RANCANG BANGUN APLIKASI PENCATATAN PENJUALAN
SUKU CADANG DAN JASA SERVICE BERBASIS DESKTOP
PADA PT. AS MOTOR
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
PURWANTO 08.41010.0375
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
x
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR TABEL ... xxii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Batasan Masalah ... 5
1.4 Tujuan ... 6
1.5 Manfaat ... 6
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 9
2.1 Pengertian Bengkel ... 9
2.2 Penjualan ... 10
2.2.1 Pengertian Penjualan ... 10
2.2.2 Jenis Penjualan ... 11
2.3.3 Sistem Penjualan ... 11
2.3 Pengertian Suku Cadang ... 11
2.4 Metode Pengembangan SDLC (System Development Life Cycle) ... 14
2.5 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 16
xi
2.8 Uji Coba Perangkat Lunak ... 20
BAB III ANALISIS_DAN_PERANCANGAN_SISTEM ... 22
3.1 Analisis Sistem ... 22
3.1.1 Identifikasi Masalah ... 22
3.1.2 Analisa Permasalahan ... 23
3.1.3 Analisis Kebutuhan ... 27
3.2 Perancangan Sistem ... 29
3.2.1 System Flow ... 35
3.2.2 Context Diagram ... 52
3.2.3 Diagram Berjenjang Proses ... 53
3.2.4 Data Flow Diagram ... 55
3.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 60
3.2.6 Struktur Database ... 65
3.3 Desain Antarmuka ... 76
3.3.1 Desain Form Login ... 76
3.3.2 Desain Form Menu Service Advisor ... 76
3.3.3 Desain Form Menu Manager ... 77
3.3.4 Desain Form Master Customer ... 77
3.3.5 Desain Form Master Mekanik ... 78
3.3.6 Desain Form Master Supplier ... 78
3.3.7 Desain Form Master Jenis Suku Cadang ... 79
3.3.8 Desain Form Master Merk Suku Cadang ... 79
3.3.9 Desain Form Master Suku Cadang ... 80
xii
3.3.12 Desain Form Master Motor ... 81
3.3.13 Desain Form Master Tipe Service... 82
3.3.14 Desain Form Master Suku Cadang Service ... 82
3.3.15 Desain Form Master Service ... 83
3.3.16 Desain Form Transaksi perbaikan ... 83
3.3.17 Desain Form Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 84
3.3.18 Desain Form Transaksi Pembelian Suku Cadang ... 85
3.3.19 Desain Form Laporan Penjualan Suku Cadang ... 85
3.3.20 Desain Form Laporan Penjualan Per Periode ... 86
3.3.21 Desain Form Laporan Pembelian Suku cadang ... 86
3.3.21 Desain Form Laporan Pendapatan Mekanik ... 87
3.3.22 Desain Form Laporan Stok Suku Cadang ... 87
3.3.23 Desain Form Laporan Transaksi Service ... 88
3.3.24 Desain Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 88
3.4 Desain Uji Sistem ... 89
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 100
4.1 Implementasi ... 100
4.2 Kebutuhan Sistem ... 100
4.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 100
4.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 101
4.2 Implementasi Sistem ... 102
4.2.1 Form Login ... 102
4.2.2 Form Master Customer ... 102
xiii
4.2.5 Form Master Jenis Motor ... 104
4.2.6 Form Master Merk Motor ... 105
4.2.7 Form Master Motor ... 106
4.2.8 Form Master Jenis Suku Cadang ... 106
4.2.9 Form Master Merk Suku Cadang ... 107
4.2.10 Form Master Suku Cadang ... 108
4.2.11 Form Master Suku Cadang Service... 108
4.2.12 Form Master Service ... 109
4.2.13 Form Master Tipe Service ... 110
4.2.14 Form Perbaikan ... 110
4.2.15 Form Penjualan ... 112
4.2.16 Form Pembelian ... 113
4.2.17 Form Pembayaran ... 113
4.2.18 Form Laporan Penjualan Per Periode ... 114
4.2.19 Form Laporan Penjualan Per Suku Cadang ... 115
4.2.20 Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 116
4.2.21 Form Laporan Stok Suku Cadang ... 117
4.2.22 Form Laporan Pendapatan Mekanik/Transaksi Service ... 117
4.2.23 Form Laporan Pembelian Suku Cadang ... 118
4.3 Uji Coba dan Evaluasi ... 118
4.3.1 Uji Coba ... 119
4.3.2 Evaluasi ... 148
BAB V PENUTUP ... 150
xv
Halaman
Gambar 2.1 Model Pengembangan Waterfall ... 14
Gambar 3.1 Workflow Proses Bisnis Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 25
Gambar 3.2 Document flow Proses Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 26
Gambar 3.3 Desain Arsitektur Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Berbasis Desktop ... 29
Gambar 3.4 Diagram IPO (Input Proses Output) Aplikasi Pencatatan Penjualan dan Jasa Service Motor Berbasis Desktop ... 31
Gambar 3.5 System Flow Proses Pembuatan Customer ... 36
Gambar 3.6 System Flow Proses Pembuatan Master Mekanik ... 37
Gambar 3.7 System Flow Proses Pembuatan Master Supplier ... 38
Gambar 3.8 System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Suku Cadang ... 39
Gambar 3.9 System Flow Proses Pembuatan Master Merk Suku Cadang ... 40
Gambar 3.10 System Flow Proses Pembuatan Master Suku Cadang ... 41
Gambar 3.11 System Flow Proses Pembuatan Master Tipe Service ... 42
Gambar 3.12 System Flow Proses Master Jenis Motor ... 43
Gambar 3.13 System Flow Master Merk Motor ... 44
Gambar 3.14 System Flow Master Motor ... 45
Gambar 3.15 System Flow Master Service ... 46
xvi
Gambar 3.18 System Flow Proses Transaksi Penjualan ... 49
Gambar 3.19 System Flow Proses Transaksi Pembelian ... 50
Gambar 3.20 System Flow Proses Pembayaran Perbaikan ... 51
Gambar 3.21 Context Diagram Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 52
Gambar 3.22 Diagram Berjenjang Sistem Pencatatan Penjualan Suku Cadang .. 54
Gambar 3.23 DFD Level 0 Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 56
Gambar 3.24 DFD Level 1 Mengelola Data Master ... 58
Gambar 3.25 DFD Level 1 Mengelola Data Transaksi ... 60
Gambar 3.26 CDM Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 62
Gambar 3.27 PDM Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor ... 64
Gambar 3.28 Desain Form Login ... 76
Gambar 3.29 Desain Form Menu Service Advisor ... 76
Gambar 3.30 Desain Form Menu Manager ... 77
Gambar 3.31 Desain Form Master Customer ... 77
Gambar 3.32 Desain Form Master Mekanik ... 78
Gambar 3.33 Desain Form Master Supplier ... 78
Gambar 3.34 Desain Form Master Jenis Suku Cadang ... 79
xvii
Gambar 3.37 Desain Form Master Jenis Motor ... 80
Gambar 3.38 Desain Form Master Merk Motor ... 81
Gambar 3.39 Desain Form Master Motor ... 81
Gambar 3.40 Desain Form Master Tipe Service ... 82
Gambar 3.41 Desain Form Master Suku Cadang Service ... 82
Gambar 3.42 Desain Form Master Service ... 83
Gambar 3.43 Desain Form Transaksi Perbaikan ... 84
Gambar 3.44 Desain Form Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 84
Gambar 3.45 Desain Form Transaksi Pembelian Suku Cadang ... 85
Gambar 3.46 Desain Form Laporan Penjualan Suku Cadang ... 85
Gambar 3.47 Desain Form Laporan Penjualan Per Periode ... 86
Gambar 3.48 Desain Form Laporan Pembelian Suku Cadang ... 86
Gambar 3.49 Desain Form Laporan Pendapatan Mekanik ... 87
Gambar 3.50 Desain Form Laporan Stok Suku Cadang ... 87
Gambar 3.51 Desain Form Laporan Transaksi Service ... 88
Gambar 3.52 Desain Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 89
Gambar 4.1 Form Login ... 102
Gambar 4.2 Form Master Customer ... 103
Gambar 4.3 Form Master Mekanik ... 103
Gambar 4.4 Form Master Supplier ... 104
Gambar 4.5 Form Master Jenis Motor ... 105
xviii
Gambar 4.8 Form Master Jenis Jenis Suku Cadang ... 107
Gambar 4.9 Form Master Merk Suku Cadang ... 107
Gambar 4.10 Form Master Suku Cadang ... 108
Gambar 4.11 Form Master Suku Cadang Service ... 109
Gambar 4.12 Form Master Service ... 109
Gambar 4.13 Form Master Tipe Service ... 110
Gambar 4.14 Form Perbaikan ... 111
Gambar 4.15 Surat Perintah Kerja ... 111
Gambar 4.16 Form Penjualan ... 112
Gambar 4.17 Form Bukti Pembayaran Penjualan ... 112
Gambar 4.18 Form Pembelian ... 113
Gambar 4.19 Form Pembayaran ... 114
Gambar 4.20 Form Laporan Bukti Pembayaran ... 114
Gambar 4.21 Form Laporan Penjualan Per Periode ... 115
Gambar 4.22 Form Laporan Penjualan Per Suku Cadang ... 116
Gambar 4.23 Form Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang ... 116
Gambar 4.24 Form Laporan Stok Suku Cadang ... 117
Gambar 4.25 Form Laporan Pendapatan Mekanik/Transaksi Service ... 118
Gambar 4.26 Form Laporan Pembelian Suku Cadang ... 118
Gambar 4.27 Form Uji Coba Login ... 120
Gambar 4.28 Form Menu Utama ... 120
xix
Gambar 4.31 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 122
Gambar 4.32 Pemberitahuan Nama Customer Belum diisi ... 122
Gambar 4.33 Uji Coba Master Mekanik ... 123
Gambar 4.34 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 123
Gambar 4.35 Pemberitahuan Nama Mekanik Belum diisi ... 123
Gambar 4.36 Uji Coba Master Supplier ... 124
Gambar 4.37 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 124
Gambar 4.38 Pemberitahuan Nama Supplier Belum diisi ... 125
Gambar 4.39 Uji Coba Master Merk Motor ... 126
Gambar 4.40 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 126
Gambar 4.41 Pemberitahuan Nama Merk Motor Belum diisi ... 126
Gambar 4.42 Uji Coba Master Jenis Motor ... 127
Gambar 4.43 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 127
Gambar 4.44 Pemberitahuan Nama Jenis Motor Belum diisi ... 128
Gambar 4.45 Uji Coba Master Motor ... 129
Gambar 4.46 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 129
Gambar 4.47 Pemberitahuan No Polisi Belum diisi ... 129
Gambar 4.48 Uji Coba Master Merk Suku Cadang ... 130
Gambar 4.49 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 130
Gambar 4.50 Pemberitahuan Nama Merk Suku Cadang Belum diisi ... 131
Gambar 4.51 Uji Coba Master Jenis Suku Cadang ... 132
xx
Gambar 4.54 Uji Coba Master Suku Cadang ... 133
Gambar 4.55 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 134
Gambar 4.56 Pemberitahuan Nama Suku Cadang Belum diisi ... 134
Gambar 4.57 Uji Coba Master Suku Cadang Service ... 135
Gambar 4.58 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 135
Gambar 4.59 Pemberitahuan Nama Suku Cadang Service Belum diisi ... 135
Gambar 4.60 Uji Coba Master Service ... 136
Gambar 4.61 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 136
Gambar 4.62 Pemberitahuan Nama Service Belum diisi ... 137
Gambar 4.63 Uji Coba Master Tipe Service ... 138
Gambar 4.64 Pemberitahuan Add Data Sukses ... 138
Gambar 4.65 Pemberitahuan Nama Jenis Tipe Service Belum diisi ... 138
Gambar 4.66 Uji Coba Transaksi Perbaikan Service ... 140
Gambar 4.67 Uji Coba Transaksi Perbaikan Suku Cadang ... 140
Gambar 4.68 Pemberitahuan Entry Perbaikan Sukses ... 141
Gambar 4.69 Informasi Surat perintah Kerja Mekanik ... 141
Gambar 4.70 Pemberitahuan Customer Belum diisi ... 141
Gambar 4.71 Pemberitahuan Qty tidak Valid ... 142
Gambar 4.72 Pemberitahuan Centang Dulu Sebelum Mengisi ... 142
Gambar 4.73 Uji Coba Browse Transaksi Pembayaran ... 143
Gambar 4.74 Informasi Penambahan Service ... 143
xxi
Gambar 4.77 Informasi Bukti Pembayaran ... 144
Gambar 4.78 Uji Coba Form Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 145
Gambar 4.79 Pemberitahuan Simpan Sukses ... 146
Gambar 4.80 Informasi Bukti Penjualan ... 146
Gambar 4.81 Uji Coba Form Browse Supplier ... 147
Gambar 4.82 Uji Coba Form Transaksi Pembelian ... 147
xxii
Halaman
Tabel 3.1 Struktur Tabel Database Customer ... 65
Tabel 3.2 Struktur Tabel Database Pegawai ... 66
Tabel 3.3 Struktur Tabel Database Supplier ... 66
Tabel 3.4 Struktur Tabel Database Jenis Suku Cadang ... 67
Tabel 3.5 Struktur Tabel Database Merk Suku Cadang ... 67
Tabel 3.6 Struktur Tabel Database Suku Cadang ... 68
Tabel 3.7 Struktur Tabel Database Suku Cadang Service ... 68
Tabel 3.8 Struktur Tabel Database Tipe Service ... 69
Tabel 3.9 Struktur Tabel Database Jenis Motor ... 69
Tabel 3.10 Struktur Tabel Database Merk Motor ... 70
Tabel 3.11 Struktur Tabel Database Motor ... 70
Tabel 3.12 Struktur Tabel Database Service... 71
Tabel 3.13 Struktur Tabel Database Transaksi Perbaikan ... 71
Tabel 3.14 Struktur Tabel Database Transaksi Penjualan ... 72
Tabel 3.15 Struktur Tabel Database Transaksi Pembelian ... 72
Tabel 3.16 Struktur Tabel Database Detail Perbaikan Service... 73
Tabel 3.17 Struktur Tabel Database Detail Perbaikan Suku Cadang ... 74
Tabel 3.18 Struktur Tabel Database Detail Penjualan... 74
Tabel 3.19 Struktur Tabel Database Detail Pembelian ... 75
Tabel 4.1 Test Case Login ... 119
xxiii
Tabel 4.4 Test Case Master Supplier ... 124
Tabel 4.5 Test Case Master Merk Motor ... 125
Tabel 4.6 Test Case Master Jenis Motor ... 127
Tabel 4.7 Test Case Master Motor ... 128
Tabel 4.8 Test Case Master Merk Suku Cadang ... 130
Tabel 4.9 Test Case Master Jenis Suku Cadang ... 131
Tabel 4.10 Test Case Master Suku Cadang ... 133
Tabel 4.11 Test Case Master Suku Cadang Service ... 134
Tabel 4.12 Test Case Master Service ... 136
Tabel 4.13 Test Case Master Tipe Service ... 137
Tabel 4.14 Test Case Transaksi Perbaikan ... 139
Tabel 4.15 Test Case Transaksi Pembayaran ... 142
Tabel 4.16 Test Case Transaksi Penjualan Suku Cadang ... 145
1
1.1Latar belakang Masalah
PT. As Motor Sidoarjo merupakan dealer service motor di Jawa Timur
dengan pengalaman 15 tahun sebagai dealer untuk pelayanan jasa service motor
pada area Sidoarjo. Didirikan pada tahun 2000, perusahaan yang semula hanya
mempunyai 2 karyawan, karena semakin berkembangnya perusahaan kini telah
memiliki kurang lebih 10 karyawan. Dengan visi perusahaan "Menjadi
perusahaan jasa service tanpa kembali dengan keluhan", perusahaan PT. As
Motor Sidoarjo berupaya menjadi dealer jasa service motor yang terbaik di
indonesia.
Adapun pelayanan penjualan suku cadang dan pelayanan jasa service
pada PT. As Motor dalam sehari rata-rata sebanyak 15 unit motor yang
melakukan perbaikan, dan rata-rata transaksi penjualan suku cadang mencapai 25
kali transaksi dengan satu transaksi minimal 2 suku cadang. Suku cadang yang
sering keluar adalah oli, piston dan kampas rem. Penjualan oli dengan harga Rp.
39.000,- untuk 1 liter dan Rp. 33.000,- sampai dengan Rp. 35.000- untuk 800 ml.
Rata-rata penjualan oli sekitar 15 item sehingga penjualan oli perhari dapat
mencapai Rp. 600.000,-. Apabila dirata-rata sirkulasi perbaikan dan penjualan
suku cadang dalam satu bulan bisa mencapai 450 unit motor yang melakukan
perbaikan dan penjualan suku cadang mencapai 1.500 suku cadang, rata-rata
Proses bisnis dalam perusahaan saat ini berjalan manual berawal dari
pelanggan datang ke Service Advisor dengan membawa STNK. Service Advisor
mencatat identitas kendaraan dan data pribadi pelanggan yang menghasilkan
form service. STNK dikembalikan kepada pelanggan sedangkan form service
diberikan kepada mekanik dan melakukan service sesuai dengan data form
service tersebut. Apabila terdapat pergantian suku cadang mekanik langsung
mencatat suku cadang tersebut ke dalam form service yang telah disediakan
kolom suku cadang. Setelah melakukan service mekanik memberikan form
service yang telah terdapat pergantian suku cadang maupun tidak kepada Service
Advisor dan Service Advisor membuat form pembayaran untuk pelanggan.
Jumlah suku cadang yang tersedia lebih dari 100 item dan mencakup berbagai
kategori serta merk seperti oli, kampas rem dan piston serta tingkat keramaian
pelanggan dapat mengakibatkan penjualan mengalami kesulitan untuk mengolah
dan menghitung transaksi penjualan. Terkadang bagian Service Advisor melayani
pelanggan dengan kurang teliti maka kemungkinan besar akan terjadi kesalahan
dalam pemasukan data kemudian jika data yang ada cukup banyak maka proses
pemasukan data akan memerlukan waktu 2-3 hari yang berpengaruh pada
keterlambatan pembuatan laporan.
Pihak bengkel masih sering menemui suku cadang hilang karena proses
permintaan suku cadang ke Service Advisor secara langsung tanpa adanya bukti
dari pihak gudang seperti tanda tangan dari pihak Service Advisor dan tidak
adanya bukti secara tertulis bahwa mekanik telah meminta suku cadang dengan
proses tersebut mekanik dapat melakukan kecurangan dengan meminta suku
suku cadang dan pihak perusahaan akan kehilangan suku cadang dalam hal kerja
seorang mekanik pihak bengkel belum mempunyai Standart Operasional
Prosedur (SOP) untuk mekanik.
Mekanik yang seharusnya menangani customer berdasarkan antrian
customer. SPK adalah surat perintah kerja yang berfungsi untuk memberikan
wewenang kepada mekanik dalam menjalankan tugas pokonya, dengan tidak
adanya Surat perintah kerja mekanik terkadang melayani customer yang sudah
dikenal atau sudah berlangganan, dilihat dari sisi customer, customer akan
merasa dirugikan karena proses perbaikan tidak sesuai antrian dilihat dari sisi
mekanik, mekanik yang tidak memiliki pelanggan akan mendapatkan
penghasilan sedikit sedangkan perolehan pendapatan mekanik berasal dari berapa
banyak mekanik itu melayani perbaikan sepeda motor dengan pembagian hasil
20 % untuk bengkel dan 80 % untuk mekanik dari pembagian service yang
ditentukan tidak termasuk suku cadang. Hal ini menyebabkan mekanik lain
mengalami kekosongan waktu dengan tidak meratanya pekerjaan mekanik itu
sendiri bisa mempengaruhi kelangsungan jasa service dan perkembangan
bengkel, dalam melakukan pengadaan suku cadang, Service Advisor juga
mengalami kesulitan untuk mngetahui kapan melakukan pembelian suku cadang
berdasarkan kondisi stok yang ada, dampaknya Service Advisor tidak mengetahui
secara jelas kapan suku cadang akan di order, hal ini menyebabkan stok suku
cadang sering sold out.
Berdasarkan permasalahan yang telah disebutkan diatas, perlu adanya
suatu sistem yang dapat memperkecil tingkat kesalahan dalam pemasukan data
hambatan dalam pelayanan jasa service dan penjualan suku cadang pada PT. As
Motor Sidoarjo. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan bisnis
yang semakin maju yang difasilitasi oleh aplikasi berbasis komputer dimana
aplikasi berbasis komputer bisa mendukung kinerja dalam proses bisnis
perusahaan, maka diperlukan aplikasi berbasis komputer untuk membantu kinerja
PT. As Motor dalam proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service
motor dimana aplikasi komputer berbasis desktop dirasa tepat untuk membantu
proses bisnis agar menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan menggunakan
aplikasi yang dibuat, diharapkan Service Advisor dapat mengetahui secara jelas
histori transaksi service motor, histori transaksi penjualan suku cadang, histori
transaksi pembelian suku cadang dalam bentuk laporan. Selain itu Service
Advisor juga secara jelas dapat mengetahui informasi pembagian hasil
pendapatan mekanik dan bengkel pada saat ada transaksi service.
Aplikasi yang dibuat juga dapat menyajikan informasi laporan untuk
manajer. Oleh karena itu penulis akan membuat penelitian berjudul Rancang
Bangun Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor.
Harapan manager dengan adanya aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan
jasa service motor bias mengotomasi interaksi internal antara service advisor,
mekanik, customer, dimana service advisor bisa langsung mengetahui stok suku
cadang yang ada, memudahkan service advisor dalam melakukan identifikasi
kerusakan kendaraan customer agar mekanik juga melakukan pekerjaan sesuai
identifikasi kerusakan, aplikasi juga bisa membantu service advisor dalam proses
perhitungan penjualan serta membantu meminimalisir kehilangan suku cadang
cadang, serta manager juga bisa memantau hasil pembelian dan penjualan suku
cadang yang berupa laporan pembelian, laporan penjualan suku cadang, laporan
sirkulasi penjualan suku cadang, laporan stok suku cadang, laporan penjualan per
suku cadang.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan
dalam Tugas Akhir ini adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi
pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service motor pada PT. AS Motor
Sidoarjo.
1.3Batasan Masalah
Berdasarkan penyusunan Tugas Akhir ini pembatasan masalah
diperlukan guna mencegah tidak melebarnya masalah yang diteliti sehingga fokus
penelitian tetap terjaga dan memudahkan dalam perancangan sistem yang dibuat.
Batasan masalah tersebut antara lain :
1. Aplikasi yang dibuat hanya membuat sistem manajemen bengkel meliputi
pencatatan penjualan suku cadang, pengelolaan jasa service motor.
2. Aplikasi yang dibuat tidak membahas kepuasan pelanggan.
3. Aplikasi yang dibuat hanya membahas tentang data pengadaan/pembelian
suku cadang.
4. Aplikasi yang dibuat hanya membahas laporan keuangan pendapatan
1.4Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari
penyusunan Tugas Akhir ini adalah merancang aplikasi pencatatan
penjualan suku cadang dan jasa service motor pada PT. As Motor
Sidoarjo untuk membantu pengendalian penjualan suku cadang dan jasa
service motor berbasis desktop.
1.5Manfaat
Adapun manfaat dari aplikasi yang nantinya dibangun untuk membantu pihak
bengkel dalam mengelolah jasa service, pencatatan penjualan suku cadang motor.
Sehingga diharapkan nantinya memudahkan proses bisnis yang ada pada PT. As
Motor Sidoarjo.
1.6 Sistematika Penulisan
Secara garis besar sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai
berikut.
Bab I : Pendahuluan
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang
permasalahan yang terjadi, perumusan masalah yang didapat dari
latar belakang, batasan masalah, tujuan dilakukannya penelitian,
manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder atau perusahaan,
Bab II : Landasan Teori
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai teori yang mendukung
sistem penjualan dan metode Systems Development Life Cycle
(SDLC) Waterfall.
Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem
Pada bab ini akan menjelaskan bagaimana awal proses penelitian ini
dilakukan sehingga menghasilkan sebuah perancangan yang
diperoleh melalui beberapa tahapan seperti, pengumpulan data,
identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi
permasalahan yang diberikan, sampai dengan perancangan sistem,
seperti document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD
baik berupa conceptual data model maupun physical data model,
struktur basis data, dan interface dari aplikasi yang dirancang dan
dibangun.
Bab IV : Implementasi dan Evaluasi
Pada bab akan menjelaskan mengenai implementasi program atau
aplikasi yang dirancang dan dibangun, berdasarkan hasil analisis
hingga perancangan dan akan dilakukan uji coba fungsional maupun
non fungsional terhadap aplikasi yang dibangun. Tahap akhir adalah
Bab V : Penutup
Pada bab terakhir yaitu bab penutup ini akan dijelaskan mengenai
kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan ini, yaitu
hasil dari evaluasi, serta saran terkait dengan sistem yang
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Bengkel
Sistem manajemen bengkel yang baik diawali dengan pencatatan
sederhana yang teratur, rapi, sistematis, serta aktual. Dari pencatatan sederhana
tersebut kemudian dilakukan sejumlah analisis yang hasilnya akan mempengaruhi
ritme atau proses kerja dari unit yang lain.
Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional dalam bengkel
mulai dari sejak konsumen datang membawa kendaraannya, sampai pada
selesainya kendaraan dilakukan serah terima kembali ketangan konsumen memuat
rangkaian kejadian yang terlupakan oleh konsumen, yang harus dijaga
kualitasnya, sehingga kesan puas justru tertanam dalam benak pelanggan anda
(Utomo.2010).
Berikut ini adalah contoh alur proses bisnis standar yang ada dibengkel :
1. Proses pelayanan dimulai ketika pelanggan datang ke bengkel dengan
membawa kendaraan miliknya yang ingin diperbaiki.
2. Service Advisor (SA) akan menyambut pelanggan lalu menanyakan dan
memeriksa keluhan-keluhan kerusakan dari si pelanggan. SA kemudian
memperkirakan apakah itu perlu diperbaiki atau cukup dilakukan pengecekan
saja.
3. Jika terdapat kerusakan bodi, SA menanyakan apakah kendaraan pelanggan
tersebut diasuransikan atau tidak.
4. Apabila pelanggan sudah setuju dengan estimasi harga yang ditawarkan maka
untuk pelanggan, satu untuk SA, satu untuk montir) sehingga kendaraan
tersebut dapat segera dikerjakan.
5. Setelah acuan kerja tersebut keluar maka tanggung jawab perbaikan kendaraan
diserahkan kepada mekanik dan SA.
6. Jika hasil pekerjaan telah selesai maka akan dibuatkan laporan dari
perbaikanyang telah dilakukan dan data waktu perbaikan.
7. Apabila proses pekerjaan perbaikan telah selesai maka kendaraaan akan
diserahkan kepada SA untuk diinformasikan kepada pelanggan.
Sebuah bengkel melakukan pencatatan berapa jumlah pelanggan perhari
dan apa saja transaksi yanng dilakukan. Catatan tersebut dapat menjelaskan
seberapa besar potensi pasar yang berhasil dikerjakan per harinya, onderdil apa
saja yang serig mereka beli, jasa service apa saja yang sering mereka minta, serta
mengapa hanya jasa service tersebut yang meraka minta, hal ini akan berkaitan
dengan onderdil apa saja yang sebaiknya dipasok dalam jumlah banyak. Selain
itu, apa saja yang boleh dipasok dalam jumlah sedikit dan berapa bulan sekali
harus melakukan pengadaan baru sebelum pasokan yang lama benar-benar habis.
Hal tersebut dapat dilihat dari pencatatan stok yang baik.
2.2 Penjualan
2.2.1 Pengertian Penjualan
Definisi penjualan menurut Mulyadi (2008:202), “Penjualan merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan
harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan
penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan
sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta
suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik
konsumen sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan.
2.2.2 Jenis Penjualan
Menurut Martin, dkk (2006), penjualan dapat dibedakan dan
diidentifikasikan dari perusahaannya, antara lain:
1. Penjualan Langsung, yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier
dan langsung dikirim ke pelanggan.
2. Penjualan Stok Gudang, yaitu penjualan barang dari stok yang telah tersedia di
gudang.
3. Penjualan Kombinasi, yaitu penjualan dengan mengambil barang yang
sebagian dari supplier dan sebagian dari stok yang tersedia di gudang.
2.2.3 Sistem Penjualan
Sistem Penjualan adalah sekelompok unsur atau bagian yang saling
berhubungan dan berfungsi secara bersama-sama sesuai tugas masing-masing
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Mc Leod (2005), sistem
penjualan adalah suatu proses yang saling mendukung dalam usahanya untuk
memenuhi kebutuhan pembeli dan bersama-sama mendapatkan kepuasan dan
keuntungan.
Berikut contoh beberapa unsur atau bagian dalam sistem penjualan
barang pada suatu perusahaan:
1. Bagian Penjualan
2. Bagian Gudang
Untuk elemen atau bagian dalam sistem penjualan dari masing
perusahaan mungkin tidak akan sama. Hal ini disebabkan karena kebutuhan
informasi yang berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya.
Tujuan sistem penjualan adalah:
1. Mencatat dan mengkonfirmasi order penjualan dengan cepat dan akurat.
2. Memastikan bahwa perusahaan menjual kepada konsumen yang memang
layak menerima kredit (sehingga tidak ada kredit macet).
3. Memastikan bahwa konsumen menerima kiriman produk dan jasa tepat
waktu, sesuai yang dijanjikan.
4. Menagih tepat waktu dan akurat, sehingga perputaran kas lebih cepat.
5. Mencatat dan mengelompokkan transaksi keuangan secara cepat dan akurat
(ke dalam jurnal maupun ke buku besar).
6. Memastikan keamanan aset perusahaan (barang dagangan maupun kas dari
penjualan).
2.3 Pengertian Suku Cadang
Suku cadang atau yang disebut sparepart biasanya tidak selalu tersedia
secara siap ada dipasaran melainkan sangat terbatas keberadaanya. Suku cadang
ini merupakan alat penunjang mesin-mesin yang di gunakan untuk memproduksi
suatu produk sehingga suku cadang mempunyai peranan yang sangat vital bagi
kelangsungan proses produksi disetiap perusahaan manufaktur.
Definisi Suku Cadang (Sparepart) Menurut Indrajit, dkk. (2006), dalam
bukunya manajemen persediaan menyatakan definisi suku cadang adalah sebagai
berikut: “Suku cadang atau sparepart adalah suatu alat yang mendukung
produksi”. Berdasarkan definisi diatas, suku cadang merupakan faktor utama yang
menentukan jalannya proses produksi dalam suatu perusahaan. Sehingga dapat
dikatakan suku cadang ini mempunyai peranan yang cukup besar dalam
serangkaian aktivitas perusahaan.
Klasifikasi Suku Cadang (Sparepart) Menurut penggunaanya, suku
cadang dapat dibagi menjadi tiga jenis. Menurut Indrajit, dkk. (2006),
mengklasifikasikan suku cadang ke dalam beberapa jenis yaitu:
1. Suku cadang habis pakai (consumable parts) Suku cadang jenis ini adalah
suku cadang untuk pemakaian biasa, yaitu yang akan aus dan rusak,
kerusakan suku cadang ini dapat terjadi sewaktu-waktu. Oleh karena itu,
pengaturan persediaannya haruslah sedemikian rupa sehingga sewaktu-waktu
diperlukan haruslah selalu tersedia, atau dapat diadakan dalam waktu singkat
sehingga tidak mengganggu jalannya peralatan.
2. Suku cadang pengganti (replacement parts) Suku cadang jenis ini adalah
suku cadang yang penggantiannya biasanya dilakukan pada waktu overhaul,
yaitu pada waktu diadakan perbaikan besar-besaran. Waktu overhaul ini
biasanya dapat dijadwalkan sesuai dengan rekomondasi pabrik pembuat
peralatan tersebut. Selain waktu overhaul yang dapat dijadwalkan, suku
cadang yang perlu diganti dapat juga diperkirakan dengan cukup akurat. Oleh
karena itu, biasanya jenis suku cadang ini tidak disimpan dalam persediaan,
kecuali untuk peralatan vital.
3. Suku cadang jaminan (insurance parts) Suku cadang jenis ini adalah suku
cadang yang biasanya tidak pernah rusak, tetapi dapat rusak, dan apabila
rusak dapat menghentikan operasi dan produksi. Suku cadang jaminan ini
2.4 Metode Pengembangan SDLC (Systems Development Life Cycle)
Menurut Pressman (2015), nama lain dari Model Waterfall adalah Model
Air Terjun dan kadang dinamakan siklus hidup klasik (classic life cyle), dimana
hal ini menyiratkan pendekatan yang sistematis dan berurutan (sekuensial) pada
pengembangan perangkat lunak. Pengembangan perangkat lunak dimulai dari
spesifikasi kebutuhan pengguna dan berlanjut melalui tahapan-tahapan
perencanaan (planning), pemodelan (modelling), konstruksi (construction), serta
penyerahan sistem perangkat lunak ke para pelanggan/pengguna (deployment),
yang diakhiri dengan dukungan berkelanjutan pada perangkat lunak yang
dihasilkan.
Gambar 2.1 Model pengembangan Waterfall (Pressman, 2015)
Gambar 2.1 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.
Model ini disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus
menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,
Pressman (2015) memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan
tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya.
Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software
dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap Communication, Planning,
Modeling, Construction, dan Deployment.
Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam
Model Waterfall menurut Pressman (2015) :
a. Communication
Langkah pertama diawali dengan komunikasi kepada konsumen/pengguna.
Langkah awal ini merupakan langkah penting karena menyangkut
pengumpulan informasi tentang kebutuhan konsumen/pengguna.
b. Planning
Setelah proses communication ini, kemudian menetapkan rencana untuk
pengerjaan software yang meliputi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan,
risiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, hasil yang akan dibuat,
dan jadwal pengerjaan.
c. Modeling
Pada proses modeling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.
Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software,
representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural.
d. Construction
Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding
atau pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa
dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang
diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam
mengerjakan suatu software, artinya penggunaan komputer akan
dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah
menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian
bisa diperbaiki.
e. Deployment
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau
sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang
sudah jadi akan digunakan user. Kemudian software yang telah dibuat harus
dilakukan pemeliharaan secara berkala.
2.5 Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang pertama perlu
harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak, adalah jenis
dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses. Keseluruhan proses
tersebut dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat
lunak (Jogiyanto, 2008).
2.6 Analisis dan Desain Perangkat Lunak
Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud,
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria,
menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau
tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap
selanjutnya, dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang
harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.
2.7 Konstruksi Perangkat Lunak
Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi
yang lengkap melalui tahapan coding atau pengkodean termasuk bagaimana,
membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan
berkas atau file pengujian, pengodean pengompilasian, memperbaiki dan
membersihkan program serta melakukan peminjaman pengujian. Construction ini
memiliki beberapa tahapan secara umum.
Desain implementasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang
digunakan, kualitas dari implementasi yang dilakukan, proses pengetesan dan
integritas, dalam proses pengimplementasian penelitian ini, digunakan bahasa
a. Microsoft Visual Studio
Visual Basic .NET 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang
tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Visual Studio 2010 yang sering
juga disebut dengan VB .Net 2010 selain disebut dengan bahasa pemrograman,
juga sering disebut sebagai sarana (tools) untuk menghasilkan program-progam
aplikasi berbasiskan windows/desktop. Beberapa kemampuan atau manfaat dari
Visual Studio 2010 diantaranya seperti :
1. Untuk membuat program aplikasi berbasiskan windows.
2. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti, misalnya : kontrol
ActiveX, file Help, aplikasi Internet dan sebagainya.
3. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program berakhiran EXE
yang bersifat executable atau dapat langsung dijalankan.
Bahasa Visual Studio cukup sederhana dan menggunakan kata-kata bahasa
Inggris yang umum digunakan. Jadi kita tidak perlu lagi menghafalkan
sintaks-sintaks maupun format-format bahasa yang bermacam-macam, di dalam Visual
Basic semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang tinggal diambil
sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sarana pengembangannya yang bersifat
visual memudahkan kita untuk mengembangkan aplikasi berbasiskan Windows,
bersifat mouse-driven (digerakkan dengan mouse) dan berdaya guna tinggi
(Darmayuda, 2009).
b. Sybase Power Designer
Sybase Power Designer adalah sebuah software pemodelan yang memiliki
banyak fungsi diantaranya adalah untuk merancang serta memanage
database.Sangat cocok untuk database yang berukuran besar serta memiliki
Sybase Power Designer memiliki beberapa keuntungan sebagai berikut
jika dibandingkan dengan menggunakan cara manual atau menggunakan aplikasi
pembantu dari vendor, yaitu:
1. Desain database mayoritas menggunakan interface berupa tampilan grafik, hal
ini berarti orang yang tidak mengerti bahasa SQL juga bisa menggunakan
software ini untuk membuat database dengan berbagai macam tingkat
kesulitan.
2. Database dapat diciptakan independen dari RDBMS, Sybase tidak bergantung
pada vendor tertentu saja untuk mengimplementasikan design database yang
telah dibuat pada RDBMS seperti MySQL, Oracle, atau Microsoft SQL Server.
Sybase dapat mengkonstruksikan database yang telah kita buat dalam berbagai
macam RDBMS, bahkan RDBMS yang jarang kita dengar juga didukung oleh
Sybase.
3. Migrasi database menjadi mudah, hal ini dikarenakan Sybase mempunyai fitur
untuk mengkoneksikan diri dengan berbagai macam RDBMS seperti Oracle,
MySQL, dan Microsoft SQL Server untuk mengkonstruksikan database yang
telah didesain pada Sybase.
4. Hampir tidak memerlukan pengetahuan mengenai bahasa SQL, semuanya
dilakukan dengan klik sana sini di Sybase, namun begitu kita dapat melihat
hasil output SQL dari design database yang sudah kita buat
Sybase Power Designer cocok untuk digunakan pada saat kita
membutuhkan design database yang kuat dan fleksibel dan membutuhkan waktu
c. Microsoft SQL Server
SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Query utamanya adalah Transact-SQL yang
merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh
Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang
memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian
berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Adapun
perkembangan SQL Server dimulai dari SQL Server 2000, SQL Server 2005,
SQL Server 2008.
Pada tahap ini penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2008 karena
selain menjadi pendukung pembuatan database dari aplikasi pencatatan penjualan
suku cadang dan jasa service. Microsoft SQL Server 2008 juga mempunyai
keunggulan sebagai failover, clustering, mirroring database, pengiriman log atau
replikasi serta sudah terdapat kompresi dan enkripsi data transparan, sehingga kita
tidak perlu lagi untuk memodifikasi program dalam mengenkripsi data. SQL
Server 2008 juga memiliki sistem kontrol akses yang lebih efisien. SQL Server
2008 ini sendiri juga terintegrasi dengan beberapa produk Microsoft.
2.8 Uji Coba Perangkat Lunak
Uji coba perangkat lunak meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah
laku sebuah perangkat lunak yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba.
Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada perangkat
lunak agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya.
Untuk uji coba perangkat lunak, yang pertama kali diperhatikan adalah
mengenai terminologi dari uji coba terkait, kunci masalah dari uji coba, dan
hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam perangkat lunak
tersebut. Kedua, yang perlu diperhatikan adalah tingkatan dari uji coba. Di
dalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan dari uji coba tersebut.
Ketiga, yang perlu diperhatikan adalah teknik dari uji coba. Di dalamnya meliputi
uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh
teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan
kesalahan, teknik berdasarkan penggunaan, dan teknik dasar yang relatif
tergantung dari aplikasi tersebut. Keempat, yang perlu diperhatikan adalah
pengukuran dari uji coba terkait. Di dalamnya dijelaskan bahwa pengukuran
tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi
ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. Kelima, yang
perlu diperhatikan adalah proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang
pertimbangan praktis dan aktifitas uji coba.
Untuk penelitian ini, akan dilakukan pengujian black box terhadap
perangkat lunak yang dibuat. Menurut Pressman (2002: 532), pengujian black box
adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan.
Menurut Pressman (2002: 577), teknik pengujian black box adalah yang paling
lazim selama integrasi. Pengujian black box digunakan untuk memperlihatkan
bahwa fungsi – fungsi perangkat lunak adalah operasional bahwa input diterima
22
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk menganalisis sistem yang ada atau yang
berjalan pada PT. As Motor saat ini, meliputi proses penjualan suku cadang, jasa
service, proses pengecekan stok suku cadang di gudang. Hal tersebut bertujuan
untuk memperoleh gambaran proses yang ada pada PT. As Motor dan
kelemahan-kelemahan atau kendala-kendala yang ada pada PT. As Motor.
Analisis sistem ini akan dilakukan identifikasi masalah dan analisis permasalahan
yang ada, kemudian akan dilakukan analisis kebutuhan dan selanjutnya akan
dilakukan perancangan sistem sebagai solusi permasalahan tersebut.
3.1.1 Identifikasi Masalah
Proses bisnis dalam perusahaan sait ini masih berjalan manual berawal
dari customer datang dengan memberikan data identitas, STNK, data keluhan
kepada service advisor kemudian service advisor mencatat data identitas, STNK,
dan data keluhan kedalam form service kemudian form service diberikan kepada
mekanik dimana mekanik langsung mengerjakan atau melakukan pengecekan
kerusakan motor, setelah itu mekanik akan memberikan informasi apakah suku
cadang yang rusak diganti atau tidak jika ya mekanik menginformasikan kepada
service advisor untuk mengambilkan suku cadang dalam waktu bersamaan service
advisor juga menginformasikan terlebih dahulu kepada customer apakah suku
mencatat suku cadang diperlukan dan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan
kembali proses perbaikan setelah proses perbaikan selesai mekanik memberikan
informasi kepada service advisor bahwa perbaikan selesai dengan menyertakan
form service kemudian service advisor membuatkan nota pembayaran perbaikan
yang diberikan kepada customer sampai dengan service advisor menerima
pembayaran, setelah proses tersebut service advisor membuat laporan transaksi
penjualan suku cadang dan jasa service motor yang diberikan kepada manager.
3.1.2 Analisis Permasalahan
Permasalahan yang terjadi di PT. As Motor terletak pada proses
pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service yang mencakup interaksi
antara customer, service advisor, dan mekanik pada saat melakukan perbaikan dan
permintaan pergantian suku cadang dan interaksi internal antar bagian pada PT.
As Motor saat ini belum terkomputerisasi dengan baik.
Permasalahan pertama, service advisor tidak bisa langsung mengetahui
stok suku cadang saat melakukan transaksi penjualan karena service advisor tidak
mempunyai petunjuk stok suku cadang yang masih ada atau sudah sold out, hal ini
mengakibatkan service advisor harus mengecek terlebih dahulu ke gudang,
dampaknya customer juga harus menunggu untuk kepastian ada atau tidaknya
stok suku cadang yang ingin dibeli.
Permasalahan kedua, saat service advisor melakukan identifikasi
kerusakan yang ada pada kendaraan customer dimana mekanik tidak melakukan
service sesuai dengan identifikasi kerusakan karena mekanik tidak mempunyai
kerusakan, dampaknya kendaraan yang sedang dalam perbaikan tidak dikerjakan
dengan baik hal ini bisa mempengaruhi kelangsungan perusahaan.
Permasalahan ketiga, tingkat keramaian pelanggan pada saat service
advisor melakukan transaksi penjualan suku cadang dimana pada saat itu transaksi
penjualan dalam satu kali transaksi lebih dari 5 item, dari transaksi penjualan
tersebut service advisor kesulitan untuk mengolah dan menghitung transaksi
penjualan dimana jumlah suku cadang yang ada juga lebih dari 100 item,
dampaknya kemungkinan besar terjadi kesalahan saat pengolahan data.
Permasalahan keempat, saat mekanik melakukan permintaan suku
cadang tanpa adanya bukti dari pihak service advisor, dampaknya suku cadang
yang ada pada perusahaan sering hilang hal ini bisa mempengaruhi kelangsungan
perusahaan.
Permasalan kelima, dalam menagani customer yang sedang melakukan
perbaikan tidak mengacu kepada mekanik yang kosong dan tidak tecatat dengan
baik dimana dalam proses tersebut seharusnya mekanik yang sedang mengerjakan
perbaikan tidak boleh mengerjakan perbaikan terhadap kendaraan customer lain
karena pada saat mekanik melakukan perbaikan disitulah hasil pendapatan
mekanik dimana mekanik mendapat 80% sedangkan untuk perusahaan 20%,
dampak dari hal tersebut mekanik satu dengan mekanik yang lain pendapatannya
tidak merata dan bisa mengakibatkan kecemburuan sosial antar mekanik
Berikut adalah proses bisnis saat ini pada PT. As Motor dapat
Customer
Servis Advisor
Mekanik Memberikan data identitas
dan keluhan
Form servis
Form servis berisi keluhan dan data customer Kwitansi pembayaran
Laporan Penyelesaian
Gambar 3.1 Workflow Proses Bisnis Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa
service pada PT. As Motor
Customer datang untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu customer
menyerahkan data identitas dan keluhan kepada service advisor kemudian service
advisor memberikan data keluhan kepada mekanik dimana mekanik langsung
mengerjakan perbaikan tanpa melihat terlebih dahulu petunjuk identifikasi
Document flow proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service
dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Document Flow Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor PT. As Motor
Service Advisor
diri, STNK, Data Keluhan form Suku Cadang dan Jasa
Service Cadang bahwa Setuju
untuk Diganti
Suku cadang yang dibutuhkan Suku cadang yang
dibutuhkan Cadang dan jasa
Service
Laporan Penjualan Suku Cadang dan
Jasa Service
Gambar 3.2 Document flow Proses Pencatatan Penjualan Suku cadang dan Jasa
Sistem manual yang ada berawal dari customer datang dengan
memberikan data identitas, STNK, data keluhan kepada service advisor kemudian
service advisor mencatat data identitas, STNK, dan data keluhan kedalam form
service kemudian form service diberikan kepada mekanik dimana mekanik
langsung mengerjakan atau melakukan pengecekan kerusakan motor, setelah itu
mekanik akan memberikan informasi apakah suku cadang yang rusak diganti atau
tidak jika ya mekanik menginformasikan kepada service advisor untuk
mengambilkan suku cadang dalam waktu bersamaan service advisor juga
menginformasikan terlebih dahulu kepada customer apakah suku cadang yang
dibutuhkan mekanik diganti yang baru jika ya service advisor akan mencatat suku
cadang diperlukan dan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan kembali proses
perbaikan setelah proses perbaikan selesai mekanik memberikan informasi kepada
service advisor bahwa perbaikan selesai dengan menyertakan form service
kemudian service advisor membuatkan nota pembayaran perbaikan yang
diberikan kepada customer sampai dengan service advisor menerima pembayaran,
setelah proses tersebut service advisor membuat laporan transaksi penjualan suku
cadang dan jasa service motor yang diberikan kepada manager.
3.1.3 Analisis Kebutuhan
Dari uraian identifikasi masalah diatas, PT. As Motor mempunyai
masalah pada sistem pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service yang
masih berjalan manual. Interaksi antara customer, service advisor, mekanik dan
manager perlu di otomasi dengan baik, dalam permasalahan ini, maka perusahaan
1. Membantu service advisor dalam proses transaksi penjualan dimana pada saat
transaksi penjualan suku cadang service advisor tidak langsung mengetahui
keadaan stok yang ada karena service advisor tidak mempunyai petunjuk
keadaan stok suku cadang yang ada.
2. Membantu service advisor dalam proses identifikasi kerusakan yang ada pada
kendaraan customer dimana mekanik tidak melakukan service sesuai dengan
identifikasi kerusakan karena mekanik tidak mempunyai petunjuk kerja yang
diberikan oleh service advisor pada saat identifikasi kerusakan.
3. Membantu service advisor melakukan transaksi penjualan suku cadang
dimana pada saat itu transaksi penjualan dalam satu kali transaksi lebih dari 5
item, dari transaksi penjualan tersebut service advisor kesulitan untuk
mengolah dan menghitung transaksi penjualan dimana jumlah suku cadang
yang ada juga lebih dari 100 item.
4. Mengotomasi interaksi antara service advisor, mekanik dan manager dalam
melakukan pencatatan penjualan suku cadang dimana pada saat permintaan
suku cadang tanpa adanya bukti dari pihak service advisor, serta membantu
proses perhitungan pendapatan service untuk mekanik.
5. Membantu menangani customer yang sedang melakukan perbaikan tidak
mengacu pada mekanik yang kosong atau tidak sedang mengerjakan
perbaikan dimana mekanik yang sedang mengerjakan proses perbaikan tidak
boleh mengerjakan proses perbaikan kendaraan customer lain.
6. Memberikan informasi untuk manager dari data yang berhubungan dengan
proses pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service berupa laporan
suku cadang, laporan stok suku cadang, laporan pendapatan service
per-mekanik.
3.2 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, dapat dirancang sebuah solusi
model pengembangan sistem yang akan menjadi dasar dalam perancangan sistem
selanjutnya. Secara umum model pengembangan tersebut digambarkan dalam
desain arsitektur pada Gambar 3.3 dan IPO (Input Proses Output) diagram pada
Gambar 3.4.
Customer
Manager Database Server
Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan Jasa Service Motor Berbasis Desktop
1. Data Keluhan
2. STNK 1. Lap. Penjualan Per Periode 2. Lap. Penjualan Per Jenis Suku Cadng 3. Lap. Transaksi Service dan Pendapatan Mekanik
4. Lap. Pembeilan Suku Cadang 5. Lap. Sirkulasi Penjualan Suku Cadang
6. Lap. Stok Suku Cadang
1. Data Customer 2. Data Merk Motor 3. Data Jenis Motor 4. No. Plat 5. Data Keluhan 6. Tipe Service 7. Nama Mekanik 8. Suku cadang Service
Mekanik
Gambar 3.3 Desain Arsitektur Aplikasi Pencatatan Penjualan Suku Cadang dan
Desain arsitektur pada gambar 3.3 menjelaskan aliran data atau proses
yang berhubungan antar aktor dari aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan
jasa service yang dibuat dimana customer memberikan data keluhan, STNK
kemudian service advisor menginputkan data keluhan, data customer, data jenis
motor, data merk motor, data tipe service, nama mekanik, suku cadang service,
yang kemudian keluar sebuah Surat perintah kerja untuk mekanik, mekanik juga
memberikan data suku cadang tambahan apabila ada penambahan suku cadang
setelah semua proses selesai service advisor mencetak bukti pembayaran untuk
customer, kemudian manager melihat laporan transaksi service dan pendapatan
mekanik, laporan stok suku cadang, laporan penjualan per periode, laporan
penjualan per jenis, laporan sirkulasi penjualan, dan laporan pembelian suku
Input Proses Output
Pembuatan Data Master oleh Service
Advisor
Pencocokan data
service motor oleh Service Advisor
Pembelian Suku Cadang ke Supplier Faktur
Pembelian
Data Supplier
Laporan Stok Suku Cadang Suku Cadang per
Periode
Gambar 3.4 Diagram IPO (Input Proses Output) Rancang Bangun Aplikasi
Berdasarkan gambar diagram IPO tersebut, maka dapat dijelaskan input,
proses dan output, untuk jelasnya dapat dilihat pada penjelasan berikut:
a. Input
1. Data Customer
Berisi informasi mengenai data customer. Meliputi nama, alamat, no.telp.
2. Data Suku Cadang
Berisi informasi suku cadang yang ada.
3. Data Tipe service
Berisi informasi mengenai data tipe service. Meliputi ringan, sedang, dan berat.
4. Data service
Berisi informasi mengenai data service. Meliputi nama customer, no. plat, jenis motor, merk motor, nama mekanik, dan tipe service
5. Data Mekanik
Berisi informasi mengenai data karyawan. Meliputi nama mekanik,
alamat, no.telp.
6. Data Supplier
Berisi informasi tentang data supplier. Meliputi nama supplier, alamat, no.telp.
b. Proses
1. Proses pembuatan data master oleh Service advisor
Merupakan proses pencatatan data customer, supplier, suku cadang,
service, tipe service, data karyawan.
2. Proses Pembelian Suku cadang
3. Proses Pencocokan Data service Motor
Merupakan proses pencocokan data suku cadang yang keluar pada saat
service.
4. Proses Pembayaran Customer
Merupakan proses pembayaran yang dilakukan oleh customer ke service
advisor.
c. Output
1. Informasi Data Mater Customer
Merupakan informasi data customer.
2. Informasi Data Master Suku Cadang
Merupakan informasi data suku cadang yang ada.
3. Informasi Data Master Tipe service
Merupakan informasi data tipe service yang ada pada bengkel.
4. Informasi Data Master service
Merupakan informasi berupa display yang berisi surat perintah kerja.
5. Informasi Data Master Supplier
Merupakan informasi yang berisi data supplier.
6. Informasi Data Master Mekanik
Merupakan informasi yang berisi data mekanik oleh service advisor.
7. Informasi Transaksi service
Merupakan informasi yang berisi transaksi service dari customer oleh
service advisor.
Merupakan informasi yang berisi transaksi penjualan dari customer oleh
service advisor
9. Informasi Laporan Transaksi Pembelian Suku Cadang
Merupakan informasi yang berisi data pembelian suku cadang oleh
manager.
10.Informasi Bukti Pembayaran service
Merupakan informasi yang berisi data penjualan suku cadang dan service
yang dilakukan oleh customer.
11.Informasi Laporan Transaksi service
Merupakan informasi transaksi service yang dilakukan oleh customer.
12.Informasi Laporan Transaksi Penjualan Suku Cadang
Merupakan informasi dari transaksi penjualan suku cadang.
13.Informasi Laporan Penjualan Suku Cadang Per Periode
Merupakan informasi dari transaksi penjualan Suku Cadang per periode
waktu.
14.Informasi Laporan Sirkulasi Penjualan Suku Cadang
Merupakan informasi dari transaksi penjualan per periode dan per jenis
suku cadang.
15.Informasi Laporan Stok Suku Cadang
Berisi informasi stok suku cadang yang ada.
16.Informasi Laporan Pendapatan service Per Mekanik
Untuk dapat menjalankan sistem yang dibuat diperlukan perangkat keras
dan perangkat lunak dengan spesifikasi tertentu. Adapun kebutuhan perangkat
keras dan perangkat lunak untuk sistem ini adalah sebagai berikut.
A. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki
spesifikasi minimal:
1. Kapasitas Random Access Memory (RAM) 2024 MB.
2. Processor minimal Intel Core 2 Duo.
3. Harddisk minimal berkapasitas 320 Gb.
4. VGA Card 512 MB On Board.
5. Printer untuk mencetak data yang diperlukan.
B. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Daftar kebutuhan perangkat keras untuk pengembangan aplikasi, memiliki
spesifikasi minimal:
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Basic.
2. Visual Basic.
3. Microsoft SQL Server.
3.2.1 System Flow
Merancang aplikasi pencatatan penjualan suku cadang dan jasa service
motor, dikumpulkan beberapa informasi yang diperlukan, perancangan sistem
yang dilakukan dengan cara merancang sistem dan membuat database, pertama
jelasnya dapat dilihat pada penjelasan berikut. System flow aplikasi pencatatan
penjualan suku cadang dan jasa service pada PT. As Motor terdiri dari:
1. System Flow Proses Pembuatan Master Customer
Data Customer
Data Customer
Input Data customer
Simpan Data Customer Start
CUSTOMER
SERVICE ADVISOR
Customer
End System Flow Pembuatan Master Customer
Gambar 3.5 System Flow Data Customer
Service advisor untuk menginputkan nama, alamat, no.telp Customer,
2. System Flow Proses Pembuatan Master Mekanik
MEKANIK
SERVICE ADVISOR
KTP
KTP
Input Data Mekanik
End Start
Simpan Data Mekanik
Pegawai System Flow Pembuatan Master Mekanik
Gambar 3.6 System Flow Proses Pembuatan Master Mekanik
Manager akan menginputkan data mekanik yang berupa nama mekanik,
alamat mekanik, no.telp mekanik. Sistem akan menyimpan data mekanik ke tabel
3. System Flow Proses Pembuatan Master Supplier
SUPPLIER
SERVICE ADVISOR
Data Supplier
Data Supplier
Input Data Supplier Start
Simpan Data Supplier
Supplier
End System Flow Master Supplier
Gambar 3.7 System Flow Proses Pembuatan Master Supplier
Service advisor akan menginputkan data Supplier yang mencakup nama
supplier, alamat supplier, dan nomor telepon supplier. Sistem akan menyimpan
4. System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Suku Cadang
Jenis Suku Cad ang
Jenis Suku Cad ang
Input Data Jenis Suku Cad ang Start
MANAGER
SERVICE ADVISOR
Jenis Suku Cad ang
End
System Flow Form Master Jenis Suku Cadang
Simpan data Jenis Suku
Cad ang
Gambar 3.8 System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Suku Cadang
Jenis suku cadang akan diinputkan oleh service advisor. Sistem akan
5. System Flow Proses Pembuatan Master Merk Suku Cadang
Merk Suku Cadang
Merk Suku Cadang
Input Data Merk Suku Cadang Start
MANAGER
SERVICE ADVISOR
Merk Suku Cadang
End
System Flow Form Master Merk Suku Cadang
Simpan data Merk Suku
Cadang
Gambar 3.9 System Flow Proses Pembuatan Master Merk Suku Cadang
Manager memberikan data merk suku cadang kepada service advisor
untuk diinputkan. Sistem akan menyimpan data merk suku cadang ke tabel merk
6. System Flow Proses Pembuatan Master Suku Cadang
Data Suku Cadang
Data Suku Cadang
Input Data Suku Cadang Start
MANAGER
SERVICE ADVISOR
Suku Cadang
End
System Flow Form Master Suku Cadang
Simpan Data Suku cadang
Jenis Suku Cadang
Merk Suku Cadang
Supplier
Gambar 3.10 System Flow Proses Pembuatan Master Suku Cadang
Manager memberikan data suku cadang kepada service advisor untuk
diinputkan. Meliputi nama suku cadang, nomor part, harga beli, harga jual, stok.
7. System Flow Proses Pembuatan Master Tipe Service
Data Tipe Service
Data Tipe Service
Input Data Tipe Service Start
MANAGER
SERVICE ADVISOR
Tipe Service
End System Flow Form Master Tipe Service
Simpan Data
Tipe Service
Gambar 3.11 System Flow Master Tipe Service
Manager memberikan data tipe service kepada service advisor, kemudian
service advisor akan memasukkan data tipe service. Sistem akan menyimpan data
8. System Flow Proses Pembuatan Master Jenis Motor
Data Jenis Motor
Data Jenis Motor
Input Data Jenis Motor Start
MANAGER
SERVICE ADVISOR
Jenis Motor
End System Flow Form Master Jenis Motor
Simpan Jenis Motor
Gambar 3.12 System Flow Proses Master Jenis Motor
Service advisor akan menginputkan data jenis motor. Sistem akan
