BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antar personil atau karyawan dalam menyelesaikan tugas perusahaan maupun organisasi. Struktur organisasi yang baik akan menunjang pengelolaan perusahaan yang baik pula, sehingga diharapkan
dapat mencapai hasil yang maksimal, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Dalam organisasi PT. Madu Baru Yogyakarta, direksi membawahi beberapa kepala bagian. Setiap jenjang jabatan memiliki fungsi, tugas dan wewenang masing-masing.
1. Direktur a. Fungsi
Direktur berfungsi untuk mengelola perusahaan secara keseluruhan untuk melaksanakan kebijakan rapat umum pemegang saham.
b. Tugas
Direktur memiliki tugas sebagai berikut : 1) Merumuskan tujuan perusahaan.
2) Menetapkan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan. 3) Menyusun rencana jangka panjang perusahaan.
4) Menetapkan kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman penyusunan anggaran tahunan.
5) Menetapkan rancangan anggaran perusahaan yang akan diusulkan kepada rapat umum pemegang perusahaan.
c. Wewenang
Direktur memiliki wewenang untuk :
1) Memilih dan menetapkan tujuan yang terbaik untuk perusahaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh RUPS.
2) Memilih dan memantapkan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan.
3) Menetapkan program-program untuk melaksanakan tujuan perusahaan.
4) Bertindak atas nama perusahaan dalam urusan perusahaan dengan pihak luar.
5) Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
6) Memilih dan menetapkan kebijakan dalam bidang keuangan, personalia, teknik dan umum.
7) Mendelegasikan sebagian atau seluruh wewenangnya. 2. Satuan Pengawas Internal (SPI)
a. Tugas dan wewenang
Satuan Pengawas Internal (SPI) memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut :
1) Melakukan pengawasan melalui kegiatan audit, konsultasi dan pembinaan terhadap semua kegiatan dan fungsi organisasi. 2) Melakukan pengawasan atas-atas pihak yang terkait dengan
perusahaan atas persetujuan direktur.
3) Melakukan audit investigasi terhadap aspek yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
4) Dalam rangka penugasan memiliki aspek penuh dan bebas ke seluruh fungsi, catatan, dokumen, aset dan karyawan.
5) Mengalokasikan sumber daya dan menentukan lingkup kerja, serta menetapkan teknik-teknik audit.
6) Memperoleh bantuan kerjasama dari personi di unit-unit perusahaan pada saat melakukan pengawasan, serta jasa-jasa khusus lainnya dari dalam maupun luar perusahaan.
7) Menjadi counterpart bagi auditor eksternal dalam pelaksanaan tugasnya.
3. General Manager a. Fungsi
General manager berfungsi untuk mengelola perusahaan secara keseluruhan sesuai dengan kebijakan yang telah telah ditetapkan oleh direksi. General manager bertanggung jawab terhadap direksi.
b. Tugas
General manager memiliki tugas sebagai berikut :
1) Merumuskan sasaran dalam kerangka tujuan yang telah ditetapkan direksi.
2) Menetapkan strategi untuk mencapai sasaran perusahaan.
3) Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kebijakan direksi. 4) Membantu direksi dalam menyusun rencana jangka panjang
perusahaan.
5) Melaksanakan kebijakan dan pedoman penyusunan anggaran tahunan.
6) Mengkoordinasi penyusunan rencana anggaran perusahaan yang akan diusulkan kepada direksi.
7) Melaksanakan kebijakan direksi dalam bidang keuangan, personalia, produksi, teknik dan umum.
8) Melaksanakan kebijakan yang dirumuskan direksi dalam pengendalian manajemen.
9) Merumuskan ketentuan-ketentuan dalam koordinasi yang ada di bawahnya.
10) Menegakkan disiplin kerja karyawan perusahaan.
11) Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh direksi. 12) Memberikan otorisasi atas dokumen dalam laporan sesuai
dengan sistem wewenang yang berlaku. c. Wewenang
General manager memiliki wewenang untuk :
1) Memilih dan menetapkan sasaran yang terbaik bagi perusahaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan direksi.
2) Memilih dan menetapkan strategi untuk mencapai sasaran perusahaan.
3) Menyetujui rancangan anggaran perusahaan yang akan diusulkan kepada direksi.
4) Mengendalikan pelaksanaan anggaran perusahaan.
4. Kepala Bagian Pemasaran a. Fungsi
Kepala bagian pemasaran berfungsi untuk melaksanakan kebijakan direksi dalam ketentuan general manager dalam bidang pemasaran, serta memimpin divisi pemasaran untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
b. Tugas
Kepala bagian pemasaran memiliki tugas sebagai berikut : 1) Menyusun strategi pemasaran.
2) Mengusahakan pengembangan pasar untuk produk-produk PT. Madu Baru.
3) Merencanakan dan mengawasi pengiriman barang dan proses penagihan.
4) Mengadakan perbaikan sistem pemasaran. 5) Menilai prestasi kerja staf pemasaran. 5. Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan
a. Fungsi
Kepala bagian akuntansi dan keuangan berfungsi untuk melaksanakan kebijakan direksi dalam bidang keuangan, anggaran, serta memimpin divisi akuntansi dan keuangan untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
b. Tugas
Kepala bagian akuntansi dan keuangan memiliki tugas sebagai berikut :
1) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan general manager dalam bidang keuangan.
2) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan general manager dalam pengolahan data dan akuntansi perusahaan.
3) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan general manager dalam hubungan dengan masyarakat dan keamanan.
4) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan general manager dalam bidang pengadaan barang dan jasa.
c. Wewenang
Kepala bagian akuntansi dan keuangan memiliki wewenang untuk : 1) Menetapkan pelaksanaan kebijakan direksi dan general
manager dalam bidang administrasi, akuntansi dan keuangan perusahaan.
2) Menetapkan prosedur pengumpulan rancangan anggaran dari divisi dan bagian lain dalam perusahaan.
3) Menetapkan rancangan anggaran divisi akuntansi dan keuangan. 6. Kepala Bagian SDM dan Umum
a. Fungsi
Kepala bagian SDM dan umum berfungsi untuk melaksanakan kebijakan direksi dalam ketentuan general manager
dalam bidang personalia serta memimpin bagian personalia untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.
b. Tugas
Kepala bagian SDM dan umum memiliki tugas sebagai berikut : 1) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan general manager
dalam bidang SDM dan umum.
2) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan general manager dalam pencarian karyawan baru sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan.
3) Melaksanakan recruiting calon karyawan.
4) Melaksanakan ketentuan-ketentuan mengenai pendidikan keterampilan dan pengembangan karyawan.
5) Menjalankan kebijakan direksi dan ketentuan administrator mengenai jaminan sosial karyawan.
6) Memelihara hubungan baik dengan instansi pemerintah mengenai masalah perburuhan.
c. Wewenang
Kepala bagian SDM dan umum memiliki wewenang untuk :
1) Memilih informasi yang dibutuhkan dalam rangka tugas yang berhubungan dengan kepegawaian dari semua kepada divisi, kepala bagian dan kepala seksi dalam perusahaan.
2) Menghitung tujuan dan jaminan sosial karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3) Mengusulkan penambahan, pengurangan dan pemindahan karyawan perusahaan.
7. Kepala Bagian Instalasi a. Fungsi
Kepala bagian instalasi berfungsi untuk membantu kepala bagian pabrik gula dan pabrik spiritus dalam melaksanakan kebijakan direksi dan ketentuan administrasi dalam pengoperasian, pemeliharaan dan reparasi mesin serta equipment pabrik lori dan loko, kendaraan, traktor, pompa, pemeliharaan dan reparasi bangunan, penyediaan tenaga listrik, serta memimpin seksi-seksi yang berada dalam bagiannya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
b. Tugas
Kepala bagian instalasi memilki tugas sebagai berikut :
1) Melaksanakan rencana penggunaan instalasi untuk melayani pabrik.
2) Mempertahankan operasi instalasi untuk menjaga kontinuitas penyediaan jasa untuk memenuhi kebutuhan pabrik.
3) Bekerja sama dengan kepala bagian tanaman dalam melakukan penelitian, pengelolaan, pemeliharaan dan reparasi remise (lori dan loko), pompa air dan traktor.
4) Bekerja sama dengan bagian umum dalam melakukan pengolahan, pemeliharaan dan reparasi kendaraan.
5) Memberikan pertimbangan-pertimbangan teknis kepada semua bagian dalam pengadaan barang teknis keperluan perusahaan. 6) Membuat rancangan amggaran bagiannya untuk diajukan
kepada kepala divisi. c. Wewenang
Kepala bagian instalasi memilki wewenang untuk :
1) Mengatur penggunaan instalasi dan bagian-bagian pabrik sesuai dengan kebutuhan pabrik.
2) Dalam masa giling dapat memberhentikan proses kerja instalasi jika dipandang perlu dan segera melaporkan pemberhentian tersebut kepada kepala divisi pabrik gula dan pabrik spiritus.
3) Memberhentikan penggunaan bangunan, kendaraan, lori, loko dan traktor jika dipandang perlu dan segera melaporkan pemberhentian tersebut.
4) Mencari informasi kepada kepala divisinya mengenai keadaan karyawan yang berada dalam bagiannya.
5) Menetapkan rancangan anggaran yang akan diusulkan kepada kepala divisinya.
8. Kepala Bagian Pabrikasi a. Fungsi
Kepala bagian pabrikasi berfungsi untuk membantu kepala bagian pabrik gula dan pabrik spiritus yang lain dalam melaksanakan
kebijakan direksi dan ketentuan general manager dalam pengelolaan gula dan memimpin seksi-seksi yang berada di bawah wewenangnya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
b. Tugas
Kepala bagian pabrikasi memilki tugas sebagai berikut : 1) Melaksanakan rencana produksi gula.
2) Mengawasi mutu, penimbangan dan pembungkusan gula. 3) Mengendalikan proses produksi gula untuk memenuhi target
produksi gula.
4) Menjaga kelancaran proses produksi gula.
5) Membantu kepala divisi pabrik gula dan spiritus dalam pengadaan bahan pembantu.
6) Menghitung kebenaran angka-angka rendemen dan daftar bagi hasil petani.
7) Membantu bagian instalasi pabrik gula dalam perawatan dan pemeliharaan mesin-mesin di luar masa giling.
8) Melaporkan kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan gula kepada instansi pemerintah yang terkait (BP3G).
9) Membuat rancangan anggaran bagiannya untuk diajukan kepada kepala divisi.
c. Wewenang
Kepala bagian pabrikasi memiliki wewenang untuk :
2) Menghentikan proses produksi gula jika dipandang perlu.
3) Menyusun laporan rutin dan isidentil mengenai kegiatan bagian pabrikasi.
4) Membantu memberi informasi kepada kepala divisi mengenai keadaan karyawan yang berada dalam bagiannya.
9. Kepala Pabrik Spiritus a. Fungsi
Kepala pabrik spiritus berfungsi untuk mengolah alkohol dan spiritus serta memimpin seksinya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
b. Tugas
Kepala pabrik spiritus memiliki tugas sebagai berikut : 1) Melaksanakan rencana produksi alkohol dan spiritus. 2) Mengawasi mutu alkohol dan spiritus.
3) Mengendalikan produksi alkohol dan spiritus untuk memenuhi target produksi.
10. Kepala Bagian Tanaman a. Fungsi
Kepala bagian tanaman berfungsi untuk membantu general manager dalam melaksanakan kebijakan direksi dalam bidang penanaman dan penyediaan bibit tebu, pemasukan areal Tebu Rakyat Intensifikasi (TRI), penyuluhan teknis penanaman tebu, rencana tebang dan angkutan tebu dan kegiatan lain yang menyangkut
penyediaan tebu sebagai bahan baku pabrik gula serta memimpin seksi-seksi yang berada dalam bagiannya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
b. Tugas
Kepala bagian tanaman memiliki tugas sebagai berikut :
1) Membantu general manger dalam melaksanakan kebijkan direksi dalam penetapan rencana dan pelaksanaan penanaman tebu dan produktivitas tebu giling.
2) Membantu general manger dalam melaksanakan pencapaian target penanaman tebu bibit dan tebu giling.
3) Membantu general manger dalam menetapkan komposisi jenis tebu, jadwal penanaman, jadwal tebang dan angkutan tebu.