2. Membatalkan Invoice. Untuk membatalkan
3.5.11 Technical Specification submodul Sales Return Manual Entry
Berikut adalah konsep umum dari Sales Return :
Tabel 3.70 Konsep Umum Sales Return Manual Entry
M embuat Sales Return Admin mengentry data Sales Return berdasarkan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur yang dibuat oleh salesman / canvasser setelah melakukan inspeksi produk retur di outlet.
M enyetujui Sales Return Admin mengubah status Sales Return dari Open menjadi Approve, hanya jika Area Sales Supervisor sudah menyetujui BPPR yang diberikan oleh salesman / canvasser.
Processing Status
Processing status adalah status untuk proses retur produk dari outlet ke kantor cabang. Berikut ini adalah daftar dari Processing status :
Tabel 3.71 Status Processing status dari Sales Return
Open Sales Return hanya disimpan sehingga datanya masih bisa diubah.
Approve Sales Return sudah disetujui sehingga datanya tidak bisa diubah.
Finish Invoice retur sudah dibuat sehingga bisa dicetak untuk diserahkan ke Inkasso dan outlet.
Close Pembatalan Sales Return yang statusnya masih Open.
Diagram Flow
Tombol yang ada di list Sales Return Manual Entry
Berikut ini adalah beberapa tombol yang ada di list Sales Return Manual Entry :
Tabel 3.72 Tombol - Tombol pada list Sales Return Manual Entry
No Button Shortcut Fungsi Keterangan
1 New Alt + N M embuka editor
Sales Return Manual Entry.
Enabled
2 Edit - M engubah data
Sales Return yang statusnya Open.
Enabled
3 Cancel - M embatalkan Sales
Return.
Enabled
4 Print - - Disabled
5 Close Alt + C M enutup window list Sales Return.
Enabled
6 Execute Alt + E M enampilkan list Sales Return yang sudah dibuat.
Enabled
Usecase Scenario pada list Sales Return Manual Entry
Berikut ini adalah usecase yang terjadi di list Sales Return Manual Entry :
Tabel 3.73 Use Case Scenario pada list Sales Return Manual Entry No Use Case Proses
1 Mencari Sales
Return
Pada saat admin mengakses menu Sales Return Manual Entry, akan muncul user interface untuk menampilkan
seluruh data retur yang sudah dibuat sebelumnya. Admin dapat mencari data retur secara spesifik dengan memasukkan parameter tertentu untuk filtering.
2 Membuat Sales
Return
Klik “New” pada toolbar.
Akan muncul suatu window dimana admin dapat mengisi data salesman. Klik tombol search untuk menampilkan list kode salesman serta memilih salesman dari list tersebut. Setelah admin memilih kode salesman dan mengklik “OK”, akan muncul editor untuk mengisi data outlet, data produk retur, terms of payment,dsb. Saat data retur sudah disimpan, editor akan tertutup sehingga muncul list data retur. Data retur yang baru dibuat tidak akan ditampilkan di list. Untuk menampilkan data retur dalam list, admin harus mengklik “Execute”.
3 Mengubah Sales Return
Pilih Sales Return dan klik “Edit” pada toolbar.
Admin akan mencari data Sales Return yang ingin diubah dengan memasukkan parameter filtering, kemudian admin mengklik Sales Return tersebut.
Sistem akan mengecek apakah Sales Return yang dipilih masih berstatus Open atau tidak. Jika status Sales Return bukan Open, akan muncul pesan berikut :
“Status SO sudah bukan pada Open OK”
Jika validasi tersebut tidak ditemukan, maka seluruh data dalam Sales Return yang sudah dipilih akan muncul di window Sales Retur Manual Entry. Setelah mengubah data Sales Return, admin dapat menyimpan Sales Return tersebut atau langsung memprosesnya.
4. Membatalkan Sales Return
Admin dapat membatalkan Sales Return selama statusnya Open.
Pilih Sales Return dan klik “Cancel” pada toolbar.
Admin akan mencari data Sales Return yang ingin dibatalkan dengan memasukkan parameter filtering.
Klik satu kali pada row Sales Return yang ingin dibatalkan, lalu klik Cancel pada toolbar. Sistem akan mengecek apakah Sales Return yang dipilih masih berstatus Open atau tidak. Jika status Sales Return bukan Open, akan muncul pesan berikut :
“Status SO sudah bukan pada Open OK”
User Interface
Editor
Berikut adalah field – field yang terdapat pada editor Sales Return Manual Entry :
Tabel 3.74 Field - Field pada Editor Sales Return Manual Entry
No Label Field Validasi / Proses Nilai Default Window Salesman
1. Kode Salesman Validasi :
1. Mandatory
2. Harus merupakan kode salesman yang valid
Proses :
Klik tombol search untuk menampilkan seluruh kode salesman. Setelah admin memilih kode salesman, kode dan nama salesman akan otomatis terisi pada field.
Enabled
2. Tipe Salesman Proses :
Setelah admin memilih kode Salesman, maka data tipe salesman akan otomatis muncul pada field ini.
Disabled
3. Tgl Transaksi Proses :
Setelah admin memilih kode Salesman, maka data tanggal transaksi akan otomatis muncul pada field ini.
Sesuai dengan tanggal gudang.
4. Team Proses :
Setelah admin memilih kode
Salesman, maka data team akan otomatis muncul pada field ini. 5. Gudang Proses :
Setelah admin memilih kode Salesman, maka data gudang akan otomatis muncul pada field ini
Disabled
Window Sales Retur Manual Entry
6. Sales Proses :
Setelah admin mengklik “OK”, akan muncul window Sales Return Manual Entry. Kode, nama dan tipe salesman yang sudah dipilih akan dicopy ke dalam field ini.
Disabled
7. Tgl Transaksi Proses :
Sistem akan menampilkan tanggal transaksi pada field ini.
Sesuai dengan tanggal gudang
8. Tipe Order Validasi : 1. Mandatory Proses :
Terisi secara otomatis sesuai dengan tipe salesman yang sudah dipilih oleh admin.
Combobox untuk memilih tipe order (Taking Order atau Canvas). Enabled 9. No Order Validasi : 1. Mandatory 2. Unik Proses :
1.Ter-generate secara otomatis
Auto Generated Number
setelah admin menginput kode salesman dan mengklik “OK”. 2.Hanya berupa Running Number yang ditentukan oleh sistem. 10. PDA Keterangan :
Belum dipakai
-
11. Nomor Outlet Validasi :
1. Mandatory
2. M erupakan nomor outlet yang valid
Proses :
Klik tombol search untuk menampilkan dan memilih nomor outlet.
Enabled
12. Nama Outlet Proses :
M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet.Nama outlet akan ditampilkan sesuai dengan kode outlet yang sudah dipilih.
Disabled
13. Pembayaran Faktur
Proses :
M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. Combobox untuk melihat tipe Pembayaran Faktur.
Enabled
14. Terms of
Payment (TOP)
Proses :
M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet. Combobox untuk melihat tipe Pembayaran Faktur.
Disabled saat admin belum
mengeset ulang atau mengganti pembayaran faktur.
15. Status Proses :
M uncul secara otomatis setelah admin memilih nomor outlet.
Disabled
16 No Pajak Keterangan : Belum dipakai
-
17. User Proses :
Secara default menampilkan “ADMIN”.
Disabled
18. No PO Validasi :
1. Mandatory Proses :
Dapat diisi secara manual dengan angka, huruf, atau “-“.
Field terisi secara otomatis jika Sales Return dibuat berdasarkan referensi invoice Sales Order yang didalamnya terdapat no PO.
Enabled
19. Ref No Invoice Proses :
Combobox untuk melihat data invoice yang berasal dari Tabel SO_INVOICE_HEADER.
Enabled
20. Tgl Validasi Proses :
Terisi secara otomatis setelah admin memilih kode salesman. Dapat diganti dengan klik icon combobox atau menekan arrow up down pada bagian yang ingin diubah (tanggal, bulan, tahun) Rentang waktu : 1 Januari 1610 –
Sesuai dengan tanggal hari itu.
31 Desember 9999. 21. Tgl PO Proses :
Terisi secara otomatis setelah admin memilih kode salesman. Dapat diganti dengan klik icon combobox atau menekan arrow up down pada bagian yang ingin diubah (tanggal, bulan, tahun) Rentang waktu : 1 Januari 1610 – 31 Desember 9999.
Sesuai dengan tanggal gudang.
Grid Detail Retur
22. PCODE Validasi :
1. Mandatory
2. M erupakan product code yang valid.
Proses :
Disabled jika admin belum memilih outlet.
Klik pada kolom PCode lalu menekan F4 untuk melihat seluruh data produk yang berasal dari Tabel IM_PRD_MASTER. Double click pada kode produk yang ingin diretur.
Enabled
23. Nama Barang Proses :
Setelah kode produk dipilih, field nama barang akan terisi sesuai dengan data nama produk dari Tabel IM_PRD_MASTER.
Disabled
Field ini akan terisi secara otomatis dengan harga dari produk yang sudah dipilih. Data harga diambil dari Tabel IM_COST_STD.
25. Quantity Validasi :
1. Mandatory
2. Tidak dapat diisi dengan huruf, nol atau bilangan negatif.
Proses :
Admin dapat mengisi field ini setelah kode produk dipilih.
Enabled
26. Reason Validasi :
1. Mandatory Proses :
Combobox untuk melihat data reason yang diambil dari Tabel TBL_GS_REASON_MASTER.
Enabled
27. StatusBrg Proses :
Combobox untuk melihat data status barang yang diambil dari database.
Enabled
28. JmlHarga Proses :
Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang diretur.
Disabled
29. Discount Proses :
Akan menampilkan jumlah discount yang sudah disetting
dalam produk tertentu. 30. Tgl Price Proses :
Field ini langsung terisi secara otomatis setelah admin memilih kode produk. Sesuai dengan tanggal gudang. 31. Jumlah Rp Netto Proses :
Sistem akan menghitung harga produk per satuan kecil dikalikan dengan jumlah produk yang diretur.
Disabled
Grid TPR Uang
32. PCODE Proses :
Saat admin mengklik “Calc Disc”, sistem akan mengecek apakah produk yang diretur mempunyai TPR Uang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid.
Disabled
33. Nama Barang Proses :
M enampilkan nama produk sesuai dengan product code dalam TPR Uang.
Disabled
34. Promosi Rp Proses :
M enampilkan harga dari produk tersebut.
Disabled
Grid TPR Barang
35. PCODE Proses :
Saat admin mengklik “Calc Disc”, sistem akan mengecek apakah
produk yang diretur mempunyai TPR Barang. Product code yang termasuk dalam kondisi TPR tersebut akan ditampilkan dalam grid.
36. Nama Barang Proses :
Sistem akan menampilkan nama produk promosi dalam TPR Barang.
Disabled
37. Harga Proses :
Sistem akan menampilkan harga produk promosi tersebut.
Disabled
38 Jumlah Promosi Proses :
Sistem akan menampilkan jumlah produk promosi yang diperoleh.
Disabled
Grid Discount
39. PCODE Proses :
Akan muncul setelah admin mengklik “Calc Disc”.
Sistem akan menampilkan kode produk sesuai dengan kode produk yang sudah dientry.
Disabled
40. %D Proses :
Akan muncul setelah admin mengklik “Calc Disc”.
Sistem akan menampilkan persentase discount pada produk tersebut.
Disabled
41. Rp %D Proses :
Akan muncul setelah admin
mengklik “Calc Disc”.
Sistem akan menampilkan jumlah discount dalam satuan IDR pada produk tersebut.
42. SubTotal Proses :
Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur.
Sistem akan menghitung jumlah produk yang diretur dikalikan dengan harga produk lalu menampilkannya hasilnya pada field ini.
Disabled
43. Promosi Uang Proses :
Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur.
M enampilkan jumlah harga produk promosi dalam TPR Uang.
Disabled
44. Disc 1 sd 10 Proses :
Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur.
M enampilkan jumlah discount yang ada pada produk retur.
Disabled
45. Cash Disc Validasi :
1. Berupa angka dan tidak bernilai negatif.
Proses :
Dapat dientry oleh admin jika ada discount tertentu.
46. Rp Cash Disc Proses :
Sistem akan menghitung jumlah Cash Disc dalam satuan rupiah berdasarkan persentase Cash Disc yang dientry oleh admin dikalikan dengan Subtotal Penjualan.
Disabled
47. PPN Proses :
Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur.
Sistem akan menghitung jumlah pajak sebesar 10 % (nilai default) dari Subtotal Penjualan lalu menampilkan hasilnya pada field ini.
Disabled
48. Total Invoice Proses :
Akan muncul setelah admin mengentry jumlah produk yang diretur.
Sistem akan menghitung Subtotal Penjualan ditambah dengan pajak dan dikurangi dengan Cash Disc dan Promosi Uang (jika ada), lalu menampilkan hasilnya pada field ini.
Disabled
Tombol - Tombol yang ada di Editor Sales Retu rn
Tabel 3.75 Tombol - Tombol pada Editor Sales Return Manual Entry
No Button Shortcut Fungsi Keterangan
1 Calc Disc - M engecek adanya TPR dan
discount serta melakukan perhitungan harga.
Enabled
2 Proses - M emproses data Sales
Return sehingga statusnya Approve.
Enabled
3 OK - M enyimpan data Sales
Return.
Enabled
4 Cancel - M enutup editor Sales
Return.
Enabled
Window Entry Batch Product
5 Save - M enyimpan data Batch
product yang sudah dipilih.
Enabled
6 Cancel - M enutup window entry
Batch product.
Enabled
Usecase Scenario pada Editor Sales Retu rn Manual Entry
Berikut ini adalah usecase yang terjadi dalam editor Sales Return Manual Entry :
Tabel 3.76 Use Case Scenario pada Editor Sales Return Manual Entry
No Use Case Proses
1. Menyimpan Sales Return
Klik “OK” pada editor
Saat Sales Return akan disimpan, sistem akan melakukan pengecekan terhadap data penting yang wajib diisi, antara lain sebagai berikut :
Sales Return Manual Entry.
• Jika kode outlet tidak diisi, akan muncul pesan : “Kode Sales masih kosong OK”.
• Jika No PO tidak diisi, akan muncul pesan : “No PO masih kosong OK”.
• Jika kode barang tidak diisi, akan muncul pesan : “Product masih kosong OK”.
• Jika jumlah barang tidak diisi, akan muncul pesan : “Harga masih kosong OK”.
• Jika jumlah barang diisi dengan nol, akan muncul pesan : “Order Qty masih nol OK”.
• Jika reason tidak diisi, akan muncul pesan : “Reason masih kosong OK”.
Jika semua data penting sudah diisi, maka pada saat Sales Return disimpan, akan muncul konfirmasi berikut :
“Data berhasil disimpan No Order : [nomor_retur]”.
2 Memproses Sales
Return
Pilih Sales Return yang ingin diproses lalu klik “Edit” pada toolbar
Akan muncul editor Sales Return Manual Entry. Saat admin mengklik “Proses” pada editor tersebut, akan ada validasi berikut :
• Jika admin belum mengklik button “Calc Disc” ketika Sales Return dibuat, akan muncul pesan :
“Calc Discount belum dilakukan, apakah mau di calculate ? Yes or No”
• Konfirmasi jika Sales Return ingin diproses : “Apakah data ini akan di proses ? Yes or No”
Jika admin mengklik “Yes”, akan muncul editor Batch Product, dimana admin wajib memilih Batch product melalui list yang akan muncul dengan menekan F4. Saat admin mengklik “Save” pada editor Batch Product, akan ada validasi berikut :
• Jika admin tidak memilih Batch product, akan muncul pesan : “Batch No product masih kosong OK”.
• Jika admin mengentry Batch product yang tidak valid, akan muncul pesan : “Batch No tidak ada OK”.
• Jika admin sudah memilih Batch product, akan muncul pesan :
“SO Return - [nomor_retur] berhasil di proses OK”
User Interface
Gambar 3.30 User Interface editor Sales Return Editor Batch Product
Editor ini berfungsi untuk menginput Batch product pada saat Sales Return akan diproses. Berikut adalah field – field yang terdapat pada editor Batch Product :
Tabel 3.77 Field - Field pada Editor Batch Product Sales Return
No Label field Validasi / Proses Nilai Default
1. SO Number Validasi :
1. Mandatory Proses :
Field ini akan terisi data sesuai dengan nomor transaksi retur yang ingin diproses.
Disabled
2. SO Date Proses :
Field ini akan terisi data tanggal terjadinya transaksi retur yang ingin diproses.
Sesuai dengan tanggal gudang.
3. Outlet No Validasi : 1. Mandatory
2. M erupakan nomor outlet yang valid. Proses :
Field ini akan terisi kode outlet yang melakukan transaksi retur.
Disabled
4. Outlet Name Proses :
Field ini akan terisi nama outlet yang melakukan transaksi retur.
Disabled
Grid Header
5. PCODE Validasi :
1. Mandatory
2. M erupakan product code yang valid. Proses :
Sistem akan menampilkan kode produk yang diretur dalam grid.
Disabled
6. Nama Barang Proses :
Sistem akan menampilkan nama produk yang diretur dalam grid.
Disabled
Sistem akan menampilkan jumlah produk yang diretur dalam grid.
8. Bonus Qty Proses :
Sistem akan menampilkan jumlah produk bonus tertentu yang diperoleh.
Disabled
Grid Detail
9. PCODE Validasi :
1. Mandatory
2. M erupakan product code yang valid. Proses :
Sistem akan menampilkan kode produk yang diretur dalam grid.
Disabled
10. Nama Barang Proses :
Sistem akan menampilkan nama produk yang diretur dalam grid.
Disabled 11. Batch Product Validasi : 1. Mandatory 2. Unik Proses :
Dapat dientry secara manual atau menekan F4 untuk memilih Batch product. Data ini berasal dari Tabel IM_STOCK_BALANCE_BATCH.
Enabled
12. Produk Qty Proses :
Sistem akan menampilkan jumlah produk yang diretur dalam grid.
13. Batch Bonus Validasi :
1. Mandatory 2. Unik Proses :
Dapat dientry secara manual atau menekan F4 untuk memilih Batch product. Data ini berasal dari Tabel IM_STOCK_BALANCE_BATCH.
Disabled
14. Bonus Qty Proses :
Sistem akan menampilkan jumlah produk bonus tertentu yang diperoleh.
Disabled
User Interface