BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
7) Upaya dari Paperbased ke Paperless
Mahasiswa perlu melakukan upaya untuk mendukung paperless policy berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Upaya untuk menggeser paperbased ini antara lain dengan mengurangi penggunaan kertas (reduce), mengolah kembali (recycle), dan menggunakan kembali (reuse). Pada program pengelolaan sampah istilah 3 (tiga) atau 4 (empat) R ini juga sangat familiar. Reduce berarti perilaku mengurangi konsumsi atau
98 menggunakan sesuatu. Sesuatu tersebut dapat berupa kertas, plastik, dan bahan-bahan yang lainnya. Prinsip don’t buy more than you really need menjadi konsep dasar pada reduce ini. Jangan membeli kertas yang berlebihan kecuali kalau memang sangat dibutuhkan. Replace berarti mengganti sebagai alternatif yang lebih akrab lingkungan dan tidak membahayakan bagi kesehatan.
Reuse menggunakan sesuatu yang bisa digunakan lagi dan
menjauhkan perilaku habis buang. Sebagai contoh menggunakan kertas pada lembar sebaliknya dari pada membuangnya. Recycle berarti mendaur ulang lebih baik dibandingkan dengan membuang. Artinya memanfaatkan sesuatu untuk keperluan lain yang lebih berguna.
Teknologi informasi dan komunikasi memberikan terobosan yang cukup berarti dalam mengurangi pemanfaatan jumlah kertas secara signifikan. Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan untuk mengurangi penggunaan jumlah kertas antara lain dengan menggunakan sistem elektronik, antara lain melalui pemanfaatan internet dengan sistem website, soft data seperti sistem administrasi online, e book, e-journal, dan, penyimpanan data melalui flash disk, CD, email, dan penerbitan online.
Tegararian.blogspot. diakses tanggal 7 November 2014 menyebutkan bahwa Website merupakan kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau
99 subdomain, yang tempatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di dalam Internet. Sebuah halaman web biasanya berupa dokumen yang ditulis dalam format HTML ( Hyper Text Markup Language ), yang selalu bisa diakses melalui HTTP, yaitu sebuah protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browserdan Website atau situs dapat juga diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink).
Secara garis besar, website bisa digolongkan menjadi 3 bagian yaitu Website Statis, dinamis, dan interaktif. Pertama, website statis adalah website yang mempunyai halaman tidak berubah. Artinya adalah untuk melakukan perubahan pada suatu halaman dilakukan secara manual dengan mengedit kode yang menjadi struktur dari website tersebut. Kedua, website dinamis merupakan website yang secara struktur diperuntukan untuk update sesering mungkin. Biasanya selain utama yang bisa diakses oleh user pada umumnya, juga disediakan halaman backend untuk mengedit isi website. Contoh umum mengenai website dinamis adalah website berita atau website portal yang di dalamnya
100 terdapat fasilitas berita, polling dan sebagainya. Ketiga, website interaktif adalah website yang saat ini memang sedang booming. Salah satu contoh website interaktif adalah blog dan forum. Pada website ini pengguna dapat berinteraksi dan beradu argumen tentang beberpa hal yang menjadi pemikiran pengguna. Biasanya website seperti memiliki moderator untuk mengatur supaya topik yang diperbincangkan tidak keluar jalur.
Beberapa alasan mendasar atau utama mengapa sebuah lembaga bahkan individu membuat atau ingin memiliki sebuah website atau situs internet, di antaranya karena memiliki beberapa manfaat yang dapat diambil antara lain, Pertama, memperluas jangkauan promosi, dengan memiliki website maka kompetensi dan keunggulan lembaga akan lebih banyak dikenal masyarakat bahkan sampai ke seluruh dunia. Keunggulan sebuah lembaga dapat dikenali melalui website baik dalam bentuk barang maupun jasa. Luasnya promosi seecara otomatis dapat meningkatkan popularitas sebuah lembaga. Kedua, media tanpa batas, internet adalah media informasi yang tanpa batas. Seseorang yang memiliki
website berarti sama saja memiliki karyawan yang
mempromosikan produk kita selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Artinya melalui website akan memberikan informasi kepada calon pembeli selama 24 jam tanpa henti. Ketiga, internet dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat di antero jagat
101 (unlimited user access). Keempat, promosi terluas, internet adalah media promosi terluas jika dilihat dari kacamata jangkauan atau cakupan area (unlimited scopt of areas). Kelima, media pengenalan perusahaan. Jika lembaga baru saja berdiri atau meluncurkan program-program terbaikya, maka website-lah solusinya. Satu jawaban yang bisa deikemukakan karena website kita lebih cepat mengenalkan sebuah lembaga agar dikenal oleh masyarakat. Hal ini disebabkan pelanggan internal maupuan eksternal dapat menggali lebih dalam tentang sejarah lembaga, jasa atau produk yang di tawarkan, bahkan informasi lowongan kerja dan detail informasi sebuah lembaga. Keenam, sebagai media promosi, internet merupakan salah satu media promosi yang menawarkan biaya yang relatif efisien dikaitkan dengan jangkauan area dengan optimalisasi manfaat terbesar.
Di bawah ini ditampilkan dalam tabel 2.2 yang berkaitan dengan beberapa informasi sebelum dan sesudah penggunaan fasilitas website yang dapat dijadikan sebagai panduan informasi tentang perbedaan sistem manajemen, fungsi, dan keuntungan yang dapat dipetik oleh pengguna.
102 Perbedaan fungsi website Sebelum dan Sesudah Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat ditampilkan pada tabel 2.3
Tabel 2.3 Peerbedaan Sebelum dan Sesudah Penggunaan Sistem Website
Sebelum Website Sesudah Website Memberikan multi-entry
service atau pelayanan yang terpisah untuk pengadaan, pengolahan, transaksi peminjaman, referensi, dan lain sebagainya.
Menyediakan one-stop service:
multi-functional librarians
serving multi-tasking customers
Manajemen informasi: Memberikan pelayanan sebatas akses informasi dan pengetahuan
Manajemen pengetahuan:
memberikan pelayanan bervariasi dan dinamis meliputi seluruh siklus pengetahuan (mulai dari penciptaan, perekaman dan publikasi, penyebaran, penggunaan, dan penciptaan kembali pengetahuan
Menjaga koleksi dan akses informasi dan pengetahuan
Menambah nilai pada informasi dan pengetahuan (adding value) Melayani individu atau
kelompok tanpa melihat potensi hubungannya dengan individu atau kelompok lain
Melayani individu atau kelompok sebagai anggota jaringan
Memberikan pelayanan di tempat (on site) dan sebatas jam pelayanan
Memberikan pelayanan on-line 24 jam
103 Mengumpulkan informasi
dan pengetahuan (umumnya tercetak) secara lokal
Mengkoleksi dan menyediakan akses ke informasi dan pengetahuan serta sumber-sumbernya yang tersebar di seluruh dunia, dalam multi-format.
Memberikan pendidikan pemakai sebatas mengenai pemanfaatan perpustakaan (library skills & literacy)
Meningkatkan information skills & literacy sedemikian rupa sehingga pengguna dapat memanfaatkan ICT untuk mengakses dan memanfaatkan informasi secara kritis; serta merekam, mempublikasi atau share pengetahuan dengan efisien.
Teknologi informasi dan komunikasi saat ini dapat menggeser penggunaan kertas seperti undangan-undangan yang tidak terlalu formal, atau pertemuan yang tidak formal atau pertemuan formal (dinas) tetapi lokal dapat melalui e-mail atau bahkan short message system (SMS). Penyampaian informasi berupa penyampaian bahan diskusi atau notulen hasil rapat kepada audiens dalam forum rapat, diskusi, workshop atau seminar dapat dilakukan dengan memanfaatkan layar dan proyektor LCD dan laptop daripada menggunakan desktop dan hasil cetak (print-out). Cara demikian di samping dapat menghemat pemakaian kertas, juga menghemat pemakaian energi, karena konsumsi energi laptop jauh lebih sedikit bila dibandingkan dengan menggunakan desktop.
104 Keuntungan lain, jika terdapat koreksi atau tambahan terhadap bahan yang disampaikan bisa langsung dilakukan saat itu. Menggunakan kertas daur ulang untuk mencetak dokumen, tembusan atau file yang akan disimpan lebih bijaksana dan hemat daripada menggunakan kertas biasa untuk fine-print.
Upaya yang dapat dilakukan mahasiswa untuk mengurangi paperbased pada saat perkuliahan di kampus dapat ditampilkan pada gambar 2.19
Gb. 2.19 Upaya Mahasiswa terhadap Paperbased
Upaya mahasiswa tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh mahasiswa tanpa ada dukungan dari dosen sebagai manajer dalam proses pengajaran. Variasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk menggeser paperbased bagi mahasiswa sebagaimana dikonsepkan oleh (Teeter, 2007: 18) antara lain
Upaya Mahasiswa Reduce Recycle Reuse Jaringan Internet/WEB Soft Data Replace
105 tutorial, on line text book, economic homework, course management response system, table PC, and electronic system.
6) E-Journal sebagai Jawaban Implementatif Paperless Academic
a) Pengertian E Journal
E-journal merupakan jurnal yang tersedia melalui media elektronik atau web yang telah diformat sedemikian mudah untuk pengguna yang membutuhkan informasi ilmiah.
b) Paperbased dan Paperless dalam E Journal.
Kemudahan akses internet dan ketersediaan perangkat teknologi informasi, kini lebih mudah membaca jurnal dalam format elektronik karena bisa diakses di manapun dengan koneksi internet sehingga mudah mendapatkannya. Jurnal berbentuk paperbase, membutuhkan waktu lama dalam pencetakan, publikasi, maupun distribusi. Perbedaan papaerbased dan paperless dalam E Journal dapat ditampilkan oleh Wiratningsih (2013: 2) pada tabel 2. 21 berikut ini:
Tabel 2.4. Perbandingan E-Journal dan Jurnal Tercetak
No Kriteria Elektronik Tercetak
1 Kemutakhiran Mutahir Mutahir 2 Kecepatan diterima Cepat Lambat
3 Penyimpanan Sangat mengirit tempat Memakan tempat 4 Pemanfaatan 24 jam Terbatas jam buka 5 Kesempatan akses Bisa bersamaan Antri
6 Penelusuran Otomatis tersedia Harus dibuat 7 Waktu penelusuran Cepat Lama
8 Keamanan Lebih aman Kurang aman 9 Manipulasi
dokumen
Sangat mudah Tidak bisa (seperti. Kutipan, dan lain sebagainya).
106 10 Bila langganan
dengan dana yang sama (jurnal lokal)
Judul bisa lebih banyak Judul lebih sedikit
11 Harga total langganan
Jauh lebih murah Lebih mahal Sumber: Wiratningsih (2013: 2)