VISI, MISI, NILAI-NILAI ORGANISASI
3.4. Standar 4 : Sumber Daya Manusia
3.6.6. Sistem Informasi
Program Studi Teknik Mesin Otomotif Manufaktur, Program Vokasi UMY menggunakan sistem informasi yang menginduk dengan UMY yang juga telah melaksanakan pembiayaan investasi yang tidak kecil dalam pembangunan konstruksi dasar manajemen sistem dan teknologi informasi (MSTI). Di samping itu, penyediaan sumberdaya manusia TI juga tidak menjadi sederhana, karena dari sekian banyak karyawan yang tersedia, sebagian besar tidak memiliki kemampuan dasar yang cukup bagi pengembangan sumberdaya manusia sistem informatika manajemen dan akademik. Pelatihan dan workshop harus diadakan guna mencapai standar minimal karyawan non edukatif sebatas sebagai “operator” yang taat dan bertanggungjawab terhadap otoritas sistem yang dilimpahkan kepadanya.
Sedangkan di sisi lain, dibutuhkan tenaga-tenaga handal lain yang memiliki kompetensi kemampuan membangun dan mengembangkan konstruksi sistem dan teknologi informasi yang sesuai kebutuhan internal dan eksternal.
Pembiayaan MSTI di bidang manajemen dan akademik harus selalu ditingkatkan, apalagi mengingat bahwa kecenderungan pemanfaatan TI dalam dunia pendidikan semakin besar, dan masyarakat serta generasi mudanya secara umum telah mulai akrab dengan konsep virtual university. Pemanfaatan dan integrasi jaringan komputer harus dikembangkan lebih lanjut agar UMY lebih siap
76
menghadapi konsep pendidikan dunia maya tersebut. Tabel di bawah ini menyajikan sejauh mana UMY telah menerapkan elemen dasar konsep pendidikan tersebut :
Tabel 3.3.
Pemanfaatan Sarana TI di UMY 1. Peranan TI Analisis / Baseline
1.1 .
Proses Belajar-Mengajar
1. Kehadiran TI memungkinkan interaksi proses belajar-mengajar semakin intens dan variatif.
Contoh:
a. Fasilitas e-learning telah tersedia, walaupun saat ini kelas perkuliahan yang menggunakan masih terbatas. Penggunaan fasilitas e-learning tidak bersifat wajib, lebih ditekankan ke penumbuhan kesadaran staff dosen.
b. Penyediaan referensi ilmiah yang difasilitasi TI saat ini masih terbatas pada pengelolaan koleksi yang ada di perpustakaan pusat UMY, melalui sistem informasi perpustakaan, walaupun belum mencakup koleksi yang ada di perpustakaan fakultas atau prodi.
2. Penggunaan TI untuk menunjang proses belajar-mengajar masih belum optimal.
a. Sistem TI untuk e-learning masih pada tahap inisiasi, belum sampai tahap menjadi sebuah budaya baru, seperti yang ditargetkan dalam capaian Renstra UMY.
b. Belum ditetapkan desain instruksional standar untuk e-learning,
c. Penyediaan sistem TI untuk mendukung E-Learning (e-journal, e-dictionary, e-encyclopedia, e-book, dll.) saat ini belum sepenuhnya terealisasi. Pengelolaan koleksi masih terbatas yang berada di perpustakaan pusat, dan pengelolaan koleksi digital belum difasilitasi.
77
d. Ketersediaan konten referensi ilmiah digital sebagai pendukung proses belajar-mengajar saat masih sangat terbatas.
1.2 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
1. Sistem yang terkait langsung dalam memfasilitasi proses pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat:
a. Belum ada sistem informasi yang memfasilitasi kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.
b. Sudah ada inisiatif untuk mempublikasikan hasil penelitian oleh beberapa pusat studi lewat internet, tetapi belum menggunakan sistem informasi tersendiri.
2. Dapat disimpulkan bahwa penggunaan TI untuk mendukung Proses Penelitian dan Pengabdian Masyarakat masih sangat minim.
1.3 Administrasi Akademik
1. Administrasi akademik memfasilitasi life cycle proses akademik secara administratif, sejak pendaftaran sampai kelulusan. Dukungan TI terhadap Proses akademik saat ini:
2. Walaupun sistem TI sudah memfasilitasi hampir seluruh tahapan dalam proses administrasi akademik, tetapi masih ada permasalahan utama di aspek integrasi antar tahapan dan aksestabilitas informasi dan layanan.
a. Permasalahan integrasi yang masih ditemukan adalah integrasi antara SIA PBL dan SIMAK, antara penmaru dengan SIMAK
b. Proses heregistrasi mahasiswa masih terbatas di intranet UMY, belum bisa dilakukan secara online melalui internet
c. Pelaporan EPSBED saat ini masih dilakukan dengan mengentry ulang data ke aplikasi yang disediakan Kopertis.
1.4 (Manajemen dan Organisasi
1. Dukungan TI terhadap proses manajemen pendukung proses utama akademik adalah.
a. Manajemen keuangan didukung oleh SIM Administrasi Keuangan (mengelola proses yang terkait dengan pembayaran mahasiswa),
78
Bank Online (mengelola transaksi keuangan oleh mahasiswa di Bank) dan SI Penyusunan Anggaran (mengelola proses perencanaan anggaran berbasis kinerja di unit-unit kerja).
b. Manajemen SDM. Permasalahan yang masih ditemui adalah aplikasi ini belum sepenuhnya berjalan seluruh fiturnya (yang berjalan penuh adalah absensi) dan belum terintegrasi dengan manajemen keuangan.
c. Manajemen aset belum didukung oleh sistem informasi
d. Pengambilan keputusan eksekutif didukung oleh Sistem Informasi Eksekutif, tetapi saat ini masih terbatas pada informasi yang diambil dari SIMAK dan Penmaru.
2. Berdasarkan kondisi dukungan TI atas proses bisnis eksisting, disimpulkan bahwa belum semua proses bisnis transaksional difasilitasi TI, integrasi antar proses bisnis transaksional belum sepenuhnya didukung oleh TI dan pengambilan keputusan eksekutif belum sepenuhnya didukung oleh TI
2 Orientasi dan Training TI
1. UMY telah memiliki fasilitas training dengan dukungan laboratorium komputer. Pelaksanaan Orientasi dan Training TI untuk mahasiswa UMY:
a. Dukungan training atas mata kuliah yang membutuhkan fasilitas laboratorium komputer b. Pelaksanaan training untuk mahasiswa, di luar kurikulum, sebagai pengayaan pengetahuan dan ketrampilan TI.
2. Pengetahuan dan ketrampilan TI mahasiswa merupakan salah satu daya saing mahasiswa ketika memasuki dunia kerja. Secara umum UMY telah menyadari hal ini dengan dukungan pelaksanaan orientasi dan pelatihan TI, walaupun saat ini untuk program di luar kurikulum variansinya masih bisa ditingkatkan lebih lanjut.
3 Infrastruktur Jaringan dan aksesibilitas sarana TI UMY belum maksimal mencapai seluruh arean kampus.
79
3.1 Akses dan Konektifitas
1. Kondisi umum akses dan konektifitas UMY a. Akses internet menggunakan Telkom Astinet
dengan kapasitas 12 Mbps, Jalur backup mengandalkan jalur FO Telkom yang melintasi UMY. Fakultas Kedokteran memiliki koneksi internet tambahan sendiri.
b. Backbone kampus menggunakan jaringan FO.
CISCO Catalyst dipasang di gedung-gedung yang akan menjadi interface dengan LAN di tiap gedung
c. Wifi Hotspot UMY telah mengcover lebih dari 80% area kampus. Ada 4 akses poin yang langsung bisia diakses oleh end-user:
2. Berdasarkan kondisi di atas dapat disimpulkan:
a. Akses dan konektifitas internal, civitas telah difasilitasi dengan backbone FO dan Wifi yang mencakup hampir seluruh area UMY.
Walaupun masih ada masalah minor di aspek reliability router Wifi, tapi secara umum akses dan konektifitas internal sudah memadai sebagai baseline.
b. Dengan jumlah mahasiswa total sekitar 10.000, maka rasio akses dan konektifitas eksternal adalah 1,2 kbs/mahasiswa. Jika menggunakan asumsi maksimal 30% dari total mahasiswa menggunakan bersama-sama, maka rasio yang didapat adalah 3,67 kbps/mahasiswa.
3.2 Pengelolaan Keamanan TI
1. Secara umum penanganan keamanan TI di UMY sudah memadai untuk level jaringan, hanya penanganan malware saja yang saat ini belum dikoordinasikan untuk tingkat universitas.
3.3 Kebijakan dan Manajemen Jaringan
1. Policy untuk Network Management dengan bandwidth yang terbatas saat ini sudah cukup memadai. Jika Patching Management dapat dikelola lebih baik, efisiensi akan dapat ditingkatkan lagi.
80
3.4 DC & DRC (Data Center & Disaster Recovery Center)
1. Berdasarkan kondisi umum fasilitas DC & DRC dapat disimpulkan bahwa dalam perspektif manajemen risiko keberadaan DC & DRC saat ini belum memadai.
a. Fasilitas fisik terutama HVAC di Ruang Server BSI beresiko terhadap unjuk kerja server.
b. Walaupun manajemen backup dijalankan, tetapi masih tersimpan di Ruangan Server yang sama. Manajemen backup data-data penting perlu lebih ditingkatkan sebagai baseline manajemen risiko dan keberlangsungan layanan, karena implementasi DRC (baik menyewa atau membangun sendiri) tidaklah murah.
Sumber : Analisis Tim Renstra-UMY