36 BAB 3
DEVELOPMENT
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
Perusahaan yang bergerak dalam jual beli yang didirikan pada tanggal 1919 sebagai perusahaan keluarga. Pada tahun 1960 perusahaan memulai import produk-produk konsumsi sebagai tambahan bisnis utama, yaitu komoditi ekspor. Tonggak pertama ditandai dengan transformasi dari perusahaan jual beli yang bergerak di bidang sales and distribution ke perusahaan yang terpisah yang mulai beroperasi pada tahun 1988, yang kemudian berkembang menjadi perusahaan distribusi publik dengan mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kode TGKA) pada April 1990.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. Tigaraksa Satria Tbk adalah mensukseskan dan unggul sebagai pemicu pasar dalam organisasi sales and distribution. Adapun misi dari PT. Tigaraksa Satria Tbk adalah memastikan esensial kehidupan agar lebih mudah diakses.
3.1.3 S truktur Organisasi
1. Cabang Bagian Administrasi.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi untuk Cabang Bagian Administrasi.
2. Cabang Bagian Salesman.
Tugas dan Tanggung Jawab
Cabang Bagian Administrasi.
1) Regional Control
a. M engawasi kegiatan administrasi dari semua area sales manager.
2) Business Administration / Head of Acconting :
a. M emastikan aplikasi - aplikasi sistem di perusahaan ( Scylla/Tira S&D, BW, SAP, ROFO, Intrasit, Incentive dan TFM ) baik di subdist maupun cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat.
b. M emastikan aktifitas user di Cabang berjalan sesuai SOP yang telah ditetapkan.
c. Koordinator dan Trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi dari system-sistem di Tigaraksa.
d. M enyetujui ROFO, PO, dan hasil pemeriksaan barang-barang rusak dari kepala gudang.
3) Admin Coordinator
a. M engawasi semua kegiatan admin pada semua cabang Tira S&D.
4) Kepala Gudang
a. M engecek barang retur berdasarkan BPPR yang diberikan oleh Area Sales Supervisor.
c. M enyiapkan barang yang akan diantarkan ke customer sesuai dengan summary order.
d. M enyiapkan barang yang akan dibawa oleh canvasser untuk dijual. e. M enerima barang yang dipesan dari Central Warehouse.
f. M elakukan stock opname.
g. M engecek kondisi barang pada periode tertentu.
5) Inkaso
a. M engurus pembayaran pemesanan dari outlet dan invoice retur.
6) Admin / Admin Sales
a. M embuat Sales Order yang diterima dari outlet. b. M embuat rekapan order dari sales order yang ada. c. M emproses shipment apabla barang telah siap dikirim. d. M emproses POD apabila barang telah sampai ke outlet.
Cabang bagian Salesman.
7) Regional Sales Manager (RSM )
a. M engotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah. b. M engontrol penjualan dan salesman dengan tingkat regional.
8) Area Sales Manager (ASM )
b. M embantu dalam mendistribusikan Activity dari Proses Integrator, local promotion dan National Promotion ke subdist.
c. M emastikan aplikasi - aplikasi sistem di perusahaan ( Scylla/Tira S&D, BW, SAP, ROFO, Intrasit, Incentive dan TFM ) baik di subdist, DC, maupun system Info di cabang berjalan dengan baik beserta akurasi data yang akurat. d. Koordinator dan Trainer bagi user di cabang yang membutuhkan informasi
dari system-sistem di Tigaraksa.
e. Bersama ASS/ASM /BA mengunjungi subdist untuk melakukan checking aplikasi subdist ( hardware dan software) secara berkala.
9) Area Sales Supervisor (ASS)
a. M engotorisasikan penjualan dengan kondisi outlet bermasalah.
10) Salesman
a. M engumpulkan order dari outlet.
b. M enawarkan produk ke customer ( tipe canvasser).
c. M embuat Canvassing Goods Request (CGR) ( tipe canvasser). d. M embuat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas ( LPPC). e. M embuat Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur.
f. M engambil barang retur dari outlet dan memberikannya ke Bagian Gudang ( tipe canvasser).
3.1.4 Masalah yang dihadapi
M asalah yang mendasari pembuatan skripsi ialah aplikasi Tira S&D berada di tahap development dimana testing menjadi salah satu bagian dari proses tersebut.
3.2 S truktur Organisasi Development
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Development.
1) Project Sponsor
a. M enyediakan fasilitas untuk tim untuk membuat system Tira S&D 2) Project Solution
a. M emberi solusi masalah jika project owner tidak bisa menangani masalah yang bersangkutan.
3) Project Owner
a. M engawasi kegiatan application team dan development team. b. M engatur waktu pengerjaan proyek.
c. M elaporkan masalah kepada project solution, apabila masalah tidak dapat diselesaikan sendiri.
Application Team
1) System Integrator
a. M engintegrasikan beberapa sistem seperti Scylla dan SAP ke dalam Tira S&D.
2) Team Lead
a. M engawasi pekerjaan analyst dan team member. 3) Analyst
a. M elakukan system studi kelayakan, menganalisis dan mendesain rancangan untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan aplikasi. Bekerja sama dengan programmer untuk menyelesaikan masalah yang datang dari user, dan menyediakan bantuan aplikasi teknis kepada user.
4) Team Member
a. M enguji setiap modul dalam aplikasi Tira S&D. b. M embuat functional specification.
Technical Team
1) System & DB Designer
a. M endesain struktur sistem serta database aplikasi Tira S&D berdasarkan kebutuhan bisnis.
2) Programmer
a. M embuat koding program
36
3.3 Proses Bisnis
3.3.1 Proses Bisnis Sales Tipe Taking Order
Berikut adalah proses bisnis dari Sales Tipe Taking Order :
Gambar 3.4 Proses Bisnis Sales Tipe Taking Order
Proses bisnis yang sedang berjalan pada TO Sales (Taking Order) adalah Salesman TO menerima Order dari outlet berupa PO hardcopy dan mengecek PO tersebut. Apabila PO tersebut bermasalah (masalah tunggakan piutang, pembayaran tidak lancar, over credit dan beresiko kredit tinggi) Salesman menyerahkan PO tersebut untuk diotorisasi oleh pejabat yang berwenang (Area Supervisor (ASS) , Area Sales Manager (ASM ) atau Regional Sales Manager (RSM )) . Apabila SO tidak bermasalah, Salesman akan meminta otorisasi dari Area Supervisor (ASS) . Setelah itu, Salesman memberikan PO tersebut ke Admin Sales yang berada di cabang.
TO1. Admin Sales membuat , menyimpan atau memproses langsung Sales Order kedalam sistem apabila semua SO tersebut sudah fix.
TO2. Apabila pembelian secara kredit dan credit limit customer telah melebihi batas, SO harus di otorisasi oleh Area Supervisor (ASS) dan Admin Sales akan menyetujui SO tersebut dengan catatan SO tersebut terdapat kredit limit.
TO3. Apabila terdapat konfirmasi perubahan Tipe Order dan Salesman pada Sales Order, maka Admin Sales melakukan perubahan-perubahan tersebut pada saat pembuatan Sales Order.
TO4. Apabila outlet memberitahukan ada perubahan pesanan kepada Sales , maka Sales akan memberitahukan Admin Sales dan Admin Sales langsung mencari Sales Order tersebut dan merubah isi Sales Order yang telah dibuat sebelumnya.
TO5. Apabila Admin Sales ingin mengetahui apakah outlet mendapatkan promosi (barang dan uang) atau diskon, Admin Sales dapat menghitung promosi dan diskon pada saat pembuatan Sales Order.
TO6. Apabila Admin Sales tidak menyetujui SO secara langsung karena suatu alasan tertentu , maka Admin Sales menunda menyetujui SO dan akan menyetujui SO pada menu Process Order.
TO7. Apabila outlet membatalkan pesanan, outlet akan menghubugi Sales dan Sales akan memberitahukan kepada Admin Sales dan Admin Sales langsung mencari Sales Order tersebut dan langsung membatalkannya.
TO8. Setelah pembuatan SO selesai, dilanjutkan dengan membuat Summary Order dengan cara mencari Sales Order – Sales Order yang akan direkap dan memproses rekapan tersebut di dalam sistem. Setelah itu, Admin Sales mencetak rekapan Order tersebut dan memberikannya ke Kepala Gudang untuk picking barang yang akan diantarkan ke outlet.
TO9. Apabila terjadi kesalahan pada perekapan Order yang dilakukan oleh Admin Sales, maka Admin Sales langsung mencari rekapan order tersebut dan langsung membatalkan rekapan order tersebut kedalam sistem.
TO10. Selain Summary Order, Admin Sales juga membuat Delivery Note, dan Surat Jalan dengan cara mencari Sales Order yang barang-barang nya akan dikirim. Apabila terdapat perbedaan jumlah barang (barang pesanan dan barang bonus) yang dikirim dengan jumlah barang yang ada di Sales Order, maka Admin Sales akan mengedit jumlah barang serta menginput No. Batch barang yang akan dikirim pada Sales Order tersebut. Setelah itu, Admin Sales membuat, memproses Shipment ataupun menyimpan Shipment tersebut terlebih dahulu. Apabila Shipment telah diproses, Admin Sales dapat mencetak 2 rangkap Delivery Note, dan Surat Jalan yang akan diberikan kepada Bagian
Gudang beserta PO Customer. Lalu Bagian Gudang memberikan 2 rangkap Deleivery Note, Surat Jalan, PO customer, dan barang yang telah dipesan ke petugas delivery. Petugas delivery mengantarkan Deleivery Note , PO customer dan barang pesanan ke oultet , lalu outlet menandatangani kedua rangkap Faktur Delivery Note tadi sebagai tanda bahwa barang-barang yang datang sesuai dengan PO. Lalu petugas delivery menyerahkan 1 rangkap Delivery Note dan barang pesanan kepada outlet.
TO11. Apabila barang yang dipesan tidak jadi dikirimkan , Admin Sales salah mengiput Batch no, atau Shipment Qty, maka Admin Sales langsung mencari Shipment tersebut dan langsung langsung membatalkan shipment kedalam sistem.
TO12. Setelah itu, petugas delivery menyerahkan Faktur Delivery Note dan PO kepada Admin Sales untuk melakukan POD (Proof of Delivery) ke dalam sistem sebagai tanda bahwa barang sudah sampai ke tangan outlet dengan cara mencari Sales Order yang akan diproses POD-nya. Apabila terdapat perbedaan jumlah barang (barang pesanan dan barang bonus) yang diterima outlet dengan jumlah barang yang ada di Sales Order, maka Admin Sales akan mengedit jumlah barang yang akan diterima outlet pada Sales Order tersebut. Setelah itu, Admin Sales akan memproses POD dari Sales Order tersebut.
TO13. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet, maka Admin Sales akan mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD-nya dan langsung membatalkan proof of delivery (POD) kedalam sistem.
TO14. Apabila POD sudah dilakukan, Admin Sales membuat Invoice beserta Faktur Pajak dengan cara mencari Sales Order yang akan diproses Invoice nya dan langsung memproses Invoice tersebut. Setelah diproses Admin Sales akan mencetak Invoice dan 2 rangkap Faktur yang akan diberikan ke Admin Inkaso sebagai dasar untuk penagihan ke outlet.
TO15. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam memilih Sales Order yang akan diproses Invoice nya, maka Admin Sales akan mencari Invoice tersebut dan membatalkan Invoice kedalam sistem.
TO16. Pada periode tertentu, Admin Sales dapat mencetak beberapa laporan seperti Laporan pembelian outlet per produk, Laporan penjualan per outlet per principal, Laporan Secondary Sales Detail, Laporan Promosi Uang dan Barang untuk diserahkan ke Area Sales Supervisor (ASS).
3.3.2 Proses Bisnis Sales Return Tipe Taking Order
Berikut adalah proses bisnis Sales Return Tipe Taking Order :
Gambar 3.5 Proses Bisnis Sales Return Tipe Taking Order
Outlet akan memberikan informasi return kepada salesman pada saat Salesman mengambil order outlet. Salesman akan mencatat data return pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return (BPPR) sebanyak 3 rangkap, yang akan ditandatangani oleh outlet yang bersangkutan dan salesman itu sendiri. Salesman akan memberikan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return kepada Area Sales Supervisor. Area Sales Supervisor akan mengecek data BPPR tersebut, jika BPPR disetujui maka Area Sales
Supervisor akan menandatangani BPPR tersebut. Setelah ditandatangani, Area Sales Supervisor akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada Salesman dan BPPR rangkap 2 dan 3 ke Bagian Gudang. Salesman akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada petugas delivery sebagai referensi untuk mengambil produk return dari outlet. Petugas delivery akan memberikan produk return ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek produk return tersebut berdasarkan BPPR yang sudah diterima dari Area Sales Supervisor.
RT1. Jika disetujui, Bagian Gudang akan menandatangani BPPR 2 rangkap lalu memberikan selembar BPPR tersebut ke Admin Sales. Admin Sales akan menginput data return tersebut ke dalam Tira S&D. Sales Return yang sudah diinput dapat diedit, diproses, atau dibatalkan.
RT2. Admin Sales dapat memproses dan mencetak Invoice Return untuk diberikan ke Admin Inkasso. Invoice Return akan dicetak sebanyak 2 rangkap apabila ada permintaan dari outlet yang bersangkutan.
RT3. Admin Sales akan mencetak Laporan Return by Reason secara periodik untuk diberikan ke Area Sales Supervisor.
3.3.3 Proses Bisnis Sales Tipe Canvas
Berikut adalah proses bisnis Canvas Sales :
Gambar 3.6 Proses Bisnis Sales Tipe Canvas
Canvasser melakukan kunjungan ke outlet sesuai dengan jadwal kunjungan, cek stock di outlet yang dikunjungi. Rapikan pajangan barang. Hitung kebutuhan barang untuk outlet yang bersangkutan. Ajukan kebutuhan barang ke outlet. Lalu outlet memesan sesuai dengan kebutuhan dan Canvasser mengisi form Nota Penjualan Kanvas (NPK) sebanyak 3 rangkap dan menandatanganinya. Setelah mengisi NPK, Canvasser
menyiapkan barang-barang yang dipesan oleh outlet dan meyerahkan barang-barang tersebut beserta 3 rangkap NPK tadi untuk ditandatangani oleh pihak outlet. Setelah itu, outlet menyerahkan uang sejumlah barang yang dibeli dan NPK tadi ke Canvasser. Berdasarkan NPK & hasil pembayaran , Canvasser buat Laporan Penjualan dan Pembayaran Canvas ( LPPC ) rangkap 2 . Lalu Canvasser menyerahkan uang/cek/giro ke Cashier beserta 1 rangkap LPPC. Sedangkan salah satu dari 2 rangkap NPK dan 1 rangkap LPPC diserahkan ke Admin Sales.
CS 1. Admin Sales melakukan pengecekan pada NPK dan menginputnya kedalam sistem untuk membuat Sales Order, M enginput No. Batch barang yang dijual oleh Canvasser dan membuat Invoice. Setelah itu Admin Sales menyerahkan NPK , LPPC dan Invoice yang sudah ditanda tangan oleh kasir ke Admin Inkaso.
CS 2. Apabila terjadi kesalahan pada perekapan Order yang dilakukan oleh Admin Sales, maka Admin Sales langsung mencari rekapan order tersebut dan langsung membatalkan rekapan order tersebut kedalam sistem.
CS 3. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam penghitungan barang yang sampai ke outlet, maka Admin Sales akan mencari Sales Order yang akan dibatalkan POD-nya dan langsung membatalkan proof of delivery (POD) kedalam sistem.
CS 4. Apabila terjadi kesalahan yang dilakukan oleh Admin Sales dalam memilih Sales Order yang akan diproses invoice nya, maka Admin Sales akan mencari invoice tersebut dan membatalkan invoice kedalam sistem.
CS 5. Pada periode tertentu, Admin Sales dapat mencetak beberapa laporan seperti Laporan pembelian outlet per produk, Laporan penjualan per outlet per principal, Laporan Secondary Sales Detail, Laporan Promosi Barang dan Uang untuk diserahkan ke Area Sales Supervisor (ASS).
3.3.4 Proses Bisnis Sales Return Tipe Canvas
Berikut proses bisnis Sales Return Tipe Canvas :
Outlet akan memberikan informasi return kepada canvasser pada saat canvasser menawarkan produk untuk dijual. Canvasser akan mencatat data return pada Bukti Persetujuan dan Penerimaan Return (BPPR) sebanyak 3 rangkap, yang akan ditandatangani oleh outlet yang bersangkutan dan canvasser itu sendiri. Canvasser akan mengambil produk return dari outlet. Canvasser akan memberikan Bukti Penerimaan dan Persetujuan Return kepada Area Sales Supervisor. Area Sales Supervisor akan mengecek data BPPR tersebut, jika BPPR disetujui maka Area Sales Supervisor akan menandatangani BPPR tersebut. Setelah ditandatangani, Area Sales Supervisor akan memberikan BPPR rangkap 1 kepada Canvasser dan BPPR rangkap 2 dan 3 ke Bagian Gudang. Canvasser akan memberikan BPPR rangkap 1 ke outlet serta memberikan produk return ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek produk return tersebut berdasarkan BPPR yang sudah diterima dari Area Sales Supervisor.
RC1. Jika disetujui, Bagian Gudang akan menandatangani BPPR 2 rangkap lalu memberikan selembar BPPR tersebut ke Admin Sales. Admin Sales akan menginput data return tersebut ke dalam Tira S&D. Sales Return yang sudah diinput dapat diedit, diproses, atau dibatalkan.
RC2. Admin Sales dapat memproses dan mencetak Invoice Return untuk diberikan ke Admin Inkasso. Invoice Return akan dicetak sebanyak 2 rangkap apabila ada permintaan dari outlet yang bersangkutan.
RC3. Admin Sales akan mencetak Laporan Return by Reason secara periodik untuk diberikan ke Area Sales Supervisor.
Berikut adalah nomor proses bisnis beserta kemungkinan yang terjadi pada pengujian :
Tabel 3.1 Proses Bisnis dan Kemungkinan
Nomor Proses Bisnis Kemungkinan
TO1,TO2 dan CS1 1. M enyimpan SO apabila data-data penting belum terisi. 2. M enyimpan SO apabila tanggal PO lebih besar daripada
tanggal gudang.
3. M enyimpan SO dengan mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama.
4. M enyimpan SO yang total Invoice sudah melebihi daripada credit limit di outlet.
5. M enyimpan SO apabila syarat-syarat telah dipenuhi.
6. M enyetujui Sales Order secara langsung dengan
mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama.
7. M enyetujui Sales Order secara langsung jika jumlah
barang yang dipesan tidak mencukupi.
8. M enyetujui Sales Order secara otomatis membuat PO apabila barang tidak mencukupi.
9. M enyetujui Sales Order secara langsung apabila total
Invoice sudah melebihi daripada credit limit di outlet. 10. M enyetujui Sales Order tipe TO Sales secara langsung
apabila syarat-syarat telah dipenuhi
11. M enyetujui Sales Order tipe Canvas Sales secara langsungapabila syarat-syarat telah dipenuhi
TO3 dan CS1 1. M erubah Tipe order sebelum memilih barang di grid barang.
2. M erubah Tipe order sesudah memilih barang di grid barang.
3. M erubah salesman sebelum memilih barang di grid barang.
4. M erubah salesman sesudah memilih barang di grid barang.
TO4 dan CS1 1. M engubah SO dengan status Open. 2. M engubah SO dengan status Approve.
3. M engubah SO dengan status selain Open atau Approve. TO5 dan CS1 1. M enghitung discount dan TPR apabila data-data penting
belum terisi.
2. M enghitung discount dan TPR dengan mengentri beberapa row dalam grid dengan produk yang sama.
3. M enghitung discount dan TPR dengan tanggal PO lebih besar dari tanggal pembuatan SO (tanggal gudang).
4. M enghitung discount dan TPR jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi.
barang yang sebelumnya sudah dibuat kedalam suatu TPR uang.
6. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan beberapa barang, dimana terdapat beberapa kode TPR uang yang berbeda.
7. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan barang yang sebelumnya sudah dibuat kedalam suatu TPR barang.
8. M enghitung discount dan TPR apabila user menggunakan beberapa barang dimana terdapat beberapa kode TPR barang yang berbeda.
9. M enghitung discount dan TPR apabila didalam SO terdapat TPR barang, tetapi stok barang yang dipromosikan dalam keadaan habis.
10. M enghitung discount dan TPR apabila diskon yang telah di assign kesetiap outlet dan barang
11. M enghitung discount dan TPR apabila barang yang termasuk kedalam TPR barang dan TPR uang.
12. M enghitung discount dan TPR terhadap barang yang terdapat di TPR barang , TPR uang , maupun didalam Diskon.
13. M enghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc lebih dari 100 %.
14. M enghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc dengan angka negatif
15. M enghitung discount dan TPR apabila user menginput cash disc dengan angka desimal.
TO6 dan CS1 1. M enyetujui SO (TO Sales) jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi.
2. M enyetujui SO (Canvas Sales) jika jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi.
3. M enyetujui SO (TO Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi.
4. M enyetujui SO (Canvas Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi.
TO7 dan CS1 1. M embatalkan SO dengan status Open. 2. M embatalkan SO dengan status Approve.
3. M embatalkan SO dengan status selain Open atau Approve.
TO8 1. M embuat rekapan order (Summary Order) dari 1 SO (TO Sales).
2. M embuat beberapa rekapan order (Summary Order) secara bersamaan.
3. M encetak rekapan order (Summary Order) berdasarkan Product Code.
outlet.
TO9 dan CS2 1. M embatalkan rekapan order (Summary Order) apabila Shipment quantity barang sudah diubah.
2. M embatalkan rekapan order (Summary Order) dengan memilih summary order dari TO Sales.
3. M embatalkan rekapan order (Summary Order) dengan memilih summary order dari Canvas Sales.
TO10 dan CS1 1. M embuat Shipment tanpa mencari SO yang sudah berstatus ticking ticket.
2. M embuat Shipment dengan SO yang bukan bestatus ticking ticket.
3. M engubah Sales Order tanpa mengisi no batch pada setiap barang.
4. M engubah Sales Order dengan Shipment Quantity pada lebih besar daripada Approve Quantity pada setiap barang.
5. M engubah Sales Order dengan Shipment Quantity 0. 6. M engubah Sales Order dengan quantity di batch lebih
kecil daripada Shipment Quantity pada setiap barang. 7. M engubah Sales Order dengan mengisi beberapa no
batch yang berbeda untuk barang yang sama.
8. M engubah Sales Order dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang yang sama.
9. M engubah Sales Order untuk barang yang siap dikirim apabila semua syarat telah terpenuhi.
10. M engubah Sales Order untuk barang bonus untuk SO yang tidak terdapat barang bonus.
11. M engubah Sales Order untuk barang bonus tanpa mengisi no batch untuk setiap barang bonus yang ada. 12. M engubah Sales Order untuk barang bonus dimana
Shipment qty lebih besar daripada jumlah Quantity di Batch.
13. M engubah Sales Order untuk barang bonus dimana Shipment qty untuk barang bonus diisi 0.
14. M engubah Sales Order untuk barang bonus apabila Batch Shipment Qty diisi lebih besar dari Qty Shipment untuk barang bonus.
15. M engubah Sales Order untuk barang bonus dengan mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang bonus yang sama.
16. M engubah Sales Order untuk barang bonus dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang bonus yang sama.
17. M engubah Sales Order untuk barang bonus apabila no batch untuk barang normal belum diisi.
dikirim apabila semua syarat telah terpenuhi.
19. M enyimpan Shipment tanpa mengisi batch no untuk barang-barang yang terdapat di SO (barang pesanan maupun barang bonus)
20. M enyimpan Shipment apabila semua data-data penting belum diisi.
21. M enyimpan Shipment apabila semua data-data penting sudah diisi.
22. M emproses Shipment tanpa mengisi batch no untuk barang-barang yang terdapt di SO (barang pesanan maupun barang bonus).
23. M emproses Shipment apabila semua data-data penting belum diisi.
24. M emproses Shipment dari SO tipe TO Sales 25. M emproses Shipment dari SO tipe Canvas Sales.
26. M encetak dokumen berupa Faktur DN dan Surat Jalan dengan status SO : Shipped.
27. M encetak dokumen berupa Faktur DN dan Surat Jalan dengan status SO selain Shipped.
TO11 1. M embatalkan Shipment apabila POD quantity barang sudah diubah.
2. M embatalkan 1 Shipment dari SO (TO Sales) apabila syarat-syarat telah dipenuhi.
TO12 1. M engubah Sales Order dengan nilai POD Qty 0.
2. M engubah Sales Order dengan mengubah POD Qty lebih besar daripada Shipment QTY.
3. M engubah Sales Order untuk barang yang sudah diterima oleh outlet apabila semua syarat sudah dipenuhi.
4. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet untuk SO yang tidak terdapat barang bonus.
6. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan merubah no batch untuk setiap barang bonus yang ada.
7. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dimana Batch POD qty lebih besar daripada jumlah Quantity di Batch.
8. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dimana Batch POD qty untuk barang bonus diisi 0.
9. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet apabila Batch POD Qty diisi lebih besar dari Qty POD untuk barang bonus.
10. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan mengisi beberapa no batch yang berbeda untuk barang bonus yang sama.
11. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang telah diterima outlet dengan mengisi 2 no batch yang sama untuk barang bonus yang sama.
12. M engubah Sales Order untuk barang bonus yang sudah diterima oleh outlet apabila syarat-syarat telah dipenuhi. 13. M enyesuaikan barang yang diterima (POD).
TO13 dan CS3 1. M embatalkan penyesuaian barang yang diterima dari TO Sales.
2. M embatalkan penyesuaian barang yang diterima dari Canvas Sales.
TO14, CS1, RT2, dan RC2
1. M embuat Invoice dengan memilih 1 sales order yang akan diproses.
2. M embuat Invoice dengan memilih beberapa sales order yang akan diproses.
3. M embuat 1 Invoice retur.
4. M embuat beberapa Invoice retur secara bersamaan. 5. M encetak Invoice dari sales order.
6. M encetak 1 Invoice retur.
7. M encetak beberapa Invoice retur secara bersamaan. TO15 dan CS4 1. M embatalkan Invoice untuk tipe TO Sales.
2. M embatalkan Invoice untuk Canvas Sales. TO16 dan CS5 1. M encetak Laporan Pembelian Outlet per Produk
3. M encetak Laporan Secondary Sales Detail. 4. M encetak Laporan Promosi Uang dan Barang RT1, RC1 1. M embuat Sales Return dengan kondisi barang B
2. M embuat Sales Return dengan kondisi barang BS 3. M embuat Sales Return dengan kondisi barang EXP 4. M embuat Sales Return dari penjualan tipe Taking Order 5. M embuat Sales Return dari penjualan tipe Canvas. 6. M embuat Sales Return untuk barang yang sama dengan
kondisi barang yang berbeda.
7. M enyimpan Sales Return jika tipe return tidak sesuai dengan tipe salesman.
8. M enyimpan Sales Return jika tanggal validasi lebih kecil dari tanggal saat ini.
9. M enyimpan Sales Return jika tanggal validasi lebih besar dari tanggal saat ini.
10. M enyimpan Sales Return jika tanggal PO lebih besar dari tanggal saat ini.
11. M enyimpan Sales Return jika alasan return tidak sesuai dengan status produk yang dipilih.
12. M emproses Sales Return jika batch product belum dipilih.
13. M emproses Sales Return dengan batch product yang valid.
14. M embatalkan Sales Return yang berstatus Open 15. M embatalkan Sales Return yang berstatus Approve
16. M engubah data Salesman pada Sales Return yang sudah disimpan
RT2, RC2 1. M embuat 1 Invoice return
2. M embuat beberapa Invoice return secara bersamaan. 3. M encetak 1 Invoice return
4. M encetak beberapa Invoice return secara bersamaan RT3, RC3 1. M embuat Laporan Return by Reason
3.4 Functional Design Process
3.4.1 Ruang Lingkup Geografis Organisasi
Proyek implementasi Tira S&D mencakup pada :
1. Seluruh cabang, Sub distributor, dan Direct Cover dari PT. Tigaraksa Satria yang terletak di seluruh Indonesia.
3.4.2 Product Specification
Berikut adalah Product Specification dari modul Sales and Distribution :
Gambar 3.9 Siklus Transaksi untuk Canvas Sales dari modul Sales and Distribution.
Keterangan :
: Proses SO dalam kondisi normal. : Proses Cancel (bersifat conditional).
: Proses SO setelah proses Cancel.
: Proses Sales Return
Berdasarkan Gambar diatas, alur transaksi yang menggambar kan proses bisnis yang standar dilakukan oleh perusahaan. Berikut penjelasan untuk transaksi-transaksi diatas :
1. Sales Order Manual Entry berisikan daftar produk-produk yang dipesan oleh customer (taking order) atau berisi produk-produk yang telah di booking sebelumnya oleh salesman Canvasser (canvas sales) untuk dibawa ke outlet.
2. Process Order berisikan real order yang telah dibuat sebelumnya di Sales Order manual entry yang akan di proses menjadi Order.
3. Summary Order Process berisikan rekapan order yang akan diprint menjadi dasar untuk proses picking. Khusus untuk tipe Canvas sales, tidak melewati transaksi ini.
4. Summary Prosess Canceled merupakan pembatalan rekapan order (Summary Order) yang telah dibuat.
5. Shipment Process and Print berisikan Sales Order yang sudah siap untuk dikirim ke outlet. Proses ini menghasilkan Surat jalan dan Faktur Delivery Note.
6. Shipment Prosess Canceled untuk pembatalan shipment yang memiliki kesalahan dalam pemrosesan.
7. POD (Proof of Delivery) / Shipment Validation adalah Shipment process yang berisikan produk-produk beserta jumlah yang diterima oleh customer sebagai dasar untuk invoice. Khusus untuk tipe Canvas sales, tidak melewati transaksi ini.
8. POD Prosess Canceled untuk pembatalan POD yang telah diproses.
9. Invoice Process berisikan jumlah produk dan jumlah harga yang didapat dari POD yang telah diproses sebagai bukti tagih kepada customer. Selain itu, Invoice Process juga digunakan untuk membuat Invoice Retur yang menandakan bahwa proses retur telah selesai.
10. Invoice Prosess Canceled untuk proses pembatalan invoice yang telah diproses. 11. Inovoice Print / Reprint untuk pencetakan invoice yang telah dibuat.
12. Sales Return Manual Entry berisikan produk-produk yang akan diretur oleh customer.
3.4.2.1 Product Specification submodul Sales Order Manual Entry
Sales Order Manual Entry merupakan pencatatan produk-produk yang dipesan. Terdapat 2 jenis Sales Order di dalam sistem Tira S&D yaitu taking Order (TO) dan canvas sales (CS). Taking Order merupakan pencatatan pemesanan produk yang ditelah dipesan oleh customer melalui salesman yang datang ke outlet atau PO yang dikirim oleh customer melalui fax atau telepon. Sedangkan untuk canvas sales adalah penjualan produk yang dilakukan langsung oleh canvasser ke outlet. Sebelum membawa produk untuk dijual, canvasser harus membooking produk-produk tersebut di Gudang Canvas. Sales Order Manual Entry menggunakan konsep penjualan biasa, seperti menggunakan Diskon atau TPR (promosi). Dari Sales Order Manual Entry ini, user dapat membuat Process Order dan Summary Order. Berikut ini adalah detil dari Sales Order Manual Entry :
Tabel 3.2 Overview Sales Order Manual Entry
Data Mutlak Data Tambahan Price Determination Tax Determination • Salesman (dengan memilih Kode salesman) • Data Outlet (dengan memilih No. Outlet) • Tipe Order • Tanggal • Cash Discount • PPN • No. Pajak • Harga barang akan diambil dari master price list (OB_PRICE_LI ST). • Harga barang per satuan kecil akan muncul saat user sudah menginput real
Transaksi • No. PO • Data detil Barang (dengan memilih PCODE, informasi tentang Diskon atau TPR) • Real Quantity Barang • No. PO Order quantity
Adapun beberapa validasi yang terdapat pada saat user membuat, menyetujui atau menghitung diskon dari sebuah Sales Order di Sales Manual Order Entry adalah :
Tabel 3.3 Validasi dalam Sales Manual Order Entry
No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user belum memilih Salesman Untuk membuat Sales Order Manual Entry , user terlebih “Kode Sales masih kosong. OK. “ Saat Klik OK di window pemilihan kode Salesman. Sales Order Security.
dahulu memilih kode salesman. 2. Validasi user tidak
menginput No. Outlet No. Outlet wajib diisi untuk mengetahui Order berasal dari mana saja dan untuk penentuan pembayaran Faktur dan TOP. “Outlet masih kosong. OK” Saat user mengklik button OK , Process, atau button Calc Discount. Sales Order Security.
3. Validasi user tidak menginput No. PO No. PO dari customer wajib diisi oleh user. “No PO masih kosong. OK.” Saat user mengklik button OK , Process, atau button Calc Discount. Sales Order Security. 4. Validasi user mengganti TOP. Pembayaran Faktur dan TOP secara default didapatkan dari No. Outlet yang dipilih oleh “Perubahan TOP akan me-reset detail product pembelian,apakah akan dilanjutkan? Yes or No” Saat user memilih TOP di combo box. Mapping Term Of Payment
user. 5. Validasi user tidak
mengisi PCODE yang ingin dipesan.
PCODE wajib diisi untuk mengetahui harga persatuan , diskon dan TPR yang ada di dalam produk tersebut “Product masih kosong” Saat user mengklik button OK , Process, atau button Calc Discount. Sales Order Security.
6. Validasi user tidak mengisi real Order quantity. Real Order quantity wajib diisi untuk menghitung total harga sesuai dengan quantity dan jenis produk. “Net Amount tidak boleh sama atau lebih kecil dari nol” Saat user mengklik button Proses, atau button Calc Discount Sales Order Security. 7. Validasi kecukupan persediaan barang. Real Order quantity melebihi stock yang ada di gudang. “Stock PCODE : [PCODE barang] tidak mencukupi, apakah mau dilanjutkan? Yes or No” Saat user mengklik button Proses, atau button Calc Discount Sales Order Security. 8. Validasi terhadap credit limit dari outlet. Credit limit dari suatu Outlet sudah “Data berhasil disimpan No Order : Saat user mengklik button OK, Pemeliharaan Data Customer
ditentukan, jadi Outlet tidak boleh memiliki total invoice melebihi batas kredit yang ditentukan. SXXXXXXXXX dengan status Over Credit limit untuk memproses order ini dapat dilakukan pada menu Approval Credit limit ” Proses, atau button Calc Discount
Kedelapan validasi diatas dapat dijalankan secara acak atau ada beberapa validasi yang harus dijalankan secara berurutan. M isalnya untuk menjalankan validasi no 3,4,5 dan 6,7,8 harus menjalankan validasi no1 dan no 2 terlebih dahulu. Validasi no 5 harus dijalankan terlebih dahulu sebelum menjalankan validasi no 6. Ada pula validasi yang tidak berurutan seperti validasi no 3 dan no 4. Validasi no 4 dapat dijalankan tanpa menjalani validasi no 3 terlebih dahulu.
S tatus Sales Order pada TO Sales :
1. Open
Pada saat Sales Order Manual Entry dibuat lalu di-save (klik OK), maka Sales Order tersebut berstatus open. Dalam status open, user dapat mengedit semua data transaksi yang terdapat di dalam Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah sales Order di-save antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah:
1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data penting seperti No. PO, PCODE, salesman.
2. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet.
3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status open).
Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Close.
2. Approve ( Pada Submodul Sales Order Manual Entry)
Status approve ini khusus untuk TO Sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus approve. Dalam status approve, user dapat mengedit Sales Order, tetapi tidak dapat mengganti data transaksi apapun. Karena tujuan dari edit tersebut adalah hanya memudahkan user untuk melihan detil Sales Order yang sudah dibuat. Efek yang dilakukan pada saat sebuah Sales Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah :
1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data mutlak seperti No. PO, PCODE, real quantity, salesman.
2. M elakukan perhitungan diskon dan TPR.
3. M elakukan validasi kecukupan stock yang tersedia terhadap jumlah barang yang dipesan ( real order quantity).
4. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet.
5. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 6. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status approve)
3. Approve ( Pada Submodul Process Order).
Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah Sales Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah:
1. M elakukan validasi user harus memilih salah satu SO yang akan diproses.
2. M elakukan validasi quantity barang yang dipesan (real order quantity) lebih besar dari jumlah stok yang tersedia
3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik. 4. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status approve)
Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open.
4. Ticking Ticket
Status ticking ticket pada Summary Order Process khusus untuk TO Sales. Apabila user mengklik Proses pada tab Proses Summary Order, status SO menjadi Ticking Ticket. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah Summary Order diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah:
1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat Summary Order nya.
2. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database.
3. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket). 4. Penyimpanan transaksi ke dalam database untuk merekap order.
Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Approve dan jumlah quantity on picking di database, berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO.
5. Shipped
Untuk TO Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor Shipment ) status SO menjadi Shipped. Efek dan validasi yang terjadi pada saat Shipment Process and Print adalah :
1. M elakukan validasi bahwa SO yang dapat diproses Shipment-nya hanya yang mempunyai status Ticking Ticket.
2. M elakukan validasi qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap qty Approve (jumlah yang disetujui di SO).
3. M elakukan validasi terhadap pengisian Batch No.
4. M elakukan validasi terhadap pengisian qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap jumlah di Batch No.
5. M elakukan validasi terhadap pengisian Nama Kurir, Car. No., dan Batch No. 6. Sudah ada pengurangan quantity barang di dalam database dan pengurangan
secara fisik di gudang dan pada Current Stock Status Report.
7. Terjadinya pertambahan jumlah barang terjual pada Current Stock Status Report. 8. Status SO menjadi Shipped di dalam database.
9. Pencatatan transaksi di dalam database.
Apabila Shipment di-cancel, maka status akan berubah menjadi Approve dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Shipment Quantity di SO.
6. Proof Of Delivery (POD)
Pada saat user memproses SO menjadi POD ( klik Proses pada editor New ) , status SO berubah menjadi POD. Efek yang terjadi pada saat POD / Shipment Validation adalah :
1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD-nya.
2. M elakukan validasi qty POD (jumlah yang sampai) terhadap qty Shipment (jumlah yang dikirim).
3. M elakukan validasi terhadap pengisian qty POD. 4. Status SO menjadi POD di dalam database.
Apabila POD di-cancel, maka status akan berubah menjadi Approve dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan POD Quantity di SO.
7. Finish
Pada saat user memproses SO menjadi Invoice, status SO berubah menjadi Finish dan status Invoice menjadi Proses (“P”) . Efek yang terjadi adalah :
1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD nya. 2. Status SO menjadi Finish di dalam database.
3. M uncul No. Invoice untuk Sales Order dan status invoice menjadi Proses (“P”) di dalam database.
Apabila Invoice di-cancel, maka status SO akan berubah menjadi POD. Selain itu, status invoice menjadi Cancel (“C”) di dalam database.
8. Close.
Jika user melakukan pembatalan SO yang berstatus Open, maka status SO akan menjadi Close. SO yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali.
S tatus Sales Order pada Canvas Sales :
1. Open
Pada saat Sales Order Manual Entry dibuat lalu di-save (klik OK), maka Sales Order tersebut berstatus open. Dalam status open, user dapat mengedit semua data transaksi yang terdapat di dalam Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah sales Order di-save antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah:
1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data penting seperti No. PO, PCODE, salesman.
2. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet.
3. Belum ada pengurangan stock di dalam database ataupun dalam keadaan fisik.
4. Pencatatan transaksi di dalam database (dengan status open).
Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Close.
Status ticking ticket pada Sales Order Manual Entry khusus untuk canvas sales. Apabila user langsung memproses Sales Order yang telah dibuat lalu memprosesnya (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah canvas sales diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah:
1. M elakukan validasi terhadap pengisian data-data mutlak seperti No. PO, PCODE, real quantity, salesman.
2. M elakukan perhitungan diskon dan TPR.
3. M elakukan validasi kecukupan stock yang tersedia terhadap jumlah barang yang dipesan ( real order quantity).
4. M elakukan validasi terhadap credit limit dari outlet.
5. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database.
6. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket) 7. Penyimpanan transaksi ke dalam database untuk merekap order.
Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah quantity on picking di database, berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO.
3. Ticking Ticket ( Pada Submodul Process Order)
Untuk Canvas Sales, apabila user memproses SO (Klik Process), maka Sales Order tersebut berstatus ticking ticket. Dalam status ticking ticket, user tidak dapat mengedit
Sales Order. Efek dan validasi yang dilakukan pada saat sebuah SO untuk canvas sales diproses antara lain sesuai dengan urutan penomoran adalah:
1. M elakukan validasi user harus memilih salah satu SO yang akan diproses. 2. M elakukan validasi quantity barang yang dipesan (real order quantity) lebih
besar dari jumlah stok yang tersedia
3. Sudah ada quantity on picking (jumlah barang yang di-picking) di dalam database.
4. Penyimpanan transaksi ke dalam database (dengan status ticking ticket)
Apabila pada status ini SO di-cancel, status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah quantity on picking di database berkurang sesuai dengan Approve Quantity di SO.
4. POD
Untuk Canvas Sales, Pada saat user memproses Shipment ( Klik Proses pada editor Shipment ) status SO menjadi POD. Efek yang terjadi pada saat Shipment Process and Print adalah :
1. M elakukan validasi bahwa SO yang dapat diproses Shipment-nya hanya yang mempunyai status Ticking Ticket.
2. M elakukan validasi qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap qty Approve (jumlah yang disetujui di SO).
3. M elakukan validasi terhadap pengisian Batch No.
4. M elakukan validasi terhadap pengisian qty shipment (jumlah yang dikirim) terhadap jumlah di Batch No.
5. M elakukan validasi terhadap pengisian Nama Kurir, Car. No, dan Batch No. 6. Sudah ada pengurangan quantity barang di dalam database dan pengurangan
secara fisik di gudang.
7. Status SO menjadi POD di dalam database.
8. Terjadinya pengurangan jumlah stok barang sejumlah barang yang diterima pada Current Stock Status Report.
9. Penyimpanan transaksi ke dalam database.
10. Akan menghasilkan 2 dokumen yaitu Faktur Delivery Note dan Surat Jalan.
Apabila Shipment di-cancel, maka status akan berubah menjadi Open dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Shipment Quantity di SO.
5. Finish.
Pada saat user memproses SO menjadi Invoice ( klik Proses pada window awal ), status SO berubah menjadi Finish dan status Invoice menjadi Proses (“P”) . Efek yang terjadi adalah :
1. M elakukan validasi user harus memilih SO yang akan dibuat POD nya. 2. Status SO menjadi Finish di dalam database.
3. M uncul No. Invoice untuk Sales Order dan status Invoice menjadi Proses (“P”) di dalam database.
Apabila Invoice di-cancel, maka status SO akan berubah menjadi Open dan jumlah barang di database bertambah sesuai dengan Approve Quantity di SO. Selain itu, status invoice menjadi Cancel (“C”) di dalam database.
6. Close
Jika user melakukan pembatalan SO yang berstatus Open, maka status SO akan menjadi Close. SO yang sudah berstatus Close dianggap batal sehingga statusnya tidak bisa diset menjadi Open kembali.
Dokumen Yang Diakses Dari Editor : a. Sales Order
3.4.2.2 Product Specification submodul Process Order
Process Order merupakan pemrosesan Sales Order yang telah dibuat di Sales Order Manual Entry dimana Sales Order tersebut belum diproses langsung di window Sales Order Manual Entry. M aksud dari pemrosesan Sales Order ini adalah Sales Order sudah di-approve oleh admin sales karena pesanan sudah sesuai dengan permintaan customer. Status SO yang dihasilkan oleh Process Order adalah Approve untuk TO Sales dan Ticking Ticket untuk Canvas Sales. Pada status Approve, user hanya bisa membuka Sales Order tanpa mengedit isi dari Sales Order tersebut dan pada status Ticking Ticket, user tidak dapat mengedit SO.
Adapun beberapa validasi yang terdapat pada saat user memproses Sales Order di Process Order adalah :
Tabel 3.4 Validasi dalam Process Order
No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation
Action
Point
Pengaturan
belum checklist SO. memproses Sales Order. yang diproses OK“ Proses Security. 2. Validasi quantity barang yang dipesan lebih besar
dari jumlah stok yang tersedia (stok habis) Untuk memproses Sales Order. “Stock PCode : XXXXXX tidak mencukupi untuk no Order SXXXXXX. Apakah akan diproses? Yes/No”. Saat Klik Proses. Sales Order Security.
Kedua validasi tersebut harus dijalankan secara berurutan. Validasi 2 harus dijalankan apabila validasi 1 telah dijalankan.
Dokumen Yang dapat Diakses : a. Sales Order
3.4.2.3 Product Specification submodul Summary Order Process
Summary Order Process berisikan rekapan Order yang akan diprint menjadi dasar untuk proses picking sebagai acuan oleh Kepala Gudang untuk loading product yang akan dikirim ke customer. Status yang dihasilkan dari proses ini adalah Ticking Ticket. Berikut adalah validasi yang terdapat di Summary Process Order :
Tabel 3.5 Validasi dalam Summary Process Order
No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation Action Point Pengaturan 1. Validasi user belum checklist SO. Untuk memproses summary Order.
“Tidak ada Data yang diproses OK“ Saat Klik Proses. Summary Order Process Security.
Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order
b. Summary Order
3.4.2.4 Product Specification submodul Shipment Process and Print
Shipment Process and Print merupakan proses pembuatan Surat Jalan dan Faktur Delivery Note dari Sales Order. Surat Jalan akan menjadi informasi untuk Petugas Delivery untuk mengirim barang-barang ke customer sedangkan Faktur Delivery Note digunakan sebagai bukti bahwa barang telah sampai ke tangan customer. Pada tahap ini user harus menginput no. Batch untuk mengetahui barang yang dikirim ke customer terdapat pada no. Batch yang mana. Nomor Batch adalah nomor atau kode yang memuat informasi tentang suatu kode barang tertentu . Contohnya adalah kode Batch 01 memiliki informasi tentang produk A, yaitu : tahun pembuatan produk, tanggal kadaluarsa produk dan jumlah quantity produk dalam Batch tersebut. Pada pembuatan Shipment Process baru (New) terdapat 2 pilihan penyimpanan yaitu Save dan Proses.
Apabila user memilih Save, maka shipment yang sudah disimpan masih dapat diedit kembali sedangkan apabila user memilih Proses, user tidak dapat mengedit shipment yang sudah disimpan.
Pada tahap ini, status SO menjadi Shipped untuk TO sales dan POD untuk Canvas Sales. Berikut ini adalah detil dari Shipment Process and Print :
Tabel 3.6 Overview Shipment Process and Print
Data Mutlak Data Tambahan Price Determination Tax
Determination • Batch No. • Courirer Name • Kode Transport (Transport Vhc) • Shipment Quantity • Shipment Note. • Harga barang akan diambil dari master price list OB_PRICE_LI ST). • Harga barang per satuan kecil akan muncul saat user sudah menginput Shipment Quantity
Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat pada Shipment Process and Print :
Tabel 3.7 Validasi dalam Shipment Process and Print
No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation
Action Point Pengaturan
Pada list Shipment Process and Print. 1 Validasi membuat Shipment baru. Shipment bisa diproses apabila status SO “Ticking Ticket” “Status Summary Order tidak bisa di proses lagi” Saat Klik menu New Shipment Process and Print Security.
Pada Editor Edit Quantity (Input Batch ) 2 Validasi user merubah qty Shipment produk lebih besar daripada qty Approve. Shipment Qty ( jumlah yang dikirim) harus lebih kecil atau sama dengan Approve Qty( jumlah barang yang disetujui di SO) “Qty Shipment harus lebih kecil atau sama dengan Qty Approve OK” Pada saat user sudah mengganti qty langsung muncul warning confirmation. Shipment Process and Print Security. 3 Validasi user belum menginput Batch No. BatchNo wajib diisi untuk “BatchNo masih kosong OK”
Saat klik Save .
Shipment Process and Print
mengetahui informasi yang terdapat dalam suatu produk. Security. 4 Validasi user menginput jumlah Shipment Qty menjadi 0. Shipment Qty tidak boleh 0. “NET AMOUNT TIDAK BOLEH SAM A ATAU LEBIH KECIL DARI NOL OK”
Saat klik Save . Shipment Process and Print Security. 5 Validasi user menginput jumlah Shipment Qty lebih besar dari jumlah Quantity di Batch. Shipment Qty harus lebih kecil atau sama dengan jumlah Quantity di Batch. “Qty Shipment harus lebih kecil dari Jumlah Qty Batch”
Saat klik Save . Shipment Process and Print Security. 6 Validasi user memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama.
Dalam 1 produk yang sama user tidak boleh memilih no Batch yang sama. “Data Batch Sudah ada” Pada saat user sudah memilih Batch no sudah muncul warning confirmation.. Shipment Process and Print Security.
Pada Editor Input Bonus Batch 7 Validasi user
belum menginput Batch No. untuk barang bonus BatchNo wajib diisi untuk mengetahui informasi yang terdapat dalam suatu produk. “BatchNo masih kosong OK” Saat Klik Save Shipment Process and Print Security. 8 Validasi user menginput jumlah Batch Shipment Qty lebih besar dari jumlah Quantity di Batch Batch Shipment Qty harus lebih kecil atau sama dengan jumlah Quantity di Batch “Qty Shipment harus lebih kecil dari Jumlah Qty Batch”. Pada saat user sudah mengganti qty langsung muncul warning confirmation. Shipment Process and Print Security. 9 Validasi user menginput Batch Shipment Qty dengan 0 Shipment Qty tidak boleh berisi 0. “Jumlah Qty Batch tidak sama untuk Pcode XXXXXX” Saat Klik Save Shipment Process and Print Security. 10 Validasi apabila user meninput Batch Shipment Qty lebih besar dari Qty Shipment
Batch Shipment Qty tidak boleh lebih besar dari Qty ”Qty Batch Shipment harus lebih kecil atau sama dengan Qty Pada saat user sudah mengganti qty langsung muncul warning Shipment Process and Print Security.
Shipment Shipment” confirmation. 11 Validasi user
memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama.
Dalam 1 produk yang sama user tidak boleh memilih no Batch yang sama. “Data Batch Sudah ada” Pada saat user sudah memilih Batch no sudah muncul warning confirmation.. Shipment Process and Print Security.
Pada Editor New untuk membuat Shipment baru 12 Validasi user belum mengisi nama kurir (Courier Name). Courier Name wajib diisi untuk mengetahui petugas delivery mana yang membawa pesanan customer. “Courier Name masih kosong OK” Saat Klik Proses atau Save Shipment Process and Print Security. 13 Validasi user belum menginput kode kendaraan ( Car No) Car No wajib diisi untuk mengetahui kendaraan apa yang akan membawa barang pesanan ke customer. “Car No masih kosong OK” Saat Klik Proses atau Save Shipment Process and Print Security.
belum menginput Batch No pada editor Edit Quantity (Input Batch ) dan Input Bonus Batch wajib diisi untuk mengetahui informasi yang terdapat dalam suatu produk. PRODUCT BELUM DIISI” Proses atau Save Process and Print Security.
Keempat belas validasi diatas dapat dijalankan secara berurutan atau tidak. M isalnya, validasi 12 sampai validasi 14 dapat dijalankan apabila validasi 1 dijalankan dan validasi 5 dapat dijalankan walaupun validasi 4 tidak dijalankan.
Dokumen Yang dapat Diakses:
a. Sales Order yang terdapat di dalam suatu Summary Order b. Shipment Process.
c. Faktur Delivery Note merupakan surat yang akan menjadi bukti bahwa barang telah sampai ke outlet yang dibawa oleh petugas delivery. Faktur Delivery Note berisikan informasi tentang barang yang PCODE ( Kode barang), nama barang, isi, jumlah barang, harga dan diskon.
d. Surat Jalan merupakan surat penugasan kepada petugas delivery untuk mengantarkan barang pesanan ke outlet. Surat Jalan berisikan informasi tentang Nama Salesman, kode SO, nomor dan nama Outlet, Gross sales, promo barang, discount, PPN dan total invoice dari SO tersebut.
3.4.2.5 Product Specification submodul POD / Shipment Validation
POD ( Proof of Delivery ) adalah Shipment Process yang berisikan produk-produk beserta jumlah yang diterima oleh customer sebagai dasar untuk invoice. Pada tahap ini, khusus untuk TO Sales saja. Status yang dihasilkan adalah POD. Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat dalam POD/ Shipment Validation :
Tabel 3.8 Validasi dalam POD/ Shipment Validation
No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation
Action Point Pengaturan
Pada list awal POD. 1. Validasi user belum checklist SO. Untuk memproses POD.
“Tidak ada Data yang diproses OK“ Saat Klik Proses. POD/ Shipment Validation Security. Pada Editor Edit POD Quantity Sales Order
2. Validasi user merubah POD qty produk lebih besar daripada qty Shipment. POD Qty ( jumlah yang diterima oleh customer) harus lebih kecil atau sama dengan Shipment Qty ( jumlah yang dikirim)
“Qty POD harus lebih kecil atau sama dengan Qty Shipment OK” Pada saat user sudah mengganti qtylangsung muncul warning confirmation. POD/ Shipment Validation Security.
menginput jumlah POD Qty menjadi 0. tidak boleh 0. TIDAK BOLEH SAM A ATAU LEBIH KECIL DARI NOL OK”
Save . Shipment Validation Security.
Pada Editor Input Bonus Batch 4 Validasi user
menghapus Batch No. untuk barang bonus BatchNo wajib diisi untuk mengetahui informasi yang terdapat dalam suatu produk. “BatchNo masih kosong OK” Saat Klik Save POD/ Shipment Validation Security. 5 Validasi user menginput jumlah Batch POD Qty lebih besar dari jumlah Quantity di Batch Batch POD Qty harus lebih kecil atau sama dengan jumlah Quantity di Batch
“Qty POD Batch harus lebih kecil atau sama dengan dari Jumlah Qty Batch”. Pada saat user sudah mengganti qty langsung muncul warning confirmation. POD/ Shipment Validation Security. 6 Validasi user menginput Batch POD Qty dengan 0
POD Qty tidak boleh berisi 0. “Jumlah Qty Batch tidak sama untuk PCode XXXXXX” Saat Klik Save POD/ Shipment Validation Security. 7 Validasi apabila user meninput Batch POD Qty
Batch POD Qty tidak boleh lebih
”Qty Batch POD harus lebih kecil atau sama dengan
Pada saat user sudah mengganti POD/ Shipment Validation
lebih besar dari Qty POD
besar dari Qty POD
Qty POD” qty langsung muncul warning confirmation. Security. 8 Validasi user memilih no Batch yang sama untuk produk yang sama.
Dalam 1 produk yang sama user tidak boleh memilih no Batch yang sama. “Data Batch Sudah ada” Pada saat user sudah memilih Batch no sudah muncul warning confirmation. POD/ Shipment Validation Security.
Kedelapan validasi diatas dapat dijalankan secara berurutan atau tidak. M isalnya, validasi 2 dan validasi 3 dapat dijalankan apabila validasi 1 telah dilakukan . Validasi 3 dapat dijalankan tanpa melewati validasi 2.
3.4.2.6 Product Specification submodul Invoice Process
Invoice Process merupakan bukti tagihan yang akan ditagih ke customer sesuai jumlah barang yang diterima oleh customer (POD Qty). Padaa tahap ini, status SO akan menjadi Finish. Berikut adalah validasi-validasi yang terdapat dalam Invoice Process :
Tabel 3.9 Validasi dalam Invoice Process
No. Nama Validasi Deskripsi Warning Confirmation
Action Point Pengaturan
1. Validasi user belum checklist SO. Untuk memproses Invoice.
“Tidak ada Data yang diproses OK“ Saat Klik Proses. Invoice Process Security.
Dokumen Yang dapat Diakses: a. Sales Order
3.4.2.7 Product Specification submodul Sales Retur Manual Entry
Sales Return / Retur Penjualan adalah transaksi pengembalian produk dari outlet ke perusahaan yang terjadi karena outlet merasa bahwa produk yang dikirim tidak sesuai dengan produk yang telah dipesan, kemasan produk ada yang rusak, atau karena produk tersebut telah melewati tanggal kadaluarsa (expired date). Data retur produk akan dicatat dalam Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur oleh salesman. Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur tersebut akan diperiksa dan disetujui oleh Area Sales Supervisor sebelum data retur dientry ke sistem. Data Sales Return akan dientry oleh Admin berdasarkan Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur tersebut, meskipun Bukti Persetujuan dan Penerimaan Retur belum disetujui. Selain mengentry data secara manual, admin juga dapat menggunakan referensi nomor invoice. Data produk yang tercatat dalam invoice tersebut akan langsung terlihat dalam sistem, dan admin dapat mengisi jumlah produk yang diretur. Berikut ini beberapa detil mengenai Sales Return :
Tabel 3.10 Overview Sales Retur Manual Entry
Data Mutlak Data Tambahan Price Determination Tax Determination • Salesman • Outlet • Produk • No PO • Pemby Faktur • Terms of Payment • Reason • No Retur • Temporary Price Reduction (TPR) • Discount • Cash Discount • Referensi no Invoice • PPN
Harga produk diambil
dari Tabel IM _COST_STD
PPN
Pada saat Sales Return dientry dan saat Sales Return diproses ada beberapa validasi antara lain :
Tabel 3.11 Validasi dalam Sales Retur Manual Entry
No Nama
Validasi
Deskripsi Warning
Confirmation
Action Point Pengaturan
1 Pemilihan Salesman
Saat pertama kali admin mengakses Sales Return Manual Entry, admin akan diminta memilih kode salesman terlebih dahulu.Sistem akan menampilkan warning apabila admin belum
“Kode Sales masih kosong OK” Saat admin mengklik OK di window salesman. Sales Return Security
memilih kode salesman. 2 Pemilihan
Outlet
Setelah admin mengentry data salesman dengan benar,
akan muncul window Sales Return untuk mengentry data
retur.Sistem akan mengecek apakah admin sudah memilih kode outlet atau belum.Jika admin belum memilihnya, sistem akan menampilkan warning. “Outlet masih kosong OK” Saat transaksi di-save. Sales Return Security 3 Pengisian No PO
Admin wajib mengisi field No PO. Jika admin belum mengisi field tersebut, sistem akan menampilkan warning.
“No PO masih kosong OK”
Saat transaksi di-save.
Sales Return Security
4 Pemilihan produk
Setelah admin memilih kode outlet, admin dapat memilih kode produk di dalam grid produk. Jika admin belum memilih produk,
sistem akan menampilkan warning.
“Product masih kosong OK”
Saat transaksi di-save. Sales Return Security 5 Pengisian jumlah produk
Setelah admin memilih kode produk yang diretur, admin akan
“Order Qty masih nol OK”
Saat transaksi di-save.
Sales Return Security
