RANCANG BANGUN APLIKASI SERVICE PADA PT. INDO BISMAR KOMPUTER
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
GEMILANG CITRA PERDANA 10.41011.0004
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Service ... 6
2.2 Penjualan ... 6
2.3 Sistem Penjualan ... 8
2.4 Pembayaran ... 10
2.5 Program Aplikasi ... 11
2.6 Visual Basic .NET ... 12
2.7 Metodologi Pengembangan Sistem ... 13
2.7.1 Analisis Sistem ... 14
x
2.7.5 Pengelolaan Sistem ... 17
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 19
3.1 Analisis Sistem ... 19
3.1.1 Wawancara ... 26
3.1.2 Identifikasi Masalah ... 27
3.2 Perancangan Sistem ... 29
3.2.1 IPO Diagram ... 29
3.2.2 Kebutuhan Sistem ... 36
3.2.3 System Flow ... 40
3.2.4 Context Diagram ... 47
3.2.5 DFD Level 0 Rancang Bangun Aplikasi Service... 47
3.2.6 DFD Level 1 Sub-Proses Transaksi Service Barang ... 48
3.2.7 Entity Relationship Diagram ... 49
3.2.8 Struktur Basis Data ... 51
3.2.9 Desain Input Output ... 56
3.3 Rancangan Pengujian dan Evaluasi Sistem ... 69
3.3.1 Desain Uji Coba ... 69
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM... 81
4.1 Implementasi Sistem ... 81
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 81
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 82
xi
4.2.2 Uji Coba Form Transaksi Konfirmasi ... 109
4.2.3 Uji Coba Form Transaksi Invoice ... 116
4.2.4 Uji Coba Form Laporan Pendapatan Service Teknisi ... 118
4.2.5 Uji Coba Form Laporan Pendapatan Service Keseluruhan .. 119
4.2.6 Uji Coba Form Laporan Transaksi Service ... 120
4.2.7 Uji Coba Form Laporan Penjualan Sparepart ... 121
4.3 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 122
BAB V PENUTUP ... 129
5.1 Kesimpulan... 129
5.2 Saran ... 129
DAFTAR PUSTAKA ... 131
LAMPIRAN ... 133
xii
Gambar 2.1 Model Pengembangan Waterfall/Sequential Linear ... 14
Gambar 3.1 Document Flow Proses Transaksi Service Barang ...20
Gambar 3.2 Document Flow Proses Transaksi Konfirmasi Customer ...22
Gambar 3.3 Document Flow Proses Transaksi Pembayaran Service ...24
Gambar 3.4 Input-Proses-Output Diagram Rancang Bangun Aplikasi Service ..30
Gambar 3.5 System Flow Proses Transaksi Service Barang ...42
Gambar 3.6 System Flow Proses Konfirmasi Customer ...44
Gambar 3.7 System Flow Proses Pembayaran Service ...46
Gambar 3.8 Context Diagram Rancang Bangun Aplikasi Service ...47
Gambar 3.9 DFD Level 0 Rancang Bangun Aplikasi Service ...48
Gambar 3.10 DFD Level 1 Sub-Proses Transaksi Service Barang ...49
Gambar 3.11 Conceptual Data Model Rancang Bangun Aplikasi Service ...50
Gambar 3.12 Physical Data Model Rancang Bangun Aplikasi Service ...51
Gambar 3.13 Desain Halaman Login ...56
Gambar 3.14 Desain Halaman Menu Utama ...57
Gambar 3.15 Desain Halaman Master Pegawai ...58
Gambar 3.16 Desain Halaman Master Sparepart ...58
Gambar 3.17 Desain Halaman Master Jasa Service ...59
Gambar 3.18 Desain Halaman Transaksi Tanda Terima Service ...60
Gambar 3.19 Desain Halaman Transaksi Konfirmasi ...60
Gambar 3.20 Desain Halaman Transaksi Invoice ...61
xiii
Gambar 3.24 Desain Form Laporan Pendapatan Service Keseluruhan ...64
Gambar 3.25 Desain Tanda Terima Service ...65
Gambar 3.26 Desain Transaksi Invoice ...66
Gambar 3.27 Desain Laporan Transaksi Service ...66
Gambar 3.28 Desain Laporan Penjualan Sparepart ...67
Gambar 3.29 Desain Laporan Pendapatan Service Teknisi ...68
Gambar 3.30 Desain Laporan Pendapatan Service Keseluruhan ...68
Gambar 4. 1 Tombol Login ...83
Gambar 4. 2 Form Login ...84
Gambar 4. 3 Form Menu Utama ...85
Gambar 4. 4 Form Master Pegawai ...86
Gambar 4.5 Form Master Sparepart ...88
Gambar 4. 6 Form Master Jasa Service ...89
Gambar 4.7 Tombol Transaksi Tanda Terima Service ...90
Gambar 4. 8 Form Transaksi Tanda Terima Service ...91
Gambar 4.9 Tanda Terima Service ...92
Gambar 4.10 Form Transaksi Konfirmasi ...92
Gambar 4.11 Kolom Kerusakan pada Form Konfirmasi ...93
Gambar 4.12 Kolom Sparepart pada Form Konfirmasi ...94
Gambar 4.13 Form Transaksi Invoice ...95
Gambar 4.14 Nota Invoice ...96
xiv
Gambar 4.18 Tampilan Awal Form Laporan Pendapatan Service Keseluruhan... 99
Gambar 4.19 Form Laporan Pendapatan Service Keseluruhan ... 100
Gambar 4.20 Cetak Laporan Pendapatan Service Keseluruhan ... 101
Gambar 4.21 Tampilan Awal Form Laporan Transaksi Service ... 101
Gambar 4.22 Form Laporan Transaksi Service ... 102
Gambar 4.23 Cetak Laporan Transaksi Service ... 103
Gambar 4.24 Tampilan Awal Form Laporan Penjualan Sparepart ... 103
Gambar 4.25 Form Laporan Penjualan Sparepart ... 104
Gambar 4.26 Cetak Laporan Penjualan Sparepart ... 105
Gambar 4.27 Hasil Uji Coba Button Batal, Simpan Data Service & Tambah Tidak Berfungsi Ketika ID Kosong ... 106
Gambar 4.28 Hasil Uji Coba Button Baru Tidak Berfungsi Ketika Input Datacfr Baru ... 106
Gambar 4.29 Hasil Uji Coba Dropdownlist Fungsional ... 107
Gambar 4.30 Hasil Uji Coba Button Tambah Berfungsi Ketika Menambahkan Barang Service ... 107
Gambar 4.31 Hasil Uji Coba Button Simpan Data Service Ketika Ada Field Kosong ... 107
Gambar 4.32 Hasil Uji Coba datagridview Tidak Tampil pada Field ghgKetika Diklik ... 108
Gambar 4.33 Hasil Uji Coba Button Tidak Berfungsi Ketika Data Service dalam datagridview Tidak Dipilih ... 109
Gambar 4.34 Hasil Uji Coba Textbox Cari ... 110
Gambar 4.35 Hasil Uji Coba Datagridview Konfirmasi Tampil pada Textbox & Button Berfungsi ... 110
xv
Gambar 4.38 Hasil Uji Coba datagridview Kerusakan Tampil Ketika Klik Button Tambah ... 111
Gambar 4.39 Hasil Uji Coba Combobox Sparepart Fungsional ... 112
Gambar 4.40 Hasil Uji Coba Textbox Harga Tampil Ketika Combobox Sparepart Diisi ... 112
Gambar 4.41 Hasil Uji Coba datagridview Sparepart Tampil Ketika Klik Button Tambah Sparepart ... 112
Gambar 4.42 Hasil Uji Coba Combobox Status Konfirmasi Fungsional ... 113
Gambar 4.43 Hasil Uji Coba datagridview Konfirmasi Tampil Ketika Disimpan 113
Gambar 4.44 Hasil Uji Coba datagridview Konfirmasi Menampilkan
datagridview Kerusakan dan Sparepart ... 113
Gambar 4.45 Hasil Uji Coba combobox Status Konfirmasi ”Sudah Dikonfirmasi”
Maka Data Akan Ditampilkan Dalam Transaksi Invoice ... 114
Gambar 4.46 Hasil Uji Coba Textbox Cari ... 116
Gambar 4.47 Hasil Uji Coba Button Batal, Cetak & DGV Data Barang Tampil Ketika DGV Invoice Diklik ... 116
Gambar 4.48 Hasil Uji Coba Combobox Fungsional ... 117
Gambar 4.49 Hasil Uji Coba Button Batal Membuat Button & Textbox Tidak Berfungsi ... 117
Gambar 4.50 Hasil Uji Coba Combobox Operasional ... 118
Gambar 4.51 Hasil Uji Coba Button Tampil Menampilkan Laporan Pendapatan
Service ... 118
Gambar 4.52 Hasil Uji Coba Button Tampil Menampilkan Laporan Pendapatan
Service ... 119
Gambar 4.53 Hasil Uji Coba Button Tampil Menampilkan Laporan Transaksi
Service ... 120
Gambar 4.54 Hasil Uji Coba Button Tampil Menampilkan Laporan Penjualan
xvi
Tabel 3.1 Pegawai ... 52
Tabel 3.2 Sparepart ... 52
Tabel 3.3 Jasa Service ... 53
Tabel 3.4 Tanda Terima Service ... 53
Tabel 3.5 Detail Tanda Terima Service ... 54
Tabel 3.6 Konfirmasi ... 54
Tabel 3.7 Detail Konfirmasi ... 55
Tabel 3.8 Invoice ... 55
Tabel 3.9 Desain Uji Coba Form Login ... 69
Tabel 3.10 Desain Uji Coba Form Menu Utama... 70
Tabel 3.11 Desain Uji Coba Button Form Master ... 72
Tabel 3.12 Desain Uji Coba Form Master Pegawai ... 72
Tabel 3.13 Desain Uji Coba Form Master Sparepart ... 73
Tabel 3.14 Desain Uji Coba Form Master Jasa Service ... 74
Tabel 3.15 Desain Uji Coba Form Transaksi Tanda Terima Service ... 75
Tabel 3.16 Desain Uji Coba Form Transaksi Konfirmasi ... 76
Tabel 3.17 Desain Uji Coba Form Transaksi Invoice... 78
Tabel 3.18 Desain Uji Coba Form Laporan Pendapatan Service Teknisi ... 78
Tabel 3.19 Desain Uji Coba Form Laporan Pendapatan Service Keseluruhan... 79
Tabel 3.20 Desain Uji Coba Form Laporan Transaksi Service ... 79
Tabel 3.21 Desain Uji Coba Form Laporan Penjualan Sparepart ... 79
xvii
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Form Laporan Pendapatan Service Teknisi ... 119
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Form Laporan Pendapatan Service Keseluruhan ... 120
Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Form Laporan Transaksi Service ... 121
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Form Laporan Penjualan Sparepart ... 122
Tabel 4.8 Data Jasa Service ... 122
Tabel 4.9 Data Sparepart ... 124
Tabel 4.10 Pendapatan Service Teknisi ... 127
Tabel 4.11 Pendapatan Service Keseluruhan ... 128
xviii
Lampiran 1 Tanda Terima Service pada PT. Indo Bismar Komputer ... 133
Lampiran 2 Invoice pada PT. Indo Bismar Komputer ... 133
Lampiran 3 Laporan Pendapatan Service pada PT. Indo Bismar Komputer ... 134
Lampiran 4 Lanjutan Laporan Pendapatan Service pada PT. Indo Bismar
Komputer ... 135
Lampiran 5 Laporan Pendapatan Service Teknisi pada Rancang Bangun Aplikasi
Service ... 136
Lampiran 6 Laporan Pendapatan Service Perusahaan pada Rancang Bangun Aplikasi Service ... 136
Lampiran 7 Laporan Transaksi Service pada Rancang Bangun Aplikasi Service137
Lampiran 8 Laporan Penjualan Sparepart pada Rancang Bangun Aplikasi
1 1.1 Latar Belakang
PT. Indo Bismar Komputer merupakan perusahaan distributor penjualan
alat-alat IT dan menerima jasa perbaikan (service) alat-alat IT. Pada bagian
service khususnya bagian administrasi service merupakan staff yang melayani
customer secara langsung. Sehingga bagian ini sangat penting bagi perusahaan
guna mendapat kepercayaan, kepuasan, persepsi positif dan hasil yang diharapkan
customer.
Proses service dimulai dari bagian administrasi service melakukan
penerimaan barang service, pembuatan tanda terima service yang ditujukan pada
customer, melakukan konfirmasi barang service pada customer, pemasaran
sparepart, kalkulasi pembayaran service, pembuatan invoice, hingga tahap akhir
pembuatan laporan pendapatan service harian, bulanan dan tahunan dimana semua
proses tersebut mempengaruhi pendapatan dari penjualan sparepart dan
pelayanan jasa service.
Seiring dengan perkembangan dan kebutuhan teknologi dalam
melancarkan proses bisnis sebuah perusahaan, PT. Indo Bismar Komputer
memiliki beberapa permasalahan diantaranya pencatatan penerimaan barang
service dicatat secara langsung dalam sebuah buku tulis sehingga menyebabkan
redudansi data. Permasalahan lain terjadi ketika admin service mengkonfirmasi
customer berdasarkan ingatan saja apakah customer telah dikonfirmasi atau belum
ulang. Dengan kata lain tidak ada pencatatan status konfirmasi yang jelas
sehingga mengakibatkan penumpukan barang service apabila ada beberapa barang
telah di-service namun admin service lupa mengkonfirmasi. Barang-barang yang
belum dikonfirmasi tentunya suatu saat akan ditanyakan langsung oleh customer.
Hal ini menjadi perhatian paling utama jika customer mengeluh pelayanan yang
lama sebab admin service lupa mengkonfirmasi sehingga berkurangnya
kepercayaan dan kepuasan customer. Karena berkurangnya kepuasan customer,
biasanya customer mencari tempat service lain yang pelayanannya lebih cepat
sehingga PT. Indo Bismar Komputer kehilangan customer dan pendapatan service
menjadi tidak maksimal. Permasalahan terakhir adalah admin service memberi
harga jasa service berdasarkan taksiran (ingatan) dari teknisi sehingga biaya jasa
service sering berubah sesuai permintaan teknisi dan tidak akurat.
Berdasarkan permasalahan diatas maka dibuat suatu rancang bangun
aplikasi service pada PT. Indo Bismar Komputer. Aplikasi ini dapat digunakan
perusahaan dalam mengukur kinerja teknisi untuk melihat pencapaian dan profit
dari pendapatan service dan penjualan sparepart. Dalam proses transaksi service
barang akan menghasilkan data yang valid dan hanya sekali catat saja sehingga
jauh lebih efisien. Dalam proses konfirmasi customer akan menghasilkan status
konfirmasi secara otomatis dan lebih efisien serta admin service dapat bertindak
cepat untuk menghubungi customer, sehingga dapat menjaga kepuasan dan
kepercayaan customer serta memaksimalkan pendapatan service. Keterbatasan
ruang penyimpanan barang service-pun dapat teratasi. Dalam proses perhitungan
langsung dari awal admin service menentukan harga jual sparepart dan jasa
service sehingga teknisi tidak perlu susah-susah mengingat biaya jasa service.
Dengan dibuatnya rancang bangun aplikasi service ini diharapkan bisa
membantu pimpinan dalam memantau kinerja teknisi berdasarkan pendapatan
service yang diperoleh berdasarkan periode tertentu. Selain itu, dapat digunakan
untuk mengevaluasi kinerja teknisi sesuai dengan tujuan perusahaan.
1.2 Perumusan Masalah
Melihat dari penjabaran latar belakang masalah yang telah dijelaskan
diatas dapat ditarik kesimpulan permasalahan yaitu “Bagaimana merancang
bangun aplikasi service pada PT. Indo Bismar Komputer dalam penjualan
sparepart dan memantau tingkat pendapatan teknisi?
1.3 Batasan Masalah
Dalam perancangan aplikasi service ini, maka batasan-batasan masalah
yang dibuat oleh penulis adalah:
1. Menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.
2. Sistem Database menggunakan SQL Server.
3. Tidak membahas masalah persediaan sparepart, safety stock dan pembelian
sparepart.
4. Data yang diolah yaitu data pendapatan service dalam bentuk data Excel (.xls)
1.4 Tujuan
Berdasarkan dari perumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah
membuat rancang bangun aplikasi service yang memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Pencatatan data customer, data sparepart dan data pegawai.
2. Pencatatan transaksi penjualan sparepart, harga beli sparepart, harga jual
sparepart dan biaya jasa service secara akurat.
3. Pemantauan teknisi dari pendapatan service yang diperoleh pada target yang
ditentukan pimpinan.
4. Menghasilkan laporan transaksi service, laporan penjualan sparepart, laporan
pendapatan service tiap teknisi dan laporan pendapatan service keseluruhan
berdasar periode tertentu.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah pemahaman dan pembahasan laporan Tugas Akhir
ini, maka penulis membuat sistematika sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Di dalam bab ini penulis akan membahas tentang latar belakang permasalahan,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dibuatnya rancang bangun aplikasi
service serta sistematika penulisan yang berisi penjelasan singkat mengenai
masing-masing bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Di dalam bab ini penulis menjelaskan tentang teori dasar yang digunakan dalam
menyelesaikan masalah dan yang berhubungan dengan dibuatnya tugas akhir ini.
Sistem Penjualan, Pembayaran, Program Aplikasi, Visual Basic .NET &
Metodologi Pengembangan Sistem.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Di dalam bab ini penulis membahas tentang tahap-tahap yang wajib dikerjakan
dalam penilitian rancang bangun aplikasi service pada PT. Indo Bismar
Komputer. Dimulai dari mengidentifikasi masalah, merancang sistem yang
meliputi pembuatan document flow, system flow, context diagram, data flow
diagram (DFD), entity relationship diagram (ERD) baik conceptual data model
(CDM) maupun physical data model (PDM), desain user interface, desain input
output, dan rancangan pengujian dan evaluasi sistem.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Di dalam bab ini penulis akan membahas kebutuhan sistem, pembuatan rancang
bangun aplikasi service, mengevaluasi sistem guna mengetahui aplikasi yang telah
dibuat mampu menyelesaikan permasalahan sesuai harapan, dan langkah dalam
mengimplementasikan sistem yang telah dievaluasi.
BAB V : PENUTUP
Di dalam bab lima penulis akan membahas mengenai kesimpulan dan saran.
Kesimpulan merupakan hasil evaluasi dari sistem yang diibuat oleh penulis.
Sedangkan saran berisi tentang kekurangan dari aplikasi yang telah dibuat dan
berisi masukan pengembangan aplikasi oleh pihak luar yang berniat melanjutkan
6
2.1 Service
Pengertian service menurut Chaffey (2008) adalah suatu aktivitas atau
manfaat yang tidak memiliki wujud dan dapat diserahkan kepada orang lain yang
bertindak sebagai customer dan tidak bersifat kepemilikan.
Pengertian service menurut Kotler (2009) yaitu suatu tindakan, jasa,
maupun kinerja yang ditawarkan kepada orang lain dan tidak memiliki wujud
apapun serta tidak menimbulkan kepemilikan.
Menurut beberapa pengertian para ahli yang telah dijabarkan diatas, maka
dapat ditarik suatu kesimpulan dari pengertian service yaitu seluruh tindakan,
kinerja, manfaat ataupun aktivitas yang dapat diserahkan melalui satu pihak ke
pihak lainnya, yang memiliki sifat dasar tidak berwujud dan tidak menimbulkan
kepemilikan apapun.
2.2 Penjualan
Menurut Soemarso (2004:164), kegiatan menjual barang dagang yang
dilakukan oleh suatu perusahaan dagang pada umumnya disebut sebagai
“penjualan” saja. Biasanya jumlah transaksi penjualan yang terjadi pada
perusahaan tersebut cukup besar jika dibanding dengan jenis transaksi lainnya.
Ada beberapa perusahaan dagang hanya melakukan penjualan secara tunai dan
yang melakukan penjualan dengan kedua jenis jual-beli tersebut: secara tunai
maupun kredit.
Menurut Soemarso (2004:160), ketika perusahaan dagang menjual
barangnya, maka perusahaan akan memperoleh pendapatan. Jumlah harga yang
diberikan pada pembeli atas barang dagang yang diterima disebut pendapatan
perusahaan yang berkaitan. Khusus perusahaan dagang, akun yang dipakai dalam
pencatatan penjualan barang disebut akun “penjualan”.
Menurut Suwardjono (2006:381), pada umumnya, penjualan merupakan
kegiatan menukar jasa atau barang yang dihasilkan oleh perusahaan dengan kas.
Penjualan dapat dikatakan berhasil secara teknis jika produk (beserta resiko yang
ada pada produk) telah diserahkan pada pembeli dan sebagai imbalan, penjual
mendapatkan uang atau kas. Secara otomatis perusahaan telah melepaskan resiko
yang sangat berpengaruh dan melepaskan manfaat dari kepemilikian barang
tersebut kepada pembeli.
Dalam buku “Pengertian Penjualan” yang ditulis oleh Ridwan Iskandar
Sudayat, pengertian penjualan merupakan suatu usaha yang terorganisir guna
mengembangkan rencana-rencana strategis yang ditujukan dalam usaha pemuasan
keinginan dan kebutuhan pembeli, untuk memperoleh penjualan yang dapat
memberikan profit.
Menurut Marwan (1991), penjualan adalah suatu sumber pokok
perusahaan dalam mengembangkan usahanya, karena hanya dari penjualan saja
perusahaan dapat memperoleh laba serta perusahaan berusaha mencari konsumen
konsumen sehingga perusahaan dapat mengetahui produk yang dibutuhkan
konsumen.
Menurut Winardi (1982), penjualan merupakan suatu pemindahan hak atas
barang atau jasa. Dari pengertian diatas dalam memindahkan jasa dan barang
dibutuhkan tenaga kerja manusia yang bekerja dibagian penjualan contohnya
agen, pemasaran, pelayanan atau pelaksanaan dagang.
Kegiatan yang paling penting dalam penjualan adalah kegiatan
menghitung laba. Penjualan memiliki dua jenis laba yaitu laba bersih dan laba
kotor. Laba kotor adalah hasil perhitungan dari harga jual yang dikurangi dengan
harga pokok penjualan atau modal pokok. Sedangkan laba bersih adalah jumlah
keseluruhan dari laba kotor yang dikurangi dengan jumlah keseluruhan biaya
operasional suatu usaha. (Ayodya, 2010)
2.3 Sistem Penjualan
Sistem penjualan merupakan suatu proses yang mengaitkan sumber daya
ke dalam suatu prosedur, organisasi, sarana, serta data pendukung demi mengolah
sistem penjualan sehingga memberikan hasil berupa informasi yang berguna bagi
pimpinan atau pihak manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan.
(Karmatoli, 2012)
Menurut pendapat West Churman, suatu sistem dapat diartikan sebagai
serangkaian elemen yang saling terintegrasi untuk mencapai sekelompok tujuan
(Krismiaji, 2002). Sedangkan definisi sistem penjualan dalam sebuah buku
Ensiklopedia Ekonomi, Keuangan dan Perdagangan merupakan suatu perjanjian
mempertimbangkan pembayaran atau janji atas pembayaran sejumlah kas dalam
bentuk uang dengan jumlah tertentu dan memindahkan barang atau jasa pada
pihak pembeli sebagai hak dan kepemilikan harta benda (Abdurrachman, 2001).
Diambil dari definisi diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa
sistem penjualan merupakan suatu sistem yang dapat digunakan perusahaan dalam
menjual ataupun memasarkan barang dagang atau jasa kepada konsumen.
Di dalam sistem penjualan, komponen yang terkait yaitu:
1. Nota, yang berupa dokumen-dokumen sebagai berikut:
a. Surat tagihan
b. Faktur penjualan kredit
c. Rekapitulasi harga pokok penjualan
d. Bill of lading
e. Pita register kas
f. Faktur penjualan tunai
2. Catatan yang dipakai yaitu:
a. Kartu persediaan
b. Jurnal umum
c. Jurnal penerimaan kas
d. Kartu gudang
e. Kartu piutang
f. Jurnal penjualan
3. Laporan dalam bentuk informasi yang dihasilkan yaitu:
a. Jumlah piutang pada pelanggan
c. Data barang yang akan dijual
d. Data pembeli (customer)
2.4 Pembayaran
Definisi pembayaran dalam sebuah buku berjudul Manajemen Sumber
Daya Manusia yang ditulis oleh Hasibuan (2001:117) yaitu proses berpindahnya
hak milik berupa sejumlah uang dari pembeli kepada penjual yang dilakukan
secara langsung maupun tidak langsung yaitu melalui media jasa bank.
Sedangkan dalam artikel yang berjudul “Pengertian Alat Pembayaran
Definisi Menurut Para Ahli dan Sistem Pembayaran” yang diambil dari sebuah
alamat web, definisi dari pembayaran yaitu merupakan salah satu kegiatan utama
dalam setiap transaksi ekonomi. Seiring dengan berkembangnya teknologi maka
semakin besar dan semakin banyak jenis-jenis transaksi dan resiko yang dimiliki.
Dalam masalah tersebut maka dibutuhkan adanya suatu alat dan sistem
pembayaran yang aman, cepat dan lancar. Jika terciptanya suatu sistem
pembayaran tersebut terbukti berhasil maka dapat mendukung berkembangnya
sistem perbankan dan keuangan. Sebaliknya jika tidak lancar atau mengalami
kegagalan maka tentu akan menimbulkan dampak buruk pada keseimbangan
perekonomian.
Pembayaran merupakan kegiatan memindahkan dana untuk memenuhi
kewajiban yang ditimbulkan oleh suatu kegiatan ekonomi. Pembayaran pasti akan
selalu terjadi setiap hari dan melibutkan banyak transaksi ekonomi yang jenisnya
beraneka ragam contohnya seperti jual beli jasa dan barang, pelunasan kredit dan
pembayaran seperti pembayaran dengan uang kartal, pembayaran dengan uang
tunai, bilyet giro, cheque, wesel dan lain-lain.
Kegiatan pembayaran memang bisa dikatakan sangat mudah dan
sederhana namun bisa juga menjadi sulit dan kompleks tergantung dari tingkat
kesulitan suatu transaksi ekonomi yang terjadi. Secara umum pembayaran dapat
diartikan sebagai perpindahan kepemilikan hak atas uang dari pembeli kepada
penjual atau dari pembayar kepada penerimanya. Atau dengan arti lain dapat
dijelaskan bahwa pembayaran merupakan perpindahan hak milik atas nilai uang
antara pembeli dan penjual yang terjadi secara bersamaan dengan perpindahan
hak atas jasa atau barang oleh penjual kepada pembeli.
Proses suatu pembayaran tidak dapat berdiri sendiri dan terjadi secara
spontan serta tanpa ada hubungannya dengan transaksi yang lain, sebab setiap
kegiatan pembayaran merupakan bukti nyata atau realisasi dari transaksi ekonomi.
Suatu kegiatan pembayaran dapat dilakukan secara tradisional atau sederhana
tanpa memerlukan jasa bank atau bisa dilakukan melalui proses yang cukup rumit
yang membutuhkan jasa-jasa perantara seperti perbankan agar kegiatan
pembayaran bisa diselesaikan dengan cepat, aman dan efisien.
2.5 Program Aplikasi
Menurut Jogiyanto (1999:12), program aplikasi adalah pernyataan
(statement) atau instruksi (instruction) yang telah tersusun sedemikian rupa
hingga komputer bisa melakukan proses input menjadi suatu proses output.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:52), program aplikasi
digunakan untuk mengolah data dan memiliki aturan maupun ketentuan bahasa
pemrograman tertentu. Aplikasi merupakan suatu program komputer yang dibuat
khusus untuk melaksanakan dan mengerjakan tugas khusus dari pengguna.
2.6 Visual Basic .NET
Menurut Kurniadi (2000), Visual basic.NET sendiri merupakan bahasa
pemrograman yang terdapat dalam Visual Studio .NET untuk mendukung rencana
Microsoft ke depan dalam platform .NETnya.. Bisa dikatakan visual basic.NET
sebagai bahasa pemrograman yang telah cukup matang menjadikan visual basic
.NET menjadi bahasa pemrograman yang akan menjadi pintu gerbang bagi
banyak kalangan developer dalam platform Microsoft yang baru.
Microsoft Visual Basic.NET adalah pengembangan lebih lanjut dari
bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 yang dikenal dengan kemampuan Rapid
Application Development dan mengimplementasikan konsep OOP (Object
Oriented Programming) secara penuh dan merupakan sebuah alat untuk
mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem.NET
Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan alat ini,
para programmer dapat membangun aplikasi Windows Forms, aplikasi web
berbasis ASP.NET dan juga aplikasi command-line. Visual Basic.Net merupakan
bahasa pemrograman yang berorientasi objek yang memiliki fitur seperti
abstraction, encapsulation, inheritance, polymorphism, dan juga termasuk
penambahan keyword class untuk mendefinisikan kelas-kelas dan keyword
Menurut Alam (2002), komponen yang digunakan untuk pembutan
aplikasi web browser ini antara lain:
1. NET Framework
Framework.NET framework terdiri dari dua buah komponen utama yaitu
Common Language Runtime (CLR) dan .NET framework Class Library atau
Base Case Library (BCL) serta beberapa komponen baru seperti Common
Language Inrastucture, Assembly, Class Library, Keamanan dan Management
Memori.
2. Arsitektur.NET
Menurut Hidayatullah (2014:5) dalam buku Visual Basic .NET membuat
aplikasi database dan program kreatif mengatakan Visual Basic .NET adalah
visual basic yang direkayasa kembali untuk digunakan pada platform .NET
sehingga aplikasi yang dibuat menggunakan Visual Basic .NET dapat berjalan
pada sistem komputer apapun dan dapat mengambil data dari server dengan
tipe apapun asalkan ter-install .NET Framework.
2.7 Metodologi Pengembangan Sistem
Model yang akan diambil oleh penulis dalam mengembangkan sistem ini
adalah Model Sequential Linier dimana pada umumnya model ini digunakan
untuk pengembangan rancang bangun aplikasi service dengan spesifikasi yang
Gambar 2.1 Model Pengembangan Waterfall/Sequential Linier
Menurut Pressman (2010:p39), model ini menyediakan pendekatan alur
hidup rancang bangun aplikasi service secara sequential atau terurut dimulai dari
perencanaan sistem (planning), analisa sistem (analysis), perancangan sistem,
impementasi sistem, pengujian sistem (testing) dan pemeliharaan sistem
(maintenance).
2.7.1 Analisis Sistem
Suatu kegiatan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi masalah-masalah
yang terjadi, membuat model, membuat spesifikasi sistem dan membuat solusi
yang diharapkan dalam sebuah rancang bangun aplikasi service, sehingga dapat
memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.
Menurut Singarimbun (1985), tata cara yang digunakan dalam menemukan
masalah mengenai administrasi service dan penjualan sparepart agar dapat
a. Wawancara
Interview merupakan cara untuk mengumpulkan data secara langsung
dengan pimpinan dan pegawai perusahaan guna memperoleh data dan informasi
mengenai service dan penjualan sparepart yang diperlukan dalam penyusunan
tugas akhir dan pembuatan rancang bangun aplikasi service. Dalam proses
interview ini, penulis mulai mengamati proses bisnis, menemukan masalah dalam
suatu proses bisnis dan mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan
dalam membuat sebuah aplikasi.
b. Studi Pustaka
Studi Pustaka merupakan salah satu teknik yang digunakan untuk
melakukan sebuah penelitian dan salah satu cara yang digunakan untuk
menyelesaikan permasalahan mengenai rancang bangun sebuah aplikasi
pelaksanaan mata kuliah tugas akhir dengan mencari landasan teori yang telah
dibuat sebelumnya. Studi Pustaka dapat mengetahui objek penelitian lebih luas
dan membuat kesimpulan/hasil akhir yang berbeda dan up to date, sehingga
rancang bangun aplikasi yang telah dibuat dapat memenuhi tujuan dan
menghasilkan solusi dari permasalahan yang ada pada perusahaan.
Sumber-sumber yang bisa dijadikan sebagai bahan studi pustaka adalah
buku karya pengarang akademis terpercaya, jurnal ilmiah yang telah terakreditasi
dan hasil penelitian mahasiswa seperti tesis, jurnal, skripsi, laporan praktikum,
disertasi dan lain-lain. Dalam studi pustaka ini terdapat beberapa metode yang
biasa digunakan, yaitu:
b. Membandingkan (Compare)
c. Merangkum (Summarize)
d. Mengumpulkan (Synthesize)
c. Identifikasi Masalah
1. Bagaimana membuat aplikasi yang mengelola data transaksi service agar tidak
terjadi redudansi data.
2. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat mencatat biaya penjualan sparepart
dan biaya jasa service yang efektif agar dapat menghasilkan perhitungan yang
akurat.
3. Bagaimana membuat aplikasi yang mampu mengelola barang yang telah
di-service agar segera dikonfirmasi oleh admin di-service dan tidak terjadi
penumpukan di dalam gudang.
2.7.2 Perancangan Sistem
Fokus pada pembuatan perancangan dan dijabarkan secara rinci dalam
system flow, context diagram, data flow diagram (DFD), entity relationship
diagram (ERD), desain input/output (IO), pseudocode serta dokumentasi lainnya.
Menurut Effendi (1984), pembuatan laporan merupakan kegiatan
mengumpulkan data & informasi (dokumentasi), penyusunan serta tahapan yang
berhubungan dengan penelitian.
Pembuatan sistem merupakan kegiatan membuat rancang bangun aplikasi
disertai dengan pembuatan laporan tugas akhir yang juga berisi penggunaan
aplikasi service agar mudah saat melakukan implementasi sistem.
Berdasarkan analisis, penulis membuat pengembangan sistem untuk
mencari solusi pada perusahaan tersebut. Dengan analisis tersebut maka dapat
menghasilkan system flow dari analisis sistem yang sedang berjalan.
2.7.3 Implementasi Sistem
Merupakan kegiatan penerapan kumpulan hasil desain interface yang
saling terintegrasi ke dalam sebuah rancang bangun aplikasi service agar dapat
menghasilkan solusi yang diharapkan pimpinan berdasarkan permasalahan dan
kebutuhan.
2.7.4 Pengujian Sistem
Suatu kegiatan yang dilakukan dalam menilai kesesuaian rancang bangun
yang telah dibuat dengan solusi yang diharapkan oleh pimpinan, mengevaluasi
kelebihan dan kelemahan aplikasi (pengujian kualitas produk) serta mengevaluasi
urutan kegiatan yang sistematis dalam mencapai tujuan sistem. Pengujian
dilakukan untuk memastikan mutu dari suatu aplikasi yaitu menguji apakah
aplikasi yang dihasilkan telah sesuai dengan mutu yang dipersyaratkan. Testing
dilakukan untuk memastikan atau menjaga mutu suatu aplikasi.
2.7.5 Pengelolaan Sistem
Suatu aplikasi pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa
lingkungan (periperal atau sistem operasi) baru, atau karena pemakai
19
3.1 Analisis Sistem
Tahap analisis merupakan tahap mendasar yang harus dilakukan pertama
kali sebelum melanjutkan pada tahap perancangan sistem. Kesalahan dalam tahap
ini harus dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan yang berhubungan pada
tahap berikutnya.
Kegiatan dalam menganalisa sistem yaitu mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan serta membuat model, spesifikasi sistem dan solusi
dalam membuat rancang bangun aplikasi.
Untuk menyempurnakan informasi dari tahap perencanaan sistem yang
lebih terperinci tentang kondisi instansi saat ini, maka metode yang digunakan
untuk mengumpulkan data adalah pengamatan (observasi), wawancara
(interview), studi pustaka dan identifikasi masalah.
Berikut ini adalah rancangan dokumen flow service barang yang
[image:30.595.92.511.303.521.2]menjelaskan tentang alur proses transaksi oleh admin service. Dapat dilihat pada
gambar 3.1.
Document Flow Service Barang Customer Admin Service Teknisi Mulai Membuat Tanda Terima Service Barang Barang Tanda Terima Service Barang Service Inap? Ya Tanda Terima Service Tanda Terima Service Barang Telah Diperbaiki A Barang Mengidentifikasi Kerusakan Selesai Mengganti Sparepart? Melakukan Service Barang Tidak Barang Telah Diperbaiki Tanda Terima Service B C Ya Tidak Mengidentifikasi Kerusakan Mengganti Sparepart? Ya Tidak Melakukan Service Barang Melakukan Pengecekan Sparepart
Gambar 3.1 Document Flow Proses Transaksi Service Barang
Analisis masalah yang digambarkan dalam document flow service barang
di ruang service PT. Indo Bismar Komputer. Customer menaruh barang yang
perlu diperbaiki pada admin service. Kemudian diserahkan kepada teknisi oleh
admin service dan teknisi bertanya pada customer tentang apa yang dikeluhkan
agar dapat ditentukan seberapa lama pengerjaannya.
Jika pengerjaan service butuh waktu yang lama, teknisi menyarankan agar
barang yang akan di-service ditinggal saja. Jika service membutuhkan waktu
sekitar kurang dari satu jam, teknisi menyarankan kepada customer untuk
menunggu.
Proses service barang inap: Admin service membuat tanda terima service
dua rangkap (berwarna putih dan merah). Tanda terima service warna putih
diberikan pada customer dan tanda terima service warna merah ditempel
menggunakan isolasi pada barang service milik customer. Kemudian teknisi
mencari kerusakan. Jika kerusakan barang berasal dari sparepart yang rusak parah
dan sparepart perlu diganti, maka admin service mengkonfirmasi customer
mengenai sparepart yang perlu diganti beserta biaya yang akan dikenakan.
Namun jika sparepart hanya perlu diperbaiki saja, maka teknisi langsung
melakukan service barang hingga barang selesai diperbaiki.
Proses service barang langsung: Jika service dapat dikerjakan langsung
(tidak sampai satu jam), maka customer biasanya menunggu dan admin service
tidak perlu membuat tanda terima service. Kemudian teknisi mencari kerusakan.
Jika kerusakan barang berasal dari sparepart yang rusak parah dan sparepart
perlu diganti, maka admin service bertanya kepada customer apakah customer
diperbaiki saja, maka teknisi langsung melakukan service barang hingga barang
selesai diperbaiki.
Berikut ini adalah rancangan dokumen flow konfirmasi customer yang
menjelaskan tentang alur proses transaksi oleh admin service. Dapat dilihat pada
gambar 3.2.
Document Flow Konfirmasi Pelanggan
Bagian Gudang Customer Teknisi Admin Service Memberitahu Pelanggan, Barang Siap Diambil Tanda Terima Service Barang Telah Diperbaiki B C Mengkonfirmasi Mengenai Biaya Service & Sparepart
[image:33.595.97.511.248.670.2]Menjawab Konfirmasi Diteruskan/ Setuju? Mengambil Sparepart Ya Barang Telah Diperbaiki Tanda Terima Service Mengambil Barang Tidak Tanda Terima Service Tanda Terima Service Tanda Terima Service Barang Barang D Selesai Sparepart Sparepart Mengganti Sparepart & Service Barang Mencatat Sparepart yang Digunakan Catatan Sparepart untuk Service E Mulai
Analisis masalah yang digambarkan dalam document flow konfirmasi
customer pada PT. Indo Bismar Komputer dimulai dari dua jenis transaksi yaitu
barang service dengan mengganti sparepart (C) dan barang service yang hanya
memperbaiki sparepart saja (B).
Proses bisnis transaksi perbaikan sparepart (B): Untuk transaksi yang
hanya memperbaiki sparepart saja maka dimulai dari bagian admin service yang
akan diberi tanda terima service oleh teknisi. Lalu admin service mengkonfirmasi
customer melalui pesan atau telepon bahwa barang sudah diperbaiki dan bisa
diambil.
Proses bisnis transaksi penggantian sparepart (C): Untuk transaksi yang
perlu mengganti sparepart maka alur document flow dimulai dari bagian admin
service yang hendak mengkonfirmasi customer melalui pesan atau telepon untuk
memberitahu biaya service yang akan dikenakan dan memberitahu tentang
penggantian sparepart lalu menanyakan kepada customer bahwa service akan
dilanjutkan atau tidak. Jika customer menjawab dilanjutkan saja, maka teknisi
akan mengambil sparepart ke bagian gudang. Ketika sparepart telah diambil
oleh teknisi, bagian gudang mencatat sparepart yang digunakan teknisi ke dalam
sebuah buku tulis.
Setelah teknisi mengambil sparepart di gudang, kemudian teknisi
mengganti sparepart dan mulai men-service barang. Jika barang telah selesai
di-service, teknisi menyerahkan barang pada admin service dan admin service
mengirim pesan atau menelepon untuk memberitahu bahwa barang sudah
Kemudian, admin service mencatat jawaban dari customer mengenai
tanggal pengambilan barang service oleh customer. Dan sebaliknya jika customer
membatalkan service, maka customer bisa langsung datang dan mengambil
barang ke ruang service PT. Indo Bismar Komputer dengan memberikan tanda
terima service pada admin service untuk bukti pengambilan barang.
Berikut ini adalah rancangan dokumen flow pembayaran service yang
menjelaskan tentang alur proses transaksi oleh admin service. Dapat dilihat pada
gambar 3.3.
Document Flow Pembayaran Service
[image:35.595.96.512.320.668.2]Gudang Pimpinan Teknisi Admin Service Customer Kasir Invoice Invoice Barang Tanda Terima Service Tanda Terima Service Membuat Invoice Invoice Invoice Membuat Laporan Pendapatan Service Melakukan Pembayaran Laporan Pendapatan Service Laporan Pendapatan Service Selesai D Barang A E Invoice Mencatat Penjualan Sparepart Membuat Laporan Penjualan Sparepart Laporan Penjualan Sparepart Laporan Penjualan Sparepart
Analisis masalah yang digambarkan dalam document flow pembayaran
service pada PT. Indo Bismar Komputer dimulai dari dua jenis transaksi yaitu
barang service yang ditinggal atau service inap atau pengerjaan service yang
membutuhkan waktu lama dan barang service yang langsung ditangani atau tidak
menginap atau pengerjaan service cepat.
Untuk proses barang yang akan di-service tersebut ditinggal atau service
inap atau pengerjaan service yang butuh waktu yang lama, maka customer harus
membawa tanda terima service sebagai tanda bukti kepemilikan barang dan
diberikan pada admin service. Admin service ke bagian teknisi untuk mengambil
barang dan running barang service agar customer mengecek kembali barangnya.
Dalam waktu yang sama, admin service mencatat dan membuat invoice di
Microsoft Excel untuk dicetak menjadi rangkap tiga, yaitu: warna putih, merah
dan kuning.
Invoice berwarna putih diserahkan kepada customer dan invoice berwarna
merah diserahkan pada bagian kasir. Lalu customer membayar biaya service pada
kasir, kasir mencocokkan invoice putih milik customer dengan invoice merah
yang sudah dicetak dan diserahkan oleh admin service.
Untuk invoice berwarna kuning akan diarsipkan dan setiap bulannya
diserahkan kepada bagian gudang agar dibuatkan laporan penjualan sparepart.
Setiap akhir bulan admin service membuat dan mencetak laporan pendapatan
service yang datanya berasal dari arsip nota invoice warna kuning tersebut untuk
diserahkan kepada pimpinan.
Untuk proses barang service yang langsung ditangani atau tidak menginap
langsung melakukan pembayaran kepada kasir dan kasir mencocokkan dengan
invoice merah yang ada di dalam buku transaksinya. Selanjutnya customer
mengambil barang dan running barang service untuk dicek kembali oleh
customer.
3.1.1 Wawancara
Wawancara terhadap bagian admin service, bagian teknisi, bagian
gudang, kasir dan pimpinan perusahaan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
mendapatkan informasi penting yang sangat dibutuhkan dalam mencari dan
mengidentifikasi proses bisnis pada perusahaan, deskripsi pekerjaan pada
beberapa bagian perusahaan, hingga masalah operasional yang dihadapi oleh
perusahaan agar dapat mengidentifikasi masalah yang sedang terjadi pada PT.
Indo Bismar Komputer.
Hasil dari wawancara atau interview atau tanya jawab yang dilakukan oleh
bagian admin service dan bagian teknisi maka didapatkan informasi dan data
sebagai berikut:
Ketika admin service menerima service inap dari customer maka admin
service membuat nota tanda terima service untuk customer. Tanda terima service
yang dibuat oleh admin service dicatat dalam sebuah nota manual rangkap dua
dan untuk pembukuannya dicatat dalam sebuah buku tulis biasa.
Pada saat kerusakan barang telah berhasil ditemukan apakah perlu
mengganti sparepart atau tidak, maka admin service menghubungi customer
melalui telepon untuk menanyakan service dilanjutkan atau tidak. Customer
service segera memberitahu teknisi untuk menggani sparepart. Teknisi langsung
mengambil sparepart ke bagian gudang. Bagian gudang mencatat nama barang
dan jumlah sparepart yang diambil oleh teknisi ke dalam sebuah buku tulis.
Ketika barang telah selesai di-service maka admin service menghubungi
customer untuk memberitahu dan menanyakan kapan sekiranya barang akan
diambil. Lalu customer datang dan mengambil barang, admin service membuat
nota invoice untuk customer, kasir dan gudang. Sedangkan admin service sendiri
juga mencatat ulang ke dalam buku tulis tentang pendapatan service.
Untuk laporan pendapatan service setiap bulannya, admin service
membuat laporan pendapatan service dengan mengetikkan lagi data yang dicatat
dari buku tulis dan nota invoice warna kuning ke dalam Microsoft Excel dan
mencetaknya untuk diserahkan kepada pimpinan.
Setiap akhir bulan, bagian gudang membuat laporan penjualan sparepart
dengan mengetikkan lagi data yang dicatat dari buku tulis ke dalam Microsoft
Excel dan mencetaknya untuk diserahkan kepada pimpinan. Namun laporan yang
diserahkan kepada pimpinan adalah laporan penjualan seluruhnya, bukan laporan
penjualan service saja. Dalam laporan penjualan sparepart tidak dibedakan antara
laporan penjualan sparepart service dengan laporan penjualan oleh PT. Indo
Bismar Komputer sendiri.
3.1.2 Identifikasi Masalah
PT Indo Bismar Komputer merupakan perusahaan yang beroperasi
dibidang penjualan, service dan distributor komputer. Pada sektor service,
administrasi service ini bertanggung jawab mulai dari mencatat, membuat dan
mencetak nota tanda terima service serta invoice, merekap nota tanda terima
service dengan nota invoice, mengkonfirmasi customer, membantu teknisi
meng-install software, meng-install ulang OS serta running aplikasi, setiap akhir bulan admin
service membuat laporan pendapatan service untuk diserahkan kepada pimpinan
perusahaan.
Alur proses bisnis yang menjadi pokok permasalahan yaitu mekanisme
pencatatan data tanda terima service dicatat secara langsung dalam sebuah buku
tulis sehingga menyebabkan redudansi data. Pencatatan biaya jasa perbaikan atau
service dan penjualan sparepart yang dikelola admin service seringkali
mengalami kesusahan dalam perhitungan karena belum adanya pengelolaan
perhiungan service yang akurat. Admin service memberi harga jasa service
berdasarkan taksiran (ingatan) dari teknisi sehingga biaya jasa service sering
berubah sesuai permintaan teknisi dan tidak akurat.
Seringkali barang-barang yang sudah diperbaiki belum dikonfirmasi admin
service yang berakibat terjadinya penumpukan barang karena selama ini admin
service mengkonfirmasi customer hanya mengandalkan ingatan saja apakah
customer telah dikonfirmasi atau belum dan customer mana saja yang belum
dikonfirmasi agar dilakukan konfirmasi ulang. Dengan kata lain tidak ada
pencatatan status konfirmasi yang jelas sehingga mengakibatkan penumpukan
barang service karena keterbatasan luas ruang penyimpanan untuk barang service.
Apabila ada beberapa barang telah di-service namun admin service lupa
mengkonfirmasi. Barang-barang yang belum dikonfirmasi tentunya suatu saat
jika customer mengeluh pelayanan yang lama sebab admin service lupa
mengkonfirmasi sehingga berkurangnya kepercayaan dan kepuasan customer.
Karena berkurangnya kepuasan customer, biasanya customer mencari tempat
service lain yang pelayanannya lebih cepat sehingga PT. Indo Bismar Komputer
kehilangan customer dan pemasukan service menjadi kurang maksimal.
3.2 Perancangan Sistem
Tahap ini sangat berguna agar aplikasi yang dihasilkan dapat berfungsi
selaras dengan kebutuhan yang diharapkan, yaitu membantu pimpinan dalam
menganalisa data dan dalam pengambilan keputusan yang lebih informatif.
Rancang bangun aplikasi administrasi service ini dibangun dalam bentuk dekstop
dan menggunakanv isual basic sebagai bahasa pemrogramannya.
Pembuatan rancang bangun aplikasi service pada PT. Indo Bismar
Komputer dijabarkan secara rinci dan bertahap. Tahapan-tahapan dalam proses
perancangan sistem yang dipakai dalam rancang bangun aplikasi service ini
adalah sebagai berikut:
3.2.1 IPO Diagram
Dalam tahap perancangan sistem ini, dibuatlah IPO diagram sebagai acuan
dalam menyelesaikan rancang bangun aplikasi service ini. IPO Diagram sangat
dibutuhkan dalam mengetahui masukan (input) dan keluaran (output), yang
Block Diagram Rancang Bangun Aplikasi Service
OUTPUT PROSES
INPUT
Transaksi Service Barang
Pelaporan Data Teknisi
Invoice
Laporan Pendapatan Service Tiap
Teknisi Tanda Terima
Service
Data Sparepart
Laporan Pendapatan
Service Keseluruhan Pembayaran
Service
Data Konfirmasi Konfirmasi
Customer
Biaya Service
Biaya Penjualan Sparepart
Laporan Penjualan Sparepart Laporan Transaksi
Service Data Jasa Service
Data Kasir
Data Customer Service Penjualan
[image:41.595.97.511.85.612.2]Data Konfirmasi
Gambar 3.4 Input-Proses-Output Diagram Rancang Bangun Aplikasi Service
Berdasarkan gambar 3.4 Input-Proses-Output Diagram yang akan
digunakan pada PT. Indo Bismar Komputer diatas, maka dapat dilihat pada
a. Input
1. Data Teknisi yang digunakan berasal dari proses pendaftaran teknisi baru
yang sebelumnya telah diterima oleh pihak yang berwenang dalam
penerimaan pegawai baru pada PT. Indo Bismar Komputer. Data teknisi
mencakup identitas atau profil lengkap teknisi. Di dalam data teknisi juga
disematkan username dan password untuk dapat login pada rancang
bangun aplikasi service.
2. Data Customer yang digunakan berasal dari proses service barang. Ketika
customer datang ke ruang service PT. Indo Bismar Komputer untuk
memperbaiki barangnya maka data customer sangat dibutuhkan sebagai
tanda bukti bahwa barang tersebut milik customer. Data customer
mencakup nama, nomor yang bisa dihubungi dan alamat lengkap rumah
saja.
3. Data Jasa Service yang digunakan berasal dari proses pencatatan jenis-jenis
jasa service serta biaya yang dikenakan bervariasi tergantung tingkat
kesulitan dan waktu pengerjaan service tersebut. Hal-hal yang bisa masuk
ke dalam kategori jasa service adalah penjualan jasa service teknisi saja.
Data jasa service mencakup kerusakan dan biaya service saja.
4. Data Sparepart yang digunakan berasal dari proses pembelian sparepart
yang dibutuhkan dalam melakukan service barang. Data sparepart
menyimpan harga beli dan harga jual sparepart yang dibutuhkan ketika
teknisi melakukan penggantian sparepart pada proses service barang. Data
sparepart mencakup nama sparepart, harga beli sparepart dan harga jual
5. Data Konfirmasi yang digunakan berasal dari proses konfirmasi customer
ketika service perlu mengganti sparepart atau ketika barang sudah selesai
diperbaiki dan siap untuk diambil. Data konfirmasi menyimpan jenis
kerusakan pada barang service customer dan sparepart yang telah diganti
sehingga menghasilkan perhitungan biaya service yang berguna dalam
pengambilan keputusan bagi customer. Di dalam data konfirmasi terdapat
tanggal konfirmasi dan total bayar.
6. Data Kasir yang digunakan berasal dari proses pendaftaran kasir baru yang
sebelumnya telah diterima oleh pihak yang berwenang dalam penerimaan
pegawai baru pada PT. Indo Bismar Komputer. Data kasir mencakup
identitas atau profil lengkap kasir. Di dalam data kasir juga disematkan
username dan password untuk dapat login pada rancang bangun aplikasi
service.
b. Process
Berdasarkan data input diatas maka tahapan selanjutnya yang akan dibuat
adalah proses. Berikut adalah penjelasan mengenai proses-proses yang terkait
dalam perancangan sistem ini:
1. Transaksi Service Barang
Proses transaksi service barang ini digunakan pada saat customer
melakukan service barang. Di dalam transaksi service barang ini ada proses
dimana admin service mencatat apa yang dikeluhkan customer mengenai
barang service miliknya agar teknisi dapat melakukan pengecekan jenis
kerusakan barang dan mencatat data pemilik atau customer, tanggal service
transaksi ini tidak ada perhitungan atau rumus tertentu yang digunakan,
hanya mmenyimpan data saja.
2. Konfirmasi Customer
Proses konfirmai customer ini digunakan pada saat proses service barang
telah selesai diperbaiki atau juga dapat digunakan untuk mengkonfirmasi
customer ketika diperlukan penggantian sparepart penting dengan harga
yang cukup mahal. Jika kerusakan barang berada dibagian sparepart dan
kerusakannya sangat parah sehingga perlu mengganti sparepart maka
proses ini berlaku. Proses konfirmasi customer ini untuk mencatat
customer yang belum atau telah dikonfirmasi serta mengkalkulasi total
penjualannya.
3. Pembayaran Service
Proses pembayaran service digunakan ketika customer melunasi
pembayaran terhadap barang yang telah selesai service. Pembayaran
service mencakup total biaya dari jasa service yang dijumlahkan dengan
total biaya dari sparepart yang dibeli.
4. Pelaporan
Proses pelaporan yang berlangsung di PT. Indo Bismar Komputer berasal
dari output pembayaran service yang diakhiri dengan pembuatan laporan
c. Output
1. Biaya Service
Biaya service ini digunakan untuk menampilkan transaksi service yang
menggunakan jasa service teknisi saja. Biaya service ini nantinya akan
menjadi hasil dari input dalam pembuatan invoice.
2. Tanda Terima Service
Tanda terima service merupakan nota yang berguna sebagai bukti atau
tanda terima kepada customer bahwa teknisi telah menerima barangvyang
perlu di-service dari customer. Nota tanda terima service ini berasal dari
data teknisi, data customer, keterangan barang service milik customer dan
keluhan yang terjadi pada barang service. Nota ini harus dicetak untuk
diberikan kepada customer sebagai jaminan atau tanda bukti bahwa
customer adalah pemilik barang service tersebut.
3. Data Konfirmasi
Data konfirmasi berisi tentang kumpulan data customer yang melakukab
service barang dan proses service tersebut statusnya masih belum selesai
atau sudah selesai namun belum dikonfirmasi.
4. Biaya Penjualan Sparepart
Data ini berasal dari data sparepart yang telah diproses dan diambil dari
proses penjualan sparepart. Biaya penjualan sparepart merupakan
kumpulan beberapa data sparepart yang telah dipakai dalam proses
service barang sehingga data ini akan menampilkan sparepart apa saja
yang telah dijual atau telah dipakai dalam mengganti atau service barang
5. Invoice
Nota Invoice yang dihasilkan ini diambil dari data biaya service
pertransaksi, data penjualan sparepart pertransaksi dan data kasir. Nota
Invoice tersebut dicetak dan diberikan pada customer sebagai tanda bukti
jika telah melunasi atau telah membayar invoice dan mengambil barang
yang telah selesai di-service.
6. Laporan Transaksi Service
Laporan transaksi service merupakan hasil perhitungan dari transaksi
service barang dan penjualan sparepart yang mana dalam laporan ini
berisi data transaksi service selama satu bulan.
7. Laporan Penjualan Sparepart
Laporan penjualan sparepart adalah hasil kalkulasi dari transaksi service
barang dengan penjualan sparepart. Dalam laporan penjualan sparepart
ini berisi data penjualan sparepart yang sangat dibutuhkan dalam proses
service barang dalam kurun waktu satu bulan.
8. Laporan Pendapatan Service Tiap Teknisi
Laporan pendapatan service tiap teknisi ini berasal dari invoice. Laporan
ini sangat berguna bagi pimpinan untuk mengetahui dan mengevaluasi
kinerja teknisi dalam kurun waktu satu bulan. Di dalam laporan ini
pimpinan dapat melakukan penilaian terhadap kinerja teknisi mengenai
seberapa banyak masing-masng teknisi menangani service barang milik
customer. Pimpinan juga dapat mengetahui, mengevaluasivdan menilai
keunggulan teknisi dalam memperbaiki jenis kerusakan beserta total
9. Laporan Pendapatan Service Keseluruhan
Laporan pendapatan service keseluruhan ini mencakup semua pendapatan
kotor dan pendapatan bersih yang dihasilkan oleh seluruh teknisi.
Laporan ini berasal dari invoice yang telah dilunasi atau dibayar oleh
customer. Laporan ini sangat berguna dalam mengetahui arus aliran kas
yang terjadi selama satu bulan, total pendapatan service dalam satu bulan,
total penjualan sparepart dalam satu bulan dan total jasa service dalam
satu bulan. Laporan ini digunakan oleh pimpinan untuk menganalisa naik
turunnya pendapatan service agar dilakukan sebuah tindakan yang sesuai.
3.2.2 Kebutuhan Sistem
Dalam suatu rancang bangun aplikasi service pada PT. Indo Bismar
Komputer, informasi yang sangat dibutuhkan ialah output yang dihasilkan dari
suatu aplikasi. PT. Indo Bismar Komputer tentunya sangat membutuhkan
laporan pendapatan service dari tiap teknisi maupun laporan pendapatan sevrice
secara keseluruhan yang diperoleh perusahaan dalam periode tertentu, laporan
transaksi service berperiode serta laporan penjualan sparepart dalam kurun waktu
tertentu.
Berdasarkan laporan tersebut maka informasi yang dibutuhkan dalam
pembuatan rancang bangun aplikasi service ini adalah bagaimana pegawai
memasukkan data sparepart dalam perusahaan, bagaimana pegawai menentukan
jenis jasa service apa saja yang dikuasai untuk dimasukkan dalam bentuk data ke
dalam aplikasi, bagaimana pegawai membuat tanda terima service,
Informasi-informasi ini tentunya sangat berhubungan erat dengan transaksi service yang ada
pada PT. Indo Bismar Komputer. Berikut ini merupakan pengguna yang memiliki
wewenang dalam melakukan akses pada rancang bangun aplikasi service:
1. Direktur: dapat mengakses seluruh form laporan.
2. Bagian Keuangan: dapat mengakses form master sparepart, master jasa
sparepart dan seluruh form pada laporan.
3. Administrasi: Adalah sebutan bagi bagian admin service yang memiliki
wewenang dalam mengakses seluruh form master, transaksi dan laporan.
Admin service bertugas membuat jenis-jenis jasa service, tanda terima service
jika ada barang service masuk dan mengkonfirmasi customer.
4. Bagian Pembelian: dapat mengakses master sparepart saja.
5. Bagian Gudang: dapat mengakses master sparepart saja.
6. Kasir: dapat mengakses form transaksi invoice karena berhubungan dengan
pembayaran.
7. Teknisi: dapat mengakses form laporan pendapatan service.
Dari penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa terdapat
beberapa hal yang menjadi keebutuhan dalam sistem yang diusulkan oleh peneliti,
yaitu:
1. Kebutuhan data jenis-jenis jasa service yang akurat dan konsisten
Masalah : Sulitnya menetapkan biaya jasa service secara konsisten
Usulan : Disediakan daftar biaya jasa service berdasarkan jenis jasa
service
2. Kebutuhan data jenis-jenis barang sparepart yang akurat dan konsisten
Usulan : Disediakan daftar harga sparepart
3. Kebutuhan proses konfirmasi customer yang efektif dan efisien
Masalah : Sulitnya melakukan pencatatan secara manual sehingga sering
tidak dapat membedakan status konfirmasi customer apakah telah berhasil
mengkonfirmasi atau belum menerima konfirmasi atau batal service sehingga
ada customer yang dilewati dan menimbulkan pencitraan kualitas pelayanan
yang lama.
Usulan : Disediakan halaman konfirmasi otomatis yang memudahkan
pegawai dalam melakukan konfrimasi kepada customer. Jika customer tidak
bisa dikonfirmasi maka status pada form diisi belum dikonfirmasi dan jika
customer berhasil dikonfirmasi maka status pada form diganti menjadi
berhasil konfirmasi sehingga data transaksi service tersebut berpindah ke form
invoice.
4. Kebutuhan pencetakan laporan pendapatan service teknisi
Masalah : Kesalahan ditimpakan pada semua teknisi ketika ada customer
yang mengeluh service lama melebihi batas waktu yang telah ditetapkan
teknisi sehingga membuat customer enggan menaruh kepercayaan pada PT.
Indo Bismar Komputer.
Usulan : Dicetakkan laporan pendapatan service teknisi setiap bulan agar
dapat mengetahui teknisi yang perlu diberi pengarahan atau juga sebagai
acuan untuk mengetahui rata-rata pendapatan service setiap bulan agar dapat
membuat teknisi selalu termotivasi dan semangat.
Masalah : Membutuhkan waktu yang lama dalam membuat laporan yang
akurat karena harus mencocokkan antara nota invoice dengan transaksi service
yang dicatat dalam sebuah buku manual.
Usulan : Dibuatkan laporan pendapatan service perusahaan dimana
pegawai dapat menghemat waktu dan melaporkan secara akurat setiap bulan
kepada pimpinan guna memantau naik turunnya transaksi service.
6. Kebutuhan pencetakan laporan transaksi service
Masalah : Kesulitan dalam menghitung jumlah transaksi karena pencatatan
yang tercampur antara customer yang batal service dengan customer yang
melanjutkan service.
Usulan : Disediakan laporan transaksi service agar dapat mengetahui
secara tepat jumlah transaksi service.
7. Kebutuhan pencetakan laporan penjualan sparepart
Masalah : Sulitnya membuat laporan penjualan sparepart secara detail.
Perusahaan hanya menghitung total laba yang diperoleh saja tanpa mengetahui
sparepart apa saja yang terjual karena selama ini nota pembayaran hanya
menyebutkan jenis jasa service dan biaya keseluruhannya saja dan bagian
gudang hanya menyimpan nota pembelian sparepart dari supplier untuk
ditulis dalam sebuah buku.
Usulan : Disediakan laporan penjualan sparepart sehingga dapat mengetahui
sparepart apa saja yang sering digunakan dan harus disediakan lebih banyak serta
dapat mengetahui secara rinci dan akurat harga dan laba yang diperoleh dari
3.2.3 System Flow
Berdasarkan analisis IPO diagram diatas maka dibuatlah suatu
pengembangan sistem lebih lanjut untuk mencari solusi dari permasalahan yang
terjadi pada PT. Indo Bismar Komputer. Dengan IPO diagram maka dapat
dihasilkan suatu pengembangan dalam bentuk system flow. System flow adalah
proses bisnis yang akan dijalankan berdasarkan sistem atau solusi yang telah
dibuat.
Solusi proses bisnis yang digambarkan dalam system flow service barang
pada PT. Indo Bismar Komputer dimulai dari customer yang melakukan service
barang pada ruang service di PT. Indo Bismar Komputer. Customer dilayani oleh
admin service yang menerimavbarang service dan menyerahkannya kepada
bagian teknisi untuk dicek lebih lanjut lagi. Teknisi menerima barang service
milik customer darivadmin service lalu teknisi mengecek kerusakan barang
tersebut berdasarkan keluhan dari customer. Jika kerusakannya parah dan
membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan proses service barang, maka
admin service membuka form tanda terima service dan mengisi tanda terima
service serta mencantumkan nama teknisi yang bersangkutan dalam menangani
barang service milik customer. Lalu tanda terima service tersebut disimpan dalam
database tanda terima service dan database detail tanda terima service. Setelah
disimpan, admin service mencetak tanda terima service menajdi dua rangkap
untuk diserahkan kepada customer sebagai tanda bukti kepemilikan barang dan
satunya lagi diserahkan pada teknisi u
