pengkodean dan

pelaporan untuk para donor sesuai dengan butir-butir

dalam proposal.

c) Bekerja sama dengan Country Director melakukan

penarikan tunai dari bank dan pemakaiannya untuk

(28)

d) Melakukan monitoring atas laporan keuangan yang

dibuat oleh masing-masing Project Finance

Coordinator, memperbaiki pengkodean yang salah dan

menjelaskan hal-hal yang tidak jelas kepada mereka.

e) Bersama dengan National Program Officer membuat

evaluasi penggunaan dana. Hasil evaluasi disampaikan

kepada Country Director.

f) Memberi usulan kepada Country Director dan National

Program Officer untuk pembukaan dan penutupan

suatu proyek.

g) Membuat dan mengembangkan sistem logistik, aset dan

dana untuk JRS Indonesia. Sistem yang dibuat harus

disetujui oleh Country Director dan Regional Director.

h) Mengembangkan sistem kontrol dan monitor bagi

semua level transaksi keuangan di JRS.

i) Mengembangkan sistem audit keuangan baik eksternal

maupun internal.

j) Membuat format anggaran dan pelaporan keuangan

seperti format anggaran dan rekonsiliasi.

k) Memastikan bahwa setiap akhir bulan (tanggal 25),

anggaran pembelian dan pembayaran di proyek pada

(29)

l) Mengembangkan “banking system”: bank account

holder, otorisasi transaksi bank, dsb.

m) Menyediakan sistem dan mekanisme penggalangan

dana sejauh disetujui oleh Regional Director.

n) Memutuskan pengeluaran darurat Kantor Nasional

berdasarkan ketentuan di JRS yang berlaku bila tidak

bisa berkonsultasi dengan Country Director. Keputusan

dibuat secara tertulis dengan menggunakan format

khusus.

o) Menyajikan perkembangan laporan keuangan setiap

bulan kepada Country Director, para National Officer,

dan Project Director sebagai bahan evaluasi atas

penggunaan uang proyek.

p) Memastikan bahwa staf dapat dipercaya memegang PC

dalam bentuk mata uang apa pun, melaporkannya

secara bertanggung jawab dan tepat waktu sesuai

dengan ketentuan yang disepakati.

q) Sejauh mendapatkan delegasi dari Country Director,

menyetujui pemberikan hak-hak (gaji dan tunjangan)

kepada staf JRS.

r) Menjaga likuiditas (aliran) dana untuk 3 bulan ke

(30)

s) Membuka rekening bank atas nama Yayasan JRS

Indonesia bersama dengan Country Director.

t) Melakukan pengawasan uang milik JRS atas para

finance officer dan menyediakan informasi tentang

jumlah dan posisi keuangan JRS untuk Country

Director:

- Memastikan semua transaksi memiliki

bukti-bukti resmi seperti nota-nota.

- Memastikan bahwa semua dokumen keuangan

disimpan dan siap untuk keperluan audit.

- Bertanggung jawab atas seluruh kas JRS

Indonesia dan aset-aset yang digunakan di

proyek.

u) Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk

pembelian aset-aset JRS kepada Country Director.

v) Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan

aset-aset JRS bekerja sama dengan Project Finance

Coordinator.

w) Melakukan audit internal secara teratur (3 bulan sekali)

ke proyek dan memberikan evaluasi tertulis hasil audit.

Hasil evaluasi tertulis tersebut kemudian disampaikan

(31)

2) Berkaitan dengan Personel

a) Membantu Country Director sebagai anggota tim

perekrutan staf dan support staff finance (di kantor

nasional) sesuai dengan kebutuhan program di

lapangan.

b) Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan

dan mekanisme finance.

c) Memutuskan untuk mengangkat dan menghentikan

support staff untuk bidang finance sesudah konsultasi

dengan para National Officer dan Country Director.

d) Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian kepada Country Director.

e) Memberikan uraian kerja personel finance serta support

staff yang berada di bawah koordinasinya.

f) Melakukan penilaian kinerja atas personel finance serta

support staff yang berada langsung di bawah

koordinasinya.

g) Mengusulkan penempatan, pemindahan dan

penggantian staf finance kepada Country Director,

Project Director dan para National Officer.

h) Memutuskan dan mengkoordinasi penempatan,

(32)

dengan berkonsultasi dengan para National Officer dan

Country Director.

i) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

j) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti

seminar atau pelatihan tingkat internasional yang

diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

k) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan personel yang langsung di bawah

koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan

kepegawaian JRS.

l) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

misalnya mempelajari dokumen-dokumen yang berisi

tentang perlindungan pengungsi, undang-undang

a) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja

(33)

pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat, dan

tepat pada waktunya.

b) Mengundang auditor dari luar (eksternal) untuk

memeriksa akuntabilitas laporan keuangan JRS dan

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk

kelancaran audit tersebut.

d. Uraian Kerja National Program Officer

berikut ini:

a) Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor

Nasional maupun dengan proyek di lapangan dengan

mengunjungi dan memberikan dukungan terhadap

program-program demi keberhasilan implementasi

program di lapangan.

b) Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim nasional

maupun proyek untuk menjalankan perannya dalam

koordinasi dan pemberian dukungan dan arahan

proyek.

c) Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan,

pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program

(34)

d) Membantu Country Director dalam mengkoordinasi

penyusunan proposal dan membentuk tim project

design.

e) Bersama dengan National Finance Officer membuat

kode keuangan sesuai dengan proposal. Kode keuangan

ini dipakai untuk penyusunan laporan program.

f) Membuat evaluasi keuangan program bersama National

Finance Officer setelah laporan keuangan selesai

dibuat.

g) Bersama National Information-Advocacy Officer

membuat analisis atau laporan untuk program-program

tertentu.

h) Memberikan masukan dan konsultasi dengan tim di

lapangan mengenai segala sesuatu yang tidak ada

pedomannya (guideline) yang terkait dengan program.

i) Bersama dengan Country Director dan Project

Director, mengembangkan dan memantau kriteria,

metodologi dan panduan-panduan progam JRS:

standar-standar perencanaan, penulisan laporan proyek,

membuat pedoman (guidelines) dan agenda, serta

memeriksa proposal-proposal proyek, laporan-laporan

(35)

j) Melakukan pemantauan dan menjaga akuntabilitas

pelaksanaan program-program JRS berdasarkan standar

bantuan kemanusiaan yang berlaku, di antaranya

dengan melakukan kunjungan secara berkala ke

lokasi-lokasi proyek, serta membuat evaluasi dan rekomendasi

tertulis dari setiap kunjungan serta menyampaikannya

kepada Project Director dan Country Director untuk

ditindaklanjuti.

k) Melakukan pemantauan program berskala besar/tingkat

nasional atau yang menentukan nama baik JRS karena

melibatkan banyak pihak atau lembaga lain (di luar

JRS) bersama dengan Project Coordinator dan Project

Director dan membuat rekomendasi tertulis kepada

Country Director yang akan mengambil keputusan.

l) Membangun jaringan kerja sama dan menghadiri

pertemuan-pertemuan terkait dengan program yang

dijalankan JRS dengan pemerintah, UN, INGO, dan

NGO di tingkat nasional untuk mendukung

keberhasilan program.

m) Mempersiapkan dan melaksanakan

pertemuan-pertemuan para Project Director dan Coordinator

(36)

n) Memberi masukan-masukan kepada Project Director

dan Coordinator dalam rapat-rapat sejauh diperlukan

serta mendukung dan atau memfasilitasi

pelatihan-pelatihan yang relevan demi keberhasilan program yang

dijalankan.

o) Mengarahkan dan memastikan konsistensi penerapan

misi dan etos kerja JRS dalam implementasi program di

lapangan.

p) Mengkoordinasi perumusan proposal-proposal proyek

untuk kegiatan-kegiatan koordinasi dan

menyampaikannya kepada Country Director.

q) Merekomendasikan penghentian atau pemutusan

keberlangsungan proyek yang tidak bekerja sama

secara resmi dengan pihak atau lembaga lain dengan

mempertimbangkan masukan Project Director dan

Project Coordinator dan mengajukannya kepada

Country Director untuk diputuskan.

r) Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai

dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah

mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada

(37)

s) Membantu para Project Coordinator dan Project

Director dalam mengelola dan mengevaluasi proyek.

t) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada Country Director untuk pembukaan atau

penutupan suatu proyek.

u) Membuat dan atau menandatangani kerja sama (MoU)

dengan pihak luar JRS terkait dengan program sejauh

didelegasikan oleh Country Director.

v) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada National Information-Advocacy Officer

mengenai kampanye, publikasi informasi dan data-data

yang bertujuan untuk membela hak-hak pengungsi.

w) Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama

JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan

mengupayakan untuk selalu memperbaharui database

proyek supaya tidak kadaluwarsa.

x) Bersama dengan Country Director dan Project Director

membuat metodologi dan kerangka kerja serta

sumber-sumber untuk evaluasi proyek. Selanjutnya membantu

Project Coordinator dan Project Director dalam

mengelola dan mengevaluasi proyek.

(38)

pengalihan program dari proyek yang satu ke proyek

lainnya jika ada program dan anggaran yang belum

dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan yang

kuat.

z) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada National Information-Advocacy Officer

mengenai program advokasi.

aa) Memberikan masukan dan pertimbangan mengenai

program yang dijalankan di Kantor Nasional kepada

Country Director.

bb) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS

pengungsi.

a) Membantu National Human Resources Officer sebagai

anggota tim perekrutan personel baru sesuai dengan

kebutuhan pelaksanaan program di lapangan, antara

lain dengan mewawancari calon.

b) Mengusulkan perekrutan, pengangkatan, penggantian

dan penghentian personel kepada Country Director.

c) Mengusulkan dan memberi pertimbangan mengenai

(39)

Mengusulkan perubahan atau perbaikan Kebijakan

Kepegawaian kepada Country Director.

d) Memutuskan penempatan, pemindahan dan

penggantian staf dan support staff dari area proyek

yang satu ke area yang lain yang berbeda project

director melalui konsultasi dengan Country Director

dan para National Officer.

e) Mengusulkan penempatan, pemindahan dan

penggantian staf program (yang langsung di bawah

koordinasinya) kepada Country Director dan para

National Officer.

f) Mengusulkan gaji personel program kepada Country

Director dan National Human Resources Officer.

g) Membuat dan menandatangani, atas nama JRS, surat

perjanjian kerja support staff yang berada langsung di

bawah koordinasinya.

h) Membuat uraian kerja staf dan support staff yang

berada langsung di bawah koordinasinya.

i) Membuat penilaian kerja personel yang berada

langsung di bawah koordinasinya minimal 2 kali

(40)

j) Mengusulkan peserta pelatihan untuk tingkat nasional

maupun internasional kepada Country Director dan

National Human Resources Officer.

k) Memberikan orientasi dan induksi bagi personel baru

untuk materi program.

l) Memberikan usulan dan pertimbangan kepada Country

Director untuk pengangkatan Project Director dan

National Officer.

m) Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan

kepada Country Director untuk staf yang ditugaskan

mewakili JRS dalam pertemuan-pertemuan

internasional maupun nasional.

n) Memberikan masukan-masukan atau usulan-usulan

kepada Country Director dan National Human

Resources Officer untuk staf yang ditugaskan

mengikuti seminar atau pelatihan yang diselenggarakan

oleh pihak luar JRS, baik nasional maupun

internasional.

o) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan personel yang langsung di bawah

koordinasinya sejauh diatur secara jelas dalam aturan

(41)

p) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director dan National Human Resources

Officer mengenai hal-hal yang berhubungan dengan

personel sejauh belum diatur secara jelas dalam aturan

kepegawaian JRS (misalnya mengenai

tunjangan-tunjangan untuk personel).

q) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

a) Bertanggung jawab kepada Country Director untuk

penyusunan budget proposal untuk kegiatan-kegiatan

yang diperlukan di bidang program.

b) Menyusun perencanaan anggaran untuk kegiatan yang

diperlukan di bidang program dan mengusulkannya

c) Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas

kegiatan-kegiatan program sesuai dengan format JRS

(42)

d) Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran

kegiatan-kegiatan program kepada Country Director.

a) Bersama Country Director membantu mencari dana

untuk mendukung program-program di Indonesia,

dalam bentuk pembuatan proposal.

b) Mengembangkan dan mengelola perjanjian-perjanjian

kerja dengan pihak lain terkait dengan implementasi

program dengan berkonsultasi dengan Project Director

dan National Officer.

c) Menjadi penghubung para Program Officer di tingkat

regional.

d) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja

sama, dll.) untuk mendukung program-program di

Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan

pembuatan laporan tepat pada waktunya.

e) Bila mendapat delegasi dari Country Director,

membuat perjanjian kerja sama JRS dengan pihak lain,

misalnya donor, rekanan pelaksana (pembuat film,

penerbit, kontraktor, dsb.), pemerintah, LSM lain, dsb.

f) Melakukan konsultasi dan kerja sama dengan Program

(43)

g) Melakukan kerja sama dan partnership dengan

lembaga-lembaga lain dalam menjalankan program.

e. Uraian Kerja National Information–Advocacy Officer

berikut ini:

a) Membantu Country Director di bidang Informasi,

Database, dan Riset.

b) Membantu Country Director di bidang Advokasi.

a) Bekerja sama dan berkoordinasi dengan tim JRS dalam

melaksanakan kegiatan-kegiatan advokasi, membantu

perekrutan, orientasi dan induksi mengenai informasi

dan advokasi serta standar-standar bantuan

kemanusiaan, dan peningkatan kapasitas staf.

b) Membantu memberikan uraian kerja personel informasi

dan advokasi serta database & IT Officers yang berada

di bawah koordinasinya.

c) Melakukan penilaian kinerja atas personel informasi

dan advokasi serta support staff yang berada di bawah

(44)

d) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mewakili

JRS dalam pertemuan yang mengundang JRS.

e) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

Country Director untuk staf yang ditugaskan mengikuti

seminar atau pelatihan tingkat internasional yang

diselenggarakan oleh pihak luar JRS.

f) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

tentang pendidikan, dokumen-dokumen hukum

Indonesia serta standar kemanusiaan, guiding principle

tentang kepengungsian, dsb.

a) Membantu Country Director untuk penyusunan budget

proposal untuk kegiatan-kegiatan advokasi, research

dan informasi.

b) Membantu menyusun perencanaan anggaran untuk

kegiatan advokasi, research dan informasi dan

(45)

c) Memberikan laporan kegiatan dan keuangan atas

kegiatan-kegiatan advokasi, research dan informasi

d) Mengusulkan pembelian aset untuk kelancaran kegiatan

advokasi yang sangat dibutuhkan kepada Country

Director.

e) Memberi usulan dan pertimbangan kepada Country

Director mengenai pengeluaran di luar proposal dan

pembukaan program baru di luar proposal proyek yang

sudah disetujui.

4) Hubungan dengan Tim Kerja, Donor, dan Partnership

a) Membantu Country Director mencari dana untuk

program advokasi JRS.

b) Menyediakan dan menyebarkan informasi tentang JRS

untuk mendukung pencarian dana bagi

program-program JRS Indonesia dengan persetujuan Country

Director.

c) Menyelenggarakan kegiatan penggalangan dana di

tingkat nasional bekerja sama dengan National Officer

dan dengan persetujuan Country Director.

d) Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk

(46)

e) Memeriksa dan mengoreksi konsep proposal dan

laporan kegiatan program JRS jika dibutuhkan.

f) Berkoordinasi dengan tim-tim kerja terkait, memastikan

bahwa isu-isu advokasi selalu terintegrasi dalam

pelaksanaan program di lapangan.

g) Menjalin hubungan yang baik dengan jaringan advokasi

dengan memberi informasi terbaru, berbagi informasi

atau data, menghadiri pertemuan jaringan dan

bentuk-bentuk komunikasi/koordinasi yang lain dengan tetap

memperhatikan kepentingan masyarakat yang

didampingi.

h) Mempublikasikan dan mengampanyekan isu-isu

advokasi dengan tetap mempertimbangkan dampak

positif-negatif terhadap masyarakat pengungsi yang

didampingi oleh JRS dengan persetujuan Country

Director.

f. Uraian Kerja Accounting Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas

berikut ini:

a) Bertanggung jawab atas uang kas baik rupiah maupun

(47)

b) Membukukan semua transaksi keuangan yang

dilakukan di kantor nasional.

c) Menyimpan bukti-bukti transaksi dan membuat laporan

rekonsiliasi per minggu.

d) Memeriksa laporan keuangan dari semua proyek yang

ada di JRS Indonesia, sekaligus menginformasikan

kepada proyek jika ternyata ada kesalahan kode.

e) Memeriksa semua transaksi keuangan dan memasukkan

semua transaksi keuangan kantor nasional ke dalam

jurnal-jurnal pada sistem akuntansi JRS Indonesia.

f) Membuat laporan keuangan berdasarkan laporan yang

dihasilkan dalam program akuntansi serta membuat

laporan konsolidasi per tiga bulan.

g) Membuat laporan keuangan yang meliputi neraca,

laporan aktivitas serta laporan perubahan aset lembaga

berdasarkan pada sistem akuntansi JRS Indonesia.

h) Menginformasikan secara tertulis kepada National

Finance Officer jika menemukan transaksi yang tidak

wajar.

i) Merekomendasikan kepada National Finance Officer

mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses

(48)

j) Mencatat dan memproses laporan akuntansi atas semua

aset yang dimiliki oleh JRS Indonesia.

k) Membantu Finance Officer dalam menyusun laporan

tahunan Pajak Penghasilan ps. 21 Staff/Volunteer dan

Pajak penghasilan ps. 25 Badan.

l) Membantu National Finance Officer dalam membuat

laporan untuk donatur khusus.

m) Membantu National Finance Officer dalam

menyediakan data yang diminta oleh auditor eksternal

dan memberikan keterangan seperlunya kepada mereka

atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

a) Memberikan orientasi dan induksi mengenai kebijakan

dan mekanisme keuangan sejauh diberi delegasi oleh

National Finance Officer.

b) Melakukan penilaian kinerja atas personel finance yang

berada langsung di bawah koordinasinya.

c) Mengusulkan dan mengkoordinasi penempatan,

pemindahan, dan penggantian staff finance kepada

d) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

(49)

ditugaskan mewakili JRS dalam pertemuan yang

mengundang JRS.

e) Memberi masukan-masukan atau usulan-usulan kepada

National Finance Officer untuk staff finance yang

ditugaskan mengikuti seminar atau pelatihan tingkat

internasional yang diselenggarakan oleh pihak luar

JRS.

f) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

3) Berkaitan dengan Keuangan dan Aset

a) Memberikan masukan atau usulan pertimbangan untuk

pembelian aset-aset JRS kepada National Finance

Officer.

b) Mengkoordinasi pengawasan dan pemeliharaan

aset-aset JRS bekerja sama dengan National Finance

Officer.

c) Membantu National Finance Officer melakukan audit

(50)

proyek JRS Indonesia dan memberikan evaluasi tertulis

hasil audit.

a) Menjaga kepercayaan para relasi (donor, rekan kerja

sama, dll.) untuk mendukung program-program di

Indonesia dengan cara pemeriksaan proposal dan

pembuatan laporan keuangan yang cermat, akurat dan

tepat pada waktunya di wilayah pelaksanaan proyek.

b) Mengusulkan kepada National Finance Officer untuk

mengundang auditor eksternal untuk memeriksa

akuntabilitas laporan keuangan JRS dan

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk

kelancaran audit tersebut.

g. Uraian Kerja Human Resources Administration Officer

Bertanggung jawab kepada Finance Officer atas tugas-tugas

berikut ini:

1) Berkaitan dengan Administrasi Human Resources

a) Perekrutan dan Seleksi Kandidat

- Membantu mengkoordinasi pelaksanaan

perekrutan dalam hal pengumuman,

menyampaikan daftar kandidat kepada

(51)

hasil wawancara, mengumumkan penerimaan dan

penolakan, menyampaikan kepada staf baru

tanggal orientasi dan persiapan keberangkatan ke

tempat kerja.

- Menyusun uraian kerja staf berdasarkan masukan

dari para supervisor.

- Membuat dan mengelola pengarsipan kontrak,

uraian kerja, code of conduct dan

dokumen-dokumen staf lainnya berdasarkan informasi dari

para supervisor.

b) Orientasi Staf Baru

- Membantu memberi penjelasan mengenai

administrasi (kontrak dan penggajian) dan

ketentuan-ketentuan mengenai kesejahteraan

personel JRS.

- Mengumpulkan dokumentasi dari staf baru dan

memberikan dokumentasi JRS yang harus

dipegang oleh staf baru.

c) Induksi Staf Baru

- Membantu supervisor membuat/mengingatkan

jadwal induksi staf baru.

(52)

d) Pendampingan dan Pengembangan Staf

- Membantu membuat jadwal evaluasi kinerja

untuk masing-masing personel.

- Mengumumkan situasi personel yang

memerlukan perhatian, ulang tahun, dan

semacamnya.

- Membuat dan memperbaharui daftar seminar atau

pelatihan yang pernah diikuti personel.

- Membuat sertifikat seminar atau pelatihan jika

difasilitasi oleh lembaga.

- Memberikan masukan-masukan dan usulan

hal-hal yang terkait dengan peraturan/undang-undang

kepegawaian pemerintah dan organisasi/JRS

kepada para supervisor.

- Menyiapkan format-format untuk rekomendasi

dan keperluan seminar atau pelatihan.

e) Kesejahteraan Staf

- Mencatat absensi personel yang off unpaid.

- Mencatat personel yang bekerja lebih dari 30 hari

di luar wilayah kerjanya.

- Membuat dan memperbaharui informasi atau data

(53)

- Membuat dan memperbaharui informasi atau data

antar kontrak dan mengurusi administrasinya

dengan bekerja sama dengan Finance Officer dan

supervisornya.

- Memastikan dana solidaritas diberikan kepada

staf yang berhak.

- Mengelola administrasi Askes seluruh personel

(pendaftaran, reimburse, penghentian,

perpanjangan, dll) dan membuat informasi atau

data terbaru yang berhubungan dengan kesehatan

setiap personel.

f) Penggajian Staf

- Mengusulkan gaji dan tunjangan personel baru

berdasarkan sistem penggajian JRS kepada

- Menghitung gaji dan tunjangan-tunjangan lain

untuk dilaporkan/diberikan kepada National

Finance Officer.

- Membuat slip dan mengirimkan slip-slip gaji

maupun tunjangan kepada masing-masing

personel dengan tembusan kepada National

(54)

untuk personel yang didanai oleh proyek yang

bersangkutan.

- Mencatat dan menghitung perubahan-perubahan

tunjangan-tunjangan personel yang mengalami

perubahan status seperti rumah, suami/istri, anak,

dll.

- Melaporkan kepada Finance National Officer

perubahan gaji pokok personel tiap tahun, dan per

semester untuk support staff berdasarkan sistem

yang berlaku.

- Mengurus perpajakan serta memberi informasi

kepada Finance National Officer mengenai

perkembangan perpajakan

g) Akhir Kontrak Staf

- Menyimpan arsip “exit questionnaire”

masing-masing personel

- Membuat draft surat rekomendasi kerja personel

yang selesai di JRS.

- Menyampaikan keputusan sanksi adminisitratif

kepada personel yang bersangkutan.

- Menghitung hak-hak akhir kontrak (gaji,

(55)

hak-2) Berkaitan dengan Personel pada Umumnya

a) Ikut menjaga kondisi kerja dan tempat tinggal yang

bersih, sehat, aman, nyaman, serta keamanan personel

JRS wilayahnya.

b) Membantu team finance dibidang transaksi keuangan

harian di kantor nasional jika dibutuhkan.

c) Memberi pertimbangan mengenai kebutuhan seminar

atau pelatihan yang mendukung program kepada

Country Director dan untuk secara keseluruhan.

d) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

tentang pendidikan, kemanusiaan, guiding principle

tentang kepengungsian, dsb.

e) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS

pengungsi.

h. Uraian Kerja Assistant National Program Officer

Bertanggung jawab kepada National Program Officer atas

(56)

a) Bekerja sebagai bagian dari tim nasional di Kantor

Nasional maupun dengan proyek di lapangan dan

bersama dengan delegasi NPO, mengunjungi serta

memberikan dukungan terhadap proyek JRS demi

keberhasilan implementasi di lapangan.

b) Bertanggung jawab terhadap penyusunan perencanaan,

pelaksanaan, laporan serta evaluasi program-program

JRS pada level nasional.

c) Memberikan masukan dan konsultasi kepada NPO

mengenai segala sesuatu yang tidak ada pedomannya

(guideline) yang terkait dengan program.

d) Bersama dengan NPO & PCs, mengembangkan dan

memantau kriteria, metodologi dan panduan-panduan

progam JRS: standar-standar perencanaan, penulisan

laporan proyek, membuat pedoman (guidelines) dan

agenda serta memeriksa proposal-proposal proyek,

laporan-laporan tiga bulanan, enam bulanan dan

tahunan.

e) Memberikan masukan kepada NPO tentang konsistensi

penerapan misi dan etos kerja JRS dalam implementasi

(57)

f) Membantu perumusan proposal-proposal proyek untuk

kegiatan-kegiatan koordinasi dan menyampaikannya

kepada National Programme Officer.

g) Merekomendasikan pengambilan keputusan mengenai

dengan pihak atau lembaga di luar JRS setelah

mengadakan konsultasi dengan berbagai pihak kepada

National Program Officer.

h) Memberikan masukan-masukan dan pertimbangan

kepada NPO untuk pembukaan atau penutupan suatu

proyek.

i) Merunut kembali proyek yang dilakukan atas nama

JRS, mengkaji ulang proposal dan laporan proyek, dan

mengupayakan untuk selalu memperbaharui database

proyek supaya tidak kadaluwarsa.

j) Membuat metodologi dan kerangka kerja serta

sumber-sumber untuk evaluasi proyek bersama dengan NPO.

Selanjutnya membantu Project Coordinator dalam

mengelola dan mengevaluasi proyek.

k) Membuat rekomendasi kepada NPO untuk pemindahan

atau pengalihan program dari proyek yang satu ke

(58)

belum dipakai dan dengan memberikan alasan-alasan

yang kuat.

l) Bersama tim JRS menjaga inventaris aset milik JRS

pengungsi.

a) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

a) Mengambil keputusan dalam situasi darurat dan tidak

bisa konsultasi dengan atasan langsung untuk program

baru di luar proposal (di dalam proyek yang sedang

berjalan) dengan anggaran sesuai dengan kebijakan

finansial yang ada. Keputusan dibuat secara tertulis

dengan menggunakan format khusus. Jika bisa

konsultasi dengan atasan langsung, hal ini menjadi

(59)

b) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan

untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program

kepada National Program Officer.

a) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan

donor JRS di wilayah kerjanya.

b) Menjalin hubungan dengan penduduk di wilayah

kerjanya, para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga

keagamaan setempat, dan wakil lembaga-lembaga

internasional maupun lokal (Badan PBB dan

LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi

(refugee dan asylum seekers) di tingkat proyek.

c) Mengusulkan penutupan proyek atau penghentian

program kepada National Program Officer.

i. Uraian Kerja Communication Officer

Bertanggung jawab kepada National Information-Advocacy

Officer atas tugas-tugas berikut ini:

a) Menganalisa kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh

pihak-pihak yang berwenang terhadap situasi politik

yang berkaitan dengan pengungsi lintas batas dan

(60)

b) Mengembangkan strategi-strategi komunikasi dan

rencana-rencana komunikasi JRS Nasional terkait

dengan butir 1 di atas.

c) Membantu National Information-Advocacy Officer

mengelola informasi, publikasi dan relasi dengan media

serta menyebarkan riset dan kebijakan JRS

seluas-luasnya.

d) Menulis artikel bagi publikasi nasional maupun

internasional termasuk publikasi-publikasi JRS.

e) Mengelola isi situs jejaring dan merancang serta

mengedit publikasi nasional.

f) Mengorganisasi pelatihan atau lokakarya media dan

komunikasi bagi para staf JRS untuk peningkatan

kesadaran masyarakat terhadap isu-isu yang terkait

dengan pengungsi sehingga staf JRS mampu membuat

identifikasi isu-isu untuk disampaikan secara umum,

serta menerapkan pedoman-pedoman pelatihan yang

telah dibuat kantor regional.

g) Berperan serta dalam berbagai lokakarya, seminar dan

pertemuan serta berkoordinasi dan mengembangkan

komunikasi yang efektif antara JRS dan jejaring

(61)

h) Memperbaharui database JRS untuk memastikan

salinan dokumen-dokumen kunci, data dan foto-foto

dari kantor-kantor lapangan maupun nasional dilakukan

secara teratur.

i) Mengelola dan memperbaharui milis internal, eksternal,

termasuk alumni secara berkala.

j) Memastikan perpustakaan JRS di kantor nasional

memiliki koleksi pustaka terbaru sesuai dengan

publikasi kunci terbaru dan informasi buku serta

tersedianya dokumen online.

k) Memastikan server JRS Indonesia berjalan dan

membantu kapanpun dibutuhkan dengan

mengorganisasi pemeliharaan perangkat keras yang

digunakan baik staf nasional maupun lapangan.

a) Mengkoordinasi sukarelawan di kantor nasional yang

bertugas dalam memperbaharui database dan membuat

desain rencana-rencana kerja bagi para sukarelawan

dan mendampingi pelaksanaannya.

b) Mengembangkan kualitas kerja dengan kemauan dan

(62)

a) Mengusulkan pengadaan aset yang sangat dibutuhkan

untuk mendukung pelaksanaan kegiatan program

kepada National Information-Advocacy Officer.

a) Mengkoordinasi penerimaan tamu-tamu relasi dan

donor JRS di wilayah kerjanya sejauh didelegasikan

oleh supervisor.

b) Menjalin hubungan dengan penduduk di wilayah

kerjanya, para pejabat sipil, pemimpin dan lembaga

keagamaan setempat, dan wakil lembaga-lembaga

internasional maupun lokal (Badan PBB dan

LSM-LSM) yang berkaitan dengan kerja bagi para pengungsi

(refugee dan asylum seekers) di tingkat proyek.

j. Uraian Kerja Organization Secretary and Public Relation

Bertanggung jawab kepada Country Director atas tugas-tugas

berikut ini:

1) Hubungan dengan Pemerintah

a) Mencari data dan informasi serta menganalisa

(63)

b) Membantu Country Director dalam menyediakan

syarat-syarat administratif dan konsultasi hukum terkait

dengan kelembagaan JRS.

c) Menyediakan dan mengurus tuntutan-tuntutan

administratif dari pemerintah terhadap JRS sebagai

lembaga.

d) Menyediakan laporan-laporan JRS menyangkut

kelembagaan maupun kegiatan program yang perlu

untuk pemerintah.

e) Membuat, mengirim, menerima dan

mendokumentasikan surat-surat keluar dan masuk JRS

ke dan dari pemerintah (sejauh diperlukan).

f) Membantu Country Director dalam membangun relasi

dengan pemerintah demi lancarnya kegiatan program

JRS.

2) Hubungan dengan Institusi Gerejani

a) Membantu Country Director dalam menjaga relasi dan

komunikasi yang baik dengan institusi gerejani dan

kegiatan gerejani (Keuskupan, Paroki, Tarekat Religius,

dan komunitas-komunitas rohaniwan/rohaniwati,

lembaga-lembaga sosial gereja lainnya).