M engukuhkan diri sebagai BUMN Inovatif melalu
THANG LONG CEMENT COMPANY
Untuk memudahkan koordinasi dalam rangka pemenuhan kebutuhan layanan di OpCo, Biro Operasional ICT di masing-masing OpCo berkoordinasi dengan Departemen Akuntansi di masing-masing OpCo yang sekaligus bertindak sebagai counterpart ICT di masing-masing OpCo.
Garis Koordinasi Biro Operasional ICT dengan Organisasi OpCo BOD OpCo DEPARTEMENT AKUNTANSI / KEUANGAN DEPARTEMENT .... DEPARTEMENT .... DEPARTEMENT .... Biro Operasional ICT HoldCo yang
Assessment Maturity Level
Untuk meningkatkan kualitas ICT, setiap tahun telah ditunjuk pihak eksternal untuk melakukan assessment maturity level pengelolaan ICT serta memberi masukan terkait penyempurnaan pengelolaan ICT Perseroan. Pada tahun 2013, skor Maturity Level Perseroan adalah 3,34 naik dari tahun sebelumnya 2,85.
Kinerja Fungsi ICT di tahun 2013
Sepanjang tahun 2013 fungsi ICT telah melakukan berbagai kegiatan sesuai dengan KPI fungsi ICT sebagai berikut:
Aktivitas Target Pencapaian
1. Rekonfigurasi SAP untuk Semen
Indonesia Go Live 1 Januari 2013 Go Live 1 Januari 2013
2. Roll Out SAP TLCC Go Live 1 Juli 2013 Go Live 1 Juli 2013 3. HRIS Phase II System Ready Semester I System Ready Semester I 4. Dukungan Sistem Informasi untuk
Perseroan 3/4 Layanan Ready July 2013 Layanan Ready July 2013 5. Roll Out SAP TLCC Go Live 1 Juli 2013 Go Live 1 Juli 2013 6. Sentralisasi Organisasi ICT Perseroan Oktober 2013 Oktober 2013 7. ICT Maturity Level Assessment (PER-01/
MBU/2011 & PER-02/MBU/2013) Maturity Level : 3 (Skala 5) Maturity Level : 3.34
8. Utilisasi Vicon 100x vicon/bln 95x vicon/bln
9. E-Proc Go Live full cycle eproc (di SMI) 1 Oktober 2013 Go Live full cycle eproc (di SMI) 1 Oktober 2013 10.Roll Out SAP Virtual Opco Go Live 1 Jan 2014 Go Live 1 Jan 2014
Pengembangan Teknologi Informasi
Dalam rangka mendukung percepatan pengambilan keputusan bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional, Perseroan mengembangkan dan meningkatkan kualitas aset utamanya, yaitu information capital. Peningkatan kualitas dilakukan melalui pengembangan peran Teknologi Informasi sebagai katalis yang dapat secara langsung mempercepat pertumbuhan bisnis Perseroan.
Oleh karenanya, sejalan dengan penyusunan strategi dan roadmap pengembangan bisnis, Perseroan secara konsisten menjalankan inisiatif-inisiatif yang tertuang dalam masterplan teknologi informasi dan komunikasi (ICT Masterplan) agar dapat menunjang strategi bisnis serta memperkuat daya saing di industri persemenan, dimana efisiensi biaya adalah salah satu kunci utama untuk memenangkan persaingan. Perseroan juga menyusun Target Operating Model ICT untuk memastikan dukungan IT dalam implementasi strategi bisnis dengan berprinsip pada adanya:
• Standarisasi Proses Bisnis dan Sistem di seluruh Semen Indonesia group • Peningkatan level otomasi proses
Skema Target operating model ICT untuk mendukung strategi bisnis digambarkan dalam skema berikut.
Drivers
Components of Target Operating Model Other Projects
ERP Knowledge Business CRM Human Resource Collaboration Aplication Network Integration Security Architecture BCM Unified Communication Architecture IT Vision & Organization Managed Services IT Vision & Organization • Business Strategy • Business Requirements
• IT Requirements • As Is Analysis • Guiding Principe
Implementasi ICT Masterplan
Perseroan telah menyusun ICT masterplan dengan metodologi yang menjamin keselarasan (alignment) antara kebutuhan bisnis dan inisiatif-inisiatif ICT. Seluruh kebutuhan dan rencana bisnis semua operating company (OpCo) diidentifikasi, baik di tingkat operasional maupun di tingkat strategis. Kemudian, dari seluruh kebutuhan dan rencana bisnis tersebut ditentukan inisiatif-inisiatif ICT yang dapat mendukung dan bahkan mempercepat pencapaian target bisnis dan dibagi dalam kategori infrastruktur ICT, Manajemen ICT, dan Business services. ICT masterplan Tahap II ( ICTMP II ) untuk periode 2014-2017 merupakan kelanjutan dari Tahap I (ICTMP I) . Sementara ICTMP I berkonsentrasi pada penyediaan satu platform sistem ERP sehingga dapat melakukan strandarisasi proses bisnis antar OpCo, ICTMP II berusaha untuk merevitalisasi dan meningkatkan modul ERP serta memperluas kemampuan untuk mendukung CRM (Customer Relation Management) dan SCM (Supply Chain Management).
CRM dan SCM adalah kunci untuk meningkatkan daya saing Perseroan di pasar domestik dan regional untuk “meningkatkan pertumbuhan perusahaan“. CRM akan memungkinkan Perseroan untuk “ bergerak lebih dekat kepada pelanggan dengan memberikan pengetahuan pelanggan yang lebih baik dan dukungan pelanggan untuk memenangkan pasar. SCM akan memperkuat jaringan supply chain dari Perseroan dengan mempersatukan dan mengintegrasikan jaringan pasokan serta meningkatkan kerja sama dengan vendor. SCM akan memimpin dan mendukung strategi perusahaan untuk “mengelola keamanan energi” dan untuk “mengelola risiko kunci” . Keseluruhan ICTMP II akan “meningkatkan citra perusahaan”.
Inisiatif Pengembangan
ICT Risk Reduction Opportunity to be Captured
Internal Business Process Improvement
• Reduce unnecessary stock
• Reduce uncertainty level on spare part delivery
- Cost reduction, faster process, standardized performance
Business Analytic • Reduce the late visibility of key information/data - Analyze more granular information Supplier Relation
Management (SRM) • Reduce uncertainty in material/spare part supply - Effective sourcing Supply Chain
Management (SC) •
Reduce inefficiency
• Reduce underserve market - Build strong networks with partners Customer Relation
Management (CRM) - - Build/educate marketIncrease customer loyalty
Capex Management • • Reduce project risksReduce inefficiency • Leverage resources to faster investment and benefit realization
Strategy Management • Reduce misalignment between strategic and operational strategy
• Leverage resources to business growth ICT infrastructure • Reduce Business disruption risk
• Reduce SLA violation risk
• Leverage IT resources to value to business and its strategy
Sejak tahun 2013, telah dimulai implementasi ICTMP Tahap II. Pada tahun tersebut kegiatan implementasi ICTMP lebih banyak fokus untuk menunjang kegiatan Corporate Action yang meliputi implementasi teknologi ICT termasuk SAP di pabrik TLCC Vietnam yang baru diakuisisi, perubahan nama dari PT Semen Gresik (Persero) Tbk, menjadi PT Semen Indonesia (Persero) Tbk, Proyek Indarung VI-Rembang-Tonasa V, dan implementasi Virtual OpCo Semen Gresik.
Strategi implementasi
Untuk menjamin keberhasilan implementasi ICTMP, mendukung Strategic Alignment dan meningkatkan efisiensi, maka Perseroan melakukan penyatuan organisasi ICT di tingkat Holding. Dengan penyatuan ini maka perencanaan, standarisasi layanan, strategi eksekusi dan pemantauan proyek-proyek ICT dilakukan secara terpusat, begitu juga dengan operasional ICT.
Dengan Tata Kelola ICT yang baik diharapkan akan mendukung pencapaian KPI dan peningkatan maturity level sebagaimana ditargetkan. Untuk itu di tahun 2013 telah dibentuk Unit ICT Governance and Compliance yang secara khusus mengawal pelaksanaannya.
Progress ICTMP
Perseroan telah memiliki satu jaringan backbone group sehingga seluruh aplikasi, komunikasi, video conference, serta konten dapat diakses dari setiap end point cabang Perseroan. Perseroan juga telah menerapkan sentralisasi server aplikasi, sehingga seluruh aplikasi bisnis berada di satu tempat sentral yang dapat diakses dari semua tempat baik dari lokasi Packing Plant, Distributor, Ekspeditur, vendor maupun kantor Bank.
Virtual Meeting
Virtual Meeting untuk koordinasi antar unit kerja, bahkan antar perusahaan di lingkungan Semen Indonesia Group telah membudaya. Hampir semua ruang pertemuan dilengkapi dengan peralatan Video Conference yang canggih, sehingga memungkinkan pengguna untuk melakukan rapat koordinasi jarak jauh secara efektif dan efisien. Dengan demikian, proses pengambilan keputusan dapat berlangsung cepat, biaya perjalanan dinas dapat dihemat dan pengguna tidak perlu banyak kehilangan waktu dan tenaga untuk melakukan koordinasi. Otomatisasi Sistem Transportasi Dengan RFID
Untuk mengidentifikasi dan memantau angkutan truk yang keluar masuk pabrik dan gudang-gudang penyangga, Perseroan telah mengimplementasikan teknologi RFID yang secara otomatis akan menginput data kedalam sistem SAP jika melewati pos-pos tertentu. Hal ini tentu akan memperlancar proses pendistribusian produk. Di tahun 2013 lebih banyak lagi area distribusi yang sudah menggunakan teknologi RFID ini.
Pada tahun 2013, Perseroan melanjutkan pelaksanaan berbagai program utama dari ICTMP serta melakukan perbaikan sistem untuk menyempurnakan proses bisnis maupun untuk meningkatkan otomasi proses bisnis, yakni:
• Implementasi Aplikasi ICT, mencakup;
- Business intelligence system, dengan manfaat membantu Middle dan Top Management melakukan pemantauan kegiatan bisnis Perseroan.
- Sistem Treasury Perseroan, dengan manfaat otomasi pengelolaan dana, investasi dan arus kas
- Sistem Business Planning & Consolidation, dengan manfaat percepatan penyusunan laporan keuangan Perseroan
- SAP Modul HRIS, dengan manfaat administrasi Master Data Pegawai dan Proses Payroll, CPMS (Corporate Performance Monitoring System) untuk memantau kinerja korporasi, dan EPMS (Employee Performance Management System) untuk memantau kinerja individu.
- Knowledge Management System, dengan manfaat mendokumentasikan pengetahuan dan pengalaman karyawan agar dapat menjadi bahan pembelajaran bagi pegawai lainnya.
- Implementasi SAP di pabrik semen TLCC Vietnam.
- Implementasi SAP di proyek Indarung VI, Rembang, Tonasa V.
- Implementasi SAP terkait perubahan nama PT Semen Gresik (Persero) Tbk menjadi PT Semen Indonesia (Persero) Tbk.
• Enhancement System ERP, mencakup:
- Banking Online system dengan beberapa bank, dengan manfaat percepatan siklus pembayaran
- Sales & Transport Monitoring, dengan manfaat memantau manajemen penjualan, distribusi dan transportasi secara detail dan real time.
- Routing & Vessel Management, dengan manfaat memantau persediaan di masing-masing gudang yang diintegrasikan dengan rencana pengiriman via kapal.
- Portal HRIS, dengan menambah fitur-fitur baru pada CPMS dan EPMS.
• Perbaikan infrastruktur ICT dan manajemen ICT, mencakup:
- Penyempurnaan dan penambahan meeting pointVideo Conference, untuk meningkatkan efisiensi & koordinasi seluruh elemen Perseroan.
- Implementasi ICT Governance untuk meningkatkan tata kelola ICT Perseroan.
- Optimalisasi sistem Service Desk / Call Center ICT melalui sentralisasi organisasi ICT agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan terukur.
- Pengembangan infrastruktur jaringan dan implementasi sistem SAP di beberapa Packing Plant baru dan pabrik baru TLCC Vietnam.
Dampak Bisnis Dari Pengembangan ICT • Budaya Perusahaan
Single system SAP ERP juga menumbuhkan persamaan terminologi, sehingga komunikasi antar perusahaan dalam perseroan semakin lancar. Transparansi informasi semakin meningkat, sehingga antar perusahaan dalam grup Perseroan dapat saling berbagi strategi dan pengalaman untuk menghadapi peningkatan persaingan dan memanfaatkan peluang-peluang yang tercipta dari pertumbuhan pasar.
Dengan penyatuan organisasi ICT di tingkat holding, pola perencanaan ICT perseroan tidak lagi dilakukan secara terpisah, namun dirancang roadmap-nya secara profesional untuk memenuhi kebutuhan semua OpCo dalam jangka panjang.
• IT Shared service
Sejalan dengan penerapan sistem layanan bisnis (business service) secara tunggal dan tersentralisasi di holding, maka semua layanan bisnis (business service) yang diminta OpCo disediakan oleh organisasi ICT yang ada di holding, dan kemudian akan di-charge/dibebankan sesuai dengan layanan yang diterima. Dengan penerapan shared service ini, maka kebijakan-kebijakan strategis group dan standarisasi proses bisnis dapat dijaga, kualitas layanan dapat ditingkatkan dan biaya operasional menjadi lebih efisien. Perseroan berkomitmen untuk terus mendukung pengembangan program ICT dan mengharapkan kerja keras seluruh pihak terkait dari level manajemen, pelaksana maupun vendor demi menjamin keberhasilan serta optimalnya peran ICT dalam meningkatkan kinerja Perseroan secara berkesimbungan di masa mendatang.
Dalam menjalankan kegiatan bisnis dan pencapaian tujuan yang selaras dengan penerapan tata kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), Perseroan dihadapkan pada berbagai risiko yang menjadi tantangan dalam pencapaian visi dan misi. Untuk mengantisipasi hal tersebut dan agar lebih menjamin keberlangsungan rencana strategis Perseroan, maka sejak tahun 2005 Perseroan menerapkan Enterprise-wide Risk Management (EWRM) yang terintegrasi pada seluruh sistem manajemen perusahaan serta secara konsisten dan berkesinambungan telah diterapkan di seluruh proses bisnis dan pengambilan keputusan strategis. Manajemen risiko Perseroan dibangun meliputi beberapa tahapan, yaitu :
• Tahap Persiapan (2005 – 2007)
Tahap persiapan dilakukan untuk mempersiapkan infrastruktur yang dibutuhkan dalam pelaksanaan manajemen risiko yang dilaksanakan dalam jangka waktu 3 Tahun.
· Pembentukan Unit Manajemen Risiko; · Penyiapan kompetensi personil;
· Pilot project risk assessment di Divisi Produksi dan Pemasaran;
· Pembentukan Komite Strategi, Manajemen Risiko, dan Investasi oleh Dewan Komisaris Perseroan; · Audit pelaksanaan manajemen risiko Perseroan oleh Komite Audit Dewan Komisaris Perseroan; · Penyusunan manual manajemen risiko Perseroan;
· Inisiasi penyusunan kajian risiko strategis di Perseroan;
· Penyusunan roadmap pengembangan manajemen risiko Perseroan. • Tahap Implementasi (2008 – 2009)
Sistem yang telah dirancang dan dianalisa pada tahap persiapan selanjutnya diterapkan pada tahap implementasi.
· Penyusunan kebijakan manajemen risiko Perseroan; · Pembentukan tim manajemen risiko Perseroan; · Penyusunan prosedur manajemen risiko Perseroan;
· Sosialisasi dan pelatihan manajemen risiko di seluruh elemen Perseroan. · Melakukan Risk Assessment di seluruh unit kerja Perseroan;
· Pengukuran Risk Maturity Level pertama oleh lembaga independen;
· Melakukan kajian risiko terkait isu strategis dan operasional yang dilakukan Perseroan.