BAB 5. PELAPORAN
5.1 Standar Pelaporan
Pelaporan bertujuan untuk memberikan informasi tentang kemajuan penanganan pengaduan yang dilakukan. Sejalan dengan tugas dan tanggung jawabnya, fasilitator dan personil ROMS Kabupaten maupun Provinsi maupun personil NMC memiliki kewajiban untuk melaporkan informasi dan pengaduan masyarakat serta penanganannya secara berjenjang. Kewajiban pelaporan informasi dan pengaduan masyarakat serta penanganannya ini merupakan bagian dari kode etik konsultan.
Bagi fasilitator, personil ROMS, maupun personil NMC, serta konsultan lainnya yang tidak melaporkan atau menutupi pengaduan berupa masalah yang ada di wilayahnya maka termasuk dalam pelanggaran kode etik. Adanya masalah di suatu wilayah tidak berarti bahwa pelaksanaan Program Pamsimas di wilayah tersebut sepenuhnya buruk.
Jika masalah tersebut dilaporkan atau dibuka dan ditangani secara serius oleh berbagai pelaku program termasuk masyarakat, hal itu justru dapat merupakan cerminan dari proses keterbukaan, keterlibatan, dan kemandirian masyarakat dalam proses pembangunan.
Kompilasi tentang layanan informasi dan pengaduan/masalah yang muncul dan tindak lanjut penanganannya dilaporkan secara berjenjang tiap bulanan, 3 bulanan untuk setiap jenjang mulai dari Desa, Kabupaten, Provinsi sampai dengan Pusat untuk pengaduan dan masalah yang menonjol serta prioritas kemudian setiap akhir bulan digunakan sebagai bagian dari laporan bulanan.
5.2 PELAPORAN INTERNAL
Laporan untuk Layanan informasi dan pengaduan dapat dilihat di web site nya Layanan informasi dan pengaduan yang dapat di akses oleh semua pihak.
Jenis dan jadwal pelaporan:
1. Laporan layanan informasi dan pengaduan
Berisikan seluruh layanan informasi dan pengaduan yang diterima di jejang pelaku yang bersangkutan beserta tindak lanjut yang dilakukan. Laporan pengaduan disampaikan bersama dengan laporan bulanan Roms Provinsi.
2. Matrik rekapitulasi layanan informasi pengaduan/masalah
Berisi seluruh pengaduan masalah program yang muncul di wilayah tugas Fasilitator/Konsultan bersangkutan, sesuai format di POB. Matriks disampaikan bersama dengan laporan bulanan Fasilitator dan Konsultan dalam format standar, sebagaimana pada Lampiran VI.
3. Untuk pengaduan/masalah yang terkait dengan pelanggaran kode etik konsultan selain masuk matrik rekapitulasi, juga dikirim tersendiri sebagai laporan yang berisi detail kronologi masalah. Laporan disampaikan pada konsultan manajemen pada jenjang di atasnya paling lambat satu minggu setelah ditemukan masalah tersebut.
4. Untuk pengaduan/masalah yang krusial yang dianggap penting yang bisa menghambat jalannya program di sampaikan secara Khusus, segera ke NMC.
Khusus publikasi melalui website dan media masa yang dikelola NMC.
LAMPIRAN
LAMPIRAN I ; POSTER SOSIALISASI LAYANAN INFORMASI DAN PENGADUAN
LAMPIRAN II: FORMULIR LAYANAN INFORMASI
Format LIP – 01
FORMULIR LAYANAN INFORMASI
Nomor :
Tanggal diterima :
Melalui : SMS / E-mail / Surat / Fax / Telepon / Kunjungan / lainnya: ...
DATA PEMBERI INFORMASI, KRITIK, SARAN DAN LAIN-LAIN
Nama :
Alamat :
Kota / Provinsi : Nomor Telepon /HP :
Email / FAX :
ISI INFORMASI Lokasi kejadian : Kegiatan yang di
informasikan
:
Uraian pertanyaan/kritik/
saran
:
Tanggapan: :
Nama dan Tanda Tangan Penerima Pengaduan
:
LAMPIRAN III: FORMULIR PENGADUAN
Format LIP – 02
FORMULIR PENGADUAN
Nomor :
Tanggal diterima :
Melalui : SMS / E-mail / Surat / Fax / Telepon / Kunjungan / lainnya: ...
DATA PELAPOR
Nama Pelapor :
Alamat Pelapor :
Kota / Provinsi : Nomor Telepon /HP :
Email / FAX :
ISI PENGADUAN
Lokasi kejadian : Kegiatan yang dikeluhkan : Pihak yang dilaporkan : Perkiraan waktu kejadian : Uraian Masalah yang
Diadukan
:
Keterangan : Kasus Baru / Terkait kasus lama nomor ...
Nama dan Tanda Tangan Penerima Pengaduan
:
LAMPIRAN IV: FORM PENGKATEGORIAN BIDANG
Format LIP- 3 Buku Proses LIP
UPM :
Nama/Jabatan : Kabupaten : Provinsi : Bulan/Tahun :
Nomor Pengaduan
Tgl. Mulai
Proses Kategori* Bidang** Derajat *** Rekomendasi Penanganan
Catatan:
* 1. Kritik 2. Saran/Usulan 3. Pertanyaan 4. Penyimpangan Dana
5. Force Majeur 6. Kinerja Pelaku 7. Penyimpangan Mekanisme/Prosedur
** 1. Sosialisasi Program 2. Seleksi calon desa sasaran 3. Pemicuan perubahan perilaku 4. Kelembagaan masyarakat
5. Seleksi desa sasaran 6. Realisasi RKM 7. Keberlanjutan SAMS 8. Pengadaan barang dan jasa
9. Teknik Infrastruktur 10. Data dan Informasi 11. Pengelolaan fasilitator/ konsultan 12. Sosial dan lingkungan 13. Partisipasi masyarakat 14. Transparansi
*** 1.Masalah yang mampu diselesaikan di tingkat desa/kel. oleh Satlak-KKM, TFM, Kades, 2.Masalah yang mampu diselesaikan di tingkat kab oleh ROMS Kabupaten, DPMU,.
3.Masalah yang mampu diselesaikan di tingkat wilayah/provinsi oleh ROMS Provinsi, PPMU,
Penjelasan Pengisian Buku Proses LIP (Format LIP-03):
Yang bertugas melakukan pengisian:
NMC: CHS NMC untuk tingkat pusat
ROMS Provinsi : Community Development/Capacity Building ( CD/CB) untuk tingkat Provinsi
ROMS Kabupaten: District Coordinator (DC) untuk tingkat kabupaten
Fasilitator: Fasilitator CD, untuk tingkat desa. Pengaduan yang dicatatkan oleh FM di buku register harus disampaikan kepada District Coordinator (DC) untuk dicatatkan di aplikasi LIP.
KOP:
UPM : Tulis sesuai tingkatannya: NMC / ROMS Provinsi/ ROMS Kabupaten Nama/ Jabatan : Tulis nama/ Jabatan petugas yang menangani Layanan Informasi &
Pengaduan
Kabupaten : Tulis nama kabupaten Provinsi : Tulis Nama Provinsi Bulan-Tahun : Tulis Bulan dan tahun Kolom Nomor Pengaduan:
Tuliskan kembali nomor register sama dengan di buku register LIP (Format LIP 01) Kolom Tgl. Mulai Proses:
Tulis tanggal, bulan, tahun pada saat pengaduan tersebut mulai dikerjakan (Verifikasi, menyampaikan ketingkatan yang berkenan menangani pengaduan).
Kolom Kategori*:
Pilih pada catatan kaki dengan menuliskan angkanya saja, termasuk pada kategori mana dari pengaduan yang diterima dan akan diproses, sesuai dengan masalah / pelanggaran yang diadukan dengan mengkategorikan menjadi kelompok tertentu sesuai dengan isi dari pengaduan, apabila ada Informasi Penyimpangan Dana (Poin 4) dituliskan tambahan pada kolom Rekomendasi Penanganan.
Kolom Bidang**:
Pilih pada catatan kaki dengan menuliskan angkanya saja, termasuk pada bidang apa dari pengaduan yang diterima dan akan diproses, sesuai dengan masalah / pelanggaran yang diadukan.
Kolom Derajat***:
Tuliskan sesuai catatan kaki ditingkat mana masalah tersebut mampu diselesaikankan, cukup tuliskan angkanya saja.
Kolom Rekomendasi Penanganan:
Tuliskan rangkuman dari isi pengaduan yang merupakan inti permasalahan yang diadukan untuk direkomendasikan dalam penanganan masalah yang akan dihasilkan dari Verifikasi, klarifikasi dan Klarifikasi, diantaranya:
Para pihak yang harus diuji silang.
Inti/Fokus masalah yang harus diselesaikan/dimusyawarahkan
Apabila ada Informasi Penyimpangan Dana (Poin 4) pada Kolom Kategori, maka perlu dituliskan tambahan sebagai berikut;
a) Indikasi nominal dana yang disalahgunakan : Rp………..……..,- b) Apabila terbukti penyimpangan dana, Nominal dana yang disalahgunakan:
Rp………..……..,-
c) Nominal dana yang sudah dikembalikan : Rp………..……..,- d) Nominal dana yang belum dikembalikan : Rp………..……..,-
Hal-hal lain yang perlu diuji silang.
LAMPIRAN V: FORMULIR UJI SILANG/KLARIFIKASI
Format LIP – 4
Format Hasil Uji Silang
UPM : Nama : Jabatan : Alamat :
Nomor Informasi/Pengaduan: Informasi/Pengaduan diterima tanggal:
Lokasi/Wilayah informasi/pengaduan:
Inti/Fokus Informasi/Pengaduan:
Identifikasi, Verifikasi, Klarifikasi :
Para Pihak yang Dihubungi
Hasil Verifikasi/Klarifikasi Nama Jabatan Lokasi/Identitas
Penanganan, Penyelesaian, dan Rekomendasi :
Hasil Akhir Penanganan:
Penjelasan Pengisian Format Verifikasi/Klarifikasi dan Rekomendasi LIP (PT-2.9-03):
Yang bertugas melakukan pengisian :
NMC: CHS NMC
ROMS Provinsi : Koordinator Provinsi
ROMS Kabupaten: Koordinator Kabupaten
Fasilitator Senior
Fasilitator: Fasilitator CD
KKM: Unit Pengaduan Masyarakat KOP:
UPM : Tulis sesuai tingkatannya: NMC / ROMS Provinsi/ ROMS Kabupaten / Unit Pengaduan Masyarakat KKM
Nama : Tulis nama petugas yang menangani LIP
Jabatan : Tulis jabatan petugas yang menangani pengaduan.
Alamat : Tulis alamat lengkap sesuai UPM bersangkutan, termasuk Telp., Fax., HP, dan alamat email.
Kolom Nomor Pengaduan :
Tuliskan kembali nomor register sama dengan di buku register LIP (Format LIP .01) Kolom Pengaduan diterima Tgl.:
Tulis: Tanggal, bulan & tahun pada saat pengaduan / temuan masalah diterima (Lihat di Buku Register Format LIP.01)
Kolom Lokasi :
Sebutkan nama wilayah (Desa. Kab dan Propinsi) secara lengkap dimana masalah tersebut ditemukan/diadukan.
Kolom Inti/Fokus isi pengaduan:
Tuliskan inti/focus masalah dari isi pengaduan sesuai dengan yang telah direkomendasikan penanganannya (Lihat Buku Proses).
Kolom Identifikasi, Verifikasi, Klarifikasi Pengaduan:
Kolom Para Pihak yang dihubungi;
Sudah jelas.
Kolom Hasil Verifikasi & klarifikasi:
Tuliskan hasil pembahasan dengan para pihak yang dihubungi untuk mengetahui kebenaran atau penolakan terhadap focus masalah yang diadukan dan tuliskan juga penjelasannya secara singkat dan jelas.
Kolom Penanganan, Penyelesaian dan Rekomendasi:
Catat seluruh proses penanganan mulai dari analisis masalah dan penyelesaian sampai dengan merekomendasikan pemecahan inti masalah diatas, dan dengan cara apa pendekatan yang dilakukan. Dan tuliskan juga setiap proses mengenai: waktu, tempat dan nama para pihak yang terkait.
Kolom Hasil Akhir Penanganan :
Tuliskan hasil kesepakatan/persetujuan dari para pihak dalam penyelesaian inti masalah tersebut dengan melampirkan Berita Acara dan Absensi.
LAMPIRAN VI: BERITA ACARA PENYELESAIAN PENGADUAN
B E R I T A A C A R A
Status Penyelesaian Pengaduan Masyarakat
Hari ini ………..tanggal………….…bulan………..tahun Dua Ribu………, Kami yang bertanda tangan dibawah ini, telah melakukan musyawarah dalam rangka penyelesaian pengaduan/ masalah yang diadukan dengan No.
Reg. Pengaduan:….………... dan sebagaimana hasil verifikasi, klarifikasi dan klarifikasi, maka kami bersepakat bahwa permasalahan tersebut diputuskan sebagaimana berikut;
Demikian Berita Acara ini kami buat dalam keadaan sehat dan tanpa ada unsur paksaan dari pihak manapun, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.
Para Pihak(*),
Nama Jabatan
Nama Jabatan
Nama Jabatan
Catatan: (*) Lampirkan Absensi bila dalam penyelesaian masalah dilakukan lebih dari 3 orang.
LAMPIRAN VII : 1. FORMAT LAPORAN LAYANAN INFORMASI DAN PENGADUAN / MASALAH
: : : :
Desa Kecamatan
Catatan :
* a. Pengaduan Online (Website Pamsimas), b. Forum Bebas (Website Pamsimas), c. Email, d. Telepon, e. Faksimili, f. SMS, g. Tatap langsung, h.Surat, i.Kotak pengaduan
** 1. Hasil Uji Petik, 2. Media Cetak, 3. Media Elektonik, 4. Laporan BPKP, 5. Lainnya.
***
PROGRAM PAMSIMAS
Keterangan LAPORAN LAYANAN INFORMASI DAN PENGADUAN/MASALAH
Uraian Informasi /Pengaduan
Tindak Lanjut Yang
Sudah Dilakukan Kategori Status Derajat***
1. Masalah yang mampu diselesaikan di tingkat desa/kelurahan dan kecamatan oleh Satlak-KKM, TFM, Kades, TKKc, Camat.
2. Masalah yang mampu diselesaikan di tingkat kab oleh ROMS Kabupaten, DPMU, DPIU, TKK.
3. Masalah yang mampu diselesaikan di tingkat wilayah/provinsi oleh ROMS Provinsi, PPMU, PPIU, TKP.
Kabupaten Provinsi
Lokasi Bulan
Tahun
No. Tanggal
diterima Media */Sumber Informasi ** Nama Pelapor Pelaku
LAMPIRAN VII : 2. LAPORAN SPESIALISASI PENGELOLAAN LAYANAN INFORMASI DAN PENGADUAN
Gambaran umum layanan informasi dan pengaduan (berisi mengenai progres LIP yang ada di lokasi tugas yang berasal dari media, misal sms, surat, datang langsung dan lain-lain berapa jumlah yang masuk, berapa yang sudah di tangani dan berapa yang progress dan berapa yang belum di tangani)
Tabel 1.
Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Sumber/Media Pengaduan Masyarakat
No. Sumber/Media Penyimpangan Dana
Belum Proses Review
Dijelaskan sebaran tiap kabupaten, kabupaten mana yang terbanyak, di laporkan mengenai siapa yang lebih pro aktif dan lain-lain dan juga kabupaten yang paling sedikit kendala yang dihadapi dan lain-lain.
Tabel 2.
Rekap Progress LIP Pengaduan Masyarakat
No. Kabupaten
Tabel 3.
Rekap LIP Berdasarkan Kategori Pengaduan Maasasyarakat
No. Kategori Status
Belum Proses Selesai Total
1 Kritik
2 Saran/Usulan
3 Pertanyaan
4 Penyimpangan Dana
5 Force Majeur
6 Kinerja Pelaku
7 Penyimpangan Mekanisme / Prosedur
Total
1. Pengelolaan layanan informasi dan pengaduan /masalah.
2. Penanganan Masalah Litigasi.
a. Perkembangan Status kasus di Kejaksaan.
b. Penanganan Masalah Litigasi di Pengadilan.
3. Penanganan pengaduan/masalah khusus yang Sedang Berjalan (Bila ada di lokasi tugas).
4. Tindak Lanjut Hasil Temuan BPKP.