BAB II LANDASAN TEOR
3. Tinjauan tentang tata usaha
a. Pengertian Tata Usaha
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha.
Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab dan wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari unsur- unsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali.
Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa (2003: 7) menyatakan bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu:
1) Organisasi 2) Managemen 3) Komunikasi
commit to user 4) Ketatausahaan 5) Perbekalan 6) Keuangan 7) Kepegawaian 8) Perwakilan
Kantor tata usaha dirasa sangat penting keberadaannya. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan dan diterima sebagai sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari suatu organisasi. Tanpa kantor tata usaha roda-roda kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.
Tata usaha ini jelas sangat penting bagi setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab dalam pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dalam sebuah organisasi perkantoran manapun tentu dilaksanakan kegiatan tata usaha. Tata usaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.
Tata usaha menurut pendapat Saiman (2002: 14) menyatakan bahwa:
”Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusuan
keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh
siapa saja yang membutuhkan”.
Tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 16) adalah: ” Tata usaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Sedangkan pengertian tata usaha menurut Hadari Nawawi dan Martini
Hadari (1996: 147) adalah : ”Tata usaha sebagai kegiatan menghimpun,
mencatat, mengadakan, menggandakan, menyimpan, dan mengirim berbagai bahan atau data/ informasi untuk mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi”.
commit to user
Dari pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa tata usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan dan mengirim berbagai bahan keterangan atau informasi yang dapat dipergunakan secara langsung oleh pimpinan organisasi atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan bahan informasi tersebut.
b. Peranan Tata Usaha dalam Organisasi
Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi, sehingga tata usaha sifatnya membantu/ menunjang bagi kelancaran kegiatan pokok perkantoran/ organisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Woworuntu dalam Saiman (2002: 15) yaitu administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, tulis menulis dari proses tersebut.
Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan menjadi lebih baik. Tata usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat.
Kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena kegiatan tata usaha juga ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi secara efisien. Apabila kegiatan tata usaha tidak mendapat perhatian yang cukup akan mempengaruhi aktivitas/ pekerjaan lainnya termasuk menghambat pimpinan dalam pembuatan keputusan. Hal ini juga akan mengakibatkan organsasi yang bersangkutan sulit berkembang dan tujuan organisasi sulit tercapai secara efisien. Tata usaha perlu mendapat perhatian, karena tata usaha ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi tercapai secara efisien.
commit to user
Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan aktivitas dan perkembangan suatu organisasi pada keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Adapun peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 20) adalah sebagai berikut:
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapi tujuan dari sesuatu organisasi.
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
c. Jenis-jenis Kegiatan Tata Usaha
Tata usaha adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan atau informasi. Fungsi tata usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan perkantoran. Sehingga fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data/ informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi yang dilakukan dengan pencatatan, penyimpanan, penggandaan semua data atau informasi yang berupa warkat-warkat yang selalu siap apabila sewaktu- waktu diperlukan. Tata usaha juga berfungsi memberikan pelayanan, dalam arti membantu personel lain dari dalam maupun luar organisasi yang memerlukan data atau informasi agar dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif.
Adapun ciri-ciri tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 21) adalah sebagai berikut :
1) Merupakan pekerjaan pelayanan
2) Bersifat merembes ke segenap bagian dari organisasi dan dapat dilaksanakan dimanapun sampai diluar kantor.
3) Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi dari pucuk pimpinan sampai pegawai-pegawai terbawah.
Kegiatan tata usaha menurut Saiman (2002: 15) dapat dikelompokkan sebagai berikut :
commit to user
1) Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
2) Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat menyurat, pencatatan dan penerimaan telepon serta faksimile ataupun internet. 3) Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data
laporan, data statistik dan lain-lain.
4) Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/ organisasi.
Adapun kegiatan tata usaha menurut J.C Doyner dalam bukunya Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1996: 148) dapat dibedakan sebagai berikut:
1) Menerima informasi seperti surat-surat, daftar-daftar, standar harga, kutipan-kutipan dan sebagainya.
2) Mencatat data/ informasi seperti persediaan peralatan, data kepegawaian, hasil kerja dan lain-lain.
3) Menghimpun, menyusun dan mengklasifikasikan data/keterangan (informasi) seperti penomoran surat, arsip surat dan sebagainya.
4) Melayani/memberikan data/informasi, seperti mengkonsep surat, mendistribusikan surat dan lain-lain.
5) Menjamin agar tugas –tugas pokok dapat dilaksanakan.
Sedangkan The Liang Gie (2000: 16) mengemukakan kegiatan tata usaha meliputi sebagi berikut:
1) Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 2) Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan denganberbagai peralatan tulis
ketyerangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3) Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan- keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Dari pendapat-pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa kegiatan tata usaha berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mencatat,
commit to user
mengelola, mengadakan, mengirim, menyimpan bahan keterangan/ informasi yang diperlukan bagi organisasi serta menjamin agar kegiatan-kegiatan pokok organisasi dapat dilaksanakan secara efektif.
Masing-masing kegiatan tata usaha ini apabila dijalankan pada suatu kantor akan sangat berguna dalam mencapai tujuan organisasi secar efisien. Dengan aktivitas tata usaha pimpinan dapat memperoleh keterangan/ informasi yang dijadikan dasar untuk menentukan tindakan dan kebijaksanaan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
d. Pengorganisasian dalam Tata Usaha
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Kantor tempat kegiatan tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagi tempat kerja tambahan saja dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Karena tata usaha juga ikut berperan dalam menentukan berhasil atau tidaknya tujuan organisasi secara efisien. Oleh karena itu, pengorganisasian didalam tata usaha sangat diperlukan dan harus mendapatkan perhatian agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Pengorganisasian dalam tata usaha adalah aktivitas yang dilaksanakan oleh manajer atau pimpinan organisasi yang dilaksanakan dengan melakukan kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para pejabat yang ada dalam tata usaha guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
e. Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha
Dalam menjalankan aktivitas tata usaha dalam suatu organisasi perkantoran pasti tidak terlepas dari kendala-kendala yang menghambat jalannya pelaksanaan pengorganisasian tat usaha tersebut. Hambatan- hambatan tersebut akan mengakibatkan pengorganisasian tata usaha menjadi tidak lancar. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
commit to user
1) Beban kerja yang tidak merata
Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil diantara pegawai. Selain itu, pembagian kerja yang tidak merata juga akan berakibat buruk bagi pegawai yaitu pejabat yang dianggap rajin pada suatu ketika tidak mampu lagi bila ditambahi beban kerja, sedangkan pejabat yang semula dianggap pemalas akan menjadi bertambah malas.
Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara dengan topik yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan pekerjaan, menggerombol untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu lalang diruang kerja tanpa tujuan yang jelas.
Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122)
2) Kurangnya koordinasi
Koordinasi adalah suatu kondisi dimana terkandang aspek-aspek tidak terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja, sebagai akibat dari pada pekerjaan menghubung-hubungkan, menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya dalam suatu kerja sama yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dengan adanya gejala-gejala berikut:
a) Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi kekembaran dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan material.
b) Petugas-petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan sesuatu tanggung jawab kepada pihak lain karena masing-masing merasa bahwa sesuatu pekerjaan tidak termasuk dalam ruang lingkup
commit to user
tugasnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan adanya kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan.
c) Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serta ragu dalam pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan, ternyata serba salah saling berbenturan atau bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. (Sutarto, 2000: 130)
Dalam melakukan pengorganisasian sangat diperlukan asas koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara baik dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Apabila di dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya melaksanakan asas departemenisasi dan pembagian tugas tanpa melaksanakan asas koordinasi, maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya kesatuan arah sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya akan sulit tercapai secara efektif.
f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha Suatu pengorganisasian tata usaha akan berjalan dengan lancar apabila hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengorganisasian tata usaha tersebut dapat teratasi dengan baik. Adapun cara untuk mengatasi hambatan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Pembagian kerja yang merata
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karen itu, pembagian kerja diartikan dalam dua macam:
Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104)
commit to user
Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya dalam suatu organsasi terdapat 3 orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8 macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang 20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien.
2) Adanya koordinasi
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam mencapai tujuan. Untuk itu koordinasi harus ditumbuhkan sebagai sesuatu kebutuhan pada setiap personal atau unit/ satuan kerja dan bukan selalu harus dipaksakan.
Apabila dalam suatu organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat diambil, yaitu:
a. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi.
b. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau pejabatnya merupakan yang paling penting.
c. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabatnya.
d. Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas. e. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya
commit to user
organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat.
f. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu menunggu yang memakan waktu lama.
g. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu tugas.
h. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran antar pejabat untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya atas kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya.
i. Dengan koordinasi dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat.
j. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat.
k. Adanya kesatuan langkah antar pejabat.
l. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat.( Sutarto, 2000: 146)