PERAN PUBLIC RELATION DI PT SRITEX SUKOHARJO DALAM KEGIATAN CUSTOMER RELATION

(1)

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA

PERAN PUBLIC RELATION DI PT SRITEX SUKOHARJO

DALAM KEGIATAN CUSTOMER RELATION

Oleh :

KLAUDIA DEWI MAHARSI D1606029

(2)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Saat ini perkembangan industri tekstil semakin berkembangan dengan

pesatnya. Seiring dengan hal ini, kebutuhan akan sumber daya manusia semakin

dibutuhkan. Dengan SDM yang mumpuni diharapkan perusahaan dapat

memenangkan persaingan dalam memproduksi, mengolah, dan mendistribusikan

kepada masyarakat. Melaksanakan studi komunikasi dengan metode praktek

yang direalisasikan dalam program Kuliah Kerja Media, menyemangati penulis

untuk memilih PT. SRITEX Sukoharjo sebagai instansi tempat Kuliah Kerja

Media yang notabene selama ini dipercaya menjadi industri tekstil yang sudah go

internasional, dengan mengamati kinerja public relations pada PT. SRITEX

secara langsung, diharapkan wawasan teori dan wawasan kerja atau praktek dapat

diperoleh secara seimbang.

Sehubungan dengan hal diatas public relations adalah sebagai sebuah

profesi yang berkembang pesat, kebutuhan akan Hubungan Masyarakat, semakin

lama semakin dirasakan. Berbagai lembaga profit maupun non profit.

Perkembangan profesi Humas menuntut kesadaran profesionalisme dari para

petugas Humas (Public Relations Officer) akan berbagai ketentuan profesional.

Sudah barang tentu tanpa kesadaran dimaksud, pelaksana kerja Humas tidak

terjamin dari aneka hambatan, kesulitan dan tantangan yang dapat menggagalkan

(3)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Fungsi Humas semakin lama semakin meluas. Ini disebabkan oleh

membengkaknya harapan lembaga-lembaga di dalam masyarakat, baik swasta

ataupun instansi pemerintah untuk menciptakan saling pengertian dan saling

mendukung keberadaan lembaga dan masyarakatnya. Oleh karena itu untuk

mempersiapkan mahasiswa yang mampu menghadapi dunia kerja maka diadakan

Kuliah Kerja Media (KKM) dimana mahasiswa dapat menerapkan dan

mengaplikasikan ilmu yang didapat secara teoritis dengan kenyataan di dalam

masyarakat.

Seiring dengan perkembangan jaman, keberadaan Public Relations tidak

dapat dipisahkan dari keberadaan dan keberhasilan suatu perusahaan. Sebab

Public relations mempunyai fungsi manajemen yang mengevaluasi publik,

memperkenalkan berbagai kebijakan dan prosedur dari suatu atau organisasi

berdasarkan kepentingan publik, dan membuat perencanaan, dan melaksanakan

suatu program kerja dalam upaya memperoleh pengertian dan pengakuan publik.

Sehingga PR diharapkan dapat menyadari potensi serta fasilitas yang

dimiliki perusahaan yang dinilai memiliki kelebihan diantara perusahaan lainnya.

Berbagai aktivitas yang dimiliki public relations senantiasa bertujuan untuk

meningkatkan penjualan serta menciptakan, menjaga dan meningkatkan citra

yang positif, yang pada gilirannya akan menempatkan perusahaan pada top of

mind publik.

Namun untuk mencapai tujuan seperti diatas dalam Public relations harus

bisa memainkan peranan pokok dalam usaha pencapaian tujuan dari perusahaan

(4)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id efektif. Public relations dapat meningkatkan citra individu, sebuah organisasi

atau suatu produk, serta meningkatkan hubungan pers, periklanan, pemasaran,

pemberian sponsor, penyelenggaraan pameran, acara masyarakat setempat,

lingkungan dan urusan publik.

Komunikasi merupakan kunci, dengan menjalin dan membina hubungan

yang baik antara perusahaan dengan publik menjadikan hal ini sebagai tolok ukur

mengenai berhasil tidaknya suatu fungsi atau tugas public relations. Hal ini

disebabkan karena hubungan kerjasama antara perusahaan dengan publik

memiliki sifat saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Public relations

harus mengetahui dari dekat apa yang terjadi di dalam perusahaan dan dengan

cepat melakukan perencanaan tindakan, tindakan yang sering dilakukan adalah

berupa kegiatan –kegiatan positif dalam rangka menciptakan, mempertahankan

corporate image agar nama perusahaan tetap baik dimata publik

B. Tujuan

Tujuan diadakannya program Kuliah Kerja Media Diploma III

Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta diantaranya :

1. Tujuan Umum

a. Mempercepat waktu penyesuaian para mahasiswa dalam memasuki dunia

kerja

b. Membina hubungan kemitraan antara perguruan tinggi dan perusahaan

(5)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id mandiri dan profesional

d. Menyesuaikan metode, menerapkan dan mempraktekkan semua

pengetahuan, teori dan ilmu yang didapat di bangku kuliah ke dalam

dunia kerja yang sesungguhnya khususnya dalam bidang Public Relations

e. Menyiapkan para mahasiswa menjadi tenaga-tenaga ahli yang handal dan

profesional di bidang Public Relations sehingga dapat mengabdikan

segala ilmu yang diperoleh untuk kepentingan masyarakat dan perusahaan

f. Menggali dan mendayagunakan segala kemampuan pribadi baik yang

sudah ada maupun yang didapat selama kuliah untuk diaplikasikan

kedalam dunia kerja

g. Mengenal bagaimana bekerja dalam satu team pada bidang atau bagian

PR dari PT. SRITEX

h. Untuk mengenal, mengetahui dan mengembangkan interaksi pada dunia

kerja atau lingkungan kerja yang nyata

i. Membekali kemampuan dasar yang memberikan kemampuan kepada

mahasiswa untuk menyesuaikan diri dengan perubahan dalam pekerjaan

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui bagaimana cara berkomunikasi yang baik dan efektif dalam

berkomunikasi dengan pelanggan, tamu dan mitra bisnis perusahaan

b. Mengetahui bagaimana menerima dan menelpon dengan baik dan benar

di PT. Sritex Sukoharjo

c. Mengetahui bagaimana mengkliping surat kabar

(6)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Public Relations

Berbicara mengenai pengertian Public Relations itu sendiri, dilihat dari

segi etimologi kata maka peristilahan Public Relations merupakan gabungan dan

dua perkataan yaitu "public" dan "relations” (Oxley, 1993 : 8 )

Perkataan "public" yang ada dalam Public Relations merupakan

peminjaman dan istilah ilmu sosiologi. Oleh karenanya publik adalah

sekelompok individu yang terikat oleh suatu masalah, kemudian timbul

perbedaan pendapat terhadap maalah tadi dan berusaha untuk menanggulangi

persoalan tadi dengan jalan diskusi sebagai jalan keluarnya. Kemudian istilah

publik itu sendiri dilihat dari kegiatan Public Relations dapat berbentuk seperti

lembaga, instansi dan perusahaan. Di lain pihak dapat pula berbentuk publik

pemegang saham, publik karyawan, publik konsumen, publik langganan, publik

anak sekolah dan publik ibu rumah tangga.

Dengan demikian dapat ditarik arti terhadap pengertian publik itu sendiri

berdasarkan pendapat Herbert Blumer (1994 : 25) itu sebagai berikut:

1. Dihadapi oleh suatu persoalan.

2. Berbeda pendapat mengenai suatu masalah yang dihadapi, berusaha untuk

menanggulangi persoalan

3. Berkeinginan mengadakan diskusi sebagai cara untuk mencari jalan keluar.

(7)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id hubungan atau relasi yang timbal balik antara publik yang berkepentingan Huruf

"s" dibelakang istilah relation pada hakekatnya berfungsi untuk menunjukkan

kepada identitas.

The Institute Of Public Relations (IPR) mendefinisikan Public Relations

sebagai "Upaya terencana dan dilakukan terus-menerus untuk mempertahankan

itikad baik dan saling pengertian antara sebuah organisasi dan publik".

Berdasarkan prosesnya, maka Public Relations menurut Scon M Cutlip

dan Allen H Center ( 2000 : 45) menjelaskan Public Relations .adalah proses

yang kontinu dan usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kerjasama dan

saling pengertian dari para pelanggan, pegawai, publik umumnya; kedalam

mengadakan analisa dan perbaikan terhadap din sendiri, keluar dengan

mengadakan pernyataan-pernyataan.

Menurut Bertrand R Canfield dan Frazier Moore (2005 : 69), Public

Relations merupakan falsafah sosial manajemen yang dinyatakan dengan

kebijaksanaan dan mempraktekkan melalui komunikasi timbal balik dengan

publik, berusaha untuk menjamin adanya saling pengertian dan kerjasama.

Frazier Moore (2005 : 69) Cukup banyak definisi Public Relations, hal ini

disebabkan adanya latar belakang yang berbeda misalnya definisi yang

dilontarkan oleh kalangan akademis atau teoritis perguruan tinggi akan lain

bunyinya dengan apa yang diungkapkan oleh kalangan praktisi (Public Relations

Practitioner).

Namun dari beberapa pendapat yang ada, dapatlah dijelaskan

(8)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 1. Public Relations adalah suatu proses komunikasi.

2. Public Relations dalam falsafah sosial manajemen ketika mengambil suatu

keputusan bagi suatu kebijaksanaan.

3. Dalam prakteknya, Public Relations menjalankan fungsi dan manajemen

yaitu Planning, Organizing, Communicating, Controlling, Evaluating.

4. Dilihat dari prosesnya, maka Public Relations mempunyai dua bentuk

kegiatan yaitu Internal Public Relations atau Internal Communication dan

External Public Relations atau External Communication.

Pengertian Public Relations itu sendiri bila dilihat dalam studi ilmu

komunikasi maka akan mempunyai arti Public Relations merupakan salah satu

bentuk spesialisasi dari ilmu komunikasi yang bertujuan untuk menumbuhkan

saling pengertian dan kerjasama antar publik dengan jalan komunikasi timbal

balik untuk mencapai tujuan bersama atas dasar saling menguntungkan (Soleh

Soemirat, 2002 : 19)

B. Fungsi dan Tujuan Public Relations 1. Fungsi Public Relations

Secara sederhana fungsi Public Relations pada dasarnya adalah untuk

menghubungkan publik atau pihak yang berkepentingan didalam atau diluar

suatu instansi. Menurut Bertrand R Canfield, fungsi Public Relations adalah:

a. Mengabdi kepada kepentingan masyarakat.

b. Memelihara komunikasi yang baik.

(9)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id menitikberatkan kepada moral dan tingkah laku yang baik.

Sejalan dengan pendapat dari Bertrand R Can field (2005 : 78) diatas,

maka kegiatan dari fungsi itu dihubungkan dengan manajemen menurut

Howard Stephenson dalam bukunya "Handbook Of Public Relations"

menjelaskan fungsi dari Public Relations pada dasarnya akan mencakup

kepada arti sebagai berikut:

a. Public Relations merupakan dasar falsafah sosial dari manajemen.

b. Public Relations itu adalah falsafah sosial yang dinyatakan melalui

pengambilan keputusan

c. Public Relations itu merupakan hasil kegiatan yang berasal dari suara

kebijaksanaan.

d. Public Relations itu adalah komunikasi.

Fungsi Public Relations bila dikaitkan dengan proses manajemen

maka Public Relations merupakan suatu fungsi manajemen yang menilai

sikap publik, menunjukkan kebijaksanaan dan prosedur dari seseorang atau

sebuah perusahaan atas dasar kepentingan publik dan merencanakan serta

menjalankan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan penerimaan

yang baik dari publik (Rumanti, 2002 : 80)

2. Tujuan Public Relations

Menurut Rumanti (2002 : 82) Tujuan Public Relations berdasarkan

kegiatan internal relations dalam hal ini dapat mencakup kepada beberapa hal

yaitu :

(10)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id publik terhadap perusahaan, terutama sekali ditujukan kepada

kebijaksanaan perusahaan yang sedang dijalankan.

b. Mengadakan suatu analisa dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang

sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan

dengan tidak melupakan kepentingan publik.

c. Memberikan penerangan kepada publik karyawan mengenai suatu

kebijaksanaan perusahaan yang bersifat objektif serta menyangkut kepada

berbagai aktifitas rutin perusahaan juga menjelaskan mengenai

perkembangan perusahaan tersebut.

d. Merencanakan bagi penyusunan suatu staff yang efektif bagi penugasan

kegiatan yang bersifat internal Public Relations dalam perusahaan

tersebut.

Tujuan Public Relations secara universal adalah untuk menciptakan,

memelihara, meningkatkan dan memperbaiki citra organisasi dimata publik

yang disesuaikan dengan kondisi-kondisi daripada publik yang

bersangkutan.

C. Bentuk Kegiatan Public Relations 1. Internal Public Relations

Rumanti (2002 : 57) Internal Public Relations, dimaksudkan salah

satu bentuk kegiatan dari Public Relations yang menitikberatkan kegiatannya

kedalam. Istilah "kedalam" maksudnya kegiatan tersebut hanya berlaku

(11)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Morrisan (2006 : 19) Pengertian publik juga dalam hal ini dibatasi

kepada pengertian kelompok individu yang terlibat pada satu kegiatan dan

diikat oleh satu perhatian dan kepentingan guna mencapai satu tujuan. Oleh

sebab itu publik dalam kegiatan internal Public Relations ini dapat dilihat

dalam :

a. Publik karyawan

b. Publik pemegang saham

c. Publik dari masing masing departemen, biro atau unit unit terkecil dalam

perusahaan atau instansi tersebut.

Rumanti (2005 : 55) Berdasarkan uraian yang ada, maka bentuk

bentuk kegiatan internal Public Relations adalah sebagai berikut:

a. Hubungan dengan publik karyawan (employee relations)

Merupakan salah satu bentuk dari kegiatan internal Public Relations yang

menitikberatkan kepada hubungan antara pimpinan perusahaan dengan

karyawan atau publik karyawan yang dalam hal ini mencakup kepada

bentuk kegiatan :

1) Penerimaan pegawai baru

2) Kenaikan pangkat

3) Pemutusan hubungan kerja

4) Pensiun dan jaminan kerja

b. Hubungan manusiawi (human relation)

Adalah suatu usaha untuk menciptakan hubungan yang bersifat

(12)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id seperti :

1) Rasa kesejahteraan diantara publik karyawan dengan pimpinan

2) Rasa kesetiakawanan diantara publik karyawan dengan pimpinan

3) Rasa ketentraman dalam bekerja diantara publik karyawan

c. Hubungan dengan publik buruh (labour relations)

Adalah salah satu bentuk dan kegiatan internal dari Public

Relations yang diarahkan kepada usaha untuk memelihara hubungan

antara manajer dengan publik buruh.

d. Hubungan dengan publik pemegang saham (stakeholder relations)

Adalah salah satu betuk kegiatan internal Public Relations yang diarahkan

bagi usaha untuk menciptakan saling pengertian kerjasama antara publik

pemegang saham dengan manajemen yang dijalankan perusahaan

Kegiatan hubungan dengan publik pemegang saham dapat

dilakukan dengan:

1) Memberikan laporan mengenai status modal perusahaan melalui

neraca aktiva dan passiva perusahaan.

2) Menerbitkan majalah atau bulletin mengenai kemajuan perusahaan.

3) Mengadakan serta mengatur pertemuan atau pembicaraan antara

pemegang saham dengan pihak perusahaan.

2. Eksternal Public Relations

Rumanti (2005 : 72) Adalah salah satu bentuk dari kegiatan eksternal

Public Relations yang ditujukan kepada publik yang berada diluar

(13)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id a. Hubungan dengan Pihak Pemerintah (government relations)

Adalah salah satu bentuk dari kegiatan eksternal Public Relations

yang ditujukan kepada kegiatan menyelenggarakan hubungan dengan

kegiatan pemerintah.

b. Hubungan dengan publik langganan (customer relations)

Merupakan salah satu bentuk dari kegiatan eksternal Public

Relations yang kegiatannya diarahkan kepada menciptakan hubungan

dengan publik pemakai jasa atau publik konsumen. Juga dapat

ditambahkan disini, kegiatan customer relations ini dalam prakteknya

dapat mencakup kepada bentuk kegiatan yang bertujuan seperti:

1) Promosi suatu barang.

2) Memperluas langganan.

3) Memperoleh suatu data secara langsung bagi kegiatan dari survey

pemasaran.

4) Mengukur minat dan perhatian seorang anggota publik terhadap efek

dari periklanan yang disiarkan.

c. Hubungan dengan masyarakat (community relations)

Merupakan salah satu bentuk dari kegiatan eksternal Public

Relations yang kegiatannya ditujukan kepada usaha untuk menciptakan

hubungan dengan masyarakat luas dengan mempergunakan

bentuk-bentuk komunikasi seperti:

1) Periklanan.

(14)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3) Pekan Raya

4) Pameran

5) Pertemuan tokoh pemuka masyarakat.

d. Hubungan dengan pihak pengedar (supplier relations)

Merupakan salah satu bentuk kegiatan eksternal Public Relations yang

ditujukan kepada usaha untuk menciptakan hubungan dengan pihak

pengecer.

e. Hubungan dengan pihak pendidikan (educational relations)

Merupakan salah satu bentuk kegiatan dan eksternal Public Relations,

yang kegiatannya ditujukan kepada hubungan dengan publik sekolah (SD,

SLTP, SLTA) dan dapat pula mempunyai arti bertujuan untuk memberi

bantuan secara khusus kepada pengembangan bidang pendidikan seperti

memberi sumbangan bagi penunjangan biaya pendidikan,

mengembangkan kepemimpinan pada siswa di perguruan tinggi,

mengurus masalah pensponsoran bagi penyelenggaraan bantuan

pendidikan.

D. Peranan Public Relations

Peranan Public Relations dalam organisasi merupakan salah satu kunci

untuk memahami fungsi Public Relations dan komunikasi organisasi. Menurut

Dozier dan Broom (1995 : 86 ) peran Public Relations dibagi menjadi 4 kategori

(15)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 1. Expert Prescriber

Sebagai praktisi ahli Public Relations yang berpengalaman dan

memiliki kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam

penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Public Relationship).

Hubungan praktisi ahli Public Relations dengan manajemen organisasi seperti

hubungan antara dokter dan pasiennya, sehingga pihak manajemen bertindak

pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau

usulan dan praktisi Public Relations (expert prescriber) yang memiliki

pengalaman dan ketrampilan tinggi dalam memecahkan masalah serta

mengatasi persoalan Public Relations yang tengah dihadapi oleh organisasi

bersangkutan.

2. Communication facilitator

Dalam hal ini praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator

atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar

apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dan organisasi

bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan,

kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan

komunikasi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh Public Relations

bersangkutan dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai dan

toleransi yang baik dan kedua belah pihak.

3. Problem Solving Process Facilitator

Peranan praktisi Public Relations dalam hal proses pemecahan

(16)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (adviser) hingga

mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau

krisis yang tengah dihadapi secara rasional atau professional. Biasanya dalam

menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang

dikoordinir praktisi Public Relations dengan melibatkan berbagai departemen

dan keahlian dalam satu tim khusus untuk membantu organisasi, perusahaan

dan produk yang tengah menghadapi serta mengatasi persoalan krisis

tertentu.

4. Communication Technician

Berbeda dengan tiga peranan praktisi Public Relations professional

sebelumnya yang terkait erat dengan fimgsi dan peranan manajemen

organisasi. Sedangkan dalam peranan Communication Technician sebagai

journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis dan system

komunikasi dalam organisasi yaitu secara tehnik komunikasi, baik arus

maupun media komunikasi dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan

bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan. Begitu juga arus dan

media komunikasi antara satu level, misalnya komunikasi antar karyawan

departemen dengan lainnya.

E. Proses dan Metoda Public Relations

1. Tahapan komunikasi dalam Public Relations

Rumanti (2005 : 92) Public Relations adalah suatu bentuk kegiatan

(17)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id suatu tahap yang memungkinkan proses dan kegiatan Public Relations itu

dapat berjalan.

Adapun tahapan dalam komunikasi didalam proses kegiatan Public

Relations itu terdiri dan beberapa tahap menurut Alien H Center dun Scot M

Cutlip dalam buku mereka “Effective Public Relation” (2000 : 56)

menjelaskan :

a. Fact finding and feed hack

Kegiatan Public Relations diarahkan kepada usaha mengumpulkan data

terhadap sasaran komunikasi misalnya mencakup :

1) Meneliti mengenai kebutuhan dan kepentingan yarig diinginkan

publik.

2) Mencari dan mendapatkan data guna mengetahui bagaimana situasi

dan kondisi yang terdapat pada diri publik.

3) Mengapa publik bersikap dan bertingkah laku tidak mau tahu.

4) Mencari dan menentukan siapa saja yang dijadikan sasaran

komunikasi.

b. Planning and programming

Kegiatan Public Relations menitikberatkan kepada usaha perencanaan

bagi memperoleh hasil maksimal melalui pengolahan dan selektifitas

terhadap data ataupun, fakta yang diproleh. Oleh karenanya dalam hal ini

seorang Public Relations Officer yang menjalankan kegiatan Public

Relations harus dapat memikirkan :

(18)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2) Faktor Pesan Komunikasi (message).

3) Media Komunikasi yang digunakan (channel).

4) Sasaran Komunikasi.

c. Action and communicating

Proses dan kegiatan komunikasi dalam Public Relations ditujukan kepada

usaha untuk mengeluarkan serta menyebarkan pernyataan kepada publik.

Oleh karenanya disini diperlukan strategi komunikasi yang mencakup

kepada suatu perencanaan matang berdasarkan fakta yang ada. Dalam

prakteknya kegiatan ini menyangkut kepada publikasi baik melalui iklan

ataupun dalam bentuk press release. Dilain pihak pesan komunikasi yang

ditujukan kepada publik harus sesuai dengan garis kebijaksanaan yang

sudah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

d. Evalutation

Proses kegiatan komunikasi dalam Public Relations mengarah kepada

usaha untuk menilai kembali sampai sejauh mana pesan komunikasi yang

disampaikan kepada publik itu diterima. Dengan demikian pada tahap

akhir ini kegiatan komunikasi dalam Public Relations difokuskan kepada

usaha untuk menilai terhadap langkah atau kebijaksanaan yang sudah

diambil, disamping itu melalui fakta atau data yang ada melalui kegiatan

evaluasi ini, kesemuanya itu merupakan bahan yang berguna bagi

penyusunan suatu langkah baru bagi kegiatan Public Relations dalam

(19)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2. Metoda Persuasi Dalam Kegiatan Public Relations

Alien H Center dun Scot M Cutlip dalam buku mereka “Effective

Public Relation” (2000 : 60 ) Istilah metoda dalam ilmu pengetahuan akan

menunjuk kepada pengertian cara atau tehnik yang dipakai dalam pengukuran

terhadap suatu gejala berdasarkan disiplin ilmu pengetahuan yang

bersangkutan dalam suatu kegiatan penelitian.

Istilah persuasi itu sendiri dalam arti ilmu komunikasi merupakan

suatu cara atau tehnik untuk mempengaruhi seseorang melalui mekanisme

psikologi, yang dapat membangkitkan kesadaran individu yang menjadi

sasaran komunikasi.

Proses komunikasi dalam prakteknya apabila ingin digunakan untuk

mempengaruhi sasaran komunikasi pada kegiatan Public Relations sebaiknya

seorang Public Relations Officer harus dipersiapkan dengan matang sedang

komponen yang memungkinkan kegiatan komunikasi itu dapat terlaksana

haruslah menjadi perhatian puncak pimpinan.

3. Jenis-jenis persuasi

Public Relation” (2000 : 62) Adapun jenis-jenis persuasi dalam prakteknya

terbagi kepada beberapa hal:

a. Emphaty adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada orang lain.

b. Integrasi merupakan salah satu jenis persuasi yang

menitikberatkan untuk mempengaruhi seseorang atau individu atau publik

(20)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

c. Fear Arrousing and Pay Off merupakan suatu tehnik untuk

mempengaruhi dalam metode persuasi dengan cara membangkitkan

rasa takut pada diri orang atau publik yang menjadi sasaran untuk

dipengaruhi.

d. Red Herring adalah suatu tehnik untuk mempengaruhi seseorang dengan

jalan mengalihkan pesan komunikasi kepada topik yang dikehendaki

komunikator

e. Packing adalah usaha untuk mempengaruhi seseorang dengan

menggunakan ikatan emosional yang dapat membangkitkan perasaan.

4. Pendekatan Persuasi Dalam Public Relations

Public Relation” (2000 : 67) Tehnik persuasi dalam kegiatan Public

Relations itu secara prakteknya mempunyai tehnik pendekatan dalam arti

usaha untuk mempengaruhi tadi dalam proses kegiatannya mempergunakan

cara atau tehnik yang dikenal istilah "A-A Procedure" yaitu suatu cara

didalam kegiatan komunikasi untuk mempengaruhi komunikan pertama kali

dengan membangkitkan perhatian pada diri komunikan dan pada tahap

selanjutnya diharapkan akan terjadi aksi sebagai akibat penerimaan pesan

komunikasi.

Oleh sebab itu dalam prakteknya agar pesan komunikasi yang

disampaikan oleh komunikator ini dapat diterima oleh komunikan, dalam hal

ini dimaksudkan agar membangkitkan perhatian dan aksi dari komunikan,

(21)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Public Relations itu sendiri harus berorientasi kepada beberapa hal berikut:

a. Kegiatan persuasi itu harus dapat membangkitkan kebutuhan akan

informasi tcrhadap suatu hal.

b. Kegiatan persuasi itu harus dapat membangkitkan harga diri publik.

c. Kegiatan persuasi itu harus dapat membangkitkan seseorang individu

untuk diterima sebagai anggota kelompok.

d. Kegiatan persuasi itu harus dapat memenuhi kebutuhan publik akan

popularitas dan harga diri disamping kekuasaan.

F. Pengertian citra

Menurut Soleh Soemirat (2002 : 111) Citra adalah tujuan utama dan

sekaligus merupakan reputasi dan prestasi yang hendak dicapai bagi dunia

Humas atau Public Relations. Pengertian citra itu sendiri abstrak dan tidak dapat

diukur secara matematis, tetap wujudnya bisa dirasakan dan hasil penilaian baik

atau buruk, seperti penerimaan dan tanggapan baik positif maupun negatif.

Bagi suatu perusahaan, citra memegang peranan penting karena tanpa

citra yang baik perusahaan tersebut tidak dapat berkembang dengan baik. Oleh

karena itu untuk memperoleh citra yang baik, perusahaan harus dapat membina

hubungan yang baik dengan masyarakat internal maupun eksternal.

Soleh Soemirat (2002 : 117) Ada beberapa jenis citra (image) yang

dikenal di dunia aktifitas Humas atau Public Relations yaitu :

1. Citra cermin (mirror image), citra yang diyakini oleh perusahaan

(22)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ingin dan dicapai oleh pihak manajemen terhadap lembaga atau perusahaan,

atau produk yang ditampilkan tersebut lebih dikenal (good awareness),

menyenangkan dan diterima dengan kesan yang selalu positif diberikan (take

and give) oleh publiknya atau masyarakat umum.

4. Citra perusahaan (corporate image), jenis citra ini adalah yang berkaitan

dengan sosok perusahaan sebagai tujuan utamanya, bagaimana menciptakan

citra perusahaan yang positif, lebih dikenal serta diterima oleh publiknya,

mungkin tentang sejarahnya, kualitas pelayanan prima, keberhasilan dalam

bidang marketing dan hingga berkaitan dengan tanggungjawab sosial.

5. Citra sebaneka (multiple image), citra ini merupakan pelengkap dari citra

perusahaan diatas, misalnya bagaimana pihak Humas atau Public

Relations-nya akan menampilkan pengenalan (awareness) terhadap identitas, atribut

logo, brand's name, sosok gedung, dekorasi lobby kantor dan penampilan

para profesionalnya.

6. Citra penampilan (performance image), citra penampilan ini lebih ditujukan

kepada subjeknya, bagaimana kinerja atau penampilan diri (performance

image) para professional pada perusahaan yang bersangkutan, misalnya

(23)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id Dengan demikian mengenai citra dari perusahaan dan bentuk pelayanan

jasa lain sebagainya yang hendak dicapai oleh Public Relations dalam sistem

pasar terbuka pada era globalisasi serta kompetitif tersebut, yang intinya tidak

terlepas dari bentuk kualitas jasa pelayanan yang telah diberikan, nilai

kepercayaan merupakan "amanah" dari publiknya, serta goodwill (kemauan baik)

yang ditampilkan oleh lembaga atau perusahaan bersangkutan.

G. Customer Relations

Customer Relations Adalah setiap kegiatan yang diperuntukkan atau

ditujukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan

seseorang secara memuaskan. Pelayanan yang diberikan termasuk menerima

keluhan/masalah yang sedang dihadapi (http://www.google.co.id/pengertian

+CRO.html). Seorang Customer Service harus pandai dalam mencari jalan keluar

untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh tamunya.

Tugas utama Customer Service adalah memberikan pelayanan dan

membina hubungan baik dengan masyarakat, sehingga harus ditekuni dengan

penuh kemampuan, kecekatan dan kesabaran. Seorang Customer Service juga

harus bertanggungjawab dari awal sampai selesainya suatu pelayanan

(http://www.google.co.id/pengertian +CRO.html).

Customer Service dapat juga berfungsi sebagai :

1. Penerima Tamu

Dalam hal ini Customer Service melayani pertanyaan yang diajukan tamu dan

(24)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id sopan, menarik dan menyenangkan. Harus selalu memberikan perhatian ,

bicara dengan suara lembut dan jelas, menggunakan bahasa yang mudah

dimengerti.

2. Customer Relation Office

Artinya bahwa Customer Service adalah orang yang dapat membina

hubungan baik dengan seluruh tamunya.sehingga merasa senang, puas dan

makin percaya. Customer Service harus menyiapkan brosur dan

formulir-formulir untuk tamu, ikut membantu mengisi formulir-formulir.

3. Komunikator

Dengan cara memberikan segala informasi dan kemudahan-kemudahan

kepada tamunya, juga sebagai tempat menampung keluhan, keberatan atau

(25)

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

PT. Sri Rejeki Isman (PT. SRITEX) merupakan suatu badan usaha

berbadan hukum yang bergerak dalam bidang industri tekstil yang meliputi proses

pemintalan (spinning), pertenunan (weaving), pencelupan (dyeing),

penyempurnaan (printing), pengecapan (finishing), dan garment sampai

pemasaran. Produk dari PT. SRITEX ini di eksport ke luar negeri dan untuk

kebutuhan pasar dalam negeri. Adapun data diperoleh dari Company profile PT.

Sritex Sukoharjo Tahun 2008

A. Sejarah Berdirinya Perusahaan

1. Pada tahun 1966

PT. SRITEX bermula dari usaha dagang bersama dengan nama

UD. Sri Rejeki yang berlokasi di komplek pertokoan Pasar Klewer, Solo

dengan kegiatan usaha yang berupa perdagangan tekstil.

2. Pada tahun 1968

Selain melakukan perdagangan tekstil, UD Sri Rejeki juga

(26)

yang diperlukan berlokasi di Jalan Baturono no. 81 A, Solo.

3. Pada tahun 1974-1978

Untuk lebih memantapkan langkah usaha maka diupayakan status

yang lebih menjamin perusahaan, pada tanggal 30 Agustus 1974

mendaftarkan pada Dinas Perindustrian Propinsi Jawa Tengah. Pada

tanggal 21 Mei 1977, UD. Sri Rejeki mendapatkan ijin dari pemerintah,

untuk melanjutkan usahanya. Semenjak itu, UD. Sri Rejeki secara

bertahap terus menambah mesin-mesin dan perlengkapan lainnya. UD. Sri

rejeki diubah menjadi Pabrik Tekstil Sri Rejeki, karena ada perubahan

dalam susunan permodalan maka diubah menjadi PT. Sri Rejeki Isman

dengan surat keputusan Menteri kehakiman No : C2 - 1830 - TR01 tahun

1978. Penambahan nama Isman ini diambil dari nama pemilik perusahaan

yaitu Ismanto. Adapun pabrik kain ini sudah meliputi unit Printing,

Weaving dan Finishing.

4. Pada tahun 1982

Pada tahun ini tepatnya tanggal 17 Maret mulai direalisasikan proyek

(27)

menampung mesin yang baru dan lama.

5. Pada tahun 1985

Pada tahun 1985 untuk mendapatkan nilai tambah, maka unit

rotary printing machine ditingkatkan menjadi Printing Fabrics.

6. Pada tahun 1987

Pada tahun 1987 dilakukan penambahan dua buah Head Strentre

(pelebaran kain dan pengeringan), selain itu juga dilakukan perluasan

pabrik dari penambahan mesin garment menjadi 100 mesin.

7. Pada tahun 1988

Diadakan lagi penambahan dua buah Printing Machine dan

Presprinting Machine. Dengan adanya penambahan pada mesin-mesin

tersebut menjadikan PT. Sri Rejeki Isman sebagai "Textile Intergrate

Industryti dengan minimal mempunyai 30.000 mata pintal dan 1 unit

Rotary Printing Machine.

8. Pada tahun 1991

Pada tahun ini, pabrik benar-benar terintegrasi mulai dari proses

(28)

B. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan 1. Visi Perusahaan

Sebagai produsen tekstil dan garment yang mempunyai nama baik

dan memimpin di dunia.

2. Misi Perusahaan

a. Mendapatkan profit yang maksimal dan memberikan keuntungan baik

kepada karyawan maupun klien.

b. Memberikan jaminan mutu, tepat waktu dan respon cepat terhadap

permintaan pasar.

c. Menghasilkan produk yang bermutu tinggi untuk memenuhi kebutuhan

pasar.

d. Menyediakan dan memelihara lingkungan kerja yang kondusif bagi

karyawan, yang merupakan sumber daya yang sangat penting.

e. Menjadikan kontribusi dibidang sosial.

3. Tujuan Perusahaan

Menjalankan perdagangan umum dalam arti seluas-luasnya

(29)

C. Struktur Organisasi dan Job Deskription 1. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT. Sri Rejeki Isman kekuasaan tertinggi

dipegang oleh Plant Directur yang dibantu oleh Deputi General Manager

yang membawahi sub ordinate langsung yang disebut group head., yang

didalamnya ada beberapa divisi yang memiliki beberapa departemen yang

mempunyai fungsi masing-masing yang saling berkaitan.

Struktur Organisasi ini memuat tentang kepengurusan / jabatan

yang ada pada PT. SRITEX. Adapun Struktur Organisasinya sebagai

(30)

Commisioner

President Directur

Vice President Directur

Supporting Unit

Corporate Secretary

Internal Audit

Information Tech

Strategic Opertional Unit

Production Support

HRD / GA

Strategic Bussines Unit

Fabrik

(31)

2. Job Description a. Presiden Direktur

1) Mengangkat serta memberhentikan para direksi Sebagai

coordinator dan mengandalkan pengawasan terhadap pelaksanaan

rencana yang telah ditetapkan

2) Bertindak sebagai pengambil keputusan terakhir dengan

mempertimbangkan saran-saran dari bawahannya

b. Assisten Direktur

1) Membantu tugas Presdir dalam mengkoordinir bawahan

2) Mengawasi secara langsung pelaksanaan produksi

3) Memberikan bimbingan, petunjuk dan saran kepada bawahannya

c. Direksi

1) Mengawasi dan mengkoordinir bawahan yang dipimpinnya

2) Memberikan bimbingan, petujuk dan saran kepada bawahannya

3) Memberikan laporan kepada Presdir tentang target yang ingin

dicapai setiap bagian yang dipimpinnya

(32)

likuidasi, financial dan rentabilitas perusahaan

5) Meletakkan dasar sistem administrasi pembukuan perusahaan

e. GM Controller

1) Memeriksa dan menerima masukan laporan keuangan dari bagian

gudang, financial, accounting, trysu, dan EDP Membuat dan

menyempurnakan laporan yang diberikan oleh setiap bagian yang

dibawahnya

2) Memberikan masukan kepada pimpinan terutama mengenai

masalah keuangan

f. GM Finishing

1) Mengkoordinir dan mengawasi bawahannya

2) Memeriksa kualitas dalam pembuatan kain grey menjadi barang

jadi

3) Memberikan laporan kepada Presdir tentang kualitas barang yang

dihasilkan

g. GM Garment

(33)

i. GM HRD General Affair

1) Menentukan dan menilai prosentase kerja karyawan

2) Memberikan atau menolak persetujuan tentang penambahan jalur

karyawan

3) Memberikan atau menolak persetujuan bagi karyawan yang

menduduki jabatan tertentu

j. Controller

1) Menyusun peraturan-peraturan yang dipandang sudah tidak relevan

lagi dengan kondisi perusahaan

2) Mengembangkan organisasi perusahaan berdasarkan kondisi

perusahaan saat ini dan mendatang

3) Mengembangkan sistem dan prosedur administrasi sesuai dengan

perkembangan perusahaan

4) Memberikan pertimbangan kepada personalia dalam melakukan

penerimaan, pengangkatan, mutasi dan promosi pada karyawan

5) Menyusun gaji dan upah pada akhir periode pembayaran

(34)

l. Bagian Accountant

1) Meletakkan dasar sistem administrasi pembukuan perusahaan

2) Melaksanakan auditing, mencakup penyajian dan pemeriksaan

ketelitian data akuntansi serta menentukan apakah sistem

administrasi perusahaan telah cukup memadai

3) Mengelola data untuk dapat memberi informasi tertentu yang

diperlukan bagi manajemen

4) Mencatat data-data transaksi

m. Bagian Pemasaran

1) Membuat faktur penjualan/ pemasaran

2) Mengerjakan administrasi pemasaran

3) Membuat laporan pemasaran, meliputi: jenis, berat, rupiah dan

nama konsumen

n. Bagian Produksi

1) Bertanggung jawab terhadap jalannya proses produksi, jangan

sampai terjadi gangguan atau kecelakaan

(35)

jabatan

3) Melakukan mutasi karyawan karena dibutuhkan departemen yang

lain atau kurang cukup dengan jabatan yang diduduki saat ini

p. Bagian Keamanan/ Security dibawah lingkup General Affair

1) Menerima tamu-tamu perusahaan

2) Memberi teguran kepada pekerja yang tidak disiplin

3) Bertanggung jawab terhadap keamanan lokasi perusahaan

q. Bagian Gudang

1) Mengadakan pengawasan keluar masuknya barang dari gudang

Menerima dan memeriksa barang-barang yang ada di gudang

2) Membuat pembukuan untuk semua barang-barang yang ada di

gudang

3) Membuat daftar barang-barang yang masuk

4) Mengatur tempat penyimpanan barang

5) Menyimpan dan merawat barang-barang

r. Bagian Utility

(36)

BAB IV

PELAKSANAAN MAGANG

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang

Pelaksanaan magang bertempat di PT Sri Rejeki Isman (Sritex)

Sukoharjo, yang beralamat di Jl. KH, Samanhudi 53 Sukoharjo 57511.

Waktu pelaksanaan magang berlangsung selama satu (1) bulan,

dimulai pada tanggal 02 Februari 2009 – 28 Februari 2009. Dengan enam (6)

hari kerja, hari Senin - Sabtu. Senin-Jumat jam kerja pukul 08.00 - 16.00 WIB

dan hari Sabtu pukul 08.00 – 14.00 WIB.

B. Kegiatan Selama KKM

Pekerjaan - pekerjaan yang dilakukan selama magang di kantor PT

Sritex Sukoharjo adalah :

1. Tugas-tugas yang dilakukan

a. Membuat kliping yang berhubungan dengan PT. Sritex dari surat kabar

yang biasa melakukan kerja sama dengan PT. Sritex, yaitu Jawa Pos,

Suara Merdeka, Solopos,dan Joglosemar, guna memantau wacana

(37)

masing-masing dan juga press release dibuat untuk lebih memberikan

keyakinan kepada publiknya, dan menarik masyarakat untuk menjadi

publiknya dengan berita yang memikat.

Press release yang mereka buat adalah informasi dan data

akurat dari unit yang bersangkutan, oleh karena itu menjadikan suatu

kewajiban bagi seorang Public Relations Sritex Sukoharjo, melakukan

monitoring media untuk mengetahui keadaan para competitors yang

dapat dijadikan tolok ukur sebagai sarana perbaikan. Dapat terlihat

bahwa persaingan dalam bidang textile saat ini sangatlah ketat dengan

begitu setiap pihak selalu merubah inovasi terus menerus guna

mempertahankan keberadaannya melalui media. Begitu juga dengan

PT. Sritex melalui iklan-iklan memberitakan kepada para publiknya

dan masyarakat luas mengenai seluk beluk perusahaan dan keunggulan

produk-produknya

b. Menerima telepon guna memantau adanya keluhan ataupun komplain

dari pelanggan dan menerima pesanan produk dari perusahaan/mitra

PT. Sritex karena telepon merupakan sarana yang paling mudah

(38)

g. Membantu kelangsungan pekerjaan pegawai PT. Sritex di dalam

Administrasi dan Customer Service seperti membantu mengirim fax,

mengirim e-mail, mengcopy file dan mangirim pesan dengan mesin

fax.

2. Kesulitan / Kendala yang Dihadapi

Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT. Sritex

Sukoharjo, penulis mengalami sedikit kesulitan, antara lain :

a. Belum tahu bagaimana cara seorang PR mengklarifikasi komplain dan

keluhan dari pelanggan

b. Belum mengetahui cara memberikan klarifikasi bagi lembaga/

daerah/instansi yang mengajukan permohonan bantuan

c. Belum mengetahui bagaimana cara menggunakan mesin Fax

d. Belum mengetahui cara menggunakan scan

e. Belum mengetahui cara mengirim e-mail kepada mitra bisnis dan

pelanggan

f. Belum mengetahui cara dan etika menerima maupun menelpon yang

baik di suatu instansi.

(39)

f. Memperhatikan pegawai lain yang menelpon dan menerima telepon

dari customer maupun mitra kerja

4. Kemajuan yang Telah Dicapai

a. Mengetahui cara-cara atau langkah-langkah yang dilakukan atau

diambil oleh seorang PR dalam menghadapi keluhan atau komplain

pelanggan

b. Mempunyai pengalaman dalam mengatasi dan mengklarifikasi

keluhan atau komplain dari pelanggan

c. Dengan merilis berita yang ada, penulis menjadi lebih tahu cara merilis

berita yang baik

d. Dengan membuat kliping koran, penulis menjadi tahu

informasi-informasi tentang PT. Sritex

e. Menjadi tahu cara memberikan klarifikasi bagi lembaga/daerah/

instansi yang mengajukan permohonan bantuan

f. Menjadi tahu cara menggunakan mesin Fax

g. Menjadi tahu cara menggunakan scan

h. Menjadi tahu bagaimana menghubungi mitra kerja PT. Sritex yang

(40)

C. Deskripsi Pekerjaan

Sebagai Public Relation Officer (PRO) perusahaan harus mengetahui

segala sesuatu hal tentang penerimaan tamu perusahaan, menerima telepon

dari mitra bisnis atau customer, menelepon dengan baik dan benar kepada

mitra bisnis atau customer dan mengetahui bagaimana cara mengatasi

berbagai keluhan dari customer serta mengkliping berita dari berbagai sumber

media. . Adapun deskripsi pekerjaan Public Relation Officer diantaranya

adalah :

1. Kliping Berita

Setiap hari, pekerjaan yang wajib dilaksanakan adalah

pengklipingan berita media cetak. Kliping berita adalah kumpulan berita

(tulisan dan gambar) tentang PT. SRITEX dan perusahaan pesaing yang

relevan dari surat kabar, majalah atau media lainnya, yang disampaikan

kepada manajemen, yang diterbitkan setiap hari.

Maksud dan tujuan dari kliping berita ini yaitu untuk

menyeragamkan penyusunan kliping disetiap unit kerja yang menerbitkan

kliping berita dan untuk mendistribusikan informasi dari media yang

termonitor oleh unit kerja pembuat kliping berita.

(41)

Kliping berita merupakan proses public relations pada tahap fact

finding and feed hack, sebab kliping adalah merupakan tahap dimana

praktisi public relations meneliti mengenai kebutuhan dan kepentingan

yang diinginkan publik, mencari dan mendapatkan data guna mengetahui

bagaimana situasi dan kondisi yang terdapat pada diri publik, menentukan

siapa saja yang dijadikan sasaran komunikasi sehingga sasaran dan pesan

komunikasi yang disampaikan kepada publik dapat diterima

2. Membantu dalam penerimaan kunjungan dari mitra perusahaan

Pada bulan Februari 2009 penulis juga ikut membantu dalam

menerima kunjungan tamu yaitu dari SMA Depok 1 Yogyakarta dan ikut

menjelaskan visi dan misi perusahaan serta positioning perusahaan saat

ini.

Pada dasarnya dalam penerimaan tamu, yang diharapkan adalah

memberikan kepuasan dan kenyamanan bagi tamu atas sambutan dan

pelayanan yang diberikan. Tingkah laku atau sikap yang dapat

memberikan kepuasan dan kenyamanan dapat dilihat pada :

a. Kesan Pertama

(42)

b. Memberi salam kepada tamu

Dalam melakukan interaksi dengan tamu hendaknya dengan

sikap yang sopan, hal tersebut dapat dilakukan dengan memberi salam,

senyuman dan sapaan yang ramah setiap akan memulai interaksi.

c. Berbicara hanya dengan tamu

Dalam berinteraksi kepada tamu hendaknya tetap memegang istilah

"tamu adalah raja". Dengan memberikan perhatian penuh kepada tamu

dan hanya berbicara dengan tamu yang sedang dilayani, hal tersebut

akan membuat tamu merasa penting. Dengan begitu tamu akan merasa

senang dan puas.

d. Menggunakan nada suara yang bersahabat

Nada suara dapat menggambarkan sifat orang yang mempunyai

suara tersebut. Apakah orang tersebut menarik, ramah, cerdas atau

sebaliknya. Nada suara yang bersahabat mencerminkan pelayanan

yang tulus, sehingga tamu akan merasa nyaman.

e. Menunjukkan empati

Untuk dapat menciptakan kepuasan tamu kita perlu menunjukkan rasa

(43)

sederhana. Contohnya dengan mengucapkan terima kasih karena telah

bersedia mengunjungi PT. Sritex.

g. Menutup interaksi

Setiap interaksi hendaknya disertai dengan cara yang tulus.

Beberapa kalimat yang dapat kita sampaikan : Selamat jalan, sampai

jumpa, senang bertemu dengan anda

Dalam penerimaan dan komunikasi untuk tamu rombongan,

Service Excellence sangat diperlukan. Berikut adalah tata cara dalam

penerimaan dan komunikasi untuk tamu rombongan:

a. Tata cara Penerimaan

1) Setiap tamu rombongan sebelum mengunjungi PT. Sritex

diharuskan mengajukan Surat Permohonan kepada General

Manajer HRD PT. Sritex.

2) Setiap Permohonan Kunjungan harus ditanggapi oleh General

Manajer HRD terkait paling lambat 6 hari kerja setelah

permohonan diterima., dalam hal rencana kunjungan dimaksud

dapat disetujui atau tidak, maka kepada pemohon dikirim surat

(44)

guna.

b) Lama kunjungan : Ditetapkan berapa jam kunjungan agar tidak

berbenturan dengan acara / kegiatan lainnya.

c) Para pembicara atau narasumber : Dalam hal ini, penerimaan

Tamu - Rombongan perusahaan menjadi tanggung jawab unit

komunikasi (Public Relations Officer) sepenuhnya.

d) Materi dan sarana presentasi: Disajikan dalam bentuk OHP.

b. Komunikasi

1) Sebelum pembicara/ nara sumber menyampaikan penjelasan

tentang informasi yang diminati tamu rombongan, agar

dikomunikasikan terlebih dahulu oleh General Manager HRD

tentang profil atau overview bisnis PT. Sritex.

2) Materi komunikasi tentang profil PT. Sritex dapat disuguhkan

dalam format company profile yang telah dibuat sebelumnya.

Menerima kunjungan tamu adalah merupakan persuasi public

relation, yang mana termasuk persuasi integrasi, dimana seorang praktisi

Public Relations menitikberatkan untuk mempengaruhi seseorang atau

(45)

3. Menerima telepon dan menghubungi instansi mitra PT. Sritex

Dalam menerima telepon biasanya memantau adanya keluhan

ataupun komplain dari pelanggan karena telepon merupakan sarana yang

paling mudah digunakan untuk menyampaikan keluhan atau komplain.

Ketika mengatasi keluhan dari pelanggan penulis di bantu oleh pihak yang

lebih mengerti dan paham dalam mengatasi masalah tersebut. Selain

menerima keluhan penulis juga menerima telepon untuk memberikan

klarifikasi atas jadwal pertemuan antara pihak PT. Sritex dengan instansi

mitra serta mencatat pesanan pembelian barang dari cabang-cabang PT.

Sritex, dan instansi lain. Pada saat menerima telepon dari pemesan produk

PT. Srirex, penulis biasanya menanyakan dan mencatat atas nama

pemesan, jenis pesanan ( berupa kain atau pakaian jadi), warna, jumlah

barang yang dipesan. Pesanan lalu disampaikan kepada bagian produksi

untuk segera dilakukan proses produksi. Jika barang yang dipesan sudah

siap, maka bagian produksi akan memberikan keterangan. Penulis

bertugas menghubungi pemesan untuk memberitahukan bahwa barang

(46)

menyahut, maka dilanjutkan dengan "Ada yang bisa kami bantu?"

Sedangkan tata cara menelepon yang baik adalah :

a. Penelepon/ Pemanggil

1) Siapkan nomor yang dituju sebelum memutar atau menekan nomor

telepon, pastikan kebenarannya.

2) Siapkan catatan tentang pokok yang akan dibicarakan.

3) Siapkan alat tulis untuk mencatat hasil pembicaraan.

4) Gunakan jari telunjuk dengan tekanan yang wajar untuk memutar

atau menekan nomor telepon.

5) Sampaikan salam (pagi/ siang/ sore).

6) Sebutkan identitas anda, unit kerja atau nama perusahaan.

7) Bicaralah dengan ramah tetapi lugas.

8) Jika orang dipanggil tidak berada ditempat, sampaikan pesan

kepada orang yang menerima panggilan dan jangan lupa untuk

menanyakan nama orang yang berbicara.

9) Akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih.

(47)

yang penting.

e. Putuskan apakah penelepon harus menunggu atau menelepon

kembali.

f. Jika menerima panggilan dengan nada marah, jangan sekali-kali

terbawa emosi dan ikut marah.

g. Waktu mengakhiri hubungan telepon, ucapkan terima kasih.

Tunggu sampai pemanggil meletakkan pesawat teleponnya setelah

itu baru kita meletakkan telepon dengan hati-hati dan betul.

Adapun menerima dan menelpon dengan baik dalam perusahaan

merupakan salah satu jenis persuasi public relation yaitu empathy dimana

seorang customer relations di sini dituntut dapat dapat menempatkan diri

pada orang lain sehingga dapat merebut perhatian publik terhadap

perusahaan tersebut sehingga terjadi komunikasi timbal balik yang

mengarah kepada kesadaran publik akan gerak dan langkah perusahaan

(48)

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dengan memperhatikan pengertian PR khususnya arti publik dan misi

manajemen PR maka ada batasan ruang lingkup tanggung jawab dan

wewenang di dalam berkomunikasi. Setiap unit kerja mempunyai fungsi

komunikasi dengan setiap publiknya, mulai dari top management sampai

dengan jajaran terdepan. Untuk itu perlu mensinergikan pesan - pesan kunci

dan visi, misi, kebijakan strategi jangka pendek maupun jangka panjang).

Dengan kata lain bahwa komunikasi adalah menjadi proses bisnis

utama dari setiap fungsi. Hal tersebut membawa konsekuensi yang mau tidak

mau, suka tidak suka bahwa setiap unit kerja, setiap insan perusahaan ikut

bertanggung jawab dalam memelihara, mengamankan dan meningkatkan

knowledge management, corporate image, corporate identity, corporate

culture, corporate value.

Dari segala kegiatan komunikasi yang dilaksanakan oleh setiap unit

(49)

2. Public confidence

Adalah proses komunikasi timbal balik yang bertujuan untuk meraih

kepercayaan publik terhadap keberadaan dan kegiatan perusahaan.

3. Public support

Adalah proses komunikasi timbal balik yang bertujuan untuk mendapatkan

dukungan publik, terhadap setiap aktivitas perusahaan

4. Public cooperation

Adalah proses komunikasi timbal balik yang bertujuan meraih kerjasama

dari peran serta publik sesuai tujuan perusahaan untuk kepentingan

bersama.

Pada ujung sasaran akhir adalah mengharapkan terbentuknya corporate

image, corporate identity dan corporate culture serta corporate value, yang

semakin meningkat positif dan dinamis sesuai perkembangan zaman.

Selain itu seorang Public Relations dapat menempatkan dan membawa

diri dalam berbagai suasana. Dalam hal ini mudah beradaptasi dengan

lingkungan serta suasana dimana Public Relations Officer berada atau

(50)

Seorang Public Relations Officer bisa menerapkan teknik pemasaran, dimana

khalayak mengetahui keberadaan serta kegunaan dari produk-produk dari

perusahaan.

B. Saran-Saran 1. Bagi Lembaga

a. Disiplin waktu agar lebih ditingkatkan lagi, karena berdasarkan

pengamatan penulis, masih ada beberapa pegawai yang datang

terlambat

b. Efisiensi dan efektifitas kinerja secara maksimal akan menghasilkan

sesuatu yang lebih baik lagi, karena berdasarkan pengamatan penulis

banyak waktu yang tidak digunakan dengan optimal.

2. Bagi Akademik

a. Mahasiswa lebih memaksimalkan praktek presentasi, agar pada saat

pelaksanaan KKM tidak terlalu canggung

b. Lebih sering menghadirkan praktisi Public Relations yang lebih

(51)