BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Struktur Organisasi
Hotel Kusuma Kartikasari ini dimiliki dan dipimpin langsung oleh Bapak Sarimin. Segala kebijakan dan keputusan organisasi dipegang langsung oleh Bapak Sarimin yang dalam perusahaan berkedudukan sebagai GeneralManager. Bapak Sarimin dibantu oleh seorang Executive Assistant Manager. Kedudukan ini dipercayakan kepada Bapak Soekarmen, CRDE, yang pernah menjabat sebagai Marketing Manager di hotel Sahid Surakarta. Bapak Karmen, begitu beliau akrab disapa, merupakan seorang yang sangat berpengalaman di bidang perhotelan karena hampir empat puluh tahun menggeluti bidang ini.
Latar belakang pemilik yang adalah seorang kontraktor merupakan faktor pendukung sekaligus penghambat bagi perkembangan perusahaan. Pada satu sisi Bapak Sarimin menghendaki pengelolaan dan pengembangan hotel dilakukan seefisien mungkin. Yang dimaksud
seefisien mungkin adalah pengembangan hotel dilakukan dengan kemampuan Bapak Sarimin sendiri tanpa melibatkan pihak di luar perusahaan. Namun di sisi lain Bapak Sarimin sebagai owner kurang menguasai bidang perhotelan. Hal ini sering membuat adanya benturan pendapat antara pemilik dengan pihak manajemen. Bapak Karmen menginginkan hotel ini dikembangkan sesuai dengan pengalaman beliau menggeluti bidang ini.
Struktur organisasi yang diimplementasikan pada Hotel Kusuma Kartikasari merupakan bentuk garis (line organization), yaitu struktur organisasi yang kekuasaan, wewenang, dan tanggungjawabnya bersumber dari puncak pimpinan dan diteruskan pada bagian-bagian yang berada di bawahnya. Struktur organisasi Hotel Kusuma Kartikasari dapat dilihat pada lampiran 1.
Dari struktur organisasi tersebut setiap departemen memiliki tugas dan tanggungjawab masing-masing. Adapun uraian tugas dan tanggungjawab masing-masing departemen adalah sebagai berikut:
1. General Manager
Fungsi dari General Manager adalah memimpin hotel dan bertanggungjawab untuk keseluruhan secara tunggal. Seorang General Manager mempunyai kekuasaan yang luas terhadap operasi, personel,
dan material perusahaan. Oleh karena itu, seorang General Manager
bertanggungjawab akan seluruh operasi hotel maka dia harus terlibat dan terjun langsung dalam kegiatan luas.
2. Excecutive Assistant Manager
Seorang Excecutive Assistant Manager adalah seorang yang berpartisipasi dalam semua briefing dan pertemuan HRD dan mengembangkan program-program manajemen bersama dengan
General Manager seperti mengembangkan pengetahuan multiskill bagi seluruh karyawan hotel, melakukan pengecekkan terhadap rencana-rencana kebersihan hotel dan melakukan promosi.
3. Sales & Marketing
Sales and Marketing Department bertugas menjual dan memasarkan produk hotel. Aktivitas yang dilakukan adalah penjualan kamar, fasilitas ruang-ruang publik, pengiklanan, Public Relation, menciptakan dan menjaga image perusahaan.
Departemen ini terbagi menjadi dua sub bagian yaitu:
a. Sales Executive, bertanggungjawab atas penjualan produk hotel. b. Public Relation, bertanggungjawab atas hubungan dengan
pelanggan dan pihak-pihak eksternal perusahaan. 4. Front Office
Front Office Department merupakan bagian terdepan yang bertugas menerima pesanan, memberikan informasi, menerima dan mengakomodasi tamu, termasuk menerima pembayaran. Fungsi utama
Front Office Department adalah menjual (menyewakan) kamar kepada para tamu.
Dalam satu bagian front office masih terbagi lagi menjadi beberapa sub bagian yaitu:
a. Sub bagian yang pertama, terdiri dari:
1) Reception adalah bagian yang bertugas untuk menerima tamu baik tamu yang telah melakukan reservasi terlebih dahulu, maupun tamu yang langsung datang ke hotel, juga tamu rombongan dan tamu yang sifatnya individual.
2) Registration, bertugas melakukan pencatatan terhadap tamu yang dating.
3) Information, bertugas untuk memberi segala bentuk informasi atas pertanyaan para tamu.
4) Reservation, bertanggungjawab atas pencatatan pemesanan kamar dalam bentuk standar dan data yang diperoleh dimasukkan ke dalam sistem komputer yang berhubungan dengan komputer lain.
5) Telephone Operator, bertanggungjawab menangani telepon masuk dan telepon keluar hotel bagi para tamu. Operator telepon juga bertugas memilih program TV dan Video bagi para tamu dan sajian musik untuk area publik.
b. Bellboy, bertanggungjawab mengantarkan barang-barang milik para tamu dari dan ke kamar yang telah ditentukan, melayani permintaan taksi/ mobil sesuai permintaan tamu, membagi koran
ke setiap kamar, dan membantu tamu yang memiliki permintaan/ kebutuhan tertentu agar tamu merasa puas dan nyaman.
c. Doorman, bertanggungjawab membukakan pintu dan menyambut para tamu dengan keramahan khas hotel dan mengantarkan tamu pulang dengan ucapan salam pada saat meninggalkan hotel.
5. Housekeeping
Housekeeping Department merupakan bagian yang bertugas memelihara kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu, restoran, bar dan tempat-tempat umum dalam hotel termasuk tempat untuk karyawan.
Departemen ini dibagi menjadi:
a. Room Boy/ Room Maid, bertanggungjawab membersihkan dan menjaga kerapian, kelengkapan perlengkapan tamu di kamar sehingga kamar siap dijual.
b. Bagian umum, houseman (bertanggungjawab menjaga kebersihan dan memelihara perlengkapan hotel, fasilitas-fasilitas kantor dan area publik seperti lobby, toilet restoran dan sebagainya) dan
gardener (bertanggungjawab menjaga dan memelihara semua halaman di luar dan di dalam hotel serta mengurus dekorasi taman di hotel)
6. Food and Beverages
Food and Beverages merupakan bagian yang bertugas menyediakan dan menyajikan makanan dan minuman.
Departemen ini dibagi menjadi dua sub bagian yaitu:
a. Bagian service yaitu waiter/ waitress, bertugas mengantarkan segala jenis pesanan makanan/ minuman yang telah dipesan para tamu.
b. Bagian product, terbagi menjadi bagian cook (betugas menyiapkan segala pesanan makanan/ minuman yang dipesan para tamu), cookhelp (pembantu masak), dan dishwasher (bertugas membersihkan peralatan makan/ minum, baik yang akan dipakai untuk menghidangkan makanan/ minuman ataupun sesudah dipakai tamu menyantap pesanan makanan/ minuman).
7. Accounting
Accounting Department merupakan bagian yang bertugas memasarkan produk hotel termasuk di dalamnya promosi dan penjualan produk hotel.
Departemen ini dibagi menjadi empat sub bagian yaitu: a. Book keeper
b. Cost control, bertugas untuk mengontrol biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan.
c. Purchasing, bertanggungjawab atas pencatatan item-item dan juga proses pembelian itu sendiri.
d. Receiving/store, bertanggungjawab atas penyimpanan dan pengontrolan serta pengeluaran segala peralatan dan perlengkapan milik kantor.
8. Personalia
Personalia Department atau yang lebih dikenal dengan HRD (Human Resources Department) bertugas mengolah sumber daya manusia dari proses rekrutmen, pelatihan, kegiatan-kegiatan sosial yang menyangkut karyawan dan administrasi kekaryawanan.
Departemen ini dibagi menjadi dua sub bagian yaitu:
a. Payroll, bertugas menyediakan dan mengeluarkan gaji untuk tenaga kerja harian, tidak termasuk supervisor dan kepala departemen.
b. Security, bertanggungjawab atas keamanan hotel, menjaga barang-barang milik tamu dan karyawan
9. Engineering
Engineering Department merupakan bagian yang bertugas melaksanakan perencanaan, pemasangan, dan pemeliharaan gedung serta perlengkapan hotel lainnya. Selain itu departemen ini juga bertanggungjawab atas transportasi atau antar jemput tamu dan karyawan untuk urusan dinas.
Departemen ini dibagi menjadi dua sub bagian yaitu: mechanic dan
