commit to user
ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA
PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL
BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO
SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh :
LULIANA ELIN
K7407020
P. IPS / PAP
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA
PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL
BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO
SURAKARTA
Oleh :
LULIANA ELIN
K7407020
SKRIPSI
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi
BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran
Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
iii
PERSETUJUAN
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I, Pembimbing II,
Drs.Sutaryadi, M. Pd Tutik Susilowati S.Sos, M. Si
commit to user
iv
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima
untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.
Pada hari :
Tanggal :
Tim Penguji
Nama Terang dan Tanda Tangan
1. Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd 1. ………….
2. Sekretaris : Susantiningrum S.Pd, S.E, MAB 2. ...
3. Anggota 1 : Drs.Sutaryadi, M. Pd 3. …………
4. Anggota 2 : Tutik Susilowati S.Sos, M. Si 4. ………….
Disahkan oleh
Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret
Dekan,
Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd
commit to user
v ABSTRAK
Luliana Elin. ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA. Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret, Maret 2011.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) bagaimana
pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian
kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD
Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (2) faktor-faktor apakah yang mendukung dan
menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata
Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (3) bagaimana upaya
yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat
pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian
kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
Penelitian ini menggunakan pendekatan atau bentuk penelitian kualitatif
dengan metode deskriptif. Strategi yang digunakan strategi tunggal terpancang.
Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen dan arsip.
Teknik sampling yang digunakan adalah teknik purposive random sampling dan teknik snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan mengkaji dokumen. Untuk keabsahan data,
menggunakan trianggulasi data atau sumber dan trianggulasi metode. Sedangkan
teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Bagian Tata
Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan
asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor.
Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman
semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata
Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr.
commit to user
vi
dengan adanya pembagian departemen pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.
Dr. Soeharso Surakarta berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/
HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003; (3) dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata
Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum sepenuhnya
diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang
pekerjaan yang diberikan dan masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai
komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih
terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda
pekerjaan, baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, dan baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan; (4) asas koordinasi dalam
pengorganisasian dilakukan dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang
ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan
memperlancar pencapaian tujuan. Namun, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.
Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan
dengan masih adanya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan
yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat
sedangkan BBRSBD hanya menerima pegawai yang dipilih pusat; (5)
pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas
sesuai dengan struktur organisasi. Namun, masih terdapat pegawai yang menerima
tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar
untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi
commit to user
vii ABSTRACT
Luliana Elin. ANALYSIS OF ORGANIZING THE ADMINISTRATION OFFICE AT BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA
(BBRSBD) PROF. DR. SOEHARSO IN SURAKARTA. Script. Surakarta:
Pedagogic and Education Science Faculty, Sebelas Maret University, March 2011.
This research aims to know (1) how organizations that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta, (2) whether the factors that support and hinder the organization that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta, (3) how the efforts to overcome the hinder factors the organization that is based on the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta.
This study used approach or research forms of qualitative research with descriptive method. Strategies used a single strategy fixed. Data sources are informants, places and events as well as documents and archives. The sampling technique used was purposive random sampling technique and snowball sampling techniques. Data collection techniques used was interviews, observation and reviewing documents. The data validity, using triangulation of data or source and triangulation method. While the data analysis technique used is an interactive analysis.
commit to user
viii
commit to user
ix MOTTO
Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan orang-orang yang diberi
ilmu pengetahuan beberapa derajat
(Q.S. Mujadillah : 11)
Many things may come to those who wait, but the only things that is left by those who work hard.
Banyak hal mungkin datang kepada mereka yang menunggu, tetapi hanya hal-hal
yang disisakan oleh mereka yang bekerja keras.
(Abraham Lincoln)
Tidak ada apa pun yang pernah datang kepada orang yang layak memiliki kecuali
sebagai hasil dari kerja keras.
(Booker T. Washington)
Inti dari kepemimpinan adalah Anda harus memiliki visi dan mengarahkan
organisasi ke arah yang tepat , Anda tidak bisa meniup terompet sembarangan.
commit to user
x
PERSEMBAHAN
Kusuntingkan skripsi ini untuk :
Bapak dan Ibuku tercinta
yang tak pernah putus memanjatkan do’a kebaikan untukku
Fika (Phikachu)
Adikku tersayang yang sekaligus menjadi teman dan sahabatku kapanpun dan dimanapun
My Sista “FELNIEZDYTHA”
(febe, niken, ezty, mb dee, yunita)
kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan yang tak kan pernah terlupakan
PAP - FKIP
–
UNS Surakarta
commit to user
xi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr. wb
Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga mampu menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul
“ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA
KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami
berbagai hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan
pengarahan dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat
teratasi. Oleh karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima
kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang
telah memberikan izin penulisan skripsi ini.
2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan
penyusunan skripsi ini.
3. Bapak Sutaryadi selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan
Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS sekaligus Pembimbing I yang
telah memberikan izin penelitian ini dan memberikan pengarahan, bimbingan
serta motivasi tiada henti kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan
penyusunan skripsi ini.
4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi
Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk
commit to user
xii
5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing II yang telah banyak
memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama
pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.
7. Bapak Djoko Santoso, Bapak Andre N. Rahmanto, Bapak J. Widodo, Bapak
Anton Subarno, Bapak Hery Sawiji, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni
Ninghardjanti, Ibu Wiedy Murtini dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak dan
Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas
bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.
8. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh
karyawan Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang
telah membantu kelancaran penelitian ini.
9. Kepala Bidang Program dan Advokasi Sosial BBRSBD atas segala bantuan
dan arahan dalam mendukung kelancaran penelitian ini.
10.Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas perjuangan dan kerja keras yang tak
pernah putus untuk kebahagiaanku.
11.Adikku tersayang “fika”, yang mendorongku menyelesaikan skripsi ini agar
cepat selesai.
12.Sahabat-sahabatku “FELNIEZDYTHA” (febe yang gila musik, niken yang pintar, esty yang sensitif, mb dyah yang dewasa abis dan ita yang lucu tapi
tukang ngaret) yang telah menjadi teman baikku dan banyak memberikan
semangat untukku.
13.Anak-anak Kost “Rinenggo”, kost “Damai” dan kost “Gubug Esem” yang
telah baik hati menampungku di kos menunggu jeda waktu kuliah selama ini.
14.Teman-teman PPL- ku (Anin, Novi, Wiwid, Tyas, Nurul, Aulia, Mas Adyn
dan Tyo) atas secuil waktu kebersamaan berjuang di Karanganyar tenteram.
15.Teman-teman kelas A-1 Pendidikan Ekonomi dan kelas A PAP’07 yang
karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu atas segala
kenangan terindah berjuang dalam meniti masa depan, bersama kalian
commit to user
xiii
16.Hari- com dan Narziz- com, atas bantuan yang diberikan dalam penyusunan
skripsiku.
17.Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.
Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan
skripsi ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa
masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik
sangat peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan
pembaca pada umumnya. Amin. Wassalamu’alaikum wr. wb
Surakarta, Maret 2011
commit to user
xiv DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
ABSTRAK ... v
MOTTO ... ix
PERSEMBAHAN ... x
KATA PENGANTAR ... xi
DAFTAR ISI ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xviii
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 6
D. Manfaat Penelitian ... 7
BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka ... 8
1. Tinjauan tentang manajemen ... 8
a. Definisi Manajemen ... 8
b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi ... 9
c. Sarana Manajemen ... 10
d. Fungsi Manajemen ... 11
2. Tinjauan tentang pengorganisasian ... 13
a. Pengertian Pengorganisasian ... 13
b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen ... 14
c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi ... 14
d. Proses Pengorganisasian ... 16
e. Struktur Organisasi ... 17
f. Manfaat Struktur Organisasi ... 18
commit to user
xv
1) Perumusan Tujuan yang Jelas... 21
2) Departemenisasi... 22
3) Pembagian Kerja... 22
4) Koordinasi ... 23
5) Kesatuan Perintah ... 24
3. Tinjauan tentang tata usaha ... 25
a. Pengertian Tata Usaha ... 25
b. Peranan Tata usaha dalam Organisasi ... 27
c. Jenis - Jenis Kegiatan Tata Usaha ... 28
d. Pengorganisasian Dalam Tata Usaha ... 30
e. Hambatan - hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha ... 30
f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha ... 32
B. Hasil Penelitian yang Relevan ... 34
C. Kerangga Berpikir ... 35
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 37
1. Tempat Penelitian ... 37
2. Waktu Penelitian ... 38
B. Bentuk dan Strategi Penelitian ... 38
1. Bentuk Penelitian ... 38
2. Strategi Penelitian ... 39
C. Sumber Data ... 39
D. Teknik Sampling ... 41
E. Teknik Pengumpulan Data ... 42
F. Validitas Data ... 44
G. Analisis Data ... 46
H. Prosedur Penelitian ... 49
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian ... 51
1. Sejarah Berdiri ... 51
commit to user
xvi
3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi ... 54
4. Struktur Organisasi ... 55
5. Job Description ... 56
B. Deskripsi Permasalah Penelitian ... 58
1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 58
a. Perumusan Tujuan yang Jelas... 58
b. Departemenisasi... 60
c. Pembagian Kerja... 63
d. Koordinasi ... 67
e. Kesatuan Perintah ... 70
2. Faktor-faktor yang Mendukung dan Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 72
a. Faktor-faktor yang Mendukung Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 72
b. Faktor-faktor yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 74
c. Cara Memecahkan Masalah yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 77
C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori ... 80
1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 80
a. Perumusan Tujuan yang jelas ... 81
b. Departemenisasi ... 82
c. Pembagian Kerja ... 83
d. Koordinasi ... 84
commit to user
xvii
2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan
Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor
BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ... 86
3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam Pelaksanaan Pengorganisasian ... 89
BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ... 92
B. Implikasi ... 93
C. Saran ... 94
DAFTAR PUSTAKA ... 96
commit to user
xviii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Kerangka Pemikiran ... 36
Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling ... 42
Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/ Sumber ... 46
Gambar 4. Teknik Trianggulasi Metode ... 46
Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif ... 49
Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian ... 50
Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ... 55
commit to user
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Penelitian ... 98
Lampiran 2. Visi, Misi, dan Tujuan Tata Usaha ... 99
Lampiran 3. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ... 100
Lampiran 4. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha... 101
Lampiran 5. SK Menteri Sosial ... 102
Lampiran 6. Job Diskripsi Sub Bagian Kepegawaian ... 109
Lampiran 7. Job Diskripsi Sub Bagian Keuangan ... 113
Lampiran 8. Job Diskripsi Sub Bagian Umum ... 117
Lampiran 9. Data Sub Bagian Kepegawaian ... 124
Lampiran 10. Data Sub Bagian Keuangan ... 125
Lampiran 11. Data Sub Bagian Umum ... 126
Lampiran 12. Pedoman Wawancara ... 127
Lampiran 13. Field Note ... 129
Lampiran 14. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ... 149
Lampiran 15. Surat Permohonan Ijin Penelitian ... 151
Lampiran 16. Surat Permohonan Ijin Research ... 152
Lampiran 17. Surat Ijin Menyusun Skripsi ... 153
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semua instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam
kegiatannya selalu mengadakan suatu aktivitas pekerjaan tertentu yang mengarah
pada tercapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang
pemimpin harus mampu mendayagunakan elemen-elemen dasar yang mendukung
yaitu ”the six M’s” yang mencakup men, materials, machines, methods, money,
dan market.
Tujuan organisasi dicapai melalui penggunaan sumber daya manusia,
sumber daya alam dan penerapan manajemen yang baik. Manajemen merupakan
elemen penting dalam hal melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien.
Henri Fayol dalam Winardi (1990:3) mengatakan bahwa ”sistem syaraf pada
hewan sangat mirip dengan aktivitas-aktivitas manajerial pada sebuah organisasi
sosial”. Manajemen memasuki semua fase sebuah organisasi dan bersifat penting
untuk mencapai suatu koordinasi upaya apabila orang-orang bersatu guna
mencapai suatu tujuan bersama.
Penerapan fungsi-fungsi manajemen perlu dipertimbangkan dalam
kerangka organisasi tertentu mengingat suatu keadaan mengalami perubahan
secara terus menerus. Seorang pemimpin harus menghadapi segala macam jenis
ketidakpastian ketika berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan harus diramu dan diterapkan
secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku.
Dalam upaya mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus
menerapkan dan melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial
yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Agar tujuan organisasi tercapai, maka sumber daya dalam organisasi harus direncanakan,
commit to user
Tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara perorangan karena manusia
memiliki keterbatasan baik itu keterbatasan dalam kemampuan berpikir maupun
kekuatan fisik. Manusia menyadari bahwa tujuan akan lebih mudah untuk dicapai
dengan adanya hubungan kerjasama. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif
dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai
ketentuan bersama.
Dalam suatu organisasi terdapat orang yang dipimpin dan orang yang
memimpin. Bagi seorang yang memegang peran sebagai pimpinan harus mampu
menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen adalah
pengorganisasian, dimana seorang pemimpin melakukan rangkaian kegiatan
pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan
organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi
sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu sarana agar organisasi
dapat berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan asas organisasi.
Dengan adanya pengorganisasian yang tepat atas para individu yang ada
dalam satu organisasi akan memberikan kejelasan ekspektasi-ekspektasi kinerja
individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi bagi para individu terkait sehingga
memberi kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi. Setiap individu
akan memahami benar apa yang menjadi tugas-tugasnya sehingga dapat
menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber
daya baik itu sumber daya material dan sumber daya manusia.
Pengorganisasian merupakan kegiatan manajemen yang menghasilkan
struktur organisasi yaitu suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari
hubungan diantara bidang kerja, maupun individu-individu yang menunjukkan
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem
kerjasama. Dengan pengorganisasian hubungan kerja baik diantara individu
maupun fungsi ditetapkan, diatur, dan disusun sehingga membentuk suatu
kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis dan bentuk teratur.
Agar fungsi pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan tepat
diperlukan pedoman yaitu asas organisasi. Asas organisasi terdiri dari beberapa
commit to user
memfokuskan pada asas organisasi yang berupa perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah.
Dalam pengorganisasian tujuan yang jelas akan mempermudah dalam
menentukan bentuk dan struktur organisasi. Selain itu tujuan yang jelas juga akan
mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai. Untuk
mencapai tujuan diperlukan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas, dan
keselarasan tugas antar satuan organisasi sehingga diperlukan suatu koordinasi
yang baik dari pimpinan. Koordinasi merupakan kegiatan menghubungkan,
menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga
berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan.
Koordinasi dilakukan dengan melaksanakan pembagian tugas yang ada
dalam organisasi ke dalam satuan-satuan tertentu. Tugas harus diberikan kepada
individu yang tepat agar pelaksanaan tugas tersebut lancar sehingga akan
mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Individu dengan pekerjaan yang
sejenis dalam organisasi dikelompokkan dalam satu fungsi yang akan diserahi
bidang kerja tertentu guna mencapai efektifitas dan efisiensi pelaksanaan
pekerjaan kantor. Individu hanya menerima perintah dan tanggung jawab dari satu
atasan dan dilaksanakan dengan menggunakan saluran komunikasi yang tegas
sehingga dapat menghindarkan dari kemungkinan adanya kekembaran atau
kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya
bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan.
Kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan saraf bagi organisasi
untuk mengendalikan seluruh tingkah laku dan perbuatan organisasi menuju pada
tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam menjalankan aktivitas
kerja kantor diperlukan adanya kerjasama antara bagian yang satu dengan yang
lain mengingat pelaksanaan suatu aktivitas kerja kantor akan selalu berhubungan
satu sama lain dan tidak dapat berjalan sendiri-sendiri karena kantor merupakan
suatu organisasi yang tidak pernah terlepas dari pengorganisasian oleh manajer
kantor dalam mencapai tujuan.
Pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di kantor satu sama lain saling
commit to user
pekerjaan kantor merupakan rantai yang akan menggerakkan roda-roda lain dalam
pabrik itu. Salah satu mata rantai terganggu mesin-mesin lain juga akan
terganggu. Oleh karena itu, perhatian penempatan orang untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan tepat, sehingga
perputaran ”rantai” dalam mencapai tujuan organisasi dapat berjalan lancar.
Demikian pula dengan kantor Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.
Soeharso Surakarta, dalam menjalankan aktivitas kerja kantor tidak pernah
terlepas dari kegiatan tata usaha yang meliputi menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan dan mengirim keterangan-keterangan dalam setiap usaha
kerjasama atau sering disebut dengan pekerjaan kantor (office work). Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, bagian tata usaha Departemen Sosial Kota
Surakarta dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu sub bagian keuangan, sub bagian
kepegawaian dan sub bagian umum. Setiap sub bagian mempunyai tugas sesuai
tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pekerjaan tata usaha merupakan
bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, tetapi karena pekerjaan
ini menyelinap disetiap pekerjaan dan struktur, maka peranannya cukup penting
dan membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan.
Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, diperlukan hubungan
yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Dengan
terselenggaranya hubungan yang baik oleh pimpinan dan dipahami benar oleh
semua anggota maka suatu usaha kerjasama dalam suatu organisasi dapat berjalan
dengan baik. Bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa
Prof. Dr. Soeharso Surakarta juga tidak terlepas dari aktivitas pengorganisasian.
Setiap bagian diorganisasikan dengan membagi bagian tata usaha menjadi tiga sub
bagian dan menempatkan individu-individu yang dirasa tepat menduduki jabatan
pada sub bagian tersebut disertai dengan pelimpahan wewenang dan
tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas untuk mempermudah tercapainya
tujuan.
Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti melihat masih belum
commit to user
terlihat dengan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum
menguasai penggunaan komputer di bagian administrasi yang justru sebagian
besar pekerjaannya menggunakan komputer. Selain itu, masalah lain yang peneliti
temukan yaitu adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada
pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai
yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Melihat keadaan tersebut,
peneliti menjadi mengetahui bahwa terdapat masalah lain yaitu koordinasi yang
kurang baik terlihat dari kurangnya keselarasan antara tugas dan individu
pelaksananya.
Peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengorganisasian
bagian tata usaha pada suatu lembaga instansi pemerintahan. Sehubungan dengan
hal tesebut, dalam kesempatan ini peneliti akan melakukan penelitian mengenai
“Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Soasial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”
B. Rumusan Masalah
Kegiatan penelitian muncul karena adanya suatu masalah yang harus
dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang menimbulkan
kesulitan sehingga menggerakkan manusia untuk menyelesaikannya. Menurut
pendapat Winarno Surachmad (1998 : 34) ”masalah adalah setiap kesulitan yang
menggerakkan manusia untuk memecahkannya ”.
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan
masalah sebagai berikut:
a. Bagaimanakah pelaksanaan pengorganisasian yang berasaskan
perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan
kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?
b. Faktor-faktor apa saja yang mendukung dan menghambat
pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi,
commit to user
pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr.
Soeharso Surakarta?
c. Bagaimanakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor
yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah
Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak
bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah
dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah
untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan dari
penelitian ini yang hendak dicapai adalah:
a. Untuk mendeskripsikan bagaimana pengorganisasian yang berasaskan
perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan
kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar
Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
b. Untuk mengetahui faktor-faktor apakah yang mendukung dan
menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,
departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah
Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina
Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.
c. Untuk mendeskripsikan bagaimana upaya yang dilakukan untuk
mengatasai faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang
berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja,
koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai
commit to user
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu informasi secara
rinci, akurat, dan aktual dalam menjawab persoalan yang timbul dalam penelitian
ini, sehingga memberikan manfaat baik manfaat teoritis maupun manfaat praktis.
Manfaat merupakan sesuatu hal yang baik yang dapat dirasakan setelah
suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian merupakan sesuatu yang
penting karena memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan
baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang baik akan menghasilkan
informasi yang akurat, rinci, dan faktual. Adapun manfaat yang dapat diambil dari
penelitian ini antara lain:
1. Manfaat Teoretis
a. Sebagai pengembangan dan tindak lanjut dari pemahaman tentang
pengorganisasian dalam rangka meningkatkan profesionalitas organisasi
dalam melaksanakan tugasnya.
b. Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan secara luas dan mendalam
tentang ilmu organisasi dan manajemen.
2. Manfaat Praktis
a. Sebagai dasar acuan dan masukan bagi peneliti berikutnya yang meneliti
permasalahan serupa secara lebih mendalam.
b. Bagi kantor sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan
langkah-langkah kebijakan pengorganisasian lebih lanjut dimasa yang akan
commit to user
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
Mengkaji teori-teori yang relevan dalam suatu penelitian sangat
diperlukan. Kajian teoritis pada dasarnya merupakan pengkajian terhadap
pengetahuan ilmiah yang sudah ada. Hal yang dikaji dapat berupa teori-teori
terbentuk suatu konsep, hukum dan prinsip yang relevan dengan permasalahan
penelitian. Dengan mengkaji teori-teori yang relevan dengan masalah merupakan
langkah awal untuk mencari jawaban atas permasalahan tersebut.
1. Tinjauan Tentang Manajemen
a. Definisi Manajemen
Mengenai definisi manajemen, hingga saat ini belum ada keseragaman
pendapat. Hal ini dapat dilihat dari beberapa definisi tentang manajemen yang
berbeda oleh sejumlah pakar. Namun dari definisi tersebut secara garis besar
dapat diidentifikasikan sebagai berikut, yaitu 1) Manajemen sebagai seni
(art), 2) Manajemen sebagi proses (process), dan 3) Manajemen sebagai ilmu (science).
Manullang (2002: 17) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu,
hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa ”Manajemen adalah seni dan
ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan
pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu”.
Sedangkan George R Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan (2005: 2)
mendefinisikan manajemen dengan memandangnya sebagai sudut proses, hal
ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa Manajemen adalah suatu proses yang
khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
commit to user
Menurut L. Trewathn dan M. Gene Newport (1990: 4) dalam bukunya
yang berjudul ”Management” menyatakan bahwa ”Manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi
aktivitas-aktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi
sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal
pencapaian sasaran secara efektif serta efisien”.
Dari beberapa pendapat mengenai manajemen sebagaimana tersebut
diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa manajemen merupakan
seni, ilmu dan proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan
pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui
pemanfaatan sumber-sumber daya yang ada.
b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi
Semua organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan
memerlukan manajemen untuk mencapai kelancaran tugas sehari-hari. Tujuan
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi akan berhasil apabila
organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisasir,
menggerakan serta melakukan pengawasan dengan baik.
Perencanaan yang baik tidak akan ada artinya apabila wadah untuk
melaksanakan rencana tersebut tidak ada. Untuk itu maka perlu dibentuk suatu
organisasi yang tepat agar dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja dan
wewenang yang jelas. Tujuannya adalah untuk mendukung pelaksanaan kerja
dan mencegah over lapping dalam pelaksanaan kerja. Tindakan selanjutnya
adalah organisasi harus mampu menggerakkan orang-orang sesuai dengan
rencana organisasi yang telah ditetapkan. Dan langkah akhir adalah
kemampuan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan.
Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 4) pentingnya dilakukan
manajemen yaitu:
1) Pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya. 2) Perusahaan baru dapat berhasil dengan baik, jika manajemen diterapkan
commit to user
3) Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan.
5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut.
6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.
7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur. 8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.
9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok orang.
Menurut Hani Handoko (1992: 6) ada tiga alasan utama diperlukannya
manajemen, yaitu: ”1) untuk mencapai tujuan, 2) untuk menjaga
keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan 3) untuk
mencapai efisiensi dan efektivitas”.
Dari beberapa pendapat mengenai pentingnya manajemen sebagaimana
tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen
sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas serta mencapai
keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai
tujuan.
c. Sarana Manajemen
Untuk melaksanakan aktivitas manajemen dan memudahkan tercapainya
tujuan organisasi, seorang pimpinan memerlukan sarana untuk mendukung
proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Manullang (2002: 5) sarana atau alat manajemen untuk
mencapai tujuan adalah:
1) Manusia (men) 2) Uang (money)
3) Bahan-bahan (material) 4) Metode (method) 5) Mesin(machine) 6) Pasar(market)
Menurut Ign.Wagimin dalam bukunya Pengantar Manajemen (2005: 4)
commit to user
1) Man power
2) Method
3) Machine
4) Material
5) Money
Sedangkan Menurut Winardi (1990: 5) sarana atau alat untuk mencapai
tujuan dikenal dengan istilah ”the six M’s” yaitu :
1) Men (manusia)
2) Materials (bahan-bahan) 3) Machines (mesin-mesin) 4) Methods (metode-metode) 5) Money (uang)
6) Markets (pasar)
Dari beberapa pendapat mengenai sarana manajemen sebagaimana
tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa untuk
mencapai tujuan organisasi memerlukan alat atau sarana yang meliputi Men
(manusia), money (uang), material (bahan), method (metode), machine
(mesin), dan market (pasar).
d. Fungsi Manajemen
Sampai saat ini kita banyak menjumpai dan membaca pendapat tentang
fungsi-fungsi manajemen. Mengenai perumusan fungsi manajemen,
dikalangan para teoritis belum ditemukan kata sepakat, terbukti banyak
ditemukannya berbagai perumusan-perumusan dengan istilah yang beragam.
Dalam buku Principle of Management, George R Terry (1991: 83) mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan atau sering disingkatnya
menjadi P.O.A.C. Pendapat selengkapnya adalah : “ These four fundamental
function of management – planning, organizing, actuating and controlling – constitute the process of management”. (Terry, 1991 : 83) yang berarti ini adalah empat fungsi pokok manajemen – perencanaan, pengorganisasian,
menggerakkan dan pengawasan – merupakan proses dari manajemen.
Selanjutnya dalam bukunya tersebut, Terry memberikan
commit to user
dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan.
Pertama, perencanaan adalah untuk menentukan tujuan-tujuan dan jalannya
suatu tindakan untuk kemudian ditindaklanjuti. Kedua, pengorganisasian
adalah untuk mendistribusikan pekerjaan diantara kelompok dan untuk
membangun dan mengenal kebutuhan kerjasama dan wewenang. Ketiga,
menggerakkan adalah anggota kelompok melaksanakan tugasnya dengan
antusias. Keempat, pengawasan adalah aktivitas untuk menyesuaikan dengan
rencana.
Sedangkan menurut Luther Gullich dalam Winardi (1990: 4) fungsi
manajemen terdiri dari tujuh point yang sering disingkat dengan POSDCORB
yaitu :
dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen, dimana beliau mengkombinasikan
pendapat beberapa tokoh. Ada 13 yang dijadikan acuan sebagai bahan untuk
mengemukakan pendapatnya, masing-masing adalah pendapat Louis A. Allen,
Prajudi Atmosudirdjo, John Robert Beisline, Ph.D, Henry Fayol, Luther
Gullich, Koonz dan O’Donnel, William H Newman, Dr. S.P Siagian, MPA,
William Sriegel, George R. Terry, Lyndal F. Urwick, Dr. Winardi, SE dan The
Liang Gie. Fungsi manajemen menurut Manullang (2002: 20) ada 10 yaitu:
commit to user
Dari beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti yang
dikemukakan beberapa tokoh tersebut, peneliti dapat menarik satu kesimpulan
bahwa fungsi manajemen yang merupakan aktivitas paling sederhana dan
fundamental dalam kegiatan organisasi meliputi fungsi perencanaan,
pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Keempat aktivitas inilah
yang memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Tinjauan Tentang Pengorganisasian
Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian. Pada penelitian
ini peneliti memfokuskan masalah penelitian pada fungsi manajemen yang
berupa fungsi pengorganisasian.
a. Pengertian pengorganisasian
Manullang (2002: 59) dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen
mengemukakan pendapatnya tentang pengorganisasian :
”Pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas
manajemen dalam pengelompokkan orang-orang serta penerapan tugas,
fungsi, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan
terciptanya aktivitas-aktivitas berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu”.
Pengorganisasian menurut T. Hani Handoko (2001: 167)
”Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di
antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien”.
Sedangkan James AF Stoner (1995: 183) mengemukakan bahwa:
”Pengorganisasian adalah cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian
pekerjaan diantara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai
secara efisien”.
Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian
bahwa pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan
commit to user
pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen
Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam
rangka mewujudkan tujuannya tentu melibatkan segenap orang, fasilitas dan
dana. Agar segenap orang, fasilitas dan dana tersebut dapat terarah pada
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien maka
diperlukan adanya pengelolaan dan pengaturan. Proses pengelolaan dan
pengaturan segenap orang, fasilitas dan dana dalam rangka pencapaian tujuan
inilah yang disebut manajemen.
Manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan
dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Bergeraknya suatu organisasi kearah
tercapainya tujuan, ditentukan oleh kemampuan manajer dalam melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen. Salah satu diantaranya adalah fungsi
pengorganisasian yang merupakan suatu gugusan prinsip atau norma kerja
untuk membantu manajer mengorganisir dan memimpin organisasi dengan
lebih baik.
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting
dilaksanakan oleh pimpinan untuk menghasilkan suatu struktur organisasi
yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan
kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta
memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.
c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi
Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, baik itu fisik,
pengetahuan, waktu dan perhatian sedangkan kebutuhan manusia tidak
terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan, terbatasnya kemampuan dalam
melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan
commit to user
pengorganisasian. Dengan adanya pengorganisasian ini, maka terbentuklah
kerjasama dan keterkaitan formil dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini
maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik
serta tujuan yang diinginkan tercapai.
Adapun manfaat pengorganisasian menurut Winardi (2007: 21) adalah
sebagai berikut:
1) Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi.
2) Pembagian kerja, yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber daya.
3) Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logis, yang dapat dilaksanakan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok-kelompok.
4) Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan keputusan dan pengawasan.
5) Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi, memungkinkan tercapainya harmoni antara anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam kegiatan.
6) Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran secara logis dan efisien.
7) Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan.
Adapun menurut S.P. Siagian (2005: 60) pengorganisasian dapat
memberikan kejelasan mengenai beberapa hal, yaitu:
1) Siapa melakukan apa.
2) Siapa bertanggung jawab kepada siapa.
3) Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa.
4) Saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa.
5) Jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi.
Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan
bahwa pengorganisasian memiliki beberapa manfaat yaitu memberikan
kejelasan mengenai pembagian tugas individu, penempatan jabatan individu,
hubungan kerja, saluran komunikasi, dan memberikan kemudahan dalam
commit to user
d. Proses pengorganisasian
Pada dasarnya proses pengorganisasian suatu organisasi dalam mencapai
tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien meliputi dua aspek
yaitu: 1) Departemenisasi 2) Pembagian kerja (T. Hani Handoko).
Sedangkan proses pengorganisasian menurut T. Hani Handoko
(2001:168) ditunjukkan dengan 3 langkah, yaitu :
1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang
3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengorganisasi pekerjaan para anggota menjadi satu kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Proses pengorganisasian menurut Samuel Certo dalam Winardi (2007:24)
adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran. 2) Menetapkan tugas-tugas pokok
3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian
4) Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas-tugas bagian tersebut
5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang diimplementasi.
Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian
menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 33) adalah:
1) Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai: apa profit motive atau service motive.
2) Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan yang dilakukan.
3) Pengelompokkan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama; kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan ke dalam satu departemen atau satu bagian.
4) Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.
commit to user
6) Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas terhindarkan.
7) Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai.
8) Struktur organisasi, artinya manajer menetapkan struktur orgaisasi yang akan dipergunakan.
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik
suatu kesimpulan bahwa proses pengorganisasian meliputi:
1) Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai.
2) Merinci seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan.
3) Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas setiap individu.
4) Mengalokasikan sumber daya untuk penyelesaian tugas.
5) Menentukan jalainan hubungan untuk mengorganisasi pekerjaan setiap
individu sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu.
e. Struktur Organisasi
Pelaksanaan proses pengorganisasian secara baik akan membuat suatu
organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Proses ini akan
menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi berguna untuk merubah
organisasi tak terwujud menjadi konkrit karena akan membuat jelas organisasi
yang dimaksud. Agar struktur organisasi tersebut jelas dan tegas kemudian
dituangkan dalam suatu bagan organisasi.
The Liang Gie (2000: 43) mengemukakan ” Struktur organisasi adalah
kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara
bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan
peranan masing-masing dalam kebulatan bersama”.
Struktur organisasi menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 34) adalah:
”Struktur adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi,
pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang
dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali
commit to user
Sedangkan T. Hani Handoko (2001: 169) mengemukakan bahwa:
”Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukkan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian,
posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang,
tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi”.
Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu pengertian
bahwa struktur organisasi merupakan suatu kerangka susunan
hubungan-hubungan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari
orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.
f. Manfaat struktur organisasi
Pengorganisasian merupakan proses yang mana struktur organisasi dibuat
dan ditegakkan. Struktur organisasi yaitu suatu kerangka susunan
hubungan-hubungan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari
orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. ”Produktivitas
tinggi tergantung pada sumber daya dan struktur yang cocok untuk
melaksanakan pekerjaan yang harus dilakukan” (Winardi, 1990: 379).
Di dalam praktek, hanya struktur organisasi yang sehat dan efisien yang
memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja dan wewenang setiap
satuan organisasi dengan tertib, serta memungkinkan dicapainya perbandingan
terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya. Dan hanya dengan
pengorganisasian suatu struktur organisasi dapat terwujud. Untuk itu,
diperlukan pemikiran dan pekerjaan.
Secara garis besar, kegunaan atau faedah struktur organisasi adalah :
1) Untuk mengetahui besar kecilnya organisasi.
2) Untuk mengetahui jenis atau macam jabatan yang ada.
3) Untuk mengetahui fungsi dan kedudukan dari masing-masing pejabat.
4) Untuk mengetahui saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pucuk
pimpinan sampai bawahan.
commit to user
Malayu S.P. Hasibuan (2005: 34) mengemukakan bahwa struktur
organisasi dapat memberikan informasi penting yang meliputi:
1) Tipe organisasi yang dipergunakan.
2) Pendepartemenan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai dasar pendepartemenan.
3) Kedudukan, artinya memberikan informasi mengenai apa seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.
4) Jenis wewenang, artinya memberikan informasi tentang wewenang yang dimiliki seseorang.
5) Rentang kendali, artinya memberikan informasi mengenai jumlah karyawan dalam setiap departemen.
6) Manajer dan bawahan, artinya memberikan informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab.
7) Tingkatan manajer, artinya memberikan informasi mengenai Top manager, middle manager dan lower manager.
8) Bidang pekerjaan, artinya memberikan informasi mengenai tugas-tugas serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut.
9) Tingkat manajemen, artinya memberikan informasi mengenai hierarki manajemen secara keseluruhan.
10) Pimpinan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai, apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif .
Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi tentang bentuk
organisasi, besar kecilnya organisasi, kedudukan pejabat dan hubungan
kekuasaan dan tanggung jawab antar satuan organisasi atau pejabat dalam
suatu organisasi.
g. Asas Organisasi
Salah satu syarat agar pengorganisasian dapat berjalan dengan baik perlu
berpedoman dan meyakini asas-asas organisasi. Asas organisasi berguna pada
waktu membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.
Asas organisasi mempunyai dua peranan penting yaitu :
1) Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat
2) Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan secara
lancar (Sutarto, 2000: 43)
Asas organisasi merupakan salah satu sarana agar organisasi berjalan
commit to user
pada umumnya organisasi banyak mengalami masalah diantaranya para
pejabat yang bekerja dengan tidak mengetahui dan meyakini tujuan organisasi
tempat kerjanya, masalah bagaimana cara menempatkan satuan-satuan
organisasi dalam struktur organisasi yang tepat sesuai dengan perannya,
masalah kekosongan pekerjaan atau kekembaran jabatan. Oleh karena itu,
perlu adanya kesadaran para pejabat untuk meyakini dan melaksanakan
asas-asas organisasi dalam praktek atau pada proses pengorganisasiannya.
Adapun asas-asas organisasi tersebut seperti yang dikemukakan Sutarto
(2000: 61) adalah sebagai berikut :
1) Perumusan tujuan
Menurut S.P. Siagian (2005: 69) asas organisasi meliputi 15 aspek yang
meliputi:
1) Kejelasan tujuan yang ingin dicapai
2) Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi 3) Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi 4) Kesatuan arah
5) Kesatuan perintah 6) Fungsionalisasi
7) Deliniasi berbagai tugas
8) Keseimbangan antara wewenang dab tanggung jawab 9) Pembagian tugas
10) Kesederhanaan struktur
11) Pola dasar organisasi yang relatif permanen 12) Adanya pola pendelegasian wewenang 13) Rentang pengawasan
14) Jaminan pekerjaan
15) Keseimbangan antara jasa dana imbalan
Sedangkan menurut Ign. Wagimin (2005: 53) asas organisasi meliputi 7
commit to user
1) Perumusan tujuan yang jelas 2) Pembagian tugas pekerjaan 3) Delegasi kekuasaan
4) Rentangan kekuasaan 5) Tingkatan tata jenjang
6) Kesatuan perintah dan tanggung jawab 7) Koordinasi
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik
suatu kesimpulan bahwa asas organisasi meliputi:
1) Perumusan tujuan yang jelas
2) Departemenisasi
3) Pembagian kerja
4) Koordinasi
5) Kesatuan perintah
Dalam penelitian ini, asas organisasi yang menjadi fokus penelitian
adalah kelima asas tersebut diatas. Adapun penjelasan asas organisasi tersebut
adalah sebagai berikut :
1) Perumusan tujuan dengan jelas
Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk
dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk
organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan
yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat.”(Sutarto, 2000: 55)
Menurut S.P. Siagian (2005: 70) perumusan tujuan penting, hal ini
sesuai dengan apa yang dikemukakan ”Adanya tujuan yang jelas biasanya
membantu manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa
yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan
berkat pengetahuan manajerial, pengalaman dan kemampunanya
menggunakan gaya kepemimpinannya yang dipandang paling tepat.
Sebaliknya pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan gaya kepemimpinan
tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah
mana organisasi akan dibawa”.
Adapun pentingnya perumusan tujuan menurut Sutarto (2000: 61)
commit to user
a) Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka.
b) Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu.
c) Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan.
d) Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya.
Tujuan merupakan sasaran yang hendak dicapai yang diusahakan
dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan organisasi harus dirumuskan
dan ditetapkan dengan jelas karena menjadi pedoman dalam menentukan
arah organisasi, pemilihan bentuk dan struktur, macam pekerjaan dan
penempatan pejabat. Tujuan harus dimengerti dan dipahami oleh setiap
anggota organisasi karena dengan memahami maka seorang pejabat dapat
menyadari apa yang diharapkan oleh organisasi.
2) Departemenisasi
“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.
Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau
pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66)
Menurut Ig. Wursanto (2002: 242) ”Departemenisasi adalah proses
penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis”.
Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun
satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang
menjalankan fungsi-fungsi tertentu inilah yang disebut proses
departemenisasi.
3) Pembagian kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan
dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja
dapat diartikan dalam dua macam:
commit to user
yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104)
Adapun pentingnya pembagian kerja menurut Luther Gulick dalam
Sutarto (2000: 105) adalah sebagai berikut:
a) Karena orang berada dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dan spesialisasi.
b) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama.
c) Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama. d) Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga
seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.
Menurut Ig. Wursanto (2002: 230) Pembagian tugas sangat penting
karena beberap alasan, yaitu:
a) Pengetahuan, kemampuan dan keahlian seseorang sangat terbatas, sehingga tidak mungkin seseorang melakukan semua jenis pekerjaan sementara kegiatan dalam organisasi sangat kompleks.
b) Seseorang tidak mungkin mampu mengerjakan dua jenis pekerjaan yang berbeda pada waktu yang sama.
c) Tidak mungkin seseorang dapat berada pada dua tempat pada saat yang sama.
d) Setiap orang, disamping mempunyai banyak kekurangan dan kelemahan, dalam hal-hal tertentu pasti mempunyai kelebihan yang tidak dimiliki oleh orang lain.
Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk
menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan
menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena
hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.
4) Koordinasi
Menurut James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan
bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur
untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu
tujuan bersama.
Menurut Ig. Wagimin (2005: 58) ” Koordinasi merupakan aktivitas
commit to user
menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga kesemuanya
berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan”.
Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak,
keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada
di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan
mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin
dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat
dan semua unit/ satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan
tujuan organisasi.
5) Kesatuan perintah
”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi
hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang
pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191).
Menurut Ig. Wursanto (2002: 223) ”Kesatuan perintah adalah bahwa
setiap pegawai dalam organisasi hendaknya mempunyai seorang atasan
langsung”.
Dalam pelaksanaan asas ini, hendakya dibuat garis-garis saluran
perintah dan tanggungjawab dengan jelas yang menujukkan dari siapa
seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggungjawab,
begitu juga sebaliknya kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia
memperoleh laporan. Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan
kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan
pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima
tugas lebih dari satu atasan.
Dari uraian diatas, dengan adanya pengorganisasian maka kegiatan
yang dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggota organisasi akan
mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
Melalui landasan teori mengenai pengorganisasian dapat diketahui
commit to user
a. Cara manajer merancang struktur organisasi untuk penggunaan sumber daya
yang paling efektif.
b. Sistem kerja organisasi didalam mengatur kegiatan-kegiatannya.
c. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dari manajer dan
bawahan secara vertikal dan horizontal.
d. Kerjasama antar unit kerja
e. Struktur dan bagan organisasi.
3. Tinjauan Tentang Tata Usaha
a. Pengertian Tata Usaha
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak
terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha
tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi
sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan
usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi
lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan
kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha.
Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan
penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan
informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan
dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab dan
wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat
penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan
hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan
tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari
unsur-unsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata
usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali.
Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa (2003: 7) menyatakan
bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu:
