Pengelolaan Mutu secara Internal pada Tingkat Program Studi
Pengelolaan mutu secara internal telah dilakukan di tingkat program studi, diantaranya adalah evaluasi dan perbaikan kurikulum setiap 2 tahun sekali, penyelenggaraan test TOEFL oleh program studi bagi mahasiswa yang akan mengikuti sidang skripsi. Untuk monitoring kuliah dilakukan dengan membuat daftar hadir dan berita acara pengajaran setiap mata kuliah. Daftar hadir direkap oleh bagian akademik ITI setiap bulan dan disampaikan ke PS untuk disebarluaskan kepada semua dosen pengajar. Sebagai umpan balik, pada akhir semester mahasiswa mengisi kuesioner evaluasi kuliah. Umpan balik ini setelah dievaluasi sangat berguna untuk dosen sebagai materi untuk evaluasi dan perbaikan. Rekapitulasi data evaluasi berguna bagi PS sebagai monitoring maupun sebagai referensi untuk mencari solusi jika kuliah bermasalah. Perbaikan berdasarkan hasil pantauan ini digunakan untuk menyusun dan menetapkan dosen pengajar serta jadwal perkuliahan. Namun umpan balik balik mahasiswa ini belum dimanfaatkan secara optimal karena keterbatasan jumlah dosen dan sumber dana yang ada. Kuesioner umpan balik mahasiswa juga dilakukan terhadap pelayanan administrasi yang dilakukan pada setiap akhir semester. Hasil kuesioner didiskusikan pada rapat evaluasi dan karyawan yang kurang bagus dalam melayani kepentingan mahasiswa dan dosen akan mendapat sanksi berupa teguran secara lisan atau dipindahkan ke bagian lain.Hubungan dengan Penjaminan Mutu pada Tingkat Lembaga
Penjaminan mutu di PS dilaksanakan sesuai aturan dan kebijakan yang ada di tingkat lembaga (Institut). Hal tersebut dilakukan agar terjadi keseragaman di seluruh PS yang ada di Institut. Sebagai contoh pada awal tahun 2008 telah dibentuk TIM Kurikulum di tingkat Institut untuk menyesuaikan kurikulum setiap PS dengan visi dan misi ITI yang baru yaitu “Menjadi Universitas Kewirausahaan Berbasis Teknologi Yang ber-Martabat dan ter-Maju di Indonesia, Kreatif, Unggul, dan Pelopor dalam bidangnya, Menjadi Solusi dari berbagai Persoalan Bangsa, Mendapat Pengakuan secara Nasional & Internasional”. Setiap PS mengirimkan wakilnya untuk menjadi anggota agar kepentingan PS dapat terakomodasi.
Pada pelaksanaan tugas tridharma perguruan tinggi oleh dosen, setiap semester setiap dosen diwajibkan mengisi form pembebanan dosen baik untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. Pada setiap akhrir semester setiap dosen diwajibkan membuat laporan pelaksanaan tugas sesuai beban tugas yang telah disepakati, laporan ini dikumpulkan ke ketua PS untuk selanjutnya disampaikan ke Wakil Rektor bidang akademik secara tertulis maupun lisan (setiap semester ada wawancara antara ketua PS dengan staf pengajar PS dan antara ketua PS dengan Wakil Rektor bidang akademik). Dengan demikian kinerja dosen dapat selalu direncanakan dan dievaluasi setiap semester.
Dampak Proses Penjaminan Mutu terhadap Pengalaman dan Mutu
Hasil Belajar Mahasiswa.
Proses penjaminan mutu baik di tingkat PS ataupun di tingkat Institut mempunyain dampak yang baik terhadap pengalaman dan mutu hasil belajar mahasiswa. Sebagai contoh, dalam sistem perkuliahan dosen diminta menysusn satuan acara pengajaran (SAP) pada setiap awal semester agar mahasiswa dapat mengetahui materi kuliah yang akan diikuti sekaligus membantu memonitor pelaksanaan perkuliahan selama semester berjalan. Selama ini untuk mengikuti ujian akhir diterapkan aturan minimum kehadiran perkuliahan adalah
75% dari total perkuliahan, dengan demikian mahasiswa diharapkan dapat mengikuti semua materi kuliah dan dapat lulus ujian. Apabila dosen mempunyai jumlah jam mengajar kurang dari yang seharusnya baik dalam tatap muka setiap perkuliahan maupun jumlah tatap muka dalam satu semester maka akan mendapat teguran dari ketua PS dan diberi kesempatan untuk menambah di hari yang lain agar semua materi sesuai SAP dapat disampaikan.
Pada pelaksanaan mata kuliah kelompok tugas akhir yang terdiri dari tugas penelitian, seminar, kerja praktek dan skripsi mahasiswa diberi arahan oleh dosen koordinator pada setiap awal semester, setiap aktifitas diatur jadwalnya sehingga mahasiswa dapat menyelesaikan sesuai waktu yang ditentukan. Apabila terjadi keterlambatan penyerahan tugas maka mahasiswa mendapat sanksi harus mengambil di pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) semester berikutnya (membayar uang SKS), pengurangan nilai atau bahkan bila melebihi 3 semester diharuskan mengganti judul/topik. Dengan penerapan aturan seperti ini, mahasiswa akan berusaha menyelasaikan setiap tugas tepat waktu.
Evaluasi Internal yang Berkelanjutan
Peningkatan mutu berkelanjutan merupakan prinsip yang sangat penting dan mendasar dalam sistem jaminan mutu. Sistem pengelolaan/ manajemen mutu yang dianut mengikuti pola PDCA (plan-do-check-action) yang merupakan siklus perencanaan, pelaksanaan, monitoring , evaluasi dan kembali ke perencanaan. Evaluasi mutu di program studi dilakukan secara internal dan berkelanjutan pada tingkat program studi maupun evaluasi eksternal (akreditasi) untuk dimanfaatkan dalam program perbaikan dan pengembangan Program Studi. Pengelolaan mutu mencakup bidang akademik maupun pengembangan dan penilaian pranata kelembagaan. Institut bersama dengan program studi sudah mulai membuat perencanaan pengelolaan kelembagaan yang berdasarkan Quality Assurance.
Metodologi Baku Mutu
Penggunaan baku mutu (benchmarking) dilakukan untuk dapat mengevaluasi keberhasilan. Beberapa mekanisme pengelolaan mutu di program studi yang menyangkut bidang akademik, yakni kajian kurikulum, Silabus dilakukan secara periodik, dengan membentuk pantia pengkajian dan mengadakan rapat berkala, maupun workshop. Kurikulum dievaluasi setiap dua tahun sekali. Saat ini evaluasi kurikulum dan perubahan kurikulum sedang dilakukan untuk dapat menghasilkan lulusan dengan kualitas sesuai dengan kompetensi yang diharapkan.
Pengembangan dan Penilaian Pranata Kelembagaan
Saat ini penjaminan ITI masih berada pada tingkat embrio, yaitu secara resmi telah ditetapkan unit MONEV (monitoring dan evaluasi), namun secara riil belum banyak yang dihasilkan. Beberapa tenaga akademik yang kompeten telah ditunjuk untuk mengikuti pelatihan dari Dikti dan saat ini sedang menyusun program kerja yang dibutuhkan. Pengembangan pranata kelembagaan dilakukan dengan memperbaiki sarana maupun prasarana yang menunjang sistem administrasi untuk memperoleh hasil yang lebih baik serta dilakukan evaluasi diri secara berkala. Pengembangan kelembagaan ITI saat ini telah mengalami perubahan yang cukup signifikan dan mendasar dari lembaga-lembaga utama sampai ke unit-unit terkecil. Konsep perubahan mengutamakan mutu, efektifitas dan efisiensi.
Pemanfaatan Hasil Evaluasi Internal dan Eksternal/Akreditasi
dalam Perbaikan dan Pengembangan Program.
Pada tahun 2004 TK-ITI telah mendapatkan hibah TPSDP batch 3 selama 4 tahun. Selama kurun waktu tersebut, setiap tahunnya telah dilakukan serangkaian aktivitas sesuai dengan proposal yang dibuat, menyusun laporann dilanjutkan dengan desk evaluation dan site visit oleh reviewer dari luar. Reviewer eksternal akan memberi saran dan masukan untuk perbaikan serta perencanaan program tahun berikutnya. Dengan demikian PS telah
mendapat umpan balik yang sangat bermanfaat untuk penjaminan mutu terhadap program peningkatan akademik maupun kelembagaan. Dengan selesainya TPSDP maka PS telah mendapatkan pengalaman yang sangat berharga dalam proses perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program.
Selain itu, dalam program TPSDP, PS telah mendapat masukan dengan mengundang pakar, dosen tamu dan konsultan diberbagai bidang seperti dituagkan dalam borang butir 12.a1. Salah satu konsultan adalah Drs. Bambang H H dari BSN (Badan Standarisasi Nasional) yang memandu PS dalam penyusunan sistem managemen mutu terpadu sesuai standar ISO 9001 dan sejak tahun 2007 PS TK-ITI telah memiliki sistem manajemen mutu ISO 9001.
Kerjasama dan Kemitraan Instansi Terkait dalam Pengendalian
Mutu
Kerja sama dan kemitraan dalam pengendalian mutu terjadi pada umumnya dengan Dikti dan BAN, yaitu dalam hal pelatihan yang diikuti, pedoman yang digunakan, dan proses review yang dilakukan. Hasil semua proses review eksternal baik dari program hibah, proses akreditasi maupun dari penilaian eksternal lain seperti pakar dan konsultan menjadi materi acuan dalam pengembangan program untuk menuju perbaikan yang berkelanjutan.
Rangkuman SWOT Kekuatan :
- Pengelolaan mutu secara internal baik.
- Hasil evaluasi internal dan eksternal telah dimanfaatkan dalam perbaikan dan pengembangan program
- PS sudah memiliki panduan sistem manajemen mutu ISO 9001 - Pengalaman berharga dari TPSDP terntang konsep penjaminan mutu. - Perubahan kelembagaan ITI yang lebih efektif dan efisien
Kelemahan:
- Umpan balik mahasiswa belum digunakan secara optimal oleh PS. - MONEV ITI belum berjalan dengan baik
Peluang :
- Kerja sama dan kemitraan dengan instansi terkait
Ancaman :
Walaupun sistem penjaminan mutu sudah disusun dan dibentuk kelembagaannya, namun karena belum dikembangkan dan diterapkan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan akan menjadikan ITI kalah bersaing dengan perguruan tinggi lain.