BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.12 Sistem Informasi Akuntansi
Pada umumnya Sistem Informasi Akuntansi digunakan sebagai alat untuk melakukan analisis keputusan ataupun sebagai pembuat keputusan yang terkait dengan transaksi-transaksi perusahaan. Selain itu dengan sistem informasi akuntansi perusahaan bisa mengetahui
apakah suatu proyek tersebut dikatakan profit atau rugi, sehingga manajer ataupun pengambil keputusan bisa mengambil sebuah keputusan yang tepat dan sesuai dengan kondisi proyek [24].
Sebuah sistem informasi akuntasi mengumpulkan dan memproses data transaksi lalu menyebarluaskan informasi keuangan tersebut kepada pihak yang membutuhkan. Sistem informasi akuntansi sangatlah luas dari satu bisnis ke bisnis yang lain. Faktor - faktor yang beragam dari sistem informasi ini tergantung dari sifat dari bisnis dan transaksi yang terjadi, ukuran perusahaan, jumlah data yang ditangani dan permintaan informasi yang dikelolah dan diperlukan oleh pihak lain. Sebuah sistem informasi akuntansi yang baik dapat membantu manajemen untuk menjawab pertanyaan - pertanyaan sebagai berikut:
1. Berapakah jumlah hutang yang belum dibayar?
2. Diperiode kapankan penjualan kita tertinggi?
3. Aset apakah yang kita miliki?
4. Apakah kita mendapatkan laba di periode lalu?
5. Apakah kita dapat meningkatkan dividen kepada pemegang saham?
Manajemen dapat menjawab pertanyaan lainnya dengan data
yang disediakan dari sebuah sistem akuntansi yang efisien [21].
Sistem informasi akuntansi merupakan jaringan dari segala prosedur, formulis-formulir, catatan-catatan, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data keuangan menjadi suatu bentuk laporan yang akan digunakan oleh pihak manajemen dalam mengendalikan kegiatan usahanya dan selanjutnya digunakan sebagai alat pengambilan keputusan manajemen. SIA merupakan sub sistem yang merupakan satu kesatuan sistem business process yang saling terkait satu sama lain [25].
2.1.13. Pengertian Database (Basis Data)
Database atau basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperikasa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS) [26].
Database atau basis data adalah kumpulan terpadu dari elemen data logis yang saling berhubungan. Basis data mengonsolidasi banyak catatan yang sebelumnya disimpan dalam file terpisah.
Database atau basis data merupakan suatu kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi.
Artinya, basis data merupakan tempat penyimpanan data yang besar, dimana dapat digunakan oleh banyak pengguna. Seluruh item basis data tidak lagi dimiliki oleh satu department, melainkan menjadi sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama [27].
Database merupakan “jiwa” dari sebuah aplikasi. Sebab dengan memanfaatkan database, semua fitur, tool, menu, dan fasilitas lainnya yang ada didalam aplikasi, dapat terhubung satu dengan lainnya.
Database tidak hanya sekedar tempat untuk menyimpan data.
Database bisa digunakan untuk menfasilitasi user yang membutuhkan pemrosesan data baik untuk analisa maupun evaluasi [15].
2.1.14. Pengertian Net Framework
Net Framework adalah sebuah perangkat lunak (software) yang digunakan terutama pada sistem operasi Microsoft Windows. Net Framework merupakan suatu lingkungan kerja untuk memudahkan pengembangan dan eksekusi berbagai macam Bahasa pemrograman dan kumpulan library agar dapat bekerja sama dalam menjalankan aplikasi berbasis Windows. Umumnya komputer hanya memiliki satu Bahasa yaitu (assembly), maka ketika anda mendeveloved sebuah
aplikasi dengan bahasa .Net komputer tidak akan memahami bahasa tersebut. Oleh sebab itu diperlukan sebuah software (penerjemah) untuk bisa menjalankannya. Tidak heran beberapa software tidak bisa berjalan dengan baik (error) pada sebuah komputer jika bahasa yang digunakannya berbeda. Itulah gunanya menggunakan .Net Framework sebagai penerjemah Bahasa tersebut.
Inilah funggsi utama dari .Net Framework yaitu sebagai penerjemah atau mengeksekusi sebuah software agar dapat dijalankan. Biasanya pada sebuah sistem operasi dalam hal ini windows biasanya sudah terdapat .Net Framework, namun belum tentu software tersebut aktif dan dapat digunakan, untuk itu dalam beberapa sistem operasi windows perlunya install / aktifkan secara manual [13].
NET Framework adalah inti dari .NET Initiative milik Microsoft yang diluncurkan pada tahun 2000. Initiative adalah sebuah visi untuk menyediakan platform teknologi yang memungkinkan pengembangan aplikasi, yaitu bahasa pemrograman, perangkat keras, dan perangkat lunak yang independen. Dengan menggunakan .NET Framework, sebuah aplikasi dapat dibangun dalam bahasa pemrograman apapun dan dapat dijalankan pada sistem operasi dan platform perangkat keras yang ada [28].
2.1.15. Pengertian Crystal Reports
Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa,dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan. Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan berbagai bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Visual Basic,Visual C/C++, Visual Interdev, dan Borland Delphi. Dan yang saya pakai itu, Crystal Report untuk Visual Studio 2010.
Beberapa Kelebihan dari Crystal Report adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan laporan dengan Crystal Reports tidak terlalu rumit dan banyak melibatkan kode program.
2. Program Crystal Reports banyak digunakan karena mudah terintegrasi dengan bahasa lain.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format paket program lain, seperti Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.
4. Koneksi yang mudah karena disertai beberapa form yang memudahkan koneksi [13].
Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk membuat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan [14].
2.1.16. Pengertian System Development Life Cycle (SDLC)
Menurut Pressman (2015) [29] System Development Life Cycle (SDLC) disebut juga dengan model Waterfall adalah model air terjun kadang dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle). Model ini mencakup beberapa fase atau tahapan untuk membentuk suatu sistem.
Waterfall merupakan model SDLC yang menawarkan pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata dengan beberapa tahapan diantaranya spesifikasi kebutuhan pengguna, perencanaan, permodelan, konstruksi, dan deployment. Untuk lebih jelasnya lihat pada Gambar 2.2 :
Gambar 2.2 System Development Life Cycle (SDLC) Sumber : (Kartawidjaja, 2020) [29]
Penjelasan mengenai tahapan SDLC model Waterfall adalah sebagai berikut :
1. Communication
Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen atau pengguna. Pada langkah ini merupakan langkah yang penting karena menyangkut pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna. Langkah-langkah yang dilakukan dalam Communication adalah seperti analisis kebutuhan bisnis, studi literatur, analisis kebutuhan pengguna, dan analisis kebutuhan perangkat lunak.
2. Planning
Langkah kedua yaitu Planning (Perencanaan), pada tahap ini merencanakan pengerjaan software yang akan dibangun.
Planning maliputi tugas-tugas yang akan dilakukan mencakup
resiko yang mungkin terjadi, hasil yang akan dibuat, dan jadwal pengerjaan.
3. Modeling
Langkah ketiga adalah Modeling, tahap ini dilakukan setelah tahap communication dan planning telah teridentifikasi. Pada tahap ini menerjemahkan syarat kebutuhan sistem ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum membuat coding. Tahap ini berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, dan representasi interface.
4. Construction
Langkah keempat adalah construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Programer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh pengguna. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan sesuatu software, artinya pengguna komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini.
Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat.
Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment
Langkah terakhir adalah Deployment, tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain, dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh pengguna. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala.
System Development Life Cycle (SDLC) adalah sebuah metode yang digunkan untuk mengembangkan sebuah sistem. System Development Life Cycle (SDLC) adalah sebuah proses logika yang digunakan oleh system analist untuk mengembangkan sebuah sistem
informasi yang melibatkan requirements, validation, training dan pemilik sistem. Sistem yang sedang berjalan atau sedang digunakan oleh organisasi atau perusahaan akan terus dikembangkan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut. Untuk melakukan pengembangan sistem, metode yang digunakan adalah System Development Life Cycle (SDLC) [24].
System Development Life Cycle (SDLC) identik dengan teknik pengembangan sistem Waterfall, karena tahapannya menurun dari atas kebawah yaitu :
1. Analysis,
Pada tahap ini analis mencoba untuk menguraikan permasalahan sistem dan menggambarkannya ke dalam beberapa diagram untuk menggambarkan situasi yang sedang berjalan, kemudian pada tahap ini juga analis mencoba mendesain sebuah solusi yang akan diberikan kepada User.
2. Design,
Pada tahap ini solusi-solusi yang sudah digambarkan secara global pada tahap requirement gathering and analysis diuraikan secara detal baik dalam bentuk diagram, layout, business rules, and dokumentasi-dokumentasi lain yang dibutuhkan.
3. Implementation / Build or Coding,
Pada tahap ini sistem mulai dibangun atau dikembangkan. Tahap ini identic dengan pembuatan program aplikasi untuk mendukung sistem.
4. Use / Testing,
Pada tahap ini sistem yang sudah dibangun atau dikembangkan dicoba oleh tim tester ataupun oleh User [24].
System Development Life Cycle atau yang lebih dikenal dengan istilah SDLC adalah metodologi umum yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi. SDLC terdiri dari beberapa fase yang dimulai dari fase perencanaan, analisis, perancangan,
implementasi hingga pemeliharaan sistem. Konsep SDLC ini mendasari berbagai jenis model pengembangan perangkat lunak untuk membentuk suatu kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi. Model Waterfall adalah salah satu model SDLC yang sering digunakan atau sering disebut juga dengan model konvensional atau classic life cycle. Model ini menggunakan pendekatan sistematis dan urut dimulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahapan analisis, desain, coding, testing/verification dan maintanance [30].
2.1.17. Pengertian Document Flowchart
Flowchart dokumen menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Fungsi utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan [31]. Simbol-simbol Flowchart yang biasanya dipakai adalah simbol-simbol Flowchart standar yang dikeluarkan oleh ANSI dan ISO [32].
Simbol-simbol ini dapat dilihat pada Tabel 2.1 Simbol Flowchart Standar berikut ini :
Tabel 2.1 Simbol Flowchart Standar
Tabel 2.1 Simbol Flowchart Standar (Lanjutan)
Tabel 2.1 Simbol Flowchart Standar (Lanjutan)
Tabel 2.1 Simbol Flowchart Standar (Lanjutan)
Sumber : (Ridlo, 2017) [32]
2.1.18. Pengertian Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari 4 macam yaitu, process, Data flow, data store dan external entity [31].
Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh operator profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Diagram Arus Data mempunyai empat komponen utama yaitu entitas (entities), proses (process), media penyimpanan (data storage) dan arus data (data flows) [33].
Simbol-simbol ini dapat dilihat pada Gambar 2.4 Simbol Data Flow Diagram (DFD) berikut ini :
Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Sumber : (Safitri, 2020) [33]
2.1.19. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)
Pengertian ERD (entity relationship diagram) adalah pemodelan data utama yang membantu mengorganisasikan data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas [34]. Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan data-data atau objek-objek yang dibuat berdasarkan dan berasal dari dunia nyata yang disebut entitas (entity) serta hubungan (relationship) antar entitas-entitas tersebut dengan menggunakan beberapa notas [35].
Komponen-komponen pembentuk ERD dapat di lihat pada gambar 2.5 di bawah ini :
Tabel 2.3 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Tabel 2.3 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD) (Lanjutan)
Sumber : (Edi and Betshani, 2012) [35]
2.1.20. Pengertian Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store. Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dan database [36].
Kamus data atau data dictionary atau juga disebut dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data adalah daftar terorganisir dari semua elemen data dari sistem dengan definisi yang tepat dan teliti untuk analis dan user. Kamus data merupakan kumpulan data mengenai data-data yang bertujuan untuk mengenal definisi, struktur, pemakai dari masing-masing elemen kamus data [37].
Sukamto dan Shalahuddin (2014:73) menjelaskan, “Kamus data (data dictionary) dipergunakan untuk memperjelas aliran data yang digambarkan pada DFD. Kamus data adalah kumpulan daftar elemen
data yang mengalir pada system perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami secara umum (memiliki standar cara penulisan)” [38].
Notasi-notasi Kamus Data dapat di lihat pada Tabel 2.4 di bawah ini :
Tabel 2.4 Symbol-simbol Kamus Data
Sumber : (Prasetio, 2015) [38]
2.1.21. Perusahaan Jasa (Service Business)
Perusahaan Jasa (Service Business) tidak menjual barang tetapi menjual jasa kepada pelanggan. Contoh perusahaan jasa, diantaranya adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan transportasi (jasa angkut), pelayanan kesehatan (rumah sakit), jasa konsultan, telekomunikasi, dan sebagainya [39].
Ciri-ciri perusahaan jasa :
1. Kegiatannya memberikan pelayanan jasa.
2. Pendapatannya berasal dari penjualan jasa.
3. Tidak ada perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP)
4. Laba/rugi diperoleh dengan membandingkan jumlah pendapatan dengan jumlah beban.
Perusahaan Jasa (Service Business) adalah perusahaan yang menghasilkan produk dalam bentuk jasa atau pelayanan dalam berbagai bidang, yang memberikan kecepatan, kemudahan, serta kenyamanan bagi konsumen [40].
Berikut jenis-jenis usaha yang dapat diklasifikasikan sebagai perusahaan jasa :
1. Jasa transportasi, termasuk diantaranya persewaan mobil, kereta api, perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan.
2. Jasa akomodasi, termasuk diantaranya sewa kamar hotel, motel, apartemen.
3. Jasa rumah tangga, termasuk diantaranya jasa air minum, perbaikan rumah, perbaikan alat-alat rumah tangga, perawatan kebun dan pembersihan rumah.
4. Jasa penunjang transportasi, termasuk diantaranya reparasi mobil, cuci mobil.
5. Biro perjalanan wisata
6. Jasa konsultasi, termasuk diantaranya konsultan manajemen, konsultan teknik.
7. Jasa hukum, termasuk diantaranya notaris dan pengacara.
8. Jasa kesehatan, termasuk diantaranya rumah sakit, klinik, praktik dokter pribadi, dokter gigi.
9. Jasa pengiriman dan ekspedisi 10. Jasa asuransi
11. Jasa finansial, termasuk diantaranya perbankan, jasa kredit, kantor akuntan public, konsultan pajak. Financial planner.
2.1.22. Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan sering diartikan sama dengan kata manajemen karena antara manajemen dengan pengelolaan itu pada dasarnya memiliki tujuan yang sama yaitu tercapainya dan terwujudnya suatu tujuan yang telah dicita-citakan oleh suatu organisasi atau lembaga. Pengelolaan juga merupakan sebuah bentuk cara bekerja dengan orang-orang secara pribadi maupun kelompok dalam lingkup organisasi tertentu, maka seorang pemimpin yang baik bisa mencapai tujuan yang diharapkan tanpa perlu harus menjadi manajer yang efektif.
Dari uraian diatas disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian sampai dengan pengawasan yang bertujuan untuk menggali dan memanfaatkan sumber daya alam yang dimiliki secara lancar, efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya [41]. Pengelolaan yaitu rangkaian kegiatan, pekerjaan ataupun usaha yang dilakukan oleh suatu kelompok untuk melakukan pekerjaan sampai dengan selesai untuk mencapai tujuan [42].
2.1.23. Persediaan
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu [9]. Persediaan dalam jurnal “analisis akuntansi persediaan”, merupakan asset perusahaan yang menempati posisi yang cukup penting dalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan industri (manufaktur), atau perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, dan merupakan pos-pos asset yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang akan dijual [18].
Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja, sebab dilihat dari jumlahnya biasanya persediaan inilah unsur modal kerja yang paling besar. Hal ini dapat dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. perusahaan jasa mempunyai persediaan yang habis dipakai, termasuk di dalamnya karbon, kertas, stempel, tinta, materai, dan persediaan lainnya yang berhubungan dengan perusahaan jasa [43].
2.1.24. Barang Habis Pakai
Barang habis pakai yaitu barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Oleh karena itu agar kegiatan pemenuhan barang habis pakai
yang diperlukan dapat berjalan dengan baik maka perlu adanya kegiatan pengelolaan barang habis pakai secara teratur, terperinci serta berjalan dengan baik sesuai dengan peraturan yang ada.
Suatu kantor dalam melakukan aktivitasnya tidak lepas dari alat tulis kantor. Tanpa adanya alat tulis kantor yang memadai tidak mungkin ada kinerja perkantoran yang baik. Sementara itu, untuk mengelola alat tulis kantor secara efektif diperlukan kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan barang [44].
Alat Tulis Kantor merupakan benda-benda yang bersifat habis-pakai untuk pelaksanaan kegiatan kantor sehari-hari oleh karyawan.
Yang tergolong Office Supplier misalnya adalah pulpen, pensil, tinta, kertas, dan lain sebagainya. Supplies atau biasa disebut peralatan merupakan persediaan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi yang pada umumnya berbentuk benda-benda atau bersifat material [45].
Alat Tulis Kantor (ATK) adalah dokumen yang sedang pada tahap pengawasan dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas atau elektronik [46]. Alat tulis kantor dalam jurnalnya adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai pegawai tata usaha [47].
2.1.25. Pencatatan Jurnal Persediaan ATK (Alat Tulis Kantor)
Berikut ini adalah jurnal pencatatan persediaan ATK (Alat Tulis Kantor) pada PT. HUNU Osias Padmada Eara Karawang untuk Pembelian ATK dan Pemakaian ATK adalah sebagai berikut :
Tabel 2.5 Jurnal Persediaan ATK
No Transaksi Uraian Debet Kredit
1. Pembelian
Persediaan ATK xxx
Kas xxx
No Transaksi Uraian Debet Kredit 1. Pembelian Belanja Persediaan ATK xxx
Perubahan SAL xxx
2. Pemakaian
Beban Persediaan ATK xxx
Persediaan ATK xxx
Sumber : PT. Hunu Osias Padmada Eara Karawang 2.1.26. Prosedur Pengelolaan Barang Habis Pakai
Dalam Jurnal “pengelolaan barang habis pakai (alat tulis kantor)”
Prosedur Pengolahan Barang ATK yaitu [46] : 1. Perencanaan Kebutuhan dan Penganggaran
Di dalam kegiatan perencanaan kebutuhan dan penganggaran harus dilakukan dengan memperhatikan hal-hal yang meliputi : barang yang dibutuhkan, dimana kebutuhannya, bilamana dibutuhkan, berapa biaya yang dibutuhkan, siapa yang akan mengurus dan menggunakan, alasan kebutuhan dan cara pengadaan.
2. Pengadaan
Untuk tahap pengadaan barang habis pakai khususnya alat tulis kantor (ATK) harus memperhatikan jumlah stok barang untuk mempermudah berapa banyak barang yang dibutuhkan dalam pengadaan barang habis pakai khususnya alat tulis kantor (ATK) selanjutnya, apakah alat tulis kantor tersebut memerlukan penambahan jumlah barangnya atau tidak. Dalam hal ini pengadaan barang habis pakai khususnya alat tulis kantor (ATK) bersifat fleksibel yaitu pengadaan barangnya disesuaikan dengan keadaan stok barang dalam gudang persediaan, apabila barang yang dibutuhkan masih ada dan sesuai dengan pemenuhan kebutuhan maka tidak ada penambahan stok untuk barang
tersebut. Namun apabila barang yang dibutuhkan stoknya telah habis, maka diperlukan penambahan stok untuk barang yang dibutuhkan tersebut.
3. Penerimaan
Penerimaan merupakan bentuk tindak lanjut dari hasil pengadaan Barang oleh pihak penyedia barang yang mana barang habis pakai khususnya alat tulis kantor (ATK) termasuk didalamnya.
Penerimaan ATK harus dilakukan dengan teliti agar catatan sebagai laporan sesuai dengan keadaan ATK yang diterima sehingga bisa menghindari kekeliruan pada saat ATK diterima.
4. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan tindak lanjut dari penerimaan alat tulis kantor (ATK), dimana barang yang sudah diterima diteliti kembali apakah jenis barang, jumlah barang sudah sesuai dengan yang ada didalam buku penerimaan barang. Apabila barang tersebut sudah sesuai dengan buku penerimaan maka alat tulis kantor tersebut segera di bawa ke tempat penyimpanan barang yaitu gudang. Setelah barang tersebut sampai di gudang yang harus dilakukan oleh penyimpan barang adalah meletakkan alat tulis kantor tersebut ke tempat yang sudah disediakan seperti almari, box, rak dan sebagainya, serta ditata dengan rapi harus dijaga dengan baik.
Tata cara penyimpanan barang ATK yaitu :
a. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
b. Barang disimpan dalam keadaan bersih.
c. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
d. Barang disimpan di tempat yang memadai.
e. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
f. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
g. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
g. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.