Crude Palm Oil (kg)
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.6. Struktur Organisasi dan Manajemen Perusahaan 1. Struktur organisasi
2.6.2. Tugas dan Tanggung Jawab
Untuk menjalankan setiap kegiatan PMKS PT. Sisirau menggunakan struktur organisasi yang di susun sedemikian rupa segingga jelas terlihat batas-batas tugas,wewenang dan tanggung jawab serta nama-nama dari setiap personil dalam organisasi tersebut.
Dengan demikian di harapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing pegawai mengetahui dengan jelas dari mana mendapatkan perintah dan kepada siapa haru bertanggung jawab atas hasil kerjanya. Adapun tugas dan tanggung jawab berdasarkan kedudukannya masing-masing sebagai berikut.
1. Manajer
Tugas dan tanggung jawab Manajer antara lain adalah sebagai berikut.
a. Mengkoordinasi penyusunan recana anggaran belanja perusahaan.
b. Menandatangani dan mengecek dokumen, formulir, dan laporan sesuai dengan sistem prosedur yang berlaku.
c. Mengarahkan kegiatan-kegiatan kepada asisten.
d. Melaporkan data serta kegiatan yang ada ke direksi.
e. Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum pabrik sesuai dengan norma pedoman dan instruksi dari pimpinan umum.
f. Menelaah dan mendisposisi surat-surat masuk untuk penyelesaian selanjutnya.
g. Membina dan meningkatkan kesejahteraan sosial karyawan.
h. Membina suasana kekeluargaan dan kerja sama yang baik antara asisten, karyawan dan warga serta mempertanggungjawabkan jalannya koperasi.
2. Asisten Pengolahan
Tugasdantanggungjawab Asisten Pengolahan antara lain adalahsebagaiberikut.
a. Menjamin bahwa kebijakan mutu dimengerti, diterapkan, dan dipelihara seluruh mandor-madnor dan pekerja di proses pengolahan.
b. Membuat rencana pemakaian tenaga kerja, peralatan, dan bahan-bahan kimia yang digunakan pada proses pengolahan sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Pendapatan (RKAP) dan penjabarannya ke Rencana Kerja Operasional (RKO).
c. Mempersiapkan agenda meeting yang berhubungan dengan proses seperti peroduksi, tenaga kerja, peralatan, bahan-bahan kimia yang digunakan.
d. Mengendalikan proses pengolahan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
e. Pengawasan barang-barang yang dipasok pelanggan jangan sampai hilang atau rusak.
f. Melakukan pengawasan terhadap identifikasi dan mampu menelusuri hal yang berhubungan dengan proses pengolahan sampai pada finasl produk di gudang.
g. Melakukan adjusment sesuai dengan data-data yang diberikan oleh asisten laboratorium.
h. Melakukan pengawasan terhadap jumlah bahan baku yang diterima serta produksi yang dikirim.
i. Mengawasi penanganan dalam proses pengolahan dari final produksi sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan serta penanganan packing dan penyimpanannya.
j. Mengawasi dan mengevaluasi stock produksi yang ada di gudang atau storage tank untuk pabrik kelapa sawit.
k. Mengendalikan catatan mutu termasuk identifikasi, persiapan, pemeliharaan sesuai spesifikasi yang telah ditentukan.
l. Mengorganisasi audit diproses pengolahan sehingga instruksi kerja dapat dilaksanakan secara efektif.
m. Bertanggung jawab atas kebersihan terhadap seluruh lingkungan di pabrik.
n. Bertanggung jawab terhadap pencapaian target produksi bahan baku yang diterima.
o. Menandatangani dan mengevaluasi check sheet dalam proses pengolahan.
p. Membuat laporan manajemen pengolahan.
q. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk semua mandor diproses pengolahan.
3. Asisten Tata Usaha dan Personalia
Tugasdantanggungjawab Tata Usaha dan Personalia antara lain adalahsebagaiberikut.
a. Mengkoordinir pekerjaan bidang personalia, umum, jamsostek, dan bidang Laporan Peristiwa Masalah Umum (LPMU) / kependudukan.
b. Menjamin bahwa semua personil dibagian personalia dan tata usaha mengerti, menerapkan, dan memelihara kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh Top Management.
c. Menjamin bahwa semua aktivitas-aktivitas pelatihan prosedur mutu dan catatan mutu yang telah didokumentasikan dan diterapkan sampai dengan efektif.
d. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk semua personil yang ada di bagian personalia.
e. Mempersiapkan daftar program pelatihan untuk semua personil.
f. Mengkoordinir pelatihan termasuk fasilitas yang dilatih, pealtih, dan mampu mempersiapkan materi pelatihan yang diterima di bagian terkait.
g. Menyusun jadwal tanggal pelatihan untuk disampaikan ke bagian terkait.
Menjamin bahwa daftar hadir pelatihan, identifikasi kebutuhan pelatihan, sertifikat, dan catatan-catatan lainnya yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas pelatihan dipelihara dan disimpan dengan baik di bagian personalia.
h. Membuat laporan bulanan pelatihan.
i. Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan bila ada masalah yang berhubungan dengan personalia dan umum dengan persetujuan manajer.
j. Mengkoordinir pekerjaan bidang administrasi dan keuangan.
k. Mengkoordinir proses pembukuan untuk laporan bulanan.
l. Mengkoordinir proses pembuatan RKAP / RKO bekerja sama dengan bagian terkait.
m. Melaksanakan evaluasi bulanan, semester, dan tahunan.
n. Melaksanakan dan mengawasi proses permintaan barang, penyimpanan barang, dan pengeluaran dari gudang.
o. Melaksanakan administrasi kas dan bank.
p. Melaksanakan dan mengawasi proses keuangan.
q. Bertanggung jawab kepada manajer.
4. Asisten Teknik
Tugas dan tanggung jawab Asisten Teknik antara lain adalah sebagai berikut.
a. Menerapkan kepada personil yang ada di bawah naungan teknik, bahwa kebijakan mutu dimengerti dan dipahami oleh seluruh karyawan bagian teknik.
b. Menjamin bahwa semua aktivitas yang dilakukan di bagian teknik sesuai dengan prosedur mutu dan catatan mutu.
c. Mempersiapkan agenda rapat untuk tujuan manajemen yang berhubungan dengan masalah teknik.
d. Mengajukan permintaan bahan, alat, maupun mesin untuk kepentingan teknik sesuai perencanaan yang telah dibuat.
e. Memelihara sesmua dokumen prosedur mutu dan catatan mutu di bagian teknik.
f. Merencanakan semua peralatan maupun mesin untuk dipelihara baik secara rutin maupun break down maintenance.
g. Bertanggung jawab terhadap pemakaian spare part dan mencatatnya pada onderdil.
h. Menandatangani laporan pemeliharaan rutin dan break down maintenance.
i. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terhadap semua personil yang ada pada pengawasannya.
j. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kalibrasi alat-alat pemeriksaan, pengukuran, dan alat-alat uji yang digunakan di kebun.
k. Menindaklanjuti tindakan perbaikan yang ditemukan pada internal quality audit.
5. Asisten Laboratorium (Quality Control)
Tugas dan tanggung jawab Asisten Laboratorium antara lain adalah sebagai berikut.
a. Menjaga dan memelihara pelaksanaan SMM ISO 9000, SML 14000, SMK3, dan PTB di bagian laboratorium dan sortasi.
b. Membuat rencana pemakain bahan dan alat yang berhubungan dengan analisa laboratorium dan sortasi ke kepala bagian pengolahan, setelah disetujui manajer.
c. Memproses dan mengoreksi fisik dan urgensi serta kelengkapan administrasi dalam pengajuan PPAB dan DPBB.
d. Membuat estimasi bidang laboratorium yang dibutuhkan oleh panitia pelelangan.
e. Meakukan pemeriksaan dan pengujian pada penerimaan bahan baku (sortasi) dalam proses dan produk akhir.
f. Mengawasi dokumen yang berhubungan dengan laboratorium dan sortasi serta melakukan analisa tandan satu kali dalam enam bulan.
g. Mengawasi dan mengidentifikasi pada penerimaan bahan baku (sortasi) dalam proses dan produk akhir.
h. Mengevaluasi penerimaan bahan baku (sortasi) dalam proses dan produk akhir sesuai atau tidak.
i. Menyetujui dan memeriksa peralatan yang ada di laboratorium dan sortasi.
j. Memeriksa hasil laporan dan pengujian serta penerimaan bahan baku (sortasi) dalam proses maupun produk akhir sesuai atau tidak.
k. Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan ketidaksesuaian yang terjadi dalam implementasi sistem mutu dan lingkungan.
l. Memonitor dan mengevaluasi proses kontrol di PKS.
m. Memantau dan mengevaluasi pengolahan limbah cair dan limbah padat serta water treatment.
n. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan / diktat untuk personil yang ada di bagian laboratorium dan sortasi.
o. Membuat laporan mingguan dan bulanan kinerja pabrik dan laboratorium serta pemakaian bahan dan alat yang digunakan di laboratorium dan sortasi.
p. Membimbing semua personil yang ada dilaboratorium dan sortasi.
q. Mengadakan rapat kerja tentang masalah yang dihadapi di laboratorium dan sortasi.
r. Memeriksa mutu minyak sawit dan inti sawit yang dikirim.
s. Memeriksa jumlah dan mutu TBS yang diterima di PKS.
t. Memeriksa jumlah hasil olah produksi minyak sawit dan inti sawit.
u. Pemeriksaan kembali terhadap hasil analisa / sortasi yang tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan.
v. Melaksanakan penelitian dan pengujian terhadap proses dan produk.
6. Humas
Tugas dan tanggung jawab Humas antara lain adalah sebagai berikut.
a. Mengkoordinasi anggota satuan pengaman (satpam).
b. Melakukan komunikasi eksternal baik dengan masyarakat sekitar maupun dengan instansi luar.
Membimbing tamu serta menajdi penghubung antara tamu dengan perusahaan.