Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

OLEH

SORAYAWATI SIREGAR

102102029

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KOMPUTER

SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal...….. Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Dra.Mutia Ismail MM,Ak) NIP. 19680501 199502 2 001

Tanggal………..….. Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 19511114 198203 1 002 Tanggal……….... Dekan Fakultas Ekonomi USU

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : SORAYAWATI SIREGAR

NIM : 102102029

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

MEDAN, 2013

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunia yang begitu besar kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir ini adalah “Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Dalam penulisan tugas akhir ini tidak mungkin dapat penulis selesaikan tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil.Untuk itu dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapkan terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada semua pihak yang terlibat. Pihak tersebut yaitu :

1. Bapak Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec,Ac.Ak.Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak.selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

selamanya mereka tak tergantikan) serta abang-abangku dan kakak-kakakku tersayang.Doa serta dukungan mereka baik moril maupun materil luar biasa besar buat penulis yang dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Program Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

5. Untuk semua teman-temanku Indah, Rahma, Maisam, Eka, Hafsa,Yossi, Rabiah dan seluruh anak Detak’10 grup A.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi peningkatan mutu tugas akhir ini.Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima kasih.

Medan, 2013 Penulis

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1. Manfaat Penelitian ... 4

2. Tujuan Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei/Observasi ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Ringkas ... 8

B. Struktur Organisasi ... 11

C. Job Description ... 14

D. Jaringan Kegiatan ... 19

SUMATERA UTARA

A. Sistem Akuntansi dan Sistem Komputerisasi ... 22 B. Sistem Komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi USU... 24 C. Peranan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi

padaFakultas Ekonomi USU ... 27 D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas

Fakultas Ekonoomi USU ... 28 E. Peranan Komputer sebagai Pengolah Data Akuntansi

pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU... 34

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ... 40 B. Saran ... 41

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Majunya dunia usaha mengakibatkan pengelolaan data akuntansi yang semakin kompleks yang tentunya memerlukan pengelolaan data secara cepat, tepat dan akurat dalam pencapaian tujuan perusahaan yang efisien dan efektif. Untuk mengatasi hal ini maka kebanyakkan perusahaan memanfaatkan dan mempergunakan perkembangan teknologi yang ada, yakni penggunaan komputer atau Electronic Data Processing (EDP) sebagai sarana dalam proses pengelolaan data akuntansinya.

Dalam perusahaan yang menggunakan komputer, proses pengolahan data akuntansinya dapat dilakukan dengan tepat karena EDP telah dilengkapi dengan kemampuan teknis untuk mengolah datayang ada berdasarkan program-program yang dimasukkan ke dalam komputer. Data yang diperoleh dapat segera diproses dengan cepat dan pada akhirnya akan menjadi informasi.

Informasi akuntansi sangat berguna dalam perkembangan dunia usaha saat ini.Perkembangan tersebut menciptakan suatu persaingan diantara perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya.Dalam hal ini, timbul suatu masalah bagi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan dan mengawasi aktifitas usahanya, dimana manajemen memerlukan informasi yang relevan, andal, lengkap dan tepat waktu dalam rangka pengambilan keputusan.

Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual,hal ini mengakibatkan aktivitas perusahaan menjadi terhambat karena proses pengelolan data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan akibat pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, manajemen perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan keterlambatan dalam memperoleh informasi.

Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu faktor yang digunakan dalam setiap perusahaan.Teknologi komputer dapat menghasilkan informasi yang begitu cepat sesuai kebutuhan.Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja.

kepuasan output(informasi) menurut kebutuhan. Sedangkan efisien digunakan untuk mengukur kinerja suatu proses perubahan dari input(data) menjadi output(informasi) dengan menunjukkan hubungan antara sumber daya yang digunakan.

Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami peranan komputer sebagai pengolah data pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul “Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1. Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian ini diharapkan akan memperoleh manfaat sebagai berikut:

a. Bagi penulis

Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemempuan berpikir penulis tentang peranan komputer dalam pengelolahan data akuntansi.

b. Bagi Fakultas Ekonomi

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah selanjutnya mengenai peranan komputer untuk mengolah data.

c. Bagi Peneliti Sejenis

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya

2. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui :

a. Untuk mengetahui bagaimana peranan komputer yang efektif dan efisien pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal Survei/Observasi

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Rencana Isi terdiri dari 4 bab yaitu Bab Pendahuluan, Bab Profil perusahaan, yaitu profil Fakultas Ekonomi USU, Bab Pembahasan dan Bab Penutup.

1. Pengajuan Judul

2. Pengajuan Dosen Pembimbing 3. Pengumpulan Data

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, manfaat dan tujuan penelitian, rencana penulisanyang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : FAKULTAS EKONOMI USU

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas,struktur organisasi,job description, jaringan kegiatan,kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

BAB IV : PENUTUP

BAB II

FAKULTAS EKONOMI USU

A. Sejarah Ringkas

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.

d. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

e. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metedologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada didalam keahliannya.

f. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkanmelalui kerja sama sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Keunggulan dari struktur organisasi, antara lain adanya pembagian tugas yang jelas, koordinasi dapat dilakukan dengan baik, dan keahlian khusus yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tertentu.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Gambar 2.1

C. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang – undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan;

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas;

f. Melaksanakan administrasi pendidikan,penelitian, dan Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas;

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat;

c. Melakukan administrasi akademik;

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;

e. Mengumpulkan dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas; g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas;

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugas :

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan; c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas;

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas;

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan;

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan;

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, perkerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya;

h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan;

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan;

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai; c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;

e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap / Tidak Tetap / Emiritus, ijin dan cuti;

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai; g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional; h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai;

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni;

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan;

d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi;

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas;

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan;

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni; j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan;

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni;

l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugas :

a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian;

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan;

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan;

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan;

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan;

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan;

D. Jaringan Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

A. Sistem Akuntansi dan Sistem Komputerisasi

Sistem Akuntansi adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar yaitu sistem informasi manajemen, selain itu sistem akuntansi juga merupakan bagian khusus dari akuntansi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur pengumpulan, pengklasifikasian, pengikhtisaran, pencatatan dan pelaporan informasi data akuntansi (keuangan) yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Menurut Hall (2007 : 6)“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsitem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”,dan menurut Marshall (2003 : 11)“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

bertujuan mendukung suatu keabsaan transaksi, sehingga informasi atau laporan yang dihasilkan dapat dipercaya, hal ini sesuai dengan tujuan sistem akuntansi seperti yang dikemukakan oleh Samsul (1987: 58) yaitu:

1. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen, pemilik atau pemegang saham secara tepat dan cepat. 2. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh pihak luar

perpajakan, bank atau kreditor, dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.

3. Menyempurnakan kontrol melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan.

4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administratif ketingkat yang lebih rendah dan pada nilai manfaatnya.

pengolahan data non-finansial seperti data-data pegawai, literature buku diperpustakaan dan lain-lain.Proses akuntansi merupakan proses data, dimana dalam proses tersebut terdapat siklus yang dimulai dari transaksi sampai tahap pelaporan

Siklus akuntansi secara manual dan komputerisasi pada dasarnya adalah sama, hanya berbeda pada teknisnya saja. Jika pada sistem manual penggunaan tenaga manusia, buku dan lemari arsip, sedangkan pada systemkomputer menggunakan Central Processing Unit (CPU), dimana file-file disimpan dalam disk, disk drive, tape dan sebagainya. Pemakaian sistem manual biasanya diterapkan pada transaksi-transaksi usaha yang belum begitu banyak tetapi semakin besar organisasi dan volume transaksi maka perlu dipertimbangkan untuk menggantikan metode proses data dengan Elektronik Data Processing (EDP).

B. Sistem Komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi USU

dikemukakan oleh Arbie E (2000 : 35)“Sistem Informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,membantu dan mendukung kegiatan operasi,bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan”. Suatu sistem informasi manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas Ekonomi USU menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut:

1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,

2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronic Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan dan komputer.

Keuntungan manusia sebagai pengolah data adalah bahwa fleksibelitasnya atau kemampuannya untuk melaksanakan semua fungsi sistem pengolah data dan pertimbangan yang dapat diandalkan, serta kemampuannya untuk menyesuaikan diri pada situasi yang tidak biasa (tidak dikenal dan belum terjadi sebelumnya),hal ini karena manusia juga memiliki kelemahan sebagai pengolah data, yaitu lamban dan kurang dapat diandalkan ketelitiannya.

Sebagian besar sistem pengolahan data secara manual memanfaatkan satu atau lebih bentuk mesin khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan. Jenis mesin tersebut biasa berbentuk mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapat mencatat, mengklasifikasikan dan mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.

membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan. Untuk saat ini Fakultas Ekonomi USU menggunakan komputer Pentium 4 (empat) yang memiliki berbagai aplikasi-aplikasi yang berguna yang diperlukan oleh perusahaan agar proses pengolahan data dan penyampaian informasi lebih efektif dan efisien.

C. Peranan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU

Peranan Electronik Data processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU memiliki kedudukan yang cukup penting, ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan ini dalam penyusunan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar akuntansi yang telah berlaku secara umum.Guna menghasilkan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai yang juga merupakan sistem yang berfungsi kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi akuntansi yang baik.

laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga memiliki kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekanat juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan.

Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi.Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efesien dan efektif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.

D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Fakultas Ekonomi USU

pihak-pihak yang berkepentingan, maka diperlukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.

Dalam suatu perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dlam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan.Untuk mengetahui kebutuhan informasi akuntansi.Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.

Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,

baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau

untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan kekayaan.

Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual.Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan,seperti defenisi yang dikemukakan oleh Rama (2008 : 6)“Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan,juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi”,dan menurut Widjajanto (2001 : 7)“Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulif,catatan,peralatan,termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi tenaga pelaksanaannya dan laporan yang dikoordinasikan secara erat yang di desain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Bagian administrasi dan keuangan 2. Bagian biro rektor

(EDP). Pemrosesan data Akuntansi dengan komputer dapat dilihat di gambar 3.1 berikut ini :

Gambar 3.1

Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer

Sumber : Komputer Akuntansi, Sumardi, Mulyadi, Yudhistira DATA AKUNTANSI

Pihak Ketiga dan di Luar Perusahaaan Data disusun, dikelompokan dan dimasukkan melalui keyboard

Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi

Untuk mengolah data yang ada saat ini Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan sorfware, cobol, dan visual basic, sedangan paket-paket software lain yang dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Exel. Proses data akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang terdiri dari: a. Tutup Buku

Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan.

b. Laporan Bulanan

Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:

1. Prinsip Cepat

Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.

2. Prinsip Aman

Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan.Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.

3. Prinsip Murah

Sistem akuntansi disusun dengan biaya relatif murah dalam arti manfaat akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan.

Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan.Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarkan, ini menunjukkan bahwa pihak manajemen alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.

perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah dalam membuat laporan atau pertanggungjawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah:

1. Sebagai bahan penyusunan perencanaan kegiatan perusahaan, 2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,

3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,

4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,

5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.

Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat.Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen. Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.

E. Peranan Komputer sebagai Pengolah Data Akuntansi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.

Peranan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas dalam bentuk kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.

Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis.Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan.Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :

 Melalui menu program

 Klik tombol start yang terdapat di task bar

 Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.  Melalui short cut

 Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper  Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan

 Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document ditampilkan

 Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan

Bagian Tata Usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan fakultas.

Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan dalam bekerja dengan angka.Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.

Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara:

 Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan

Microsoft Excel.

 Akan tampak pada layar tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel

 Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat

dimana input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.

 Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas

operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Tata Usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN).LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung).

- Mempermudah komunikasi antar pengguna - Sebagai sarana aplikasi multi user

- Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu

 Virus

Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya,hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer.Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

 Sistem Keamanan Data

dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.

 Pengawasan Pemakaian Software

BAB IV PENUTUP

Dalam bab terakhir ini, Penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran dari pembahasan bab-bab terdahulu tentang bagaimana peranan Sistem Komputerisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun kesimpulan dan saran akan dikemukakan sebagai berikut:

A. KESIMPULAN

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem komputer ini.

3. Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan software-software yang membantu kinerja fakultas.

4. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

B. SARAN

1. Fakultas sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar fakultas dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

2. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih aman, maka sebaiknya ditetapkan suatu peraturan yang membatasi individu untuk menggunakan komputer, kecuali dengan izin pegawai yang berwenang atas penggunaan komputer di bagian Tata Usaha tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Arbie, E, 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ketujuh, Jilid Satu, Lina Alumni Indonesia, Jakarta.

Hall, James A, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Mustofa, Samsul, 1987, Sistem Informasi Akuntansi Pendekatan Manajerial, Edisi Pertama, Liberty, Yogyakarta.

Rama, Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi I, Salemba Empat, Jakarta.

Romney, Marshall B, dan Stainbart, John Pal, 2003, Accounting Information System, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Sumardi, Mulyadi, 2001, Komputer Akuntansi, Yudhistira, Jakarta.