PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA Oleh Nurdin Salmi
1. Pendahuluan
Dengan berkembangnya teknologi informasi, perpustakaan juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan, pendokumentasian, penyimpanan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.
Banyak faktor dan kreteria yang harus dipertimbangkan dalam penerapan teknologi oleh perpustakaan seperti bagaimana teknologi tersebut dapat mengemban tugas kerumah tanggaan sehari-hari perpustakaan, karena teknolgi tersebut harus bisa mengkoper kegiatan antara lain mulai dari pengusulan, pengadaan, pengolahan, pendokumentasian, penyebaran (sirkulasi), dan penyedian Online Public Access Catalogue bagi pemustaka.
2. Pengertian Pengolahan
processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan dari booksuply sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai.
3. Tujuan Pengolahan
Tujuannya agar semua koleksi dapat ditemukan/ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Pengolahan merupakan pekerjaan yang berurutan, mekanis, sistematik dan runtut. Pengolahan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi
4. Prinsip-Prinsip Pengolahan
• mempermudah pengaturan, penataan, dan penempatan
• membantu mempermudah penelusuran (browsing) oleh pemakai • tersedianya sarana penelusuran
• teridentifikasinya semua koleksi dengan rapi dan baik
• terpenuhinya informasi sebagai kelengkapan sumber informasi, seperti label, no panggil kartu buku katalog yang disejajarkan menurut sistem tertentu
• konsisten
5. Pengolahan atau Processing
mempermudahkan pekerjaan ini maka diperlukan komputerisasi dalam melaksanakannya.
Dengan komputerisasi maka sebagian pekerjaan yang secara manual harus dilakukan, tidak perlu dilakukan lagi karena pekerjaan tersebut sudah dapat digantikan atau dilakukan dengan komputer. Dalam komputerisasi pengolahan bahan pustaka, pekerjaan yang paling terpenting adalah input data. Input data harus benar-benar akurat, karena data-data inilah yang nantinya akan dipakai dalam kegiatan sirkulasi dan penelusuran. Dari data yang telah diinputkan ini maka akan diolah oleh komputer untuk berbagai keperluan.
5.1 Registrasi
Mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi,
sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti tahun, pengarang, judul, jumlah eksemplar, harga, dan informasi lain yang dianggap penting
Memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai
bukti miliki perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.
Menyelipkan title tape di halaman tertentu dari buku untuk menghindari
peminjaman dengan tidak melalui prosedure yang benar, ini dilakukan bagi perpustakaan yang mempergunakan sistem pengamanan dengan library securuty system.
Perpustakaan memerlukan katalog untuk menunjukan ketersediaaan koleksi yang dimilikinya. Katalog perpustakaan suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pada dasarnya setiap perpustakaan harus :
Hasil identifikasi bahan pustaka tersebut lazim disebut dengan istilah deskripsi bibliografi yang memberikan sajian ringkas untuk membedakan satu bahan pustaka dari bahan pustaka lain. Pembuatan deskripsi bibliografi pada dasarnya sama untuk semua jenis bahan pustaka
Dalam pengatalogan deskriptif juga ditentukan tajuk entri sebagai titik akses untuk dapat mendekati dari segi bibliografis bahan pustaka tersebut, nama pengarang pada umumnya ditentukan sebagai tajuk entri utama, yaitu tajuk pada entri utama sebagai titik akses pengarang. Jika dikaitkan dengan tujuan katalog, maka adanya titik akses pengarang memungkinkan pengguna untuk:
1) Menemukan bahan pustaka tertentu yang diketahui pengarangnya;
2) Mengetahui karya-karya dari pengarang tertentu yang terdapat dalam koleksi perpustakaan, disamping itu dalam tujuan katalog juga disebutkan bahwa selain melalui pengarang, pengguna harus dapat juga menemukan bahan pustaka dari judul dan subjek.
standar digunakan secara internasional yaitu The Anglo American Cataloging Rules. (AACR).
5.3Klasifikasi
Adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Tujuannya adalah semua subyek yang sama akan diberikan nomor panggil (call number) atas semua informasi menurut sistem tertentu. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek 5.3.1 Tujuan Klasifikasi
(a) Menghasilkan urutan yang berguna
tujuan utama klasifikasi adalah enghasilkan urutan atau susunan bahan pustaka yang berguna bagi staf perpustakaan maupun bagi pemustaka
(b) Penempatan yang tepat
Bila bahan pustaka diperlukan pemustaka yang diinginkan mudah diketemukan serta mudah dikembalikan oleh petugas ke tempat yang pasti sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan.
(c) Penyusunan mekanis
5.3.2 Jenis Kalsifikasi
Perpustakaan di Indonesia pada umumnya untuk mengorganisasi bahan pustaka biasanya berdasarkan kepada pedoman standar Dewey Decimal Classification atau disingkat dengan DDC, ada beberapa pedoman standar yang dipergunakan untuk mengklasifikasi bahan pustaka antara lain:
1. Dewey Decimal Classification (DDC); 2. Universal Decimal Classification (UDC); 3. Library of Congress Classification (LCC); 4. Colon Classification (CC); dan
5. Bibliographic Classification (BC). 5.3.3 Pengindeksan Subjek
Ada dua tahap kegiatan pengindeksan subjek yaitu: (1) analisis subjek dan, (2) deskripsi indeks yang merupakan sajian ringkas dari kandungan isi bahan pustaka dan berfungsi sebagai titik akses subjek. Titik akses subjek dalam katalog dan susunan koleksi bertujuan untuk: (1) menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam koleksi perpustakaan. (2) menunjukkan kaitan antara subjek-subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan. Dalam proses pengindeksan subjek-subjek, pustakawan harus mengetahui dalam subjek apa atau mengenai apa bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu setiap bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan harus di analisis terlebih dahulu mengenai apa atau tentang apa bahan pustaka tersebut. Kegiatan ini disebut dengan istilah analisis subjek.
5.3.4 Tujuan Pengindeksan
Contoh : sebuah buku dengan subyek “Obstetrik (ilmu kebidanan)” dapat ditempatkan secara tetap pada jajaran koleksi mengenai “Obstetrik”. Yang menurut DDC akan diberikan unsur utama kode penyimpanan adalah “618.2”
b) Mengumpulkan semua bahan pustaka yang mememiliki subjek yang sama dalam satu jajaran koleksi, dll.
5.3.5 Indeks Relatif
Daftar istilah yang disusun secara alfabetis dan mengacu pada nomor klas pada bagan klasifikasi, tetapi tidak mengacu kesalah satu nomor yang pasti, tetapi sering juga mengacu ke nomor klas lain sesuai dengan disiplin ilmu yang ada kaitannya dengan istilah tersebut.
6. Klasifikasi Persepuluhan Dewey (DDC)
Sistem klasifikasi yang digunakan oleh kebanyakan perpustakaan terutama di Asia adalah Dewey Decimal Classification atau disingkat DDC. DDC disusun oleh Melvil Dewey (AS) Edisi pertama terbit 1876 sedangkan terbitan terakhir edisi 22 tahun 2003, DDC Edisi 22 terdiri dari 4 volume yang terdiri dari :
Volume 1 : Introduksi dan tabel Volume 2 : Bagan 000-500 Volume 3 : Bagan 600-900
Bila nomor klas suatu subyek telah ditemukan kadang-kadang perlu dicantumkan notasi tambahan dari tabel pembantu, contoh menggunakan table pembantu :
1. Subdivisi standar (tabel 1), untuk menjelaskan tentang bentuk penyajian suatu karya, misal 03-kamus dan ensiklopedi, dll.
2. Subdivisi Wilayah Geograpfi (tabel 2), misal 01-05 periode sejarah dan 5 - Asia, dll.
3. Subdivisi Kesusastraan (tabel 3) misal 1-sajak dan 3-fiksi
4. Subdivisi Tata Bahasa dan Linguistik (tabel 4) misal 01-09 subdivisi standar dan 2-Etimologi
5. Subdivisi kelompok ras, etnik, dan Bangsa misal 1-Amerika utara 6. Subdivisi bahasa (tabel 6) misal 1-Bahasa Indo Eropa dan Jerman
7. Subdivisi Kelompok Orang dan Profesi (tabel 7), misal 2- profesi filsafat dan psikolgi
6.2 Pengorganisasian berdasarkan DDC
Dewy Decimal Classification membagi semua ilmu pengetahuan ke dalam 10 (sepuluh) klas subjek utama dengan notasi 000 sampai dengan 900, yaitu : Golongan Utama Dewey Decimal Classification
1) 000 - 099 Karya-karya Umum 2) 100 - 199 Filsafat dan Psikologi 3) 200 – 299 Agama
6) 500 - 599 Ilmu-ilmu Murni
7) 600 - 699 Teknologi (Ilmu Terapan) 8) 700 - 799 Kesenian
9) 800 - 899 Kesusasteraan
10)900 - 999 Geografi, Biografi, Sejarah 6.3 Ciri-cirinya klasifikasi
a) Klasifikasi untuk tujuan penyimpanan
b) Melakukan pembagian subyek atau ilmu pengetahuan secara hirarkis (dari umum ke khusus)
c) Menggunakan prinsip klasifikasi disiplin, artinya menempatkan klas suatu subjek dikaitkan dengan disiplin ilmu yang membawahinya. d) DDC harus memilih salah satu subjeknya yang paling dominant 7. Katalog dan Klasifikasi
Bentuk katalog perpustakaan mengalami perkembangan dari masa ke masa, terutama bentuk fisiknya. Sebelum katalog online muncul, sudah dikenal berbagai bentuk katalog yang paling umum dipergunakan katalog kartu. Pada umumnya bagian-bagian dari bahan pustaka tersebut ada di dalam katalog apapun bentuknya, informasi deskriptif dari bahan pustaka yang harus diingat dan dimasukan ke dalam katalog antara lain sebagai contoh adalah :
Pengarang : Lawrence Q. Crawley and J.R. Clarke
Judul : Reproduction sex and preparation for marriage. Edisi : Third (3)
Impresum : Tempat terbit : Oxford
Katalog Kartu
No. Panggil
612. 6
Cra CRAWLEY, Lawrence Q.
c Reproduction sex and preparation for marriage/Lawrence Q. Crawley and J.R. Clarke.--3rd.ed.-- Oxford: Clarendon Press, 1986.
464 p.: ilus.; 23 cm.
Bib. : pada setiap bab Ind. : p. 453 - 464 ISBN : 0-19-857639-0
1. REPRODUCTION 2. SEX 3. MARRIAGE I. Clarke, J.R. II. judul
Pengarang Judul
Impresum Kolasi
Tracing Catatan
ISBN
Edisi Tajuk Entri
Contoh Penambahan Notasi (Tabel 1 & 2) Judul : Psikologi Anak di Indonesia Nomor Klas :
155.4 Psikologi anak Catatan : Bib. pada setiap bab
Ind. p. 453 – 464 ISBN : 0-19-857639-0
-09 Sejarah & Geografi (tabel 1) -598 Indonesia (tabel 2)
155.409 598 adalah nomor klas bagi “Psikologi Anak di Indonesia”
8. Kelengkapan koleksi
Setelah bahan pustaka siap dikatalog dan diklasifikasi, selanjutnya bahan pustaka dilengkapi dengan antara lain label punggung, kartu buku, kantong buku, slip tanggal kembali, kartu katalog sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Sedangkan perpustakaan yang sudah mengaplikasikan teknologi informasi (automasi) dalam pengolahan, kelengkapan bahan pustaka tidak sebanyak pengolahan secara manual, yang diperlukan hanya label punggung untuk nomor panggil (penempatan), label barcode untuk nomor akses dan date due slip (slip tanggal pengembalian)
9. Teknologi Informasi (Automasi)
Aplikasi teknologi informasi di perpustakaan meliputi 1). komputer mencakup perangkat lunak dan keras 2). komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada jaringan komputer, baik yang bersifat lokal maupun internasional 3). media penyimpanan dan metode untuk mempresentasikan data, dengan tujuan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan serta menyampaikan informasi.
tanggaan mencakup pada pemesanan dan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial dan manajemen statistic koleksi. Semua kegiatan rutin kerumah tanggaan tidak terlepas dari kegiatan mulai dari pengusulan bahan pustaka yang akan dibeli, pengadaan (acquisition), pengatalogan (catalouging), penyediaan Online Public access catalogue yaitu fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer baik melalui local area network maupun internet, layanan sirkulasi yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
10. Penutup
Daftar Pustaka
Eryono, M. Kaliani, 1999. Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka
Hamakonda, T. 1983. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: Gunung Mulia
Hamakonda, Towa P. 1987. Pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Romi Satria Wahono Teknologi informasi untuk: perpustakaan:perpustakaan digital dan sistem otomasi perpustakaan.
Rowley, Jennifer. 1992. Computer for libraries . Thied ed.. London: Library Association Publishing.
Sjarial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman penyelenggaraan perpustakaan. Jakarta : Djambatan
