SKRIPSI
PEMERIKSAAN OPERASIONAL ATAS SISTEM PEMBELIAN BAHAN BAKU UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS
PADA PT. PDM INDONESIA
OLEH : SITI SAFIERA
080522047
PROGRAM STUDI STRATA – 1 EKSTENSI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Pemeriksaan
Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku Untuk meningkatkan Efisiensi
Dan Efektifitas Pada PT. PDM Indonesia” adalah benar hasil karya saya sendiri
dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh
mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program Strata – 1 Ekstensi
Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua
sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas dan
benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya
bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sunatera Utara.
Medan, 15 Mei 2011 Yang membuat pernyataan
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim,
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas
berkat, rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi
ini dengan judul “Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Bahan Baku
Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Pada PT. PDM Indonesia”.
Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi
Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian skripsi ini penulis telah banyak mendapatkan
bantuan, bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi S1
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan Ibu Dra.
Mutia Ismail, MM, Ak, selaku Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera dan selaku dosen
pembanding/penguji yang telah memberikan saran dan kritik bagi penulis
3. Bapak Drs. Wahiddin Yasin, M.Si, Ak, selaku dosen pembimbing yang
telah banyak meluangkan waktu dalam memberikan petunjuk, pengarahan,
bimbingan, dan bantuan dari awal hingga selesainya skripsi ini.
4. Bapak Drs. Syamsul Bahri TRB, MM, Ak, selaku dosen
pembanding/penguji yang telah memberikan saran dan kritik bagi penulis
untuk menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak Djoni Tjandra, selaku General Manager dari PT. PDM Indonesia
yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan
penelitian di PT. PDM Indonesia dan seluruh staff dan karyawan PT. PDM
Indonesia yang telah membantu dan memberikan kemudahan bagi penulis
dalam melaksanakan penelitian ini.
6. Orangtua yang sangat penulis kasihi. Bapak Harun Ami Putra dan Ibu
Suherny, juga untuk kakak dan abang tersayang penulis, Renny Vebiane
Savina, Anastasia Savina, Adenan. Terima kasih pennulis ucapkan buat
semangat, dorongan terutama doa yang tidak pernah hentinya kepada
penulis.
Penulis menyadari dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna
dan memiliki banyak kekurangan, baik dalam hal penyajian materi maupaun
bahasa penyampaianya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan
manfaat bagi setiap pembacanya.
Medan, 15 Mei 2011
Hormat Penulis
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku. Luasnya lagi, pemeriksaan operasional ini berfungsi dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan. Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT. PDM Indonesia terutama bagian yang menyangkut masalah pembelian bahan baku.
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan wawancara, studi dokumentasi, dan kuesioner untuk memperkuat hasil penelitian ini.
Kegiatan pembelian bahan baku telah dilaksanakan secara efektif dan efisien pada perusahaan. Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang diterapkan pada perusahaan juga telah memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia.
ABSTRACT
The objectives of the research is to know the effectiveness of operational audit for the raw material purchasing system. It is important in improving effectiveness and efficiency at companies. The object of this research is PT. PDM Indonesia, especially purchasing department.
Data collection methods used were descriptive qualitative. The research is based on theoretical research that supports the operational audit for the raw material purchasing system performed by internal auditors in improving effectiveness and efficiency at companies. This study uses interviews, documentary studies, and questionnaries to strengthen the result of this research.
The raw material purchase activities have done effectively and efficiency in the company. Operational audit for the raw material purchasing system has done well by the company. Based on the research and discussion shows that the operational audit for the raw material purchasing system can improve efficiency and effectiveness at PT. PDM Indonesia.
DAFTAR ISI
PERNYATAAN...i
KATA PENGANTAR...ii
ABSTRAK...v
ABSTRACT...vi
DAFTAR ISI...vii
DAFTAR TABEL...x
DAFTAR GAMBAR...xi
DAFTAR LAMPIRAN...xii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1
B. Perumusan Masalah...3
C. Tujuan Penelitian...4
D. Manfaat Penelitian...4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis...6
1. Pemeriksaan...6
a. Definisi Pemeriksaan...6
b. Jenis Pemeriksaan...7
a. Definisi Pemeriksaan Operasional...9
b. Jenis Pemeriksaan Operasional...11
c. Tujuan Pemeriksaan Operasional...12
d. Kriteria Pemeriksaan Operasional...13
e. Tahapan Pemeriksaan Operasional...14
3. Sistem Pembelian Bahan Baku...15
a. Definisi Sistem Pembelian Bahan Baku...15
b. Tujuan Pembelian Bahan Baku...16
c. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku...17
d. Prosedur Pembelian Bahan Baku...18
e. Pengendalian Internal Atas Pembelian Bahan Baku...22
4. Pemeriksaan Operasional Atas Pembelian Bahan Baku Untuk meningkatkan Efisiensi Dan Efektifitas Perusahaan...24
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu...26
C. Kerangka Konseptual...28
BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat Penelitian...31
B. Jenis Penelitian...31
C. Jenis Data...32
D. Prosedur Pengumpulan Data...32
E. Metode Analisa Data...33
BAB IV ANALISA HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian...36
1. Gambaran Umum Perusahaan...36
a. Sejarah Singkat Perusahaan...36
b. Struktur Organisasi Perusahaan...38
2. Sistem Manajemen Pembelian Bahan Baku...51
3. Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional Atas Kegiatan Pembelian BahanBaku...58
a. Pemeriksaan Pendahuluan...59
b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen...61
c. Pemeriksaan Lanjutan...62
d. Pelaporan...65
e. Tindak Lanjut...66
B. Analisis Hasil Penelitian...67
1. Analisis Deskriptif Kualitatif...67
2. Analisis Statistik...73
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan...77
B. Saran...78
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Tabel Hal
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu 26
Tabel 3.1 Indikator dan Skala Pengukuran 34
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian 35
Tabel 4.1 Daftar Ringkasan Temuan Pemeriksaan 63
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Gambar Hal
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Hal
Lampiran i Struktur Organisasi 82
Lampiran ii Purchasing Procedure 83
Lampiran iii Kuesioner 85
Lampiran iv Hasil Jawaban Kuesioner 96
Lampiran v Purchase Requisition 98
Lampiran vi Dokumen Penawaran Harga 99
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku. Luasnya lagi, pemeriksaan operasional ini berfungsi dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada perusahaan. Objek penelitian dalam skripsi ini adalah PT. PDM Indonesia terutama bagian yang menyangkut masalah pembelian bahan baku.
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh internal auditor dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas perusahaan. Penelitian ini menggunakan wawancara, studi dokumentasi, dan kuesioner untuk memperkuat hasil penelitian ini.
Kegiatan pembelian bahan baku telah dilaksanakan secara efektif dan efisien pada perusahaan. Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang diterapkan pada perusahaan juga telah memadai. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia.
ABSTRACT
The objectives of the research is to know the effectiveness of operational audit for the raw material purchasing system. It is important in improving effectiveness and efficiency at companies. The object of this research is PT. PDM Indonesia, especially purchasing department.
Data collection methods used were descriptive qualitative. The research is based on theoretical research that supports the operational audit for the raw material purchasing system performed by internal auditors in improving effectiveness and efficiency at companies. This study uses interviews, documentary studies, and questionnaries to strengthen the result of this research.
The raw material purchase activities have done effectively and efficiency in the company. Operational audit for the raw material purchasing system has done well by the company. Based on the research and discussion shows that the operational audit for the raw material purchasing system can improve efficiency and effectiveness at PT. PDM Indonesia.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula
perkembangan di bidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya
pemeriksaan keuangan saja tetapi juga pemeriksaan yang menekankan penilaian
sistematis dan objektif serta berorientasi pada tujuan untuk memperoleh
keyakinan tentang keefektifan dan memberikan pendapat atas kewajaran laporan
keuangan yang diperiksa. Pimpinan perusahaan memerlukan audit operasional
yang menyajikan informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan dan tidak
terbatas pada informasi keuangan dan akuntansi saja.
Pemeriksaan operasional merupakan evaluasi atas berbagai kegiatan
operasional perusahaan sedangkan sasarannya adalah untuk menilai apakah
pelaksanaan kegiatan operasional telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan
efisien. Dan bagian dari fungsi pengendalian merupakan alat bagi manajemen
untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Agar
pengendalian intern berjalan dengan baik diperlukan auditor internal untuk
mengontrol segala yang ada diperusahaan agar semua siklus yang ada
Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit
operasional adalah masalah bahan baku karena bahan baku merupakan bagian
utama dalam proses produksi suatu perusahaan dan merupakan perkiraan yang
nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar pula. Dengan
besarnya jumlah uang yang ditanamkan pada pembelian bahan baku suatu
perusahaan, jelaslah bahwa bahan baku merupakan unsur yang sangat penting
untuk dilindungi.
Dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut diperlukan
adanya suatu bagian yang mengatur aktifitas pembelian yaitu divisi purchasing.
Aktifitas pembelian merupakan aktifitas awal dari aktifitas perusahaan
keseluruhan. Aktifitas ini juga merupakan aktifitas yang dinamis serta banyak
menimbulkan masalah – masalah yang kompleks yaitu barang yang dibeli tidak
sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, tidak tersedianya barang yang
dibutuhkan setiap waktu seperti yanga ditentukan dalam order pembelian. Hal
inilah yang akan dijadikan sebagai salah satu analisa dasar dalam mencari
pemecahan masalah agar nantinya dapat membantu divisi purchasing dalam
menerapkan kinerjanya secara optimal. Berdasarkan hasil analisa tersebut
langkah–langkah perbaikan yang mungkin dilakukan dapat direncanakan untuk
Dalam penulisan ini, penulis tertarik untuk melakukan penelitian
“Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku untuk meningkatkan
efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia” yaitu perusahaan yang bergerak
di bidang industri yang membuat produk kertas rokok (Cigarette Paper). Pihak
manajemen ingin mencari dan menganalisis penyebab terlambatnya proses
pengadaan barang dalam perusahaan. Berdasarkan alasan-alasan tersebut, perlu
diadakan audit secara periodik agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari
atau dikendalikan, untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, serta mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan
perusahaan terhadap bagian pembelian.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis
merumuskan masalah yang akan diteliti.
1. Apakah prosedur pembelian bahan baku yang dilakukan PT. PDM
Indonesia telah berjalan secara efektif dan efisien ?
2. Apakah pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang
dilakukan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk mendapatkan jawaban atas masalah yang
ada di perumusan masalah. Adapun tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional pembelian bahan
baku yang dilakukan PT PDM Indonesia.
2. Untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefesiensian audit operasional
atas sistem pembelian bahan baku yang telah ditetapkan oleh pihak
manajemen PT. PDM Indonesia.
B. Manfaat Penelitian
Penelitian ini dilakukan agar dapat memperoleh manfaat sebagai berikut:
1. Bagi penulis, diharapkan dapat digunakan sebagai pengembang wawasan
serta pemahaman dan perbandingan antara teori dan praktek yang
sebenarnya mengenai peranan pemeriksaan operasional terhadap sistem
pembelian bahan baku dalam suatu perusahaan.
2. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi serta dapat digunakan
untuk menambah pengetahuan, wawasan, dan pemahaman mengenai judul
yang diteliti.
3. Bagi perusahaan, diharapkan dapat digunakan sebagai masukan yang
dapat membantu pihak manajemen dalam menjalankan operasinya dan
menganalisa dan mengevaluasi pelaksanaan aktivitas manajemen dalam
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis 1. Pemeriksaan
a. Definisi Pemeriksaan
Untuk mengetahui dengan jelas pengertian pemeriksaan, maka berikut ini
akan dikemukakan definisi-definisi pemeriksaan yang diambil dari beberapa
sumber yaitu:
1. Menurut Sukrisno Agoes (2004; 7) pemeriksaan adalah :
“Suatu proses yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.”
2. Menurut Arens dan Loebbecke (2002; 10), pemeriksaan sebagai:
“Suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria- kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.”
3. Menurut Mulyadi ( 2002; 40), pemeriksaan merupakan:
menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.”
Pemeriksaan dilakukan dalam rangka pengendalian suatu kegiatan yang
dijalankan oleh suatu unit usaha tertentu. Oleh karena itu, pemeriksaan merupakan
bagian dari pengawasan sedangkan pengawasan merupakan bagian dari
pengendalian . Pengawasan terdiri dari pengawasan dan tindak lanjut. Suatu
pengawasan akan menghasilkan temuan-temuan yang memerlukan tindak lanjut.
Apabila keseluruhan tindak lanjut itu dilaksanakan, maka keseluruhan pekerjaan
tersebut merupakan pengendalian. Akan tetapi, bilamana tindak lanjut tidak
dilaksanakan maka tetap dinamakan pengawasan.
b. Jenis Pemeriksaan
Alvin A. Arens dkk. (2003 : 13 – 15) dalam bukunya “Auditing and
Assurance Service” membedakan pemeriksaan menjadi 3 jenis.
1) Operational Audits (Pemeriksaan Operasional)
Pemeriksaan operasional adalah salah satu jenis pemeriksaan yang dilakukan terhadap prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas untuk menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan entitas tersebut. Pada akhir pemeriksaan operasional diajukan saran-saran/rekomendasi yang ditujukan kepada pihak manajemen perusahaan. Tujuannya untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan tersebut. Ruang lingkup pemeriksaan operasional tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi saja, melainkan dapat meliputi nevaluasi terhadap struktur organisasi, metode produksi, pemasaran hasil produksi, dan bidang lainnya yang menjadi keahlian pemeriksaan.
Pemeriksaan ketaatan merupakan suatu proses pemeriksaan atas ketaatan perusahaan yang bersangkutan terhadap pelakssanaan peraturan, prosedur, kontrak yang ditetapkan oleh pihak berwenang, baik pemerintah maupun manajemen perusahaan itu sendiri. Hasil pemeriksaan ketaatan semuanya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan.
3) Financial Statement Audits (Pemeriksaan Laporan Keuangan)
Pemeriksaan laporan keuangan merupakan pemeriksaan yang dilakukan atas laporan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pendapat atas kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut dimana kriteria yang berlaku adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK) untuk Indonesia atau secara internasional dikenal sebagai Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).
Selain itu menurut Sukrisno Agoes (2004: 10-12) membagi pemeriksaan
ke dalam 2 jenis.
1. Ditinjau dari luasnya pemeriksaan, pemeriksaan dapat dibedakan sebagai berikut:
a) General Audit (Pemeriksaan Umum)
Merupakan pemeriksaan yang bertujuan unutk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secara menyeluruh.
b) Special Audit (Pemeriksaan Khusus)
Suatu pemeriksaan terbatas (sesuai dengan permintaan auditee) yang dilakukan oleh KKAP yang independen, dan pada akhir pemeriksaan auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara menyeluruh.
2. Ditinjau dari jenis pemeriksaan, pemeriksaan dibedakan sebagai berikut:
a) Manajemen Audit (Audit Operasional)
Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis.
b) Compliance Audit (Pemeriksaan Ketaatan)
kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan.
c) Internal Audit ( Pemeriksaan Intern)
Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan.
d) Komputer Audit
Pemeriksaan oleh KAP terhadap perusahaan yang memproses data akuntansinya dengan menggunakan EDP (Elektronic Data Processing) System.
2. Pemeriksaan Operasional
a. Definisi Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan operasional merupakan suatu pemerikssaan yang bertujuan
memeriksa efisiensi dan efektifitas suatu kegiatan yang menilai apakah cara-cara
pengelolaan yang diterapkan dalam kegiatan tersebut berjalan dengan baik.
Audit operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:12) “An
operational audit is a review of any part of an organization’s operating
procedures and method for the purpose of evaluating efficiency and
effectiveness.”
Sawyer (2005:281) berpendapat bahwa “Pemeriksaan operasional
merupakan audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir, melintas lini
organisasi. Dan cenderung lebih berkonsentrasi pada operasi dan proses
dibandingkan pada administrasi dan orang-orang yang ada dalam organisasi.”
Menurut Boynton (2003:498) “Suatu proses sistematis yang mengevaluasi
pengendalian manajemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil
evaluasi tersebut beserta rekomendasi perbaikan.”
Berdasarkan definisi di atas, pemeriksaan operasional merupakan suatu
teknik penilaian yang dilakukan secara teratur dan sistematis atas keefektifan
suatu unit atau fungsi dengan membandingakannya dengan standar-standar
industri. Pemeriksaan ini dilakukan dengan tujuan meyakinkan manajemen
bahwa apa yang ingin dicapai oleh manajemen benar-benar telah dilaksanakan
dan mengidentifikasikan kondisi-kondisi yang dapat atau perlu disempurnakan.
Dari definisi – definisi di atas dapat disimpulkan beberapa hal yang
menjadi inti dari pemeriksaan operasional.
1) Pemeriksaan operasional merupakan penelaahan sistematis yang
menentukan bahwa proses pengumpulan dan penganalisaan bukti
dilakukan secara sistematis berdasarkan pengamatan dan analisa
yang objektif.
2) Objek pemeriksaan operasional berupa kegiatan, program, unit atau
fungsi yang menjadi bagian dari suatu organisasi.
3) Tujuan pokok diadakannya pemeriksaan operasional adalah efisien
dan efektifitas, dan kehematan serta lebih mengidentifikasian
4) Pemeriksaan operasional lebih berorientasi ke masa depan, artinya
hasil dari penilaian berbagai kegiatan operasional diharapkan dapat
membantu manajemen dalam meningkatkan efisiensi penggunaan
berbagai sumber daya yang ada dan meningkatkan efektifitas
pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.
5) Pemeriksaan operasional, hasil evalusasi dapat dilaporkan kepada
pihak-pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang
berguna bagi penilaian dan perbaikan kepada pihak manajemen.
b. Jenis Pemeriksaan Operasional
Pengklasifikasian pemeriksaan operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:799)
1) Functional Audit (Pemeriksaan Fungsional), yaitu fungsi yang berhubungan dengan salah satu atau lebih fungsi dalam organisasi, contohnya fungsi penagihan atau fungsi produksi.
2) Organizational Audit (Pemeriksaan Organisasi), yaitu pemeriksaan ini berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Pemeriksaan organisasional ini menekankan pada seberapa efektif dan efisien fungsi yang ada saling berkaitan satu dengan lainnya.
3) Special Assigment (Pemeriksaan Khusus), yaitu dalam pemeriksaan operasional, pemeriksaan ini memiliki tujuan dan ruang lingkup yang khusus. Penugasan khusus ini muncul berdasarkan permintaan dari pihak manajemen untuk menyelidiki masalah dalam organisasi.
c. Tujuan Pemeriksaan Operasional
Tujuan pemeriksaan operasional menurut IBK. Bhayangkara (2008:4)
1) Kriteria (Criteria)
Menurut standard bagi setipa individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.
2) Penyebab (Cause)
Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setipa individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negative, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.
3) Akibat (Effect)
Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negative menunjukkan program/aktifitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan program/aktifitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.
Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa audit harus dilakukan,
beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit operasional menurut IBK.
Bhayangkara (2008:22)
1) Terjadinya pemborosan dan ketidakefisiensian penggunaan sumber daya perusahaan.
2) Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.
3) Adanya alternatif yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
4) Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya.
5) Adannya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan.
6) Sistem informasi dan pelaporan yang kurang baik.
Tujuan audit operasional menurut Mulyadi (2002:32)
1) Mengevaluasi kinerja.
2) Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan.
3) Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.
Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan operasional
aktifitas organisasi. Pemeriksaan operasional mengidantifikasi timbulnya
penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan
yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya. Audit operasional
merupakan salah satu alat pengendalian yang membantu dalam pengelola
perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan
perusahaan dengan efektif dan efisien.
d. Kriteria Pemeriksaan Operasional
Kesulitan utama yang dihadapi dalam pemeriksaan operasional adalah
menemukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektifitas telah
tercapai. Adapun beberapa pendekatan untuk menyusun kriteria audit operasional
menurut Arens dan Loebbecke (2000:804)
1) Historical Performance (Kinerja Masa Lampau)
Kriteria ini ditentukan berdasarkan hasil yang actual dari periode sebelumnya, untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang menjadi lebih baik atau lebih buruk.
2) Benchmarking or comparable performance (Kinerja perusahaan sejenis yang dapat diperbandingkan)
Kriteria ini ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai perusahaan lain yang bergerak dibidang industri yang sama.
3) Engineering Standarts (Standar Teknik)
Kriteria ini ditetapkan berdasarkan standard teknik, seperti menggunakan time and motion study untuk menentukan tingkat output yang dihasilkan.
4) Discussion and Agreement (Diskusi dan kesepakatan)
Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pemeriksaan operasional.
Beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam pemeriksaan operasioanl,
menurut IBK. Bhayangkara (2008:10)
1) Audit Pendahuluan
Dilakukan untuk mendapatkan informasi lata belakang terhadap objek yang diaudit. Disamping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktifitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperolah untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensional mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan beberapa tujuan audit sementara.
2) Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit , dengan tujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah dibuat pada audit pendahuluan, hasil pengujian manajemen pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup bukti-bukti untuk mendukung tujuan audit tersebut.
3) Audit Terinci
Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit.
4) Pelaporan
Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.
5) Tindak Lanjut
3. Sistem Pembelian Bahan Baku
a. Pengertian Sistem Pembelian Bahan Baku
Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input,
proses, dan output.
Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus
pada pengadaan materil suplai dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi. Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih
pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak,
menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman.
Aktifitas pembelian bahan baku merupakan aktifitas yang dinamis serta
banyak menimbulkan masalah-masalah yang kompleks seperti barang yang dibeli
tidak sesuai dengan standard yang diinginkan atau telah ditentukan, tidak
tersedianya barang yang tepat waktu yang dapat menghambat proses produksi.
Aktifitas pembelian yang tidak baik akan menyebabkan perusahaan tidak dapat
memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang rendah tanpa
memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses
pembelian (purchasing) harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu
dari pemasok, dalam kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.
Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan
pembelian import.
1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.
2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
b. Tujuan Pembelian Bahan Baku
Tujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material,
persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam
menjalankan perusahaan. Untuk itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan
dalam melakukan pembelian bahan baku, yaitu tenggang waktu, persentase
pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan harga,
serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.
c. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku
Sistem pembelian bahan baku digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan bahan baku produksi yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi
yang terkait dalam sistem pembelian bahan baku:
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
mengadakan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembelian yang
berasal dari teransaksi retur penjualan.
4) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatatan utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi
pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan
arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang
atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Menurut Mulyadi (2001:301); Jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok 3) Prosedur order pembelian
4) Prosedur penerimaan barang 5) Prosedur akuntansi
6) Prosedur distribusi pembelian
1. Prosedur permintaan pembelian
Prosedur pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan
pembelian oleh petugas pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian, pada
intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis
sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan pembelian barang. Jumlah
pembelian yang harus dilakukan juga dicantumkan dalam dokumen permintaan
pembelian. Satu lembar dokumen tersebut dikirimkan ke bagian pembelian dan
bagian kedua diarsipkan oleh petugas pencatatan kartu persediaan. Kartu
pesediaan merupakan buku pembantu akun persediaan. Artinya, rincian
masing-masing jenis barang persedian dicatat di dalam kartu-kartu khusus persediaan.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan
pemilikhan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan
perusahaan, bagian pembelian akan membandingkan penawaran harga dari
berbagai pemasok kemudian memilih salah satunya.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih. Pemesanan pembelian (purchase order) adalah
dokumen adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang
kepada penjual. Dokumen pemesanan pembelian ini dibuat beberapa rangkap.
Lembar pertama dan kedua dikirimkan kepada pemasok. Satu lembar diarsipkan
di bagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim ke bagian gudang, bagian
penerimaan dan bagian akuntansi.
4. Prosedur penerimaan barang
Pada saat barang tiba diperusahaan, bagian penerimaan barang akan
menerima dan mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen
pesanan pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian. Bagian pembelian harus
memastikan bahwa barang yang diterima itu benar-benar barang yang dipesan
perusahaan. Kualitas dan kuantitas barang tersebut harus benar-benar tepat dengan
yang diinginkan perusahaan. Agar petugas penerima barang melakukan
perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan pembelian yang
dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang yang
dipesan. Oleh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke
Ketika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan
mempersiapkan laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan,
cacat barang atau kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan
petugas penerimaan harus dicatat di dalam laporan penerimaan barang. Bagian
penerimaan mengarsipkan satu lembar laporan penerimaan barang menurut nomor
dokumen. Lembar lainnya dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang
dan bagian pencatat kartu persediaan.
Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan
pengalihan tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang
seksama. Penyerahan tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan
petugas gudang pada lembar laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus
meneliti dan yakin bahwa barang yang diterimanya benar sesuai dengan tercantum
dalam laporan penerimaan barang. Apabila telah sesuai maka petugas dapat
menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan demikian, apabila terdapat
kekurangan dan kerusakan atas barang-barang tersebut, berarti akan menjadi
tanggung jawab bagian gudang. Lembar yang telah tertanda tangan tersebut
kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.
5. Prosedur akuntansi
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan
penerimaan barang dan faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn
6. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur
pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar
transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun
bagian-bagian yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:
1) Bagian yang Membutuhkan Barang.
2) Bagian Pembelian.
3) Bagian Penerimaan.
4) Bagian Akuntansi.
Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah:
1) Surat Permintaan Pembelian (Purchasing Request),
2) Surat Order Pembelian (Purchasing Order),
3) Surat Permintaan penawaran harga ,
4) Surat Penerimaan Barang.,
5) Surat perubahan order,
6) Bukti kas keluar.
Dalam sistem pembelian bahan baku terdiri dari dua hal penting, yaitu
pengendalian internal dan fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur
pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke (2000;295) terdiri dari
pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat, dokumen
dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatasn-catatan,
serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.
1) Pemisahan tugas yang cukup
Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti
khusus bagi auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan aset engan
akuntansi untuk melindingi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan
antara otorisasi transaksi dengan pemeliharaan yang berhubungan dengan aset
untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan
antara tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan
untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan antara tugas
teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi
untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran organisasi.
2) Otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat
Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti
bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan
otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual.
3) Dokumen dan catatan khusus
Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi
pesanan dan pembelian (purchase order), catatan tambahan (subsidiary records),
jurnal-jurnal penjualan (sales journals), dan kartu-kartu karyawan (employee time
cards). Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset
telah di control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan
sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan pengendalian terhadap
dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen
ketika diperlukan kemudian hari.
4) Pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan-catatan
Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi
aset-aset dan catatan-catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara
fisik, karena jika aset-aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan
dapat dicuri, rusak atau hilang.
5) Tanda-tanda independen dalam pelaksanaan
Karakteristik dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi
internal adalah independen dari individu-individu yang pada umumnya
bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan
tugas
Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit manajemen (2008:13)
“Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya,
sehingga dicapai optimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimiliki”.
Pengertian efektifitas menurut IBK. Bayangkara (2008:14) “efektifitas
dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai
tujuannya”.
Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu
perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan (waktu,
tenaga dan biaya) dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang
menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat
dalam hal pencapaian efektifitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi
pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektifitas. Oleh karena itu
diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektifitas dalam
pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu
pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau
tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.
Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku dalam
hubungannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi
seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian bahan baku.
Tujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan pembelian adalah:
a. Menilai pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku,
b. Mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas
c. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.
Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian bahan baku, auditor harus
berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah
mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi
resiko ketidakefesiensian dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan
tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan
mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurang efektif.
Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian bahan baku,
maka auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan
untuk mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam
upaya dalam mencapai efektifitas pembelian. Dari rekomendasi atau saran-saran
yang diberikan auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk
menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui
alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa
pembelian bahan baku
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
No. Nama Peneliti Tahun Penelitian
Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian penulis terletak pada
masalah yang diteliti penulis. Pada penelitian terdahulu masalah yang diteliti
penulis bertujuan:
1. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan audit operasional berperan dalam
menunjang efektifitas pengendalian internal pembelian,
2. Untuk mengetahui apakah prosedur pembelian telah berjalan secara efektif
dan efisien.
Adapun masalah yang diteliti penulis, adalah untuk mengetahui
bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian bahan baku dan mengetahui 1 Teguh Handoko 2007 Hubungan Audit Operasional
dan Pengelolaan Pembelian
Barang Dagangan terhadap
peningkatan laba cukup
besar dari tahun ketahun.
Dan telah dijalankan dengan
baik.
2 Melisa Regina 2007 Prosedur pembelian yang
dilakukan oleh PT. Fastfood
Indonesia, Tbk Jakarta telah
berjalan dengan efektif dan
bagaimana pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan
baku dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. PDM Indonesia.
Perbedaan lainnya terletak pada metode penelitian, dimana metode
penelitian yang digunakan penulis adalah analisis deskriptif kuantitatif dengan
tambahan kuesioner yang digunakan untuk memperkuat hasil analisisnya.
C. Kerangka Konseptual
Berkembangnya suatu perusahaan diikuti dengan kompleksnya aktivitas
yang dijalankan, hal ini menuntut pelaksanaan aktifitas yang efektif dan efisien
untuk mendukung pencapain tujuan yang ditetapkan terutama di bidang
pembelian bahan baku, sedangkan untuk mengetahui perbandingan sampai sejauh
mana tujuan yang ditetapkan tersebut tercapai dibandingkan dengan kondisi yang
Gambar 2.1 Kerangka Konseptual
Pemeriksaan Operasional merupakan prosedur dan kebijakan yang
diciptakan dan disusun oleh manajemen guna menghindari pemborosan,
penumpukan barang, penyelewengan, keterlambatan dan kesalahan penerimaan
barang. Tujuan dari adanya pemeriksaan operasional pembelian bahan baku
adalah untuk mengevaluasi kinerja bagian pembelian apakah telah sesuai dengan
SOP (Standar Operating Procedure) yang diterapkan oleh perusahaan untuk
mendapatkian suatu temuan dari hasil pemeriksaan operasional yang harus
disertai rekomendasi kepada manajemen dan adanya tindak lanjut oleh perusahaan
untuk mencapai suatu sistem pembelian bahan baku yang berjalan secara efektif
dan efisien dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian bahan
PEMERIKSAAN OPERASIONAL
FUNGSI PEMBELIAN BAHAN
BAKU
SOP PEMBELIAN
BAGIAN YANG TERKAIT DALAM
PEMBELIAN
EFEKTIF
DAN
baku itu sendiri. Membantu manajemen menjaga keamanan harta milik
perusahaan dan dapat mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan dan
penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
METODE PENELITIAN
A. Tempat Penelitian
Lokasi objek penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah PT. PDM
Indonesia.
B. Jenis Penelitian
Metode analisis data yang dikumpulkan penulis menggunakan metode
deskriptif analisis yakni metode dimana data dikumpulkan, disusun,
diinterprestasikan, dianalisa sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi
pemecah masalah yang dihadapi.
Data yang dikumpulkan adalah data kulitatif. Penelitian yang dilakukan
adalah penelitian yang didasarkan pada teori yang mendukung dengan
pemeriksaan operasional atas pembelian bahan baku yang dilakukan manajemen
dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
Analisis juga dilakukan dengan membuat kuesioner untuk memperkuat
analisa. Penulis memilih responden yang sesuai dengan perumusan masalah yang
telah ditetapkan sebelumnya. Unit analisanya adalah individu. Responden yang
dimaksud antara lain:
1. Responden untuk “Pemeriksaan Operasional” yaitu manajer unit,
Manajer pembelian (purchasing), Manajer keuangan (Finance), Internal
2. Responden untuk “Efektifitas dan Efisiensi Pembelian Bahan Baku”
yaitu manajer pembelian (purchasing), Bagian Keuangan/Akuntansi,
Bagian Gudang, dan bagian Produksi.
C. Jenis Data
Jenis data ditetapkan untuk menghindarkan penelitian menyimpang dari
tujuan, serta dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Adapun data yang
digunakan adalah data primer dan data sekunder.
1. Data primer, merupakan data yang secara langsung diperoleh dari
perusahaan, baik melalui teknik wawancara maupun observasi yang
kemudian akan diolah lebih lanjut oleh penulis. Misalnya melakukan
Tanya jawab langsung kepada pihak perusahaan.
2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek
penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi diperusahaan.
D. Prosedur Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan data dan bahan yang
sesuai dengan yang diperlukan dalam penulisan. Prosedur ini dilakukan untuk
mempermudah penulis memperoleh data yang diperlukan. Prosedur
pengumpulan data dilakukan dengan cara, yaitu:
1. Teknik observasi, yaitu dilakukan dengan pengamatan langsung
dokumen-dokumen pemeriksaan operasional terhadap sistem pembelian bahan
baku. Data yang dihasilkan dari observasi ini dilakukan untuk
memperoleh gambaran nyata mengenai pelaksanaan pemeriksaan
operasional dan dapat juga dijadikan alat untuk memvalidasikan jawaban
yang diperoleh dari jawaban kuesioner.
2. Teknik wawancara, yaitu melakukan Tanya jawab dan diskusi secara
langsung dengan beberapa pihak yang berkompeten dan berwenang
dalam memberikan data yang dibutuhkan.
3. Kuesioner, yaitu daftar pertanyaan yang disiapkan oleh penulis berupa
formulir yang diajukan secara tertulis kepada para pejabat yang
berwenang yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
4. Studi dokumentasi, yaitu melakukan pancatatan dan pengkopian atas
data-data sekunder untuk mendapatkan data yang mendukung penelitian
ini. Penelitian ini akan menjadi landasan teoritis bagi pelaksanaan
analisis yang akan dilakuakan.
E. Metode Analisa Data
Metode yang dilakukan penulis adalah dengan menggunakan analisis
deskriptif kualitatif dan analisis statistik
1. Analisis deskriptif kualitatif
Penulis melakukan analisis mengenai informasi-informasi dan data yang
berhasil diperoleh baik yang dilakukan dengan wawancara maupun
2. Analisis statistik
Skala pengukuran yang dilakukan delam pengujian “Pemeriksaan
Operasional” adalah ordinal dengan instument survey berupa kuesioner,
wawancara dan observasi. Skala pengukuran “Efektifitas Pembelian”
adalah ordinal dengan instrument kuesioner dan observasi. Jawaban dari
kuesioner diolah dengan menggunakan rumus dimana hasil akhirnya
dalam bentuk skor. Skor tersebut diklasifikasikan sesuai dengan kriteria
yang telah ditentukan. Dibawah ini adalah tabel yang menguraikan
indikator dan skala pengukuran yang digunakan dalam pembuatan
kuesioner.
Tabel 3.1 Indikator dan Skala Pengukuran
Indikator Sub Indikator Skala Instrumen
Pemeriksaan
Operasional
1. Kualifikasi
auditor
operasional
Ordinal Kuesioner
2. Pelaksanaan
Pemeriksaan
Operasional
Ordinal Kuesioner
Pembelian 2. Verifikasi dan
analisis data
Ordinal Kuesioner
3. Verifikasi
kelayakan
Ordinal Kuesioner
4. Fungsi
perlindungan
Ordinal Kuesioner
F. Jadwal Penelitian
Adapun jadwal penelitian yang adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian
Tahapan Penelitian Nov Des Jan Feb Maret
Pengajuan Proposal X
Bimbingan Proposal Skripsi X
Seminar Proposal Skripsi X
Bimbingan dan Penulisan Skripsi X X
Penyelesaian Skripsi X
Sumber: Penulis, 2010
BAB IV
ANALISA HASL PENELITIAN
A. Data Penelitian
a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT.PDM Indonesia berdiri sejak April 2004 dengan surat keputusan Badan
Koordinasi penanaman modal; No.129/B.I/A.6/2004 tentang perubahan nama
Perusahaan, Produk-Produk PT. PDM Indonesia yang mencangkup kertas rokok
dan plug wrap konvensional untuk industri rokok.
PT.PDM (Papeteries De Mauduit) Indonesia adalah suatu perusahaan
yang bergerak dalam bidang industri yang membuat produk yaitu kertas rokok
(Cigarette Paper), kertas rokok tersebut diproduksi dalam dua bentuk yaitu
Bobbin dan Ream. Adapun ukurannya yaitu: Bobbin (Gulungan) lebar: 2429 mm
dan panjang 5500-6000 mm sedangkan Ream (Lembaran) lebar: 51 mm dan
panjang 7683 mm. Produk tersebut dipasarkan kepada pabrik-pabrik rokok yang
ada di Sumatera dan Pulau Jawa. Pasar terbesar perusahaan ini adalah terutama
dari Pulau Jawa 75% dan daerah Sumatera 25%. Dimana di Pulau Jawa kertas
rokok perusahaan ini menjadi salah satu bahan baku utama pada produk rokok PT.
Sampoerna dan PT.Bentoel, PT. Djarum dan British American Tobaco. Bahan
baku kertas rokok ini berasal dari PUPL berupa bahan baku dari pohon Pinus
yang disebut Calsium Carbonat.
Perlu diketahui perusahaan ini sudah beberapa kali berganti nama
perusahaan. Sebelum tahun 1983 perusahaan ini bernama PT. Delitua Paper Miil
Medan. Modal dari perusahaan ini berasal dari penanaman modal asing (PMA)
tiga perusahaan yang memiliki saham-saham atas perusahaan ini, para pemegang
sahamnya antara lain:
1) PT. SARIDA PERKASA. Perusahaan ini memiliki saham sebesar 45%.
2) PT. DUTA MENDUT. Perusahaan ini memiliki saham sebasar 5%.
3) KIMBERLY CLARK CORPARATION USA 50%.
Pada tanggal 31 Desember 1983, ketiga perusahaan tersebut membeli
seluruh aset yang semulanya dimiliki PT. Delitua Paper Miil yang bertempat di
Jalan Brigjend Zein Hamid Km 6,9 Titikuning Medan yang dikarenakan
perusahaan tersebut mengalami likuidasi.
Maka untuk menjalankan aktifitasnya secara resmi, membuat akte resmi
yang dibuat oleh notaris , yaitu akte pendirian No. 427 tertanggal 24 Februari
1984, Notaris Riduan Susilo, Jakarta. Mulai tahun 1984 nama perusahaan
PT.Delitua Paper Miil berubah menjadi PT. Kimsari Paper Indonesia Medan
dengan status perusahaan adalah PMA Joint Venture. Nama PT. Kimsari Paper
Indonesia Medan berasal dari dua nama perusahaan yaitu: Kim dari Kimberly
Clark Corporation USA dan Sari dari PT. Sarida Perkasa Jakarta (Nama terdahulu
PT. Risda Perkasa).
Pada mulanya perusahaan ini didirikan dengan jumlah modal US $12 juta.
Pertengahan tahun 1984 perusahaan ini mengalami modifikasi pada Paper
Machine and Process, pembangunan tambahan sarana gedung finising serta
sampai ke bagian finishing kertas-kertas tersebut diperiksa dahulu kualitasnya
oleh Departemen Quality Control.
PT. Kimsari Paper Indonesia Medan memulai kegiatan produksi kertas
rokok sejak bulan Mei 1985, tetapi baru produksi komersil pada bulan Desember
1985. Dan pada tahun 2010 perusahaan ini mengganti logo perusahaan menjadi
SWM (Schweitzer Mauduit International) yang mana nama tersebut diambil dari
nama perusaahaan utama perusahaan ini yang terletak di Prancis. Tetapi, di dalam
akta notaris dan surat legal lainnya tetap PT.PDM Indonesia.
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi adalah koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang
direncanakan untuk mencapai suatu tujuan bersama melalui tugas dan fungsi serta
melalui serangkaian wewenang dan tanggungjawab.
Dalam suatu organisasi terdapat hubungan informal dan hubungan formal.
Hubungan informal menyangkut hubungan manusiawi, diluar dinas atau bersifat
tidak resmi. Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang
sengaja , secara resmi (kedinasan). Biasanya ditujukan dengan suatu bagan
organisasi.
Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal, yaitu:
1) Tanggungjawab
Hal ini merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya
2) Wewenang
Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan mengenai apa yang
dijalankan seseorang dan merupakan hak untuk meminta kepada orang lain
untuk melakukan sesuatu.
3) Pertanggungjawaban
Pertanggungjawaban merupakan suatu laporan hasil kerja dari bawahan
kepada yang berwenang (atasan). Dengan kata lain bawahan harus
mempertanggungjawabkan pekerjaannya kapada atasan yang memberikan
tugas atau pekerjaan kepada karyawan bersangkutan.
Organisasi dari suatu perusahaan merupakan sarana dari manajemen untuk
mencapai tujuan bersama. Semakin berkembang suatu perusahaan, maka semakin
banyak pula aktivitas-aktivitas yang harus dilaksanakan dalam rangka pencapaian
tujuan tersebut. Dalam hal ini, sudah tentu pimpinan perusahaan memerlukan
penggunaan suatu sistem organisasi sehingga aktivitas perusahaan dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu proses penetapan serta
pembagian pekerjaan yng akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas dan
tanggungjawab, penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga
memungkinkan orang-orang dapat bekerja sama seefektif mungkin guna
pencapaian tujuan perusahaan.
PT. PDM Indonesia Medan menetapkan garis dan staf sebagai struktur
secara vertical dan sepenuhnya dari pemimpin tertinggi kepada kepala unit
bawahannya.
Untuk membantu kelancaran kerja dalam rangka pelaksanaan seluruh
tugas pokok organisasi, maka langsung dibawahi masing-masing kepala unit
(departemen) dalam masalah administrasi, personil, keuangan dan sebagainya.
Berikut ini akan dijelaskan tentang wewenang dan tanggung jawab
masing-masing bagian yang terdapat dalam perusahaan PT. PDM Indonesia yang
diuraikan dibawah ini.
1) General Manager
Sebagai pucuk pimpinan di PT. PDM Indonesia Titikuning Medan,
General Manager memiliki wewenang jabatan sebagai perencanaan ,
pengorganisasian dan pemberian penilaian secara keseluruhan aktivitas
perusahaan demi pencapaian tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
Adapun tugas-tugas dan tanggungjawabnya adalah:
a. Bertanggungjawab atas segala aktivitas dan operasi perusahaan, yaitu
mengendali, mengatur dan mengawasi dengan wewenang yang ada terhadap
seluruh bawahan atau hidupnya perusahaan.
b. Mengkoordinasi pengembangan perusahaan PT. PDM Indonesia serta
memperbaiki strategi dan kebijakan perusahaan secara periodik demi
c. Membuat peraturan-peraturan intern kapada perusahaan yang tidak
bertantangan dengan undang-undang yang telah ditetapkan.
d. Memantapkan kebijaksanaan perusahaan dan menjamin pelaksanaan sesuai
yang direncanakan.
e. Bertanggungjawab terhadap keseimbangan dari berbagai sub sistem yang
bersaing dalam organisasi.
2) Human Resource Manager (HRM)
Bertugas merencanakan dan mengorganisasikan keseluruhan program
pengembangan sumber dana manusia yang ada dan mengembangannya. Tugas
dan tanggungjawab adalah :
a. Merencanakan dan mengorganisasir semua sumber daya manusia dan program
pengembangan.
b. Membantu General Manager dalam melaksanakan Undang-Undang tenaga
kerja dan peraturan pemerintah serta menjalankan kebijakan-kebijakan
perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia.
c. Mendukung pencapaian tujuan perusahaan dengan mengusahakan sebuah
lingkungan kerja dimana semua pekerja dapat menyelesaikan pekerjaan
d. Menciptakan keamanan bagi perusahaan dan mengawasi berbagai situasi yang
melibatkan pemimpin pekerja di dalam kegiatan yang berkaitan dengan
kekuasaan hukum dan pergerakan politik.
3) Finance Manager (Manager Keuangan)
Bertujuan membantu pencapaian tujuan perusahaan yang berkaitan dengan
objektivitas keuangan perusahaan dan mengumpulkan data-data keuangan
perusahaan sesuai waktu pelaksana persiapan untuk menyatukannya di dalam
analisa laporan keuangan. Tugas dan tanggungjawab adalah:
a. Menyiapkan semua dana pengeluaran keuangan dan mengumpulkannya
b. Menyiapkan semua data perusahaan yaitu data keuangan untuk perencanaan
jangka waktu yang pendek maupun untuk jangka waktu yang panjang.
c. Membantu General Manager dalam persiapan perencanaan operasi setiap
tahun dan perencanaan investasi setiap lima tahun.
Manajer Keuangan juga membawahi manajer akuntansi seperti yang
diuraikan seperti berikut:
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagi berikut:
a. Bertanggungjawab pada general manager dan membawahi kepala bagian
akuntansi.
b. Untuk mengatur hal-hal yang menyangkut kegiatan akuntansi dan keuangan.
c. Bertanggungjawab dalam proses akuntansi perusahaan, apakah telah sesuai
dengan prinsip akuntansi yang lazim.
d. Mengatur output maupun input keuangan perusahaan sehingga arus uang
dapat efektif dan efisien sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.
• General Accountant : Jesselyne Salim
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagi berikut:
a. Mengatur arus buku besar secara keseluruhan.
b. Menginput dan memproses pembayaran gaji.
c. Memotong pajak penghasilan tiap-ttiap pegawai.
d. Menginput besar setoran Jamsostek tiap-tiap pegawai.
e. Mereview pembayaran gaji, PPh pasal 21 dan pendapatan karyawan lainnya
setiap 4 bulan sekali.
h. Mengatur arus kas setiap bulannya.
i. Mendukung pemeriksaan barang-barang inventori tiap bulan.
• Cost Accountant : Wenny Winaryanti
Memiliki tugas dan tanggug jawab sebagai berikut:
a. Mempersiapkan laporan piutang setiap bulan.
b. Menghitung biaya-biaya produksi.
c. Menginput perhitungan biaya-biaya aktual.
d. Menghitung biaya-biaya penjualan tiap bulan.
e. Mendukung dan mempersiapkan biaya standart.
f. Mengkoordinasi perhitungan stock balance.
g. Mengontrol dan mempersiapkan laporan PPN (Pajak Pertambahan Nilai).
h. Mempersiapkan analisis biaya variance tiap bulan.
i. Menghitung biaya-biaya lainnya.
• Accountant : Yanti Kusmiaty
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
b. Mempersiapkan voucher pembayaran untuk pembayaran tunai.
c. Mengeluarkan invoice atau faktur penjualan dan faktur pajak.
d. Mendukung persiapan pelaporan PPN dan PPh pasal 22.
• Chasier : Nurhaida
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Sebagai pusat pembayaran atau kasir.
b. Mengatur pengeluaran petty cash.
c. Mengurus keperluan yang berhubungan dengan pihak bank.
d. Koordinator pengarsipan dokumen.
• Accountant : Romy Karjanto
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagi berikut:
a. Mengatur arus inventory, penerimaan dan pengeluaran barang tiap hari.
b. Menghitung pemakaian dan membandingkan dengan laporan pemeriksaan
stock.
c. Menyediakan laporan harta tetap (fixed assets).
d. Membukukan pengeluaran untuk pembelian harta tetap.
f. Mendukung perhitungan inventori bulanan.
• Accountant : Eny
Memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Memproses seluruh tagihan yang masuk dan memprosesnya ke kode account
yang sesuai.
b. Mempersiapkan jadwal piutang setiap bulan.
c. Berkoordinasi dengan departemen purchasing untuk memaintenance profil
tiap-tiap vendor.
d. mempersiapkan slip faktur pajak.
e. Mempersiapkan pelaporan SPT PPh pasal 21 dan 23.
f. Menghitung inventori tiap bulan.
4) Purchasing Manager
Bertanggungjawab mempersiapkan segala kebutuhan barang dari
masing-masing requesting department sesuai dengan kualifikasi dan standart yang
ditentukan tepat pada waktunya agar kegiatan di perusahaan dapat berjalan sesuai
dengan supplier agar dapat menekan biaya produksi sekaligus mempunyai
kualitas barang. Adapun tugas tanggung jawabnya adalah:
b. Mengadakan negosiasi terhadap supplier.
c. Mempersiapkan barang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
5) Purchasing Officer
Membantu Manager Purchasing dalam melaksanakan tugas pengadaan
barang, bahan baku, barang-barang teknik dan keperluan material lainnya. Tugas
dan tanggungjawab adalah:
a. Menjamin semua barang permintaan pembelian yang telah disetujui dan tindak
lanjuti sesuai spesifikasi yang ditentukan si pemakai.
b. Menjamin semua transaksi yang bersifat urgent yang telah disetujui General
Manager sebelum dilakukan pemborosan.
c. Memberikan informasi yang terbuka tentang jenis, spesifikasi barang yang
akan dibeli sebelum dibuat.
d. Membina hubungan dengan pemasok dan tetap menjamin tidak terjadinya
e. Membuat laporan bulanan kepada manajer dan memberi informasi tentang
jumlah pembelian yang dilakukan, barang yang diterima dan barang yang
belum diterima.
6) Production Manager (Manager Produksi)
Tugas dan tanggungjawabnya adalah:
a. Mengkoordinasikan PT.PDM Indonesia dalam membuat produk menurut
prosedur. Memelihara dan mengembangkan bentuk dan penampilan produk
beserta kualitasnya secara periodik untuk mencapai tujuan perusahaan secara
keseluruhan secara efektif dan efisien.
b. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan produksi yang diperintahkan demi
pencapaian target volume produksi dan laba operasi sesuai dengan anggaran
yang disediakan. Mengawasi dan mengontrol secara teknik bagian dari bahan
mentah yang didapat agar dicapai standard produksi.
c. Merencanakan serta mengatur produksi perusahaan agar sesuai dengan
spesifikasi dan standart mutu yang telah ditentukan.
7) Management Accountant (Akuntan Manajemen)
Bagian ini dibentuk dengan maksud untuk mengontribusikan kemajuan
keuangan perusahaan yang objektif melalui ketepatan waktu dan ketelitian
manajer keuangan dalam memutuskan data untuk laporan keuangan untuk jangka
waktu pendek dan jangka panjang dan bawahan agar melaporkan model aplikasi
yang praktis yang diperlukan untuk manajer keuangan dan divisi akuntansi.
8) Engineering Manager
Tugas dan tanggungjawabnya adalah:
a. Meneliti, memeriksa dan menganalisa mutu produk baik bahan baku maupuan
produk jadi, apakah telah sesuai dengan spesifikasi dan standard yang telah
ditetapkan.
b. Bertanggungjawab terhadap manajer produksi dalam bidang pengawasan
mutu produksi perusahaan.
c. Memonitor dan mengontrol aktivitas yang berhubungan dengan logistik untuk
meyakinkan agar target volume dapat dicapai.
d. Bertanggungjawab kepada manajer produksi dalam bidang kesediaan
kebutuhan logistik perusahaan.
9) Technical Sales Manager
