RANCANG BANGUN APLIKASI PENJUALAN DAN
PENGIRIMAN SPARE PART KOMPUTER PADA
BISMAR KOMPUTER SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
GIGIH HARIS PRADANA
10.41011.0005
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
BISMAR KOMPUTER SURABAYA
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana
Disusun Oleh:
Nama : GIGIH HARIS PRADANA
NIM : 10.41011.0005
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Penjualan ... 7
2.1.1 Penjualan Tunai ... 8
2.2 Pengiriman Barang ... 9
2.2.1 Barang ... 9
2.3 Gudang ... 12
2.4 Armada Pengiriman ... 13
2.5 Surat Jalan ... 16
2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 21
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 24
3.1 Analisis Sistem ... 24
3.1.1 Komunikasi ... 25
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan ... 37
3.2 Perancangan Sistem ... 39
3.2.1 Perancangan Proses ... 40
3.2.2 Perancangan Basis Data ... 47
3.2.3 Perancangan Antarmuka Pengguna... 53
3.3 Perancangan Pengujian ... 59
3.3.1 Perancangan Uji Coba Aplikasi ... 60
3.3.2 Perancangan Uji Coba Pengguna ... 66
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 67
4.1 Implementasi ... 67
4.1.1 Kebutuhan Sistem ... 68
4.1.2 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ... 70
4.1.3 Implementasi Sistem ... 70
4.2 Uji Coba Sistem ... 78
4.3 Evaluasi Sistem ... 95
BAB V PENUTUP ... 97
5.1 Kesimpulan ... 97
Halaman
Tabel 3.1 Hasil Identifikasi ... 27
Tabel 3.2 Peran dan Tanggung Jawab ... 29
Tabel 3.3 Fungsi-fungsi Entitas ... 29
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Mengelola Data Master ... 33
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Penjualan ... 34
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Pengiriman ... 35
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Surat Jalan ... 36
Tabel 3.8 Pelanggan ... 50
Tabel 3.9 Pegawai ... 51
Tabel 3.10 Barang ... 51
Tabel 3.11 Armada ... 52
Tabel 3.12 Penjualan ... 52
Tabel 3.13 Detail Jual ... 53
Tabel 3.14 Pengiriman ... 53
Tabel 3.15 Uji Coba Form Login ... 60
Tabel 3.16 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pegawai ... 61
Tabel 3.17 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Barang ... 61
Tabel 3.18 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Armada ... 62
Tabel 3.19 Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pelanggan ... 63
Tabel 3.20 Uji Coba Pemeliharaan Data Transaksi Penjualan ... 64
Tabel 3.21 Uji Coba Pemeliharaan Data Transaksi Pengiriman ... 65
Tabel 3.24 Uji Coba Pengguna ... 65
Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Form Login ... 78
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pegawai ... 80
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Barang ... 82
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Armada ... 84
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Data Master Pelanggan ... 87
Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Transaksi Penjualan ... 89
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Pemeliharaan Transaksi Pengiriman ... 92
Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Pembuatan Laporan Penjualan ... 93
Halaman
Gambar 3.1 Document Flow Penjualan dan Pengiriman ... 27
Gambar 3.2 Input Proses Output Penjualan dan Pengiriman ... 38
Gambar 3.3 System Flow Penjualan dan Pengiriman ... 41
Gambar 3.4 Context Diagram ... 42
Gambar 3.5 Dfd level 0 Penjualan dan Pengiriman ... 43
Gambar 3.6 Dfd level 1 Proses Transaksi Penjualan ... 45
Gambar 3.7 Dfd level 1 Proses Pembuatan Laporan ... 46
Gambar 3.8 Dfd level 1 proses pembuatan surat jalan ... 46
Gambar 3.9 Conceptual Data Model ... 47
Gambar 3.10 Physical Data Model ... 49
Gambar 3.11 Desain Form Login ... 54
Gambar 3.12 Desain Form Menu Utama ... 54
Gambar 3.13 Desain Form Barang ... 55
Gambar 3.14 Desain Form Pelanggan ... 55
Gambar 3.15 Desain Form Pegawai ... 56
Gambar 3.16 Desain Form Armada ... 56
Gambar 3.17 Desain Form Transaksi Penjualan... 57
Gambar 3.18 Desain Form Transaksi Pengiriman ... 57
Gambar 3.19 Desain Output Laporan Penjualan... 58
Gambar 3.20 Desain Output Laporan Pengiriman ... 59
Gambar 3.21 Desain Output Surat Jalan ... 59
Gambar 4.3 Tampilan Form Menu Utama ... 71
Gambar 4.4 Tampilan Form Master Pegawai ... 72
Gambar 4.5 Tampilan Form Master Barang ... 73
Gambar 4.6 Tampilan Form Master Armada ... 73
Gambar 4.7 Tampilan Form Master Pelanggan ... 74
Gambar 4.8 Tampilan Form Transaksi Penjualan... 75
Gambar 4.9 Tampilan Form Transaksi Pengiriman ... 75
Gambar 4.10 Tampilan Form Nota Penjualan ... 76
Gambar 4.11 Tampilan Form Surat Jalan ... 76
Gambar 4.12 Tampilan Form Laporan Penjualan ... 77
Gambar 4.13 Tampilan Form Surat Pengiriman ... 77
Gambar 4.14 Hasil Pemberitahuan Login ... 79
Gambar 4.15 Hasil Sukses Form Login ... 79
Gambar 4.16 Hasil Simpan Data Pegawai ... 80
Gambar 4.17 Hasil Input Ubah Data Pegawai ... 81
Gambar 4.18 Hasil Ubah Data Pegawai ... 81
Gambar 4.19 Hasil Simpan Data Barang ... 83
Gambar 4.20 Hasil Input Ubah Data Barang ... 83
Gambar 4.21 Hasil Ubah Data Barang ... 84
Gambar 4.22 Hasil Simpan Data Armada ... 85
Gambar 4.23 Hasil Input Ubah Data Armada ... 86
Gambar 4.26 Hasil Input Ubah Data Pelanggan ... 88
Gambar 4.27 Hasil Ubah Data Pelanggan... 89
Gambar 4.28 Hasil Simpan Data Barang Transaksi Penjualan ... 90
Gambar 4.29 Hasil Simpan Nota Transaksi Penjualan ... 91
Gambar 4.30 Hasil Cetak Nota Penjualan pada Transaksi Penjualan ... 91
Gambar 4.31 Hasil Uji Simpan Transaksi Pengiriman ... 92
Gambar 4.32 Hasil Cetak Surat Jalan pada Transaksi Pengiriman ... 93
Gambar 4.33 Hasil Uji Coba Cetak Laporan Penjualan ... 94
1.1 Latar Belakang
Bismar Komputer adalah salah satu peritel yang berada di Surabaya,
Jawa Timur, yang sekarang lebih dikenal dengan PT. Indo Bismar sebagai induk
utama usaha. PT. Indo Bismar ini lahir di awal tahun 2000. Selama lebih dari satu
setengah dekade, PT. Indo Bismar telah memiliki beberapa cabang yakni Azhar
Komputer dan Bismar Komputer di bidang komputer, Bismar Laundry di bidang
laundry, Bismar Trans di bidang travel dan Xsis Phone/Bismar Ponsel di bidang
ponsel. Bismar Komputer ini berlokasi Jalan Bendul Merisi Permai R/9-11,
Surabaya, Jawa Timur 60400, Indonesia. Bismar Komputer sendiri memiliki 20
karyawan sesuai dengan keahlian masing-masing antara lain bagian penjualan,
admin (keuangan), bagian gudang, bagian perakitan, bagian service dan bagian
pengiriman.
Proses penjualan pada Bismar Komputer dimulai dari pelanggan
melakukan pemesanan barang, kemudian kasir melakukan pengecekan persediaan
barang pada bagian gudang, jika barang tidak tersedia maka bagian gudang akan
memberikan informasi ke kasir bahwa barang tidak tersedia, jika barang tersedia,
kasir mencatat daftar pesanan pelanggan dan mencatat pembayaran kemudian
kasir membuat nota penjualan rangkap 3, pertama ke pelanggan dan selesai, kedua
ke bagian penjualan selanjutnya merekap dan disimpan untuk bagian penjualan,
ketiga ke bagian gudang.
Jika pelanggan memesan barang yang banyak, maka bisa dikirim melalui
dari gudang melakukan pencatatan barang keluar, selanjutnya dibuatkan laporan
status stok dan membuat surat jalan rangkap 2 untuk diberikan kepada bagian
pengiriman dan disimpan sendiri selanjutnya bagian pengiriman melakukan
pengiriman barang ke pelanggan.
Saat ini Bismar Komputer telah memiliki sistem penjualan, tetapi masih
terdapat masalah dalam hal pengecekan stock barang. Sistem yang ada di bagian
kasir tidak terintegrasi langsung dengan bagian yang lain, sehingga membutuhkan
waktu yang lama dan untuk proses penjualan harus mengumpulkan nota penjualan
terlebih dahulu untuk diberikan kepada bagian gudang sebagai acuan pengecekan
stock barang. Permasalahan lain di bagian pengiriman yaitu terbatasnya jumlah
armada yang sedikit, sehingga jika pengiriman barang banyak ke konsumen, maka
akan mengalami beberapa masalah antara lain pembagian jadwal armada
pengiriman yang kurang baik dan kurangnya armada tersebut sehingga berakibat
keterlambatan pengiriman kepada pelanggan.
Berdasarkan masalah di atas, maka Bismar Komputer membutuhkan
aplikasi yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang dan bagian
pengiriman. Dengan adanya sistem aplikasi penjualan dan pengiriman baru
diharapkan dapat membantu proses penjualan dan pengiriman spare part yang
terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman dan
menghasilkan nota penjualan, surat jalan, laporan tentang penjualan dan
pengiriman spare part, serta membantu kinerja karyawan Bismar Komputer lebih
efektif, efisien dan lebih terkoordinir antara bagian satu dengan bagian lain.
Rancang bangun aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer
antara bagian penjualan, bagian gudang, dan bagian pengiriman yang dapat
menyimpan transaksi penjualan, transaksi pengiriman dan menampilkan serta
mencetak nota penjualan, surat jalan, laporan penjualan dan laporan pengiriman.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas didapat rumusan masalah adalah
Bagaimana merancang bangun aplikasi penjualan dan pengiriman yang
terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang dan bagian pengiriman dan
membuat laporan tentang penjualan spare part komputer pada Bismar Komputer
Surabaya.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas di dapat batasan masalah sebagai
berikut:
1. Untuk aplikasi hanya membahas mengenai penjualan secara tunai dan
pengiriman.
2. Untuk aplikasi tidak membahas pembelian persediaan barang.
3. Untuk aplikasi tidak membahas HPP (harga pokok pembelian).
4. Untuk aplikasi tidak membahas masalah penagihan pada pelanggan.
5. Untuk aplikasi tidak membahas masalah konsinyasi barang (penitipan
penjualan kepada perusahaan lain).
6. Untuk aplikasi menggunakan Bahasa pemrograman Visual Basic dan Microsoft
SQL Server.
1.4 Tujuan
Tujuan tugas akhir ini adalah menghasilkan aplikasi penjualan dan
pengiriman spare part yang terintegrasi antara bagian penjualan, bagian gudang,
bagian pengiriman dan menghasilkan laporan tentang penjualan dan pengiriman
spare part pada Bismar Komputer Surabaya.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi penjualan dan
pengiriman sebagai berikut:
1. Dapat membantu Bismar Komputer dalam menjalankan proses penjualan dan
pengiriman spare part komputer dengan lebih baik.
2. Dapat membantu pihak perusahaan khususnya bagian penjualan, bagian
pengiriman dan bagian gudang agar lebih terintegrasi satu sma lain untuk
periode selanjutnya.
3. Mendukung terciptanya kepuasan pelanggan seperti ketepatan waktu
pengiriman barang dan kecepatan proses pemesanan barang.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang
dibahas, maka sistematika penulisan Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan
Pengiriman Spare Part komputer pada Bismar Komputer Surabaya adalah sebagai
berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam Pendahuluan dijelaskan mengenai latar belakang, perumusan
dibuat agar tidak keluar dari ketentuan yang telah ditetapkan, tujuan penelitian
berupa hasil yang akan dicapai dari rancang bangun aplikasi tersebut dan manfaat
serta sitematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam Landasan Teori dijelaskan mengenai teori singkat yang
berhubungan dengan pembuatan aplikasi ini yang meliputi penjualan, penjualan
tunai, pengiriman barang, barang, gudang, armada pengiriman, surat jalan,
aplikasi, siklus hidup pengembangan sistem dan teori-teori penunjang yang
berkaitan dengan sistem tersebut. Teori ini dijadikan bahan acuan bagi penulis
untuk menyelesaikan masalah.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam Analisis Penelitian dan Perancangan Sistem dijelaskan mengenai
prosedur dan langkah-langkah sistematis dalam menyelesaikan aplikasi ini. Bab
ini berisi tentang analisis sitem terdiri dari komunikasi dan perencanaan
kebutuhan, komunikasi meliputi analisis bisnis, analisis kebutuhan pengguna,
analisis kebutuhan data dan analisis kebutuhan fungsi, document flow, system
flow, context diagram, data flow diagram, desain Entity Relationship Diagram
(ERD) yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model
(PDM), struktur perancangan database, perancangan antarmuka pengguna (desain
input output), dan perancangan pengujian terdiri dari perancangan uji coba
aplikasi dan perancangan uji coba pengguna.
BAB IV: IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Dalam Implementasi dan Evaluasi dijelaskan mengenai bagaimana
dengan tujuan dan kebutuhan. Bab ini berisi tentang implementasi yang meliputi
kebutuhan sistem terdiri dari kebutuhan perangkat keras untuk server, kebutuhan
perangkat lunak untuk server, kebutuhan perangkat keras untuk client dan
kebutuhan perangkat lunak untuk client, dan implementasi sistem terdiri dari form
login, form halaman utama, form master barang, form master pegawai, form
master armada, form master pelanggan, form transaksi penjualan, form transaksi
pengiriman, from surat jalan, form laporan penjualan dan form laporan
pengiriman. Sedangkan uji coba sistem terdiri dari hasil uji coba form login, hasil
uji coba pemeliharaan data master barang, hasil uji coba pemeliharaan data master
pegawai, hasil uji coba pemeliharaan data master armada, hasil uji coba
pemeliharaan data master pelanggan, hasil uji coba transaksi penjualan, hasil uji
coba transaksi pengiriman, hasil uji coba membuat laporan penjualan, hasil uji
coba membuat laporan pengiriman dan hasil uji coba membuat surat jalan.
BAB V : PENUTUP
Dalam penutup menjelaskan mengenai kesimpulan pembuatan tugas
akhir ini dan saran yang dibuat untuk perusahaan dalam pengembangan sistem
serta saran yang bertujuan untuk pengembangan aplikasi yang ada kepada pihak
2.1 Penjualan
Menurut Rangkuti (2009), Penjualan merupakan tujuan utama
dilakukannya kegiatan perusahaan. Perusahaan dalam menghasilkan barang/jasa
mempunyai tujuan akhir, yaitu untuk menjual barang/jasa tersebut kepada
masyarakat. Oleh karena itu, penjualan memegang peran penting bagi perusahaan
agar produk yang dihasilkan oleh perusahaan dapat terjual dan memberikan
penghasilan bagi perusahaan. Penjualan yang dilakukan perusahaan bertujuan
untuk menjual barang/jasa yang diperlukan sebagai sumber pendapatan untuk
menutup semua ongkos untuk memperoleh laba.
Penjualan adalah kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual
barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya
transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau
pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli
(Mulyadi, 2008).
Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam
suatu perusahaan, karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan
usaha (Wahana Komputer, 2007). Penjualan biasanya terbagi menjadi dua, yaitu
penjualan barang dagangan dan penjualan barang jasa. Penjualan biasanya
berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai atau piutang usaha,
jika penjualan dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan
Jadi dapat disimpulkan bahwa, penjualan merupakan proses menjual
barang atau jasa kepada pelanggan sehingga perusahaan mendapatkan
keuntungan atau laba dari penjualan tersebut.
2.2.1 Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2008), Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan
dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang
diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Transaksi penjualan tunai dikatakan
telah terlaksana apabila perusahaan telah menerima pembayaran dari pelanggan
atas barang ataupun jasa yang kemudian akan diserahkan oleh perusahaan kepada
pelanggan.
Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka akan diperoleh
pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagangan
yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan
(Soemarso, 2004). Untuk perusahaan dagang, akun yang digunakan untuk
mencatat penjualan barang dagang disebut penjualan. Penjualan akan diikuti
dengan penerimaan uang. Seperti halnya pembelian, penerimaan uang dari suatu
penjualan, tergantung pada syarat jual beli yang telah ditetapkan.
Penjualan tunai adalah sistem penjualan dikatakan tunai apabila pembeli
sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian
kassa (Narko, 2008).
Jadi penjualan tunai itu terjadi apabila proses penjualan barang atau jasa
dilakukan dengan pembayaran langsung oleh konsumen sehinggan perusahaan
2.2 Pengiriman Barang
Sistem pengiriman barang merupakan suatu kegiatan mengirim barang,
dikarenakan adanya penjualan barang dagang. Penjualan terdiri dari transaksi
penjualan barang atau jasa, baik secara tunai atau kredit (Mulyadi, 2001).
Menurut Tjiptono (2008), Distribusi merupakan suatu proses kegiatan
pemasaran yang bertujuan untuk mempermudah kegiatan penyaluran barang atau
jasa dari pihak produsen ke pihak konsumen. Pengiriman barang adalah transaksi
yang digunakan untuk menginput dan menjurnal barang atau jasa yang dikirim
atau yang dijual kepada pelanggan (Himayati, 2008).
Jadi menurut penjelasan di atas pengiriman barang yaitu suatu proses
melayani pelanggan dengan memberikan fasilitas mengirimkan barang cepat dan
tepat waktu yang dipesan ke tempat pelanggan yang dituju sehingga pelanggan
tidak mengalami permasalahan jika barang yang dipesan tidak masuk dalam
kendaraan pelanggan.
2.2.1 Barang
Menurut Tjiptono (1999), produk sebagai segala sesuatu yang ditawarkan
produsen untuk diperhatikan, diminta, dicari, dibeli, digunakan/dikonsumsi pasar
sebagai pemenuh kebutuhan/keinginan pasar yang bersangkutan. Menurut
Tjiptono (2004), mengutarakan ada lima karakteristik utama jasa bagi pembeli
pertamanya.
1. Intangibility (tidak berwujud) Jasa bebeda dengan barang. Bila barang
merupakan suatu objek, alat, atau benda; maka jasa adalah suatu perbuatan,
tindakan, pengalaman, proses, kinerja (performance), atau usaha. Oleh sebab
dan dikonsumsi. Bagi para pelanggan, ketidakpastian dalam pembelian jasa
relatif tinggi karena terbatasnya search qualities, yakni karakteristik fisik yang
dapat dievaluasi pembeli sebelum pembelian dilakukan. Untuk jasa, kualitas
apa dan bagaimana yang akan diteriman konsumen, umumnya tidak diketahui
sebelum jasa bersangkutan dikonsumsi.
2. Inseparability (tidak dapat dipisahkan) Barang biasa diproduksi, kemudian
dijual, lalu dikonsumsi. Sedangkan jasa umumnya dijual terlebih dahulu, baru
kemudian diproduksi dan dikonsumsi pada waktu dan tempat yang sama.
3. Variability/ Heterogeneity (berubah-ubah) Jasa bersifat variabel karena
merupakan non-standarized output, artinya banyak variasi bentuk, kualitas, dan
jenis tergantung kepada siapa, kapan dan dimana jasa tersebut diproduksi. Hal
ini karena jasa melibatkan unsur manusia dalam proses produksi dan
konsumsinya yang cenderung tidak bisa diprediksi dan cenderung tidak
konsisten dalam hal sikap dan perilakunya.
4. Perishability (tidak tahan lama) Jasa tidak tahan lama dan tidak dapat
disimpan. Kursi pesawat yang kosong, kamar hotel yang tidak dihuni, atau
kapasitas jalur telepon yang tidak dimanfaatkan akan berlalu atau hilang begitu
saja karena tidak bisa disimpan.
5. Lack of Ownership merupakan perbedaan dasar antara jasa dan barang. Pada
pembelian barang, konsumen memiliki hak penuh atas penggunaan dan
manfaat produk yang dibelinya. Mereka bisa mengkonsumsi, menyimpan atau
menjualnya. Di lain pihak, pada pembelian jasa, pelanggan mungkin hanya
memiliki akses personel atas suatu jasa untuk jangka waktu terbatas (misalnya
Menurut Kotler (2000), Produk dapat diklarifikasikan menjadi beberapa
kelompok yaitu produk berdasarkan wujudnya dan produk berdasarkan aspek
daya tahan.
1. Berdasarkan wujudnya
a. Barang merupakan produk yang berwujud fisik, sehingga bisa dilihat, diraba
atau disentuh, dirasa, dipegang, disimpan, dipindahkan dan perlakuan fisik
lainnya.
b. Jasa merupakan aktivitas, manfaat dan kepusan yang ditawarkan untuk dijual
(dikonsumsi pihak lain). Seperti halnya bengkel reparasi, salon kecantikan,
hotel dan sebagainya.
2. Berdasarkan daya tahan
a. Barang tidak tahan lama adalah barang berwujud yang biasanya habis
dikonsumsi dengan kata lain, umur ekonomisnya dalam kondisi pemakaian
normal kurang dari satu tahun.
b. Barang tahan lama adalah barang berwujud yang biasanya bisa bertahan lama
dengan banyak pemakaian (umur ekonomisnya untuk pemakaian normal
adalah satu tahun lebih).
Jadi menurut penjelasan di atas barang adalah segala sesuatu yang
ditawarkan kepada pelanggan yang bisa memiliki nilai rupiah dan kegunaan
dalam kegiatan sehari-hari.
2.3 Gudang
Menurut Hadiguna & Setiawan (2008), Gudang merupakan salah satu
area yang memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, terdapat
1. Penerimaan (receiving) yaitu menerima material pesanan perusahaan,
menjamin kualitas material yang dikirim pemasok, serta mendistribusikan
material ke lantai produksi.
2. Persediaan, yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan
perusahaan adalah memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Penyisihan (put away) yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi
penyimpanan.
4. Penyimpanan (storage) yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan
sebelum ada permintaan.
5. Pengambilan pesanan (order picking) yaitu pengambilan barang dari gudang
sesuai pesanan dan kebutuhan.
6. Pengepakan (packaging) yaitu langkah pengemasan atau langkah pilihan
setelah proses pengambilan (picking).
7. Penyortiran, yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi
pengambilan yang terdistribusi disebabkanvariasi barang yang besar.
8. Pengepakan dan pengiriman, yaitu pemeriksaan barangdalam kontainer atau
moda distribusi hingga pengiriman.
Menurut Sani, Ismail, & Marsam (2007), Gudang berikat adalah suatu
bangunan atau tempat dengan batas-batas tertentu di dalam dilakukan kegiatan
usaha penimbunan, pengemasan, penyortiran, pengepakan, pemberian
merek/label, pemotongan atau kegiatan lain dalam rangka fungsinya sebagai pusat
distribusi barang-barang. Gudang penyimpanan adalah ruangan yang tertata
Jadimenurut penjelasan di atas gudang memliki pengertian sebagai suatu
tempat tertutup yang bisa menyimpan barang. Gudang memiliki ukuran yang
berbeda-beda bisa besar maupun bisa juga kecil sesuai keinginan penggunanya.
Gudang biasanya sangat bermanfaat bagi perusahaan-perusahan yang menjual
barang, karena gudang bisa menyimpan ketersediaan stok barang yang akan
dijual.
2.4 Armada Pengiriman
Armada adalah infrastruktur lainnya setelah gudang dan kantor adalah
mobil pengiriman, mobil operasional, sepeda motor dan three wheeler (Royan,
2011). Armada ini sangat oenting untuk operasional pendistribusian
produk-produk principal. Tanpa armada ini, tentunya sebuah distributor tidak akan
disebut sebagai distributor. Armada ini sangat vital untuk menjalankan aktivitas
yang dilakukan sales force. Nah, kalau mau dijelaskan lebih lengkap
penjelasannya seperti di bawah ini.
1. Mobil pengiriman adalah armada vital yang digunakan sebagai sarana
pengiriman produk yang sudah di pesan sales force distributor. Armada ini
sangat mempengaruhi performa distributor. Ketika memilih partner, pihak
principal akan memperhitungkan mobil pengiriman ini sebagai bahan
pertimbangan dalam memilih distributor. Distributor yang hanya memiliki satu
mobil boks saja dan tidak ada rencana untuk menambahnya, akan sulit
mendapatkan principal. Oleh sebab itu, penambahan mobil boks ini perlu
dipertimbangkan jika memang sedang ada principal yang ingin menjadi
partner kerja sama. Jika distributor memiliki mobil pengiriman yang memadai,
2. Mobil operasional adalah mobil yang digunakan untuk kegiatan operasional
distributor, misalnya untuk antar jemput karyawan atau digunakan untuk
semua operasional yang berhubungan dengan penjualan. Mobil opersional ini
biasanya digunakan sales supervisor untuk pekerjaan yang jarak jauh atau
keperluan-keperluan yang membutuhkan kendaraan. Selain itu, mobil
operasional bisa pula diberikan kepada manajer operasional untuk
meningkatkan citra perusahaan jika bertemu dengan principal. Sepeda motor
adalah alat digunakan untuk operasional sales force, office boy atau karyawan
kantor untuk keperluan kantor diluar. Jumlah sepeda motor tidak perlu banyak
tetapi cukup untuk mencakup kebutuhan opersional kantor. Nah, bukankah
distributor juga sangat perlu menyediakan sepeda motor ini untuka para sales
force dan collector? Memang sesuai dengan aturan mainnya demikian, tetapi
sekarang ini distributor mulai tidak berinvestasi banyak pada sepeda motor. Ini
karena perawatan sepeda motor yang sulit dan sepeda motor juga rawan hilang.
Menurut Royan (2007), Berbagai titik kuat dapat dikemukakan mengenai
armada penjualan yang besar untuk kegiatan pendistribusian, antara lain bisa
mendistribusikan produk secepatnya dengan penyebaran tinggi, bisa menjadi
keunggulan dalam bersaing Karena dapat melayani semua outlet, bahkan yang
tersembunyi sekalipun, bisa untuk menggali SDM di perusahaan. Titik lemah
lainnya adalah bila tidak dilakukan pengaturan wilayah kerja, armada penjualan
akan saling bertubrukan ketika bekerja. Oleh sebab itu, seorang perencana
distribusi akan lebih bijaksana jika kelemahan ini dievaluasi untuk mengetahui
efektivitas kinerja armada penjualan yang jumlahnya melampaui kapasitas. Jadi,
biaya operasional. Sedangkan titik kuatnya adalah banyaknya armada penjualan
dapat mempercepat pendistribusian.
Pada distributor yang cukup baik, akan memiliki berbagai armada dalam
melakukan service pada pelanggan. Armada-armada itu akan difungsikan sesuai
dengan kapasitasnya. Bahkan, ada yang memilah-memilahnya sesuai dengan
peruntukannya. Misalnya, mobil boks besar akan dipakai khusus mengirim jumlah
barang yang banyak, sepeda motor roda tiga untuk gang-gang kecil begitu pula
dengan sepeda motor tas force. Kemudian, ada lagi yang masih memanfaatkan
sepeda angin sebagai bagian dalam pemasaran produk principal (Royan, 2009).
Jadi armada adalah alat transportasi bisa berupa roda dua, roda tiga
maupun roda empat atau berbentuk truk yang bisa membantu proses bisnis
perusahaan. Armada sangat penting bagi perusahaan karena bisa memperlancar
kinerja perusahaan.
2.5 Surat Jalan
Surat jalan adalah surat pengantar yang menyertai faktur
penjualan/piutang penjualan ketika distributor sedang mengirimkan barang
(Royan, 2011). Bagian pengiriman tidak akan bisa mengirimkan barang jika tidak
disertai surat jalan ini. Surat jalan bisa menjadi surat pengantar pula ketika sales
force kanvas keluar gudang dan membawa barang dalam mobil boks ke luar kota.
Surat jalan ini termasuk dokumen tidak tetap, sebab setelah pelanggan melunasi
pembayaran, surat jalan warna putih akan diberikan kepada pelanggan. Bagian
lain surat jalan akan menjadi arsip.
Menurut Yunarto & Santika (2005), Report ini berfungsi sebagai
shipping. Informasi dalam report ini adalah nomor delivery, kode item, deskripsi
item, quantity, satuan, informasi customer dan nomor truk.
Surat jalan atau delivery note dicetak oleh bagian shipping sesuai dengan
barang yang dikirim ke customer. Surat jalan ini berisi informasi barang yang
dikirim, jumlah barang yang dikirim, nama customer, alamat pengiriman, nomor
polisi kendaraan, nama ekspedisi, nama sopir, tanda tangan sopir, tanggal dan jam
pengiriman barang dan informasi yang lainnya. Surat jalan ini akan dibawa oleh
sopir atau orang yang mengirimkan barang dan berfungsi untuk tujuan keamanan.
Ketika keluar dari area perusahaan, bagian keamanan (security) akan memeriksa
setiap barang yang keluar dengan dasar surat jalan ini (Yunarto, 2006).
Jadi surat jalan adalah surat pengantar, surat bukti pembelian yang akan
dikirim langsung ke pelanggan atau surat yang dicetak untuk melakukan proses
pengiriman ke pelanggan. Surat jalan ini biasanya berisikan nama dan jumlah
barang yang dikirim, nama pembeli atau pelanggan, alamat yang dituju, plat
nomor kendaraan, nama perusahaan, nama sopir, tanda tangan sopir, tanggal dan
jam pengiriman barang
2.6 Aplikasi
Menurut Hendrayudi (2009), Aplikasi adalah kumpulan perintah program
yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu (khusus).
Aplikasi adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang menjadi
suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program
komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melakukan tugas tertentu
(Noviansyah, 2008). Aplikasi software yang direncanakan untuk suatu tugas
1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang
dijalankan untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi software paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang di
rancang untuk menjalankan tugas tertentu.
Program sistem dan semua program-program lainnya yang berjalan di
atas kernel disebut user mode. Kernel merupakan inti dari sistem operasi yang
mengatur pengguna memori, piranti masukan keluaran, proses-proses, pemakaian
file pada sistem file dan lain-lain (Yani & Hafiarny, 2005). Perbedaan mendasar
antara progam sistem dan program aplikasi adalah program sistem dibutuhkan
agar suatu sistem operasi dapat berjalan, sedangkan program aplikasi adalah
program yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu aplikasi tertentu.
Adanya penerapan komputerisasi dalam melaksanakan suautu pekerjaan,
akan dapat menghasilkan suatu pengolahan data secara cepat dan akurat. Hal ini
tentunya akan lebih menguntungkan dari segi waktu dan biaya dan dapat pula
mengurangi kemungkinan kesalahan yang terjadi bila dibandingkan secara
manual. Tentunya kemajuan teknologi informasi ini harus diimbangi dengan
ketersediaan sumber daya manusia yang akan menanganinya karena kemajuan
teknologi informasi tidak akan dapat dimanfaatkan secara maksimal jika sumber
daya manusianya tidak ada. Penerapan program aplikasi secara manual menjadi
terkomputerisasi akan membawa perubahan pola teknologi pada suatu sistem,
sehingga peralihan akan dapat memberikan kemudahan dalam penanganan data
dalam skala besar dengan waktu yang efisien dan efektif (Muhlis & Anggraini,
Jadi aplikasi merupakan kumpulan perintah yang diubah dari manual
menjadi terkomputerisasi, sehingga pekerjaan yang biasanya lama bisa cepat
karena ada aplikasi tersebut. Aplikasi sangat berguna bagi perusahaan-perusahaan
karena mempunyai banyak manfaat yaitu mempermudah dalam melakukan
pendataan barang-barang, melakukan transaksi dengan cepat dan akurat, dapat
memberikan informasi persediaan, dapat melakukan pengecekan stok barang dan
dapat menampilkan pendapatan secara cepat.
2.7 Integrasi
Sistem integrasi (integrating system) adalah koordinasi dan komunikasi
kegiatan dari karyawan dan kelompok karyawan dalam perusahaan, seperti team
work, TQM, QCC, dan perencanaan strategis, perencanaan koorporat,
perencanaan bisnis, integrase dari informasi, teknologi, perencanaan strategis ke
dalam tindakan implementasi stretegis (Sularto, 2011).
Proses merupakan kumpulan task yang dilakukan orang layaknya sebuah
tim. Oleh Karena itu, diperlukan seorang process integrator untuk mrngrlola
dinamika tim (Purnawanto, 2010). Agar proses yang dijalankan dapat memberikan
value bagi customer, maka process integrator berperan dalam hal itu.
1. Merancang proses
Dalam merancang suatu proses yang bersifat customer driven, process
integrator harus memperhatikan kebutuhan customer terlebih dahulu. Setelah
kebutuhan customer berhasil diindentifikasi kemudian dilakukan perancangan
2. Mengintegrasikan proses
Integrasi diperlukan karena proses dapat berasal dari fungsi yang berbeda.
Tanpa integrasi maka situasi akan kembali seperti masa lalu di mana tiap
individu akan berfikir secara fungsional dan kepentingan atasan akan lebih
diprioritaskan ketimbang kepentingan customer.
3. Membuat sistem pengukuran untuk proses-proses yang diintegrasikannya
dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Walaupun customer menempati posisi penting, namun hanya memikirkan
kebutuhan customer dengan mengorbankan kepentingan perusahaan bukanlah
hal yang dapat diterima.
4. Secara periodik mengukur dan membandingkan pencapaian terhadap target
yang sudah dibuat.
Jika ada selisih antar pencapaian dengan target, maka process integrator
bersama dengan para process owner terkait harus melakukan analisis untuk
mencari akar permasalahan. Setelah akar permasalahan diketahui, kemudian
dapat dilakukan langkah perbaikan.
Definisi proses adalah prinsip-prinsip yang dimiliki perusahaan untuk
melibatkan setiap karyawannya di dalam proses untuk memuaskan pelanggan,
baik secara langsung maupun tidak langsung (Kartajaya, et al., s2005). Maka
dapat dilihat antara pelanggan, perusahaan dan partner bisnisnya harus ada suatu
hubungan kerja sama, baik dalam hal integrasi sistem, data, bahkan proses bisnis
yang ada di perusahaan.
Jadi penjelasan integrasi didalam perusahaan adalah kerja sama untuk
antara bagian satu dengan bagian lainnya akan saling berhubungan, saling
membantu dan akan memperlancar kinerja semua karyawan. Untuk di Bismar
Komputer, setiap bagian yang ada harus saling terintegrasi antara bagian satu
dengan bagian yang lain. Contoh bagian admin/kasir terintegrasi dengan bagian
gudang, karena bagian kasir bisa melihat ketersediaan stok barang yang ada di
gudang, dengan begitu akan mempercepat pekerjaan yang ada di sana.
2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
System Development Life Cycle (SDLC) adalah nama lain dari siklus
hidup pengembangan sistem yang merupakan suatu proses pengembangan pada
perangkat lunak. Menurut Pressman (2012), Tahapan-tahapan pada SDLC Model
Waterfall adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Tahapan SDLC Model Waterfal
1. Komunikasi
a. Permulaan Proyek
Melakukan komunikasi dengan stakeholder mengenai proyek yang dibuat
dengan merusmuskan masalah dan solusi yang dicapai.
b. Teknik untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna.
Merumuskan dan mencatat apa saja yang dibutuhkan dari keseluruhan aplikasi
2. Perencanaan
a. Membuat prakiraan-prakiraan
Menentukan kapan proyek akan dimulai dan kapan akan selesai.
b. Penjadwalan
Menentukan jadwal untuk tiap tahap-tahap proses penyelesaian masalah.
c. Pelacakan
Menentukan jalur serta milestone yang akan ditempuh selama proses
pembangunan aplikasi.
3. Pemodelan
a. Analisis
Melakukan analisi terhadap kebutuhan pihak stakeholder dan menentukan
solusi yang akan dicapai untuk menyelesaikan masalah.
b. Perancangan
Merumuskan hasil analisis ke dalam bentuk model atau diagram.
4. Konstruksi
a. Penulisan kode-kode program
Tahap ini merupakan implementasi dari tahap desain secara teknis dikerjakan
oleh analis dan selanjutnya program dikerjakan oleh programmer.
b. Pengujian
Melakukan ujicoba terhadap fungsi-fungsi software, agar bebas dari error, dan
5. Penyerahan perangkat lunak ke pengguna
a. Pengiriman
Memberikan laporan kepada pihak stakeholder apa saja yang telah dilakukan
dan hasil sementara proyek untuk tiap tahap pengerjaan.
b. Dukungan
Menyediakan bantuan berupa training untuk pihak stakeholder dalam
menggunakan sistem aplikasi basis data, agar pihak stakeholder dapat
menggunakan dengan baik.
c. Umpan balik
Menerima kritik dan saran dari pihak stakeholder yang menggunakan sistem
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang
Bangun Aplikasi Penjualan dan Pengiriman Spare part komputer pada Bismar
Komputer Surabaya. Sebelum melakukan identifikasi dan analisis permasalahan
telah dilakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan observasi.
3.1 Analisis Sistem
Pada tahap analisis sistem ini dilakukan beberapa proses yang
berhubungan dengan tahapan awal metode penelitian. Pada metode penelitian
yang diambil menggunakan model pengembangan waterfall. Pada model
waterfall terdapat beberapa tahapan yang meliputi:
1. Komunikasi: permulaan proyek dan teknik untuk mendapatkan spesifikasi
kebutuhan pengguna.
2. Perencanaan: membuat prakiraan-prakiraan, penjadwalan, dan pelacakan.
3. Pemodelan : analisis dan perancangan.
4. Konstruksi: penulisan kode-kode program dan pengujian.
5. Penyerahan perangkat lunak ke pengguna: pengiriman, dukungan dan umpan
balik.
3.1.1 Komunikasi
Pada tahap komunikasi ini dilakukan proses observasi dan wawancara.
bagian-perusahaan, tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian. Sedangkan
pada proses wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab kepada
karyawan Bismar Komputer Surabaya untuk mencocokkan data dan informasi
dari hasil observasi. Setelah melakukan observasi dan wawancara secara langsung
dengan pihak Bismar Komputer Surabaya, Jawa Timur. Maka dapat disusun
analisis bisnis, analisis kebutuhan pengguna, analisis kebutuhan data, dan analisis
kebutuhan fungsional.
A. Analisis Bisnis
Setelah dilakukan tahap komunikasi, selanjutnya dilakukan analisis
bisnis meliputi identifikasi masalah, identifikasi pengguna, identifikasi data,
identifikasi fungsi.
1. Identifikasi permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan untuk menemukan penyebab
permasalahan yang terjadi. Proses bisnis penjualan dan pengiriman spare part
dapat dilihat pada Gambar 3.1. Pada Gambar 3.1 dijelaskan tentang proses
bisnis yang diterapkan oleh Bismar Komputer Surabaya, Jawa Timur. Pada
gambar tersebut dijelaskan mengenai proses penjualan dan pengiriman spare
part, mulai dari pemesanan pelanggan hingga proses pengiriman selesai.
Gambar 3.1 merupakan alur dokumen yang saat ini digunakan untuk
mengetahui penjualan dan pengiriman spare part. Proses bisnis yang terjadi
saat ini adalah dimulai dari proses pemesanan barang yang dilakukan
pelanggan, kemudian bagian kasir mengecek ke bagian gudang, apakah
barang yang dipesan pelanggan ada atau tidak ada setelah itu bagian gudang
bagian gudang akan memberikan informasi ke bagian kasir, setelah itu bagian
kasir akan kembali ke pelanggan untuk memberi informasi bahwa barang
kosong. Jika barang yang dipesan pelanggan ada selanjutnya bagian kasir
akan menawarkan kepada pelanggan, apakah barang dikirim lewat bagian
pengiriman atau dibawa pelanggan sendiri. Jika barang yang dipesan
pelanggan harus dikirim, karena ketersediaan kendaraan ataupun jarak jauh.
Setelah proses persetujuan pengiriman selanjutnya bagian kasir akan
membuatkan nota penjualan dan menerima pembayaran yang dilakukan
pelanggan. Nota penjualan tersebut dibuat rangkap 3, pertama untuk
diberikan kepada pelanggan, kedua untuk diberikan kepada bagian penjualan
guna merekap hasil penjualan untuk laporan kepada manager, ketiga untuk
diberikan kepada bagian gudang guna pencatatan barang keluar dan
pembuatan laporan status stok untuk menjaga ketersediaan barang di gudang.
Setelah itu bagaian gudang akan membuat surat jalan rangkap 2, yang
pertama untuk disimpan sendiri bagian gudang, kedua diberikan kepada
bagian pengiriman. Setelah proses selesai maka bagian pengiriman akan
Document Flow Penjualan dan Pengiriman
Pelanggan Kasir Manager Gudang Bagian Pengiriman
P
Gambar 3.1 Document Flow Penjualan dan Pengiriman
Tabel 3.1 Hasil Identifikasi
No Identifikasi Permasalahan Penyebab Alternatif
Solusi
1. Proses pengecekan
persediaan barang di
gudang yang tidak
terintegrasi dengan kasir.
Belum adanya sistem
yang menangani
proses pengecekan
persedian barang
secara baik.
Dibuatkan sistem yang menangani proses
pengecekan persediaan
barang dengan
baik.
2. Proses pengiriman yang
tidak teratur.
Belum adanya sistem
yang menangani
proses pengiriman
barang ke pelanggan, dikarenakan
sedikitnya armada
pengiriman.
Dibuatkan sistem
1. Identifikasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bismar Komputer Surabaya
terdapat beberapa pengguna. Pada proses penjualan dan pengiriman spare
part, pengguna yang terlibat yaitu Kasir, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman
dan Manager.
2. Identifikasi Data
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan dan pengguna, maka
dapat dilakukan identifikasi data. Pada proses penjualan dan pengiriman
memerlukan data sebagai berikut: Data Armada, Data Pelanggan, Data
Barang, Data Penjualan, Data Pengiriman dan Data Pegawai.
3. Identifikasi Fungsi
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan, pengguna dan data, maka
dapat diidentifikasi fungsi dari proses penjualan dan pengiriman spare part
sebagai berikut: mengelola data master, menghitung penjualan, membuat nota
penjualan, membuat nota pengiriman, membuat, membuat laporan penjualan,
membuat laporan pengiriman, membuat rekap nota penjualan dan membuat
surat jalan.
B. Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan Bismar Komputer
Surabaya yang berkaitan dengan penjualan dan pengiriman, maka dapat dibuat
kebutuhan pengguna. Analisis kebutuhan pengguna berfungsi untuk mengetahui
kebutuhan dari masing-masing pengguna yang berhubungan langsung dengan
aplikasi yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta. Kebutuhan pengguna
Tabel 3.2 Peran dan Tanggung Jawab
No Aktor Peran Tanggung Jawab
1. Bagian Kasir Melakukan
pencatatan pesanan
Mencatat pesanan dan pembayaran pelanggan.
2. Bagian Gudang Melakukan
pengecekan
ketersediaan barang di gudang.
Melakukan pengecekan ketersediaan barang di gudang.
3. Pimpinan Mengecek laporan
penjualan dan pengiriman.
Mengecek laporan penjualan dan pengiriman.
4. Bagian Pengiriman Melakukan
pengiriman barang ke pelanggan.
Melakukan pengecekan barang yang akan di kirim ke pelanggan.
Dalam membangun sebuah aplikasi diperlukan perancangan perangkat
lunak yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini bertujuan untuk
memudahkan pengguna dalam mengoperasikan aplikasi yang sesuai dengan
kebutuhan fungsional. Fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan berdasarkan entitas
dan dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Fungsi-fungsi Entitas
Entitas Deskripsi Fungsi-Fungsi yang Diperlukan
Bagian Kasir a. Menghitung pembayaran.
b. Menyimpan data hasil penjualan.
c. Melakukan proses penjualan barang (data yang
diperlukan adalah data karyawan, data pelanggan dan data barang).
d. Melakukan proses pengiriman barang (data yang
diperlukan adalah data karyawan, data pelanggan dan data barang).
e. Melakukan pemeliharaan data pelanggan (fungsi yang
Entitas Deskripsi Fungsi-Fungsi yang Diperlukan
f. Melakukan pemeliharaan data pegawai (fungsi yang
diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data pegawai).
g. Melakukan pemeliharaan data barang (fungsi yang
diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data barang).
h. Melakukan pemeliharaan data penjualan (fungsi yang
diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data penjualan).
i. Melakukan pemeliharaan data pengiriman (fungsi
yang diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data pengiriman).
j. Melakukan pemeliharaan data armada (fungsi yang
diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data armada).
k. Mencetak surat jalan.
l. Mencetak laporan penjualan.
m.Mencetak laporan pengiriman.
Bagian Gudang Melakukan pemeliharaan data barang (fungsi yang
diperlukan adalah menyimpan dan mengubah data barang).
Bagian Pengiriman a. Melakukan pengecekan data pengiriman.
b.Melakukan pengecekan data armada.
Pimpinan Melakukan pengecekan hasil laporan penjualan dan
laporan pengiriman.
C. Analisis Kebutuhan Data
Dari analisis kebutuhan pengguna yang telah disusun sebelumnya, maka
dibutuhkan beberapa data untuk menunjang aplikasi yang dibuat. Terdapat
beberapa data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi, data tersebut meliputi:
1. Data Pegawai
Data pegawai telah disediakan oleh pihak Bismar Komputer Surabaya dan
peneliti diberi akses untuk membaca data pegawai sebagai data tambahan
nama pegawai, alamat pegawai, no telepon pegawai, username, password,
jenis kelamin dan jabatan pegawai.
2. Data Barang
Data Barang telah disediakan oleh pihak Bismar Komputer Surabaya dan
peneliti diberi akses untuk membaca data barang sebagai data tambahan
untuk pembuatan aplikasi penjualan dan pengiriman. Data barang meliputi
nama barang, satuan, merk barang, harga, stok minimum, jumlah stok dan
keterangan.
3. Data Armada
Data Armada telah disediakan oleh pihak perusahaan dan penulis diberi akses
untuk membaca data armada sebagai data tambahan untuk pembuatan aplikasi
penjualan dan pengiriman. Data armada yang diperlukan adalah no plat, type
kendaraan, pengemudi, tahun dan status kendaraan.
4. Data Pelanggan
Data Pelanggan berfungsi untuk mengetahui data pelanggan. Data pelanggan
yang diperlukan adalah nama pelanggan, lamat pelanggan, no telpon
pelanggan, kota pelanggan, email pelanggan dan jenis kelamin pelanggan.
5. Data Penjualan
Data Penjualan berfungsi untuk mengetahui data penjualan. Data penjualan
yang diperlukan adalah nomor nota jual, kode pegawai, id pengirim, kode
6. Data Pengiriman
Data Pengiriman berfungsi untuk mengetahui data pengiriman. Data
pengiriman yang diperlukan adalah id pengirim, kode pegawai, id armada,
tanggal kirim dan status kirim.
7. Data Surat Jalan
Data surat jalan berfungsi untuk mengetahui data surat jalan. Data surat jalan
yang diperlukan adalah nama pengirim, nama pelanggan, jumlah barang,
tanggal pengiriman, alamat penerima dan nama pengemudi.
D. Analisis Kebutuhan Fungsi
Berdasarkan kebutuhan pengguna yang sudah dibuat sebelumnya, maka
dapat diimplementasikan dengan membuat kebutuhan fungsional dari aplikasi.
Pada tahap kebutuhan fungsi digunakan untuk mengimplementasikan seluruh
fungsi yang didapatkan dari hasil analisis kebutuhan pengguna. Fungsi-fungsi
tersebut dapat dibagi menjadi empat fungsi yang meliputi sebagai berikut:
1. Fungsi Mengelola Data Master
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsi Mengelola Data Master
Nama Fungsi Mengelola Data Master
Stakeholder Bagian Kasir
Deskripsi Kasir melakukan input, ubah, dan simpan data
Kondisi Awal Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Barang dan
Data Armada
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan
pemeriksaan
username dan
password yang telah dimasukkan
b. Aplikasi
mengarahkan ke
menu yang dapat
diakses oleh
pengguna sesuai
dengan hak aksesnya Menyimpan Data
Kasir memilih
menu-menu “Master ” Aplikasi menampilkan form input data yang dipilih
Kasir memasukkan data master yang dipilih
-
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Menyimpan Data Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database
Mengubah Data
Kasir memilih data
yang ingin diubah dan memilih tombol “Ubah”
Textbox dan combo box terisi secara otomatis
Kasir merubah data -
Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data yang telah diubah ke database
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Kasir salah
memasukkan username dan password
Aplikasi menampilkan
peringatan bahwa
username atau password yang dimasukkan salah
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Informasi tentang data pelanggan, data pegawai,
data darang dan data armada Kebutuhan Non
Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah
“Bagian Kasir” Error
Handling
a. Aplikasi menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan, diubah dan dihapus dari database
2. Fungsi Proses Transaksi Penjualan
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Penjualan
Nama Fungsi Proses Penjualan
Stakeholder Kasir
Deskripsi Kasir melakukan input data
Kondisi Awal Data Pelanggan, Data Pegawai dan Data Barang
lur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan
username dan password yang telah dimasukkan
b. Aplikasi
mengarahkan ke
tampilan menu utama dan menampilkan menu transaksi yang dapat diakses oleh
pengguna sesuai
dengan hak aksesnya Mencatat Proses Penjualan
Kasir memilih groupbox transaksi “menu penjualan”
Aplikasi menampilkan form input penjualan yang dipilih
Kasir memasukkan data penjualan
-
Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Menghitung proses penjualan Otomatis melakukan perhitungan sesuai jumlah barang Menyimpan proses penjualan Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Informasi tentang data penjualan
Kebutuhan Non Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Kasir
Error Handling
a. Aplikasi menampilan pesan ketika
3. Fungsi Proses Transaksi Pengiriman
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Mengelola Proses Pengiriman
Nama Fungsi Proses Pengiriman
Stakeholder Kasir
Deskripsi Kasir melakukan input data
Kondisi Awal Data Penjualan dan Data Armada
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input
username dan password
c. Aplikasi melakukan
pemeriksaan
username dan
password yang telah dimasukkan
d. Aplikasi
mengarahkan ke
tampilan utama dan
menampilkan menu
yang dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya Mencatat Proses Pengiriman
Kasir memilih groupbox transaksi “menu penjualan”
Aplikasi menampilkan form input penjualan yang dipilih
Kasir memasukkan data penjualan dan
pengiriman
-
Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database
Mencatat Proses Pengiriman Kasir memilih
groupbox transaksi “menu Pengiriman”
Aplikasi menampilkan form input proses pengiriman Kasir mengisi data
pengiriman dan data penjualan
Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Menghitung proses penjualan Otomatis melakukan perhitungan sesuai jumlah barang
Kasir memilih tombol
“Simpan” Aplikasi menyimpan data ke database
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Informasi tentang data penjualan dan data
pengiriman Kebutuhan Non
Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Kasir
Error Handling
a. Aplikasi menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan ke database
4. Fungsi Membuat Surat Jalan
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Surat Jalan
Nama Fungsi Membuat Surat Jalan
Stakeholder Kasir
Deskripsi Kasir melakukan cetak surat jalan
Kondisi Awal Data Penjualan dan Data Pengiriman
Alur Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi Data Pengguna Kasir melakukan input
username dan password
a. Aplikasi melakukan
pemeriksaan username
dan password yang
telah dimasukkan
b. Aplikasi mengarahkan
ke tampilan menu
utama dan
menampilkan menu
yang sesuai dengan hak aksesnya
Aksi Pengguna Respon Sistem
Membuat Surat Jalan Kasir memilih
groupbox transaksi “menu surat jalan”
Aplikasi menampilkan form input data yang dipilih
Kasir memasukkan data surat jalan
-
Kasir menyimpan data surat jalan dengan pilih “simpan”
Otomatis melakukan penyimpanan ke dalam data base
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem
jalan dimasukkan salah
Kondisi Akhir a. Session login pengguna
b. Surat Jalan
Kebutuhan Non Fungsional
Security Hak akses untuk fungsi ini adalah Kasir
Error Handling
a. Aplikasi menampilan pesan ketika
data berhasil disimpan ke database
b. Aplikasi menampilkan pesan error
ketika data yang dimasukkan pada form tidak sesuai dengan ketentuan
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan
Sistem yang dikembangkan ini nantinya dapat membantu pihak Bismar
Komputer Surabaya Jawa Timur dalam hal proses penjualan dan pengiriman.
Input Proses Output Penjualan dan Pengiriman Spare Part menggambarkan garis
besar input, proses, dan output dalam penjualan dan pengiriman seperti yang telah
dijelaskan pada Gambar 3.2.
Ipo Penjualan dan Pengiriman Spare Part Komputer Bismar Komputer Surabaya
Data Pelanggan Nota Pesanan
Rekap Pesanan
Data armada Daftar Armada
Data Barang
Laporan Penjualan
Rekap Nota Penjualan
Sistem yang dikembangkan ini nantinya diharapkan dapat membantu
pihak Bismar Komputer Surabaya Jawa Timur dalam hal penjualan dan
pengiriman spare part komputer. Input Proses Output Penjualan dan Pengiriman
menggambarkan garis besar input, proses, dan output dalam penjualan dan
pengiriman seperti yang telah dijelaskan sebagai berikut:
1. Input
Pada tahap ini terdapat input berupa daftar pelanggan, daftar pegawai, daftar
barang dan daftar armada. Daftar pelanggan berisi tentang nama pelanggan,
alamat, no telp, kota email dan jenis kelamin pelanggan. Daftar barang berisi
tentang nama barang, satuan, ukuran, harga dan status. Daftar armada berisi
tentang jenis armada, type armada dan status armada. Daftar penjualan berisi
tentang tanggal, harga barang, jumlah barang, nama barang, jumlah total dan
jumlah subtotal barang.
2. Proses
Dalam tahap ini terdapat lima proses yaitu mengelola proses pencatatan data
armada, pencatatan pesanan pelanggan, pencatatan transaksi penjualan,
pembayaran dan pengiriman. Proses mengelola data master digunakan untuk
simpan, ubah dan hapus data. Proses penjualan dan pengiriman digunakan
untuk melihat penjualan dan pengiriman, selanjutnya proses yang terakhir
adalah membuat surat jalan.
3. Output
Hasil dari beberapa proses tersebut adalah daftar armada, nota pesanan, rekap
pesanan, laporan barang terjual, laporan penjualan, nota penjualan, rekap nota
Aplikasi yang dibuat membutuhkan beberapa elemen yang mendukung
antara lain adalah hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak).
Kebutuhan minimal perangkat keras yang diperlukan antara lain: processor Intel
IV 1,7 GHz, memory 1 Gigabytes, harddisk 40 Gigabytes, printer, mouse,
keyboard, monitor dan display 128 MB.
3.2 Perancangan Sistem
Dalam tahap perancangan sistem terdapat Arsitektur Sistem, Merancang
Data Flow Diagram (DFD) yang di dalamnya terdapat: context diagram, DFD
level 0 dan DFD level 1, Entity Relationship Diagram (ERD), yang di dalamnya
terdapat: Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM)
terletak pada skema database kemudian tampilan input dan output dari aplikasi.
3.2.1 Perancangan Proses
Terdapat empat fungsi untuk melakukan proses perhitungan gaji. Dari
empat fungsi tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan system flow,
context diagram, dan data flow diagram.
1. System Flow
System flow menggambarkan alur kerja dalam sistem aplikasi penjualan
dan pengiriman spare part komputer dan menjelaskan urutan dari
prosedur-prosedur yang ada sistem aplikasi tersebut. Terdapat System Flow Penjualan dan
Pengiriman Spare Part Komputer yaitu Tahap pertama adalah bagian Kasir
memasukkan data master berupa data armada, data pelanggan, data pegawai dan
data barang. Setelah semua data master selesai disimpan. Proses bisnis yang
pelanggan, kemudian bagian kasir mengecek ke data master barang untuk melihat
ketersediaan barang yang dipesan pelanggan. Jika barang tidak ada maka proses
selesai. Jika barang yang dipesan pelanggan ada selanjutnya bagian kasir akan
menawarkan kepada pelanggan, apakah barang dikirim lewat bagian pengiriman
atau dibawa pelanggan sendiri. Setelah proses persetujuan pengiriman selanjutnya
bagian kasir akan membuatkan nota penjualan. Nota penjualan tersebut dibuat
rangkap 3, pertama untuk diberikan kepada pelanggan, kedua untuk diberikan
kepada bagian penjualan guna merekap hasil penjualan untuk laporan kepada
manager, ketiga untuk diberikan kepada bagian gudang guna pencatatan barang
keluar dan pembuatan laporan status stok untuk menjaga ketersediaan barang di
gudang. Setelah itu bagaian gudang akan membuat surat jalan rangkap 2, yang
pertama untuk disimpan sendiri bagian gudang, kedua diberikan kepada bagian
pengiriman. Setelah proses selesai maka bagian pengiriman akan langsung
melakukan pengiriman barang ke pelanggan. System flow penjualan dan
System Flow Penjualan dan Pengiriman
Pelanggan Kasir Manager Bagian gudang Bagian pengiriman
Ph
Daftar barang yang akan dibeli
Daftar barang yang akan dibeli
Nota Penjualan Barang
Entri data rekap transaksi
Gambar 3.3 System flow Penjualan dan Pengiriman
2. Context Diagram
Pada context diagram menggambarkan entitas yang berhubungan
langsung dengan sistem aplikasi dan aliran data secara umum. Sedangkan
proses-proses yang lebih detail dalam sistem masih belum bisa diketahui. Terdapat tiga
pengguna dalam aplikasi penjualan dan pengiriman spare part komputer ini yaitu
Kasir, Bagian Pengiriman dan Manager. Desain dari context diagram aplikasi
Stok Barang Surat Jalan
Laporan Penjualan Nota Penjualan
Data Barang yg Akan Dibeli
0
APLIKASI PENJUALAN DAN PENGIRIMAN BISMAR KOM PUTER
+
KASIR MANAJER
BAG GUDANG DAN BAG PENGIRIMAN
Gambar 3.4 Context Diagram
Penjelasan mengenai gambar 3.4 Context Diagram adalah dimulai dari
Kasir melakukan pengecekan data barang yang akan dibeli kemudian sistem akan
memprosesnya dan menghasilkan nota penjualan untuk kasir. Selanjutnya sistem
akan memberikan surat jalan kepada bagian distribusi dan bagian gudang akan
melihat data stok barang. Dan sistem juga akan memberikan laporan penjualan
kepada Manager.
3. Dfd level 0 Penjualan dan Pengiriman
Pada Dfd level 0 menggambarkan suatu proses lanjutan dari context
diagram yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan
data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan
data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan
pada data. Desain dari dfd level 0 penjualan dan pengiriman dapat dilihat pada
data detail penjualan nota penjualan
baca data detail penjualan baca nota penjualan
simpan nota penjualan
simpan data detail penjualan
surat jalan
data stok barang
baca data barang
laporan penjualan data barang yang akan dibeli
nota penjualan
Gambar 3.5 Dfd level 0 Penjualan dan Pengiriman
Penjelasan mengenai gambar 3.5 Dfd Level 0 Penjualan dan pengiriman
adalah Kasir melakukan pengecekan untuk pembelian barang kemudian proses 1
sistem transaksi penjualan akan memproses dengan melihat data barang di
database barang. Setelah diproses dan barang ada maka sistem akan membuatka
nota penjualan untuk diberikan kepada pelanggan. Dan selanjutnya nota
penjualan akan disimpan di database detail penjualan dan database penjualan.
Kemudian dari database detail penjualan dan database penjualan juga
akan menghasilkan data detail penjualan dan data penjualan yang akan diberikan
kepada proses 3 sistem pembuatan surat jalan. Setelah sistem memproses maka
akan menghasilkan surat jalan untuk diberikan ke bagian pengiriman.
Selanjutnya dari database detail penjualan dan database penjualan akan
menghasilkan data detail penjualan dan data penjualan yang akan diberikan
