Susunan personal dalam seminar adalah sebagai berikut : 1. Pembawa acara.
Pengajar / Instruktur dapat sebagai pembawa acara yang memiliki fungsi untuk membuka acara seminar, mengenalkan kelompok dan menutup acara seminar, menyusun tata acara seminar, Secara umum, susunan acara seminar adalah sebagai berikut :
a. Pembukaan oleh pembawa acara b. Sambutan
c. Moderator tampil ke mimbar dan memanggil penyaji
d. Moderator membacakan CV dan makalah yang akan disampaikan oleh penyaji
e. Penyaji menyajikan makalah
f. Moderator mengatur jalannya diskusi dan tanya jawab g. Moderator membacakan kesimpulan dari penyaji
h. Moderator menutup sidang dan menyerahkan kepada pembawa acara i. Pembawa acara menutup sidang
j. Moderator dan penyaji kembali ke tempat duduk 2. Ketua Kelompok
Ketua kelompok membuka acara pemaparan materi yang akan diseminarkan, memperkenalkan penyaji, moderator, anggota kelompoknya dan menyampaikan hasil pembahasan serta menutup seminar pada kelompoknya
3. Moderator
a. Peran moderator
Peran moderator merupakan peran yang sangat utama dalam pelaksanaan seminar. Dalam seminar, moderator adalah manajer dalam pengaturan kelancaran seminar yang mungkin terjadi perdebatan
Pembekalan Kunjungan Lapangan dan Seminar 51
sengit. Moderator dituntut tegas dan mampu berpikir cepat apabila terhadi dead lock (pembicaraan buntu) tanpa menghasilkan keputusan tertentu. Pengelolaan diskusi, diskusi dilaksanakan setelah penyaji selesai melaksanakan presentasi. Diskusi dipimpin oleh moderator. Sebelum moderator mempersilahkan peserta untuk bertanya atau menyanggah, maka moderator membacakan terlebih dahulu peraturan diskusi. Diskusi biasanya dibagi menjadi beberapa sesi. Pembagian sesi ini untuk memperlancar sidang, apabila terjadi diskusi yang panjang. Secara umum diskusi dibatasi oleh waktu. setiap sesi, jumlah penanya dibagi menjadi 3 - 5 penanya. Hal ini dilakukan agar pertanyaan dapat dikelola dengan baik.
b. Tugas pemandu atau moderator adalah : 1) memimpin sidang seminar
2) menjelaskan tujuan dan maksud seminar,
3) menjamin kelangsungan seminar secara teratur dan tertib,
4) memberikan stimulasi, ajakan agar setiap peserta benar-benar mengambil bagian dalam seminar,
5) Membacakan CV para penyaji
6) Mengatur tanya jawab peserta seminar
7) menyimpulkan dan merumuskan setiap pembicaraan dan membuat beberapa kesimpulan kesepakatan yang berhasil setiap pembicara dalam seminar.
c. Fungsi pemandu atau moderator adalah:
1) Sebagai pengarah, pemandu harus dapat mengarahkan seminar menuju tujuan yang ingin dicapai.
2) Sebagai layar pemantul. Maksudnya, pemandu dapat meneruskan pembicaraan dari peserta satu ke peserta lainnya.
3) Sebagai penengah bila timbul ketegangan, pemandu harus cakap melerai bila timbul ketegangan dalam seminar, untuk itu moderator harus memiliki sifat adil dan tidak berat sebelah.
4) Sebagai pencari jalan, bila seminar macet, pemandu harus cakap mencari jalan keluar, bila perlu meminta bantuan kepada peserta yang pandai berinisatif.
52 Pembekalan Kunjungan Lapangan dan Seminar 5) Sebagai pemberi semangat, adakalanya seminar berlangsung dingin,
tidak bergairah dan peserta menjadi pasif, karenanya seorang pemandu harus pandai membangkitkan semangat peserta menjadi aktif, untuk itu seorang pemandu harus pandai membangkitkan pehatian peserta,
6) Sebagai penyimpul dan penentu keputusan, pemandu haruslah bias menyimpulkan pembicara, bila perlu dengan keputusan jika pembicara sudah cukup memberikan petunjuk tentang kesimpulan apa yang harus dicapai.dapat terarah.
4. Penyaji
Pihak utama yang harus ada dalam sebuah seminar adalah penyaji ataupun pemateri. Penyaji merupakan peserta seminar yang bertugas menyajikan materi yang akan dibahas pada seminar. Dalam aktivitas penyajian materi, seorang penyaji dapat menggunakan berbagai macam alat fasilitas pendukung seperti alat peraga, komputer, proyektor, dan fasilitas pendukung lainnya.
Tata krama penyaji atau pemrasaran yaitu:
a. Menyiapkan makalah yang sesuai dengan topik dan landasan pemikiran yang akurat;
b. Menyampaikan makalah secara berurutan, singkat, dan jelas c. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak;
d. Menjawab pertanyaan dengan objektif atau meminta anggota kelompoknya.
5. Pembahas
Sama seperti halnya pembawa acara, pembahas pada dasarnya tidak harus ada dalam aktivitas seminar. Pembahas biasanya dihadirkan dari unsur instansi / lembaga yang di jadikan objek survey.
6. Notulen
Menurut kamus besar bahasa indonesia (KBBI) notulis adalah orang yang bertugas membuat notula (catatan rapat). Dengan begitu notulis adalah orang yang mampu menyimak, dan menulis dengan baik agar hal - hal yang ada dalam diskusi tertangkap dengan baik. Sederhananya notulis adalah seseorang yang mencatat hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal hingga akhir acara. Notulis merupakan orang yang ditugaskan sebagai pencatat
Pembekalan Kunjungan Lapangan dan Seminar 53
ataupun penulis hal-hal penting yang terjadi dalam aktivitas dan merumuskan hasil seminar. Hasil rangkuman yang dibuat oleh notulis biasanya akan digunakan oleh moderator dan / atau ketua kelompok dalam mebuat kesimpulan seminar. Menurut kamus bahasa indonesia notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan /rapat serta hal yang dibicarakan serta diputuskan. Notulen rapat bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara meyeluruh. Notulen rapat dibuat supaya kita dapat mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notula/notulen adalah catatan kecil dalam rapat biasanya ditulis oleh notulis. Fungsi Notula / Notulen Rapat Notula / Notulen merupakan catatan ringkas, padat, sistematis, dari suatu kegiatan sidang. Fungsi notula/notulen sangatlah penting terhadap kegiatan rapat tersebut. Karena di dalam notulen/notula
semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut fungsi notulen/natula :
a. Berfungsi sebagai bukti tertulis telah diadakannya rapat/sidang b. Sebagai pengukur sukses atau tidaknya suatu rapat
c. Berfungsi sebagai pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari keputusan rapat.
7. Audience / peserta Seminar.
Meskipun memiliki peran yang sangat terbatas, Audience merupakan salah satu pihak yang harus ada dalam setiap acara seminar. Audience biasanya berperan sebagai orang yang mendengar dan memberikan tanggapan (berupa kritik, saran, atau pun komentar) terhadap apa yang disampaikan oleh penyaji. Dalam memberikan tanggapan, audience harus mengikuti peraturan dan juga panduan yang diberikan oleh moderator.
a. Secara umum tugas peserta seminar adalah sebagai berikut : b. Menunjukkan solidaritas dan partisipasi
c. Menjaga suasana yang aktif memberi usul dan saran d. Aktif memberikan informasi dan pendapat
e. Aktif meminta pendapat dan informasi
54 Pembekalan Kunjungan Lapangan dan Seminar