BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Untu k m em p erlancar kegiatan op erasinya, m aka p erlu ad anya su atu stru ktu r organisasi yang tep at, yang berfu ngsi u ntu k m enem p atkan orang-orang yang tep at d an d isesu aikan d engan kem am p u an yang d im ilikinya. Mengingat betap a p entingnya stru ktu r organisasi d alam m enu njang kelancaran bagi setiap op erasi p eru sahaan, m aka Dealer Su zu ki Tlogo Mas Malang telah m enyu su n stru ktu r organisasi yang bersifat lini atau garis lu ru s. Tu gas d an jabatan w ew enang m engalir d ari p u ncak p im p inan kep ad a baw ahannya. Ad ap u n stru ktu r organisasi p eru sahaan ad alah sebagai berikut:
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Dealer Suzuki Tlogo Mas Malang
Sumber: Dealer Suzuki Tlogo Mas Malang
Tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian:
1. Direktur Utama
a. Bertanggu ng jaw ab atas kelangsu ngan p eru sahaan d alam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
b. Menentu kan d an m engend alikan p eru sahaan d alam kegiatan sehari-hari
c. Mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada di bawahnya DIREKTUR UTAMA
MANAJER OPERASIONAL
MANAJER KEUANGAN
SPV. AFTER SALES SPV. SALES COUNTER
SPV.ACC.TAX &
UMUM
SPV. KREDIT
MEKANIK UMUM SALES
COUNTER
STAF ADM/ACC
KASIR ADM.
KREDIT
COLEKTOR
SALESMAN
2. Manajer Operasional
a. Mengkoordinir semua staff dengan baik.
b. Ikut menjalankan aktivitas penjualan sepeda motor setiap hari.
c. Mengkoreksi tiap PO yang m asu k d ari p em biayaan (leasing) ap akah su d ah sesu ai d engan kond isi barang yang terju al sebenarnya.
d . Memberi masukan kepada direktur dalam pembuatan PKA.
e. Bertanggu ngjaw ab atas sem u a aktivitas op erasional d i kantor setiap hari.
f. Bertanggungjawab kepada Direktur Utama.
3. Manajer Keuangan
a. Membuat aktivitas keuangan.
b. Mengecek aktivitas keu angan d an lap oran keu angan yang dibuat oleh accounting.
c. Melaku kan p em bayaran SKMR kep ad a p ihak avalist/
pembiayaan tiap tanggal 5,10,15,20, dan 30 setiap bulannya.
d. Mengecek d an m engad akan kas m asu k p eru sahaan setiap hari dan penggunaannya.
e. Bertanggu ngjaw ab kep ad a Direktu r Utam a atas sem u a aktivitas keuangan pada Suzuki Tlogomas.
4. Supervisor After Sales
a. Membu at aktivitas p enju alan (teru tam a servis, sp arep art d an oli).
b. Membuat kartu stock atau persediaan sparepart dan oli.
c. Melaku kan p encacatan p em belian d an p enju alan sp arep art d an oli setiap hari.
d . Menangani kelu han-kelu han d ari konsu m en sesu d ah terjad i penjualan.
e. Membuat laporan keuangan departemen mekanik setiap bulan.
f. Mengadakan kegiatan pembukuan bagian mekanik.
g. Bertangu ngjaw ab langsu ng kep ad a m anajer p em asaran d an operasional.
h. Ikut bertanggungjawa atas kelangsungan Suzuki Tlogomas.
i. Ikut menjaga kebersihan dan keamanan Suzuki Tlogomas.
5. Supervisor Sales Counter
a. Melaku kan aktivitas p enju alan setiap hari (m u lai d ari m enghad ap i konsu m en sam p ai d engan m em -follow up- konsumen hingga tuntas.
b. Mem bu at nota p enju alan beserta su rat jalan sam p ai barang dikirim.
c. Membuat buku penjualan dan buku pembelian barang.
d . Membuat laporan stok untuk main pada dealer Suzuki.
e. Mengorganisir sales-sales yang ada.
f. Membuat tagihan kepada pihak leasing.
g. Memeriksa pencairan dana dari leasing.
6. Supervisor ACC. Tax/ ACC. & Umum
a. Membuat laporan keuangan (laba rugi, neraca) setiap bulannya.
b. Membukukan kas masuk dan kas keluar setiap hari.
c. Membantu manajer keuangan mengadakan penagihan piutang ke leasing atau lembaga pembiayaan.
d . Mengecek pembelian unit dan menghitung berapa banyak pembiayaan yang dilakukan.
e. Mengecek piutang-piutang jangka pendek yang ada apakah sudah terbayar atau belum.
f. Membuat laporan pajak dan beserta pembukuannya.
g. Ikut mengecek laporan intern yang dibuat oleh accounting.
7. Supervisor Kredit
a. Melaku kan aktivitas p enju alan kred it d engan jalan m elaku kan survey mendata dan menganalisa konsumen terlebih dahulu.
b. Mem bu at p engaju an p elu nasan kep ad a p ihak avalist jika ad a konsu m en yang m em bu tu hkan p elu nasan d ip ercep at (pelunasan sebelum habis masa kredit).
c. Mengurusi BPKB (didalamnya keluar masuknya BPKB).
d . Ikut mengelola salesman.
8. Mekanik
a. Meraw at, m em bersihkan d an m em p erbaiki u nit hingga barang siap untuk dijual/ disuplay.
b. Menjaga kebersihan seluruh unit yang ada di showroom.
c. Menangani servis gratis dan servis rutin konsumen/ customer.
d . Mempersip akan u nit yang akan d ikirim (terlebih d ahu lu d icek kelengkapan dan kondisi barangnya).
e. Memperhatikan keluhan konsumen.
f. Bertanggungjawab kepada manajer pemasaran dan operasional.
9. Umum
a. Melakukan aktivitas kebersihan kantor setiap hari.
b. Mengu ru s p em bu atan su rat keterangan p erp anjangan STN K jika konsumen memerlukan sewaktu-waktu.
c. Mengarsip surat keluar masuk.
d . Mengcopy data-data penting yang diinginkan oleh bagian lain.
e. Mem bantu m engirim u nit yang su d ah d isiap kan bagian m ekanik d an p enju alan ke konsu m en bersama-sam a d engan supplier.
10. Sales Counter
a. Melaku kan aktivitas p enju alan sep ed a m otor bersam a-sama dengan supervisor counter.
b. Membuat tagihan ke leasing/ lembaga pembiayaan.
c. Melaku kan p encacatan atas kelu ar m asu knya u nit sep ed a motor.
d. Mem bantu su p ervisor m em bu at lap oran stok/ p ersed iaan barang.
e. Bertanggungjawab langsung kepada supervisor sales counter.
11. Salesman
a. Melaku kan aktivitas p enju alan keliling d ilu ar kantor/ m encari konsumen.
b. Membantu meningkatkan aktivitas penjualan Suzuki Tlogomas.
c. Berhak m enentu kan berap a banyak p otongan yang bisa diberikan ke konsumen.
d. Berhak mencari konsumen sebanyak-banyaknya.
e. Ikut membantu aktivitas penjualan diluar kota.
12. Staff ADM/ Accounting
a. Mem bantu su p ervisor Acc d an Ad m . Um u m m em bu at lap oran keuangan.
b. Mem bantu m em bu at p em bu ku an kas m asu k d an kelu ar setiap hari.
c. Mengarsip sem u a d ata p enting yang ad a (term asu k d ata penjualan, kas keluar dan kas masuk).
d . Melaku kan aktivitas aku ntansi terhad ap sitinggil m otor d an Suzuki Tlogomas.
13. Kasir
a. Membuat mutasi kas harian beserta laporan harian.
b. Membuat kartu piutang.
c. Menerima konsumen yang akan melakukan servis.
d . Mengecek kas kelu ar d an kas m asu k yang haru s d itand atangani oleh m asing-m asing bagian d an d ap at dipertanggungjawabkan kebenarannya.
e. Menyetorkan pencairan leasing langsung ke bank.
f. Mengarsip semua data atau dokumen dengan baik dan tertib.
14. Adm. Kredit
a. Membuat laporan keuangan departemen kredit.
b. Menginp u t kw itansi p em bayaran d ari konsu m en kekomputer setiap hari.
c. Memasukkan pembayaran konsumen ke kartu piutang.
d . Membuat konfirmasi pelunasan pihak avalist 15. Colektor
a. Mengad akan p enagihan kep ad a konsu m en-konsu m en yang terlambat membayar angsuran.
b. Ikut membantu aktivitas penjualan.
c. Berhak m engenakan d end a kep ad a konsu m en yang terlambat membayar angsuran.
d . Berhak m anarik atau m engam bil sep ed a m otor konsumen yang pembayarannya angsuran terlambat melebihi 3 bulan.
3. Sistem Pembelian dan Sistem Penjualan Pada D ealer Suzuki