Sejak Institut Teknologi Indonesia (ITI) berdiri Tahun 1984, ITI memiliki 3 fakultas, salah satunya adalah Fakultas Teknologi Industri. Program studi Teknik Kimia berada di bawah fakultas ini. Pada akhir Tahun 2007, ITI melakukan perubahan struktur organisasi, salah satu perubahan mendasar yaitu 3 fakultas tersebut di atas ditiadakan. Berikut ini dijelaskan evaluasi:
a. Tata pamong dari Tahun 2003 hingga November 2007 (sebelum perubahan struktur organisasi)
b. Tata pamong mulai Tahun 2008 hingga sekarang (setelah perubahan struktur organisasi).
Perubahan struktur ini telah disampaikan oleh Rektor kepada Dirjen Dikti Depdiknas dan Kopertis Wilayah III Jakarta. Hal ini disambut baik oleh Dirjen dan Kopertis, bahkan Rektor ITI diminta untuk melaporkan pelaksanaan restrukturisasi ini untuk digunakan sebagai bahan referensi perguruan tinggi swasta lain dalam upaya melakukan efesiensi sebagai altenatif penanganan kurangnya jumlah mahasiswa yang masuk ke perguruan tinggi swasta.
Tata Pamong dari Tahun 2003 hingga November 2007
Struktur dan suasana organisasi
Program Studi (PS) Teknik Kimia dipimpin oleh Ketua PS dan dibantu oleh seorang sekretaris program studi. Program studi juga memiliki badan normatif yang disebut Majelis Jurusan Teknik Kimia. Struktur organisasi Jurusan Teknik Kimia tahun 2003-2007 ditunjukkan pada Lampiran G.1. Majelis Jurusan Tknik Kimia kedudukannya sejajar dengan Ketua PS. Ketua program studi biasanya juga sebagai Ketua Majelis Jurusan. Sekertaris PS membawahi Tata Usaha PS yang terdiri dari dua orang staf administrasi jurusan.
Ketua PS dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh enam orang kepala laboratorium. Masing masing kepala lab dibantu oleh seorang staf teknisi yang merangkap sebagai staf administrasi laboratorium. Selain itu, Ketua PS juga dibantu oleh enam orang dosen sebagai koordinator (seperti koordinator proktikum), 14 orang dosen penasehat akademik, dan pembina Himpunan mahasiswa Teknik Kimia (HMTK). Ada beberapa dosen yang juga merangkap sebagai kepala lab dan.atau koordinator. Antara koordinator, Kepala lab, penasehat akademik menjalankan tugasnya dengan saling berkoorninasi sesuai kepentigannya.
Ketua PS, Sekretaris PS dan Kepala Laboratorium dipilih dalam Rapat Majelis PS, diangkat dan diberhentikan oleh Rektor atas usul Dekan. Ketua dan Sekretaris PS diangkat untuk masa jabatan 4 tahun. Ketua PS bertanggung jawab langsung kepada Dekan.
Personil beserta fungsi dan tugas pokoknya
Ketua dan Sektretaris Jurusan Teknik Kimia sebelum Oktober 2005 masing masing adalah adalah Ir. Dewi Solelardo dan Drs. Singgih hartanto, M.Sc. Berdasarkan rapat Majelis Program Studi Teknik Kimia pada Bulan 15 Oktober 2005, terpilih Ketua dan Sekretaris Jurusan Teknik Kimia periode 2005-2009 masing masing yaitu: Dr. Ir. Sidik Marsudi, M.Si. dan Drs. Singgih hartanto, M.Sc. Lampiran G.2 menjelaskan personil dan
uraian tugas masing masing personil dari struktur organisasi seperti tertera pada lapimran V.G.1. Personil yang tertera pada Lampiran G.2 adalah personil periode 2001-2005. Sejak Akhir 2007 (adanya perubahan struktur organisasi), tugas tugas sekretaris jurusan ditangani oleh ketua Program Studi dan tugas tugas masing masing ketua laboratorium ditangani oleh seorang kepala Laboratorium.
Tugas dan fungsi masing personil pada struktur organsisasi ini dapat dilaksanakan dengan baik karena beban kerjanya yang relatif tidak besar, bahkan terkesan jumlah personil relatif banyak dibandingkan beban atau tugas yang ada. Hal ini terkait dengan jumlah mahasiswa tiap angkatan yang tidak sebanyak pada periode sebelumnya.
Sistem kepemimpinan, dan pengalihan (deputizing) serta akuntabilitas pelaksanaan tugas
Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa Ketua Jurusan Teknik Kimia dipilih melalui rapat Majelis Jurusan Teknik Kimia. Prioritas utama calon ketua PS yaitu dari dosen yang mengajar di prodi teknik kimia. Masa jabatan Ketua PS satu periode adalah 4 tahun dan dapat diperpanjang maksimum satu periode lagi. Apabila Ketua ketua jurusan berhalangan, maka tugas tugas harian dilimpahkan kepada sektretaris ketua jurusan. Apabila ketua jurusan berhalangan tetap, maka majelis dapat membuat rapat khusus tentang hal tersebut untuk mengisi kekosongan pimpinan (ketua program studi).
Tugas masing masing personil dalam struktur organisasi di evaluasi tahun. Ketua program studi mengevaluasi tugas masing masing personil sebagai bahan masukan untuk menyusunan peorgram tahun yang akan datang. Setiap akhir masa jabatan,ketua PS membuat laporan pertanggung jawaban tugasnya yang disampaikan pada rapat majelis PS. Rapat majelis menilai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas ketua program studi.
Partisipasi civitas academica dalam pengembangan kebijakan, serta pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan program
Dalam pengelolaan program studi, seluruh civitas akademika dapat memberi usul dan saran perbaikan untuk memajukan program studi. Beberapa kegiatan telah dijalankan untuk membina hubungan antara seluruh civitas akademika antara lain dibuat forum komunikasi seperti berikut ini:
Rapat rutin dosen (setiap hari rabu)
Rapat persiapan/ evaluasi setiap awal/akhir semester. Rapat Majelis PS
Dialog dengan mahasiswa, diadakan sesuai kebutuhan minimal sekali dalam setahun.
Adapun materi yang dibicarakan meliputi perencanaan, koordinasi, evaluasi dalam menjalankan kegiatan PS serta penyampaian informasi kebijakan Fakultas maupun Institut. Forum forum tersebit diatas, selain menampung masukan masukan dari civitas akademika, juga dilakukan koordinasi dari masing masing personil di PS serta evaluasi setiap langkah yang telah dilakukan. Sebagai contoh, penerapan kuliah dalam bahasa inggris seperti yang ditargetkan dalam program TPSDP. Pada awalnya hanya satu orang dosen memberi kuliah dalam bahasa inggris sebanyak 3 kali pertemuan. Selanjutnya, berdasarkan masukan dari mahasiswa, diharapkan dosen lain juga memberikan kuliah dalam bahasa inggris, sehingga beberapa dosen sudah mulai menerapkan hal yang sama.
Pada Tahun 2006, melalui program TPSDP telah dilakukan traning manajemen mutu ISO 8002. Trainign ini diharapkan dapat menignkatkan kinerja masing masing personil di jurusan dan dapat memnbuat sistematika kerja yang sesuai dengan manajemen mutu seperti perencanaanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Namun, penerapannya belum dapat dilaksanakan dengan baik.
Perencanaan program jangka panjang (Renstra) dan monitoring
pelaksanaannya sesuai dengan visi, misi, sasaran dan tujuan program Perencanaan program jangka panjang PS teknik kimia didasarkan dari Renstra institut serta visi dan misi PS untuk mencapai tujuan dan sasaran. Program yang telah tersusun dimintakan persetujuan Majelis dan menjadi acuan Ketua PS dalam menjalankan PS. Pada akhir masa jabatan Ketua PS membuat Laporan Pelaksanaan Tugas
Perencanaan dibuat melalui rapat khusus dosen berdasarkan masukan masukan dari rapat mingguan dosen yang dilakukan tiap hari rabu. Monitoring dilakukan tiap akhir tahun memalui rapat majelis program studi. Kesesuaai program dengan pelaksanaan merupakan salah satu indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan disamping capaian dari program tersebut.
Tata Pamong mulai Tahun 2008 hingga Sekarang
Pada bulan November 2007 telah dilakukan perubahan strutur organisasi ITI yang mulai berlaku sejak November 2007 dengan masa peralihan 1 bulan. Penjelasan berikut ini adalah perubahan berubahan dari keadaan semula yaitu tata pamong Tahun 2003-2007.
Setelah dilakukan perubahan struktur organisasi di ITI, ada beberapa perubahan dalam tata pamong yang berlaku Sejak awal Tahun 2008 sebagai konsekwensi adanya perubahan struktur organisasi dan perubahan perubahan lainnya. Struktur organisasi ITI yang baru ditunjukkan pada Lampiran G.3. (SK Rektor ITI tentang perubahan struktur organisasi ITI). Berdasarkan SK rektor tersebut, Program Studi teknik kimia dipimpin oleh ketua PS, namun tidak memiliki sekretaris program studi. Jabatan struktural lain yang ada di prodi, selain ketua program studi, yaitu kepala laboratorium teknik kimia. Kepala laboratorium ini bertanggung jawab kepada ketua program studi.
Personil dan jabatan struktural pada struktur organisasi yang baru hanya ada dua yaitu kaprodi dan kepala lab. dengan personil dan tugas pokoknya sebagai berikut.
Ketua PS bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Tugas, tanggung jawab dan kewenangan Dekan sebagian besar ditangani langsung oleh Rektor atau direktorat terkait lainnya. Kewenangan Dekan yang dilimpahkan ke program studi yaitu melakukan yudisium mahasiswa. Selain itu, Bersama Rektor ITI, Ketua Program Studi Teknik Kimia juga menandatangangi ijazah dan transkip nilai. SK Rektor tentang penandatanganan ini terlampir (Lampiran G.4). Kewenangan ini sebelumnya ada pada Rektor dan Dekan.
PS Teknik kimia mempunyai 6 laboratorium dan msiang masing laboratorium dikepalai oleh seorang kepala lab. Pada struktur ITI yang baru ini, hanya ada satu kepala lab yang membawahi 6 buah laboratorium. Tugas kepala laboratorium sama dengan tugas 6 kepala laboratorium sebelumnya. Kepala Laboratorium Teknik Kimia membawahi enam laboratorium. Untuk menjalankan kegiatan laboratorium, kepala laboratorium dibantu oleh dua orang teknisi. Teknisi ini membantu kelancaran pelaksanaan praktikum mahasiswa, serta penelitian penelitian yang sedang berjalan.
Majelis prodi mempunyai tugas dan wewenang yang sama dengan majelis prodi struktur yang lama. Salah satu tugas penting majelis adalah menetapkan program kerja dan pemilihan ketua prodi, serta evaluasi kenirja Ketua PS. Terlampir adalah salah satu hasil rapat majelis terkait dengan kenaikan jabatan akademik dosen dan evaluasi kinerja kaprodi (Lampiran G.5).
Ketua program studi dalam menjalankan aktivitasnya dibantu oleh dua orang pegawai penunjang akademik (pegawai administrasi prodi) dengan tugas masing masing yaitu:
Pengatur administrasi akademik dan urusan kemahasiswaan Pengatur urusan umum dan rumah tangga
Dalam pengelolaan Program studi, Ketua PS dibantu oleh 1 orang Kepala Laboratorium.
6 orang Koordinator Tugas
1 orang Pembina Himpunan Mahasiswa 11 orang Penasehat Akademik
Kegiatan akademik seperti perkuliahan dilaksanakan oleh dosen. Seluruh dosen tetap di PS teknik kimia memiliki minimal kulifikasi S2. Dosen dosen yang berkualitas dengan
pendidikan minimal S2 memberikan suasa yang harmonis dalam pengelolaan tata pamong di prodi. Pada Tahun 2008 ini, tiga orang staf dosen PS telah memperoleh gelar doktor di bidangnya masing masing melalui program TPSDP. Hal ini memberikan warna baru dalam berbagi informasi untuk pengelolaan prodi yang lebih sesuai untuk prodi TK berdasarkan beberapa referensi yang diperoleh dari perguruan tinggi tempat para dosen menimba ilmu.
Secara keseluruhan jumlah karyawan administrasi sudah berada pada titik optimal, berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan tim restrukturisasi ITI dalam pengurangan jumlah karyawan (efesiensi jumlah karyawan). Hal yang perlu ditingkatkan yaitu upaya memberikan ketrampilan tambahan untuk mendukung Visi dan Misi ITI yang baru yaitu menjadi “technological based enterpreneur University” yang telah dicanangkan pada Tanggal 17 Maret 2008. Pelatihan yang diperlukan yaitu traning training/pelatihan:
(1) untuk mendukung dosen dalam pembelajaran dan praktikum matakuliah terkait dengan kewirausahaan,
(2) untuk dapat mengikuti kemajuan / perkembangan teknologi yang ada dengan memberikan ketrampilan pemanfaatan sofware anti virus untuk laboratorium teknik rekayasa dan industri.
(3) training kesadaran sikap bahwa mahasiswa adalah customer yang perlu mendapat perhatian serius.
Karyawan di program studi bekerja sesuai dengan aturan dan tata tertib karyawan yang dikeluarkan Direktur Keuangan Failitas dan SDM (Lampiran G.6. Peraturan dan Tata tertip Karyawan ITI). Disamping itu, untuk meningkatkan tertib administrasi dan peningkatan kinerja prodi, Direktur Keuangan Failitas dan SDM telah membuat standar operatur procedure (SOP) untuk menjadi pedoman pelaksanaan tugasnya (Lampiran G.7 Standard Operating procedure). Sejak desember 2008 ini setiap bulan ada pertemuan antara karyawan dan rektor guna memberikan dorongan, motivasi, dan pengarahan pengarahan untuk meningkatkan kinerja, sosialisasi visi dan misi ITI yang baru, serta pengarahan implementasinya. Hal ini diperkirakan mempunyai dampat yang sangat positif terhadap kemajuan prodi/ITI.
Selain itu, pada pertengahan Tahun 2006 hingga awal Tahun 2007, prodi TK telah menyelenggarakan pelatihan managemen ISO 8002 melalui program TPSDP guna meningkatkan mutu pelayanan administrasi dan akademik. Training dilakukan untuk seluruh karyawan dan tenaga administrasi. Namun aplikasinya masih belum dapat dilaksanakan dengan baik.
Dalam penyelenggaraan pendidikan di prodi, khususnya bagi dosen, program studi mempunyai Pedoman Beban Kerja dosen Tetap yang dikeluarkan oleh Rektor (Lampiran G.8. SK. Pedoman kerja dosen tetap). Dosen bekerja berdasarkan beban tersebut dan pelaksanaan pengajaran di monitor setiap bulan oleh Direktorat Penunjang Akademik ITI (Lampiran G.9. laporan kehadiran dosen). Pada akhir semester, ketua PS melakukan evaluasi beban kerja masing masing dosen. Selanjutnya, ketua PS menyampaikan laporan tahunan kepada Rektor tentang kegiatan PS selama satu Tahun dan rencana kegiatan Tahun berikutnya.(Lampiran G.10. Laporan Tahunan 2007-2008).
Rangkuman SWOT : Kekuatan
Saat ini Tata Pamong PS cukup memadai. Perubahan struktur organisasi di ITI memberikan peran dan kewenangan yang besar bagi prodi untuk memacu kemajuan prodi. Potensi SDM dosen yang relatif baik dan adanya wadah untuk berperan serta dalam memberikan masukan masukan terhadap perkembangan prodi merupakan kekuatan bagi tata pamong di PS.
Kelemahan:
Kurang pelatihan rutin untuk meningkatkan ketrampilan karyawan administrasi/lab agar mudah mengikuti perkembangan teknologi terkini serta pelatihan untuk menunjang program technological based entrepreneur univiersity.
Peluang:
ITI baru memberikan peluang dalam melakukan inovasi untuk memajukan PS. Training ISO 9002 yang telah diterima oleh para staf dosen dan karyawan yang merupakan peluang besar untuk menjadi kan PS Teknik Kimia ITI unggul dibandingkan PS dari PS yang sama di Perguruan tinggi lain.
Ancaman:
Penerapan managemen ISO 9002 yang tidak segera dijalankan akan memberikan dampat negatif terhadap tata kelola pamong di PS.