Strategi Komunikasi Public Relations Pemerintah Kota Bogor
Praktisi Public Relations dituntut untuk menerapkan strategi yang tepat guna dan tepat sasaran dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang telah disusun dalam tatanan kinerja sebuah manajemen. Istilah strategi manajemen sering pula disebut rencana strategis perusahaan menetapkan garis-garis besar tindakan strategis yang akan diambil dalam kurun waktu tertentu ke depan (Soemirat dan Ardianto 2002).
Pelaksanaan kinerja dan fungsinya sebagai sebuah divisi manajemen dalam sebuah organisasi, Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor memiliki tugas pokok dan fungsi yakni menyebarluaskan informasi dan juga memotivasi. Dalam Hal ini motivasi yang dimaksud adalah motivasi tentang informasi pembangunan terutama untuk masyarakat luas. Bukan hanya penyebaran kegiatan Wali Kota, akan tetapi penyebaran informasi tentang kegiatan Dinas-Dinas Pemerintahan juga turut dilakukan. Dalam kegiatannya, Bagian Humas memiliki strategi tersendiri guna mencapai tujuan yang efektif. Strategi kinerja Bagian Humas dilakukan dengan melakukan pembagian terhadap bidang kinerja atau yang disebut sebagai Sub-Bagian Humas. Adapun Sub-Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor terdiri dari:
1. Sub Bagian Publikasi dan Berita. Bagian ini merupakan bagian yang berhubungan langsung dengan masyarakat dan melalui kerja sama dengan media–media penyebaran informasi berupa media cetak, elektronik, dan Online. Baik di tingkat nasional, regional maupun lokal. Kerja sama yang dilakukan dapat bersifat permanen maupun insidental.
2. Sub Bagian Pelayanan Informasi. Bagian ini merupakan bagian yang berkepentingan melakukan penataan PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Dalam fungsinya, Humas sebagai pejabat, pengelola informasi dan dokumentasi di Pemerintahan Kota Bogor tidak memungkinkan jika melakukan kegiatan pengarsipan dokumen Pemerintahan secara keseluruhan. Untuk itu, setiap Dinas Pemerintahan secara otomatis dapat melakukan kegiatan pengarsipan tersebut. Baik melalui pengelolaan para Sekretaris Dinas maupun oleh Kepala Sub Bagian langsung. Hal tersebut dilakukan jika sewaktu-waktu terdapat permohonan-permohonan informasi dari masyarakat yang berkaitan langsung dengan Pemerintahan, Bagian Humas dapat mengarahkannya kepada PPID di masing-masing Dinas.
3. Sub Bagian Protokol dan Dokumentasi. Pada bagian ini, kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan yang bersifat pelayanan internal. Unit protokol berfungsi untuk melayani penjadwalan kegiatan Pemerintahan baik serupa kegiatan seremonial maupun non-seremonial. Baik yang berlangsung di lingkungan kantor pemerintahan maupun kegiatan di luar kantor pemerintahan.
Adapun metode komunikasi yang diusung oleh Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor dalam menjalankan tugas dan fungsinya adalah dengan mengedepankan koordinasi aktif dan proaktif. Hal tersebut dilakukan untuk menyikapi persoalan yang timbul di masyarakat, jika membutuhkan penyelesaian segera. Metode yang digunakan selanjutnya adalah pengutamaan media lokal yakni radio, televisi, maupun media Online untuk penyebaran informasi tentang pemerintahan. Lalu kemudian penggunaan media regional dan media nasional.
Aktivitas sebagai Implementasi dari Strategi Public Relations
Public Relations dalam menjalankan tugasnya membutuhkan dukungan peralatan yang menunjang agar memudahlan dalam mencapai tujuan. Alat-alat kegiatan ini biasa disebut sebagai media Public Relations seperti dijelaskan Kriyantono (2008), antara lain terdiri dari Publisitas dan Media Relations, Special Event, Corporate Advertising, Newsletters, Speaker Bureau,Lobbying, Charitable Contributions, Thank You Notes and Letters, Audio-visual Istrument, Sponsorships, dan Letters of Denial. Merujuk pada teori tersebut, aktivitas Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor dilakukan dengan menggunakan variasi sebagai berikut:
1. Publisitas
Publisistas merupakan kegiatan memuat berita tentang Program Sejuta Taman di media massa. Selama dua tahun terakhir, media massa baik media cetak, elektronik, maupun media Online telah memuat berita tentang Program Sejuta Taman, baik ulasan secara khusus maupun hanya sebagai reportase.
Tabel 5 Daftar media yang memuat program sejuta taman No. Nama Media Tanggal
Dimuat Judul Berita / Tayangan 1 Abdi Masyarakat
Inside Djuanda
September 2015
Ikhtiar Kota Hujan Menuju Kota Sejuta Taman
2 NET10 8 Februari
2016
Taman Corat Coret Jadi Ruang Publik di Bogor 3 SPTV Bogor TV
Channel
4 Februari 2016
Outdoor Staff Meeting, Taman Ekspresi Kota Bogor
4 Bogor Tegar Beriman TV
19 Januari 2016
Menengok Taman Grafiti Bogor
5 NET5 11 Januari
2016
Cegah Vandalisme, Kota Bogor Buat Taman Grafiti
2. Televisi
Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor bekerja sama dengan media televisi untuk mempublikasikan Program Sejuta Tamanmelalui tayangan- tayangan liputan, misalnya saja menjalin kerja sama dengan bagian Citizen Journalism dalam program berita yang ditayangkan oleh NET TV. Media televisi dianggap sebagai media yang mampu menjangkau seluruh
kalangan masyarakat. Apalagi NET TV menjadi stasiun televisi swasta yang paling diminati masyarakat saat ini. Terbukti beberapa responden yang peneliti wawancara pun mengetahui berita tentang Program Sejuta Taman melalui tayangan di televisi. Kerja sama juga dilakukan dengan media-media lokal yang ada di Bogor.
3. Audio-visual Instrument
Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor mengelola channel Youtube dengan nama akun Pemerintah Kota Bogor. Dalam akun tersebut telah diunggah video perkenalan Program Kota Sejuta Taman pada portal https://www.youtube.com/watch?v=k8z7FDLIex8 dengan judul Kota Bogor, Kota Sejuta Taman, Kota Sejuta Senyuman dan telah ditonton oleh sebanyak 746 viewer. Isi video tersebut menceritakan tentang manfaat adanya taman di tengah perkotaan, serta hal-hal yang bisa dilakukan ketika berada di taman kota.
4. Special Event
Pemerintah Kota Bogor kerap kali mengadakan acara yang diselenggarakan di taman kota. Seperti misalnya Outdoor Staff Meeting yang merupakan kegiatan rapat pemerintahan yang diselenggarakan diruang terbuka. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan bahwa taman kota memiliki fungsi yang sangat luas. Selain itu, pihak pemerintah juga bekerja sama dengan komunitas sinematografi dalam menyelenggarakan kegiatan nonton bareng. Dilakukan di salah satu taman kota dan dapat dinikmati oleh semua lapisan masyarakat secara gratis.
5. Pemberitaan di Internet
Pemberitaan melalui internet juga dilakukan oleh Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor dengan mengelola website resmi, yakni www.kotabogor.go.id. Website tersebut berisi tentang berbagai informasi tentang Pemerintahan Kota Bogor dan dapat diakses secara terbuka oleh khalayak luas. Selain itu, pengelolaan juga dilakukan untuk media sosial seperti twitter, instagram, dan facebook. Akun-akun tersebut selain digunakan untuk mempublikasikan tentang Program sejuta Taman juga digunakan untuk mempublikasikan program serta kegiatan pemerintah secara menyeluruh. Untuk itu, media sosial merupakan media utama yang digunakan oleh Pemerintah Kota Bogor dalam penyebaran informasi. 6. Sponsorships
Demi menjaga hubungan baik dengan masyarakatnya, Pemerintah Bogor juga menerima kerja sama dalam bentuk kegiatan sponsorship. Beberapa komunitas menjalin kerja sama dengan pihak pemerintah dalam menyelenggarakan event yang akan digelar. Hal tersebut bertujuan agar masyarakat merasa memiliki ruang publik dalam berekspresi dan juga diakui keberadaannya oleh pemerintah setempat. Sehingga acara yang dilaksanakan bersifat legal karena telah bekerja sama dengan pihak pemerintah.
Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor belum sepenuhnya menggunakan alat-alat Public Relations dalam melakukan penyebaran informasi tentang Program Sejuta Taman. Padahal itu merupakan sesuatu yang penting dilakukan agar informasi dapat dengan optimal tersebar. Seperti diungkapkan oleh Chatamallah (2008) dalam penelitiannya yakni media yang lazim digunakan dalam penyebaran informasi yang dimungkinkan dapat menjelaskan dan mempromosikan beragam keunggulan objek yang ditawarkan, baik kepada khalayak yang memiliki kesadaran rendah untuk berwisata maupun mereka yang membutuhkan informasi pariwisata, baik khalayak internal maupun khalayak eksternal adalah sebagai berikut: media massa, publikasi organisasional, berita berkala, pamflet, leaflet, booklet dan poster, surat, sisipan, pidato yang dicetak (the printed word). Setiap publikasi, atau setiap kata yang dicetak, merupakan bagian dari satu program komunikasi yang terkoordinasi, yang dirancang untuk mewujudkan tujuan-tujuan spesifik yang ditetapkan sebagai tanggapan terhadap situasi satu organisasi.
Namun jika dilihat berdasarkan keenam aktivitas tersebut, kegiatan pemberitaan di internet yang meliputi kegiatan pemberitaan di media online merupakan aktivitas yang dilakukan cukup intens. Penggunaan media sosial oleh Bagian Humas Pemerintah Kota Bogor djadikan sebagai salah satu kekuatan guna menyebarkan informasi secara menyeluruh. Penyebaran informasi di media sosial adalah hal yang mutlak dilakukan saat ini, mengingat perkembangan media sosial yang cukup pesat sehingga hal tersebut dapat dijadikan sebagai media untuk menyebarluaskan kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah, terutama pada kalangan ekonomi menengah ke atas dan kalangan usia muda yang sudah tentu menggunaka media sosial dalam kehidupan sehari-hari. Selain akun-akun media sosial yang dikelola oleh Bagian Humas, terdapat akun pribadi milik Wali Kota Bogor, seperti di Instagram yang diikuti oleh sekitar 23,4 ribu pengguna Instagram. Hal tersebut membuktikan bahwa peran seorang pemimpin memiliki peran yang sangat strategis dalam penyebaran informasi tentang perkembangan pembangunan kota dan apa saja yang dilakukan oleh Wali Kota Bogor dalam kesehariannya.