Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik Pasal 1 ayat 2 menyatakan bahwa:
“Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik adalah kartu Identitas Pegawai Negeri Sipil yang memuat data Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya secara elektronik, selanjutnya disebut Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE)” Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) yang saat ini berlaku belum dapat dimanfaatkan untuk kemudahan dan pemberian pelayanan multiguna kepada
Pegawai Negeri Sipil (PNS), penerima pensiun dan keluarganya. Sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun
2008 pasal 1 ayat 3 menyatakan bahwa :
“Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik Tambahan (KPE Tambahan) adalah Kartu Identitas untuk suami/istri dan anak yang menjadi tanggunan Pegawai Negeri Sipil atau penerima Pensiun sesuai dengan peraturan perundangan-
Artinya setiap Pegawai Negari Sipil akan diberikan Kartu Pegawai yang memuat data pegawai negeri sipil dan keluarganya secara elektronik. Kartu Pegawai Elektronik sebagaimana dimaksud diatas adalah kartu identitas Pegawai Negari Sipil dan penerima pensiun Pegawai Negari Sipil yang berfungsi multiguna untuk pelayanan di bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian. Pemberian Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) dan Kartu Pegawai Elektronik tambahan bertujuan untuk memudahkan pelayanan kepada Pegawai Negari Sipil dan penerima pensiun Pegawai Negari Sipil dan keluarganya.
Terobosan yang dilakukan Badan Kepegawaian Negara merupakan bentuk reformasi birokrasi dalam pendataan kepegawaian. Kartu Pegawai Elektronik diharapkan dapat memangkas berbagai birokrasi yang akan mengurangi beban Pegawai Negari Sipil dalam pengurusan administrasi kepegawaian dan layanan yang diperoleh akan lebih transparan dan objektif.
Adapun dasar hukum yang melandasi Badan Kepegawaian Negara dalam mengimplementasikan Kartu Pegawai Elektronik sebagai berikut:
a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Pasal 12 Ayat (2) yaitu mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional dan sejahtera serta memiliki misi yaitu menyelenggarakan manajemen Pegawai Negeri Sipil berbasis kompetensi untuk mewujudkan Pegawai Negeri Sipil yang profesional dan sejahtera.
b. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil dan Petunjuk pelaksanaan konversi Nomor Induk Pegawai.
c. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil dan Pedoman pelaksanaan permintaan, penetapan dan penggunaan Nomor Induk Pegawai.
d. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik dan Petunjuk pelaksanaan penerbitan Kartu Pegawai Elektronik.
Kebijakan yang dilakukan pemerintah dalam menerbitkan Kartu Pegawai Elektronik adalah untuk memudahkan pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil, penerima pensiun Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya, juga membangun database Kartu Pegawai Elektronik yang memiliki tingkat keotentikan dan indentifikasi yang tinggi sehingga menghasilkan data dan informasi yang akurat, serta memberikan fasilitas multifungsi layanan kepada Pegawai Negeri Sipil yang lebih efektif dan efesien melalui penggunaan Kartu Pegawai Elektronik.
Pemberlakuan kartu identitas tunggal bagi Pegawai Negari Sipil merupakan tindak lanjut Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN), Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik. Sebab, Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) yang dianggap belum dapat dimanfaatkan untuk kemudahan dan pemberian pelayanan multiguna kepada Pegawai
Negeri Sipil, penerima pensiun dan keluarganya. Berbagai kemudahan akses, bisa dilakukan melalui kartu tersebut. Seperti, kartu kredit, ATM maupun kartu Askes dan lain sebagainya.
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2008 Pasal 7, 8 dan 9 adapun Fungsi dari Kartu Pegawai Negari Sipil Elektonik, sebagai berikut:
1. Updating data Pegawai Negeri Sipil secara langsung melalui Anjungan yang terdapat pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten/ Kota;
2. Pelayanan Kesehatan (ASKES); 3. Pelayanan Perumahan (TAPERUM); 4. Pelayanan TASPEN;
5. Tabungan Hari Tua (THT); 6. Pelayanan Pensiun;
7. Pelayanan Haji;
8. Kartu ATM dan Transaksi Perbankan.
Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) merupakan kartu identitas pegawai sebagai pengganti dari Kartu Pegawai (Karpeg) yang ada sekarang sebagai bukti diri seorang Pegawai Negari Sipil. Kartu Pegawai Elektronik selain sebagai kartu identitas Pegawai Negari Sipil, dirancang secara khusus dengan bentuk dan format berbeda yang dapat digunakan oleh Pegawai Negari Sipil sebagai kartu belanja dan dompet elektronik. Kartu Pegawai Elektronik ini telah di launching oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara pada tanggal 30 Mei 2006 di Jakarta bertepatan dengan ulang tahun
Badan Kepegawaian Negara ke-58. Untuk persiapan pembuatan Kartu Pegawai Elektronik, Badan Kepegawaian Negara telah mempersiapkan pedoman pelaksanaan dan implementasinya akan dilakukan secara bertahap.
Di sisi lain juga dalam implementasinya Pencetakan Kartu Pegawai Elektronik ini bertujuan untuk :
a. Mendapatkan data biometric fisik Pegawai Negeri Sipil yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil.
b. Membangun database Kartu Pegawai Elektronik yang memiliki tingkat keotentikan dan identifikasi yang tinggi sehingga menghasilkan data dan informasi yang akurat.
c. Mewujudkan Data Kepegawaian yang mutakhir di Instansi Pusat maupun Daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian yang dapat diakses oleh Pegawai Negeri Sipil bersangkutan melalui Anjungan Kartu Pegawai Elektronik
d. Memberikan fasilitas multifungsi layanan kepada Pegawai Negeri Sipil yang lebih efektif dan efesien melalui penggunaan Kartu pegawai Negeri Sipil Elektronik.
Disamping itu dalam pelaksanaan kegiatan Implementasi Kartu Pegawai Negari Sipil Elektronik juga mendapatkan manfaat antara lain :
a. Mempermudah dalam pelaksanaan pembangunan platform elektronik yang mendukung pelaksanaan e-Government sebagai media pencatatan,
pengawasan dan kontrol serta dapat diintegrasikan dengan layanan sektor yang lainnya.
b. Tersedianya informasi Pegawai Negari Sipil yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian Pegawai Negari Sipil, dan informasi data kepegawaian Pegawai Negari Sipil dapat diakses oleh Pegawai Negari Sipil bersangkutan melalui Kartu Pegawai Elektronik dan Anjungan Kartu Pegawai Elektronik.
c. Tersedianya fasilitas layanan dalam rangka penanganan dan pengelolaan Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE) serta pengendalian data Pegawai Negari Sipil.
d. Tersedianya acuan data Pegawai Negari Sipil bagi instansi dan pihak yang terkait dalam rangka peningkatan layanan kepegawaian secara efektif, efisien dan terpadu, seperti layanan pembayaran gaji, asuransi kesehatan, tabungan pensiun, tabungan perumahan, dsb.
Gambar 5. Desain Kartu Pegawai Elektronik :
Kartu Pegawai Elektronik dibuat dengan warna dasar kuning dalam bentuk persegi panjang dengan ukuran sebagai berikut :
a. Panjang 85,60 mm; b. Lebar 53,98 mm; c. Tebal 0,7 mm.
Bagian depan Kartu Pegawai Elektronik berlatar belakang peta wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang diatasnya terdapat :
a. Gambar burung Garuda Pancasila;
b. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA;
c. Tulisan KARTU PEGAWAI NEGARI SIPIL ELEKTRONIK (KPE); d. Microchip warna kuning emas;
e. Nama, NIP, dan foto pemilik Kartu Pegawai Elektronik; f. Tempat dan tanggal ditetapkannya Kartu Pegawai Elektronik.
Microchip memuat data elektronik pemilik Kartu Pegawai Elektronik antara lain : data kepegawaian, sidik jari, data keluarga, nama jabatan. Memory Usage Kartu Pegawai Elektronik (Bytes) adalah:
a. Main Card for Pegawai Negari Sipil 9.015-14,08% (dari 64 Kb); b. Additional Data for Spouses 6.378 – 9,96% (dari 64 Kb);
c. Additional Data for Children 6.362-9,94% (dari 64 Kb);
d. Biometric Data Picture & FP Aprox. 30 Kb atau 46% (dari 64 Kb).
Bagian Belakang Kartu Pegawai Elektronik memuat :
a. Logo dari pihak-pihak yang terkait program Kartu Pegawai Elektronik; b. Magnetic Stripe (Swipe Contact);
c. Pengumuman atau himbauan berkaitan dengan Kartu Pegawai Elektronik; d. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (BKN), alamat, dan nomor
telepon.
Nomor Induk Pegawai adalah Nomor Identitas Pegawai Negari Sipil, sebagai nomor pensiun, sebagai nomor asuransi sosial dan sebagai dasar penyusunan tata usaha kepegawaian yang teratur. Nomor Induk Pegawai yang berlaku saat ini menggunakan sembilan angka, dua angka pertama menunjukkan instansi tempat bekerja, tujuh angka berikutnya menunjukkan nomor urut pegawai. Jumlah digit yang hanya sembilan angka sudah tidak dapat dipertahankan lagi dengan adanya tuntutan masyarakat dan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, karena nomor induk pegawai yang ada saat ini tidak dapat lagi membedakan antara Pegawai Negari Sipil pusat dan Pegawai Negari Sipil daerah.
Untuk mengatasi masalah tersebut Badan Kepegawaian Negara telah merancang Nomor Induk Pegawai baru dengan jumlah 18 digit, disusun tidak lagi menunjukkan unit kerja dimana Pegawai Negari Sipil bekerja, tetapi berdasarkan tahun bulan dan tanggal lahir pegawai yang bersangkutan serta bulan dan tahun mulai masuk menjadi CPNS serta satu digit menunjukkan jenis kelamin dan 3 digit terakhir menunjukkan angka urut pada saat dinagkat menjadi PNS/CPNS. Sebagai contoh Pegawai Negari Sipil bernama Dedi Saputra lahir di Bandar Lampung pada tanggal 27 November 1986 diangkat menjadi CPNS bulan Pebruari 2009, dengan demikian penulisan nomor induk pada kartu pegawainya menjadi 19861127 200902 1 002.
Dengan kode Nomor Induk Pegawai yang baru ini nantinya Pegawai Negari Sipil dimanapun bertugas nomor induknya menjadi unik dan diharapkan dapat menjadi perekat dan pemersatu dalam semangat Negara Kesatuan Republik Indonesia. Selanjutnya Nomor Induk Pegawai ini akan menjadi identitas Pegawai Negari Sipil yang kemudian dituangkan dalam Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik berfungsi multiguna sebagai pengganti Kartu Pegawai yang telah ada.
Kartu Pegawai Elektronik merupakan terobosan untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian agar lebih efisien dan efektif, Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai unsur aparatur negara bertugas memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional, jujur, adil, dan merata tetapi di sisi lain, layanan yang diterima oleh Pegawai Negari Sipil itu sendiri masih sangat rendah. Kartu pegawai elektronik diharapkan dapat memangkas berbagai Birokrasi yang akan mengurangi beban Pegawai Negari Sipil dalam pengurusan administrasi kepegawaian dan layanan yang diperoleh akan lebih transparan dan objektif. Badan Kepegawaian Negara mulai tahun 2005 mengkaji agar layanan kepada Pegawai Negari Sipil lebih transparan, objektif, dan efisien. Tindak lanjut dari kajian itu adalah dengan diterbitkannya Kartu Pegawai Elektronik.
