TINJAUAN KEPUSTAKAAN
5. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan
2.2.3. Perangkat Komputer
Komputer adalah suatu sistem elektronik yang mampu memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan dat input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori (Donald dalam Sutrabri, 2005:106). Komputer pada saat ini menjadi bagian penting perannya dalam kehidupan manusia untuk membantu aktivitas pekerjaan. Bagian perangkat keras komputer yang pokok terdiri atas suatu unit peralatan masukan, unit pengolah pusat (Central Processing Unit) yang mengontrol urutan dan langkah semua operasi, unit penyimpan seperti pita magnetik, dan sebuah alat cetak yang berkecepatan tinggi yang dapat mencetak dengan cepat. Oleh karena itu dalam pemilihan perangkat komputer harus memiliki kemampuan yang cepat dalam menerima, mengolah, menyimpan data dan menghasilkan output.
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Ahli dalam bidang sistem informasi manajemen (SIM) harus mengetahui kebutuhan organisasi maupun bahasa komputer dan sistem komputer itu sendiri. Komputer mempunyai peran yang penting dalam pengolahan informasi, baik secara eksternal maupun internal bagi suatu organisasi.
Salah satu tahapan perkembangan penerapan komputer adalah dengan diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut diorientasikan untuk konsep penggunaan komputer sebagai komponen sistem informasi manajemen, yang
berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
Komponen-komponen utama komputer adalah : Prosesor (Central
Procesing Unit-CPU), Memori (Random Acces Memory)/ruang penyimpan
primer, Ruang Penyimpanan (Ruang penyimpan disk atau ruang penyimpan skunder), Alat input (Input Device), Alat Output (Output Device), Alat Input/Output (Input/Output Device) (Zakiyudin, 2012:37).
Komputer yang dipergunakan didalam sistem informasi manajemen adalah komputer digital yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan dan menggunakan line printer untuk membuat laporan-laporan atau formuli-formulir yang bentuknya standar, dapat juga disambungkan secara terintegrasi dengan mesin ploter untuk mencetak gambar secara otomatis baik untuk gambar yang berukuran A1 maupun berukuran A0. Keberadaan ploter didalam kegiatan proyek diperlukan untuk mendukung ketepatan waktu penyerahan gambar kerja agar sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan didalam kontrak, sehingga kesiapan dan kemampuan mesin ploter harus selalu dalam keadaan prima dan tidak mengalami gangguan. Pencetakan gambar kerja didalam kegiatan proyek tidak mungkin dikerjakan oleh manusia karena dibutuhkan kecepatan dan keakuratan yang sangat tinggi. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan tingkat kesalahan yang lebih sedikit.
Perangkat lunak yang paling penting digunakan didalam setiap pelaksanaan proyek adalah Microsoft Project, AutoCad dan Exel. Untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan proyek yang relatif
kompleks dan tidak rutin, meminimumkan penundaan, kemacetan dan konflik pelaksanaan proyek, diperlukan analisis network (Sutabri, 2005:154). Yaitu untuk menganalisis jalur kritis yang merupakan komponen integral dari manajemen proyek, dengan tujuan untuk menentukan durasi proyek, serta uruta-urutan kegiatan utama proyek yang mengatur waktu penyelesaian proyek.
Dengan informasi ini, manajer proyek dapat berfokus pada pelaksanaan tugas-tugas penting agar selesai tepat waktu, sementara memungkinkan menyelipkan jadwal tugas-tugas lain jika diperlukan, tanpa membahayakan waktu penyelesaian
Untuk mengoperasikan program Microsoft Project dan memahami analisis jalur kritis (Critical Path Method) dalam kegiatan proyek konstruksi, diperlukan pelatihan operator. Oleh karena itu kompetensi, keahlian dan sikap menjadi faktor penting dalam diri setiap pegawai konsultan dan kontraktor sebagai penyaji dan pengolah data agar dapat mengoperasikan program-program yang dibutuhkan didalam pelaksanaan proyek untuk mendukung penerapan sistem informasi manajemen agar dapat berjalan dengan baik.
proyek.
2.2.4. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (selanjutnya disebut SOP) adalah : “Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis yang memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart) yang dilakukan di dalam sebuah organisasi” (EPA, 2007:1).
Menurut Atmoko (2010:1), Standar prosedur operasi (Standard
Operation Procedure) atau disingkat SOP adalah : ”Pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis”.
Standar Operasional Prosedur atau yang biasa disebut dengan (SOP) merupakan acuan kerja yang dapat dijadikan standar dalam bekerja di semua departemen yang ada di suatu perusahaan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik, cepat, tepat, efektif dan efisien (
Proses pelaksanaan untuk penyelesaian suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan. Kesalahan pelaksanaan pekerjaan dapat terjadi bila prosedur tidak dirancang dengan baik, dan dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan dan bahkan penundaan penyelesaian pekerjaan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapa yang melaksanakan pekerjaan, kapanpun dan dimanapun pekerjaan tersebut dilaksanakan langkah-langkahnya tidak berubah. Didalam pelaksanaan proyek yang lebih dari satu kontrak dengan sistem satu pengawasan oleh konsultan manajemen konstruksi, maka sangat diperlukan keseragaman dan
Subagiyo, 2009:2).
keteraturan sistem operasi untuk memudahkan sistem pengawasan. Sistem yang baik mengacu pada penataan prosedur yang teratur, konsisten, berkelanjutan dan mudah diterapkan baik oleh pegawai lama maupun pegawai baru dalam perusahaan. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut Standar Operasinal Prosedur (SOP), sebutan lainnya Protap (Prosedur tetap).
Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja.
Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja dan aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.
Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja organisasi dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang
bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.
Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.
Sebuah lembaga atau organisasi yang besar dan terkemuka (bonafide) umumnya telah menggunakan SOP dalam melaksanakan tugasnya. SOP merupakan satu set pedoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur pelaksanaan kegiatan rutin. SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
1.
Standar Operasional Prosedur
Tujuan Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP).
banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO). Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualitas kontrol dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan dunia bisnis.
Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya, hubungan timbal balik yang lancar akan mewujudkan keseimbangan kerja yang
baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang handal. Konsistensi terhadap sistem dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja resign maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri ataupun pada peralatan yang di gunakan tanpa bantuan orang lain.
Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, bahwa tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya.
Adapun tujuan - tujuan dari SOP a.
antara lain sebagai berikut :
b.
Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.
c.
Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam perusahaan.
d.
Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, tanggung jawab, dan staf terkait dalam proses tersebut.
e.
Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.
Mempermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi proses dalam suatu prosedur kerja.