BAB I PENDAHULUAN
2.1 Tinjauan Pustaka
2.1.2 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Menurut McLeod (2007:12) Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah: “Sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi lebih bermakna. Informasi juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna”.
Berdasarkan teori McLeod diatas dapat diketahui bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) menggunakan alat bantu komputer untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para penggunanya.
Lebih lanjut Kenneth (2008:15) memaparkan bahwa:
“Sistem informasi secara teknis didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengawasan, sistem informasi juga dapat membantu manajer dan karyawan menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit dan menciptakan produk baru. Sedangkan bidang Sistem Informasi Manajemen (SIM) mencoba mencapai keahlian sistem informasi yang diperluas. SIM berhubungan dengan isu perilaku dan isu teknis yang berhubungan dengan pengembangan, penggunaan dan pengaruh dari sistem informasi yang digunakan manajer di dalam perusahaan”.
Berdasarkan teori Kenneth diatas dapat diketahui bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk membantu manajer dalam suatu organisasi melakukan proses manajemen.
Davis (2002:3) memiliki teori tersendiri mengenai Sistem Informasi Manajemen. Davis memaparkan beberapa definisi Sistem Informasi Manajemen yaitu:
1. Sebuah sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base.
2. Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukung bukan hanya informasi tapi juga proses-proses manajemen.
3. Sistem informasi manajemen adalah sebuah konsep dan suatu orientasi kearah mana menujunya sebuah rancangan sistem informasi, dan bukan merupakan suatu keadaan mutlak.
Berdasarkan teori Davis tersebut dapat diketahui Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem dengan komponen manusia ataupun mesin yang terpadu, dan berguna untuk menyajikan informasi bagi proses-proses manajemen dalam organisasi. Sistem informasi manajemen membutuhkan perangkat keras, perangkat lunak, pedoman, model manajemen dan keputusan, dan database untuk dapat diterapkan.
Serupa dengan Davis, Sucipto (2013:4) memaparkan SIM terdiri dari lima komponen yang terkait:
“hardware, software, orang, prosedur, dan koleksi data. Lebih penting lagi, SIM adalah dirancang untuk memecahkan masalah bagi seluruh permasalahan dalam manajemen. Lebih lanjut SIM membantu dalam menyelesaikan pekerjaan produktivitas dan inovasi peningkatan sumber daya teknologi informasi.”
Berdasarkan teori Sucipto dapat diketahui bahwa sistem informasi manejemen terdiri dari komponen perangkat keras, perangkat lunak, orang, prosedur dan
koleksi data. Sistem informasi manajemen digunakan dalam organisasi untuk memecahkan permasalahan dalam proses manajemen.
Dari beberapa definisi ahli seperti McLeod, Kenneth, Davis, dan Sucipto mengenai definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM), dapat dipaparkan Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem yang terdiri dari beberapa komponen seperti manusia dan mesin, yang saling berhubungan untuk mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi guna kepentingan manajemen atau pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen sendiri memiliki lima komponen penting seperti hardware, software, orang, prosedur dan koleksi data.
Untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi proses manajemen, terdapat beberapa tahapan proses dalam sistem informasi manajemen yang harus dilewati dan dipengaruhi oleh lingkungan internal dan eksternal organisasi. Menurut Bambang (2013:21) masukan bagi Sistem Informasi Manajemen adalah data; prosesnya adalah pengumpulan, penyimpanan dan pengolahan data tersebut; sedangkan keluarannya adalah informasi. Lingkungan dari Sistem Informasi Manajemen sendiri terdiri dari dua lapis yang dijelaskan dalam gambar 2.1.
Gambar 2.1 Model Sistem Informasi Manajemen
Sumber: Bambang (2013:21)
Berdasarkan gambar 2.1 diatas, dapat dipaparkan lingkungan internal dan eksternal Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut:
1. Lingkungan internal, yaitu segala sesuatu yang berada diluar Sistem Informasi Manajemen, tetapi berada di dalam perusahaan. Tercakup disini adalah proses bisnis (manajemen) dari perusahaan, sumber daya yang dimiliki, teknologi yang digunakan, dan lain-lain. Proses bisnis (manajemen) merupakan lingkungan eksternal yang paling penting oleh sebab di sinilah terjadi proses pemanfaatan informasi. Dari sini pula diidentifikasi kebutuhan informasi, sehingga dapat ditentukan data yang harus dikumpulkan.
LINGKUNGAN EKSTERNAL: PELANGGAN, PEMASOK, PEMEGANG SAHAM
LINGKUNGAN INTERNAL:
PROSES BISNIS (MANAJEMEN), SUMBER DAYA, TEKNOLOGI DLL. DARI PERUSAHAAN MASUKAN DATA PROSES PENGUMPULAN, PENYIMPANAN DAN PENGOLAHAN DATA KELUARAN INFORMASI PEMANFAATAN INFORMASI PROSES BISNIS (MANAJEMEN)
2. Lingkungan eksternal, yaitu segala sesuatu yang berada di luar perusahaan. Termasuk disini adalah pelanggan/ konsumen, pemasok, pemilik/ pemegang saham, pemerintah, wakil rakyat, pesaing, dan lain-lain. Lingkungan eksternal sangat penting artinya bagi Sistem Informasi Manajemen oleh sebab dari sinilah data dikumpulkan. Selain itu, tindakan-tindakan yang dilakukan oleh perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal akan berdampak terhadap Sistem Informasi Manajemen.
Sebelum menerapkan suatu sistem di dalam organisasi, terdapat tujuan-tujuan yang hendak dicapai dan ditetapkan organisasi dengan sistem tersebut. Untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi tersebut, sistem informasi manajemen harus menghasilkan informasi yang memenuhi beberapa karakteristik seperti yang di paparkan Deni Darmawan (2013:6), yaitu:
1. Amount of Information (Kuantitas Informasi), dalam arti bahwa informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan banyaknya informasi. 2. Quality of Information (Kualitas Informasi), dalam arti bahwa informasi
yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan kualitas informasi. 3. Recency of Information (Informasi Aktual), dalam arti bahwa informasi
yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi baru. 4. Relevance of Information (Informasi yang Relevan atau Sesuai), dalam arti
bahwa informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi.
5. Accuracy of Information (Ketepatan Informasi), dalam arti bahwa informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi.
6. Autehnticity of Information (Kebenaran Informasi), dalam arti bahwa informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi yang benar.
Berdasarkan teori Deni Darmawan tersebut dapat diketahui bahwa informasi yang dikelola oleh SIM harus mampu memenuhi kebutuhan seperti; banyaknya
informasi, informasi yang berkualitas, informasi yang baru, informasi yang sesuai dengan kebutuhan, informasi yang tepat waktu, dan informasi yang benar.
Jika Deni Dermawan memaparkan karakteristik yang harus dipenuhi informasi untuk dapat mencapai tujuan penggunaan sistem informasi manajemen dalam organisasi, Chusing (1992:329) yang diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih memaparkan beberapa karakter atau tujuan yang dapat diidentifikasikan dari penerapan sistem informasi, yaitu:
1. Kegunaan (usefulness)
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan bagi pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi.
2. Ekonomis (Economic)
Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin dan lain-lainnya harus menyumbangkan nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya.
3. Keandalan (reliability)
Output sistem harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus memapu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir (absen) atau pada saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.
4. Pelayanan langganan (customer service)
Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik/ ramah dan efisien kepada para langganan pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan. 5. Kapasitas (capacity)
Sistem harus mempunyai kapasitas memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti hal nya periode-periode-periode-periode operasi normal. 6. Kesederhanaan (simplicity)
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti.
7. Fleksibilitas (flexibility)
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.
Dari teori Chusing diatas dapat dipaparkan bahwa dalam penerapannya, sistem informasi memiliki tujuan yang dilihat dari sisi kegunaannya, sisi ekonomisnya, sisi keandalannya, sisi pelayanan langganannya, sisi kapasitasnya, sisi
kesederhanaannya, dan sisi fleksibilitasnya. Teori Chusing inilah yang digunakan peneliti untuk menemukan jawaban dari permasalahan yang ada.
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen yang berhubungan satu dengan yang lain. Davis (2002:15) memaparkan elemen-elemen yang terdapat dalam sistem informasi manajemen, yaitu:
1. Perangkat keras komputer, adalah suatu sarana pengoperasian sistem yang terdiri dari alat-alat berwujud fisik.
2. Perangkat lunak, adalah sistem pengoperasian yang digunakan dalam sistem informasi. Perangkat lunak terdiri dari beberapa sub sistem:
a. Perangkat lunak sistem umum, adalah program untuk melaksanakan pengolahan komputer.
b. Perangkat lunak terapan umum, adalah untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjuk untuk operasi, petunjuk untuk pemakai dan seterusnya).
c. Program aplikasi, adalah subsistem yang mendukung pengolahan data. 3. Data base adalah data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer. 4. Prosedur adalah mekanisme yang harus dilalui untuk menjalankan operasi
sistem.
5. Petugas pengoprasian, adalah operator yang bertugas melaksanakan jalannya sistem.
Serupa dengan Davis, Bambang (2013:64) menyebutkan komponen fisik suatu Sistem Informasi Manajemen mencakup:
1. Perangkat Keras
Perangkat keras Sistem Informasi Manajemen terdiri atas komputer (server dan terminal), perlengkapan jaringan, dan peralatan pelengkap (printer, scanner dan lain-lain).
2. Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah program atau kumpulan perintah bagi komputer. Pada dasarnya perangkat lunak yang digunakan dalam Sistem Informasi Manajemen terdiri atas dua kelompok, yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi.
a. Perangkat lunak sistem adalah program yang diperlukan agar komputer dapat berfungsi. Termasuk dalam perangkat lunak jenis ini misalnya adalah perangkat lunak sistem pengoperasian (operating system atau OS), perangkat lunak sistem pengolahan data (data management system), dan lain-lain.
b. Perangkat lunak aplikasi adalah program yang diperlukan agar komputer dapat mengolah data untuk berbagai keperluan. Termasuk dalam perangkat lunak jenis ini misalnya adalah perangkat lunak statistik seperti SPSS, dan lain-lain.
3. Berkas-berkas
Berkas-berkas (files) dapat berupa berkas-berkas berisi data (data files), berkas-berkas berisi perintah (program files), dan berkas-berkas berisi pengeluaran (output files). Berkas-berkas ini disimpan dalam berbagai media penyimpanan seperti pita magnetik (magnetic tape), kartu magnetik (magnetic card), cakram (disk), atau kertas/ dokumen (khususnya berkas keluaran).
4. Prosedur
Prosedur dimaksudkan ke dalam kategori komponen fisik, karena disimpannya dalam bentuk fisik seperti buku pedoman atau instruksi. Terdapat tiga jenis prosedur, yaitu (1) pedoman untuk petugas, (2) instruksi untuk menyiapkan masukan, dan (3) instruksi untuk pemakai.
5. Tenaga Pelaksana
Terdapat berbagai jenis pelaksana Sistem Informasi Manajemen, tetapi pada dasarnya dapat dikelompokkan kedalam (1) operator, termasuk petugas yang memasukkan data (data entry), (2) analis sistem (system analist), (3) penulis perintah atau pemograman (programmer), dan (4) pengelola (manager).
Dari teori Davis dan Bambang diatas jelas teori mereka memiliki kemiripan yang memapaparkan bahwa Sistem Informasi Manajemen terdiri dari beberapa elemen penting seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), berkas-berkas (database), prosedur, dan tenaga pelaksana atau personil. Artinya dalam penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen harus melihat pada lima elemen tersebut.
Bambang (2013:66) memaparkan terdapat beberapa fungsi pemrosesan yang utama dalam Sistem Informasi Manajemen yaitu pengolahan transaksi, pemeliharaan berkas induk (master file atau history file), pembuatan laporan dan keluaran lain, serta interaksi dengan pemakai.
Transaksi adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka penyelenggaraan perusahaan (bisnis) seperti misalnya pembelian bahan, penjualan produk, pembayaran gaji karyawan, dan lain-lain.
2. Pemeliharaan Berkas Induk
Banyak kegiatan bisnis yang memerlukan adanya penyimpanan data sehingga dapat diketahui riwayat dari sesuatu. Penjualan misalnya, memerlukan penyimpanan data sehingga dapat diketahui riwayat (history) tentang maju atau mundurnya perusahaan. Pembayaran gaji karyawan memerlukan penyimpanan data riwayat atau data induk (history files atau master files) harus selalu diremajakan (updated) mengikuti berlangsungnya atau bertambahnya transaksi.
3. Pembuatan Laporan dan Keluaran Lain
Laporan yang umum dihasilkan adalah laporan berkala (harian, mingguan, bulanan, tahunan) sesuai dengan kebutuhan manajemen perusahaan. Akan tetapi diluar itu Sistem Informasi Manajemen umumnya juga diminta untuk membuat laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Misalnya laporan tentang karyawan yang sudah mendekati pension, atau laporan tentang persediaan barang tertentu, dan lain-lain. Bahkan laporan yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manaejemen dapat juga berupa laporan tentang kesalahan-kesalahan (errors) yang terjadi dalam sistem dan memerlukan tindakan koreksi.
4. Interaksi dengan Pemakai
Fungsi pemrosesan juga dapat berupa interaksi dengan pemakai. Misalnya jika pemakai memerlukan petunjuk tentang sesuatu, maka Sistem Informasi Manajemen menyediakan fasilitas help dimana pemakai dapat memperoleh atas jawaban-jawaban tertentu. Atau jika pemakai ingin memperoleh data/ informasi tertentu, Sistem Informasi Manajemen menyediakan fasilitas penelusuran (search).
Dari sudut pandang pemakai, Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah mesin untuk menghasilkan sesuatu. Bambang (2013:67) memaparkan sesuai dengan masukan yang diterimanya, Sistem Informasi Manajemen dapat memberikan lima jenis keluaran, yaitu:
1. Dokumen transaksi
Dokumen transaksi adalah dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan proses transaksi, seperti misalnya faktur, slip gaji, formulir pesanan, dan lain-lain. Terdapat dua jenis dokumen transaksi, yaitu yang bersifat informatif dan bersifat instruktif. Dokumen transaksi yang bersifat informatif berisi penjelasan atau konfirmasi bahwa sesuatu akan terjadi atau telah terjadi. Contoh dari dokumen jenis ini adalah faktur, pengiriman barang, tanda terima barang, kuitansi, dan lain-lain. Sedangkan dokumen transaksi yang bersifat instruktif berisi permintaan untuk dilakukan tindakan tertentu. Contoh dari dokumen jenis ini adalah formulir tagihan yang
menghendaki dilakukannya pembayaran. Dokumen transaksi biasanya dibuat dalam beberapa rangkap untuk berbagai keperluan. Misalnya faktur pengiriman barang, dibuat beberapa rangkap untuk diberikan/ digunakan oleh pelanggan, petugas penjualan, petugas gudang, manajemen, dan lain-lain.
2. Laporan berkala
Laporan berkala adalah laporan yang diminta secara rutin dengan selang waktu tertentu (misalnya mingguan atau bulanan), sesuai dengan siklus dari kegiatan yang memerlukannya. Laporan berkala biasanya dibakukan dalam hal isinya, formatnya, dan waktu pelaporannya.
3. Respon terhadap Permintaan Baku
Permintaan baku adalah permintaan akan keluar/ laporan yang datang sewaktu-waktu, tetapi formatnya tidak berubah-ubah (baku). Biasanya keluaran ini terbatas pemanfaatannya, sehingga jumlah eksemplar yang diminta pun sedikit. Contoh dari respons terhadap permintaan baku adalah laporan tentang persediaan barang tertentu digudang, atau riwayat hidup dari seorang karyawan.
4. Respon terhadap Permintaan Tak Baku
Permintaan tak baku adalah permintaan akan keluaran/ laporan yang datang sewaktu-waktu dan formatnya tidak baku karena data atau analisisnya tidak direncanakan sebelumnya. Jika datanya belum tersedia, maka dapat dilakukan alternatif berikut
(1) Data diproses untuk menghasilkan keluaran/ laporan sesuai permintaaan.
(2) Disediakan perangkat lunak agar pemakai dapat memproses data dan membuat sendiri keluaran/ laporan sesuai yang dikehendaki.
5. Dialog Manusia-Mesin
Keluaran juga dapat berupa dialog, yaitu sarana yang memungkinkan pemakai dapat berinteraksi dengan model (program) yang tersedia dalam Sistem Informasi Manajemen, dalam rangka mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. Untuk itu, maka selain computer induk (server) yang berisi data, diperlukan:
(1) Model-model yang juga tersimpan di komputer induk (server), seperti misalnya model analisis (analisis investasi, analis prakiraan penjualan, dan lain-lain), atau model perencanaan (perencanaan lokasi perusahaan, perencanaan kebutuhan karyawan, dan lain-lain).
(2) Terminal yang dapat digunakan oleh pemakai untuk akses komputer induk (server). Terminal ini dapat berupa computer, termasuk komputer jinjing (laptop), sarana lain seperti telepon genggam.
Jadi ada beberapa fungsi pemrosesan yang utama dalam Sistem Informasi Manajemen seperti pengolahan transaksi, pemeliharaan berkas induk (master file atau history file), pembuatan laporan dan keluaran lain, serta interaksi dengan pemakai. Terdapat pula lima jenis keluaran Sistem Informasi Manajemen seperti
dokumen transaksi, laporan berkala, respon terhadap permintaan baku, respon terhadap permintaan tidak baku, dialog antara manusia dengan mesin.
