BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Struktur Organisasi
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan bagi suatu perusahaan merupakan unsur yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi harus selalu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Dilihat dari hubungan kerja, saluran perintah dan tanggung jawab, Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong menggunakan struktur organisasi garis. Hal ini disebabkan karena wewenang dan tugas mengalir langsung kepada atasan tunggal mereka. Untuk lebih jelasnya mengenai hubungan tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab, berikut ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong pada Gambar 4.1.
Untuk memberikan gambaran luasnya saluran perintah dan tanggung jawab serta wewenang di dalam organisasi, maka berikut ini keterangan mengenai tugas dan wewenang di dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong.
1. Direktur
Direktur sebagai pucuk pimpinan yang bertanggung jawab atas segala kegiatan atau operasi perusahaan, mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Perencanaan (Planning)
Direktur sebagai perencana di dalam menentukan garis-garis besar untuk dapat memulai usaha dengan jalan:
1) Menentukan tujuan yang ingin dicapai. 2) Menentukan peraturan dan pedoman kerja. 3) Menyusun rencana kerja.
4) Merencanakan waktu untuk melaksanakan rencana kerja. 5) Menentukan siapa yang akan melaksanakannya.
6) Menentukan kebijakan-kebijakan.
7) Memberikan pengarahan tentang bagaimana rencana kerja tersebut dilaksanakan.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Yaitu suatu kegiatan untuk menentukan susunan organisasi dan mengadakan penggolongan tugas. Kemudian direksi akan mendelegasikan tugas-tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing golongan.
c. Pengarahan (Directing)
Yaitu memberikan pengarahan terhadap kegiatan yang telah direncanakan oleh perusahaan.
d. Pengkoordinasian (Coordinating)
Setelah pimpinan perusahaan merencanakan rencana kerja, mengorganisasi, dan menggerakkan bawahan, selanjutnya tugas pimpinan perusahaan adalah mengkoordinasikan bawahan dalam
melaksanakan pekerjaan atau dalam memangku jabatan masing-masing.
e. Pengawasan (Controlling)
Adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh direksi untuk memastikan apakah tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan telah dilakukan dengan baik sesuai dengan rencana.
2. Sekretaris
Tugas utama adalah membantu pimpinan dalam menjalankan tata usaha perusahaan antara lain :
a. Melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan surat menyurat. b. Dengan persetujuan dari pimpinan, sekretaris menyiapkan acara kerja
pimpinan, dan bagian-bagian lain, dalam hubungan dengan perusahaan.
c. Mengadakan hubungan dengan instansi-instansi yang ada hubungannya dengan perusahaan.
d. Membuat laporan-laporan tentang hasil yang telah dicapai oleh perusahaan secara garis besar.
Adapun wewenangnya adalah :
a. Menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk tujuan dan kepentingan perusahaan.
b. Menggunakan fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan untuk tujuan dan kepentingan perusahaan.
Tugas dari bagian keuangan antara lain : a. Menyelenggarakan administrasi keuangan.
b. Menyediakan anggaran keuangan atau kas perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
c. Membuat anggaran pendapatan dan belanja perusahaan. d. Membuat daftar kas masuk dan kas keluar.
e. Membuat buku perkiraan.
f. Membuat konsep rencana keuangan perusahaan. g. Membuat laporan keuangan.
h. Mengadakan penelitian administrasi kas dan pengelolaan keuangan. Adapun wewenangnya adalah :
a. Menggunakan sistem administrasi untuk melancarkan dan mengamankan keluar masuknya keuangan.
b. Menyediakan uang dalam jumlah tertentu sesuai dengan ketentuan perusahaan.
4. Bagian Umum
Tugas bagian umum antara lain :
a. Menempatkan setiap karyawan pada pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya.
b. Memberikan bimbingan kepada karyawan secara kontinyu agar karyawan memperoleh kemajuan serta dapat meningkatkan kualitas pekerjaan.
c. Mempromosikan karyawan yang mempunyai prestasi yang menonjol ke bagian yang lebih tinggi serta tanggung jawab yang lebih luas. d. Menciptakan suasana kerja yang tidak membosankan dan sehat dengan
jalan memelihara hubungan yang harmonis diantara para karyawan. e. Menciptakan komunikasi yang bebas terarah diantara para karyawan,
dan bebas mengeluarkan pendapat, usul, kritik, dan saran berdasarkan atas moral dan etika yang baik.
f. Menjaga keberhasilan dan keamanan perusahaan dan lain-lainnya yang berkaitan dengan rumah tangga perusahaan.
g. Mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pemakaian kendaraan inventaris perusahaan, seperti misalnya jadwal kendaraan yang akan dipakai dalam transaksi-transaksi perusahaan, pemeliharaan kendaraan dan lain-lainnya.
Wewenang bagian umum adalah :
a Menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
b Menggunakan tenaga kerja dari dalam maupun dari luar perusahaan. 5. Bagian Pemasaran
Tugas dari bagian pemasaran antara lain :
a. Menciptakan pasar bagi produk-produk yang dihasilkan perusahaan. b. Menjalankan transaksi perusahaan.
c. Mengadakan hubungan dalam rangka memenangkan perolehan tender. Adapun wewenangnya adalah :
a Menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
b Menggunakan tenaga kerja dari dalam maupun dari luar perusahaan. c Menggunakan fasilitas-fasilitas perusahaan untuk melaksanakan
pekerjaannya. 6. Bagian Logistik
Tugas bagian logistik antara lain :
a. Menyediakan fasilitas-fasilitas yang diperlukan perusahaan.
b. Mengadakan pembelian bahan baku, bahan penolong, dan kebutuhan-kebutuhan lain yang diperlukan dalam operasi perusahaan.
Adapun wewenangnya adalah :
a Menggunakan dana yang dimiliki perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
b Menggunakan fasilitas-fasilitas perusahaan dalam hubungannya dengan pekerjaan.
7. Bagian Produksi
Tugas bagian produksi antara lain :
a Memproduksi barang-barang dengan menggunakan segala fasilitas yang ada di dalam perusahaan.
b Memelihara mesin-mesin produksi.
c Mencari ide-ide baru tentang produk-produk yang akan dibuat. Adapun wewenangnya adalah :
a. Menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
b. Menggunakan tenaga kerja baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
c. Menggunakan segala fasilitas perusahaan dengan bidang pekerjaan. 8. Divisi Percetakan
Tugas dari divisi percetakan antara lain : a. Melayani setiap pesanan yang datang.
b. Menyiapkan bahan-bahan, peralatan, dan perlengkapan kerja yang diperlukan untuk proses percetakan.
c. Membuat desain produk sesuai dengan ketentuan perusahaan. d. Membuat ilustrasi dari buku-buku produk perusahaan. Adapun wewenangnya adalah :
a Menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
b Menggunakan tenaga kerja baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
c Menggunakan fasilitas-fasilitas atau peralatan-peralatan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya.
9. Divisi Editorial
Tugasnya adalah menggali naskah, mengkoreksi dan mengolahnya. Sedangkan wewenangnya adalah menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
10.Divisi Penyelesaian
Divisi penyelesaian disini termasuk pula bagian pergudangan. Tugas dari divisi ini adalah :
a. Menyediakan bahan-bahan yang diperlukan oleh perusahaan serta mengadakan pemeliharaan dan penyimpanan bahan-bahan.
b. Menyiapkan produk jadi yang dihasilkan oleh perusahaan. Adapun wewenangnya adalah :
a Menggunakan dana yang dimiliki oleh perusahaan untuk kepentingan perusahaan.
b Menggunakan segala fasilitas yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya.
11.Personalia a. Tenaga Kerja
Sumber daya manusia atau tenaga kerja merupakan salah satu sumber terpenting dari suatu perusahaan, karena sumber daya manusia yang memberikan tenaga, bakat, kreativitas dan usaha mereka kepada perusahaan.
Tanpa adanya sumber daya manusia yang cakap, maka perusahaan akan sangat sulit mencapai tujuannya.
Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong mempunyai karyawan sebanyak 65 orang. Sumber daya manusia atau tenaga kerja pada Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong dibagi menjadi tiga golongan, yaitu :
1. Tenaga kerja tetap. 2. Tenaga kerja harian.
3. Tenaga kerja tidak tetap.
Sistem pembayaran upah untuk ketiga golongan tersebut adalah sebagai berikut :
1) Untuk tenaga kerja tetap.
Pembayaran upahnya dilakukan setiap tanggal 2 pada setiap bulannya. Pada saat order yang datang sangat banyak, akan diberikan upah lembur. Upah lembur dihitung berdasarkan per satu jam lembur 1/173 X 137,5 % X Upah pokok satu bulan.
174 = maksimum jam kerja lembur selama satu bulan. 137, 5 % = peraturan perusahaan yang sudah disesuaikan
dengan peraturan mengenai UMR.
2) Untuk tenaga kerja harian.
Pembayaran upah harian dilakukan satu minggu, yaitu setiap akhir minggu.
Upah kerja lembur untuk golongan ini adalah sebagai berikut : Per satu jam lembur = 6 X 130 % X Upah pokok harian / 40.
Keterangan :
6 = jumlah hari kerja dalam satu minggu.
40 = maksimum jam kerja dalam satu minggu. 3) Untuk upah tenaga kerja kontrakkan.
Tenaga kerja kontrakkan ini bekerja pada masa tertentu yaitu apabila pesanan atau order yang datang sangat banyak sampai melebihi kapasitas tenaga kerja, dengan demikian sistem pengupahan juga tergantung dari masa kontraknya.
b. Jaminan Sosial
Setiap perusahaan yang baik akan memberikan jaminan kepada tenaga kerjanya, agar mereka merasa aman dan nyaman dalam melakukan pekerjaannya. Jaminan social yang diberikan oleh Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong berupa :
1) Tunjangan Kecelakaan Kerja
Di dalam perusahaan ini banyak tenaga kerja yang dihadapkan pada peralatan atau mesin-mesin yang banyak kemungkinan menimbulkan kecelakaan. Untuk itu perusahaan memberikan tunjangan kecelakaan kerja berupa santunan. Tunjangan tersebut diatur sesuai dengan Undang-undang Kecelakaan No. 2 tanggal 6 Januari 1951, yang diperbaharui tanggal 3 Oktober 1977.
Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong memberikan dana yang dipergunakan untuk pengobatan tenaga kerja yang kesehatannya terganggu dengan Cuma-Cuma.
3) Tunjangan Kematian
Tunjangan untuk masalah kematian ini berupa uang sokongan dan uang duka cita yang diberikan kepada ahli waris, dengan catatan yang meninggal dunia adalah karyawan tetap pada Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong.
4) Perumahan
Dalam meringankan beban tenaga kerja, perusahaan menyediakan perumahan atau semacam wisma asrama bagi tenaga kerja yang tempat tinggalnya jauh dari lokasi perusahaan.
5) Jaminan Sosial
Pada jaminan sosial, perusahaan tidak memberikan uang pensiunan, tetapi memberikan jaminan hari tua melalui asuransi tenaga kerja, selain fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh Perusahaan Percetakan dan Penerbitan CV. Grafika Karya Gombong, antara lain fasilitas olah raga yang digunakan oleh para karyawannya dalam menyalurkan bakatnya.
Gambar IV.1
Bagan Organisasi CV. Grafika Karya Gombong