BAB III METODE PENELITIAN
A. Data Penelitian
2. Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku
Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus
pada pengadaan material pokok yang dibutuhkan untuk proses produksi demi
mencapai tujuan organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan
kebutuhna memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk, dan
kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman.
Sistem manajemen dalam aktifitas pembelian bahan baku mempunyai tugas yang
sangat penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan pembelian
material utama yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan baku, PT. PDM Indonesia
menerapkan beberapa kebijakan pembelian bahan baku yang harus dipatuhi.
Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun
dan mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktifitas pembelian bahan baku yang
dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan pembelian bahan baku yang
dilakukan oleh perusahaan yaitu:
a. Aktifitas pembelian bahan baku harus disertai dokumen-dokumen
permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dokumen penerimaan
barang, dan bukti kas keluar,
b. Setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian bahan baku
harus diotorisasikan oleh pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan
prosedur pembelian bahan baku,
c. Pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender,
d. Pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat 2
minggu setelah surat permintaan penawaran harga diterbitkan.
Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksanaan pembelian bahan
baku dapat membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan
pembelian bahan baku. Adapun bagian yang berkaitan dengan kegiatan pembelian
bahan baku yang dilakukan oleh PT. PDM Indonesia adalah bagian gudang,
bagian pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi dengan uraian
prosedur pembelian bahan baku yang dilakuakan di bawah ini.
a. Pengajuan Purchase Requisition (PR) oleh bagian purchasing (pembelian)
dengan persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian
produksi selaku bagian yang memerlukan bahan baku.
b. Bagian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan
baku melalui cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier)
c. Bagian purchasing akan menerbitkan purchase order (PO) sebanyak 4
(empat) rangkap, yang terdiri dari:
1) Pihak supplier,
2) Pihak Produksi,
3) Keuangan/ Account (ADM) section,
4) File.
d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang
sesuai dengan purchase order (PO) yang diterima.
e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan
spesifikasi yang telah tercantum didalam purchase requisition (PR) dan
purchase order (PO) yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna mencocokkan spesifikasi barang tersebut
ditandai dengan passed oleh kepala gudang dan approve oleh manajer.
Pihak gudang yang menerima material bahan baku tersebut akan
menerbitkan Goods Service and Received Notes (GSRN) sebanyak 4
(empat) rangkap:
1) Pihak Gudang,
2) Pihak Account (ADM) Section,
3) Pihak Purchasing (Pembelian)
f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang (SPB),
sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh gudang.
g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account
(ADM) section section dengan melampirkan:
1) Surat tanda terima barang dari supplier,
2) Surat tagihan pembayaran,
3) Kwitansi pembayaran,
4) Faktur pajak.
h. Pihak Account (ADM) section akan memeriksa kecocokan jumlah unit
material antara copy purchase order (PO) yang telah diterima dari bagian
gudang dengan Goods Service and Received Notes (GSRN) asli dari
gudang serta akan melampirkannya dengan dokumen tagihan pada bagian
no. G.
i. Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan
voucher/giro dilakukan untuk pembayaran.
Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem pembelian
manajemen pembelian bahan baku:
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point),
c. Order pembelian bahan baku yang telah dipenuhi oleh pemasok tertentu
d. Total saldo utang dagangan pada tanggal tertentu,
e. Saldo utang dagangan kepada pemasok tertentu,
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian.
Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan
dan penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat
perubahan order pembelian dan bukti kas keluar.
a. Surat permintaan pembelian (Purchase Requisition)
Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi
pembelian dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya bersifat berulang kali terjadinya, yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian yang besar .
c. Surat order pembelian (Purchasse Order)
Dokume ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu:
1) Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang
dikeluarkan oleh perusahaan,
2) Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order
pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan
bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan
pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen,
3) Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada
fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya
telah dipesan,
4) Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian
purchasing menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, 5) Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok,
6) Tembusan bagian pembelian, tembusan ini dikirim ke fungsi atau
bagian penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang
jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut,
7) Tembusan bagian akuntansi, tembusan surat order pembelian ini
dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu dan kuantitas seperti yang tercantung dalam surat order pembelian.
f. Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar
pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai
surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu:
1) registrasi bukti kas keluar (Voucher Register),
2) jurnal pembelian,
3) kartu utang,
4) kartu persediaan.
3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian Bahan