BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2. Dasar Teori
2.2.8. Work Breakdown Structure
2.2.7.1. Pengertian Work Breakdown Structure
Dalam PMBOK dijelaskan bahwa WBS merupakan sebuah hirarki dekomposisi dari keseluruhan ruang lingkup pekerjaan tim proyek untuk melengkapi tujuan proyek dan deliverables yang dibutuhkan[15].
2.2.7.2. Manfaat Work Breakdown Structure
WBS memiliki sejumlah manfaat selain mendefinisikan dan mengatur pekerjaan proyek. Anggaran proyek dapat dialokasikan ke tingkat atas struktur rincian pekerjaan, dan anggaran departemen dapat dihitung dengan cepat berdasarkan struktur rincian pekerjaan masing-masing proyek. Dengan mengalokasikan perkiraan waktu dan biaya dari struktur rincian pekerjaan, jadwal dan anggaran proyek dapat dikembangkan dengan cepat[33].
WBS proyek juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi potensi risiko dalam proyek tertentu. Jika struktur rincian
pekerjaan memiliki bagian yang tidak didefinisikan dengan baik maka itu merupakan risiko dalam mendefiniskan ruang lingkup. Risiko ini harus diidentifikasi dalam log proyek dan ditinjau saat proyek dijalankan. Dengan mengintegrasikan WBS dengan struktur rincian organisasi, manajer proyek juga dapat mengidentifikasi titik-titik komunikasi dan merumuskan rencana komunikasi di seluruh organisasi proyek[33].
2.2.7.3. Work Breakdown Structure dalam PMBOK
Didalam PMBOK WBS termasuk dalam bagian Project Scope Management. Gambar 2. 6 berikut ini merupakan tahapan input, proses, dan output dari pembuatan WBS pada PMBOK.
Dari tahapan tersebut dapat dijelaskan pembuatan WBS seperti Tabel 2. 10 dibawah ini.
Input
•Rencana Manajemen Ruang Lingkup •Pernyataan ruang lingkup proyek •Kebutuhan dokumentasi •Faktor lingkungan perusahaan •Aset proses organisasiProses
•Dekomposisi •Penilaian ExpertOutput
• Dasaran ruang lingkup • Update dokumen proyekTabel 2. 10 Penjelasan dari proses pembuatan WBS No Keterangan Input Scope Management Plan
Rencana manajemen ruang lingkup merupakan komponen dalam perencanaan suatu proyek yang berisi penjelasan pendefinisan ruang lingkup, dikembangkan, dimonitor, dikontrol serta diverfikasi. Rencana manajemen ruang lingkup merupakan input utama dalam mengembangkan proses rencana manajemen proyek dan proeses manajemen ruang lingkup lainnya. Project
Menentukan ruang lingkup
Pernyataan ruang lingkup proyek berisikan penjelasan ruang lingkup produk dan karakteristik produk yang mungkin berpengaruh terhadap pengurutan aktivitas. Requirements
Documentation
Kebutuhan dokumentasi menjelaskan bagaimana suatu kebutuhan proyek sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Enterprise Environmental Factor
Faktor lingkungan perusahaan
Organizational Process Assets
Aset proses organisasi dapat berupa rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus yang digunakan oleh organisasi untuk melakukan atau mengatur proyek.
No Keterangan Tools and
Techniques
Decomposition Dekomposisi merupakan teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi ruang lingkup proyek dan hasil luaran (deliverables) menjadi lebih kecil, dan lebih mudah dikelola.
Expert Judgment
Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisi informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan hasil luaran menjadi bagian-bagian kecil dalam rangka untuk menciptakan WBS yang efektif. Penilaian diterapkan untuk rincian teknis proyek.
Outputs
Scope Baseline Dasar ruang lingkup merupakan pernyataan ruang lingkup yang telah disetujui. Konten dalam scope baseline diantaranya:
• Pernyataan ruang lingkup proyek (project Menentukan ruang lingkup)
• Work breakdown structure (WBS) • WBS Dictionary Project Document Updates Merupakan dokumen-dokumen yang kemungkinan mengalami perubahan saat penyusun WBS ini
2.2.7.4. Tipe dan Level WBS
Dalam penyusunannya WBS memiliki beberapa tipe WBS. Jenis atau tipe WBS ini juga akan memberikan pengaruh pada level WBS yang dihasilkan. Secara umum gambaran sebuah level WBS dapat dilihat pada Gambar 2. 7 berikut:
Penyusunan level tersebut dipengaruhi oleh jenis WBS. Department IT Pemerintah Maryland menjelaskan bahwa jenis WBS terbagi menjadi Deliverable-oriented WBS dan Process-centered WBS[34]. Penjelasan terkiat jenis tersebut yaitu:
• Deliverable-oriented WBS
Deliverable-oriented WBS disusun berdasarkan hasil atau deliverables yang diinginkan oleh proyek. Jenis WBS ini memungkinkan memiliki karakteristik level WBS seperti berikut berikut:
▪ Level 2 adalah berisi semua deliverables proyek yang diharapkan dan dibutuhkan sebagai bagian dari kontrak proyek.
▪ Level 3 adalah aktivitas utama yang diperlukan untuk menghasilkan deliverables Level 2.
▪ Level tambahan digunakan tergantung pada besarnya deliverables dan tingkat detail yang diperlukan untuk memperkirakan biaya dan jadwal yang akurat.
▪ Dalam Deliverable-oriented WBS, semua deliverables diidentifikasi, dan semua pekerjaan atau aktivitas dituliskan juga.
• Process-centered WBS
Process-centered WBS dikembangkan secara bertahap atau fase dalam sebuah proses daripada deliverables. Process-centered WBS biasanya memiliki karakteristik level seperti berikut:
▪ Level 2 adalah tahap atau fase checkpoints/Luaran. Level ini bisa berupa fase SDLC seperti Inisiasi, Perencanaan, dll.
▪ Level 3 adalah aktivitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan Level 2 atau Luaran pada level 2. Beberapa tugas disertakan untuk pekerjaan apa pun yang perlu dilakukan dalam beberapa tahap.
▪ Tingkat tambahan digunakan tergantung pada durasi fase atau jadwal dan tingkat detail yang diperlukan untuk memperkirakan biaya dan jadwal yang akurat. ▪ Process-centered WBS, semua deliverables
diidentifikasi, dan semua pekerjaan dituliskan. Kelengkapan ini akan mengurangi risiko aktivitas yang terlewat, yang mungkin berdampak tak terduga terhadap jadwal proyek.
2.2.7.5. Karakteristik WBS
Permasalahan utama yang sering dialami saat penyusunan WBS adalah mengetahui apakah WBS yang disusun sudah baik, efektif, mudah dipahami atau masih belum. Hal ini dikarenakan masih banyaknya petunjuk atau aturan yang memberikan informasi mengenai WBS yang baik[35]. Norman(2016) mengidentifikasi beberapa karakteristik WBS yang baik[35], diantaranya :
- Deliverable oriented.
- Disusun oleh pihak yang melaksanakan pekerjaan. - Berisi pekerjaan yang ditentukan dalam ruang lingkup
atau kontrak dan menangkap semua kiriman (Internal, Eksternal, Interim) dalam hal pekerjaan yang harus diselesaikan.
- Mendefinisikan konteks proyek, mengklarifikasi pekerjaan dan mengkomunikasikan lingkup proyek kepada semua pemangku kepentingan.
- Ditampilkan dalam sebuah grafik atau outline, menyajikan tampilan secara grafis maupun tekstual. - Paling tidak terdiri dari 2 level.
- Menggunakan kata benda(noun) dan kata sifat(adjective) - bukan kata kerja(verbs).
- Memungkinkan dilakukan perbaikan selama berjalannya proyek.
2.2.7.6. WBS Dictionary
WBS Dictionary atau Kamus WBS merupakan suatu dokumen yang memberikan informasi yang detail terhadap elemen yang ada di WBS. Informasi yang diberikan seperti detail luaran, aktivitas dan penjadwalan aktivitas[15].
Isi dari Kamus WBS adalah deskripsi informasi dari tiap WBS yang disusun, penanggung jawab, waktu, asumsi dan batasan dari sebuah aktivitas. Saat ini berbagai macam template kamus WBS telah tersedia, salah satunya yang dikembangkan oleh Central IT City University of Hong Kong (CityU). Kamus WBS dari Central IT tersebut dikembangkan berdasarkan dokumen Project Management Institute’s (PMI) Project Management Book of Knowledge (PMBOK) dan International Organization for Standardization’s (ISO) 21500:2012, keduanya merupakan standar manajemen proyek[36]. Tabel 2. 11 berikut ini salah satu contoh kamus WBS yang dikembangan oleh Central IT City University of Hong Kong (CityU)[37].
Tabel 2. 11 Template WBS Dictionary yang dikembangkan Central IT of City University of Hong Kong (CityU)
Nomer WBS: Aktivitas WBS: Work Package? ☐ Ya / ☐ Tidak WBS Predecessor(s): Aktivitas yang harus diselesaikan terlebih dahulu Deksripsi WBS: Penjelasan aktivitas WBS Tanggal Mulai: Tanggal Selesai: Estimasi Waktu: Hari
Asumsi dan Batasan:
Asumsi dan Batasan yang dapat mempengaruhi proyek Penanggung Jawab: Orang yang bertanggung jawab atas aktivitas WBS