PEMBANGUNAN
SISTEM INFORMASI
PENYALURAN BERAS PADA UNIT
PENGOLAHAN GABAH BERAS
(UPGB) JATISARI KARAWANG
KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Studi Teknik Informaika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Azmi Najib Mahfudz
10109218
Reza Jatnika
10109223
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
E1
LAMPIRAN E
F1
LAMPIRAN F
G-1
LAMPIRAN G
G-2
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Azmi Najib Mahfudz
Jenis Kelamin : Laki-laki
Tempat, tanggal lahir : Jeddah, 22 Januari 1991
Kewarganegaraan : Indonesia
Status perkawinan : Belum Nikah
Agama : Islam
Alamat Lengkap : Jl. Suratno GG. Sinarharapan no.38
Rt. 01/03 Kel.Kebonbaru Kec.Kejaksan
Cirebon.
Hp : 087 822 8131 96
E-Mail : azmi_crb@yahoo.com
roxate123@gmail.com
Website : http://www.azmynajib.net
http://www.facebook.com/azmy.mahfoz
PENDIDIKAN FORMAL
1996 – 1999 : SD Pancasila Jeddah, Saudi Arabia
1999 – 2003 : SD Negeri Kebonbaru 5
2003 – 2006 : SMP AL-Irsyad AL-Islamiyah Cirebon
2006 – 2009 : SMK Informatika AL-Irsyad AL-Islamiyah Cirebon
G-3
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Curriculum Vitae
DATA PRIBADI
Nama : Reza Jatnika
Jenis Kelamin : Laki-laki
Tempat, tanggal lahir : Bandung, 6 November 1991
Kewarganegaraan : Indonesia
Status perkawinan : Belum Nikah
Agama : Islam
Alamat Lengkap : Perum bumi taruno permai blok D4
No. 1 Kel. Adiarsa Kec. Kab Karawang Barat
Hp : 0857 213 33045
E-Mail : rezajatinika13@gmail.com
Website : http://www.rezajatnika.com
http://www.twitter.com/reza.jatnika
PENDIDIKAN FORMAL
1996 – 2003 : SD Negeri Adiarsa 16
2003 – 2006 : SMP 3 Karawang
2006 – 2009 : SMA Negeri 3 Karawang
2009 –2008 : Universitas Komputer Indonesia
III
DAFTAR GAMBAR ... VII
DAFTAR LAMPIRAN ... X
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH ... 3
1.3 MAKSUD DAN TUJUAN ... 3
1.4 BATASAN MASALAH ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1Profile Perusahaan ... 8
2.1.1Sejarah Singkat Perusahaan ... 8
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 10
2.1.2.1.Visi Perusahaan ... 10
2.1.2.2.Misi Perusahaan ... 10
2.1.3Struktur Organisasi Perusahaan ... 10
2.1.4Deskripsi Tugas ... 11
2.2Landasan Teori ... 14
2.2.1.Analisa Sistem ... 14
2.2.1.1.Pengertian Sistem ... 14
2.2.1.2.Pengertian Sistem Informasi ... 14
2.2.1.3.Pengertian Inventori ... 15
2.2.1.4.Pengertian Aplikasi ... 15
2.2.2Object Oriented Programming (OOP) ... 15
2.2.3.Pemodelan Data... 18
2.2.4.Analisis Sistem ... 20
2.2.5.Perangkat Lunak Pembangun Sistem ... 23
IV
2.2.4.2.MySQL ( Database ) ... 27
BAB III PEMBAHASAN ... 30
3.1 JADWAL KERJA PRAKTEK ... 30
3.2 CARA / TEKNIKKERJAPRAKTEK ... 30
3.3 DATA HASIL KERJA PRAKTEK ... 30
3.3.1.LingkupPekerjaan ... 30
3.3.2.Analisis Sistem ... 31
3.4 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN ... 31
3.4.1Analisa Dokumen yang sedang berjalan ... 31
3.4.2Analisa Prosedur yang sedang berjalan ... 33
3.4.2.1Analisa Prosedur Pendaftaran Agen ... 33
3.4.2.2Analisa Prosedur Pembelian ... 34
3.4.2.3Analisa Prosedur Rekap Penerimaan Barang ... 35
3.4.2.4Analisa Prosedur Produksi ... 36
3.4.2.5Analisa Prosedur Penjualan ... 36
3.4.2.6Analisa Prosedur Pengiriman ... 37
3.4.3Flowmap ... 37
3.4.4Diagram Konteks ... 42
3.4.5Data Flow Diagram ... 43
3.4.6Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 47
3.5 PERANCANGAN SISTEM ... 48
3.5.1Tujuan Perancangan Sistem ... 48
3.5.2Gambaran umum sistem yang diusulkan ... 49
3.5.3.1Pendaftaran Agen ... 49
3.5.3.2Pembelian dan Rekap Penerimaan Barang ... 50
3.5.3.3Produksi ... 51
3.5.3.4Penjualan ... 51
3.5.3.5Pengiriman ... 52
3.5.3.6Flowmap ... 53
3.5.3.7Diagram Konteks ... 57
3.5.3.8DFD (Data Flow Diagram) ... 58
3.5.3.9Kamus Data ... 62
3.5.3Perancangan Basis Data ... 66
3.5.3.1Normalisasi ... 65
V
3.5.3.3ERD ... 78
3.5.3.4Struktur File ... 80
3.5.4Kodifikasi ... 87
3.5.5Perancangan Antar Muka ... 92
3.5.5.1Struktur Menu ... 92
3.5.5.2Perancangan Input ... 95
3.5.5.3Perancangan Output ... 103
3.5.6Perancangan Jaringan ... 109
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 111
4.1Kesimpulan ... 111
4.2Saran ... 111
i
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dapat terselesaikan laporan
penelitian hasil kerja praktek yang berjudul “Pembangunan sistem informasi penyaluran beras pada unit pengolahan gabah beras (UPGB) Jatisari Karawang”.
Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mengalami hambatan dan kesulitan, tetapi berkat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Kedua orang tua yang tidak pernah letih memberikan bimbingan,
dukungan, kepercayaan, dan do’a serta nasehatnya untuk keberhasilan
penulis.
2. Irawan Afrianto, S.T., MT. Selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia.
3. Bapak Taryana, S.T., M.Kom. Selaku dosen pembimbing serta selaku dosen wali yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
4. Bapak pembimbing di tempat kerja praktek yang selalu memberikan motivasi dalam pengerjaan laporan ini.
5. Sahabat sekalian mahasiswa angkatan 2009 khususnya di Jurusan Teknik Informatika kelas IF - 5 yang tidak henti-hentinya memberikan doa dan semangat untuk penulis.
ii
membangun sebagai masukan untuk penyempurnaan penyusunan laporan kerja praktek ini serta dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Bandung, Januari 2014
112 DAFTAR PUSTAKA
[1]. Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2003
).
[2]. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta: Andi, 1990)
[3]. .Kadir, Abdul. 2003. Dasar Pemrograman Java 2. Yogyakarta: ANDI.
[4].Supardi,Ir. Yuniar.2009. Belajar Semua Edisi Java 2 untuk Segala Tingkat. Jakarta: Elex Media Komputindo.
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi saat ini semakin maju meningkatnya
kebutuhan akan teknologi yang dibutuhkan disegala bidang kehidupan masyarakat
luas seperti : bidang pendidikan, bidang perdagangan, bidang perbankan dan lain
sebagainya. Penggunaan Teknologi Informasi memiliki peran penting dalam
menjalankan suatu kegiatan yang memerlukan kecepatan dan ketepatan waktu,
Teknologi Informasi sebagai salah satu bagian dari Sistem Informasi yang digunakan
untuk pengelolaan data menjadi informasi yang digunakan untuk peningkatan
kualitas di bidang bisnis.
UPGB JATISARI Karawang merupakan salah satu perusahaan yang
menyelenggarakan pengelolaan usaha industri pangan khususnya perberasan beserta
mata rantai aktivitasnya secara integrasi dengan mendayagunakan seluruh
sumberdaya secara efektif, efisien dan sinergis sehingga mampu meningkatkan
pertumbuhan usaha untuk mencapai maksud dan tujuan perusahaan. UPGB ini
melayani pemesanan beras dalam jumlah besar dan menyalurkannya ke pasar-pasar
umum. Pada saat ini UPGB menjual dan memproduksi beras untuk dipasarkan dan di
disalurkan ke pasar besar atau agen besar seperti Bulog, Swalayan dan Pasar Umum.
Proses penjualan beras saat ini dilakukan dengan cara memberikan sample langsung
2
Selain itu UPGB JATISARI ini memproduksi bermacam jenis beras sesuai dengan
permintaan dari Agen itu sendiri.
Terdapat beberapa kendala yang di hadapi di UPGB JATISARI seperti, mereka
belum sepenuhnya menggunakan fasilitas teknologi informasi untuk lebih
mempermudah proses kerja di UPGB seperti pada bidang penyaluran yang saat ini
berjalan di UPGB yang belum sepenuhnya menggunakan teknologi informasi dan
hanya menggunakan pencatatan pemasukan dan pengeluaran barang berupa nota
maupun kwitansi dalam proses penyalurannya.
Sampai saat ini pengelolaan data produksi dan penyaluran di UPGB JATISARI
masih dilakukan secara manual. Sehingga masih sering terjadi ketidak akuratan data
dengan laporan dan seringkali ada beberapa arsip yang sulit untuk ditemukan.
Dibutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan informasi tentang produksi dan
penyaluran pada UPGB.
Berdasarkan hal tersebut penulis ingin membantu meminimalkan terjadinya
kelemahan tersebut dengan membuat suatu perancangan sistem informasi berbasis
desktop di UPGB JATISARI Karawang, sehingga dapat membantu menyajikan
3
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang penelitian diatas, maka dapat diidentifikasi
beberapa permasalahan yang timbul di UPGB JATISARI yaitu sebagai berikut :
1. Sistem yang berjalan pada proses penyaluran beras saat ini masih menggunakan
pencatatan sederhana berupa nota dan kwitansi sehingga proses pencarian data
kurang efisien karena masih dilakukan secara manual.
2. Belum tersedianya media teknologi informasi yang memadai untuk memudahkan
proses pencarian data dan pembuatan laporan penyaluran barang, pembelian dan
penjualan oleh UPGB.
3. Pengelolaan data penyaluran belum akurat dikarenakan belum adanya
pemanfaatan basis data secara baik dan optimal sehingga seringkali terdapat
beberapa data yang hilang.
4. Laporan pengelolaan stok gabah dan beras belum terstruktur sehingga rekapitulasi
pembelian dan penjualan gabah dan beras sulit di kontrol.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan laporan ini adalah untuk merancang dan membangun
sebuah teknologi informasi berbasis desktop pada UPGB JATISARI guna
memberikan kemudahan dalam proses penyaluran yang dilakukan UPGB JATISARI
serta menghemat waktu dan biaya sehingga penggunaan teknologi informasi ini dapat
4
1.4. Batasan Masalah
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka masalah yang dibatasi hanya
dalam ruang lingkup pembahasan mengenai :
1. Sistem Informasi yang akan di rancang adalah mengenai proses penyaluran
beras pada UPGB JATISARI Karawang.
2. Kegiatan-kegiatan yang di lakukan adalah proses penyaluran beras kepada
pasar umum atau antar UPGB
3. Untuk penentuan harga beras di UPGB JATISARI Karawang sendiri
ditentukan sesuai dengan permintaan pasar dan harga yang ditetapkan oleh
pemerintah saat ini.
1.5. Metode Penelitian
Sistem pelaksanaan kerja praktek yang diterapkan pada penelitian laporan ini dilakukan dengan menggunakan berbagai metode penelitian, metode yang dilakukan yaitu :
a. Pengumpulan Data
1. Observasi / Site Survey
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung ke lapangan untuk mengetahui proses yang terjadi dilapangan secara langsung.
2. Wawancara
5
terhadap hal-hal yang berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibangun
3. Literatur
Merupakan metode pembelajaran yaitu mempelajari pemikiran dari bahan, buku-buku maupun sumber literatur lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dihadapi.
b. Tahap pembangunan aplikasi
Adapun metode yang di gunakan adalah metode Waterfall yang meliputi: 1. System / Information Engineering
Merupakan bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatuproyek, dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semuaelemen yang diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat lunak.
2. Analysis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan perangkat lunak.
3. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti olehuser.
4. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang kedalam bahasa pemrograman tertentu.
5. Testing
6
6. Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user.
1.6. Sistematika Penulisan
Penulisan laporan kerja praktek ini disusun secara sistematis guna memudahkan pemahaman isi yang terkandung didalamnya. Sistematika penulisan laporan kerja praktek ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
Meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Meliputi Profil Perusahaan, Sejarah Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan, Logo Perusahaan, Motto Perusahaan, Badan Hukum Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Landasan Teori.
BAB III : PEMBAHASAN
7
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Meliputi Tentang Kesimpulan – kesimpulan serta Saran tentang kerja praktek
yang dilakukan.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profile Perusahaan
Tempat praktek kerja dilaksanakan di PT. BULOG, UPGB Jatisari
Karawang Jl.Cikampek-Cirebon KM9 JATISARI Karawang.
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Perjalanan Perum BULOG dimulai pada saat dibentuknya BULOG pada
tanggal 10 Mei 1967 berdasarkan keputusan presidium kabinet
No.114/U/Kep/5/1967, dengan tujuan pokok untuk mengamankan
penyediaan pangan dalam rangka menegakkan eksistensi Pemerintahan
baru. Selanjutnya direvisi melalui Keppres No. 39 tahun 1969 Tanggal 21
Januari 1969 dengan tugas pokok melakukan stabilisasi harga beras, dan
kemudian direvisi kembali melalui Keppres No 39 tahun 1987, yang
dimaksudkan untuk menyongsong tugas BULOG dalam rangka
mendukung pembangunan komoditas pangan yang multi komoditas.
Perubahan berikutnya dilakukan melalui Keppres No. 103 tahun 1993
yang memperluas tanggung jawab BULOG mencakup koordinasi
pembangunan pangan dan meningkatkan mutu gizi pangan, yaitu ketika
Kepala BULOG dirangkap oleh Menteri Negara Urusan Pangan.
Pada tahun 1995, keluar Keppres No 50, untuk menyempurnakan
9 mempertajam tugas pokok, fungsi serta peran BULOG. Oleh karena itu,
tanggung jawab BULOG lebih difokuskan pada peningkatan stabilisasi
dan pengelolaan persediaan bahan pokok dan pangan. Tugas pokok
BULOG sesuai Keppres tersebut adalah mengendalikan harga dan
mengelola persediaan beras, gula, gandum, terigu, kedelai, pakan dan
bahan pangan lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dalam
rangka menjaga kestabilan harga bahan pangan bagi produsen dan
konsumen serta memenuhi kebutuhan pangan berdasarkan kebijaksanaan
umum Pemerintah. Namun tugas tersebut berubah dengan
keluarnyaKeppres No. 45 tahun 1997, dimana komoditas yang dikelola
BULOG dikurangi dan tinggal beras dan gula. Kemudian melalui Keppres
No 19 tahun 1998 tanggal 21 Januari 1998, Pemerintah mengembalikan
tugas BULOG seperti Keppres No 39 tahun 1968. Selanjutnya melalu
Keppres No 19 tahun 1998, ruang lingkup komoditas yang ditangani
BULOG kembali dipersempit seiring dengan kesepakatan yang diambil
oleh Pemerintah dengan pihak IMF yang tertuang dalam Letter of Intent.
Dalam Keppres tersebut, tugas pokok BULOG dibatasi hanya
untuk menangani komoditas beras. Sedangkan komoditas lain yang
dikelola selama ini dilepaskan ke mekanisme pasar. Arah Pemerintah
mendorong BULOG menuju suatu bentuk badan usaha mulai terlihat
dengan terbitnya Keppres No. 29 tahun 2000, dimana didalamnya tersirat
BULOG sebagai organisasi transisi (tahun 2003) menuju organisasi yang
bergerak di bidang jasa logistik di samping masih menangani tugas
10 BULOG adalah melaksanakan tugas Pemerintah di bidang manajemen
logistik melalui pengelolaan persediaan, distribusi dan pengendalian harga
beras (Mempertahankan Harga Pembelian Pemerintah – HPP), serta usaha
jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Arah perubahan tesebut semakin kuat dengan keluarnyaKeppres No 166
tahun 2000, yang selanjutnya diubah menjadi Keppres No. 103/2000.
Kemudian diubah lagi dengan Keppres No. 03 tahun 2002 tanggal 7
Januari 2002 dimana tugas pokok BULOG masih sama dengan ketentuan
dalam Keppers No 29 tahun 2000, tetapi dengan nomenklatur yang
berbeda dan memberi waktu masa transisi sampai dengan tahun 2003.
Akhirnya dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah RI no. 7 tahun
2003 BULOG resmi beralih status menjadiperusahaanumum (PERUM).
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan misi adalah sasaran dan tujuan didirikannya perusahaan
atau instansi tersebut. Setiap perusahaan atau instansi pasti memiliki visi
dan misi masing-masing untuk menjalankan aktivitas perusahaan yang
sesuai dengan visi dan misi perusahaan tersebut. Adapun visi dan misi
yang dimiliki oleh UPGB Jatisari adalah :
2.1.2.1. Visi Perusahaan
Terwujudnya perusahaan yang handal dalam pencapaian
ketahanan pangan nasional yang berkelanjutan.
11 1. Memenuhi kecukupan pangan pokok secara aman, bermutu,
stabil dan terjangkau.
2. Mewujudkan SDM profesional, jujur, amanah dan
menerapkan prinsip-prinsip GCG di bidang pangan .
2.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam analisis struktur organisasi ini akan dijelaskan mengenai
rangkaian aktifitas yang terdapat didalam perusahaan tersebut. Struktur
organisasi merupakan susunan dari setiap jabatan yang sudah stabil dan
merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi orang yang tergabung
dalam organisasi tersebut.
Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap pimpinan atau
bawahan mengetahui dengan jelas sampai dimana tugas dan fungsi yang
harus dilaksanakan atau batas wewenang dan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan.
Pembagian kerja adalah suatu keharusan didalam organisasi agar
tidak menjadi tumpang tindih pekerjaan. Pembagian kerja bukan hanya
perlu dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan spesialisasi, tetapi
mewujudkanpenempatan orang yang tepat.
Kepala Divisi
UPGB
12 Gambar 2.1. Struktur Organisasi
(Sumber : UPGB JATISARI, Karawang)
2.1.4 Deskripsi Tugas
Dapat dijelaskan mengenai Tugas pokok dan fungsi setiap bagian
organisasi. Penjabaran dari tugas pokok dan fungsi setiap bagian adalah
sebagai berikut :
1. Kepala Divisi UPGB, Tugas dan tanggung jawab dari KepalaDivisi
adalah sebagai berikut :
a. Pemimpin tertinggi yang menetapkan langkah-langkah pokok
dalam melaksanakan kebijakan di UPGB JATISARI
b. Memiliki wewenang sebagai pengambil keputusan setiap
kegiatan di UPGB JATISARI
c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang dipimpinnya.
d. Menerima dan mengevaluasi laporan dari bawahan.
2. Bagian Produksi
13 a. Mengkoordinasi kegiatan produksi sehingga proses produksi
dapat berjalan dengan lancar
b. Mengambil segala keputusan yang berhubungan dengan apa
yang akan diproduksi atas persetujuan kepaladivisi
c. Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan
d. Melakukan quality control terhadap produk yang akan dijual
atau dipasarkan.
3. Bagian Pembelian
Adapun tugas dan tanggung jawab dari BagianPembelian yaitu :
a. Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional
perusahaan
b. Mengkoordinir semua aktifitas di perusahaan dalam
memberikan pelayanan kepada semua pelanggan yang
diarahkan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan dan
meningkatkan jumlah konsumen
c. Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan
tugas-tugas operasional sehari-hari
d. Mengolah transaksi penjualan dan barang masuk
e. Membuat laporan penjualan dan laporan barang masuk
4. Bagian Pemasaran
Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Pemasaran yaitu :
a. Mengkoordinasi kegiatan produksi sehingga proses produksi
14 b. Mengambil segala keputusan yang berhubungan dengan apa
yang akan diproduksi atas persetujuan kepala divisi
c. Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan
d. Melakukan quality control terhadap produk yang akan dijual
atau dipasarkan.
5. Bagian Gudang
Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang yaitu :
a. Melakukan pengecekan barang yang ada
b. Melakukan pemesanan bahanbaku jika persediaan telah habis
c. Membuat laporan persediaan barang
6. Bagian Tata Usaha
Adapun tugas dan tanggung jawab Bagian Tata Usaha yaitu :
a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan keuangan
b. Bertanggung jawab atas patty cashyang dipegang
c. Mengurus arus barang yang akan diproduksi
2.2
Landasan Teori2.2.1. Analisa Sistem
2.2.1.1. Pengertian Sistem
15 memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu setentitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen :
a. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. la dapat
b. benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus tergantung kepada sifat sistem tersebut
c. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya
d. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya e. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
2.2.1.2. Pengertian Sistem Informasi
16 2.2.1.3. Pengertian Inventori
Inventory meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan atau instansi pada saat tertentu, dengan tujuan untuk dijual kembali atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan atau instansi sebagai barang yang dimiliki untuk dijual atau diasumsikan untuk dimasa yang akan datang, semua barang yang berwujud dapat disebut sebagai inventory, tergantung dari sifat dan jenis usaha perusahaan.
2.2.1.4. Pengertian Aplikasi
Aplikasi merupakan penerapan, menyimpan hal, data, permasalahan pekerjaan suatu sarana atau media yang digunakan untuk menerapkan atau mengimplikasikan hal atau permasalahan tersebut, sehingga berubah menjadi suatu bentuk yang baru tanpa menghilangkan nilai-nilai dasar dari hal, data, permasalahan atau pekerjaan. Jadi dalam hal ini hanya bentuk dari tampilan data yang berubah, sedangkan isi yang termuat dalam data tersebut tidak mengalami perubahan. Jadi program aplikasi adalah sekumpulan instruksi yang tersusun menurut urutan yang logis dan dikenal oleh komputer atau program yang dipakai untuk melakukan atau mempermudah suatu pekerjaan.
2.2.2. Object Oriented Programming (OOP)
17 Object akan merespon pesan tersebut menjadi sebuah tindakan/action atau metode. Dengan OOP, kita dapat mengimplementasikan object data yang tidak hanya memiliki ciri khas (attribut), melainkan juga memiliki metode untuk memanipulasi attribut tersebut. Singkatnya, OOP memiliki keunggulan dari konsep pemrograman terstruktur, selain itu juga memiliki kemampuan untuk mengimplementasikan objek dalam kehidupan nyata. Suatu program disebut dengan pemrograman berbasis obyek (OOP) karena terdapat:
18 2.2 Gambaran Class
2. Objek: membungkus data dan fungsi bersama
menjadi suatu unit dalam sebuah program komputer. Objek merupakan dasar dari modularitas dan struktur dalam sebuah program computer berorientasi objek.
3. Abstraksi: Kemampuan sebuah program
untuk melewati aspek informasi yang diproses olehnya, yaitu kemampuan untuk memfokus pada inti. Setiap objek dalam sistem melayani sebagai model dari "pelaku" abstrak yang dapat melakukan kerja, laporan
dan perubahan keadaannya, dan
berkomunikasi dengan objek lainnya dalam sistem, tanpa mengungkapkan bagaimana kelebihan ini diterapkan. Proses, flingsi atau metode dapat juga dibuat abstrak, dan
beberapa teknik digunakan untuk
mengembangkan sebuah pengabstrakan.
4. Enkapsulasi: Memastikan pengguna sebuah
objek tidak dapat mengganti keadaan dalam dari sebuah objek dengan cara yang tidak layak. Hanya metode dalam objek tersebut
yang diberi ijin untuk mengakses
keadaannya. Setiap objek mengakses
19 objek lainnya dapat berinteraksi dengannya. Objek lainnya tidak akan mengetahui dan tergantung kepada representasi dalam objek tersebut
5. Polimorfisme melalui pengiriman pesan.
Tidak bergantung kepada pemanggilan subrutin, bahasa orientasi objek dapat mengirim pesan metode tertentu yang berhubungan dengan sebuah pengiriman pesan tergantung kepada objek tertentu di mana pesa tersebut dikirim.
6. Inheritas: Mengatur polimorfisme dan
enkapsulasi dengan mengijinkan objek didefinisikan dan diciptakan dengan jenis khusus dari objek yang sudah ada - objek-objek ini dapat membagi (dan memperluas)
perilaku mereka tanpa haru
mengimplementasi ulang perilaku tersebut (bahasa berbasis-objek tidak selalu memiliki inheritas.)
Dengan menggunakan OOP maka dalam melakukan pemecahan suatu masalah kita tidak melihat bagaimana cara menyelesaikan suatu masalah tersebut (terstruktur) tetapi objek-objek apa yang dapat melakukan pemecahan masalah tersebut.
2.2.3. Pemodelan Data
Pemodelan sistem memainkan peranan yang penting dalam pengembangan sistem. Pemodelan data kadang-kadang disebut
20 diimplementasikan sebagai sebuah database. Pemodelan data dapat di gambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram). Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu diagram yang digunakan untuk menghubungkan antar elemen (Relational Condition), dimana pada tahap selanjutnya dapat diimplementasikan kedalam bentuk tabel relasi.
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk
menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:
1. Entity
Adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkaran pemakaian dan sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.
2. Atribut
Elemen dari sebuah entity yang berfungsi mendeskripsikan karakter entity.
3. Hubungan
Sebagaimana halnya entity maka dalam hubungan pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antara entity dengan isi dari hubungan itu sendiri. Beberapa macam hubungan antar relasi, antara lain:
1. Satu Ke Satu (One to One)
Bentuk relasi antara satu entitas dengan sejumlah satu ke entitas dengan jumlah yang sama.
21 Bentuk relasi dari entitas dengan jumlah satu ke entitas lain yang berjumlah lebih dari satu (Entitas dengan banyak alternatif tujuan).
3. Banyak Ke Banyak (Many to Many)
Bentuk relasi yang mendeskripsikan permasalahan yang komplek yaitu hubungan antara entitas yang berjumlah lebih dari satu dengan entitas yang sama.
Tabel 2.4 Tabel Notasi yang digunakan pada Entity Relational Diagram (ERD)
Ta
2.2.4. Analisis Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
No Nama Simbol Fungsi Simbol
1 Persegi panjang Menyatakan suatu entitas
2 Elips Menyatakan atribut
3 Belah ketupat Menyatakan relasi
4 Garis
Menyatakan hubungan antar
entitas dengan relasi atau
hubungan antar entitas dengan
22 maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:4), analisis sistem merupakan tahapan yang dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Dimana, permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan adanya peluang baru. Sehingga tujuan utama analisis sistem adalah untuk menetukan hal-hal detail yang akan dikerjakan oleh sistem yang akan diusulkan. Pada model analisis terdapat perangkat lunak yang dapat digambarkan dalam bentuk sebagai berikut :
1. Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
Tabel 2.5 Tabel Notasi yang digunakan pada Flowmap
No Nama Simbol Fungsi Simbol
1 Document Menyatakan suatu formulir /
23
2 Trapesium Menyatakan proses yang
dilakukan secara manual
3 Persegi panjang
Menyatakan proses yang
dilakukan secara otomatis /
komputerisasi
4 Belah ketupat
Menyatakan proses
pengambilan keputusan benar
atau salah
5 Segitiga Menyatakan Arsip
6 Direct Acces Stroge
Merupakan penyimpanan
berbasis database yang
berkoneksi dengan proses
komputerisasi
7 Garis penghubung Menggambarkan aliran
dokumen
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses
dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram
konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang
menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari
sistem.Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan
garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu
proses.Tidak boleh ada store dalam diagram konteks Diagram
konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem
yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa
diagram konteks ini berisi ―siapa saja yang memberi data
(dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi
24
dalam diagram ini yang dibutuhkan adalah:
a. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem
b. Data apa saja yang diberikannya kesistem
c. Kepada siapa sistem harus memberikan informasi atau laporan
d. Apa saja isi atau jenis laporan yang harus dihasilkan sistem
3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD atau diagram alir data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem,
(Boundary) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan
luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau
sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang
akan memberikan input atau menerima output dari
sistem.
b. Arus Data (Data Flow) Arus data ini mengalir diantara
proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa
masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Arus data ini ditunjukkan dengan simbol panah.
c. Proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang
dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil
arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan
25
d. Simpanan data (Data Store) merupakan simpanan dari
data yang dapat berupa:
1. Suatu file atau database di sistem komputer
2. Suatu arsip atau catatan manual
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang
Tabel 2.4 Tabel Notasi yang digunakan pada Data Flow Diagram (DFD)
No Nama Simbol Fungsi Simbol
1 Terminator Menggambarkan sumber dan
tujuan data diluar sistem
2 Proses
Menggambarkan entitas atau
proses dimana aliran data masuk
dikonfirmasikan ke aliran data
keluar
3 Data flow Menggambarkan aliran data
4 File Menggambarkan tempat data
26 2.2.5. Perangkat Lunak Pembangun Sistem
2.2.4.1. NetBeans
NetBeans adalah suatu tool untuk membuat program dengan menggunakan bahasa pemrograman Java berbasis grafis. Cara membuat program dengan merancang tampilan menggunakan komponent visual dan proses diletakan pada event driven. Netbeans menyediakan sekumpulan perangkat lunak modular yang disebut modul yang dipakai untuk membangun suatu aplikasi. Sebuah modul adalah merupakan arsip Java (Java Archive) yang memuat kelas-kelas Java yang berinteraksi dengan NetBeans Open API . Kemudian rancangan tampilan yang dibuat menggunakan NetBens programnya secara otomatis akan digenerate menjadi kode.
27 Platform; sebuah fondasi yang modular dan dapat diperluas yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak dasar untuk membuat aplikasi desktop yang besar. Mitra ISV menyediakan plug-in bernilai tambah yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam Platform dan dapat juga digunakan untuk membuat kakas dan solusi sendiri.
Kedua produk adalah kode terbuka (open source) dan bebas (free) untuk penggunaan komersial dan non komersial. Kode sumber tersedia untuk guna ulang
dengan lisensi Common Development and Distribution License (CDDL).
2.2.4.2. MySQL ( Database )
MySQL (My Structured Query Languange) adalah
sebuah program pembuat database yang bersifat open
source dan berjalan di semua platform baik Windows
maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan
program pengakses database yang bersifat jaringan
sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User
(Banyak Pengguna).
Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak
dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain
(interface). Oleh karena itu harus ada software pendukung
antara lain PHP (Paper Hipertext Preposesor), Visual
Delphi, Visual Basic, Cold Fusion, dan lain-lain.
MySQL memiliki layer utama seperti layer DOS yaitu
memiliki prompt utama yang disebut mysql, tetapi sekarang
ada suatu program dump yang dibuat seperti web berjalan
di bawah server database yang disebut PhpMyAdmin.
Untuk memprogram database lewat prompt harus paham
dan hafal mengenai perintah query tetapi
28 dan lebih mudah karena sudah ada Graphic User Interface
(GUI) yang memudahkan dalam pembuatan database serta
pengaksesan perintah-perintah Query.
MySQL, juga merupakan sebuah implementasi dari sistem
manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang
didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General
Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas
menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat
lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang
bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan
salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada
sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL
adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama
untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang
memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan
mudah secara otomatis.
Kehandalan suatu sistem basisdata (DBMS) dapat diketahui
dari cara kerja pengoptimasi-nya dalam melakukan proses
perintah-perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun
program-program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai
peladen basis data, MySQL mendukung operasi basisdata
transaksional maupun operasi basisdata non-transaksional.
Pada modus operasi non-transaksional, MySQL dapat
dikatakan unggul dalam hal unjuk kerja dibandingkan
perangkat lunak peladen basisdata kompetitor lainnya.
Namun demikian pada modus non-transaksional tidak ada
jaminan atas reliabilitas terhadap data yang tersimpan,
karenanya modus non-transaksional hanya cocok untuk
jenis aplikasi yang tidak membutuhkan reliabilitas data
seperti aplikasi blogging berbasis web (wordpress), CMS,
dan sejenisnya. Untuk kebutuhan sistem yang ditujukan
29 basisdata transaksional, hanya saja sebagai konsekuensinya
unjuk kerja MySQL pada modus transaksional tidak
30
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Jadwal Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama 1 bulan, terhitung dari
tanggal 2 Agustus 2013 s/d 2 September 2013 Lokasi pelaksanaan penelitian ini
yaitu pada UPGB JATISARI Karawang yang beralamat Jl.Cikampek –
Cirebon KM9 JATISARI Karawang.
3.2 Cara / TeknikKerjaPraktek
Teknis pelaksanaan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini dilakukan dengan
menggunakan teknis sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Penulis mempelajari buku–buku,artikel, informasi yang ada hubungannya
dengan masalah yang dibahas.
2. Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pembimbing perusahaan
dalam bidang yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
3.3 Data Hasil Kerja Praktek
31
Penulis ditempatkan di bagian pengembangan sistem di PT.
ASINDOTAMA. Berdasarkan tugas yang diberikan di perusahaan untuk
menganalisa sistem yang berjalan di PDAM wilayah kota Tasikmalaya
3.3.2. Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan kegiatan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh dan nyata ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponen komputer yang
bertujuan untuk mengidentifikasikan serta mengevakuasi masalah-masalah yang
muncul, hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga mengarah kepada suatu solusi untuk perbaikan maupun
pengembangan ke arah yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan serta
perkembangan teknologi yang diantaranya membahas mengenai sistem yang
terdapat dalam sistem informasi permintaan layanan IT.
3.4 Analisis Sistem Yang Berjalan
Tahap analisis sistem merupakan proses mempelajari suatu sistem dengan
maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan pada sistem yang sedang berjalan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikan.
3.4.1 Analisa Dokumen yang sedang berjalan
Adapun dokumen-dokumen yang sedang berjalan diantaranya :
1. Nama Dokumen : Nota Pembelian
Fungsi : Sebagai bukti pembelian gabah atau beras
Sumber : Bagian Pembelian
Elemen Data : idbeli, idgabah, jml , subtotal, tgl, total, petugas,
32 2. Nama Dokumen : Nota Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti penjualan gabah atau beras
Sumber : Bagian Penjualan
Elemen Data : idjual, tgl, total, petugas, agen, padi, jumlah,
subtotal
3. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti barang sedang didistribusikan
Sumber : Bagian Pengiriman
Elemen Data : iddistribusi, id jual, agen, nomor polisi kendaraan,
status
4. Nama Dokumen : Laporan Gabah
Fungsi : Sebagai bentuk laporan Gabah
Sumber : Bagian Gudang
Elemen Data : idgabah, nama, harga, stok
5. Nama Dokumen : Laporan Beras
Fungsi : Sebagai bentuk laporan beras
Sumber : Bagian Produksi
Elemen Data : id beras, nama, harga, stok
6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Sebagai bukti barang sedang didistribusikan
Sumber : Bagian Pembelian
Elemen Data : idbeli, tanggal,jumlah , subtotal
7. Nama Dokumen : Rekap Penerimaan Barang
33
Sumber : Bagian Pembelian
Elemen Data : idrekap, idbeli, idgabah, jml , subtotal, tgl, total,
petugas,
petani
8. Nama Dokumen : Laporan Distribusi
Fungsi : Sebagai bukti barang sedang didistribusikan
Sumber : Bagian Pengiriman
Elemen Data : iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi, status
9. Nama Dokumen : Laporan Produksi
Fungsi : Sebagai bukti barang sedang
didistribusikan
Sumber : Bagian Produksi
Elemen Data : idjual, tanggal, total, petugas, agen
10. Nama Dokumen: Laporan Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti barang sedang
didistribusikan
Sumber : Bagian Penjualan
Elemen Data : idjual, tanggal, total, petugas, agen
3.4.2 Analisa Prosedur yang sedang berjalan
34 Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini
yaitu:
1. Calon Agen meminta form pendaftaran agen ke Bagian
Penjualan.
2. Bagian penjualan memberikan form pendaftaran agen kepada
calon agen telah memberitahu pihak Bagian Pembelian
sebelumnya.
3. Calon agen mengisi form yang telah disediakan Bagian Penjualan
dan melengkapi persyaratan administrasi yang telah ditentukan
lalu memberikan kembali kepada Bagian Penjualan.
4. Bagian Penjualan menerima form pendaftaran agen kemudian
memeriksa kelengkapan yang telah diterima. Jika diterima, maka
Bagian Penjualan mencatat Data Agen dan jika tidak diterima
maka Bagian Penjualan memberikan kembali form pendaftarn
agen dan kelengkapan.
5. Dokumen data agen dibuat dua rangkap kemudian diberikan
kepada Pimpinan untuk divalidasi.
6. Sesudah divalidasi kemudian kedua dokumen data agen tersebut
disimpan diarsip dan yang satu lagi untuk proses pembuatan kartu
agen.
7. Data agen yang telah dibuat kemudian diberikan kepada agen
beserta dokumen data agen yang telah divalidasi sebelumnya.
35 Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini
yaitu:
1. Bagian Pembelian meminta data gabah yang kosong ke bagian
gudang.
2. Gudang membuat data gabah kosong dan menyerahkan data ke
Bagian pembelian.
3. Bagian Pembelian membuat form pembelian mengenai
barang-barang apa saja yang akan dibeli.
4. Menyerahkan form pembelian yang sudah dibuat ke Petani
kemudian Petani akan menyediakan barang apa saja yang
diperlukan.
5. Jika barang sesuai maka terjadi transaksi. Supplier memberikan
kwitansi dan form pembelian dan barang tersebut kemudian
diserahkan ke bagian gudang untuk proses update data barang
(gabah atau beras).
6. Bagian gudang dalam jangka waktu yang ditentukan membuat
laporan pembelian gabah dan membuat laporan stok gabah.
3.4.2.3 Analisa Prosedur Rekap Penerimaan Barang
Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini
yaitu:
1. Setelah barang diterima, kemudian Bagian Pembelian membuat
rekap penerimaan barang.
2. Pembelian mencetak laporan penerimaan barang untuk diserahkan
36
3.4.2.4 Analisa Prosedur Produksi
1. Bagian Gudang mengecek data gabah dan membuat dokumen
2. Bagian Produksi menerima gabah dan dokumen nya untuk
diproduksi dari gudang.
3. Bagian Produksi melakukan proses produksi dari gabah ke beras
4. Membuat daftar data beras yang telah diproses
5. Kemudian memberikan kembali daftar tersebut ke bagian
gudang untuk memperbaharui data beras.
6. Membuat laporan data beras
3.4.2.5 Analisa Prosedur Penjualan
1. Bagian Penjualan menerima daftar pesanan barang dari
Agenyang telah terdaftar sebelumnya.
2. Bagian Penjualan mengecek ke bagian produksi mengenai stok
padi yang tersedia.
3. Jika tidak mencukup maka daftar pesanan dikembalikan lagi ke
agen
4. Jika mencukupi, maka memproses data penjualan.
5. Mencetak faktur penjualan tiga rangkap. Satu diberikan ke agen,
satu disimpan untuk dijadikan arsip dan satu lagi untuk bagian
pengiriman.
6. Dari arsip penjualan kemudian dibuat laporan penjualan untuk
37
3.4.2.6 Analisa Prosedur Pengiriman
1. Menerima faktur penjualan dari produksi
2. Menginput data pengiriman barang
3. Mencetak surat jalan
4. Memberikan faktur penjualan dan surat jalan ke agen.
5. Kemudian oleh agen divalidasi data pengirimant tersebut. Jika
benar maka surat jalan ditandatangai oleh agen.
6. Pengiriman kemudian memperbaharui data kendaraan dan
memberikan surat jalan ke bagian gudang untuk memperbaharui
merubah status penjualan.
3.4.3 Flowmap
Memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan.
Dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan
dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem
yang diusulkna. Berikut ini flowmap prosedur sistem yang berjalan pada
UPGB Jatisari.
38 Flowmap Pendaftaran Agent
Penjualan Agent Pimpinan
Ph
ase
Form Agent Form Agent
Mengisi
Kartu Agent Kartu Agent
Keterangan b: arsip data agen
3.1Gambar Flowmap Pendaftaran Agen
39
Flowmap Pembelian dan Rekap penerimaan barang
Pembelian Gudang Petani Pimpinan Bulog Pusat
P
3.2Gambar Flowmap Pembelian dan Rekap
40
Data gabah akan diproduksi
Data gabah akan diproduksi
Laporan Produksi Laporan Produksi Laporan Data Beras
Keterangan d: arsip data beras
Pr : arsip data produksi
41
Flowmap Penjualan Barang
Agent Penjualan Gudang Pengiriman Pimpinan
P
h
a
se
Daftar Pesanan Daftar Pesanan Daftar Pesanan
Mengecek Daftar Pesanan
Daftar Pesanan
Tidak Tidak
Transaksi Penjualan
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
e
Faktur Penjualan
Membuat laporan penjualan
Laporan Penjualan Laporan Penjualan
d
Keterangan e : arsip data penjualan
3.4Gambar Flowmap Penjualan Berjalan
42
Flowmap Pengiriman Berjalan
Penjualan Pengiriman Agent Gudang Pimpinan
P
h
a
se
Faktur Penjualan Faktur Penjualan
Menginput
Laporan Pengiriman Laporan Pengiriman
Keterangan e : arsip data penjualan
f : arsip data pengiriman
3.5Gambar Flowmap Pengiriman Barang
3.4.4 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah program sederhana yang
menggambarkan hubungan entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem.
Adapun diagram dari sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar
43
SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI BERAS PADA UPGB JATISARI KARAWANG
3.6Gambar Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan
3.4.5 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (diagram alur) adalah representasi grafis suatu
sistem yang menggambarkan komponen-komponen suatu sistem,
aliran-liran data diantaranya komponen-komponen tersebut beserta sal, tujuan dan
penyimpanan datanya.
Berikut ini DFD Sistem Informasi Distribusi barang yang sedang
44
Form Agent dan Kelengkapan Dok.
Pimpinan Data Agent Form Agent
Validasi
Produksi Data gabah akan diproduksi
Data Beras Data Beras
4.
Data Penjualan Faktur Penjualan
5. Petani Data Pembelian Gabah,
Kwitansi Gabah
45 1.1
Memeriksa
Agent Form Agent, Kelengkapan
1.2
3.8Gambar DFD Level 2 Proses 1 (Pendaftaran Agen)
Petani
46
Data Beras Data Produksi
Pimpinan
Laporan Beras Laporan Produksi
3.1 Melakukan Rekap Data Gabah Produksi
Data Gabah Akan diproduksi
3.3 Mengupdate
Data Beras
Data Beras
3.10 Gambar DFD Level 2 Proses 3 (Produksi)
Agent
Data Penjualan Laporan Penjualan Pimpinan
Data Beras Data Beras
47
5.1 Menginput
Data Pengiriman
Data Penjualan Faktur Penjualan Surat Jalan
Agent
3.12 Gambar DFD Level 2 Proses 5
3.4.6 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis sistem pendistribusian yang sedang berjalan pada UPGB
Jatisari saat ini bisa kita lihat bahwa proses-proses yang tidak efisien
terutama pada lingkup distribusi yang meliputi, pencarian data gabah yang
kosong pembuatan faktur pembelian masih manual (Microsoft Word),
pembaharuan data gabah, lambatnya mencetak setiap laporan yang datanya
bersumber dari arsip, berpeluang melakukan kalkulasi yang salah. Oleh
karena itu, berdasarkan evaluasi sistem di atas, diperlukan suatu pengolahan
pendistribusian yang baik, cepat dengan kalkulasi yang tepat dengan kata
lain diperlukan suatu sistem informasi yang dapat memudahkan para
48
3.5 Perancangan Sistem
Perancangan sistem pada dasarnya merupakan suatu persiapan dari
perancangan secara terperinci dan merupakan tahapan pengolahan data dari
sistem informasi berbasis komputer. Berdasarkan pada hasil analisis sistem
yang sedang berjalan pada sebelumnya, maka diusulkan untuk merancang
suatu sistem yang baru nantinya diharapkan dapat mengatasi permasalahan
yang ada.
3.5.1Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut :
1. Menginformasikan penjualan dan pembelian secara periodik atau
setiap saat apabila diperlukan
2. Membanu mempermudah dalam melakukan pencatatan setiap
transaksi terjadi
3. Dapat mempercepat proses dan mengurangi kesalahan dalam
perhitungan
4. Dapat memberikan laporan secara cepat, tepat dan akurat pada
pimpinan apabila informasi diperlukan
5. Mengelola pengarsipan dan laporan-laporan agar lebih cepat
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai
sasaran-sasaran sebagai berikut :
1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya
49 2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun
yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi
yang meliputi data dan informasi, simpan data dan metode-metode
dan lain sebagainya.
3.5.2Gambaran umum sistem yang diusulkan
Gambaran umum yang terlibat dalam sistem informasi distribusi
adalah sebagai berikut :
3.5.3.1 Pendaftaran Agen
Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu:
1. Calon Agen meminta form pendaftaran agen ke Penjualan.
2. Penjualan memberikan form pendaftaran agen kepada calon
agen dan tentunya calon agen telah memberitahu pihak
Pembelian sebelumnya.
3. Calon agen mengisi form yang telah disediakan Penjualan dan
melengkapi persyaratan administrasi yang telah ditentukan lalu
memberikan kembali kepada Penjualan.
4. Penjualan menerima form pendaftaran agen kemudian
memeriksa kelengkapan yang telah diterima. Jika diterima,
maka Penjualan mencatat Data Agen dan jika tidak diterima
maka Penjualan memberikan kembali form pendaftarn agen dan
50 5. Dokumen data agen dibuat kemudian diberikan kepada
Pimpinan untuk divalidasi.
6. Sesudah divalidasi kemudian kedua dokumen data agen tersebut
disimpan dalam database UPGB.
7. Membuat kartu Agen dari data dalam database UPGB lalu
diberikan ke Agen
3.5.3.2 Pembelian dan Rekap Penerimaan Barang
Adapun analisa prosedur dari sistem yang sedang berjalan saat ini
yaitu:
1. Gudang membuat Rekap Data Minimum dari database dan
menyerahkan data ke pembelian.
2. Pembelian membuat faktur pembelian dan kwitansi pembelian
mengenai barang-barang apa saja yang akan dibeli.
3. Menyerahkan form pembelian yang sudah dibuat ke Petani
kemudian Petani akan menyediakan barang apa saja yang
diperlukan.
4. Jika barang sesuai maka terjadi transaksi. Petani memberikan
data gabah dan barang (gabah) tersebut ke pembelian dan
pembelian memberikan gabah ke gudang.
5. Pembelian kemudian menginput data gabah yang dibeli ke
database dan membuat rekap penerimaan barang.
6. Gudang dalam jangka waktu tertentu membuat laporan
51
3.5.3.3 Produksi
Adapun prosedur produksi yang diusulkan yaitu :
1. Produksi membuat rekap data gabah mengenai gabah apa saja
yang akan diproduksi menjadi beras.
2. Produksi melakukan proses produksi untuk mengubah gabah
menjadi beras dan membuat daftar data beras.
3. Dari daftar data beras tersebut kemudian diinput kembali ke
database untuk proses update data beras.
4. Dalam jangka waktu tertentu, Produksi membuat laporan data
beras dan laporan tersebut diserahkan ke gudang dan pimpinan.
3.5.3.4 Penjualan
1. Agen memberikan data pesanan beras ke Penjualan
2. Bagian Penjualan mengecek data pesanan tersebut ke database,
jika beras tersedia maka terjadi transaksi dan apabila tidak
tersedia maka data pesanan dikembalikan ke Agen.
3. Jika terjadi transaksi, lalu Penjualan menginput data penjualan
dan menyimpan ke database dan mencetak faktur penjualan lalu
diserahkan ke Bagian Pengiriman untuk melakukan proses
pengiriman barang (Distribusi)
4. Dalam jangka waktu tertentu, Penjualan membuat laporan data
yang datanya bersumber dari database untuk diserahkan ke
52
3.5.3.5 Pengiriman
1. Bagian Pengiriman menerima faktur Penjualan dan membuatkan
Surat jalan untuk data penjualan tersebut.
2. Lalu Pengiriman mengirim barang disertai dengan faktur
penjualan dan surat jalan.
3. Pengiriman menyerahkan barang dan meminta validasi Agen
dalam surat jalan.
4. Surat jalan oleh Pengiriman kemudian diserahkan ke Gudang
dan oleh Gudang melakukaan proses pengubahan status
penjualan.
5. Dalam jangka waktu tertentu, Pengiriman membuat laporan data
53
3.5.3.6 Flowmap
1. Pendaftaran Agen
Flowmap Pendaftaran Agent
Penjualan Agent Gudang Pimpinan
P
h
a
se
Form Agent Form Agent
Mengisi
54 2. Pembelian
Flowmap Pembelian Gabah
Pembelian
Petani Gudang Pimpinan Bulog Pusat
P
Cek gabah Faktur Pembelian Kwitansi Pembelian
Laporan Pembelian Laporan Pembelian
Cetak Laporan Data Barang
Laporan Data Stok
Laporan Data Stok Laporan Data Stok
Rekap Penerimaan gabah
55 3. Produksi
Flowmap Produksi
Produksi Gudang Pimpinan
P
h
a
se
Database UPGB Rekap Data Gabah
Produksi
Daftar Data Gabah
Produksi
Daftar Data Beras
Input Data Beras
Cetak Laporan Data Beras
Laporan Data Beras Laporan Data Beras
Laporan Data Beras
Laporan Data Beras
56 4. Penjualan
Flowmap Penjualan
Agent Penjualan Bag. Pengiriman
P
h
ase
Daftar Pesanan Beras
Daftar Pesanan
Beras Database UPGB
Cek Data Beras
Apakah mencukupi Daftar Pesanan
Beras Tidak
Input Data Penjualan
Ya
Cetak Faktur Penjualan
Faktur Penjualan Faktur Penjualan
Cetak Laporan Penjualan
Laporan Penjualan Laporan Penjualan
57 5. Pengiriman
Flowmap Pengiriman
Penjualan Pengiriman Gudang Agent Pimpinan
P
h
as
e
Faktur Penjualan Faktur Penjualan
Database UPGB
Surat Jalan di Validasi Surat Jalan di
Validasi
Surat Jalan di Validasi
Laporan Pengiriman Laporan Pengiriman
3.17 Gambar Pengiriman
3.5.3.7 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat untuk strutur analisis,
pendekatan ini menggambarkan sistem secara keseluruhan. Pada
diagram kontek ini sistem informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang
58
SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI BERAS PADA UPGB JATISARI KARAWANG
3.18 Gambar Diagram Kontek yang diusulkan
3.5.3.8 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logical.
Diagram biasanya digunakan sebuah model sistem informasi dalam
bentuk jaringan proses-proses yang saling berhubungan satu sama
lainnya oleh aliran data. Keuntungan menggunakan DFD adalah supaya
lebih memudahkan pengguna (user) yang kurang menguasai bidang
komputer, untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan.
Proses DFD merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan
suatu bentuk transformasi secara manual.
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan mudah dipahami
dalam kegiatan proses pengolahan data khususnya pada sistem
59
Form Agent dan Kelengkapan Dok.
Petugas Pembelian Daftar agen belum valid
Daftar agen valid Kartu Agent
2. Proses Pembelian
Data Agent Form Agent
Validasi
Data gabah akan diproduksi
Data Beras Data Beras
4.
Data Penjualan Faktur Penjualan
5.
Petani Data Pembelian Gabah,
Kwitansi Gabah
60 3.20 Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 1 (Pendaftaran Agen)yang diusulkan
Petani
61
3.22 Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 3 (Produksi) yang diusulkan
Agent
62
3.24 Gambar DFD (Data Flow Diagram) Level 2 Proses 5 (Pengiriman) yang diusulkan
3.5.3.9 Kamus Data
Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat
mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus
data dibuat berdasarkan arus data yang ada di flow diagram sifatnya
global hanya ditujukan nama arusnya saja. Berikut ini adalah arus data
dari Sistem Informasi Distribusi di UPGB Jatisari :
1. Nama Data : Form Agen
Deskripsi Data : Formulir untuk pendaftaran calon agen
Nama Alias : -
Aliran Data : Agen, Proses 1.1, Proses 1.2, Proses 1.3
63 2. Nama Data : Kartu Agen
Deskripsi Data : Kartu sebagai tanda agen yang syah
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 1.4, Agen
Struktur Data : Nama Agen, Alamat, Telepon
3. Nama Data : Data Gabah Minimum
Deskripsi Data : Data gabah dengan jumlah stok minimum
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 2.1, Proses 2.2, Proses 2.3
Struktur Data : Nama Gabah, Harga, Stok
4. Nama Data : Faktur Pembelian dan Kwitansi Pembelian
Deskripsi Data : Faktur Pembelian gabah ke petani
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 2.3, Agen
Struktur Data : idbeli, Tanggal, Total, Petugas, Nama Petani,
Nama gabah, Jumlah, Subtotal
5. Nama Data : Laporan Stok
Deskripsi Data : Sebagai laporan gabah ke pimpinan
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 2.7, Pimpinan
Struktur Data : Nama Gabah, Harga, Stok
6. Nama Data : Laporan Pembelian
Deskripsi Data : Sebagai laporan pembelian ke pimpinan
64 Aliran Data : Proses 2.6, Pimpinan
Struktur Data : IDBeli, tanggal, total
7. Nama Data : Data Gabah
Deskripsi Data : Data Gabah yang akan diproduksi
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 3.1, Proses 3.2, Proses 3.3
Struktur Data : Nama Gabah, Harga, Stok
8. Nama Data : Data Beras
Deskripsi Data : Data Beras yang dihasilkan setelah produksi
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 3.3, Proses 3.4, Proses 3.5, Proses 3.6
Struktur Data : Nama Beras, Harga, Stok
9. Nama Data : Data Pesanan
Deskripsi Data : Pesanan agen ke Penjualan
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 4.1, Proses 4.2, Proses 4.3
Struktur Data : Nama Agen, Nama Beras, tanggal, jumlah,
subtotal, total
10. Nama Data : Data Penjualan
Deskripsi Data : Data Penjualan beras dari penjualan ke agen
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 4.4, Proses 4.5
Struktur Data : IDJual, tanggal, total, petugas, agen, nama beras,
65 11. Nama Data : Laporan Penjualan
Deskripsi Data : Sebagai laporan penjualan ke pimpinan
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 4.5, Pimpinan
Struktur Data : Idjual, tanggal, total
12. Nama Data : Faktur Penjualan
Deskripsi Data : Bukti transksi yang syah antara agen dan penjualan
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 5.1. Proses 5.2, Proses 5.3,
Struktur Data : IDJual, tanggal, total, petugas, agen, nama beras,
jumlah, subtotal
13. Nama Data : Surat Jalan
Deskripsi Data : Data mengenai pengiriman barang ke agen
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 5.1, Proses 5.2, Proses 5.4, Proses 5.5
Struktur Data : Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan,
status
14. Nama Data : Surat Jalan
Deskripsi Data : Surat mengenai pengiriman barang yang dibeli
oleh agen dari penjualan
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 5.2, Proses 5.3
Struktur Data : Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan,
66 15. Nama Data : Laporan Pengiriman
Deskripsi Data : Laporan Pengiriaman ke pimpinan
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 5.5, Pimpinan
Struktur Data : Iddistribusi, idjual, agen, nomor polisi kendaraan
3.5.3Perancangan Basis Data
Perancangan Basis Data merupakan proses pembentukan basis data
yang merupakan tahapan yang sangat menentukan bagi terciptanya Sistem
Informasi yang baik.
Perancangan Basis Data dalam Sistem Informasi Distribusi
ditunjukan agar dalam pengoperasian dan pengimplementasiannya, dapat
diperoleh informasi yang lebih lengkap serta dapat membantu
mempermudah proses manipulasi data. Untuk mendukung proses
pembentukan tersebut, ada beberapa peralatan diantaranya, Normalisasi,
Relasi Tabel, ERD (Entity Relationship Diagram), Struktur File dan
kodifikasi.
3.5.3.1 Normalisasi
Terdapat peraturan mengenai perancangan basis data yang biasa
disebut dengan normalisasi. Aturan ini akan mempermudah dalam
merancang basis data yang normal dan tidak mengulangi informasi dalam
proses pembaruan data maupun penghapusan data. Selain itu, normalisasi
merupakan suatu kegiatan mendapatkan informasi tanpa pengolahan data
