5.Teknik Pengelolahan Data
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
D. Teknologi Informas
1. Penerapan Teknologi Informasi
Perangkat teknologi informasi yang dimiliki oleh BIKT Kabupaten Deli Serdang sudah memadai. Jika suatu perangkat dianggap tidak memadai lagi untuk digunakan maka perangkat tersebut akan diganti dengan yang baru. Sebagaimana telah dijelaskan diatas dalam penerapan atau pemakaian perangkat teknologi ini akan dilakukan pelatihan terlebih dahulu, dengan melakukan analisa kebutuhan pelatihan dan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya yang dimiliki.
1.1. Jenis Teknologi Informasi
Sebagaimana telah dijelaskan pada bagian terdahulu, kemajuan teknologi informasi telah melahirkan internet. Melalui internet, orang dapat saling berkomunikasi dengan orang lain yang berada di tempat, wilayah yang berbeda-beda. Dalam hal internet, BIKT Kabupaten Deli Serdang mulai menerapkan sekitar 7 tahun terakhir. Melalui internet, BIKT Kabupaten Deli Serdang dapat menyebarkan informasi tentang Kabupaten Deli Serdang serta dapat membantu Pemerintah Kabupaten Deli Serdang dalam penyediaan dan pelayanaan informasi guna mendukung penyelenggaraan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang. Melalui internet, BIKT Kabupaten Deli Serdang menyediakan website tentang Kabupaten Deli Serdang yang memungkinkan orang lain (baik yang berada di Deli Serdang maupun di luar Deli Serdang) dapat mengaksesnya.
1.2. Dampak Penerapan Teknologi Informasi
Kemajuan teknologi informasi memilik berbagai dampak terhadap suatu organisasi. Dampak tersebut dapat berbentuk positif maupun negatif terhadap suatu organisasi. Mengingat hal tersebut, BIKT Kabupaten Deli Serdang berupaya untuk mempergunakan teknologi informasi secara optimal serta berupaya untuk mengurangi dampak negatifnya. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi, pekerjaan lebih mudah dan lebih cepat. Hal tersebut, seperti terlihat dari pemanfaatan fasilitas e-mail yakni dapat membantu untuk mengirimkan pesan dari seseorang terhadap orang lain. Dengan adanya e-mail ini dapat lebih membantu dan mempermudah pekerjaan karena pegawai dapat saling berkomunikasi dengan pegawai lainnya yang lokasinya berjauhan. Dengan penggunaan e-mail, pemakaian kertas dapat dikurangi sehingga dapat menghemat pengeluaran. Penggunaan e-mail, sebaiknya dilaksanakan secara optimal agar hasilnya dapat terlihat, seperti: berkurangnya pengeluaran untuk membeli kertas.
Selain dampak positif, penggunaan e-mail juga dapat berdampak negatif, seperti: berkurangnya komunikasi antar pegawai. Berkurangnya komunikasi yang dimaksud disini adalah komunikasi langsung atau tanpa melalui perantara. Meskipun dengan menggunakan e-mail merupakan suatu komunikasi, tapi komunikasi yang digunakan pada saat e-mail adalah merupakan komunikasi tidak langsung. Dengan adanya e-mail, dapat menyebabkan renggangnya hubungan antar pegawai. Hal tersebut, seperti yang dikemukakan oleh Gede Prama (1999: 22) yang mengungkapkan bahwa berbicara kinerja dalam arti kuantitatif seperti efisiensi, laba, dan efektivitas dampaknya positif, sejauh teknologi itu diterapkan secara optimal. Tetapi untuk ukuran kinerja dalam arti kualitatif itu bahaya. Sekarang sudah mulai ada orang yang bekerja tetapi tidak pernah ke kantor, namun hal ini terjadi di
Amerika. Jadi interaksi fisik sudah tidak ada, sepeti makan siang bersma, bercanda sehingga teknologi informasi mereduksi kedupan sosial kita menjadi dangkal dan miskin. Berdasarkan pendapat yang dikemukakan dari Gede Prama dapat diungkapkan bahwa jenis organisasi yang dimaksud oleh Prama adalah organisasi yang sudah sangat modern, jika dibandingkan dengan BIKT Deli Serdang masih sangat jauh berbeda. BIKT Kabupaten Deli Serdang belum sampai pada tahap tersebut. Meskipun BIKT telah menggunakan internet dan e-mail, namun komunikasi langsung tetap terjadi antar pegawai. Hal tersebut dilakukan oleh pegawai ketika jam istirahat, makan siang bersama serta waktu-waktu luang lainnya, seperti: setelah selesai pekerjaan atau setelah waktu pulang.
Dalam pemanfaatan teknologi informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi., terdapat perbedaan antar suatu organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya. Indrajit (2000:23) membagi pemanfaatan teknologi informasi oleh suatu organisasi menjadi lima tahapan. Tahap pertama, teknologi informasi berfungsi untuk meningkatkan efisiensi. Tahap kedua, teknologi informasi sebagai aset perusahaan yang menguntungkan dibandingkan dengan penggunaan teknologi sebelumnya. Tahap ketiga, teknologi informasi sudah dilibatkan secara langsung dalam proses penciptaan produk atau jasa untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Tahap keempat, teknologi informasi digunakan sebagai fasilitas penunjang dalam pengambilan keputusan. Tahap kelima, teknologi informasi digunakan untuk meningkatkan para pelanggan tanpa batas ruang dan waktu. Hal ini dimaksudkan bahwa pelayanan yang diberikan secara nonstop atau selama 24 jam. Dalam hal pemanfaatan teknologi informasi, BIKT Kabupaten Deli Serdang telah berupaya untuk memanfaatkannya. BIKT Kabupaten Deli Serdang berupaya untuk meningkatkan efisiensi, menggantikan teknologi yang digunakan sebelumnya, dimana hal ini dilakukan untuk
meningkatkan efisiensi, seperti: mengganti komputer yang lama dengan komputer yang baru yang memiliki spesifikasi yang lebih baik. BIKT Kabupaten Deli Serdang juga menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat yakni: memberikan akses kepada masyarakat untuk memperoleh informasi melalui website yang telah disediakan oleh BIKT Kabupaten Deli Serdang. Teknologi informasi juga digunakan sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan melalui penyediaan dan pelayanaan informasi guna mendukung penyelenggaraan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang.
Dalam menghadapi kemajuan teknologi informasi yang semakin cepat, suatu organisasi akan berupaya untuk menyesuaikan diri dengan cara membeli perangkat teknologi informasi yang sedang berkembang tersebut. Namun dalam pelaksanaannya tidak mampu digunakan secara optimal sehingga perangkat teknologi informasi yan dibeli tersebut cenderung hanya sebagai hiasan belaka. Sangat disayangkan bila suatu organisasi hanya mampu membeli teknologi informasi namun tidak mampu menggunakan secara optimal. Apabila suatu organisasi berani mengikuti dan membeli teknologi informasi, maka organisasi tersebut harus menyiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang akan memanfaatkan teknologi informasi tersebut. Pengembangan SDM melalui pelatihan merupakan upaya untuk menyiapkan SDM dalam penggunaan teknologi informasi. Apabila dalam pembelian teknologi informasi tersebut tidak dibarengi dengan pengembangan SDM, maka manfaat yang seharusnya diperoleh tidak akan tercapai secara optimal, hasilnya akan sia-sia saja, biaya yang dikeluarkan tidak akan memberikan manfaat yang berarti.
1.3. Hasil Pengembangan SDM
Dalam mempersiapkan penggunaan teknologi informasi, BIKT Kabupaten Deli Serdang telah berupaya melakukan pengembangan SDM, yakni melalui pelatihan. Dengan pelatihan diharapkan pegawai dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya. Dengan meningkatnya pengetahuan dan keterampilan diharapkan pegawai dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan lebih baik.
Pegawai yang telah mengikuti pelatihan juga diharapkan dapat berbagi pengetahuan dan keterampilan yang diperolehnya dari pelatihan kepada pegawai lainnya. Dengan adanya saling berbagi dalam pengetahuan dan keterampilan tersebut, diharapkan dapat meningkatkan kerjasama antar sesama pegawai sehingga akan berdampak pada peningkatan kinerja pegawai yang pada akhirnya berdampak pada peningkatan kinerja BIKT Kabupaten Deli Serdang.