Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Sepeda Motor pada CV. Terang Jaya Motor

(1)

Tugas Akhir

Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan

Pada Jurusan Manajemen Informatika Jenjang Diploma Tiga Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Oleh :

ADITYA SAPUTRA 1.09.05.090

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

(2)

iii

KATA PENGAN TAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya, Penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “ SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA CV.TERANG JAYA MOTOR (YAMAHA)” ini dapat terselsaikan tepat pada waktunya. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini

mungkin masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, namun

berkat bantuan dan bimbingan dari banyak pihak akhirnya laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. Tidak lupa ucapan terima kasih yang

sedalam-dalamnya dan tidak terhingga kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia

2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Dadang Munandar, SE, M.Si., selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika

Universitas Komputer Indonesia, dan selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bantuan, inspirasi dan meluangkan waktunya pada Penulis dalam

menyusun laporan Tugas Akhir ini.

(3)

5. Seluruh Dosen Pengajar, Staff, dan Karyawan Universitas Komputer

Indonesia terutama Dosen pengajar manajemen informatika.

6. Kedua Orang Tua yang senantiasa memberikan semua bantuan, doa, dukungan materi maupun moril yang telah tercurah.

7. Randy Wijaya selaku pemilik CV.Terang Jaya Motor.

8. Karyawan-karyawati CV. Terang Jaya Motor yang banyak memberi bantuan

bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir ini.

9. Sahabat, Teman-teman MI-10 yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungan morilnya.

10.Kepada semua pihak yang telah berkenan memberikan bantuan dan dorongan

serta kerja sama yang baik dalam penyusunan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini masih

banyak kekurangan, maka dari itu Penulis dengan senang hati akan menerima segala masukan baik kritik maupun saran untuk lebih baik lagi dalam menyusun laporan – laporan yang akan datang.

Semoga laporan Tugas Akhir ini dapat berguna bagi Penulis khususnya, serta bagi para Pembaca umumnya.

Bandung, Juni 2009

(4)

v LEMBAR PENGESAHAN

PERN YATAAN KEASLIAN

ABSTRAK ... i

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ……….………….…………..1 2.1 Konsep Sistem Informasi...8

2.2 Konsep Dasar Sistem...8

2.2.1 Pengertian Sistem...9

2.2.2 Karakteristik Sistem...9

2.2.3 Analisis Sistem...11

2.3 Konsep Dasar Informasi...11

2.3.1 Siklus Informasi...12

2.3.2. Komponen Sistem Inform...13

(5)

2.4.2 Perancangan Basis Data………..19

2.5 Metode Pengembangan Sistem………..…….…….…22

2.6 Sekilas Tentang Borland Delphi 7.0………....24

2.7 Penjualan ………...……....26

2.10 Pembelian………..……..……..…27

BAB III. OBJEK DAN METOD E PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian ……….….. 28

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ………... 28

3.1.2.Visi dan Misi Perusahaan ……….….. 29

3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan ………. 29

3.1.4.Deskripsi Tugas ……….…. 30

3.2. Metode Penelitian………...…..…..31

3.2.1. Desain Penelitin………...31

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data………..…….…..32

3.2.2.1.Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi)………....…32

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)………..….33

3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem……….……….…...33

3.2.3.1. Metode Pendekatan system………..…...……34

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem………..……….……..……. 34

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan...36

1. Flow Map...37

2. Diagram Konteks...37

3. Data Flow Diagram...37

4. Kamus Data...38

5. Perancangan Basis Data ...38

a. Normalisasi...39

b. Relasi Tabel...39

BAB IV. ANALISIS DAN PER ANCANGAN SISTEM 4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ……….…..…..41

(6)

4.1.2.1. Flow Map ……….… 45

4.1.2.2. Diagram Konteks ……….….48

4.1.2.3. Data Flow Diagram ………... 49

4.1.3.Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ………....50

4.2.Perancangan Sistem ………...… 51

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem ………... 51

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan...51

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan...52

4.2.3.1 Flow Map………..……...53

4.2.3.2 Diagram Kontek………..….55

4.2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)………...…55

4.2.3.4 Kamus Data………..…....56

4.2.4 Perancangan Basis Data……….…………...…62

4.2.4.1 Normalisasi………..………….62

4.2.4.2 Relasi Tabel………..…….…..64

4.2.4.3 Entity Relationship Digram (ERD)………..…………....65

4.2.4.4.Struktur File………...………...66

4.2.4.5 Kodifikasi………....….70

4.2.5 Perancangan Antar Muka……….……...…..71

4.2.5.1 Struktur Menu……….…..….71

4.2.5.2 Perancangan Input……….….…72

4.2.5.3 Perancangan Output……….…..84

BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1. Implementasi………..87

5.1.1. Batasan implementasi……….….…87

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak……….…..…87

5.1.3. Implementasi Perangkat Keras………..…..…88

5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL)………....…….88

5.1.5. Implementasi Antar Muka dan Penggunaan Program………..…...89

5.1.6. Implementasi Intalasi Program……….….103

5.2 Pengujian……….….106

(7)

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian………..111

BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan ……… 112

6.2. Saran ……….. 113

DAFTAR PUSTAKA ……….114

(8)

xii Table 1.1 Penjualan Sepeda Motor YAMAHA

oleh CV. Terang Jaya Motor………... 3

Tabel 1.2 Jadwal Penelitian ... 7

Tabel 4.1 Kamus Data Untuk Data Barang ... 57

Tabel 4.2 Kamus Data Untuk Data Penjualan ... 58

Tabel 4.3 Kamus Data Untuk Data Pembelian... 59

Tabel 4.4 Kamus Data Untuk Lap. Data Barang ... 60

Tabel 4.5 Kamus Data Untuk Lap. Penjualan Barang... 61

Tabel 4.6 Kamus Data Untuk Lap. Pembelian Barang ... 62

Tabel 4.7 Struktur File Barang ... 66

Tabel 4.8 Struktur File Detail Penjualan ... 67

Tabel 4.9 Struktur File Penjualan ... 68

Tabel 4.10 Struktur File Detail Pembelian ... 68

Tabel 4.11 Struktur File Pembelian ... 69

Tabel 4.12 Struktur File Pemasok ... 69

Tabel 4.13 Event List Form Login ... 74

Tabel 4.14 Event List Form Data Barang... 75

Tabel 4.15 Event List Form Transaksi Penjualan Barang ... 76

Tabel 4.16 Event List Form Transaksi Pembelian Barang ... 78

(9)

Tabel 4.18 Event List Form Data Pemasok ... 80

Tabel 4.19 Event List Form Dialog Laporan Penjualan ... 81

Tabel 4.20 Event List Form Dialog Laporan Pembelian... 82

Tabel 4.21 Event List Form Dialog Laporan Permintaan Barang ... 84

Tabel 5.1 Kegunaan Program Login User ... 91

Tabel 5.2 Kegunaan Program Menu Utama ... 92

Tabel 5.3 Kegunaan Program Menu Input Data Barang ... 93

Tabel 5.4 Kegunaan Program Menu Input Data Pemasok ... 94

Tabel 5.5 Kegunaan Program Menu Input Permintaan Barang... 95

Tabel 5.6 Kegunaan Program Menu Input Pembelian Barang ... 96

Tabel 5.7 Kegunaan Program Menu Input Transaksi Penjualan Barang ... 97

Tabel 5.8 Kegunaan Program Menu Input Cetak Lap. Permintaan Barang .... 99

Tabel 5.9 Kegunaan Program Menu Input Cetak Lap. Penjualan Barang ... 101

Tabel 5.10 Kegunaan Program Menu Input Cetak Lap. Pembelian Barang ... 102

Tabel 5.11 Pengujian Login... 107

Tabel 5.12 Pengujian Data Pemasok ... 108

Tabel 5.13 Pengujian Permintaan Barang ... 109

Tabel 5.14 Pengujian Pembelian Barang... 109

(10)

xiv Daftar Simbol Flow Map

No. Simbol Keterangan

1 Dokumen

2 Proses Manual

3 Arsip

4

Proses Komputerisasi

5

Manual Input

6

(11)

Daftar Simbol Data Flow Diagram

No. Simbol Keterangan

1

Entitas

2 Proses

3 Alur Data/ Aliran

Data 4

Penyimpanan Data/Storage

Daftar Simbol Entitas Relasi Diagra m

No. Simbol Keterangan

1 Atribut

2 Entitas

(12)

i ABSTRAK

Teknologi informasi berkembang pesat dan mempengaruhi segala kegiatan bisnis, salah satunya bisnis penjualan dan pembelian. Masalah transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi pada CV.Terang Jaya Motor adalah data-data yang terdapat pada CV.Terang Jaya Motor disimpan dalam media pembukuan yang terpisah sehingga pencarian data apabila sewaktu-waktu pimpinan membutuhkan, banyak waktu untuk mencarinya.

Metode yang di gunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriftif dengan pendekatan kasus pada CV.Terang Jaya Motor. Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan pendekatan system secara terstruktur, dimana pengembangan system yang di gunakan yaitu metode prototype. Sedangkan alat-alat yang digunakan dalam analisa perancangan sistem adalah Flowmap, Diagram konteks, Data Flow Diagram, ERD, Tabel Relasi, sedangkan implementasi dari perancangan sistem adalah bahasa pemograman Borland Delphi Microsoft Access 2007 sebagai database. Pembuatan sistem informasi penjualan dan pembelian ini dapat membantu kinerja CV.Terang Jaya Motor terutama dibagian penjualan dan pembelian dalam melakukan transaksi dengan system yang terkomputerisasi.

Didalam pembuatan sistem informasi penjualan dan pembelian diperlukan adanya suatu analisis yang sedang berjalan. Analisa meliputi analisis dokumen proses dan analisa dokumen output yang merupakan dokumen pengeluarandari sistem. Hal ini ditunjukan agar dalam perancangan maupun pengoprasian aplikasi dari sistem yang telah dibuat.

(13)

ii

ABSTRACT

Information technology is inceasing with fast and collution all aspect of business. The last business selling and purchasing the problem of salling and purchasing transaction was happening on CV.Terang Jaya Motor is data searching whose auses the product of information is not accurate and is not possible. It mean if everytime the headerneed of information. Information that give to header is not accurate and not right.

Method used in this research is descriptive method, with the case approach in CV.Terang Jaya Motor. In this search, authov use structured approach system where system development method used is prototype method. And for tools using on plan of system are Flowmap, context diagram, data flow diagram, erd relation and implementation desing system is program language ofr Borland Delphi 7 and for database is using Microsoft access 2007. This information system of sell and purchase is making, it hope can help of work on CV.Terang Jaya Motor specilly on sell and purchase administration on do of transaction with computerize system.

On marking this information system of salling and purchasing is need one of analyze about system whose present. Analyze was dis are document-document analyze of process and document analyze of output. That was of output document from system. That mean to plan or operation of application has make

(14)

1 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 . Latar Belakang Penelitian

Pada era globalisasi ini komputer sudah merupakan salah satu kebutuhan sebagai alat penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk instansi

baik negri atau swasta. CV.Terang Jaya Motor merupakan instansi swasta yang

bergerak dalam penjualan sepeda motor.

Salah satu informasi yang di perlukan pada CV.Terang Jaya Motor adalah rekaman dari kegiatan administrasi penjualan sepeda motor itu sendiri. Rekaman

tersebut terdapat pada arsip perusahaan. Arsip-arsip tersebut diperlukan untuk

membantu pelayanan atau keperluan infomasi internal maupun eksternal. Pengambilan keputusan oleh pemimpin pada kelengkapan, kecepatan informasi

yang disajikan dan di laporkan secara aktif kepadanya.

Berdasarkan survey pendahuluan yang dilakukan oleh penulis pada sistam

penjualan dan pembelian yang berjalan di temukan masalah- masalah, pertama pencatatan transaksi masih menggunakan kertas-kertas kerja oleh bagian

penjualan, dan bagian keuangan misalkan pembukuan, sehingga mengakibatkan kurang efektif dalam penyimpanan laporan transaksi, kedua sering di jumpai hambatan- hambatan yang mengganggu kelancaran kerja. Hambatan-hambatan

(15)

menyediakan infomasi yang di butuhkan secara cepat dan akurat,ke empat

pencarian data menjadi hal yang sangat sulit di lakukan karena dokumen-dokumen

harus di cari secara satu persatu.

Table berikut dibawah ini menggambarkan penjualan sepeda motor pada

CV.Terang Jaya Motor selama tiga bulan terakhir. Dari table tersebut mengindikasikan tingkat penjualan yang sangat bervariatif sehingga pelayanan

pelayanan harus lebih cepat dan akurat.

Table 1.1. Penjualan Sepeda Motor YAMAHA oleh CV. Terang Jaya Motor

Bulan Jenis Motor YAMAHA Jumlah terjual

Januari 2009 1.Vega R Februari 2009 1.Vega R

(16)

Atas dasar hasil tersebut di atas maka penulis membuat usulan sistem yang

berbasis komputer. dengan sistem komputerisasi ini diharapkan kinerja kerja serta

efesiensi waktu dapat di tingkatkan guna untuk meningkatkan proses pe mbelian dan penjualan yang ada pada CV.Terang Jaya Motor. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis menetapkan judul “SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN SEPEDA MOTOR PADA CV.TERANG JAYA MOTOR”.

1.2. Identifikasi dan R umusan Masalah

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil analisis sistem yang telah dilakukan pada perusahaan,

maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan yang dapat diidentifikasi, adalah

sebagai berikut :

1. Dalam pencatatan transaksi masih menggunakan kertas-kertas kerja oleh bagian penjualan, dan bagian keuangan misalkan pembukuan, sehingga

mengakibatkan kurang efektif dalam penyimpanan laporan transaksi. 2. Sering di jumpai hambatan-hambatan yang mengganggu kelancaran kerja.

Hambatan-hambatan tersebut diantaranya validasi data yang tidak

terkontrol sehingga memberikan informasi yang kurang akurat.

(17)

4. Pencarian data menjadi hal yang sangat sulit di lakukan karena

dokumen-dokumen harus di cari secara satu persatu.

1.2.2. Rumusan Masalah

Penulis merumuskan dari hasil identifikasi dan batasan masalah maka

dapat menyatakan perumusan masalah, yaitu sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pembelian dan penjualan yang sedang berjalan sekarang

pada CV.Terang Jaya Motor.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan pada

CV.Terang Jaya Motor.

3. Bagaimana implementasi sistem informasi pembelian dan penjualan pada CV.Terang Jaya Motor.

4. Bagaimana pengujian sistem informasi pembelian dan penjualan pada CV.Terang Jaya Motor.

1.3 . Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun program aplikasi

berbasis komputerisasi sebagai salah satu sarana atau media pe mbantu dalam

mempermudah administrasi pada CV.Terang Jaya Motor guna untuk mendapatkan

(18)

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian dan penjualan pada CV.Terang Jaya Motor.

2. Untuk membuat program sistem informasi pembelian dan penjualan pada

CV.Terang Jaya Motor.

3. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi pembelian dan penjualan pada CV.Terang Jaya Motor.

4. Untuk melakukan pengujian system informasi pembelian dan penjualan.

1.4. Kegunaan Penelitian

Penyusunan laporan tugas akhir ini diharapkan dapat memberi kontribusi bagi semua pihak yang berkepentingan.

1.4.1. Kegunaan Akademis

1. Dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh penulis dalam pembuatan

program system informasi penjualan dan pembelian.

2. Memberikan pengetahuan bagi pihak-pihak yang belum memahami materi

yang sedang diteliti.

1.4.2. Kegunaan Praktis

(19)

2. Diharapkan dengan adanya sistem ini dapat meningkatkan kinerja

perusahaan.

1.5. Batasan Masalah

Untuk membahas permasalahan-permasalahan di atas agar tidak menyimpang

dari ruang lingkup pembahasan, maka penulis membatasi ruang lingkup sebagai

berikut :

1. Pemesanan barang, yaitu dengan memesan pesanan datang langsung atau via telephon atau fax.

2. Pembayaran, yaitu pembayaran dilakukan secara tunai.

3. Pembuatan laporan penjualan secara periodic yaitu harian dan bulanan yang akan di laporkan kepada pihak manager, dengan kriteria sebagai berikut :

a. Laporan stock barang b. Laporan penjualan

(20)

1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian ini dilakukan di CV.Terang Jaya Motor yang berlokasi di

Jl.Raya Cikohkol No.82 Banjarsari-Ciamis. Adapun jadwal penelitian yang di

lakukan seperti terlihat pada table 1.2.

Tabel 1.2. Jadwal penelitian

Kegiatan Bulan

Feb Maret April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pe mbuatan proposal

Suvei Ob jek Penelitian

a.Wawncara

b.pengumoulan dan analisis data

Membuat Sistem

Pengujian Sistem

Memperbaiki Siste m

Penyelesaian Tugas Akhir

Se minar

(21)

8 2.1 Konsep Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting dan

dikatakan bernilai apabila manfaat dari informasi tersebut lebih efektif di bandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya didalam pengambilan keputusan informasi itu

sendiri dapat diperoleh dari sistem informasi atau disebut juga Processing system.

Menurut Abdul Kadir (2003 : 11) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan

didistribusikan kepada pemakai .

Dari beberapa kutipan diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem

informasi merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mengolah data menjadi

bentuk yang lebih berguna bagi pihak tertentu dalam pengambilan keputusan. 2.2 Konsep Dasar Sistem

Istilah sistem sekarang ini banyak di pakai, konsep-konsep yang berhubungan

dengan sistem yang telah diterapkan dalam berbagai rancangan sistem terhadap pemecahan masalah dan manajemen. Sebuah sistem terdiri atas bagia n-bagian yang

(22)

2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan, yaitu sistem yang

menekankan pada elemen atau komponennya. Menurut Abdul Kadir (2003 : 54) ”Sistem adalah kumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.

2.2.2 Karakteristik Sistem

Menyangkut Pemahaman tentang karakteristik sistem, Menurut Jogiyanto

(2004 : 684) berpendapat bahwa sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu :

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Komponen atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau

bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara

keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang

(23)

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap di jaga dan dipelihara.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang

lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan

subsistem lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem (Input)

Adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer ”Program” adalah maintenance

input dan ”data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (output)

Adalah hasil dari energi yang diolahdan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada super sistem.

7. Pengolah Sistem (process)

(24)

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat

menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2.3 Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahannya,

kesempatan-kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

2.3 Konsep Dasar Informasi

Menurut davis dalam buku Abdul Kadir (2003 : 31) Informasi adalah data

yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

Menyangkut tentang pengertian informasi ini, Jogiyanto (2004 : 692)

berpendapat bahwa :

”Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”.

Dari pernyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa

(25)

Menurut Jogiyanto (2004 : 696), kualitas dari suatu informasi tergantung dari

tiga hal yaitu :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuannya, sehingga output (keluaran) bisa

di pertangung jawabkan. 2. Tepat waktu

Informasi pada saat diperlukan tidak boleh terlambat karena informasi yang

terlambat tidak akan mempunyai nilai lagi dalam pengambilan suatu keputusan.

3. Relevan

Informasi harus bermanfaat dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan pemakai.

2.3.1 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data tersebut harus melalui beberapa

pengolahan dengan menggunakan suatu model tertentu agar dihasilkan suatu

informasi yang berguna.

Siklus informasi menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan

(26)

Gambar 2.1 Siklus Informasi

Sumber : Abdul Kadir (2003 : 32)

2.3.2. Komponen Sistem Informasi

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun.

Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Hanif Al Fatta (2007:9)

Akhirnya Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna

pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,

(27)

pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi

organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Hanif Al Fatta (2007:9)

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data.

b. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem computer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programer, dan operator, serta tanggung jawab terhadap perawatan sistem.

Sementara Burch dan Grudnitski (1986) berpendapat, sistem informasi yang terdiri dari komponen-komponen diatas disebut dengan istilah blok bangunan

(building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok

keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control

(28)

Sementara Burch dan Grudnitski (1986) berpendapat, sistem informasi yang

terdiri dari komponen-komponen diatas disebut dengan istilah blok bangunan

(building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing- masing berinteraksi satu

dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses

(29)

sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi

(humanware atau brainware), perangkat lunak (software).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat lunak untuk

memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan

sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

6. Blok Kendali.

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana

alam, api, air, kegagalan–kegagalan sistem itu sendiri, kesalahankesalahan, ketidak efisienan dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan

untuk meyakinkan bahwa hal- hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun

bila terlanjur kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Sementara, menurut pandangan Davis (1995), sistem informasi manajemen terdiri

dari elemen-elemen berikut:

1. Perangkat keras komputer (hardware).

2. Perangkat lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum,

perangkat lunak terapan, dan program aplikasi. 3. Database.

4. Prosedur.

(30)

2.4 Perancangan Sistem

Perancangan Sistem adalah kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan

masukan.

Tahapan perancangan sistem mempunyai dua maksud, yaitu sebagai berikut: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangunan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik

lainnya yang terlibat.

2.4.1 Perancangan Proses

Perancangan proses merupakan tahapan yang sangat menentukan terciptanya

sistem informasi yang baik. Untuk mendukung proses pembentukan database tersebut ada beberapa peralatan, yaitu:

1. Diagram Alir Dokumen (Flowchart)

Diagram alir data atau flowchart merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk

mengidentifikasi serta dapat mengevakuasi suatu permasalahan yang

diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 2.Diagram Konteks (Context Diagram)

Context Diagram adalah bagian dari DFD yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi sistem informasi dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Context Diagram menyoroti jumlsh karakteristik

(31)

a. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem

melakukan komunikasi (sebagai terminator).

b. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

c. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia

luar.

d. Penyimpanan data (Storage), yaitu digunakan secara bersamaan antara

sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan

digunakan oleh atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol penyimpanan dalam

Context Diagram dibenarkan dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari luar sistem.

e. Batasan antara sistem dan lingkungan. Simbol yang digunakan dalam

Context Diagram antara lain: 1. Persegi panjang (terminator)

Untuk berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data.

2. Lingkaran

Untuk menunjukan adanya kegiatan proses dalam sistem.

3. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika tanpa

(32)

lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat

yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

DFD merupakan peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta

penyimpanannya. 4. Kamus Data

Kamus data berfungsi untuk menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan

dalam penggambaran dalam Data Flow Diagram, dan mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran.

2.4.2 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data ini terdiri dari Normalisasi, ERD (Entity Relasi

Diagram), Tabel Relasi, Struktur File. Berikut penjelasan perancangan basisdata

tersebut:

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses

pengelompokan data menjadi table-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Secara umum proses normalisasi dibagi dalam tiga tahap, yaitu

Bentuk tidak normal (unnormal), Bentuk Normal Pertama, Bentuk Normal Kedua (2NF), Bentuk Normal Ketiga (3NF). Pada tahap ketiga biasanya sudah akan diperoleh tabel yang optimal. Berikut penjelasan tahap-tahap

(33)

a. Bentuk tidak normal (unnormal)

Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tanpa format tertentu. Data bisa jadi mengalami duplikasi.

b. Bentuk Normal Pertama (1NF)

Bentuk normal tahap pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak

memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan

domain nilai yang sama. Pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam satu tabel yang berulang.

c. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Pada tahap ini dilakukan penentuan field kunci dari masing- masing

tabel. Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data tela h

memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi antar table, sehingga akan ditemukan adanya field kunci sekunder pada table-tabel

(34)

2. ERD (Entity Relasi Diagram)

Model ERD diagram dibentuk dari komponen dasar yaitu:

a. Entitas

Entitas adalah segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan berupa orang, benda, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau

mengandung informasi. b. Atribut

Setiap entitas mempunyai atribut atau elemen data yang mencirikan

entitas tersebut. c. Relasi

Hubungan antara entitas atau beberapa entitas

Jenis-jenis relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas dapat berupa.

1. Relasi satu ke satu (One to One)

1 1

2. Relasi satu ke banyak (One to Many)

1 n

3. Relasi banyak ke satu (Many to One)

(35)

4. Relasi banyak ke banyak

n n

3. Relasi Tabel

Relasi table secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang

didalamnya terdapat table-tabel ynag saling berelasi satu sama lain. relasi antar table dengan table yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan

tertentu.

4. Struktur File

Struktur file merupakan struktur dari file- file dalam basis data, baik itu file

tipe data maupun deskripsi lain file- file tersebut.

2.5 Metode Pengembangan Sistem

Untuk membangun sebuah system informasi diperlukan suatu metodologi pengembangan system. Prototype adalah suatu metode dalam pengembangn system

yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan

bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai. Yang dimaksud disini adalah suatu proses standar yang dipakai oleh pengembangan system, melaksanakan

seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, hingga sampai pada implementasi.

Penyusun lebih memilih menggunakan metode pengembangan system

(36)

merasa lebih cocok menggunakan metode prototype dalam penelitian yang penyusun

lakukan.

Kelebihan:

Prototype Waterfall

Metode ini cukup efektif sebagai paradigma dalam rekayasa perangkat lunak. Kuncinya adalah mendapatkan kebutuhan dan aturan yang jelas yang disetujui pelanggan dan pembuat perangkat lunak. Walaupun pada umumnya prototype akan dihilangkan dan dibuat perangkat yang sebenarnya.

Metode ini lebih baik jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik

Kekurangan:

Prototype Waterfall

 Pelanggan kadang tidak menyadari

bahwa mungkin saja prototype dibuat terburu-buru dan rancangan tidak tersusun dengan rapi.

 Pengembang kadang-kadang

membuat implementasi sembarang karena ingin selesai dengan cepat.

 Pada kenyataanya, jarang mengikuti

urutan sekuensial seperti pada teori, interasi sering terjadi menyebabkan masalah yang baru.

 Pelanggan harus sabar, karena

(37)

2.6 Sekilas Tentang Borland Delphi 7.0

Borland Delphi 7.0 adalah suatu perangkat yang handal untuk membuat aplikasi

dan bahasa pemogramannya merupakan bahasa pemograman berbasis Windows dan merupakan pengembangan dari bahasa Pascal. Borland De lphi 7.0 ini dapat membuat sebuah program dari yang sederhana sampai program yang berbasis Client Server

atau jaringan.

Delphi menyediakan arsitektur yang memungkinkan penggunaan ulang

komponen-komponen program, hal ini menyebabkan pembuatan aplikasi menjadi

lebih cepat, komponen-komponen tersebut terdapat pada IDE (Integrated Development Environment). IDE (Integrated Development Environment) adalah

bagian dari Delphi yang digunakan untuk menciptakan aplikasi, dengan IDE inilah para programmer secara visual merancang tampilan untuk para user (antarmuka

pengguna) dan menulis listing program (kode)

Delphi 7.0 terdiri dari beberapa bagian yang masing- masing memiliki komponen-komponen dan fungsi tertentu. Bagian-bagian tersebut diantaranya adalah

MenuBar, ToolBar/SpeedBar, Component Palette, Jendela Form, jendela Unit, Object

(38)

1. Menu Bar

Pada bagian menu terdapat sebelas menu utama. Untuk menggunakan

menu, anda tinggal mengklik pada menu utama kemudian memilih pada submenu.

2. ToolBar/SpeedBar

Toolbar fungsinya sama seperti fungsi dari menu, hanya saja pada toolbar pilihan-pilihan berbentuk icon. Untuk memilih suatu proses yang akan

dilakukan, anda tinggal mengklik icon yang sesuai dengan proses yang anda

inginkan.

3. Component Palette

Component Pallete berisi kumpulan komponen yang akan ditempelkan atau diletakkan dalam form dan digunakan untuk mendesain form sehingga

membentuk antarmuka pengguna.

4. Object TreeView

Object TreeView adalah tempat untuk melihat daftar dari objek-objek

apa saja yang terdapat pada program aplikasi.

5. Object Inspector

Object Inspector adalah tempat untuk properti dan event dari setiap objek kontrol. Object Inspector juga dipakai untuk me ngatur properti dari objek kontrol yang dipakai. Selain itu juga melalui object inspector anda dapat

(39)

inspector, dapat mengubah property yang nantinya akan dipakai sebagai

default dari objek kontrol pada waktu pertama kali program dieksekusi atau

biasanya disebut Run-Time. 6. Form Editor

Form Editor atau form adalah tempat membuat tampilan (user

interface) untuk program aplikasi. 7. Kode Editor

Kede Editor adalah tempat meletakan atau menulis kode program dari

program aplikasi. Kode editor dinamakan dengan Unit. 2.7 Penjualan

Penjualan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan, karena dapat memasarkan produknya. Yaitu dengan cara menjual hasil produknya

tersebut.

Menyangkut pengertian tentang penjualan ini, (http://www.scribd. com/definisi-Penjualan/26 April 2009) :

“Selling (melakukan penjualan) adalah suatu kegiatan yang ditunjukkan untuk mencari pembeli, mempengaruhi, dan memberi petunjuk agar pembelian dapat menyelesaikan kebutuhannya dengan produksi yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua pihak”.

Kegiatan penjualan terbagi kedalam dua cara, yaitu: 1. Penjualan Tunai

Penjualan secara langsung kepada pembeli atau konsumen dengan

(40)

2. Penjualan kredit

Penjualan barang yang dilakukan dengan cara mengirim barang atau menjual

barang sesuai dengan pesanan dari pembeli dan tidak ada pembayaran tertentu dan perusahaan mempunyai waktu tagihan pada pembeli tersebut.

2.10 Pembelian

Pembelian merupakan salah satu kegiatan dari pembelanjaan.

Pembelian juga mempunyai peranan yang penting, sama halnya dengan

penjualan yaitu untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Menyangkut pengertian tentang penjualan ini, (http://www.scribd. com/definisi-Pembelian/26 April 2009) :

“Pembelian adalah membeli aktiva produk untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan yang digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangan selama satu periode, hanya digunakan untuk mencatat pembelian barang dagangannya”.

Pembelian juga terbagi kedalam dua cara, yaitu:

1. Pembelian Tunai

Pembelian barang secara langsung kepada produsen atau pemasok barang dengan pembayaran secara tunai atau pada saat itu juga.

2. Pembelian Kredit

Pembelian barang secara tidak langsung kepada produsen atau pemasok barang dengan pembayaran tidak langsung melainkan berangsur sesuai

(41)

28 BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Penelitian di lakukan pada CV.Terang Jaya Motor yang beralamat di Jalan raya Cikohkol No.82 Banjarsari–Ciamis. CV.Terang Jaya Motor

merupakan perusahaan yang bergerek di bidang jasa penjualan kendaraan ber

motor. CV. TERANG JAYA MOTOR merupakan salah satu retail motor

merek YAMAHA pada bagian penjualan dan pembelian.

3.1.1.Sejarah Singkat Perusahan

CV. TERANG JAYA MOTOR merupakan perusahaan yang bergarak di bidang jasa penjualan kendaraan bermotor. CV. TERANG JAYA MOTOR

merupakan salah satu retail motor merek YAMAHA yang tersebar di seluruh

Indonesia, sehingga memudahkan para pelanggannya untuk memperoleh produk dan layanan yang di sediakan oleh perusahaan. Salah satunya yaitu

CV.TERANG JAYA MOTOR yang terletak di Jalan raya Cikohkol No.82.

Semua hal yang telah di capai oleh CV.TERANG JAYA MOTOR tidak lepas dari peranan tokoh pendirinya yaitu bpk. Randy Wijaya seora ng

(42)

3.1.2.Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi Pe rusahaan

1. Bukan hanya menjual produk, tetapi lebih mengutamakan kualitas

barang untuk kepuasan customer.

2. Bekerja dengan rapi, service cepat, tepat dan rapi untuk mencapai kepuasan customer.

b. Misi Perusahaan

1. Memenuhi kebutuhan konsumen.

2. Fokus penjualan dan citra produk.

3. Memberikan service cepat, tepat dan rapi.

3.1.3.Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam suatu organisasi yang baik pada umumnya mempunyai terstruktur,

organisasi yang dapat untuk membatasi pembagian-pembagian kerja pada masing-masing bagian. Dalam hal ini struktur organisasi merupakan dasar yang

(43)

Strukur organisasi dan kepegawaian pada CV.TERANG JAYA

MOTOR dapat dilihat pada satu laporan ini.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV Terang Jaya Motor

3.1.4. Deskripsi tugas

1. Manager

Fungsi dan tugas dari manager :

a. Bertanggung jawab terhadap perusahaan

b. Memimpin, mengkoordinasi, merencanakan, dan mengawasi seluruh kegiatan.

2. Chef mechanic

Mengevaluasi hasil kerja hasil kerja dari mekanik. MANAGER

CHEF MECANIC

ADMINISTRASI SERVICE. COUNTER

MEC 2 MEC 1

(44)

3.Service counter

Disini Service counter berposisi di bagian depan yang bertugas menerima

atau menyambut konsumen, atau bias juga di sebut seles. 4.Administrasi

Bertugas Mengkoordinir, merencanakan dan mengawas pengelola

keuangan 5.Mechanic

Melayani service sepeda motor yaitu melakukan perawatan dan perbaikan

sepeda motor.

3.2. Metode Penelitian

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa

metode penelitian yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut:

3.2.1. Desain Penelitin

Untuk melakukan suatu penelitian perlu dilakukan perencanaan penelitian,

agar penelitian yang di lakukan dapat berjalan dengan baik dan sistematis. Desain

penelitian adalah semua proses yang perlu di lakukan dalam perencanaan sampai dengan pelaksanaan penelitian di lakukan pada waktu tertentu. Desain penelitian

yang penulis terapkan dalam penelitianini langkah- langkahnya sebagai berikut :

1. Identifikasi dan pemilihan masalah.

(45)

3. Mengumpulakan menganalisis data-data jasa penjualan dan

pembelian.

4. Memilih metode pengembangan system yang di rancang.

5. Mengelola data yang telah di kumpulkan untuk analisis.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan tugas akhir ini pengumpulan data dilakukan untuk

memperoleh keterangan serta menganalisis data sehingga data tersebut dapat memberikan gambaran mengenai objek yang sedang diteliti.

3.2.2.1.Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi)

Berdasarkan pendapat Umar (1999: 43) pada (http://www.infoskripsi.com/ info skripsi/ 26 Juni 2009), Menyatakan bahwa data primer merupakan data

yang didapat dari sumber pertama baik individu atau perorangan seperti hasil

dari hasil pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti. Data primer dalam penelitian ini merupakan data yang diperoleh secara langsung dari

jawaban responden melalui penyebaran kuesioner.

1. Wawancara

Metode wawancara merupakan tanya jawab yang dilaksanakan

penyusun dengan pihak pribadi sumber. Dalam teknis wawancara ini

penyusun berperan sebagai pewawancara dan mewawancarai pemilik dan bagian administrasi pada perusahaan ini. Metode ini merupakan

(46)

tempat penelitian yaitu guna mengetahui sistem yang sedang berjalan

untuk acuan pembuatan sistem yang lebih baik lagi.

2. Observasi

Dimana peneliti secara langsung mengamati objek penelitian.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (Dokumentasi)

Berdasarkan pendapat Umar (1999: 43) pada (http://www.infoskripsi.com/

info skripsi/ 26 Juni 2009), menyatakan bahwa data sekunder adalah data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan, baik oleh pengumpul data primer atau

pihak lain Jadi data sekunder merupakan data yang secara tidak langsung

berhubungan dengan responden yang diselidiki dan merupakan pendukung bagi

penelitian yang dilakukan.

Penyusun melakukan pengumpulan data dengan menyimpan berbagai

bentuk dokumen seperti, data permintaan barang, nota, laporan penjualan, laporan

persediaan barang,permintaan barang, laporan barang masuk, bukti pembayaran. Selain itu penyusun mengadakan studi pustaka, merupakan teknik yang dilakukan

oleh penyusun dengan cara membaca buku-buku sumber, catatan perkuliahan dan

latihan-latihan yang berhubungan dengan topik yang dibahas.

3.2.3. Metode Pendekatan dan Penge mbangan Sistem

(47)

atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling

berinteraksi, saling tergantung satu sama lain.

3.2.3.1. Metode Pendekatan sistem

Pendekatan terstruktur adalah menulis daftar perintah yang harus diikuti oleh komputer, kemudian mengorganisasi perintah-perintah tersebut kedalam

kelompok-kelompok yang dinamakam fungsi/prosedur. Meskipun demikian,

setiap fungsi dapat memiliki data yang bersifat lokal. Kelemahan pendekatan terstruktur adalah pada data global, pada program yang berukuran sangat besar

sangat sulit untuk dilacak.

3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penyusun adalah model prototype yaitu suatu metode dalam pengembangan sistem yang

menggunakan pendekatan untuk membuat program dengan cepat dan bertahap sehinga segera dapat dievaluasi oleh pemakai. Tujuan utama

dari prototype adalah untuk mengurangi resiko dan ketidak pastian selama tahap-tahap awal dari life cycle Pengembangan informasi

requirement untuk mengurangi biaya pengembangan sistem secara

keseluruhan. Langkah- langkah dalam metode prototype yaitu :

a. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai

(48)

teknik procedural maupun dalam teknologi yang akan

digunakan.

b. Mengembangkan Prototype

Pada tahap ini analis sistem bekerjasama dengan pro grammer mengembangkan prototype sistem untuk memperhatikan

kepada pemesan model sistem yang akan dibangun. c. Menentukan apakah Prototype dapat diterima atau tidak

Pada tahap ini analis system akan mendeteksi dan

mengidentifikasi sejauh mana model yang dibuat dapat diterima oleh pemesan, perbaikan apa yang diinginkan oleh

pemesan atau bahkan harus merombak secara keseluruhan. d. Mengadakan sistem operasional melalui pemrograman sistem

oleh programmer berdasarkan model sistem yang telah

disepakati pemesan sistem. e. Menguji sistem operasional

Pada tahap ini programmer akan melakukan uji coba baik

menggunakan data sekunder maupun data primer untuk memastikan system dapat berlangsung dengan baik dan benar

sesuai kebutuhan pemesan.

f. Menentukan sistem operasional apakah dapat diterima oleh

pemesan atau harus dilakukan beberapa perbaikan dari awal

(49)

g. Implementasi sistem

Pada tahap ini dilakukan jika sistem telah disetujui oleh pemesan.

Berikut adalah tahapan-tahapan dari metode Pengembangan prototype :

- Pengembang dan pemakai bertemu - Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem

- Pengembang mulai membuat prototype

- Pemakai menguji prototype dan memberikan kritikan atau saran

- Pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai

_{- Pengembang merampungkan sistem sesuai} dengan masukan terakhir dari pemakai

Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan sistem dengan protype Sumber : Abdul Kadir (2003 : 417)

3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Mengembangkan sebuah sistem informasi ini, penulis memakai beberapa

alat bantu pembuatan model analisis dan perancangan sisitem informasi yaitu :

(50)

1. Flow Map

Flowmap atau bisa disebut juga block chart atau flowchart

berfungsi untuk memodelkan masukan dan keluaran proses maupun

transaksi dengan simbol-simbol tertentu. Andri Kristanto (2008:75).

2. Diagram Konteks

Diagram kontek adalah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitit luar, masukan dan keluaran dari system.

Diagram konteks di representasikan dengan lingkaran tunggal yang

mewakili keseluruhan system. Andri Kristanto (2008:70).

3. Data Flow Diagram

Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu,

elemen-elemen yang meyusun suatu DFD. Ada empat elemen-elemen yang menyusun suatu DFD menurut Hanif Al Fatta (2007:106-107), yaitu:

a. Proses

Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang

spesisifik, biasa berupa manual maupun komputerisasi.

b. Data flow

(51)

c. Data Store

Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang

mengalir disimpsn dalam data store. Aliran data di-update atau ditambahkan ke data store.

d. External entity

Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.

4. Kamus Data

Dalam perancangan sistem informasi penjualan dan pembelian barang,

arus data yang mengalir di DFD sifatnya global. Kamus data digunakan dalam perancangan basis data yang dipakai dalam pembuatan program

aplikasi.

Fungsi kamus data adalah sebagai berikut :

1. Menjelaskan arti dari aliran data dan penyimpanan dalam DFD.

2. Menjelaskan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran.

3. Menjelaskan komposisi penyimpanan data.

5. Perancangan Basis Data

(52)

a. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik yang menstrukturkan data

dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Pada proses normalisasi perlu dikenal

tahap-tahap normalisasi menurut Tata (2005:181-182), yaitu:

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form).

b. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form). c. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form).

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form).

e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF). b. Relasi Tabel

Model data relasional menjelaskan kepada pemakai (user)

tentang hubungan logis antardata dalam basis data dengan cara

memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut. Relasi dalam model database relasional mempunyai beberapa

karakteristik menurut Tata (2005:177), yaitu:

a. Semua entry/elemen data pada suatu baris dan kolom tertentu harus mempunyai nilai tunggal (single value)

(53)

b. Semua entry/elemen data pada suatu kolom tertentu

dalam relasi yang sam harus mempunyai jenis yang sama.

c. Masing- masing kolom dalam suatu relasi mempunyai suatu nama yang unik (meskipun kolom dalam relasi yang berbeda diizinkan mempunyai nama yang sama)

(54)

41 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu sistem informasi kedalam

bagian-bagian komponennya denganh maksud untuk me ngidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,

hambatan- hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Oleh karena itu sistem informasi yang berjalan akan digunakan untuk

merancang sistem informasi baru yanglebih baik dari sistem yang sudah ada maka tahapan ini harus dilakukan sebaik mungkin.

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan aliran sistem informasi

penjualan dan pembelian yang sedang berjalan diperoleh keterangan sebagai berikut.

4.1.1 Analisis Dokumen

Adapun data-data dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan dan pembelian yang sedang berjalan pada Cv.Terang Jaya

Motor adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Data permintaan barang

Sumber : Customer

(55)

Periode Pembuatan : Pada saat pembelian barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg,

Jenis_brg 2. Nama Dokumen : Nota

Sumber : Administrasi

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran

Periode Pembuatan : Pada saat penjualan barang

Jenis_brg, Tgl_pembelian 3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk memberitahu barang yang

terjual

Periode Pembuatan : Pada saat barang terjual

Jenis_brg, Tgl_penjualan,

Persediaan_brg

4. Nama Dokumen : Laporan Persediaan barang

Fungsi : Untuk mengetahui persedian barang Periode Pembuatan : Pada saat akan membuat dokumen

(56)

Jenis_brg, Tgl_penjualan, jumlah

Barang yang akan dibeli 5. Nama Dokumen : Permintaan Barang

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang akan

dibeli

Periode Pembuatan : Pada saat Pembelian barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, Jenis_brg, Tgl_penjualan, jumlah

Barang yang akan dibeli 6. Nama Dokumen : Laporan Barang Masuk

Fungsi : Untuk mengetahui barang yang

diterima

Periode Pembuatan : Pada saat Penyedian barang

Item Data : Kode_brg, Nama_brg, Harga_brg, Jenis_brg, Jml_brg

7. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Sumber : Pemasok

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pembayaran

(57)

Periode Pembuatan : Pada saat Pembelian barang

Jenis_brg, Jml_beli 4.1.2 Anailis Prosedur yang sedang Berjalan

Adapun prosedur dari sistem penjualan dan pembelian pada

Cv.Terang Jaya Motor yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Customer memberikan code barang pada administrasi, kemudian

administrasi mengecek barang pada buku persedian barang,

administrasi membuat nota pembayaran barang sebanyak tiga rangkap, nota pembayaran barang rangkap pertama dan code

barang diberikan kepada customer, nota pembayaran barang rangkap kedua dijadikan sebagai acuan pembuatan laporan

penjualan, nota pembayaran rangkap ketiga diberikan kepada

manager sebagai bukti laporan penjualan.

2. Administrasi membuat laporan penjualan sebanyak dua rangkap,

laporan penjualan rangkap kedua dijadikan arsip (laporan

penjualan), laporan penjualan rangkap pertama diberikan kepada manager untuk diverifikasi.

3. Administrasi melakukan proses pembuatan permintaan barang yang dilihat dari buku persedian barang, dari proses tersebut menghasilkan dua dokumen permintaan barang, dokumen

(58)

barang, dokumen permintaan barang rangkap pertama diberikan

kepada manager untuk diverifikasi.

4. Manager memberikan dokumen permintaan barang kepada pemasok, kemudian pemasok melakukan proses penyedian barang yang akan dibeli oleh manager, dari proses tersebut menghasilkan

dokumen bukti pembayaran dan pesanan barang.

5. Pemasok memberikan dokumen bukti pembayaran dan pesanan

barang yang dibeli kepada administrasi, kemudian administrasi

membuat laporan barang masuk.

6. Administrasi melakukan update barang masuk untuk disesuaikan

dengan buku persedian barang, yang menghasilkan laporan barang masuk sebanyak dua rangkap. Laporan barang masuk rangkap

pertama diberikan kepada manager untuk diverifikasi, dokumen

laporan barang untuk rangkap kedua dijadikan arsip barang masuk. 4.1.2.1 Flow Map

Flowmap dapat memberikan gambaran tentang sistem yang

saat ini sedang berjalan. Dari sistem yang sedang berjalan maka akan ditemukan data-data dan fakta yang akan dijadikanbahan untuk

(59)

Flowmap Penjualan

(60)

Flowmap Pembelian

Lap. Barang masuk Bukti pembayaran

Menyediakan

lap. pembelian lap. pembelian Pesanan barang

Pesanan barang

N4 N1

Verifikasi

Gambar 4.2 Flowmap Pembelian yang sedang berjalan

Keterangan :

N1 = Arsip Laporan Persedian Barang N2 = Arsip Laporan Penjualan Barang N3 = Arsip Dokumen Permintaan Barang

(61)

4.1.2.2 Diagram Kontek

Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang

menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram kontek dari sitem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.3 dibawah ini.

S.I

PENJUALAN dan PEMBELIAN

CUSTOMER SUPPLIER

Spesifikasi Brg

Dokumen Permintaan Brg

Bukti Pembayaran, Pesanan Brg Spesifikasi Barang, Nota

S.I

PENJUALAN dan PEMBELIAN

CUSTOMER Pemasok

Doc. permintaan barang

Dokumen Permintaan Brg

Bukti Pembayaran, Pesanan Brg kwitansi

Gambar 4.3Diagram Konteks Penjualan dan Pembelian yang

(62)

4.1.2.3 DFD yang Sedang Berjalan

Data flow diagram (diagram alir data) adalah representasi

graphis dari suatu sistem menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.

Berikut ini DFD penjualan dan pembelian yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.4 di bawah ini.

Customer

(63)

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil analisis CV.Terang Jaya Motor masih

mengalami masalah dalam melakukan aktivitas penjualan dan pembelian. Adapun masalah- maslah yang dihadapi CV.Terang Jaya Motor adalah :

1. Proses penjualan dan pembelian masih menggunakan nota,sehingga sering kali menyebabkan kesalahan dalam

penghitungan jumlah barang.

2. Kurang terkontrol data barang yang akan dijualdan dibeli dengan baik, Karena masih menggunakan buku yang

menyebabkan data-data tidak tersimpan dengan baik. 3. Pembuatan laporan masih dicatat dalam pembukuan

sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan

menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian barang.

4. Data yang disimpan mudah hilang atau rusak karena

pengaruh kondisi luar.

5. Sistem informasi lebih lamban karena belum adanya suatu

jaringan yang berbasis komputerisasi.

Untuk mengatasi masalah- masalah diatas, maka Cv.Terang Jaya Motor harus mengadakan evaluasi pada sistem yang ada yaitu

(64)

terkomputerisasi untuk menunjang segala aktivitas perusahaan

terutama dibagian penjualan dan pembelian barang sehingga dapat

memberikan informasi yang tepat, cepat dan akurat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

4.2 Perancangan Sistem

Pada pembahasan kali ini akan dibahas mengenai perancangan sistem informasi pada aplikasi yang akan digunakan untuk mengatasi masalah sistem

yang ada, sehingga tujuan dari perancangan ini dapat berjalan sesuai dengan

yang diharapkan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Dengan menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesain masalah tersebut dapat dibuat

suatu perancangan sistem informasi penjualan dan pembelian dengan

menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Mengenai gambaran pada sistem yang diusulkan penulis menggambarkan secara sederhana agar suatu informasi penjualan dan

(65)

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Adapun prosedur penjelasan dari sistem penjualan dan pembelian pada

Cv.Terang Jaya Motor yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Proses Penjualan Barang

Costumer memberikan code barang pada administrasi, kemudian

administrasi memerikasa data barang dengan mengambil data dari database penjualan dan pembelian barang, jika barang yang dimin

tatidak tersedia maka code barang diserahkan kembali pada costumer,

jika barang yang diminta tersedia maka administrasi mencetak struk penjualan, kemudian struk penjualan dari barang diserahkan pada

costumer.

2. Prose Pembelian Barang

Manager membuat dokumen permintaan barang yang diambil dari

arsip penjualan, setelah itu manager menyerahkan dokumen permintaan barang pada pemasok, kemudian pemasok menyediakan

permintaan barang dan membuat nota pembelian, nota pembelian dan

barang diserahkan pada administrasi.

3. Pembuatan Laporan Penjualan dan Pembelian

Untuk proses penjualam dan pembelian barang, data diambil dari database penjualan dan pembelian barang dimana hasilnya berupa laporan penjualan dan pembelian yang dapat diakses langsung oleh

(66)

4.2.3.1 Flow Map

Bagan alir dokumen yang disebut juga (document flowchart)

merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari sistem penjualan dan pembelian yang diusulkan. Pada sistem penjualan dan pembelian terdapat aliran-aliran dokumen. Untuk lebih jelasnya, prosedur dari

(67)

Prosedur Pembelian dan Penjualan

(68)

4.2.3.2 Diagram Kontek

Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang

mengambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari system. Adapun diagram kontek dapat dilihat dari gambar 4.6

Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Customer

Pemasok

Manager

Laporan Penjualan & Laporan Pembelian Barang

Barang & Struk

Dsokumen Permintaan Barang